Базы данных. Создание форм и отчетов (на примере ACCESS). Описание программы ведения электронной школьной документации

1.3 Заполнение таблицы Предметы

Данная таблица служит в роли классификатора наименований дисциплин. Аналогично таблице Классы, изменение наименования предмета приведет к его изменению во всех связанных с ним записях всех таблиц. При удалении предмета, удаляются все записи во всех таблицах, которые были связаны с этим полем (рис. 24).

Для ввода нового предмета наберите его наименование в окне «Предмет» и нажмите клавишу «ENTER».

Для удаления выделите предмет в приведенном списке (если необходимо, используйте полосу прокрутки). При этом выбранный предмет отобразится в отдельном окне. Нажмите кнопку «Удаление записи». Программа запросит подтверждения на удаление записи, нажмите на кнопку «Да».

Для изменения наименования предмета выделите предмет в приведенном списке, и введите исправление в окне «Предмет», установив курсор в это окно, после чего нажмите клавишу «ENTER» на клавиатуре.

1.4 Заполнение таблицы Ученики

Нажмите на вкладку «Ученики» (рис.25). В окне «Класс» выберите из раскрывающегося списка класс. Перейдите в списке фамилий к строке, обозначенной звездочкой, и начинайте вводить. Переход от одного поля к другому осуществляется нажатием клавиши «Табуляция» на клавиатуре или переводом указателя мыши и щелчком левой кнопки мыши.

Исправления вводятся стандартным образом: установите курсор в нужное место, внесите исправления и нажмите клавишу «ENTER».

Для удаления записи пометьте удаляемую запись щелчком в крайнем левом столбце напротив фамилии ученика, затем нажмите на клавиатуре клавишу «Delete».

Размещено на http://www.allbest.ru/

1.5 Заполнение таблицы Кабинеты

Нажмите на вкладку «Кабинеты» (рис. 26). В окне «Номер» вводится номер кабинета, в окне «Наименование» -наименование. Переход от одного поля к другому осуществляется нажатием клавиши «Табуляция» на клавиатуре. После заполнения полей нажмите клавишу «ENTER» на клавиатуре. Для следующего ввода нажмите клавишу «Ввод» и выполните всю последовательность действий сначала.

Для удаления сделайте двойной щелчок на предмете в приведенном списке ( если необходимо, используйте полосу прокрутки). При этом выбранный кабинет отобразится в окнах «Наименование» и «Номер». Нажмите кнопку «Удаление записи».

Для изменения номера или наименования кабинета сделайте двойной щелчок в приведенном списке и введите исправление в окнах «Наименование» и «Номер», после чего нажмите клавишу «ENTER» на клавиатуре.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1.6 Заполнение таблицы Преподаватели

Нажмите на вкладку «Преподаватели». На форме имеется три рабочих окна и список. В первом окне необходимо ввести фамилию преподавателя. Во втором окне из раскрывающегося списка «Предметы» надо выбрать предмет, который этот преподаватель ведет. В третьем окне надо выбрать номер класса, классным руководителем которого является данный преподаватель. Переход от одного поля к другому осуществляется нажатием клавиши «Табуляция» на клавиатуре. После заполнения полей нажмите клавишу «ENTER» на клавиатуре.

Для следующего ввода нажмите клавишу «Ввод» и выполните всю последовательность действий сначала.

Для удаления сделайте двойной щелчок на фамилии в приведенном списке (если необходимо, используйте полосу прокрутки), при этом выбранная фамилия отобразится в окне. Нажмите кнопку «Удаление записи».

Для изменения сведений сделайте двойной щелчок в приведенном списке ФИО преподавателей и введите исправления в соответствующих окнах, после чего нажмите клавишу «ENTER» на клавиатуре.

1.7 Заполнение таблицы Программы

Нажмите на вкладку «Программа» (рис.28). Таблица предназначена для хранения информации о дисциплинах, читаемых в данном классе, и объеме часов, отведенных на учебную программу. Существует возможность по каждому классу завести индивидуальный объем часов. На форме имеется два переключателя, раскрывающийся список и таблица. Если включить первый переключатель «Фиксировать класс», то появляется управляющая кнопка, по которой можно продублировать набранную для одного класса программу на все классы данной параллели. Поле «Предмет» имеет раскрывающийся список. Раскрыв список, щелкните на наименовании того предмета, который должен находиться в этой строчке. Переход от одного поля к другому осуществляется нажатием клавиши «Табуляция» на клавиатуре. После заполнения строки нажмите клавишу «ENTER» на клавиатуре.

Исправления вводятся стандартным образом: установите курсор в нужное место, внесите исправления и нажмите клавишу «ENTER».

Для удаления записи пометьте удаляемую запись щелчком в крайнем левом столбце и нажмите на клавиатуре клавишу «Delete».

1.8 Заполнение таблицы Оборудование

Нажмите на вкладку «Оборудование» (рис.29). Перейдите к строке, обозначенной звездочкой, и начинайте вводить. Переход от одного поля к другому осуществляется нажатием клавиши «Табуляция» на клавиатуре.

Исправления вводятся стандартным образом.

Для удаления записи пометьте удаляемую запись щелчком в крайнем левом столбце и нажмите на клавиатуре клавишу «Delete».

1.9 Заполнение таблицы Профили

Таблица «Профили» используется для назначения общего имени группе дисциплин одной тематики. Группировка используется при планировании загрузки рабочего дня в режиме расчета Расписания и при выдаче некоторых отчетов. Нажмите на вкладку «Профили» (если необходимо, используйте значки прокрутки, находящиеся в правом верхнем углу на уровне вкладок) (рис.30). В открывшемся окне заполните поле «Профиль». Перейдите к следующему полю, расположенному правее. Щелкните по символу треугольника. В раскрывшемся списке отметьте предметы, которые входят в состав данной группы, и нажмите клавишу «ENTER». Для ввода следующей группы нажмите кнопку «Добавление записи». По окончании работы перейдите к другой вкладке или нажмите кнопку «Выход» с изображением открытой двери.

Клавиша Любимые функции позволяет выбрать для каждого пользователя наиболее часто используемые функции и оформить их запуск в виде «горячих клавиш».

В большинстве случаев для восстановления работоспособности базы данных достаточно нажать кнопку «Контроль целостности». Для проверки полноты информации в базе данных и получения сведений о том, что еще необходимо ввести, служит кнопка «Тестировать базу данных». Для выполнения перевода на новый учебный год служит кнопка «Выполнить переход на новый учебный год». В ряде случаев существует необходимость в передаче табеля рабочего времени в специализированную бухгалтерскую программу, например, «Парус». Для осуществления этой функции служит кнопка «Согласовать с бухгалтерской программой». По нажатию этой кнопки происходит согласование списочного состава, оборудования, происходит передача табеля. В дальнейшем расчеты заработной платы, отчислений и др. ведется на бухгалтерской программе.

Кнопка «Организация доступа» позволяет назначить пароли доступа широкому кругу лиц, предоставляя каждому столько прав, сколько тому требуется для выполнения своих производственных обязанностей.

Кнопка «Работа с SQL запросами» позволяет продвинутым пользователям формировать свои собственные запросы и справки, непредусмотренные в данной программе.

Нижний ряд кнопок «Акт о несчастном случае», «Поощрения» и «Наказания» служат для ввода дополнительной информации в базу данных.

Кнопка «Отчеты» на основной рабочей форме программы открывает окно со списком отчетов и графиков, которые могут быть получены на основе информации, содержащейся в базе данных.

Санитарно-гигиенические требования к использованию компьютеров

Работа на компьютере связана со значительной концентрацией внимания, зрительным напряжением и эмоциональной нагрузкой. Во время работы компьютера создаются специфические условия микроклимата: повышается температура воздуха, понижается влажность, изменяется ионный состав воздуха. Наблюдается также повышенный уровень электромагнитных излучений, статическое электричество.

Эти явления могут вызвать отклонения в состоянии здоровья, которые проявляются в первую очередь в том, что у человека снижается работоспособность , быстро наступает зрительное утомление, затем появляются признаки ухудшения зрения, нарушения функционального состояния центральной нервной системы. Пока последствия работы с компьютером не изучены до конца. Однако выяснено, что наибольшую опасность представляет электромагнитное излучение. Его уровень превышает допустимые нормативы в 2-5 раз, в то время как уровни ультрафиолетового и инфракрасного излучения значительно ниже принятых гигиенических нормативов, а рентгеновское излучение практически отсутствует.

В последние годы появляются сообщения о возможности индукции электромагнитными излучениями злокачественных заболеваний. Немногочисленные данные говорят о том, что наибольшее число случаев приходится на опухоли кроветворных органов и на лейкоз в частности.

Статистика дает такую информацию об основных заболеваниях при работе с компьютером:

Заболевания органов зрения - 60% пользователей

Сердечно-сосудистая система-60%

Желудочно-кишечный тракт -40%

Кожные заболевания -10%

Различные опухоли

Для снижения вредного воздействия компьютера на человека необходимо соблюдать определенные требования к условиям работы, к рабочему месту; компьютер должен соответствовать гигиеническим требованиям. Кроме того, необходимо строго соблюдать режим работы на компьютере. Рассмотрим подробнее эти требования.

Каждый компьютер должен иметь сертификат республиканского центра санэпиднадзора, сертификат соответствия ГОСТу, технический паспорт и т.д. При проверке рекомендуется обращать внимание на следующие параметры: размер экрана по диагонали - 31 см, частота кадровой развертки >= 70 Гц, разборчивость изображения, яркость знака, окраску знака (при монохромном изображении рекомендуется желтозеленый цвет знаков на темном фоне, при цветном - не более 7 цветов одновременно), отсутствие геометрических искажений. Корпус компьютера, клавиатура и другие блоки и устройства должны иметь матовую поверхность(без блестящих деталей, способных создавать блики). В целях защиты от электромагнитных и электростатических полей надо использовать экранные фильтры, специальные экраны, другие средства индивидуальной защиты, прошедшие испытания и имеющие соответствующий гигиенический сертификат

К помещению, в котором размещается компьютер, предъявляются такие требования: объем помещения должен быть не менее 24 м³ ( на один компьютер), окна помещения должны быть ориентированы на север, северо-восток. Оконные проемы должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа жалюзи, занавесей, внешних козырьков и т.п.

Для пола рекомендуется поливинилхлоридное антистатическое покрытие (никаких ковров!). Аналогичные рекомендации для стен (панели), дверей. Выше панелей желательны звукопоглощающие материалы для снижения уровня шума. Рекомендуется также применять современную технику, так как на ней установлены звукопоглощающие устройства.

Для отделки помещений нельзя использовать материалы, выделяющие вредные химические вещества : ДСП, моющиеся обои, пленочные, рулонные синтетические материалы, слоистый бумажный пластик. Шторы должны быть из плотных натуральных тканей, они не должны пропускать свет.

Оптимальные параметры микроклимата: температура - 19-21 градус, относительная влажность - 55 -65 %. Систематически перед началом работы необходимо сквозное проветривание и влажная уборка. Это обеспечит качественный состав воздуха в помещении. Если позволяют погодные условия , работать лучше при открытых окнах, а для повышения влажности воздуха использовать увлажнители или установить емкости с водой вблизи отопительных приборов. Содержание вредных химических веществ в воздухе помещения с ЭВМ не должно превышать среднесуточных концентраций для атмосферного воздуха.

К рабочему месту требования следующие: расстояние от окна не менее 0,8 м- 1м. Светильники располагаются слева от компьютера, параллельно линии зрения. Освещение может быть естественным, искусственным (при закрытых шторах), а также смешанным. Искусственное освещение должно осуществляться системой общего равномерного освещения. (Рекомендуются люминесцентные лампы дневного цветораспределения). Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа должна быть 30-50 лк. Допускается установка светильников местного освещения для подсветки документов. В них можно применять лампы накаливания. Для компьютера нужен специальный одноместный стол (одна столешница для размещения компьютера, другая - для клавиатуры). Кресло или стул должны регулироваться по высоте («вертушка»), углы лопаток должны касаться спинки стула. Рабочая поза-прямая, слегка наклон вперед. Оптимальное расстояние от экрана до глаз 0,6 м- 0,7м. Уровень глаз должен приходится на центр экрана или 2/3 его высоты.

Режим работы на компьютере при соблюдении всех гигиенических требований - не более 5-6 часов для взрослого, при этом через каждые 20-30 минут нужно делать перерывы на 5-10 минут, чтобы снять зрительное утомление, статическое электричество, проделать комплекс физических упражнений, улучшающих функциональные состояния ЦНС, дыхательной системы, мозгового кровообращения, ликвидирующих застойные явления нижней половины тела, ног, плечевого пояса. Два раза в год необходим контроль зрения.

ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ

Экономическая часть дипломной работы ,к сожалению, не написана. Из-за недостатка времени не было возможности опробовать работу программы в реальных условиях и произвести оценку выгоды от ее применения в цифрах. Но при ознакомлении с работой школьных администраторов выяснены следующие факты:

Составление школьного расписания (нового) занимает не менее рабочей недели у опытного завуча.

Замена (корректировка) даже одного предмета (например, в связи с болезнью учителя) может составить по затратам времени несколько часов.

Составление отчетов (различных видов отчетов около 40) тоже очень трудоемкий по времени процесс.

Бывают случаи утери классных журналов, иногда их умышленная порча.

Классные руководители тратят массу времени на выборку оценок по конкретным ученикам при подготовке к родительским собраниям, для составления отчетов.

Учитывая эти факты, считаю, что внедрение созданной программы в школу даст хороший экономический эффект, но главный результат - педагоги больше времени смогут тратить на работу непосредственно с учениками, профессиональное совершенствование.

Следствием этого станет повышение эффективности обучения.

ЛИТЕРАТУРА

Вейскас Д., Эффективная работа с Microsoft Access 2, С.-Пб.,1995

Биллиг В.А., Дехтярь М.И., VBA и Office 97 Офисное программирование, М., изд. «Русская редакция», 1998

Гусева Т.И., Башин Ю.Б. , Проектирование баз данных в примерах и задачах, М.,1992

Савельев В.А., Персональный компьютер для всех (кн.3), Создание и использование баз данных, М.,1991

Хоффбауэр М., Шпильманн К., ACCESS 7.0, Сотни полезных рецептов, Киев, «BHV», 1996

Тимоти Бадд, Объектно- ориентированное программирование в действии, С.-Пб., 1997

Росс Нельсон ,Running Visual Basic for Windows, М., изд. «Русская редакция», 1995

Бемер С, Фратер Г., MS Access … для пользователя, Киев, «BHV», 1994, М., «Бином», 1994

Винтер Рик, Microsoft Access 97, Справочник, С.-Пб., «Питер», 1999

Сан. П и Н 2.22.542-96 «Гигиенические требования к ВДТ и ПЭВМ.

Санитарные правила и нормы»

ГОСТ 2716-86 «Дисплей ЭВМ на электронно-лучевых трубках»

«Методические рекомендации по профилактике переутомления при работе с видеотерминалами», М., Инс-т гигиены им. Ф.Ф. Эрисмана, 1988

СН иП 23-05-95 «Естественное и искусственное освещение»

Лекции по БЖД, УГППУ,1999

Размещено на Allbest.ru