Организация электронного документооборота

Форма регистрационной карточки для входящих документов. Автоматизация функций регистрации и контроля исполнения. Фиксация факта передачи документа исполнителю. Введение компьютеризованной системы документооборота. Информационно-справочная работа.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид доклад
Язык русский
Дата добавления 25.12.2013
Размер файла 732,7 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Доклад

По предмету: Организация электронного документооборота

Студента И-41 группы

Ефимова Александра

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

* вид документа -- так как количество видов документов ограничено;

* автор резолюции - список руководящих лиц организации;

* структурное подразделение - список структурных подразделений;

* исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;

* номер дела -- связан с номенклатурой дел организации;

* связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов представлена на рис. 1.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.

Регистрация входящих документов. При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля:

* Дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.

* Поле «Регистрационный № документа» содержит валовой порядковый номер регистрируемого документа. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.

* Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).

Рис. 1. Форма регистрационной карточки

* В поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ.

* Дата документа (вводится дата, указанная на документе).

* Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).

* Количество листов (страниц) документа.

* При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.

* Вид полученного документа.

* В поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие + предмет), например, приглашение на конференцию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.

Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов.

Карточка может иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнителю.

Пример раздела «Сведения о движении документа» показан на рис. 2.

Рис. 2. Раздел «Сведения о движении документа»

Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним.

Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока еще слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер документа, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.

При регистрации нескольких документов может распечатываться сводная форма, в которой расписываются исполнители при получении документа. Например:

Все документы передаются исполнителю под расписку в указанной выше форме. Расписки хранятся до исполнения документа и помещения его в дело.

При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа другому исполнителю и ходе исполнения должны вносится в поле «Ход исполнения документа».

Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле «Ход исполнения».

Как правило, исполнение документа связано с созданием нового документа: ответного письма, договора, служебной записки, справки и т.п. В этом случае кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов.

Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела в структурном подразделении.

Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходящего документа указываются:

* название подразделения, подготовившего документ;

* исходящий номер (переносится на отправляемый документ);

* дата документа (подписания, утверждения, отправки);

* адресат: название организации, которой посылается документ;

* исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка).

Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная дата» (она не может быть ранее текущей даты).

Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано выше, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.

В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.

При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:

* порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;

* вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» -- личный состав, к номеру распоряжения -- буквы «рп» -- распоряжение;

* дата документа;

* количество листов документа;

* количество листов приложений;

* краткое содержание документа;

* подразделение, ответственное за исполнение документа;

* исполнитель (фамилия, инициалы);

* срок исполнения («Контрольная дата»);

* отметка об исполнении;

* ход исполнения;

* связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;

* в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

документооборот компьютеризованный автоматизация

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

  • Понятие электронного документа, отличие от иных видов документов. Юридическая сила и правовой режим электронного документа и документооборота. Процедуры разрешения конфликтов. Основные типы текстовых электронных документов и выбор средств их оформления.

    реферат [24,5 K], добавлен 22.08.2010

  • Понятие бизнес-процесса. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем электронного управления делопроизводства и документооборота, обоснование их выбора и практическое применение. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД.

    курсовая работа [232,8 K], добавлен 17.07.2013

  • Назначение системы электронного документооборота. Построение функциональной модели поставки товаров в супермаркет. Основные свойства системы электронного документооборота ООО "Ксенокс". Особенности проектирования системы обеспечения продукцией в BPwin.

    курсовая работа [1,4 M], добавлен 15.01.2010

  • Делопроизводство бумажных и электронных документов. Современные системы электронного документооборота и системы автоматизации классического делопроизводства. Создание безбумажного делопроизводства в загруженных участках управленческой деятельности.

    курсовая работа [501,8 K], добавлен 08.12.2010

  • Разработка универсальной системы электронного документооборота HotDoc с разграничением прав доступа пользователей, с эффективной системой поиска документа, с возможностью внедрения в различные организации. Реализация программы в виде веб-приложения.

    дипломная работа [5,5 M], добавлен 24.09.2012

  • Основные понятия и преимущества электронного документооборота над бумажным. Проблемы внедрения системы, реализация электронного документооборота. Обеспечение подготовки, автоматизация, форматы и стандарты обмена. Обеспечение гарантированной доставки.

    реферат [1,0 M], добавлен 23.02.2011

  • Классификация и сравнение программных продуктов в области электронного управления документацией. Информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии. Внедрение системы корпоративного электронного документооборота.

    дипломная работа [5,4 M], добавлен 29.06.2012

  • Значение документооборота как средства для управления предприятием. Организации системы электронного документооборота и требований, предъявляемых к системам. Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса.

    контрольная работа [31,8 K], добавлен 14.09.2015

  • Процессы внутреннего документооборота производственного предприятия. Управление организационно-распорядительной документацией. Построение модели TO BE на основе предложений по усовершенствованию процессов в рамках системы электронного документооборота.

    дипломная работа [970,9 K], добавлен 22.01.2016

  • Процесс создания программы для электронного документооборота учреждения. Оценка ее качественных и количественных показателей. Выбор аппаратной и программной платформы Web-сайта. Разработка функциональной схемы обработки документов и доступа пользователей.

    дипломная работа [233,9 K], добавлен 02.10.2013

  • Задачи системы электронного документооборота. Анализ существующих информационных систем. Методы и средства инженерии программного обеспечения. Концептуальная модель данных в BPWin. Построение инфологической модели системы документооборота "Doc_Univer".

    курсовая работа [56,1 K], добавлен 25.03.2014

  • Описание высшего учебного заведения как отрасли производства. Основные задачи кафедры, организация документооборота. Анализ существующих средств электронного документооборота. Обоснование необходимости разработки, целей, назначения и структуры модели.

    курсовая работа [345,4 K], добавлен 06.05.2011

  • Создание системы электронного документооборота для компании ООО "ФТН Монитор". Общая информация об автоматизируемом объекте. Исследование состава информации. Обзор существующих программных продуктов. Описание программного продукта и его установка.

    дипломная работа [1,9 M], добавлен 27.05.2015

  • Организация конфиденциального документооборота в системе информационной безопасности предприятия на примере ООО "Торговый дом "Алдан". Создание системы взаимодействия бумажного и электронного документооборота. Программно-аппаратные средства защиты.

    курсовая работа [3,1 M], добавлен 12.11.2010

  • Анализ бизнес-процессов, информационных потоков и уровня автоматизации деятельности риэлтерского агентства. Разработка модуля поддержки взаимоотношений с клиентом и электронного документооборота. Логическая схема проектируемой информационной системы.

    дипломная работа [2,7 M], добавлен 10.02.2012

  • Характеристика документооборота ООО "Белорецкий завод рессор и пружин". Мнемосхема существующего бизнес-процесса, построенного при помощи MS Visio 2007. Разработка автоматизированной системы документооборота. Расходы на разработку информационной системы.

    курсовая работа [2,2 M], добавлен 01.11.2012

  • Понятие и содержание системы документооборота, выбор системы автоматизации. Основы программирования средствами системы "1С: Предприятие". Описание подсистем, справочников, документов, регистров, отчётов программы, разработанной для охранного предприятия.

    дипломная работа [788,7 K], добавлен 20.07.2015

  • Понятие системы электронного документооборота. Документ - способ упорядочения информации. Современные системы электронного оборота документации и их технические возможности. Обзор разработчиков СЭД. Глобальные государственные инициативы в этой сфере.

    реферат [1,5 M], добавлен 09.12.2013

  • Принципы организации документооборота управленческой деятельности. Создание компонентов систем электронного документооборота. Directum: краткое описание системы, решаемые задачи, архитектура. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов.

    дипломная работа [1,7 M], добавлен 17.03.2013

  • Основные методы защиты электронного документооборота предприятия. Анализ криптопровайдера "КриптоПро". Построение типовой модели защищенной информационно-телекоммуникационной системы предприятия с применением программных средств криптографической защиты.

    дипломная работа [3,0 M], добавлен 01.07.2011

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.