Технологический процесс обработки информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

ТУЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ИНФОРМАТИКИ

Кафедра Информатики и информационной безопасности

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель практики Борисов

Александр Николаевич

ОТЧЕТ

о прохождении преддипломной практики

Специальность «Прикладная информатика

в экономике»

Слушатель Лазнёва Анна Васильевна

Руководитель практики Шуляк Олеся Анатольевна

Тула 2012

Содержание

Введение

1. Общая характеристика места практики

2. Особенности технологического процесса обработки информации

2.1 Система управления предприятием. Уровень автоматизации предприятия

2.2 Перечень функциональных подсистем предприятия

2.3 Технические средства информатизации

3. Программное обеспечение

3.1 Краткое описание программного средства

3.2 Базы данных

3.3 Информационные технологии

4. Описание и разработка программных модулей

4.1 Описание входной и выходной информации

4.2 Организация и ведение информационной базы

4.3 Описание программы

Введение

информация отчетность программа модуль

Практическая работа менеджера обычно включает большое количество мелких рутинных операций и действий, которые следует выполнять быстро и окончательно. Регулярные переделки уже сделанного и/или накапливание простых нерешенных вопросов создают проблемы даже для опытных специалистов.

Среди прикладных программных продуктов в настоящее время большое место занимают специализированные программы для решения частных задач организационного и товарного учета. В настоящее время на рынке программных продуктов существует масса различных программ для решения данной задач, например,

2) «Галактика ERP »,

3) «Парус»,

4) «1С: Торговля+склад 7.7» и т.д.

Так как организайция ООО «АсСнабжение» небольшая, нет смысла приобретать мощную программу для ведения учета.

Программа дипломного проекта предназначена для ввода, хранения и обработки информации о событиях и выдачи отчетности. Использование программы, разработанной в дипломном проекте, позволит упростить процесс учета за счёт автоматизации.

1. Общая характеристика места практики

Качественные строительные и отделочные материалы являются в прямом и в переносном смысле фундаментом строительства. Основой рынка строительных и отделочных материалов на сегодняшний день являются материалы такие как: сухие смеси, утеплители, гидроизоляция, стеновые материалы и другие разновидности строительных и отделочных материалов. На данный момент многие фирмы занимаются производством и продажей строительных материалов в Москве в связи с активно ведущимися работами по строительству.

ООО «АсСнабжение», занимающееся продажей строительных и отделочных материалов, активно работает на российском рынке в сфере строительных материалов с 2010 года и на данный момент представляет собой динамично развивающуюся организацию. Компания имеет ряд неоспоримых преимуществ по сравнению с другими компаниями, занимающимися продажей строительных и отделочных материалов. Компания ООО «АсСнабжение» пользуется услугами ограниченного круга поставщиков материалов, обеспечивающих соблюдение стандартов качества поставляемой продукции. Важнейшим преимуществом является то, что компания имеет дилерские отношения со многими крупными заводами производителями такими как Изорок, Термолайф, Роквул, РКРЗ, Технониколь, Основит, Волма, Боларс и другими. Удобное расположение, наличие собственного автопарка позволяют осуществлять оперативную доставку и продажу строительных и отделочных материалов потребителю.

ООО «АсСнабжение» имеет свой собственный склад, что является важным фактором для покупателей, которые приобретают материал мелким оптом. Основным же направление компании является крупно оптовые поставки основным застройщикам Москвы.

Местоположение: 123098, Москва, ул. Новощукинская д.7, корпус 1.

2. Особенности технологического процесса обработки информации

Построение технологического процесса определяется следующими факторами: особенностями обрабатываемой экономической информации, ее объемом, требованиями к срочности и точности обработки, типами, количеством и характеристиками применяемых технических средств. Они ложатся в основу организации технологии, которая включает установление перечня, последовательности и способов выполнения операций, порядка работы специалистов и средств автоматизации, организацию рабочих мест, установление временных регламентов взаимодействия и т.п. Организация технологического процесса должна обеспечить его экономичность, комплексность, надежность функционирования, высокое качество работ. Это достигается использованием системотехнического подхода к проектированию технологии решения экономических задач. При этом имеет место комплексное взаимосвязанное рассмотрение всех факторов, путей, методов построения технологии, применение элементов типизации и стандартизации, а также унификации схем технологических процессов.

Технология автоматизированной обработки экономической информации строится на следующих принципах:

* интеграции обработки данных и возможности работы пользователей в условиях эксплуатации автоматизированных систем централизованного хранения и коллективного использования данных (банков данных);

* распределенной обработки данных на базе развитых систем передачи;

* рационального сочетания централизованного и децентрализованного управления и организации вычислительных систем;

* моделирования и формализованного описания данных, процедур их преобразования, функций и рабочих мест исполнителей;

* учета конкретных особенностей объекта, в котором реализуется машинная обработка экономической информации.

2.1 Система управления предприятием. Уровень автоматизации предприятия

Все функциональные подсистемы предприятия находятся в строго определенном функциональном взаимодействии. Структура функциональной зависимости имеет в основном иерархический вид (Приложение А).

1. Непосредственно генеральному директору предприятия подчиняются должностные лица, основные подразделения и службы:

- старший менеджерский состав (руководители отделов),

- бухгалтерия,

- кладовщик, курьер,

- офис-менеджер,

- логисты,

- системный администратор.

2. Руководителям отделов:

- менеджеры,

- помощники менеджеров.

ООО «АсСнабжение» серьезно относится к проблеме автоматизации. В настоящее время на предприятии функционируют более 100 персональных компьютеров (ПК), объединенных в локальную вычислительную сеть и выполняющих различного рода задачи.

ПК установлены практически в каждом подразделении предприятия. С использованием ПК ведется документооборот, бухгалтерский учет, складской учет.

Для решения различного рода задач применяется разнообразное программное обеспечение: офисные системы, системы бухгалтерского учета, системы автоматизированного проектирования, системы разработки технологических процессов и д.р.

За годы развития информационных систем предприятия были приобретены и созданы различные базы данных: информационно-правовые базы, базы материалов, справочники по ремонту и техническому устройству и т.д.

Вычислительная техника и программное обеспечение на предприятии отвечает самым современным стандартам. Регулярно проводятся модернизации оборудования и программного обеспечения.

2.2 Перечень функциональных подсистем предприятия

Все функциональные подсистемы предприятия находятся в строго определенном функциональном взаимодействии. Структура функциональной зависимости имеет в основном иерархический вид.

Организационная структура ООО «АсСнабжения».

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляет Генеральный директор, действующий на основании Устава. Он входит в состав Администрации.

Бухгалтерия состоит из Главного бухгалтера, его Заместителя и бухгалтера. Главный бухгалтер отвечает за правильное ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с действующим законодательством.

К административно-хозяйственной части относятся заведующая складом, курьер, также штатным расписанием предусмотрены должности секретаря-делопроизводителя, водителя-механика и уборщицы.

Отдел логистики состоит из двух специалистов. В их обязанности входит поиск поставщиков, организация отгрузки товаров, анализ цен на приобретаемые для последующей перепродажи товары.

Отдел продаж состоит из двенадцати человек. Отдел продаж делиться на следующие отделы: Отдел теплоизоляции, Отдел гидроизоляции, Отдел сухих смесей, Отдел комплексных поставок и Отдел стеновых материалов. В обязанности менеджеров входит:

· Поддержание и развитие клиентской базы

· Активный поиск и привлечение клиентов

· Заключение договоров (коммерческих сделок)

· Контроль за ходом сделки

· Работа с поставщиками

· Консультирование клиентов по материалу

· Ведение отчетной документации

2.3 Технические средства информатизации

На предприятии функционирует локальная вычислительная сеть. Сеть объединяет ПК, расположенные в нескольких помещениях. В зданиях проложена витая пара 5 категории. Активное оборудование позволяет передавать данные в пределах здания со скоростью от 100 Мбит до 1 Гбит.

В сети функционируют компьютеры следующих характеристик:

Тип ЦП:	Core i3-3220 / HD Graphics 2500 / DVDRW / WiFi
Объем оперативной памяти	4 Gb
Жесткие диски	500 Gb

Тип ЦП:	Pentium G630 / HD Graphics / DVDRW
Объем оперативной памяти	2 Gb
Жесткие диски	250 Gb

Машинная обработка включает в себя: сбор, регистрацию, передачу и хранение исходных данных, подготовку этих данных для ввода в ЭВМ, непосредственно ввод данных, обработку данных в процессе решения, выдачу результатной информации и передачу информации пользователям.

Средства сбора информации:

Эксплуатационный способ: представитель отдела приходит с набором документов и узнает окончательный вид обработки информации и делает заказ (количество экземпляров).

Компьютерная сеть: по сети из разных подразделений передаются компоненты документов требующих доработки, создания новых вариантов.

Накопители на гибких магнитных дисках, жестких дисках или на компакт дисках.

Сеть Интернет: получение данных с сайтов Сети и с помощью электронной почты.

Факс модемная, модемная связь: факс модемная связь ведет передачу только текстовой и графической информации, а модемная связь ведет передачу любого вида информации.

Телефонная передача информации.

Почта (журналы, газеты).

3. Программное обеспечение

Во время прохождения практики я познакомилась с программными средствами установленными на ПК ООО «АсСнабжение».

Основными ОС являются: - Windows ХР, Seven.

В ООО «АсСнабжение» используется ряд прикладных программных продуктов:

Системы управления предприятием и бухгалтерские системы:

- Клиент банк;

- Инфо-бухгалтер;

- 1С Предприятие 8.2.

Текстовые процессоры:

- Microsoft Office 2003, 2007.

Системы автоматизированного проектирования:

- AutoCad;

- Компас График.

Программы для работы с Интернетом:

- Explorer, Орега, Firefox - Браузеры;

- The Bat - электронная почта;

В перечень алгоритмических языков, используемых специалистами в отделе информационных технологий, входят такие языки программирования, как Delphi 7.0, Borland C++, C Builder для разработки приложений по ОС Windows.

3.1 Краткое описание программного средства

На предприятии функционируют несколько информационных систем: 1С: Предприятие, 1С: Зарплата, Кадровый учет. В качестве отдельной информационной системы можно выделить и подключение к сети Интернет и использование электронной почты.

1С: Предприятие основано на SQL-технологии. Основная база находится на сервере сети. Пользователи со своих рабочих станций подключаются к базе, вводят и корректируют данные, получают отчеты. Сервер следит за целостностью и сохранностью данных. Фактически, пользователи работают с копией данных - так что их утеря практически исключена.

3.2 Базы данных

На предприятии используются Microsoft SQL Server 2005. Microsoft SQL Server -- система управления реляционными базами данных (СУБД), разработанная корпорацией Microsoft. Основной используемый язык запросов -- Transact-SQL, создан совместно Microsoft и Sybase. Transact- SQL является реализацией стандарта ANSI/ISO по структурированному языку запросов (SQL) с расширениями. Используется для работы с базами данных размером от персональных до крупных баз данных масштаба предприятия. Версия SQL Server 2005 обеспечивает возможность подключения пользователей через веб-сервисы, использующие протокол SOAP. Это позволяет клиентским программам, не предназначенным для Windows, кроссплатформенно соединяться с SQL Server. Компания Microsoft также выпустила сертифицированный драйвер JDBC, позволяющий приложениям под управлением Java (таким как BEA и IBM WebSphere) соединяться с Microsoft SQL Server 2000 и 2005. Также SQL Server поддерживает зеркалирование и кластеризацию баз данных. Кластер сервера SQL -- это совокупность одинаково конфигурированных серверов; такая схема помогает распределить рабочую нагрузку между несколькими серверами. Все сервера имеют одно виртуальное имя, и данные распределяются по IP-адресам машин кластера в течение рабочего цикла. Также в случае отказа или сбоя на одном из серверов кластера доступен автоматический перенос нагрузки на другой сервер. SQL Server поддерживает избыточное дублирование данных по трем сценариям: Снимок: Производится «снимок» базы данных, который сервер отправляет получателям. История изменений: Все изменения базы данных непрерывно передаются пользователям. Синхронизация с другими серверами: Базы данных нескольких серверов синхронизируются между собой. Изменения всех баз данных происходят независимо друг от друга на каждом сервере, а при синхронизации происходит сверка данных. Данный тип дублирования предусматривает возможность разрешения противоречий между БД. В SQL Server 2005 встроена поддержка.NET Framework. Благодаря этому хранимые процедуры БД могут быть написаны на любом языке платформы.NET, используя полный набор библиотек, доступных для.NET Framework, включая Common Type System (система обращения с типами данных в Microsoft.NET Framework). Однако, в отличие от других процессов,.NET Framework, будучи базисной системой для SQL Server 2005, выделяет дополнительную память и выстраивает средства управления SQL Server вместо того, чтобы использовать встроенные средства Windows. Это повышает производительность в сравнении с общими алгоритмами Windows, так как алгоритмы распределения ресурсов специально настроены для использования в структурах SQL Server. SQL Server 2008 направлен на то, чтобы сделать управление данными самонастраивающимся, самоорганизующимся и самообслуживающимся механизмом -- для реализации этих возможностей были созданы технологии SQL Server Always On. Это позволит уменьшить до нуля время нахождения сервера в нерабочем состоянии. В SQL Server 2008 была добавлена поддержка структурированных и частичноструктурированных данных, включая цифровые форматы для изображений, звуков, видео и других типов мультимедиа. Поддержка мультимедиа-форматов внутри СУБД позволила специализированным функциям взаимодействовать с этими типами данных. Кроме этого, были включены специализированные форматы даты и времени и пространственный (англ. Spatial) тип для пространственно зависимых данных. Для неструктурированных данных были добавлены специализированные типы, например, тип File. Для повышения эффективности администрирования в SQL Server были включены библиотеки Declarative Management Framework, позволяющие распределять полномочия для баз данных или отдельных таблиц. Были улучшены методы компрессии данных. SQL Server Katmai поддерживает набор библиотек ADO.NET Entity Framework и средства оповещения, репликации и определения данных.

3.3 Информационные технологии

Внедрение АС на предприятие предполагает машинную обработку различного рода информации.

Машинная обработка включает в себя: накопление, регистрацию, передачу и хранение информации, подготовку исходных данных для ввода в ЭВМ, обработку данных в процессе решения, выдачу результатной информации и передаче ее пользователю.

Существует много средств сбора информации:

? Эксплуатационный способ - представитель каждого отдела, приходит с определенным набором документов и узнает окончательный вид обработки информации и делает свой заказ (указывает количество экземпляров).

? Большинство подразделений тесно связаны меду собой: отдел сбыта, бухгалтерия, планово-экономический отдел, отдел труда и заработной платы. Так как они имеют общие задачи, то решаются с помощью компьютерной сети. По ней из разных подразделений передаются компоненты документов требующих доработку. Сеть значительно упростила и ускорила работу всех подразделений.

? В зависимости от вида информации ее хранение осуществляется в печатной форме, в виде фалов на магнитных носителях, компакт дисках, на сервере, рабочих станций, часть накопленной информации упаковывается и хранится во внешней памяти.

? Для получения и передачи информации из различных уголков страны используется несколько видов связей. Сеть Internet и электронная почта. Предприятие имеет несколько электронных ящиков, на которых приходят письма, формы документов, бланков и программ.

? Факс модемная, модемная связь - факс модемная связь ведет передачу только текстовой и графической информации, а модемная связь ведет передачу любого вида информации.

? Телефонная передача информации.

? Почта (журналы, газеты).

Регистрация информации - вся информация размещается в разных местах, и у каждого подразделения ведется свой журнал учета информации. (регистрация документов проходящих через отдел информационных технологий записывается в специальном журнале регистраций, который ведет секретарь директора, для учета времени использования канала связи Internet также ведется отдельный, специальный журнал).

Обработка информации осуществляется в памяти ЭВМ на рабочих станциях с помощью специальных прикладных программ.

Вывод информации на печать может производиться на нескольких принтерах по сети.

Поддержка работоспособности компьютерной аппаратуры, локальной сети и программного обеспечения осуществляется Отделом Информационных Технологий (ОИТ).

4. Описание и разработка программных модулей

4.1 Описание входной и выходной информации

Входной информацией является обращение клиента в офис организации.

По результатам обработки запроса от клиента ему выставляется счет (Приложение Б) который содержит: наименование номенклатуры, количество, цену, дату продажи и сведения о заказчике. Одновременно с обращение клиента заполняются сведения о нем: Наименование, ИНН, банковские реквизиты.

4.2 Организация и ведение информационной базы

База данных проекта содержит 11 таблиц: Вид деятельности - содержит сведения об видах деятельности, Воздействие - содержит сведения о способах обращения, Группы_к - хранит сведения об группах контрагентов, Контрагенты - хранит сведения об контрагентах, имеет связь с таблицей «Группы_к», Запросы - хранит сведения о запросах, Контакт_инфо - содержит сведения о контактах контрагента, имеет связь с таблицей «Контрагенты», Контакты - хранит сведения об контрагенте, имеет связь с таблицей «Контрагенты», Свойства контрагентов - содержит перечень свойств для контрагентов, Свойства_инфо - содержит сведения о контакте, имеет связь с таблицей «Контакт_инфо», Сотрудники - содержит сведения о сотрудниках организации, Статус запроса - содержит сведения о статусах запросов. Структура таблиц представлена в таблицах 1-11.

Таблица 1

Вид деятельности

	Наименование	Тип	Размер
1	id	числовой	key
2	kod	текстовый	6
3	name	текстовый	50
4	koment	текстовый	150

Таблица 2

Воздействие

	Наименование	Тип	Размер
1	id	числовой	key
2	name	текстовый	100

Таблица 3

Группы_к

	Наименование	Тип	Размер
1	id	числовой	key
2	kod	текстовый	6
3	name	текстовый	50
4	koment	текстовый	150

Таблица 4

Запросы

	Наименование	Тип	Размер
1	id	числовой	key
2	klient	числовой	-
3	kontakt	числовой
4	data_n	текстовый	10
5	nomer	текстовый	6
6	status	числовой
7	cel	текстовый	250
8	vid_d	числовой
9	vizd	числовой
10	otv	числовой
11	potenc	текстовый	50
12	info	числовой

Таблица 5

Контакт_инфо

	Наименование	Тип	Размер
1	id	числовой	key
2	fid	числовой
3	name	текстовый	50
4	dolh	текстовый	150

Таблица 6

Контакты

	Наименование	Тип	Размер
1	id	числовой	key
2	fid	числовой
3	kod	числовой
4	name	текстовый	50
5	znak	текстовый	100

Таблица 7

Контрагенты

	Наименование	Тип	Размер
1	id	числовой	key
2	fid	числовой	-
3	kod	текстовый	6
4	tip	текстовый	10
5	name	текстовый	50
6	INN	текстовый	13
7	ful_name	текстовый	150
8	komment	текстовый	200
9	osnov_men	числовой

Таблица 8

Свойства контрагентов

	Наименование	Тип	Размер
1	id	числовой	key
2	kod	текстовый	6
3	name	текстовый	50

Таблица 9

Свойства_инфо

	Наименование	Тип	Размер
1	id	числовой	key
2	fid	числовой
3	kod	числовой
4	name	текстовый	50
5	znak	текстовый	100

Таблица 10

Сотрудники

	Наименование	Тип	Размер
1	id	числовой	Key
2	name	текстовый	100

Таблица 11

Статус запроса

	Наименование	Тип	Размер
1	id	числовой	key
2	name	текстовый	100

4.3 Описание программы

Для запуска программы необходимо запустить загрузочный файл Project.exe. После запуска файла на экране появится главная форма работы программы, на которой расположены меню и кнопки а также журнал произведенных операций (рисунок 1).

Рисунок 1 Главное окно программы

Для продолжения работы необходимо выбрать один из пунктов меню.

Перед тем, как начать работу с программой, следует заполнить начальные справочники- классификаторы «Свойства контрагентов», «Вид деятельности», «Воздействия», «Статусы запросов» выбрав соответствующие пункты меню.

Выбор справочников-классификаторов происходит из пункта меню «Справочники» - «Классификаторы» затем необходимо выбрать интересующий нас справочник. Рисунок 2-5.

Рисунок 2 Справочник-классификатор «Свойства контрагентов»

Рисунок 3 Справочник-классификатор «Вид деятельности»

Рисунок 4 Справочник-классификатор «Воздействие»

Рисунок 5 Справочник-классификатор «Статусы запросов»

После заполнения минимально необходимой справочной информации можно приступать к основным функциям программы.

Выбрав пункт меню «Справочники» - «Контрагенты» на экране откроется окно справочника контрагентов (рисунок 6).

Рисунок 6 Общий вид окна справочника контрагентов

Для добавления записи необходимо нажать на кнопку «Добавить» на панели меню. После чего откроется окно с необходимыми полями (рисунок 7) после заполнения которых надо нажать на кнопку «ОК» или «Записать» - «Закрыть». Если нажать на кнопку «Закрыть» прежде надатия на кнопку «Записать» данные небудут сохранены, а форма добаления закроется.

Рисунок 7 Необходимые поля ввода сведений о контрагенте

Также необходимо заполнить справочник сотрудников организации. Для этого необходимо выбрать пункт меню «Справочники» - «Сотрудники» после чего на экране откроется справочник сотрудников (рисунок 8).

Рисунок 8 Справочник сотрудников организации

Для обработки поступившего запроса от клиента необходимо выбрать пункт меню «Действия» - «Запрос от клиента». После чего на экране откроется форма для добавления сведений о запросе (рисунок 9).

Рисунок 9 Необходимые поля для ввода сведений о поступившем запросе

После заполнения всех полей необходимо нажать на кнопку «Записать» чтобы сохранить внесенные данные или сделанные изменения, а затем «Закрыть» после закрытия формы в окне главного окна (рисунок 1) отобразятся сделанные изменения.

Приложение А

Структура управления ООО «АсСнабжение»

Размещено на Allbest.ru

...