Информация и программное обеспечение компьютера

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Информация. Способы представления. Меры информации

2. Система счислемния

3. Структурная организация ЭВМ

4. Системное ПО компьютера

5. OC Windows. Интерфейс. Приемы работы. Стандартные приложения

6. Microsoft Word

7. Стили в word. Назначение. Создание. Переопределение. Использование

8. Векторная графика в Word

9. Использование таблиц в word

10. Электронные таблицы excel. Основные понятия. Вычисления

11. Построение графиков и диаграмм в Excel

12. СУБД Access. Основные объекты. Порядок создания БД

13. Таблицы access. Создание структуры. Типы полей. Заполнение

14. Формы access. Назначение. Способы создания. Использование

15. Запросы access. Назначение. Способы создания. Использование

16. Отчеты access. Назначение. Способы создания. Использование

17. Типы отношений между таблицами. Схемы данных

18. Ключевые поля. Назначение. Создание. Использование

19. Система подготовки электронных презентаций PowerPoint

20. Понятие алгоритма его свойства и способы представления

21. Структура программы на языке Паскаль

22. Типы данных языка паскаль. Операции над ними

23. Операторы ввода-вывода в Паскале

24. Вычисление арифметических выражений на языке Паскаль

25. Вычисление логических выражений на языке Паскаль

26. Условный оператор IF, его формы и примеры применения

27. Оператор выбора case, его формы и примеры применения

28. Оператор цикла FOR, его формы и примеры применения

29. Оператор цикла WHILE, его формы и примеры применения.

30. Оператор цикла REPEAT, его формы и примеры применения

31. Организация итерационных циклов. Примеры

32. Организация вложенных циклов. Примеры

33. Массивы. Объявление. Виды. Переменные

34. Понятие процедуры. Локальные и глобальные переменные

35. Понятие функции. Локальные и глобальные переменные

36. Понятие сортировки. Пример

1. Информация. Способы представления. Меры информации

Информация - сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, передаваемые людьми устно, письменно или другим способом с помощью условных сигналов, технических средств и т.д.

Информация - очень емкое понятие, в которое вмещается весь мир: все разнообразие вещей и явлений, вся история, все тома научных исследований, творения поэтов и прозаиков. И все это отражается в двух формах - непрерывной и дискретной. Объекты и явления характеризуются значениями физических величин. Например, массой тела, его температурой, расстоянием между двумя точками, длиной пути (пройденного движущимся телом), яркостью света и т.д. Природа некоторых величин такова, что величина может принимать принципиально любые значения в каком-то диапазоне. Эти значения могут быть сколь угодно близки друг к другу, исчезающе малоразличимы, но все-таки, хотя бы в принципе, различаться, а количество значений, которое может принимать такая величина, бесконечно велико. Такие величины называются непрерывными величинами, а информация, которую они несут в себе, непрерывной информацией. Кроме непрерывных существуют иные величины, например, количество людей в комнате, количество электронов в атоме и т.д. Такого рода величины могут принимать только целые значения, например, 0, 1, 2,..., и не могут иметь дробных значений. Величины, принимающие не всевозможные, а лишь вполне определенные значения, называют дискретными. Для дискретной величины характерно, что все ее значения можно пронумеровать целыми числами 0,1,2,...(например буквы алфавита, цвета радуги).

Способы организации информации: файл - совокупность данных, объединенных для хранения и обработки и имеющих имя для обращения к ним. БД - множество структурированных записей, объединенных в один или несколько файлов. Банк данных - организационное объединение БД. База знаний - база или банк данных, содержащих описание конкретных объектов, их свойств, способов обработки.

Классификация мер информации: Синтаксическая мера информации - эта мера количества информации оперирует с обезличенной информацией, не выражающей смыслового отношения к объекту, это объем. Семантическая мера информации - для измерения смыслового содержания информации, то есть ее количества на семантическом уровне, наибольшее признание получила тезаурусная мера информации (Шнейдер), которая связывает семантические свойства информации со способностью пользователя воспринимать поступившее сообщение. Используется понятие тезаурус пользователя. Тезаурус можно трактовать как совокупность сведений, которыми располагает данная система, пользователь. Прагматическая мера информации - эта мера определяет полезность информации (ценность) для достижения пользователем поставленной цепи. Эта мера также величина относительная, обусловленная особенностями использования этой информации в той или иной системе. В прагматических концепциях информации этот аспект является центральным, что приводит к необходимости учитывать ценность, полезность, эффективность, экономичность информации, т.е. те ее качества, которые определяющим образом влияют на поведение самоорганизующихся, самоуправляющихся, целенаправленных кибернетических систем (биологических, социальных, человеко-машинных).

информация программа техника вычислительная

Таблица 1

2. Система счислемния

Система счисления - символический метод записи чисел, представление чисел с помощью письменных знаков.

Система счисления: даёт представления множества чисел (целых и/или вещественных); даёт каждому числу уникальное представление (или, по крайней мере, стандартное представление); отражает алгебраическую и арифметическую структуру чисел.

Системы счисления подразделяются на позиционные, непозиционные и смешанные. В позиционных системах счисления один и тот же числовой знак (цифра) в записи числа имеет различные значения в зависимости от того места (разряда), где он расположен. Наиболее употребляемыми в настоящее время позиционными системами являются: 1 - единичная [1] (счёт на пальцах, зарубки, узелки «на память» и др.); 2 - двоичная (в дискретной математике, информатике, программировании); 3 - троичная; 8 - восьмеричная; 10 - десятичная (используется повсеместно); 12 - двенадцатеричная (счёт дюжинами); 13 - тринадцатеричная; 16 - шестнадцатеричная (используется в программировании, информатике); 60 - шестидесятеричная (единицы измерения времени, измерение углов и, в частности, координат, долготы и широты).

В позиционных системах чем больше основание системы, тем меньшее количество разрядов (то есть записываемых цифр) требуется при записи числа.

3. Структурная организация ЭВМ

Внутренние устройства: ТГ - тактовый генератор(генерирует импульсы), ЦП - центральный процессор, СП - сопроцессор, ОЗУ - оперативное запоминающее устройство, ПЗУ - постоянное запоминающее устройство, КЭШ - быстродействующая оперативная память, предназначенная для работы с медленными устройствами. СМОЗ - оперативная память с малым потреблением энергии. Системная шина: шина данных, адреса, управления. Контроллеры и порты: КК - контроллеры клавиатуры(клавиатура), ВА - видео-адаптер(монитор), КЖД - контроллер жесткого диска(НЖНД, СД, ДВД), КГД - контроллер гибкого диска((НГНД), СОМ - последовательный порт(мышь), LPT - параллельный порт(принтер, сканер), USB - универсальная последовательная шина(сканер, модем, вебка).

4. Системное ПО компьютера

ПО - множество программ и наборов данных, обеспечивающих функционирование вычислительной техники и выполнение пользователями своих профессиональных функций. Состоит из:

Системное обеспечение - минимум ПО, без которого комп не трудоспособен или без которого пользователь не может получить удобный доступ к ресурсам компа: 1. Операционные системы - комплекс программ, предназначенных для управления работой компьютера, запуска и обеспечения работы прикладных программ, защиты данных и выполнения сервисных функций (по назначению - локальные, сетевые; по числу задач - однозадачные, многозадачные; по числу пользователей - однопольз., многопольз); 2. драйверы - ПС, обеспечивающие расширение возможностей ОС по ее взаимодействию с конкретными устройствами (принтером, монитором); 3. утилиты - вспомогательные программы служебного назначения, облегчающие выполнение различных операций от диагностики оборудования и обслуживания дисков до обработки и защиты инфо(архиваторы, антивирусы); 4. программные оболочки - ПС, облегчающие пользователю диалог с ОС, посредники, преобразующие действия пользователя в команды ОС и после их выполнения представляющие результат в удобном для пользователя виде. ПС общего назначения - позволяют решать задачи, наиболее часто встречающиеся на рабочих местах: 1. текстовые редакторы и процессоры - ПС, обеспечивающие возможность создания, сохранения, редактирования и печати текстовых документов; 2. графические редакторы - ПС, обеспечивающие возможность создания. Сохранения, редактирования и печати графических документов (растровые и векторные); 3. Электронные таблицы - программы, приспособленные к работе с информацией, представляющейся в табличной форме; 4. СУБД - ПС, предоставляющие пользователям доступ к БД; 5. Системы программирования; 6. Системы электронного привода - ПС, обеспечивающие трансляцию информации с одного языка и системное кодирование на другой; 7. Системы сканирования изображений и текстов - ПС, обеспечивающие ввод графической инфо в ЭВМ с неэлектронного носителя и последовательное преобразование ее в текстовый или числовой вид. ПС специального назначения - решают задачи с учетом специфики конкретных рабочих мест: 1. Бухгалтерские пакеты; 2. Пакеты финансового анализа; 3. Экспертные системы - ПС, моделирующие превращение задач, деятельность человеческого мозга, перед использованием должны быть обучены; 4. Специализированные СУБД.

5. OC Windows. Интерфейс. Приемы работы. Стандартные приложения

Если говорить простым языком, то операционная система, ОС - это комплекс программ, позволяющих управлять компьютером, то есть это та среда в которой находится пользователь, работая за компьютером. Если же говорить научным языком, то операционная система, в сокр. ОС (от англ. operating system, OS) - это комплекс как управляющих, так и обрабатывающих программ, с одной стороны, выступающих как интерфейс между различными прикладными программами и устройствами вычислительной системы, а с другой стороны - такие программы предназначены для управления вычислительными процессами, устройствами, а также эффективного распределения различного рода вычислительных ресурсов между множеством вычислительных процессов и надежной организации вычислений. "Операционные системы" - Windows XP, Windows Vista, Windows 7 и другие распространенные ОС. Основную часть экрана в ОС занимает рабочий стол с папками документами и ярлыками, в нижней части которого размещается панель задач с кнопкой пуск, с помощью которой открывается главное меню, в котором можно выбрать необходимое приложение. Windows - многозадачная ОС, пользователь может одновременно запустить несколько приложений. Каждое из приложений запускается в отдельном окне. Окна имеют схожий набор элементов управления (интерфейс), что упрощает работу с ними. Стандартные приложения Windows: проводник - Приложение для работы с файлами и папками, с помощью которого можно создавать, переименовывать, копировать, переносить, удалять файлы и папки, создавать ярлыки к ним, запускать программы или открывать файлы.

Блокнот - несложный текстовый редактор, используемый для создания простых документов, может применяться в качестве инструмента создания веб-таблиц. Текстовый редактор WordPad - при помощи его можно создавать документы со сложным форматированием и рисунками. Калькулятор - программа, предназначенная для выполнения тех же действий, что и обычный калькулятор, такие как сложение и вычитание, а также функции инженерного калькулятора, например нахождение логарифмов и факториалов. Paint - графическое средство для создания растровых рисунков в форматах jpg, gif, bmp.

6. Microsoft Word

Microsoft Word - текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов

Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office. Все документы формата doc, docx. Создаются на основе шаблонов dot. Для запуска текстового процессора MS Word XP вы можете воспользоваться любым из стандартных способов, например, щелкнув кнопку Пуск и затем последовательно выбрав в Главном меню Windows пункты: Программы, Microsoft Word. Работая с редактором Word, вы имеете дело с символами, словами, строками и предложениями текста.

Слово - это произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с обоих концов служебными символами.

Служебный символ - это пробел, точка, запятая, дефис и т. п.

Строка - произвольная последовательность символов между левой и правой границей абзаца.

Предложение - произвольная последовательность слов между двумя точками.

Абзац - это произвольная последовательность символов, который вводится нажатием клавиши Enter. Для создания нового документа в Word можно щелкнуть в панели инструментов Стандартная ярлычок. Операции по копированию, переносу и удалению фрагментов текста выполняются с выделенным текстом (при этом выделенный фрагмент текста выглядит инверсным - белым на черном фоне). Текст выделяют с помощью клавиш перемещения курсора, удерживая прижатой клавишу Shift.

Для выделения текста можно использовать те же сочетания клавиш, что и для перемещения курсора, нажав дополнительно клавишу Shift. целью повышения информативности текста применяется форматирование символов. Различают следующие основные атрибуты символов текста: гарнитура (рисунок символов), размер, начертание, цвет. Для задания параметров форматирования предназначены команды меню Формат. Для этих же целей используется и панель инструментов форматирования. Если символам текста требуется придать особую выразительность, то применяются эффекты «Утопленный», «Приподнятый», «Контур» и «С тенью».

Для их применения выделите текст, который необходимо отформатировать, затем в меню Формат выберите команду Шрифт. Выбрав в окне Шрифт вкладку Шрифт, включите необходимые параметры в группе Эффекты. Совокупность всех атрибутов оформления текста называется стилем. Стили задают внешний вид различных элементов текста в документе, например, заголовков, надписей под рисунками и основного текста. Стили позволяют применить к абзацу или слову целую совокупность атрибутов форматирования за одно действие. Если требуется изменить форматирование какого-то одного элемента текста, то достаточно изменить стиль, который был применен к этому элементу.

В Microsoft Word XP различают следующие типы стилей: стиль абзаца, стиль знака, стиль таблицы и стиль списка. Microsoft Word предоставляет пользователю возможность разместить информацию на листе в сложном формате, включив ее в ячейки таблицы. Таблица состоит из столбцов и строк. Основной структурный элемент таблицы - ячейка, т. е. фрагмент документа на пересечении столбца и строки. Ячейку таблицы можно считать «микродокументом» - это обычный фрагмент документа, который подчиняется почти всем законам «нормального» текста. Ячейка может состоять из нескольких строк (абзацев), содержать рисунки и рисованные объекты; текст ячейки можно форматировать по обычным правилам (включая выравнивание). Наиболее быстрый путь создания простой таблицы - щелкнуть кнопку «Добавить таблицу» в панели инструментов Стандартная, а затем, перетащив курсор мыши по сетке, указать нужное число строк и столбцов.

Сохранение документа на диске. Для сохранения документа на диске выберите в меню Файл пункт Сохранить как или щелкните мышью по кнопке «Сохранить» в панели инструментов Стандартная. В диалоговом окне записи файла откройте нужную папку (например, Новая папка), затем в поле Имя файла задайте название документа (например, Пример файла), в поле Тип файла выберите тип документа и щелкните кнопку «Сохранить». Текстовый процессор Word поддерживает несколько режимов отображения документа на экране монитора.

В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без элементов оформления (колонтитулы, подстраничные сноски и т.п.). Этот режим удобен на ранних этапах работы с документом (ввод текста, редактирование, рецензирование). В этом режиме операции с объемными документами выполняются быстрее. В режиме разметки страницы на экране монитора имитируется лист бумаги, на котором создается документ. В этом режиме представление документа на экране полностью соответствует печатному. Этот режим удобен для форматирования документа при подготовке его к печати. В режиме структуры документа на экран в упрощенном виде выводится структура документа. Под структурой документа понимается разбивка его на главы, параграфы и другие структурные единицы. Этот режим удобен при работе с большими документами, например при подготовке к изданию рукописи книги. В режиме Web-документа экранное изображение не совпадает с печатным. Это характерно для электронных публикаций в Интернет, поскольку заранее не известно, какими средствами просмотра и на каком оборудовании будет отображаться документ. Поэтому понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла.

7. Стили в word. Назначение. Создание. Переопределение. Использование

Совокупность всех атрибутов оформления текста называется стилем. Стили задают внешний вид различных элементов текста в документе, например, заголовков, надписей под рисунками и основного текста. Стили позволяют применить к абзацу или слову целую совокупность атрибутов форматирования за одно действие. Если требуется изменить форматирование какого-то одного элемента текста, то достаточно изменить стиль, который был применен к этому элементу. Использование стилей, позволяя добиться единообразия оформления документа, в то же время обеспечивает возможность быстрого изменения форматирования текста во всем документе. Например, для того чтобы изменить размер символов основного текста во всем документе, форматированного стилем Обычный, не нужно выделять весь текст в документе, да и не получится, так как основной текст не является сплошным, некоторые участки текста оформлены другим стилем, например Заголовок 1 и т.п. Для выполнения такой замены размера символов достаточно изменить стиль оформления и применить его, и во всех частях документа, оформленных данным стилем, произойдет заданное вами изменение размера символов. Стили также применяются для создания оглавления и структур. Например, при выборе команды Оглавление и указатели в меню Вставка Word автоматически создает оглавление документа на основе заголовков.

В Microsoft Word XP различают следующие типы стилей: стиль абзаца, стиль знака, стиль таблицы и стиль списка.

· Стиль абзаца полностью определяет внешний вид абзаца, т. е. выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы, а также может включать форматирование знаков.

· Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание.

· Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.

· Стиль списка применяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или маркеры и шрифты ко всем спискам.

Текущий стиль форматирования текста отображается в поле списка стилей в панели инструментов Форматирования. Для создания, просмотра и применения стиля можно использовать панель Стили и форматирование в области задач. Чтобы применить стиль абзаца, поместите курсор в любое место абзаца или выделите несколько абзацев, которые требуется отформатировать. Чтобы применить стиль знака, например, полужирный или курсив, выделите текст, который нужно отформатировать. Чтобы быстро применить стиль, выберите стиль абзаца или символа в поле Стиль на панели инструментов Форматирование или на панели Стили и форматирование в области задач. Имена стилей абзацев перед названием содержат символ абзаца <¶>; отличительной особенностью стилей символов является значок в виде подчеркнутой буквы «а». Если необходимо изменить стиль, то, выбрав в панели Стили - и форматирование стиль абзаца, выберите в списке действий с этим стилем вариант Изменить. После этого в окне Изменение стиля щелкните на кнопке «Формат», а затем выберите атрибут текста, например Шрифт, который требуется изменить. Измените выбранный атрибут и нажмите кнопку «ОК», а затем измените таким же образом остальные атрибуты стиля. Для применения стиля нажмите кнопку «ОК». Чтобы применить измененный вами стиль в новых документах, основанных на текущем шаблоне, установите в окне Изменение стиля флажок Добавить в шаблон. В этом случае измененный стиль будет добавлен в шаблон, присоединенный к активному документу.

8. Векторная графика в Word

Векторная графика - предназначена в первую очередь для создания иллюстраций и в меньшей степени для их обработки.

Это аппаратные и программные средства ввода, создания, вывода изображений; это способ наглядного представления данных, в которых присутствуют образы; используется в различных областях производственной деятельности (научная, деловая, иллюстративная графика и т.д.); наглядно отражает любую информацию, используя более понятные графические способы представления информации.

Векторные графические изображения - оптимальные средства хранения высокоточных графических объектов (чертежи, схемы), для которых имеет значение сохранение четких и ясных контуров; файлы, хранящие векторные графические изображения имеют сравнительно небольшой объем; могут быть увеличены или уменьшены без потери качества; формируются из объектов (точка, линия, окружность, прямоугольник и пр.), которые хранятся в памяти компьютера в виде графических примитивов и описывающих их математических формул.

Создание автофигур - осуществляется с помощью кнопки Автофигуры

Панель Рисование - используется для создания векторных объектов. Вывод панели на экран: выполните команды Вид - Панели инструментов - Рисование. Вставка рисунков или других объектов производится через меню вставка - рисунок или вставка - объект соответственно.

9. Использование таблиц в word

Microsoft Word предоставляет пользователю возможность разместить информацию на листе в сложном формате, включив ее в ячейки таблицы. Таблица состоит из столбцов и строк. Основной структурный элемент таблицы - ячейка, т. е. фрагмент документа на пересечении столбца и строки. Ячейку таблицы можно считать «микродокументом» - это обычный фрагмент документа, который подчиняется почти всем законам «нормального» текста. Ячейка может состоять из нескольких строк (абзацев), содержать рисунки и рисованные объекты; текст ячейки можно форматировать по обычным правилам (включая выравнивание).

Можно создать новую чистую таблицу и заполнить пустые ячейки либо преобразовать существующие абзацы текста (разделенные, например, символами табуляции) в таблицу. Можно также создать таблицу на основе существующего источника данных, такого, как база данных или электронная таблица. Кстати, табличная информация в данной книге оформлена с помощью таблиц Word.

Наиболее быстрый путь создания простой таблицы - щелкнуть кнопку «Добавить таблицу» в панели инструментов Стандартная, а затем, перетащив курсор мыши по сетке, указать нужное число строк и столбцов. Можно преобразовать существующий текст в таблицу, для чего сначала нужно выделить его, а затем выбрать в меню Таблица команду Преобразовать в таблицу. С помощью новой команды Нарисовать таблицу в панели инструментов Стандартная можно легко создать более сложную таблицу, например такую, которая содержит ячейки разной высоты или различное количество столбцов на строку, - метод, сходный с рисованием таблицы от руки. Для выделения таблицы, строк или столбцов выберите в меню Таблица команду Выделить, затем выберите вариант (Таблица, Строка, Столбец, Ячейка). Таблицы Word это удобный инструмент для создания и редактирования небольших и несложных списков. Они позволяют вводить данные, форматировать их по своему усмотрению. Имеется возможность задания формул в ячейках, а также сортировка информации. Дополнительные команды по вставке и удалению строк, столбцов и ячеек, их оформлению, сортировке, вычислениям находятся в подменю команды таблица главного меню.

10. Электронные таблицы excel. Основные понятия. Вычисления

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена. Формулы. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул. Формулы начинаются со знака =. После этого знака записывается выражение с использованием имен ячеек, знаков математических операций и имен стандартных функций. Подбор параметра. Данное средство позволяет автоматически находить исходные данные для получения заданного решения(ячейка, от значения которой заходит искомый результат). При выполнении команды открывается окно, в котором следует ввести имя целевой ячейки, содержащей исходные данные. Поиск решения. Более мощное средство подбора параметра. В окне поиска решения помимо точного значения целевой ячейки можно назначить ей максимальное или минимальное значение. Кроме того допускается введение ограничений, что расширяет возможности поиска и дает возможность решения задач оптимизации.

11. Построение графиков и диаграмм в Excel

Диаграмма - это средство наглядного графического изображения информации, предназначенное для сравнения нескольких величин или нескольких значений одной величины. Типов диаграмм несколько: гистограммы, круговые, линейные, графики и т.д. Полигон. (график)С помощью полигона часто иллюстрируют динамику изменения статистических данных во времени. Для построения полигона отмечают в координатной плоскости точки, абсциссами которых служат моменты времени, а ординатами - соответствующие им статистические данные. Соединив последовательно эти точки отрезками, получают ломанную, которую называют полигоном. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных. Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид. Создание диаграммы начинается с выделения диапазона данных. Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера.

12. СУБД Access. Основные объекты. Порядок создания БД

В качестве БД рассматривают только набор данных, организованный определенным образом. Большинство БД для хранения инфо используют таблицы. Каждая таблица состоит из строк(записей) и столбцов(полей). Для взаимодействия пользователя с БД используют СУБД. Современные СУБД обеспечивают: набор средств для управления данными и обеспечение целостности данных; развитый пользовательский интерфейс; средства программирования высокого уровня. Последнее время распространены реляционные БД. В них инфо хранится в одной или нескольких таблицах. Связь между таблицами осуществляется посредством значений одного или нескольких полей. Каждая строка в БД уникальна. Для обеспечения уникальности строк используются ключи, которые содержат одно или несколько полей таблицы.

Все операции над БД сводятся у манипулированию таблицами. Основные понятия: таблица - способ передачи содержания, заключающийся в организации структуры данных, в которой отдельные элементы помещены в ячейки; отношение - позволяет объединить данные из двух разных таблиц. Каждое отношение состоит из двух полей; первичный ключ - это уникальная характеристика для каждой записи в пределах таблицы; внешний ключ - поле таблицы, предназначенное для хранения значения первичного ключа другой таблицы с целью организации связи между этими таблицами. Запускаем СУБД. Выбираем команду создания новой бд. Указываем имя БД и сохраняем ее в нужной папке. Далее в открывшемся окне переходим на вкладку таблицы и создаем ее с помощью режима конструктор (определяем поля, ключевое поле) сохраняем таблицу. Для получения конкретных данных следует организовать связь между таблицами с требуемым типом отношения (используется схема данных). Переходим на вкладку формы. Создаем ее с помощью мастера (переносим все поля таблицы из раздела доступные поля в раздел выбранные поля, далее следуем по шагам, вводим имя формы и сохраняем ее. Далее переходим на вкладку запросы. Создаем его с помощью конструктора. Добавляем таблицу, закрываем окно переносим нужные поля, используем, если необходимо групповые операции (на панели инструментов). Если нужно используем построитель выражений выполнения стандартных действий с полями. Сохраняем запрос. Далее переходим на вкладку отчеты. Создаем его с помощью мастера. Указываем необходимый запрос, и переносим нужные поля, далее следуя по шагам приводим запрос к нормальному виду, задаем имя и сохраняем его. Можно корректировать зачет в конструкторе.

13. Таблицы access. Создание структуры. Типы полей. Заполнение

Если вы хотите самостоятельно создать структуры базовой таблицы и определите все имена полей и типы данных, можно создать таблицу в режиме конструктора. Чтобы сделать это, выполните следующие действия. Создайте пустую базу данных. В окне базы данных в списке Объекты выберите Таблицы, а затем нажмите кнопку Создать. В диалоговом окне Новая таблица дважды щелкните Представление конструктора. В < имя таблицы >: таблицу диалогового окна задайте все поля, которые требуется включить в таблицу. Чтобы сделать это, выполните следующие действия. Щелкните в столбце Имя поля и введите уникальное имя для поля. В столбце Тип данных принимает тип данных по умолчанию, текста, Access присваивает или щелкните в столбце Тип данных, нажмите кнопку со стрелкой и выберите нужный тип данных. В столбце « Описание » введите описание данных, это поле будет содержать. Это описание отображается в строке состояния при добавлении данных в поле, и он будет включен в определение объекта таблицы. Описание не является обязательным. После добавления некоторых полей, необходимо вставить поле между двумя полями. Чтобы сделать это, щелкните строку, над которой требуется добавить новое поле и выберите в меню Вставка выберите команду строки. При этом создается пустая строка, в которой можно добавить новое поле. Чтобы добавить поле в конец таблицы, щелкните первую пустую строку. После добавления всех полей определяют поле первичного ключа перед сохранением таблицы. Первичный ключ - одно или несколько полей, значения или значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Чтобы определить первичный ключ, выполните следующие действия: Выберите одно или несколько полей, которые необходимо определить в качестве первичного ключа. Для выделения одного поля щелкните область выделения строки для нужного поля. Чтобы выбрать несколько полей, удерживайте нажатой клавишу CTRL и щелкните область выделения строки для каждого поля. В меню Правка выберите Первичный ключ. Если требуется, чтобы порядок полей в нескольких полей первичного ключа должно отличаться от порядка полей в таблице, нажмите кнопку индексы на панели инструментов, чтобы отобразить диалоговое окно «индексы», а затем порядок полей индекса под названием PrimaryKey. Необходимо определить первичный ключ, но это обычно хорошая идея. Если первичный ключ не определен, Microsoft Access предлагает необходимости доступа для создания ее при сохранении таблицы. При сохранении таблицы, в меню файл выберите команду Сохранить, а затем введите уникальное имя для таблицы.

Типы полей: 1. Текстовый Текст длиной до 255 символов;2. Поле MEMO Текст длиной до 65 000 символов; 3. Числовой - Числа различных форматов; 4. Дата/время Дата и/или время; 5. Денежный Денежные значения различных форматов; 6. Счетчик Счетчик, который автоматически увеличивается на единицу с добавлением каждой новой записи; 7. Логический Величины, способные принимать только два значения: да/нет или 1/0; 8. Поле объекта OLE Поля, позволяющие вставлять рисунки, звуки и данные других типов; 9. Гиперссылка Ссылки, дающие возможность открывать объект Access (таблицу, форму, запрос и т. п.), файл другого приложения или web-страницу.

14. Формы access. Назначение. Способы создания. Использование

Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Алгоритм создания форм следующий: Открыть окно БД. В окне БД выбрать вкладку Формы.

Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД.

В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данныхю

Щелкнуть на кнопке Ок. Создание формы с помощью Мастера: Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них - выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее. В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку >>. Например, выберем источник - таблицу Студенты и все ее поля, а затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В этом окне надо выбрать внешний вид формы, например в один столбец и щелкнуть Далее. После выбора стиля формы (например, официальный), требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы. После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты. Форма предоставляет возможности для: ввода и просмотра информации базы данных, изменения данных, печати, создания сообщений.

15. Запросы access. Назначение. Способы создания. Использование

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде виртуальной таблицы. Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в формах, отчетах, страницах доступа к данным, других запросах. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей. Access может быть создано несколько видов запроса: запрос на выборку - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе такого запроса могут строиться запросы других видов. Таблицу с результатами запроса на выборку можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос. Например, через таблицу запроса можно корректировать данные в исходных таблицах базы данных. Запросы могут служить источниками записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. запрос на создание таблицы - также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице. запросы на обновление, добавление, удаление - являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах. Для создания запроса нужно выбрать в окне База данных вкладку Запросы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать Конструктор.

Можно сразу перейти к созданию нового запроса в режиме конструктора, выбрав на вкладке Запросы Создание запроса в режиме конструктора. Далее в открывшемся окне Добавление таблицы нужно выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку Добавить. Для выхода из окна следует нажать кнопку Закрыть. В результате появится окно конструктора запросов - 3anpoc: запрос на выборку. Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. Таблицы представлены списками полей. Нижняя панель является бланком запроса, который нужно заполнить.

Бланк запроса представлен в виде таблицы в нижней панели окна запроса. Такая таблица предназначена для конструирования структуры таблицы результата запроса и условий выборки записей. Первоначально эта таблица пуста. Каждый столбец бланка относится к одному полю, с которым нужно работать в запросе. Поля могут использоваться для включения их в таблицу запроса, для задания по ним сортировки, условий отбора записей, а также для выполнения вычислений. При формировании столбца бланка запроса (поля таблицы запроса) необходимо знать следующее: в строку Поле включается имя поля, используемого в.запросе; в строке Сортировка выбирается порядок сортировки записей результата; в строке Вывод на экран отмечаются поля, которые должны быть включены в результирующую таблицу; в строке Условие отбора задаются условия отбора записей; в строке или задаются альтернативные условия отбора записей.

В ряде случаев в бланке запроса наряду с именем поля нужно отображать имя соответствующей таблицы, например, когда поля имеют одинаковые имена в разных таблицах. Если в бланке запроса строка Имя таблицы не отображается, нужно выполнить команду Вид|Имена таблиц или нажать соответствующую кнопку на панели конструктора запросов.

16. Отчеты access. Назначение. Способы создания. Использование

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее. Ссылки на дополнительные сведения о создании отношений см. в разделе См. также. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.

Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово. Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. Можно также увеличить масштаб для просмотра деталей. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчетов см. в разделе Просмотр, печать отчета и отправка его по электронной почте. ПРИМЕЧАНИЕ. Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые нужно добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово. В программе Access макет отчета разбит на разделы. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела.

Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них. Заголовок отчета Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом. Верхний колонтитул Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице. Заголовок группы Печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы.

Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы. Область данных Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета. Примечание группы Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе. Нижний колонтитул Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации. Примечание отчета Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

17. Типы отношений между таблицами. Схемы данных

Тип отношения в создаваемой Microsoft Access связи зависит от способа определения связываемых полей.

Отношение «один-ко-многим» Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A. Отношение «один-к-одному» При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот.

Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Отношение «многие-ко-многим» При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» по сути дела представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей таблицей. Схема данных является графическим образом БД.

Она используется различными объектами Access для определения связей между несколькими таблицами. Например, при создании формы, содержащей данные из нескольких взаимосвязанных таблиц, схема данных обеспечивает автоматический согласованный доступ к полям этих таблиц. Она же обеспечивает целостность взаимосвязанных данных при корректировке таблиц. После того, как созданы таблицы БД, можно установить связи между ними, обратившись к схеме данных. Запуск схемы данных выполняется через значок "Схема данных" на панели инструментов Access. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Обязательным условием при установлении связи является совпадение связываемых полей по типу и формату.

18. Ключевые поля. Назначение. Создание. Использование

Ключевое поле - это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц: Включить в таблицу поле счетчика. Задать для него автоматическое увеличение на 1. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design). Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да (Yes) будет создано ключевое поле счетчика с именем Код (ID) и типом данных Счетчик(AutoNumber). Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо: Открыть таблицу в режиме Конструктора. Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.