Разработка автоматизированной системы управления кадрами на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и наук Российской Федерации

Пермский национальный исследовательский политехнический университет

Кафедра информационных технологий и автоматизированных систем Электротехнического факультета

Направление: 230100.62

Зав. Кафедрой: д.э.н., проф.

Файзрахманов Р.А.

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

На соискание академической степени бакалавра

На тему:	«Разработка автоматизированной системы управления кадрами на предприятии»

Студент ___________________________ (Пешков К.А.)

Состав ВКР:

1. Пояснительная записка на 107 стр.;

2. Графический материал на 12 листах;

3. Электронный носитель с материалами ВКР.

Руководитель ВКР: ________________________ (Подгорных П.А.)

Консультант: _______________________________ (Чепелева И.М.)

Нормоконтролер: ____________________________ (Елисеева Е.Н.)

Пермь - 2012



Министерство образования и науки Российской Федерации

Пермский национальный исследовательский политехнический университет

Кафедра информационных технологий и автоматизированных систем

Электротехнического факультета

«УТВЕРЖДАЮ»

Зав. кафедрой (Р.А. Файзрахманов)

«____»___________2010г.

ЗАДАНИЕ

на выполнение выпускной работы бакалавра

Фамилия, И.О. Пешков Кирилл Александрович

Факультет ЭТФ Группа АСУзу-08-2

Начало выполнения работы 25.12.2011

Контрольные сроки просмотра работы кафедрой 10.01.2012, 20.01.2012, 24.01.2012

Сроки представления на рецензию 24.01.2012

Защита работы на заседании ГЭК 26.01.2012

1. Наименование темы «Разработка автоматизированной системы управления кадрами на предприятии»

2. Исходные данные к работе. Документы строгой отчетности отдела кадров компании ООО «ИВЦ»

3. Содержание пояснительной записки _

а) основная часть: описание предметной области, изучение функций сотрудников отдела кадров, изучение входной документации

б) специальная часть: составление модели, реализация модели

Перечень графического материала: функциональная модель, модель БД, реализация системы

Основная литература Маклаков С.В. Erwin и BPwin. CASE - средства разработки информационных систем, Вендров А.М. CASE технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем

Руководитель выпускной квалификационной работы бакалавра

старший преподаватель кафедры ИТАС (Подгорных П.А.)

Консультант начальник отдела проектирования (Чепелева И.М.)

Задание получил 25.12.2011 (Пешков К.А.)

КАЛЕНДАРНЫЙ ГРАФИК ВЫПОЛНЕНИЯ ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ

	Объем этапа в %	Сроки Выполнения	Примечание
		начало	Конец
Анализ исходных данных, выбор схемы и основных параметров	30	25.12.11	5.01.12
Разработка основной части	35	05.01.12	13.01.12
Разработка графической части	20	14.01.12	17.01.12
Оформление пояснительной записки писки	15	17.01.12	20.01.12
Представление работы на проверку и отзыв руководителя квалификационной работы квалификационной работы		21.01.12	23.01.12
Представление работы заведующему кафедрой		23.01.12	24.01.12
Защита на заседании ГЭК		26.01.12	26.01.12

Руководитель работы (Подгорных П.А.)

«____» 2011 г.



СОДЕРЖАНИЕ

Реферат

Обозначения и сокращения

Введение

1. Постановка задачи

2. Анализ известных подходов к решению проблемы

2.1. Обзор и выбор стандартов и профилей

3. Описание функциональной модели бизнес-процесса «AS-IS»

3.1. Описание объекта автоматизации и информационных потоков

4. Разработка функциональной модели системы «TO-BE»

4.1. Основные функции системы

4.2. Предполагаемые результаты внедрения системы электронного документооборота

5. Разработка инфологической модели системы

5.1. Разработка инфологической модели данных

5.2. Разработка даталогической модели данных

6. Описание архитектуры системы

6.1. Подсистема хранения данных

6.2. Подсистема обмена данными

6.3. Подсистема приложения

Заключение

Список литературы



РЕФЕРАТ

Отчет 91 страница, 3 рисунка, 1 таблица, 8 источников, 12 приложений

ОТДЕЛ КАДРОВ, УЧЁТ КАДРОВ, ДОКУМЕНТОБОРОТ, ВХОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ВЫХОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА

Объектом исследования является документооборот отдела кадров предприятия ООО «ИВЦ».

Цель работы - разработка автоматизированной системы управления кадрами на предприятии.

В процессе работы проводились экспериментальные исследования отдельных составляющих документооборота отдела кадров.

В результате работы создан технический проект, на основе которого ведется разработка системы управления кадрами на предприятии.

Эффективность системы определяется снижение влияния личных качеств персонала на выполнение процессов обработки документов, повышение надежности хранения документов, а также минимизация временных затрат на поиск и анализ необходимых документов.



ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

АС	Автоматизированная система
АСУ	Автоматизированная система управления
БД	База данных
ВКР	Выпускная квалификационная работа
ВУЗ	Высшее учебное заведение
ГОСТ	Государственный стандарт
ЕТС	Единая тарифная сетка
ЖЦ	Жизненный цикл
ИС	Информационная система
ИТАС	Информационные технологии и автоматизированные системы
НИР	Научно-исследовательская работа
ПО	Программное обеспечение
ПС	Программная система
СУБД	Система управления базами данных
ТЗ	Техническое задание
ЭВМ	Электронная вычислительная машина
CASE (Computer Aided Software/ System Engineering)	Автоматизированная разработка программного обеспечения
DFD (Data Flow Diagrams)	Диаграммы потоков данных
ERD (Entity-Relationship Diagrams)	Диаграммы "сущность-связь"
ERP (Enterprise Resource Planning)	Системы управления предприятием
IDEF0 (Icam DEFinition)	Методология функционального моделирования
IDEF1X (Icam DEFinition1 Extended)	Методология построения реляционных структур
IEC (International Electrotechnical Commission)	Международная комиссия по электротехнике
ISO (International Organization for Standardization)	Международная организация по стандартизации
ODBC (Open Date Base Connect)	Открытые технологии для связи с БД
RAD (Rapid Application Development)	Методология быстрой разработки приложений
SADT (Structured Analysis and Design Technique)	Методология структурного Анализа
SQL (Structured Query Language)	Структурированный язык запросов



ВВЕДЕНИЕ

В условиях рыночной экономики, многие предприятия осознают необходимость модернизации системы документооборота.

Основные предпосылки, которые вынуждают внедрять системы автоматизации документооборота:

· значительные временные затраты и трудозатраты возникающие при работе сотрудников отдела кадров с документами;

· необходимость соответствия нормативным требованиям российского документооборота;

· широкие возможности автоматизированной системы для обеспечения учета и контроля кадров;

· универсальность системы автоматизации, позволяющей обеспечить оперативный доступ и контроль работы отдела кадров.

Все эти предпосылки говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации кадрового документооборота и контроля обработки информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценкам ведущих консалтинговых компаний в сфере информационных технологий:

· около 80% своего рабочего времени начальник тратит на работу с информацией.

· порядка 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов,

· каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз

· существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Даже не вникая во все эти цифры, становится понятно, что система автоматизации работы с документами сотрудников предприятия заметно упростит работу сотрудников отдела кадров, позволит сократить затраты на содержание этого отдела и создать унифицированную систему, которая позволит тратить гораздо меньше времени на обучение новых сотрудников.

Так же крупные компании, имеющие сложную и очень разветвленную структуру, смогут получать оперативный доступ к любой информации в кратчайшие сроки.

Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Ускорить эти процессы и облегчить труд персонала позволяет АСУ.

Программно-математические методы и вычислительная техника являются лишь средствами обработки информации и подготовки соответствующих управленческих решений.

Целью данной дипломной работы является Разработка автоматизированной системы управления кадрами на предприятии. В качестве объекта автоматизации выступает документооборот отдела кадров на предприятии ООО «ИВЦ».

Управление документооборотом отдела кадров данной структуры обязывает учитывать очень многие факторы. Подробно все будет описано в техническом задании. Система управления документооборотом должна представлять собой гибкую, динамичную систему, позволяющую эффективно и быстро получать доступ к личным делам сотрудников и оперативно учитывать и добавлять все изменения.

Для достижения поставленной цели сформулированы и решены следующие задачи:

· анализ информационных потоков, связанных с деятельностью отдела кадров, их систематизация и разработка спецификаций;

· разработка моделей деятельности “как есть”, анализ недостатков;

· разработка моделей деятельности “как должно быть”;

· разработка информационной модели данных;

· разработка технического задания на разработку информационной системы.

Разрабатываемая информационная система позволит:

· автоматизировать процесс регистрации, учета, обработки документов;

· оптимизировать хранение документов;

· сэкономить ресурсы, расходуемые на подготовку новых документов;

· повысить комфортность и снизить трудоемкость при работе с документами для конечного пользователя.

· сократить затраты времени руководителей и сотрудников на рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.)

· исключить несанкционированный доступ к документам;

Для выполнения дипломной работы предполагается использовать следующие стандарты:

· для моделирования бизнес-процессов будет использован IDEF0;

· для моделирования информационных потоков используется IDEF3;

· информационные модели будут представлены в нотации IDEF1X;

· техническое задание будет оформлен в соответствии с ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы»



1. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Любое юридическое лицо, вне зависимости от того, в какой организационно-правовой форме оно создано, в процессе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с осуществлением работы по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. В первом приближении кадровой документацией является комплекс документов, обеспечивающих внутрикорпоративное регулирование трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника. Следует отметить, что более широким понятием можно считать кадровый документооборот, который включает в себя не только документы, но и процедуры (например, процедуру привлечения работников к дисциплинарной ответственности). С каждым годом число документов (личные карточки сотрудников, табели учета рабочего времени, график отпусков и т.д.) увеличивается и их необходимо хранить, обновлять. Разработка штатного расписания, распределение трудового распорядка, составление разнообразных отчетов и т.п. - вся эта работа проводится вручную, занимая значительную часть времени работы кадровиков. Таким образом, в отделе кадров существуют огромные потоки бумажной документации. Документ является основным носителем деловой информации, но «бумажные технологии» обработки документов уже давно не успевают за той скоростью и точностью, которой требуют современные бизнес-процессы, поэтому большая часть документов и информации для более эффективной работы переводится в электронную форму.

Для организации эффективного ведения документации отдела кадров требуется наличие централизованного хранения информации, а также свободного доступа к ней. Существенной проблемой является быстрый и результативный поиск необходимой информации среди огромного объема данных. Таким образом, применение электронного решения позволяет решить вышеизложенные проблемы.

Целью данной дипломной работы является разработка автоматизированной системы управления кадрами на предприятии ООО «ИВЦ» «Учёт кадров».

Система должна обеспечивать решение следующих задач:

1. улучшение исполнительской дисциплины и снижение влияния личных качеств персонала на выполнение процессов обработки документов;

2. уменьшение времени разработки документов;

3. повышение оперативности обмена информацией между подразделениями.

4. повышение надежности хранения документов, минимизация временных затрат на поиск и анализ необходимых документов.

С точки зрения реализации проектируемая система должна удовлетворять следующим требованиям:

· системность и информационная совместимость подсистем и элементов подсистемы, т.е. создание во всей информационной системе взаимоувязанной совокупности форм обмена информацией;

· методическое единство, т.е. разработка различных подсистем на основе единых принципов, и обеспечение взаимосвязи различных подсистем, входящих в состав системы (показатели, формы документов);



2. АНАЛИЗ ИЗВЕСТНЫХ ПОДХОДОВ К РЕШЕНИЮ ПРОБЛЕМЫ

На сегодняшний день существуют два основных подхода к разработке ПО ИС, один из которых называется функционально-модульный или структурный. В его основу положен принцип функциональной декомпозиции, при которой структура системы описывается в терминах иерархии ее функций и передачи информации между отдельными функциональными элементами. Второй, объектно-ориентированный использует объектную декомпозицию. Структура системы описывается в терминах объектов и связей между ними, а поведение системы описывается в терминах обмена сообщениями между объектами. Каждый объект системы обладает своим собственным поведением, моделирующим поведение объекта реального мира.

В функциональных моделях (DFD-диаграммах потоков данных, SADT-диаграммах) главными структурными компонентами являются функции (операции, действия, работы), которые на диаграммах связываются между собой потоками объектов.

Несомненным достоинством функциональных моделей является реализация структурного подхода к проектированию ИС по принципу "сверху-вниз", когда каждый функциональный блок может быть декомпозирован на множество подфункций и т.д., выполняя, таким образом, модульное проектирование ИС. Для функциональных моделей характерны процедурная строгость декомпозиции ИС и наглядность представления.

При функциональном подходе объектные модели данных в виде ER-диаграмм "объект - свойство - связь" разрабатываются отдельно. Для проверки корректности моделирования предметной области между функциональными и объектными моделями устанавливаются взаимно однозначные связи.

Главный недостаток функциональных моделей заключается в том, что процессы и данные существуют отдельно друг от друга -- помимо функциональной декомпозиции существует структура данных, находящаяся на втором плане. Кроме того, не ясны условия выполнения процессов обработки информации, которые динамически могут изменяться.

Перечисленные недостатки функциональных моделей снимаются в объектно-ориентированных моделях, в которых главным структурообразующим компонентом выступает класс объектов с набором функций, которые могут обращаться к атрибутам этого класса.

Для классов объектов характерна иерархия обобщения, позволяющая осуществлять наследование не только атрибутов (свойств) объектов от вышестоящего класса объектов к нижестоящему классу, но и функций (методов).

В случае наследования функций можно абстрагироваться от конкретной реализации процедур (абстрактные типы данных), которые отличаются для определенных подклассов ситуаций. Это дает возможность обращаться к подобным программным модулям по общим именам (полиморфизм) и осуществлять повторное использование программного кода при модификации программного обеспечения. Таким образом, адаптивность объектно-ориентированных систем к изменению предметной области по сравнению с функциональным подходом значительно выше.

При объектно-ориентированном подходе изменяется и принцип проектирования ИС. Сначала выделяются классы объектов, а далее в зависимости от возможных состояний объектов (жизненного цикла объектов) определяются методы обработки (функциональные процедуры), что обеспечивает наилучшую реализацию динамического поведения информационной системы.

Для объектно-ориентированного подхода разработаны графические методы моделирования предметной области, обобщенные в языке унифицированного моделирования UML. Однако по наглядности представления модели пользователю-заказчику объектно-ориентированные модели явно уступают функциональным моделям.

При выборе методики моделирования предметной области обычно в качестве критерия выступает степень ее динамичности. Для более регламентированных задач больше подходят функциональные модели, для более адаптивных бизнес-процессов (управления рабочими потоками, реализации динамических запросов к информационным хранилищам) объектно-ориентированные модели. Однако в рамках одной и той же ИС для различных классов задач могут требоваться различные виды моделей, описывающих одну и ту же проблемную область. В таком случае должны использоваться комбинированные модели предметной области.

В настоящее время на практике количество CASE-средств, поддерживающих объектно-ориентированный подход, невелико по сравнению с поддерживающими структурный подход. В том числе, диаграммы, отражающие специфику объектно-ориентированного подхода (диаграммы классов, объектов и т.д.), гораздо менее наглядны и плохо

понимаемы непрофессионалами. Примерами объектно-ориентированных CASE-средств являются: Rational Rose фирмы Rational Software и Paradigm Plus фирмы Computer Associates, предназначенные для автоматизации этапов анализа и проектирования ПО.

Современные CASE-средства, поддерживающих структурный подход, охватывают обширную область поддержки многочисленных технологий проектирования ИС: от простых средств анализа и документирования до полномасштабных средств автоматизации, покрывающих весь жизненный цикл ПО. На сегодняшний день российский рынок программного обеспечения располагает следующими наиболее

развитыми CASE-средствами: Vantage Team Builder (Westmount I-CASE); Designer/2000; Silverrun; ERwin+BPwin; S-Designor; CASE.Аналитик.

ERwin -- современное средство проектирования баз данных. Отличительной чертой ERwin/ERX является высокая степень обеспечения согласованного взаимодействия между средствами создания баз данных и средствами разработки приложений. ERwin поддерживает все наиболее популярные реляционные СУБД, включая Oracle; Sybase; Informix; Microsoft SQL Server; FoxPro; InterBase; Paradox; Access и др. Одна и та же модель может быть использована для создания нескольких баз данных или для переноса приложения с платформы одной СУБД на другую. ERwin можно использовать совместно со многими популярными средствами разработки приложений: Delphi, PowerBuilder, Visual Basic, Oracle Designer/2000 и др.

BPwin - мощное CASE-средство системного анализа деловой и производственной активности, позволяющее отслеживать соответствие структуры бизнеса, документооборота, финансовых потоков жестким и динамичным требованиям современной экономики. Система BPwin поможет повысить конкурентоспособность, оптимизировать процессы управления.

BPwin обладает интуитивно-понятным графическим интерфейсом, помогает быстро создавать и анализировать модели с целью оптимизации деловых и производственных процессов. Посредством набора графических инструментов BPwin позволяет легко построить схему процесса, на которой показаны исходные данные, результаты операций, ресурсы, необходимые для их выполнения, управляющие воздействия, взаимные связи между отдельными работами.

Для моделирования бизнес-процессов Отдела кадров было выбрано CASE-средство BPwin 4.0. Проектирование базы данных создаваемой подсистемы решено производить с помощью CASE-средства ERwin 4.0, поскольку оно достаточно простое в изучении и использовании.

информационная система управление кадры

2.1 Обзор и выбор стандартов и профилей

Согласно ГОСТ 34.003 жизненный цикл АС: совокупность взаимосвязанных процессов создания и последовательного изменения состояния АС от формирования исходных требований к ней до окончания эксплуатации и утилизации комплекса средств автоматизации АС. Понятие ЖЦ ПО является одним из базовых в программной инженерии. Основным нормативным документом, регламентирующим состав процессов ЖЦ ПО, является международный стандарт ISO/IEC 12207:1995 «Information Technology - Software Life Cycle Processes». Он определяет структуру ЖЦ, содержащую процессы, действия и задачи, которые должны быть выполнены во время создания ПО.

Из российских стандартов, регламентирующих процессы создания АС, в состав которых входит и ПО, можно назвать следующие:

· ГОСТ 34.601-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания»;

· ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы»;

· ГОСТ 34.603-92 «Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем».

Единый комплекс стандартов руководящих документов на АС совместно с другими системами и комплексами стандартов должен образовывать полное нормативно-техническое обеспечение процессов создания и функционирования АС.

ГОСТ 34.602-89 распространяется на автоматизированные системы (АС) для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т. п.), включая их сочетания, и устанавливает состав, содержание, правила оформления документа “Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы” (далее - ТЗ на АС).

Общие положения ГОСТ 34.602-89:

· ТЗ на АС является основным документом, определяющим требования и порядок создания (развития или модернизации - далее создания) автоматизированной системы, в соответствии с которым проводится разработка АС и ее приемка при вводе в действие.

· ТЗ на АС разрабатывают на систему в целом, предназначенную для работы самостоятельно или в составе другой системы.

· Дополнительно могут быть разработаны ТЗ на части АС: на подсистемы АС, комплексы задач АС и т. п. в соответствии с требованиями настоящего стандарта; на комплектующие средства технического обеспечения и программно-технические комплексы в соответствии со стандартами ЕСКД и СРПП; на программные 1 средства в соответствии со стандартами ЕСПД; на информационные изделия в соответствии с ГОСТ 19.201 и НТД, действующей в ведомстве заказчика АС.

· Включаемые в ТЗ на АС требования должны соответствовать современному уровню развития науки и техники и не уступать аналогичным требованиям, предъявляемым к лучшим современным отечественным и зарубежным аналогам. Задаваемые в ТЗ на АС требования не должны ограничивать разработчика системы в поиске и реализации наиболее эффективных технических, технико-экономических и других решений.

· ТЗ на АС разрабатывают на основании исходных данных в том числе содержащихся в итоговой документации стадии “Исследование и обоснование создания АС”, установленной ГОСТ 24.601.

· В ТЗ на АС включают только те требования, которые дополняют требования к системам данного вида (АСУ, САПР, АСНИ и т. д.), содержащиеся в действующих НТД, и определяются спецификой конкретного объекта, для которого создается система.

· Изменения к ТЗ на АС оформляют дополнением или подписанным заказчиком и разработчиком протоколом. Дополнение или указанный протокол являются неотъемлемой частью ТЗ на АС. На титульном листе ТЗ на АС должна быть запись “Действует с... ”.

ТЗ на АС содержит следующие разделы, которые могут быть разделены на подразделы:

1. общие сведения;

2. назначение и цели создания системы;

3. характеристика объектов автоматизации;

4. требования к системе;

5. состав и содержание работ по созданию системы;

6. порядок контроля и приемки системы;

7. требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие;

8. требования к документированию;

9. источники разработки. (ГОСТ 34.602-89)



3. ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «AS-IS»

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии, так называемая модель «AS-IS» (как есть) и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться - модель «TO-BE».

В своей работе отдел кадров руководствуется существующими приказами, политикой компании, трудовым кодексом РФ. Сотрудники отдела должны выполнять свои обязанности в соответствии с разработанными должностными инструкциями. Результатами работы отдела в сфере учёта кадров, являются следующие документы:

· Приказы о приеме на работу

· Приказы о переводе

· Приказы об увольнении

· Служебный контракт

· Трудовой договор

· Сведения о датах назначения надбавок за выслугу лет

· Справка об установленном стаже

· Приказы о предоставлении отпусков

· Сведения в бухгалтерию

· Личная карточка Т2 (Т2ГС)

· Общая справка

· Реестр

· Сведения об изменениях

· Сведения о составе работников

· Штатное расписание



3.1 Описание объекта автоматизации и информационных потоков

Отдел кадров является самостоятельным подразделением компании. Его структура представлена на рисунке 1.

«Рисунок 1 - Структура отдела кадров»

В соответствии с возложенными на отдел функциями и задачами отдел выполняет следующие функции (в рамках объекта автоматизации):

· организация отбора, набора и найма персонала, необходимой квалификации и в требуемом объеме;

· создание эффективной системы штатных сотрудников;

· разработка карьерных планов сотрудников;

· разработка кадровых технологий;

· организации труда;

· обучения, продвижения квалификации и переквалификации персонала;

· исследование социально-психологического климата;

· материальное стимулирование и мотивация персонала;

· планирование карьеры и продвижение;

· нормирование труда, оценка резервов и аттестаций;

· охрана и безопасность труда.

Входные/выходные документы

Исходными документами в деятельности отдела кадров (в рамках объекта автоматизации) являются:

· Трудовая книжка;

· Заявление работников об увольнении по собственной инициативе;

· График отпусков;

· Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

· Журнал учета мероприятий по контролю;

Выходные документы:

· Приказы о приеме на работу;

· Приказы о переводе;

· Приказы об увольнении;

· Служебный контракт;

· Трудовой договор;

· Сведения о датах назначения надбавок за выслугу лет;

· Справка об установленном стаже;

· Приказы о предоставлении отпусков;

· Сведения в бухгалтерию;

· Личная карточка Т2 (Т2ГС);

· Общая справка;

· Реестр;

· Сведения об изменениях;

· Сведения о составе работников;

· Штатное расписание;

Применяя методологию IDEF0, получим функциональную модель предметной области, которая отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между ними.

Функциональная модель «AS-IS контекстная диаграмма A-0» представлена в [Приложении А]. Она включает в себя всю деятельность отдела в области учета кадров. Модель представлена в виде черного ящика. Детализация диаграммы «A0» представлена в [Приложении Б].

Функции модели «AS-IS»

Функция A1

Название: Организация приёма/увольнения сотрудников;

Алгоритм: Ввод данных о сотрудниках в систему;

Входные данные: Трудовая книжка, Заявление работника об увольнении по собственной инициативе;

Выходные данные: Приказы о приеме на работу, Приказы о переводе, Приказы об увольнении, Служебный контракт, Трудовой договор;

Управление: Трудовой кодекс РФ, Должностные инструкции, Положение об оплате труда работников, Политика компании;

Механизм: Специалисты по подбору персонала;

Функция A2

Название: Управление трудовым процессом;

Алгоритм: Организация контроля и выполнение отчётности;

Входные данные: График отпусков, Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда, Приказы о приеме на работу;

Выходные данные: Сведения о датах назначения надбавок за выслугу лет, Справка об установленном стаже, Приказы о предоставлении отпусков, Сведения в бухгалтерию;

Управление: Должностные инструкции, Политика компании, Правила внутреннего трудового распорядка;

Механизм: Специалисты по оценке персонала;

Функция A3

Название: Делопроизводство;

Алгоритм: Выполнение процедур по подержанию кадровой информации в актуальном состоянии;

Входные данные: Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, Журнал учета мероприятий по контролю, Проект штатного расписания;

Выходные данные: Личная карточка Т2 (Т2ГС), Общая справка, Реестр, Сведения об изменениях, Сведения о составе работников, Штатное расписание;

Управление: Должностные инструкции;

Механизм: Специалисты по делопроизводству;

При изучении модели «AS-IS» были выявлены следующие недостатки:

· бессистемное хранение документации;

· отсутствие справочников;

· долгий поиск карточки сотрудника в бумажном архиве;

Найденные в модели «AS-IS» недостатки можно исправить при создании модели TO-BE (как должно быть). Эта модель интегрирует перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков и позволяет сформировать видение новых рациональных технологий работы компании.



4. РАЗРАБОТКА ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ СИСТЕМЫ «TO-BE»

Применяя методологию IDEF0, разработаем функциональную модель предметной области, которая отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между ними.

Функциональная модель «TO-BE контекстная диаграмма A-0» представлена в [Приложении В]. Она включает в себя всю деятельность отдела в области учета кадров. Модель представлена в виде черного ящика. Детализация диаграммы «A0» представлена в [Приложении Г].

Функции модели «TO-BE»

Функция A1

Название: Организация приёма/увольнения сотрудников;

Алгоритм: Ввод данных о сотрудниках в электронную карточку;

Входные данные: Трудовая книжка, Заявление работника об увольнении по собственной инициативе;

Выходные данные: Приказы о приеме на работу, Приказы о переводе, Приказы об увольнении, Служебный контракт, Трудовой договор, Электронная карточка сотрудника;

Управление: Трудовой кодекс РФ, Должностные инструкции, Положение об оплате труда работников, Политика компании;

Механизм: Специалисты по подбору персонала, Информационная система;

Функция A2

Название: Управление системой;

Алгоритм: Организация контроля и работа с карточками сотрудников. Выполнение процедур по подержанию кадровой информации в актуальном состоянии;

Входные данные: График отпусков, Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда, Журнал учета мероприятий по контролю, Электронная карточка сотрудника;

Выходные данные: Список сотрудников;

Управление: Должностные инструкции, Политика компании, Правила внутреннего трудового распорядка;

Механизм: Специалисты по оценке персонала, Специалисты по делопроизводству, Информационная система;

Функция A3

Название: Формирование отчётности;

Алгоритм: Вывод и печать необходимой информации в виде отчётов

Входные данные: Список сотрудников;

Выходные данные: Сведения о датах назначения надбавок за выслугу лет, Справка об установленном стаже, Приказы о предоставлении отпусков, Сведения в бухгалтерию, Личная карточка Т2 (Т2ГС), Общая справка, Реестр, Сведения об изменениях, Сведения о составе работников, Штатное расписание;

Механизм: Информационная система;

Для более подробной иллюстрации отличий моделей «TO-BE» от «AS-IS» выполним декомпозицию функции «A2» и представим её в [Приложении Д].

Функции модели «TO-BE детализация диаграммы A2»

Функция A21

Название: Работа с электронной карточкой;

Алгоритм: Включает в себя все операции, проводимые с персональными данными сотрудников;

Входные данные: График отпусков, Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда, Журнал учета мероприятий по контролю, Электронная карточка сотрудника, Значение стажа сотрудника, Штатное расписание;

Выходные данные: Персональные данные сотрудников;

Управление: Должностные инструкции, Политика компании, Правила внутреннего трудового распорядка;

Механизм: Специалисты по оценке персонала, Специалисты по делопроизводству, Информационная система;

Функция A22

Название: Формирование штатного расписания;

Алгоритм: Формирование производится на основе данных обо всех отделах и сотрудниках компании;

Входные данные: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда, Персональные данные сотрудников;

Выходные данные: Штатное расписание;

Управление: Правила внутреннего трудового распорядка;

Механизм: Специалисты по делопроизводству, Информационная система;

Функция A23

Название: Автоматический подсчёт стажа;

Алгоритм: Подсчёт ведётся на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника в данном предприятии;

Входные данные: Персональные данные сотрудников;

Выходные данные: Значение стажа сотрудника;

Управление: Должностные инструкции;

Механизм: Информационная система;

Функция A24

Название: Фильтрация;

Алгоритм: Формирование списка сотрудников удовлетворяющих указанным атрибутам;

Входные данные: Персональные данные сотрудников;

Выходные данные: Список сотрудников;

Механизм: Информационная система;



4.1 Основные функции системы

· Хранение структурированной информации о сотруднике в виде карточки с необходимыми реквизитами;

· Ведение справочников предприятий, типов должностей, регионов и различных служебных справочников;

· Поиск карточек по атрибутам;

· Фильтрация карточек по реквизитам и тексту (атрибутивная и полнотекстовая);

· Автоматический подсчёт стажа сотрудника;

· Экспорт необходимой информации в другие распространенные программные средства (Microsoft Excel);

· Вывод всевозможных отчетов.

Вкратце принцип работы системы может быть представлен следующим образом:

· Основными информационными объектами системы являются Карточки сотрудников, хранящие структурированную информацию о соответствующем объекте.

· Вспомогательная справочная информация хранится в Справочниках системы, используемых при заполнении полей карточек и в других служебных целях.

· Пользователь работает с системой при помощи клиентского приложения, получая через него, в соответствии со своими правами, доступ к своим объектам системы. Пользователь может искать, просматривать, создавать и модифицировать объекты, для работы с которыми у него достаточно прав.

· Система автоматически выполняет действия, предусмотренные бизнес-логикой карточек и бизнес-процессов.

В качестве основных направлений при создании системы можно выделить следующие:

· Сближение механизмов работы с бумажными и электронными документами так, чтобы было возможно обеспечить «бесшовный» документооборот на базе удобной, легкой в освоении, быстрой системы с простым и дружественным пользовательским интерфейсом.

· Максимальное упрощение работы руководителей с системой, призванное в значительной степени сэкономить время, поскольку именно руководителю зачастую приходится работать и с бумажной, и с электронной версией документа.

· Облегчение процесса занесения документов в систему вне зависимости от способа и формы, в котором они поступили в организацию (бумага, факс, электронная почта и др.).

· Увеличение доверия со стороны пользователей к системе электронного документооборота, в том числе за счет повышения надежности хранения документов.

· Упрощение управления бизнес-процессами, предназначенных как для обработки документов, так и для задач, не связанных с документами.

4.2 Предполагаемые результаты внедрения системы электронного документооборота

· Снижение риска потери информации и технологии при уходе ключевых сотрудников.

· В электронном документообороте необходимые документы всегда под рукой: слабая зависимость от персоналий, результативный поиск документов;

· Повышение эффективности управления;

· Рост производительности труда;

· Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией;

· Снижение рисков;

· Обеспечение безопасности хранения коммерческой информации.

5. РАЗРАБОТКА ИНФОЛОГИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ СИСТЕМЫ

5.1 Разработка инфологической модели данных

Инфологическая модель данных - это описание, выполненное с использованием естественного языка, математических формул, таблиц, графиков и других средств. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

При построении инфологических моделей с использованием ER-диаграмм сущности изображены прямоугольниками, ассоциации - ромбами или шестиугольниками, атрибуты - овалами, а связи между ними - ненаправленными ребрами, над которыми проставлены степень связи и необходимое пояснение.

На основе анализа предметной области и требований к системе электронного документооборота были выявлены следующие сущности:

· Сотрудник

· Образование

· Дополнительное образование

· Трудовая книжка

· Медицинский полис

· Военный билет

· Награды

· Родственники

· Надбавки

· Пособия

· Назначения перемещения

· Командировки

· Выходные пособия

· Материальная помощь

· Аттестации

· Отпуска

· Больничные листы

· Резерв

· Предприятия

· Виды образования

· Регионы

· Учебные заведения

· Тип должности

· Тип стажа

· Стаж

Связь «Образование» принадлежит «Сотрудник» является связью типа M:1;

Связь «Доп. образование» принадлежит «Сотрудник» является связью типа M:1;

Связь «Награды» принадлежит «Сотрудник» является связью типа M:1;

Связь «Родственники» принадлежит «Сотрудник» является связью типа M:1;

Связь «Надбавки» принадлежит «Сотрудник» является связью типа M:1;

Связь «Пособия» принадлежит «Сотрудник» является связью типа M:1;

Связь «Назначения перемещения» принадлежит «Сотрудник» является связью типа M:1;

Связь «Командировки» принадлежит «Сотрудник» является связью типа M:1;

Связь «Выходные пособия» принадлежит «Сотрудник» является связью типа M:1;

Связь «Материальная помощь» принадлежит «Сотрудник» является связью типа M:1;

Связь «Аттестации» принадлежит «Сотрудник» является связью типа M:1;

Связь «Отпуска» принадлежит «Сотрудник» является связью типа M:1;

Связь «Больничные листы» принадлежит «Сотрудник» является связью типа M:1;

Связь «Резерв» принадлежит «Сотрудник» является связью типа 1:1;

Связь «Тип должности» принадлежит «Резерв» является связью типа 1:М;

Связь «Трудовая книжка» принадлежит «Сотрудник» является связью типа 1:1;

Связь «Медицинский поли» принадлежит «Сотрудник» является связью типа 1:1;

Связь «Военный билет» принадлежит «Сотрудник» является связью типа 1:1;

Связь «Предприятия» принадлежит «Сотрудник» является связью типа 1:М;

Связь «Виды образования» принадлежит «Сотрудник» является связью типа 1:М;

Связь «Стаж» принадлежит «Сотрудник» является связью типа М:М;

Связь «Тип стажа» принадлежит «Стаж» является связью типа 1:М;

5.2 Разработка даталогической модели данных

Инфологическая модель должна быть отображена в компьютерно-ориентированную - даталогическую модель. Даталогическая модель обеспечивает независимость данных на двух уровнях - логическом и физическом.

Логический уровень модели данных - это абстрактный взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире, и называются так, как они называются в реальном мире. Логическая модель данных создана на основе диаграмм "сущность-связь", включающей сущности и связи между ними. Каждая сущность является множеством подобных индивидуальных объектов, называемых экземплярами. Каждый экземпляр индивидуален и отличается от всех остальных экземпляров. Сущность имеет набор атрибутов, каждый из которых выражает определенное свойство объекта.

Логическая модель системы представлена в [Приложении Л] и в [Графическом материале 11].

Таблицы подразделяются на так называемые справочные, рабочие и сервисные таблицы. В таблицах-справочниках хранятся наименования некоторых объектов, например, наименования категорий или типов стажа. Каждому из них присваивается уникальный в рамках конкретной таблицы код, по которому можно найти соответствующее наименование объекта во множестве, содержащихся в таблице. В рабочих таблицах практически вся информация хранится в кодах или ключах записей, таблицы связаны между собой по кодам (или ключам записей). В сервисных же таблицах производится операции вспомогательного типа, например, подсчитывается стаж.



6. ОПИСАНИЕ АРХИТЕКТУРЫ СИСТЕМЫ

В автоматизированной информационной системе «Учёт кадров» используется трехзвенная архитектура клиент-сервер (рисунок 2).

«Рисунок 2 - Архитектура системы «Учёт кадров»

Автоматизированная информационная система «Учёт кадров» условно разделена на три подсистемы:

1. Подсистема хранения данных.

2. Подсистема обмена данными.

3. Подсистема приложения.

6.1 Подсистема хранения данных

В роли подсистемы хранения данных выступает СУБД MS SQL. СУБД работает с базой данных, в которой структурировано хранятся все персональные данные сотрудников.

Эту информацию используют при работе все подсистемы, эффективно обмениваясь ею в процессе работы.



6.2 Подсистема обмена данными

Подсистема обмена данными представляет собой Веб-сервис, который предназначен для обмена информации между клиентскими приложениями (подсистема приложения) и базой данных. Веб-сервис разрабатывается по технологии Windows Communication Foundation, это унифицированная модель программирования распределенных приложений на платформе Microsoft. Она инкорпорирует предшествующие технологии - ASMX,.NET Remoting, DCOM и MSMQ - и предоставляет расширяемый API, отвечающий разнообразным требованиям, которые возникают при создании распределенных систем.

Веб-сервис обменивается данными с клиентскими приложениями по протоколу HTTP, а также поддерживает дуплексный обмен данными (одновременный обмен в обе стороны).

6.3 Подсистема приложения

Подсистема приложения представляет собой клиентское приложение, которое обменивается данными с веб-сервисом. Клиентское приложение разработано в интегрированной среде разработки Delphi.

Delphi - императивный, структурированный, объектно-ориентированный язык программирования, диалект Object Pascal. Начиная со среды разработки Delphi 7.0, в официальных документах Borland стала использовать название Delphi для обозначения языка Object Pascal. Начиная с 2007 года уже язык Delphi (производный от Object Pascal) начал жить своей самостоятельной жизнью и претерпевал различные изменения связанные с современными тенденциями (например, с развитием платформы.NET) развития языков программирования: появились class helpers, перегрузки операторов и другое.

Описание функций приложения

Пользователь системы работает непосредственно с клиентским приложением. В главном окне приложения [Приложение Е] отображается список всех сотрудников компании, которых можно отсортировать и найти по различным атрибутам. Для того чтобы ввести в систему нового сотрудника необходимо создать «Карточку физического лица» [Приложение Ж] и заполнить её персональными данными сотрудника. Прежде всего, необходимо заполнить поле «Пенс №» т.к. оно является ключевым.

Для того что бы назначить человека на какую либо должность необходимо зайти в карточку «Дополнительные сведения» [Приложение З], в которой заполняются дополнительные атрибуты в том числе «Назначения и перемещения». При добавлении нового назначения открывается окно «Приём на работу и перевод на другую работу» [Приложение И], в котором указывается всё о текущей должности сотрудника. После заполнения всех атрибутов у сотрудника автоматически начинает подсчитываться стаж.

При заполнении электронных карточек всех сотрудников имеет смысл сформировать штатное расписание.

Для фильтрации электронных карточек используется окно «Фильтрация» [Приложение К]. В нём указывается один или несколько атрибутов, по которым необходимо отсеивать карточки. Полученный список можно использовать для редактирования данных или формирования всевозможных отчётов по одному или нескольких сотрудниках.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Данная дипломная работа посвящена автоматизации документооборота в рамках работы отдела кадров компании ООО «ИВЦ».

Целью данной дипломной работы является создание проекта «Учёт кадров».

Для достижения поставленной цели сформулированы и решены следующие задачи:

· Выполнен анализ информационных потоков;

· Разработаны модели деятельности “как должно быть” с использованием стандарта IDEF0;

· Разработаны информационные модели данных в нотации IDEF1X;

· Разработано техническое задание на информационную систему кафедры на основе ГОСТ 34/602-89, которое приведено в [Приложении M].



СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы»;

2. ГОСТ 34.602-89 «Правила оформления технического задания». - URL: http://url5.ru/hej (дата посещения 25.11.2011);

3. Трудовой кодекс Российской федерации. - Редакция 2011-2012

4. Вендров А.М. «Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем»: Финансы и Статистика. - 2002;

5. Кибанова А.Я. «Управление персоналом организации»: ИНФРА-М. - 2005;

6. Маклаков С.В. «BPwin и Erwin. CASE-средства разработки информационных систем»: ДИАЛОГ-МИФИ. - 2000;

7. Маклаков С.В. «Моделирование бизнес-процессов с BPwin 4.0»: ДИАЛОГ-МИФИ. - 2002 - 224c.;

8. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих: ИНФРА-М. - 2003 - 96с.

Размещено на Allbest.ru

...