Електронний документообіг у районній раді

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

документний діловодний служба електронний

Вступ

Розділ 1. Аналіз літературних джерел, що стосуються предметної області

1.1 Документне забезпечення органів регіонального управління

1.2 Інформаційне забезпечення органів регіонального управління

1.3 Нормативно-методична база органів регіонального управління

Розділ 2. Вибір засобів реалізації поставленого завдання

Розділ 3. Практична реалізація

3.1 Характеристика організаційно-розпорядчих документів Жидачівської районної ради

3.2 Впровадження електронного документного ресурсу Megapolis™. Документообіг у Жидачівській районні раді

Висновок

Список використаної літератури



Вступ

В умовах інтенсивної інформатизації та зростання значення документування в процесах організаційної діяльності установ все більшого застосування набуває електронна документація, оскільки автоматизація оброблення знижує трудовитрати діловодів, підвищує якість роботи виконавців з більшим ступенем прогнозованості та керованості термінів підготовки і впровадження документів.

Електронна документація істотно полегшує також систематизацію та аналіз наявної інформації. Це забезпечується коректним вибором програмних засобів, що дає можливість формувати якісну електронну документацію з усуненням різних видів прогалин, контролювати процеси її виконання, збереження, пошуку та використання.

На сучасному етапі інтенсивного розвитку інформаційного суспільства для поліпшення організації і прискорення опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Паперовий же документообіг втрачає свою актуальність, оскільки необхідність вручну формувати документи, постійно контролювати їх переміщення між окремими підрозділами, відшуковувати прогалини в інформаційному наповненні та вручну їх виправляти істотно збільшують трудовитрати установ.

Для того, щоб забезпечити функціонування електронного документообігу, потрібно не тільки створювати уніфіковані системи документування, але й обирати відповідні програмні засоби автоматизованого оброблення інформації з урахуванням конкретних умов роботи апарату управління з електронними документами.

Соціально-економічні зрушення в усіх сферах суспільної діяльності, створення нормативної бази, що забезпечує функціонування державного апарату, впровадження нових інформаційних технологій спричиняють зміни форм та методів діяльності діловодних служб органів державної влади та управління.

В системах, до яких структурно входять різноманітні об'єкти управління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, яка використовується в процесах управління. Ця інформація дискретна й переважно збирається та обробляється за допомогою інформаційної та електронної обчислювальної техніки.

Із розвитком інформаційних систем та програм автоматизації в Україні значно прискорились процеси впровадження в усі сфери життя суспільства останні досягнення інформатизації.

Інформатизація в області управлінської діяльності ставить собі за мету підвищення продуктивності праці за рахунок автоматизації та комп'ютеризації діловодних процесів. Для цього вона вимагає підвищення кваліфікації та професійної грамотності зайнятих управлінською діяльністю фахівців.

Актуальність теми. На сьогоднішній день важливе значення в діяльності управлінських установ мають системи організації електронної документації, використання яких значно підвищує ефективність роботи працівників, дає змогу використовувати заздалегідь підготовлені шаблони, що значно зменшує затрати часу, паперу, забезпечує компактність архіву, високу швидкість пошуку та одержання інформації.

Мета і завдання дослідження. Метою роботи є вивчення значення автоматизації опрацювання електронної документації в управлінській діяльності організацій, впровадження та подальше користування СЕД. Основними завданнями роботи є: дослідження стану інформаційного забезпечення в Жидачівській районній раді.

Об'єкт дослідження - процес автоматизації роботи з електронними документами та інформаційне забезпечення опрацювання документації Організаційно-господарського відділу Жидачівської районної ради.

Предмет дослідження - СЕД щодо інформаційного забезпечення опрацювання документації Жидачівської районної ради.

Структура курсової роботи. Курсова робота складається із вступу, трьох розділів, висновку, списку літератури та додатків. Обсяг роботи Список використаної літератури складається із найменування.



Розділ 1. Аналіз літературних джерел, що стосуються предметної області

1.1 Документне забезпечення органів регіонального управління

Система регіонального управління для сучасної України є одним з актуальних питань. Ця форма публічної влади забезпечує державі стабільність у соціально-економічній та політичній сферах. Саме на місцевому рівні реалізується основна частина життєвих потреб та інтересів територіальної громади. Успішний розвиток держави залежить від реальної наявності тісного зв'язку між центральною та місцевою владами.

Розглядаючи діловодство як частку інформаційних ресурсів суспільства, зупинимося на діловодстві районних державних адміністрацій. Уся їхня діяльність спрямована на забезпечення потреб та інтересів територіальної громади, на підвищення рівня її життєдіяльності. Позитивна результативність цієї діяльності залежить від наявності відповідної інформації, яка надходить до органів регіонального управління або ними утворюється у вигляді документів [21].

Розгляд більшості питань, які постають перед органами регіонального управління, супроводжуються створенням або опрацюванням відповідних документів. Документування та робота з документами для регіонального управління є одним із основних елементів їхньої діяльності, в якій документ одночасно виступає і як засіб праці, і як її результат. Якість його оформлення та оперативність опрацювання, системність зберігання та використання інформації, яка міститься в ньому, впливає на розроблення й прийняття раціонального управлінського рішення даним органом [33].

У сучасних районних адміністраціях збільшується потік інформації, яку не завжди встигають опрацьовувати, що затримує виконання покладених на ці органи завдань, а також в певній мірі підриває їхній авторитет серед населення. Раціоналізація роботи з документами в органах регіонального управління уможливлює зменшення обсягу канцелярської діяльності, скорочення зайвого листування з конкретного питання між зацікавленими сторонами його вирішення, зосередження більшої уваги на спілкуванні з громадянами, а не на створенні паперів, які іноді мають вигляд банальної відписки, запобіганню поширення бюрократичних методів управління та тяганини при розгляді актуальних проблем, характерних для територіальної громади [14].

Технологічні процеси сучасного документного забезпечення діяльності регіонального управління мають достатній рівень розвитку. Для досліджуваних органів характерною є централізована форма організації документного забезпечення.

Документування діяльності органів регіонального управління здійснюється за допомогою як традиційних засобів, так і новітніх засобів. Використання комп'ютера при створенні документів спрощує цей процес, робить його швидшим. Форми деяких документів зберігаються в комп'ютері у вигляді шаблонів, які зазвичай містять основні реквізити конкретного виду документа або позначку їхнього фіксування, елементи тексту, які постійно використовуються у відповідному документі, а також зберігається місце для змінної інформації. Таким чином, здійснюється уніфікація документів та в робочому порядку створюється комп'ютерний варіант альбому цих документів.

Чітко простежуються такі групи документів:

документи для задоволення потреб органів виконавчої влади і управління, тобто для прийняття управлінських рішень;

документи про діяльність самої виконавчої влади, які характеризуються на сьогодні значним збільшенням обсягу інформаційно-аналітичних документів;

документи особового характеру -- заяви, скарги, пропозиції громадян [21].

За видом носіїв інформації виділяються документи на паперових та електронних носіях. У документах райдержадміністрацій містяться такі види інформації: статистична, адміністративна, інформація про діяльність самого органу виконавчої влади -- райдержадміністрації, інформація про особу, довідково-аналітична, соціологічна інформація тощо [24].

Документи, з якими працюють в регіональному управлінні, об'єднуються у документопотоки: вхідний, вихідний, внутрішній. Вхідний документопотік складається з документів, які надходять до нього від вищих органів управління, від об'єктів нижчого рівня у вертикалі управління, від місцевих установ, підприємств та громадських організацій, від громадян. Документи-відповіді або ініціативні документи для зазначених адресатів складають вихідний документопотік. Внутрішній документопотік представлений документами, які утворюються в райдержадміністрації і використовуються виключно для вирішення управлінських завдань у його межах. Основною відмінністю документів визначених потоків є їхній матеріальний носій. Вхідні документи здебільшого представленні документами на паперовому носії, внутрішні та вихідні -- на паперовому або електронному носіях [33].

Робота зі службовими документами в органах регіонального управління здійснюється за правилами, які зазначенні в індивідуальній інструкції з діловодства. Набір діловодних операцій, які виконуються при опрацюванні інформації, залежить від того, яким є документ -- вхідним, вихідним або внутрішнім [21 ].

1.2 Інформаційне забезпечення органів регіонального управління

Інформатизація на сьогодні, так би мовити, «офіційно» вважається основним засобом організації інформаційного забезпечення регіонального управління. Про це свідчить низка нормативно-правових актів, виданих вищими і центральними органами державної влади протягом останніх років [30].

Фактично основним чинником покращення діяльності служб інформаційного забезпечення регіонального управління визначені його оснащеність комп'ютерною технікою та наявність можливості їх обслуговування.

Мета інформаційного забезпечення органів регіонального управління полягає в тому, щоб на базі зібраних початкових даних отримати оброблену, узагальнену інформацію, яка має стати основою для прийняття управлінських рішень. Досягнення цієї мети здійснюється шляхом збирання первинної інформації, її зберігання, розподілу між структурними підрозділами відповідних державних органів та їхніми працівниками, підготовки до переробки, власне переробки, надання її органу управління в переробленому вигляді, аналізу, забезпечення прямих і зворотних зв'язків у її циркуляції, організації документообігу тощо.

У формуванні інформаційного забезпечення регіонального управління особливе місце займають взаємини місцевих і регіональних органів влади, місцевих органів влади і підприємств, що знаходяться на підвідомчій їм території. Визначено, що системи інформаційного забезпечення управлінської діяльності на рівні району обласного підпорядкування і міста будуються по різних схемах і по-різному включаються в регіональну інформаційну систему в силу розходження в законодавчому підході до управління районами обласного підпорядкування і містами [38].

У регіональному управлінні, яке використовує інформацію як важливий ресурс, на більш глибокому рівні виникає взаємозв'язок соціально-економічних процесів і явищ. Організувати інформаційне забезпечення в системі управління, що є складною ієрархічною структурою, доцільно за результатами інформаційного аналізу процесу управління, у якому інформація розглядається як засіб досягнення цілі.

Для прийняття управлінського рішення необхідно, щоб у відповідні органи управління надходила інформація тільки з необхідними кількісними і якісними властивостями, і, в першу чергу, зі змістовними ціннісними характеристиками. Чим повніша й об'єктивніша інформація, тим ефективніші прийняті управлінські рішення, а отже, дієвіше результати їхньої реалізації [25].

Інформацію у структурних підрозділах органу регіонального управління можна класифікувати за такими основними ознаками:

функціональним призначенням і характером діяльності структурних підрозділів;

службовим призначенням, наприклад, відношенням повідомлення до суб'єкта, що керує структурним підрозділом;

типом зв'язку структурного підрозділу і зовнішнього середовища.

На сьогоднішній день одним з найважливіших і доступних джерел інформації є мережа Інтернет. Хоча орієнтуватися в інформації за допомогою традиційних пошукових систем досить складно, тому що періоди індексації в них складають від тижня до декількох місяців. Тому оптимальним рішенням, здатним допомогти орієнтуватися в новій інформації з Інтернету, є інформаційна служба нового типу - системи моніторингу (інтегратори) новин у веб-просторі.

Також у органах регіонального управління отримання інформації відбувається з джерел масового інформування або спеціальних видань (преса, офіційні збірники нормативно-правових актів, наукові, навчальні, рекламні та інші довідкові видання). Наприклад, у районних адміністраціях інформаційні огляди публікацій у місцевій пресі для керівництва готує її прес-служба. У даному разі, джерелами виконання інформаційних запитів і задоволення інформаційних потреб керівників є фонди видань з самої адміністрації, де провідне місце посідають масові та спеціальні політичні й економічні видання, збірники нормативно-правових актів, а також нові надходження періодики до бібліотек.

На даний час на сайтах державних органів влади представлена інформація потрібна для відповідного інформаційного забезпечення, хоча і є з деякими обмеженнями щодо надання відомостей службового характеру.

1.3 Нормативно-методична база органів регіонального управління

Нормативно-методична база документного забезпечення управління - це сукупність законів, нормативно-правових актів і методичних документів, які регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби документного забезпечення - її структуру, функції, штати, технічне оснащення та інші аспекти [18].

Нормативно-правова база регулює:

Правила оформлення документів.

Правила роботи з документами.

Забезпечення охорони документів.

Порядок передавання документів на архівне зберігання.

Роботу служби документного забезпечення (функції, структура, штати).

Запровадження нових інформаційних технологій у роботу з документами.

Роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу.

Справочинство за звереннями громадян.

Юридичні аспекти, пов'язані з документами [1].

Нормативно-методичну базу документного забезпечення діяльності органів управління складають такі групи документів:

законодавчі акти України, укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України;

нормативні та методичні документи, які розробляються державним комітетом архівів України та його галузевою інституцією -- Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства;

нормативно-правові, методичні документи, які утворюються органами законодавчої та виконавчої влади регіонального рівня;

організаційно-правові, розпорядчі та методичні документи, які розробляються конкретним органом регіонального управління [33].

Значна частина документів першої групи представлена Законами України (ЗУ), які регламентують головні аспекти документного забезпечення діяльності органів регіонального управління. Основними з них є: ЗУ «Про інформацію», ЗУ «Про звернення громадян», ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг», ЗУ «Про місцеве самоврядування в Україні», ЗУ «Про місцеві державні адміністрації».

Органи місцевого самоврядування є юридичними особами і наділяються ЗУ «Про місцеве самоврядування в Україні», ЗУ «Про службу в органах місцевого самоврядування» та іншими законами власними повноваженнями, у межах яких діють самостійно і несуть відповідальність за свою діяльність відповідно до закону. Органам місцевого самоврядування чинним законодавством можуть надаватися окремі повноваження органів виконавчої влади, у здійсненні яких вони підконтрольні відповідним органам виконавчої влади.

Важливе значення в організації документного забезпечення діяльності органів регіонального управління має інструкція з діловодства. На сьогодні процес документування діяльності органу регіонального управління, організація документування, зберігання документів й використання їхньої інформації регулюються такими нормативними документами:

* «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим», місцевих органах виконавчої влади» на підставі якої розробляється інструкція з діловодства конкретного органу регіонального управління для конкретизування вимог до створювання, опрацювання та зберігання документів [18].

* «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», яка встановлює правила опрацювання, зберігання звернень громадян [18].

До другої групи документів належать державні стандарти з оформлення управлінських документів. Це -- «ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» [18]. Даний стандарт веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему організаційно-розпорядчої документації, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні. За визначенням ДСТУ, для організаційно-розпорядчих документів встановлюється розміщення 32 реквізитів. В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до бланків [1].

Також такі класифікатори як «ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до його побудови» [4], «ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» [3].

Розглянувши склад нормативно-методичної бази документного забезпечення діяльності органів регіонального управління, можна визначити, що практично усі операції з документування та організування роботи зі службовими документами у цих органах регулюються відповідними законодавчими актами, нормативними та методичними документами.

Охарактеризувати нормативно-методичну базу як досконалу неможливо через ряд причин.

Основними її недоліками є:

відсутність нормативно-правового документа, регулюючого організацію документного забезпечення діяльності органів регіонального управління, розробленого на державному рівні спеціально для цих органів (наприклад, типової інструкції з діловодства та примірної номенклатури справ), а також методичних рекомендацій щодо застосування та розроблення відповідного документа;

нерозробленість та відсутність уніфікованих правил документування специфічних питань діяльності органів регіонального управління, наприклад підготовка та оформлення документів до проведення сесій рад та засідань виконавчого комітету ради;

невідповідність нормативно-методичних документів, розроблених у межах органу регіонального управління, сучасним вимогам до оформлення службових документів та правил організування роботи з ними [17].



Розділ 2. Вибір засобів реалізації поставленого завдання

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади, органів регіонального управління і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання завдань, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Це життєвий цикл електронних документів в організації, починаючи від їх отримання (введення, електронна пошта тощо), проходження в підрозділах зі зміною стану (доведений до відома, узгоджений, підписаний, в роботі, закритий і т.п.) і закінчуючи списанням в архів. [52].

Система електронного документообігу - це організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів в комп'ютерних мережах, а також забезпечує контроль над потоками документів організації. Це ПЗ, головними завданнями якого є організація та підтримка життєвого циклу електронних документів.

Головне призначення системи електронного документообігу (СЕД) - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. У СЕД реалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів.

Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з документами є діловодство.

На сьогоднішній момент необхідність здійснення належного діловодства та його вдосконалення, інформатизація та автоматизація чи не найбільш обговорюване питання в мережі Інтернет. Прочитавши декілька тем на форумах та в певних соціальних мережах можна зробити висновок, що нагальна потреба в автоматизації документаційних процесів зумовлена такими чинниками:

ускладнення функцій державного управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення та обробки;

раціоналізація роботи з документами - важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань;

забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами.

Організаційно-господарський відділ Жидачівської районної рада є структурним підрозділом виконавчого апарату районної ради, утворюється відповідно до рішення районної ради за пропозицією голови районної ради.

Відділ, при виконанні покладених на нього функцій взаємодіє з іншими відділами виконавчого апарату районної ради, постійними та тимчасовими депутатськими комісіями Жидачівської районної ради, управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами Жидачівської районної державної адміністрації.

Документування діяльності Організайно-господарського відділу полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто створенні документів.

Організаційно-господарський відділ Жидачівської районної ради займається організаційно-господарською документацією. До такої документації належать проекти розпоряджень голови районної ради з питань управлінської та організаційно-господарської роботи ради, а також інших документів та пропозицій, доручень керівництва районної ради, проекти планів роботи, проекти рішень, звернення депутатів, вхідна кореспонденція, звіти про виконання відповідних бюджетів і програм; взаємодію з органами місцевого самоврядування.

Обов'язковою умовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивності та здешевлення управлінської праці є механізація та автоматизація діловодних процесів. Механізація та автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: реєстрація і підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо. Ці етапи повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.

Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема, від організаційної структури органу управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості та змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК в органах державної влади створюються централізовані служби: сектори діловодства, комп'ютеризації і оргтехніки, друкарські та копіювальні бюро тощо. Від ефективності роботи таких підрозділів багато в чому залежить нормальна робота всієї установи. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

доцільність впровадження технічних засобів;

можливість придбання технічних засобів;

наявність придатних приміщень;

можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.

На сьогоднішній день існує безліч програм, які тим чи іншим чином намагаються зробити діловодний процес комп'ютеризованим та автоматизувати документообіг у різних установах. Існують такі сучасні програмні засоби автоматизації електронного документообігу, як, наприклад, системи "БОСС -Референт", "ДЕЛО", "Евфрат-документооборот", OPTiMA-WorkFlow, “Megapolis. Документооборот”, Lotus Notes, „Documentum”, кожна з яких має своє відповідне функціональне призначення.



Розділ 3. Практична реалізація

3.1 Характеристика організаційно-розпорядчих документів Жидачівської районної ради

Жидачівська районна рада є органом місцевого регіонального управління, який представляє спільні інтереси територіальних громад. Діяльність ради, її органів здійснюється відкрито та гласно, базується на колективному, вільному обговоренні та вирішенні питань, урахуванні громадської думки. На сесії, засіданнях її органів, можуть брати участь народні депутати України, депутати обласної ради, представники місцевих рад, органів виконавчої влади, трудових колективів, політичних партій, об'єднань громадян, засобів масової інформації.

Організаційно-господарський відділ Жидачівської районної ради є структурним підрозділом виконавчого апарату районної ради, утворюється відповідно до рішення районної ради за пропозицією голови районної ради.

Відділ, при виконанні покладених на нього функцій взаємодіє з іншими відділами виконавчого апарату районної ради, постійними та тимчасовими депутатськими комісіями Жидачівської районної ради, управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами Жидачівської районної державної адміністрації.

Організаційно-господарський відділ:

здійснює організаційно-господарське забезпечення діяльності апарату районної ради.

надає організаційну допомогу у підготовці й проведенні засідань постійних депутатських комісій, сприяє виконанню прийнятих рекомендацій, рішень.

здійснює підготовку проектів розпоряджень голови районної ради з питань управлінської та організаційної роботи ради, а також інших документів та пропозицій, доручень керівництва районної ради, та виходить із власними пропозиціями в межах компетенції відділу.

готує та подає на розгляд голові районної ради проекти планів роботи, інших заходів, які проводяться районною радою.

бере участь у підготовці проектів рішень районної ради та її президії.

проводить доопрацювання рішень районної ради, в які на сесіях вносилися відповідні зміни та доповнення.

забезпечує організаційний супровід розгляду депутатських запитів та звернень.

забезпечує підготовку протоколів та рішень сесій, комісій для підпису головою ради та головами комісій і відправку їх виконавцям та іншим адресатам.

сприяє депутатам районної ради у здійсненні їх повноважень.

готує інформації про хід виконання рішень районної ради, пропозицій, звернень депутатів.

забезпечує підготовку документів для відрядження працівників районної ради.

забезпечує розгляд кореспонденції, яка надходить у відділ та відповідей на неї.

організовує та бере участь у підготовці та проведенні заходів з відзначення урочистих подій держави, області та району.

забезпечує організаційну підготовку проведення робочих зустрічей керівництва районної ради.

забезпечує зберігання документації щодо діяльності районної ради та її виконавчого апарату, передає їх на державне зберігання в архів у встановленому порядку.

надає практичну допомогу місцевим радам у питаннях, що входять до компетенції відділу.

підтримує зв`язок з редакцією газети “Новий час” та проводового радіомовлення, щодо матеріалів які стосуються діяльності районної ради: сесій, засідань президії, постійних і тимчасових комісій районної ради, нарад у голови чи заступника голови районної ради.[31].

Організаційно-господарський відділ очолює начальник, який організовує роботу відділу.

Спостерігаючи за роботою служби діловодства даного відділу, можна зауважити, що документи, які циркулюють в організації, переважно організаційно-розпорядчого характеру, хоча разом з тим циркулює фінансово-облікова, кадрова та звітна документація. Документи, що використовуються в роботі адміністрації: розпорядження, рішення, інструкції, протоколи, положення, службові листи, довідки, заяви, доповіді, пояснювальні записки, звіти, зведення тощо. Організаційно-розпорядчі документи застосовуються при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності органів державної влади та управління, а також підвідомчих їм суб'єктів.

Управлінська діяльність Жидачівської районної ради здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, основне призначення яких -- регулювання діяльності, що дозволяє органу управління забезпечити реалізацію поставлених перед ними завдань. Видання розпорядчих документів районної ради визначається актами законодавства, положеннями про них. Підставами для прийняття розпорядчих документів в Жидачівській районній раді є: Конституція (254к/96-ВР) і Закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, а також проведення виконавчої й розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій.



3.2 Впровадження електронного документного ресурсу Megapolis™. Документообіг у Жидачівській районні раді

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади, органів регіонального управління і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання завдань, не пов'язаних з обслуговуванням громадян[52].

Головне призначення системи електронного документообігу (СЕД) - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії.У СЕД реалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів.

У Жидачівській районні раді впроваджена система електронного документообігу Megapolis™. Документообіг.

Megapolis™ Документообіг - є комплексним програмним рішенням для створення систем управління документами та автоматизації ділових процесів. Система охоплює всі етапи життєвого циклу документів - від підготовки проектів до організації архівного зберігання документів із забезпеченням функцій електронного архіву та електронного цифрового підпису.

Існує дві версії Megapolis™ Документообіг: повна (платна) та в демо-версія. Оскільки фінансування програмного забезпечення відбувається за рахунок державного бюджету, то для опрацювання документів для виконання даної курсової роботи було обрано саме демо-версію. Різниця демо-версії від повної полягає у меншій кількості функцій для опрацювання документів.

Рис. 1. Головне меню демо-версії документного онлайн-ресурсу Megapolis™. Документообіг

Система Megapolis™.Документообіг призначена для вирішення наступних завдань:

організація електронного архіву документів з наданням потужних пошукових засобів і механізмів спільної роботи з документами;

забезпечення автоматизації складних ділових процесів в організації (workflow);

організація єдиного інформаційного простору для організації з розподіленою структурою;

автоматизація завдань діловодства та контролю виконавчої дисципліни;

підготовка проектів документів, реєстрації, формування резолюцій, доведення документів до виконавців, фіксації ходу виконання, контролю виконання, автоматизація функцій ведення паперового архіву;

організація роботи зі зверненнями громадян;

формування різноманітної статистичної й аналітичної звітності [52].



Рис. 2. Панель завдань СЕД Megapolis™. Документообіг

Дану програму можна налаштовувати для кожного працівника індивідуально.

Рис. 3. Вікно налаштування програми

Автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства у Жидачівській районні раді та її відділах, засобом підвищення ефективності та здешевлення управлінської діяльності. Можна помітити, що автоматизація використовується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

Комплекс програмно-технічних засобів підсистеми діловодства та контролю СЕД “Megapolis™ забезпечує збирання, обробку та передачу інформації в електронному вигляді, сумісному з інформаційними системами органів державного управління. Керівництво Жидачівської районної ради та її підрозділи несуть відповідальність за ефективність та дотримання посадовими особами правил використання засобів автоматизованої обробки інформації, а також знання посадовими особами правил користування в межах їх службових обов'язків програмно-технічними засобами СЕД “Megapolis™.

Реєстрація документу є фіксуванням факту створення або надходження документу шляхом позначення на ньому реєстраційного номеру з подальшим веденням в електронній базі даних діловодства “Megapolis™ (далі - БДД “Megapolis™) Жидачівської районної ради, відповідних відомостей про цей документ. Приймання вхідних документів, що надійшли до центрального апарату Жидачівської районної ради та призначені для опрацювання, здійснюється в загальному відділі спеціально призначеними для цього працівниками (діловодами) або іншим співробітником за вказівкою працівника підрозділу. Рух документів за резолюціями керівника в межах підрозділу фіксується діловодом у БДД “Megapolis™ центрального функціонального вузла автоматизованої інформаційної системи (АІС). За допомогою СЕД Мегаполіс можна створювати новий документ в середині програми та додавати в ресурс вже існуючий документ.

Рис. 4. Процес онлайн-створення нового документа



Рис. 5. Вигляд створеного документа

Документи, що підлягають реєстрації, розподіляються в БДД “Megapolis™ згідно з класифікатором за: видом, обмеженням доступу, типом та категорією контролю. Деякі документи реєстрації не підлягають. В інформаційному середовищі БДД “Megapolis™ документи ідентифікуються за усіма їх реєстраційними атрибутами, передбаченими структурою інформаційного фонду підсистеми діловодства та контролю АІС адміністрації.



Рис. 6. Внутрішня класифікація документів

Програма Мегаполіс передбачає не лише роботу з документами, а й внутрішнє листування, створення списку працівників, створення завдань та справ в календарі, обговорення та створення звітів.



Рис. 7. Відправлення внутрішнього листа

Рис. 8. Створення завдання у СЕД Мегаполіс



На даному серсері присутня внутрішня пошукова система:

Рис. 9. Результати пошуку у внутрішній пошукові системі

У Жидачівській районні рад як і у інших органах регіонального управління, циркулює переважно організаційно-розпорядча документація. Всю документацію можна поділити на різні види. Створюю папки для кожного виду документа та групую їх у створені папки.

Рис. 9. Вигляд створеного онлайн-ресурсу документів

Під час виконання практичної реалізації було показано принцип роботи онлайн-ресурсу Megapolis™.Документообіг на прикладі роботи Жидачівської районної ради. Даний ресурс підлягає подальшому користуванню.



Висновок

Зміст основної профільної діяльності органів регіонального управління полягає у його документаційних відносинах з державними органами та громадянами. Водночас характер цих відносин, а також документування внутрішньообігової управлінської інформації, організування роботи зі службовими документами (обсяги потоків яких у зазначених органах мають сталу тенденцію до збільшення) залишаються невивченими. Актуальність такого дослідження зумовлюється впровадженням нових інформаційних технологій у діяльність державних органів, методів інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень, нових підходів до організування діловодних процесів. Ці напрями діяльності у поєднанні із традиційною технологією діловодства в органах регіонального управління у межах дослідження названо документаційним забезпеченням діяльності зазначених органів.

На сьогодні документне забезпечення діяльності органів регіонального управління регламентується низкою законодавчих актів, нормативних та методичних документів, які розробляються як на державному рівні, так і на місцевому (зокрема державними архівами областей). Основним документом, який унормовує документування та організування роботи зі службовими документами у відповідних органах, є індивідуальна інструкція з діловодства, розроблена на підставі «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» . Незважаючи на те, що у цілому всі діловодні процеси, які здійснюються в органі регіонального управління, регламентовані, низка питань, що стосуються організації документного забезпечення діяльності саме цих органів, потребує вирішення шляхом видання загальнодержавних нормативно-методичних документів, зокрема із врахуванням специфіки прийняття ними рішень як колегіальними органами.

Усі документи в Жидачівської районної ради готуються з дотриманням загальноприйнятих вимог. При роботі із документацією Жидачівська районна рада посилається на ЗУ "Про місцеве самоврядування в Україні", ЗУ «Про службу в органах місцевого самоврядування» та іншими законами України, актами Президента України, КМУ та нормативно-правовими документами.

Районна рада створює належні умови для ефективної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечує приміщенням, сучасними засобами оргтехніки та зв'язку, нормативними актами з питань компетенції відділу.

Раціональним є застосування електронних шаблонів видів документів, які створюють у діяльності органів регіонального управління, що дозволяє підвищити рівень складення текстів, оформлювання інших реквізитів документа, уніфікувати та прискорити процес підготовки службових документів. Важливим є вирішення питання щодо раціонального та оперативного проходження документів в апараті органу, оптимізації маршруту руху яких сприятиме чітке розмежування компетенції між головою органу упрвління та його заступниками, керівниками й заступниками відділів, працівниками служби документного забезпечення. Одним з важливих напрямів діяльності в службі документного забезпечення органу регіонального управління є контроль за виконанням документів, належне організування якого у кінцевому підсумку забезпечить реалізацію інтересів територіальної громади.

Основними перспективними напрямами документного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування в Україні слід вважати: використання електронних інформаційних ресурсів, зокрема веб-ресурсів органів державної влади в діяльності органів регіонального управління, а також засобів Інтернет, зокрема в роботі зі зверненнями громадян, забезпечення прозорості функціонування органу та його зв'язку з територіальною громадою шляхом розміщення на сайті органу необхідних організаційних та розпорядчих документів; проведення перевірок стану документного забезпечення діяльності органів регіонального управління з боку державних архівів областей, систематичне консультування ними служб документного забезпечення органів регіонального управління та проведення занять з їх персоналом з питань організації діловодства та роботи архівних підрозділів.

Дослідивши процеси документування та інформаційного забезпечення у сучасних органах регіонального управління (на прикладі Жидачівської районної ради) можна зробити наступні висновки:

1) У Жидачівській районній раді, як і у інших органах регіонального управління, циркулює переважно організаційно-розпорядча документація. Управлінська діяльність здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, основне призначення яких -- регулювання діяльності, що дозволяє органу управління забезпечити реалізацію поставлених перед ним завдань.

2) Прослідкувавши систему інформаційного забезпечення, можна зробити висновок, що вона не є досить досконалою. Передусім службовці держапарату мають отримати знання та уміння щодо розширення кола джерел інформації, які беруться до уваги під час прийняття рішень, здійснення відбору необхідної інформації, перевірки її на достовірність, аналізу альтернативної інформації, налагодження зворотного зв'язку тощо. З цього логічно випливає, що інформаційне забезпечення районної ради вимагає суттєвого вдосконалення.

3) Позитивним в роботі Жидачівської районної ради є впровадження системи електронного документообігу, яка значно спростила роботу з документами. Зокрема, дана система полегшила виконання завдань держслужбовцям, які займаються обробкою інформації, забезпечила керівникам і персоналу, відповідальному за документування, досягнення нового якісного рівня у вирішенні певних завдань.



Список використаної літератури

1. ДСТУ 4163--2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. -- [Чинний від 2003-09-01]. -- К.: Держспоживстандарт України, 2003. -- 22 с.

2. ДСТУ 3843--1999. Державна уніфікована система документації. Основні положення. -- [Чинний від 2000-01-07]. -- К.: Держспоживстандарт України, 2000. -- 26 с.

3. ДСТУ 2392--1994. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. -- [Чинний від 1994-02-03]. -- К.: Держспоживстандарт України, 1996. -- 23 с.

4. ДСТУ 010--1998. Державний класифікатор управлінської документації. -- [ Чинний від 1998-09-02]. -- К.: Держспоживстандарт України, 1998. -- 50 с.

5. Про місцеве самоврядування в Україні: Закон України, 21 трав. 1997 р. // Відом. Верховної Ради України. -- 1997. -- № 24. -- Ст. 170.

6. Про електронні документи та електронний документообіг Закон України, 31 травння 2005 // Відом. Верховної Ради України. -- 2005. -- № 26. -- Ст. 349.

7. Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації: Постанова Кабінету Міністрів України, за станом на 14 квітня 1997р. №348 // Офіц. вісн. України. -- 1997. -- № 4. -- С. 202.

8. Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: Постанова Кабінету Міністрів України, за станом на 17 жовтня 1997 р. № 1153 // Офіц. вісн. України. -- 1997. -- № 43. -- С. 50.

9. Актуальні проблеми формування органів місцевого самоврядування в Україні /Програма «Центр державного та місцевого самоврядування в Україні». Ї Ужгород, 1997. Ї 287 с.

10. Аналітико-інформаційне обслуговування органів влади: прогр. курсу та навч.-метод. матеріали / Укл.: Н.М. Кушнаренко, Л.С. Северин; Харк. держ. акад. культури. -- Х.: ХДАК, 2005. -- 27 с.

11. Асєєв Г.Г. Концептуальні підходи до проблем управління документацією / Г.Асєєв // Вісн. Кн. палати . Ї 2004. Ї № 7. Ї С. 25-27.

12. Бездрабко В.В. Проблеми державного управління та наукове забезпечення документально-комунікаційного циклу: обговорення триває / В. Бездрабко // Вісн. Кн. палати . Ї 2006. Ї № 7. Ї С. 50-52.

13. Винокурова Ф.А. До питання особливостей ведення діловодства в районних державних адміністраціях / Ф.А. Винокурова // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. Ї 2005. Ї № 2. Ї С. 16-19.</p><p style="text-align:justify">.

14. Горовий В., Нечай М. СІАЗ: обслуговування владних структур [Електронний ресурс] // Матеріали науково-теоретичної конференції. Ї Режим доступу: http: www.untitled.ulstu.ua./lib/gо</p><p>.

15. Інформаційно-аналітичне забезпечення районної державної адміністрації [Електронний ресурс] // Національна академія державного управління при Президентові України. Ї Режим доступу: www.academy.gov.ua/ej5/txts/.htm.

16. Кулєшов С. Документаційні ресурси інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень у місцевому органі державної влади / С. Кулєшов // Наукові праці національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського. Ї К. Ї 2007. Ї № 18. Ї С. 231-240.

17. Марчук Ю. Проблематика організації органів державного управління / Ю. Марчук // Вісн. Кн. палати. Ї 2005. Ї № 2. Ї С. 32-34.

18. Марчук Ю. Документознавство і актуальні проблеми державного управління / Ю. Марчук // Вісн. Кн. палати. Ї 2007. Ї № 1. Ї С. 50-51.

19. Мороз В. Від традиційної інформатизації до методологічного вдосконалення державного управління / В. Мороз // Персонал . Ї 2005. Ї № 5. Ї С. 52-56.

20. Організаційно-розпорядча документація [Електронний ресурс] // Діловодство в Україні. Ї Режим доступу: http: www.dilovodstvo.ua.

21. Пархоменко В.П. Інформаційне забезпечення місцевого самоврядування при наданні послуг населенню: автореф. дис. ... канд. наук з держ. управлiння: 25.00.04 / В.П. Пархоменко. Ї Х. Ї 2009. Ї 18 с.

22. Петрова І.О. Документаційне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування в Україні: сучасний стан та перспективи розвитку: автореф. дис. канд. iст. наук / І.О. Петрова. Ї К., 2008. Ї 19 с.

23. Савицький В.Т. Документаційне забезпечення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування України / В.Т. Савицький. Ї К.: КНТ, 2008. Ї 324 с.

24. Сенченко В. Питання інформатизації органів місцевого самоврядування / В.Сенченко // Економіст. Ї 2007. Ї № 9. Ї С. 54-55.

25. Северин Л.С. Аналітико-інформаційне обслуговування органів місцевого самоврядування / Л.С. Северин // Громада і влада: Довірчі взаємини. Кращі практики місцевого самоврядування. Ї К., 2004. Ї № 1. Ї С. 45-47.

26. Тимків В.М. Структура моделі ефективності діяльності органів місцевого самоврядування / В.М. Тимків // Економіка та держава. Ї 2009. Ї № 3. Ї С. 81-84.

27. Уманський Ю.В. Інформація як основа інформаційно-аналітичного забезпечення державного управління / Ю.В. Уманський // Економіка та держава. Ї 2007. Ї № 11. Ї С. 87-88.

28. Федорук А. Інформаційне забезпечення органів влади / А. Федорук // Наукові праці національної бібліотеки імені В.І. Вернадського. Ї К., 2005. Ї № 14. Ї С. 108-119.

29. Федорук А. Організація роботи органів місцевого самоврядування та їх посадових осіб / А. Федорук [Електронний ресурс] // Vuzlib: економико-правовая библиотека. Ї Режим доступу: www.vuzlib.net/beta3/html/1/.

30. Megapolis™.&quot; Документообіг&quot. Система електронного документообігу. [Електронний ресурс] // Softline: технології успіху. Ї Режим доступу: http: www.softline.kiev.ua.

Размещено на Allbest.ru

...