Особенности создания базы данных склада верхней и нижней одежды с помощью программного комплекса Microsoft Access

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

База данных - это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). СУБД используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации.

СУБД организует хранение информации таким образом, чтобы ее было удобно:

* просматривать,

* пополнять,

* изменять,

* искать нужные сведения,

* делать любые выборки,

* осуществлять сортировку в любом порядке.

Классификация баз данных:

1. По характеру хранимой информации:

-- Фактографические (картотеки),

-- Документальные (архивы)

2. По способу хранения данных:

-- Централизованные (хранятся на одном компьютере),

-- Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях).

3. По структуре организации данных:

-- Табличные (реляционные),

-- Иерархические,

Информация в базах данных структурирована на отдельные записи, которыми называют группу связанных между собой элементов данных. Характер связи между записями определяет два основных типа организации баз данных: иерархический и реляционный.

В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень. Иерархическая база данных по своей структуре соответствует структуре иерархической файловой системы.

Реляционная база данных, по сути, представляет собой двумерную таблицу.

Столбцы таблицы называются полями: каждое поле характеризуется своим именем и топом данных. Поле БД - это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.

В реляционной БД используются четыре основных типов полей:

· Числовой,

· Символьный (слова, тексты, коды и т. д.),

· Дата (календарные даты в форме «день/месяц/год»),

· Логический (принимает два значения: «да» - «нет» или «истина» - «ложь»).

Access - это реляционная база данных, то есть база данных, которая позволяет определять отношение между различными категориями информации (как, например, между данными о клиентах и данными, об их заказах). Кроме данных база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию.

С понятием база данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы данных, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

В мире существует множество систем управления, базами данных не смотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователям различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access.

Компоненты базы данных Access

Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Однако в базе данных есть и другие важные компоненты, которые принято называть объектами. Ниже приводится список объектов, с которыми я буду работать.

1. Таблицы - содержат данные.

2. Запросы - позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.

3. Формы - позволяют просматривать и редактировать информацию.

4. Отчеты - позволяют обобщать и распечатывать информацию.

база информационный программный

1. Постановка задачи

В данном курсовом проекте необходимо создать базу данных Склада верхней и нижней одежды, которую будем разрабатывать в среде MS Access, в ней есть поддержка работы со всеми стандартными видами данных, а так же MS Access входит в состав программ MS Office, поэтому является доступной для пользователя.

Задачи курсовой работы:

Создать базу данных, состоящую из не менее пяти связанных друг с другом таблиц.

Разработать не менее 5 запросов на выборку в базе данных.

Разработать не менее 3 отчетов по работе с базой данных.

Основные особенности (ограничения):

Количество категорий одежды не менее 3 и не более 10.

Временной отчетный период с 1 января 2012 по 31 декабря 2012.

Для сотрудника склада необходимо постоянно вести оперативный учет материальных и денежных средств, так как на склад от поставщиков поступает товар. Также могут иметься свои магазины, куда ведется отгрузка со склада. Поэтому работу склада без использования баз данных сложно представить.

2. Проектирование таблиц

В своей курсовой работе я составлял таблицы с помощью конструктора таблиц т. к. он позволяет вводить поля самостоятельно, кроме того, выбирать самостоятельно тип данных для каждого поля и описывать, что значит каждое из полей. А также такие свойства полей как значения по умолчанию, маски ввода, поля подстановок, размер и формат поля.

Для создания таблиц в режиме конструктора необходимо:

1. Щелкнуть на кнопке таблицы в окне базы данных.

2. Дважды щелкнуть на строке Создание таблицы в режиме конструктора, а затем - дважды на пункте Конструктор в диалоговом окне Новая таблица. Откроется окно конструктора таблиц с незаполненным бланком таблицы.

3. Добавить поля и задайте их свойства.

4. Закрыть окно конструктора. В ответ на предложение сохранить изменения щелкнуть на кнопке Да, ввести название для новой таблицы и щелкните на кнопке OK

5. Если Access выдает запрос с предложением определить ключ, щелкнуть на кнопке Да, чтобы добавить в таблицу ключевое поле типа Счетчик. Если нужно позже определить ключевое поле или оставить таблицу без ключа, необходимо щелкнуть на кнопке Нет. В итоге мы вернемся в окно базы данных, а в списке объектов окна появится новая таблица.

Так же таблицы можно создавать с помощью режима таблицы.

На рисунках 1 и 2 изображено создание таблица с помощью конструктора.

Рис. 1



Рис. 2

Самая первая таблица называется «Товары» и содержит такие поля, как Код товара, Код поставщика, Тип товара, Наименование, Стоимость, Код склада, Колличество товара и Отчетный период.

Таким же способом через конструктор таблиц создаются таблицы:

«Склады», «Поставщики», «Магазины для отгрузки» и «Отчетный период по остаткам».

Рис. 3



Рис. 4

Рис. 5

Рис. 6

Для каждой таблицы проставляется первичный ключ. Для поля «Телефон» указывается маска ввода, для дальнейшего удобства заполнения таблицы.

Если в таблице могут присутствовать повторяющиеся значения в столбцах, для данных столбца можно заполнить с помощью мастера подстановок.

Для поля «стоимость» в таблице «Товары» значение указываем «денежный».

3. Заполнение таблиц

Далее заполняем таблицы. Поле, где стоит тип «счетчик» заполнять не нужно, оно заполняется автоматически.

Рис. 7

Рис. 8



Рис. 9

Рис. 10

Рис. 11

Если поле с первичным ключем имеет оличный от счетчика тип, то данное поле заполняется вручную, но его значение должно быть уникально в данном столбце.

4. Связывание таблиц в схему данных

После того как создали и заполнили таблицы, необходимо их связать между собой.

В реляционной базе данных связи позволяют избежать избыточности данных. Например, в ходе создания базы данных, содержащей сведения о книгах, может появиться таблица под названием "Книги", в которой будут храниться параметры каждой книги, такие как ее название, дата публикации и издатель. Кроме того, есть и дополнительные сведения об издателе, которые может потребоваться сохранить, такие как его телефонный номер, адрес и почтовый индекс. Если хранить их в таблице с книгами, то телефонный номер издателя будет повторяться для каждой опубликованной им книги.

Более правильным вариантом является вынесение сведений об издателях в отдельную таблицу "Издатели". При этом таблица "Книги" будет содержать ссылки на записи таблицы "Издатели".

Чтобы сохранить синхронизацию, следует обеспечить целостность данных между таблицами "Книги" и "Издатели". Связи с обеспечением целостности данных позволяют следить за тем, чтобы данные в одной таблице соответствовали данным в другой. Например, каждая книга в таблице "Книги" связана с определенным издателем в таблице "Издатели". Добавить в таблицу книгу для издателя, отсутствующего в базе данных, невозможно.

Виды связей между таблицами.

Связь осуществляется путем сопоставления данных в ключевых столбцах; обычно это столбцы, имеющие в обеих таблицах одинаковые названия. В большинстве случаев сопоставляются первичный ключ одной таблицы, содержащий для каждой из строк уникальный идентификатор, и внешний ключ другой таблицы. Например, с каждым из изданий, находящихся в продаже, можно связать объемы его продаж путем создания столбца "ИД_издания" в таблице "Книги" (первичный ключ). И столбца "ИД_издания" в таблице "Продажи" (внешний ключ).

Существует три вида связей между таблицами. Вид создаваемой связи зависит от того, как заданы связанные столбцы.

Связи "один ко многим".

Связь "один ко многим" - наиболее распространенный вид связи. При такой связи каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А. Например, между таблицами "Издатели" и "Книги" установлена связь "один ко многим": каждый из издателей может опубликовать множество книг, однако каждая книга публикуется лишь одним издателем.

Связь "один ко многим" создается в том случае, когда только на один из связываемых столбцов наложено ограничение уникальности или он является первичным ключом.

В Microsoft Access сторона связи "один ко многим", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, обозначается символом бесконечности.

Связи "многие ко многим".

При установлении связи "многие ко многим" каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот. Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б. Например, между таблицами "Авторы" и "Книги" установлена связь вида "многие ко многим", задаваемая с помощью связей вида "один ко многим" между каждой из этих таблиц и таблицей "АвторыКниг". Первичный ключ таблицы "АвторыКниг" - это сочетание столбцов "ИД_автора" (первичного ключа таблицы авторов) и "ИД_книги" (первичного ключа таблицы заголовков).

Связи "один к одному".

При установлении связи "один к одному" каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь "один к одному" создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности.

Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице. Использовать связь вида "один к одному" можно в указанных ниже случаях:

Чтобы разделить таблицу, содержащую слишком много столбцов.

Чтобы изолировать часть таблицы по соображениям безопасности.

Для хранения данных кратковременного использования, удалить которые проще всего путем очистки таблицы.

Для хранения данных, имеющих отношение только к подмножеству основной таблицы.

В Microsoft Access сторона связи "один к одному", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, также обозначается символом ключа.

Мы будем использовать связь «один ко многим».

Эта задача выполняется в окне Схема данных.

Для создания связей между таблицами необходимо:

1. Открыть окно схема данных.

2. Щелкнуть на кнопке Отобразить таблицу на панели инструментов.

3. В диалоговом окне Добавление таблицы двойным щелчком выбрать необходимые таблицы, если они не отображаются на схеме данных.

4. Нажать кнопку мыши на поле связи одной таблицы и перетащите его на поле связи в другую таблицу. Как только вы отпустите кнопку мыши, откроется диалоговое окно Изменение связей:

5. Если необходимо связать таблицы по нескольким поля, нужно щелкнуть на второй строке в столбце Таблица/запрос и выбрать в раскрывающемся списке следующее поле связи. Другой таблицы. Повторить этот шаг для каждой дополнительной пары полей, по которым следует связать таблицы.

6. Щелкните на кнопке Создать, чтобы установить связь.

Рис. 12

Рис. 13

После создания связей, в таблицах появляется возможность открывать дополнительные связанные таблицы (рис. 14).

Рис. 14

5. Создание запросов

Запрос (query) - это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

В данном случае создаем запросы через конструктор.

Рис. 15



Рис. 16

Рис. 17

6. Выполнение запросов

После того как запросы созданы, можно их запустить нажатием кнопки «Выполнить» в конструкторе, либо кликнув 2 раза по запросу.

Рис. 18



Рис. 19

Рис. 20

7. Создание и выполнение отчета

Программа Microsoft Office Access помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов -- это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.

На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.

Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. Можно также увеличить масштаб для просмотра деталей.

На рис. 21 отображено создание отчета.

Рис. 21

Разделы отчета.

В программе Access макет отчета разбит на разделы. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них.

· Заголовок отчета. Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

· Верхний колонтитул. Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

· Заголовок группы. Печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

· Область данных. Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

· Примечание группы. Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.

· Нижний колонтитул. Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

· Примечание отчета. Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.



Рис. 22

Когда отчет создан, можно его запустить на просмотр и на печать.

Рис. 23

Рис. 24



Рис. 25

Заключение

Учет ресурсов и управление ими - необходимая составляющая в общем планировании ресурсов любой организации.

Однако по мере роста организации для обеспечения хозяйственного учета средств возникает необходимость в средствах автоматизации.

Использование компьютерных технологий дает возможность быстро получать любые формы отчетности, гибко менять выходные отчетные формы в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями самой организации.

Внедрение программ на крупных предприятиях позволяет значительно улучшить условия труда работников кадровых служб, плановых и расчетных подразделений. В данной работе предложен один из способов реализации задачи «Автоматизированное рабочее место» работника склада.

Программа позволяет распечатать большое количество документов, тем самым, экономя рабочее время сотрудника. Данная программа имеет удобный пользовательский интерфейс, дешевую себестоимость, небольшие требования к аппаратному обеспечению.

Пользователи могут самостоятельно готовить различные отчеты по движению товаров.

Access - мощное приложение, предлагающее широкий диапазон средств для эффективного управления информацией. Благодаря данной курсовой работе я приобрел основные навыки работы с базами данных, такими как планирование и разработка базы данных, создание таблиц, форм и отчетов, представляющих информацию наглядно и удобно.

Литература

1. Информатика. Базовый курс, 2-е издание. Под ред. С.В. Симоновича. - СПб: Питер, 2005.

2. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2005.

3. Практикум по экономической информатике. Учебное пособие. Под ред. проф. Шуремова Е.Л. Часть 1. - М: «Перспектива», 2007.

4. Кузин А.В. Левонисова С.В. Базы данных: Учебное пособие для студентов высш. учеб. заведений.- М.: Издательский центр «Академия», 2005.

5. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: учеб. пособие - 2-е изд., испр. и доп. - М.: ФОРУМ: ИНФРО-М, 2007.

Размещено на Allbest.ru

...