Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Целью курсового проекта является изучение работы с данными в табличном процессоре, получение практических навыков, освоение различных видов сортировок, создание сводных таблиц, диаграмм и графиков.

Начальные данные, с которыми мы будим работать, должны содержаться в текстовом файле формата csr. Которые будут импортированы в табличный процессор OpenOffice.org Calc.

1. Создание начальных данных

По условия задания необходимо составить множество данных - книги в библиотеке.

При создании необходимо учитывать что:

1. название (string);

2. стоимость одной книги (longint);

3. количество (integer);

4. тип литературы: детская, научная, художественная, техническая.

В начале работы, необходимо создать данные, которые должны содержаться в текстовом файле формата csv (данные, разделенные символом»;», причем одна строка задает один элемент данных). Минимальное количество данных - 30.

Данные были записаны в AkelPad - текстовый редактор, по условию задания (рисунок 1):

Рисунок 1 ? Исходные данные в текстовом редакторе AkelPad

Для загрузки начальных данных в табличный процессор OpenOffice.org Calc необходимо в меню выбрать «Вставка > Лист из файла». Откроется меню, в котором необходимо выбрать файл, кодировку, параметры разделителя (рисунок 2):

Рисунок 2 ? Открытие файла

Загруженный файл и отформатированный имеет вид (рисунок 3):

Рисунок 3 ? Загруженный файл

По условию задания требуется в исходные данные добавить 20 записей (рисунок 4):

Рисунок 4 ? В таблицу добавлено 20 записей

2. Инструменты сортировки

Довольно часто данные требуется представить в соответствии с некоторым заданным критерием: в порядке возрастания, убывания либо в алфавитном порядке. Изменение порядка расположения строк называется сортировкой.

Иногда таблицы могут содержать довольно большое количество данных, причем эти данные зачастую будут представлены в виде списка. В таком случае, очень помогают в работе такие инструменты, как сортировка списков и их фильтрация.

Как правило, список состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Столбцы должны содержать однотипные данные. Список не должен содержать пустых строк или столбцов. Если в списке присутствуют заголовки, то они должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка.

Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации.

OpenOffice.org Calc позволяет различным образом упорядочивать данные в таблице, т.е. производить их сортировку. При сортировке значения из выделенного диапазона могут упорядочиваться по возрастанию (от меньших значений к большим) или по убыванию (наоборот). Текстовые значения упорядочиваются по алфавиту; «по возрастанию» для них - это «от A до Z» или «от А до Я».

Сортировать данные в OpenOffice.org Calc довольно просто:

? Выделите те ячейки, данные в которых нужно отсортировать. Эти ячейки должны находится в одном столбце.

? Нажмите кнопку, если вы хотите отсортировать по возрастанию, или кнопку для сортировки по убыванию. Эти кнопки находятся на панели инструментов, расположенной вертикально слева от рабочей области.

? Если для сортировки выбран диапазон, включающий несколько столбцов, то сортировка производится по самому левому столбцу из выделенного диапазона.

Для сортировки также можно использовать более гибкий инструмент. Выделите диапазон данных, который нужно отсортировать. Затем в меню выбрать «Данные > Сортировка» (рисунок 5):

Рисунок 5 ? Выбор сортировки

В этом окне выбираем, по значениям в каком столбце нужно сортировать данные, а также способ сортировки - по возрастанию или по убыванию. Поля «Сортировать по», «Затем по» и «В последнюю очередь по» дают возможность указать порядок сортировки по трем различным столбцам или строкам: сначала по первому, для одинаковых значений в первом - по второму и т.д.

В окне «Сортировка» можно указать и более «тонкие» настройки сортировки. Для этого используется вкладка «Параметры» (рисунок 6):

Рисунок 6 ? Условия сортировки

Сортировка была применена по возрастанию в столбце «Год издания» (рисунок 7):

Рисунок 7 ? Отсортированные данные

3. Промежуточные итоги

С помощью команды промежуточные итоги можно автоматически подсчитать промежуточные и общие итоги в списке для столбца.

Подведение общих и промежуточных итогов очень удобное средство для автоматизации работы пользователя. Одним из условий применения этого средства является-то, что таблица должна быть организована в виде базы данных или списков. Вторым условием эффективной работы со списками является то, что все записи с одинаковыми полями должны попасть в одну группу. Т.е. целесообразно предварительно провести сортировку списков по заданному параметру.

Для создания промежуточных итогов необходимо в меню выбрать «Данные> Промежуточные итоги» и в появившемся окне выбрать условия формирования промежуточных итогов.

В появившемся окне необходимо указать параметры для вычисления промежуточных итогов:

· В поле Группировать по выбирается управляющий столбец для вычисления промежуточных итогов.

· В поле Вычислить промежуточные итоги для выбираются столбцы, содержащие нужные значения.

· В поле Использовать функцию выбирают математическую функцию, которую необходимо использовать для вычисления промежуточных итогов. Каждому столбцу функцию необходимо присваивать индивидуально.

При выборе группировки по столбцу «Тип литературы» и использовании функции «Сумма» все данные были сгруппированы по типу литературы с подсчетом количества каждого жанра литературы. В таблицу с данными были автоматически добавлены строки с данными о количестве типа литературы, а также подсчитано общее количество всех книг (рисунок 10):

Нужно отметить что, слева от заголовков строк имеются управляющие элементы. С их помощью можно просмотреть, какие записи (строки) были суммированы. При нажатии на знаке минус будет показана только строка результатов. Самым простым способом контроля отображения являются небольшие цифры над областью группы. При нажатии на цифре 1 будет показана только общая сумма; 2 соответствует промежуточным суммам, а 3 показывает все элементы.

Рисунок 10 ? Промежуточный итог

4. Фильтрация данных

Нам необходима, изучить фильтрации данных, в которую входит автофильтр, стандартный и расширенный фильтр.

При работе с большими объемами данных можно выбирать только некоторые строки, значения в которых удовлетворяют некоторым условиям. При этом строки, неудовлетворяющие условиям, скрываются - это позволяет упростить восприятие информации читателем. Данная возможность называется фильтрацией.

Функция фильтрации доступна через меню выбрать «Данные > Фильтр».

В подменю «Фильтр» имеется три инструмента. Использование первого из них - «Автофильтр» - это самый простой способ фильтрации данных. Просто выберите диапазон ячеек, данные которого необходимо отфильтровать и выберите в меню «Данные >Фильтр> Автофильтр» (рисунок 11). При этом в правой части ячеек первой строки диапазона появится кнопка .

Если нажать на эту кнопку, то появится список значений из ячеек выделенной области.

Рисунок 11 ? Выбор фильтра

При выборе одного из элементов меню все строки, содержащие значения отличные от выбранного, будут скрыты. В списке фильтрации также присутствуют специальные элементы: «Все», «10 первых» и «Стандартный».

Элемент «Все» показывает все строки диапазона; «10 первых» - выводит первые 10 строк выбранного диапазона; элемент «Стандартный» открывает окно стандартного фильтра, позволяющего задавать более сложные условия фильтрации (рисунок 12):

Рисунок 12 ? Автофильтр

Стандартный фильтр позволяет выбрать строки из диапазона по условиям, заданным по нескольким столбцам (в фильтре могут использоваться условия для одного, двух или трех столбцов). Вызывается стандартный фильтр из выпадающего списка автофильтра (пункт «Стандартный») или из меню «Данные >Фильтр >Стандартный фильтр…» (предварительно необходимо выбрать диапазон ячеек, которые должны быть отфильтрованы) (рисунок 13).

На экране появится окно «Стандартный фильтр». Кроме условий выбора строк можно также задать дополнительные параметры фильтрации - для этого нажмите кнопку «Дополнительно».

Рисунок 13 ? Выбор стандартного фильтра

сортировка фильтр информационный

Условия задаются следующим образом:

В списке «Имя поля» выберите столбец, по которому будете фильтровать.

В списке «Условие» выберите условие фильтрации. Например, здесь можно задать выбор наибольшего или наименьшего значения, или значений, которые будут больше, меньше или равными значению, заданному в следующем поле - «Значение».

Если необходимо задать еще одно условие, то выберите в поле «Оператор» следующей строки один из логических операторов (И или ИЛИ) и задайте второе условие аналогичным образом. Оператор ИЛИ позволяет настраивать фильтра так, что он будет выбирать строки, удовлетворяющие хотя бы одному из условий, а оператор И будет выбирать строки только в том случае, когда выполняются все условия.

Например, необходимо выбрать из таблицы все книги художественного типа, выпущенные после 2000 года.

Расширенный фильтр - это еще более сложный инструмент. Он позволяет выбирать данные из таблицы на основе запросов почти так же, как это делается в системах управления базами данных.

Расширенный фильтр позволяет произвести фильтрацию при более
сложных условиях отбора для одного или нескольких столбцов. Кроме того,
результат фильтрации можно разместить в указанной области текущего или нового листа.

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. Для применения этого фильтра вначале необходимо создать таблицу с критериями отбора, причем заголовки столбцов, по которым будет происходить отбор, должны полностью совпадать с заголовками в основной таблице.

Чтобы запустить расширенный фильтр необходимо, в меню выбрать «Данные >Фильтр> Расширенный фильтр»

Для расширенного фильтра была создана таблица с критериями отбора, причем заголовки столбцов должны совпадать.

Необходимо узнать, сколько в библиотеке имеется книг художественного типа имеющие цену от 46000 тысяч до 96000 тысяч рублей, а так же научной литературы имеющие цену от 55000 тысяч до 13000 тысяч рублей

При выборе расширенного фильтра курсор должен находится в таблице, затем в меню выбираем «Данные >Фильтр> Расширенный фильтр».

В появившемся меню задаем диапазон ячеек, в которых указан критерий фильтра, и выбираем ячейку для отфильтрованных данных.

5. Создание сводной таблицы

Сводная таблица - это инструмент суммирования данных в программах визуализации данных, таких как электронные. Помимо прочих функций, сводные таблицы могут автоматически сортировать данные, подсчитывать количество данных (записей), рассчитывать итоги и промежуточные итоги на основании данных, которые хранятся в одной таблице (электронной, базе данных, в ином источнике), чтобы затем вывести результаты в другой таблице (которая собственно и называется «сводной»). Особенно сводные таблицы полезны при быстром создании кросс-таблиц.

Пользователь создает и изменяет структуру сводной таблицы посредством захвата и перетаскивания графических элементов, изображающих поля сводной таблицы. Такая визуальная ротация графических элементов-полей стала основой для английского названия сводной таблицы - pivot table (глагол pivot в переводе означает вертеть, вращать, крутить). Понятие сводной таблицы стало общеупотребительным у многих производителей программного обеспечения.

Сводная (т.е. результирующая) таблица обычно содержит в себе строки, столбцы и данные на их пересечении, которые еще называют фактами.

Что бы создать сводную таблицу необходимо в меню выбрать «Данные> Сводная таблица> Запустить…».

В появившемся окне конструктора настраиваем требуемый вид сводной таблицы и задаем необходимые параметры отображения.

поле страницы - это поле исходного списка, по которому следует подводить итоги;

поле строки - это поле исходного списка, помещенное в область строчной ориентации сводной таблицы (значениями поля строки являются значения соответствующего поля в исходном списке);

поле столбца - это поле исходного списка, помещенное в область столбцов сводной таблицы (значения для этого поля берутся из соответствующего столбца исходной таблицы);

поле данных - это поле исходного списка, значения которого являются источником данных для вычислений в сводной таблице.

Область данных - это часть сводной таблицы, содержащая итоговые данные (в ячейках области данных отображаются итоги по полю данных для элементов полей строки и столбца, соответствующих значению поля страницы, причем все отображаемые значения соответствуют исходным данным).

6. Создание диаграмм

Диаграмма (от греческого - изображение, рисунок, чертёж) - графическое представление данных, позволяющее быстро оценить соотношение нескольких величин. Представляет собой геометрическое символьное изображение информации с применением различных приёмов техники визуализации.

Иногда для оформления диаграмм используется трёхмерная визуализация, спроецированная на плоскость, что придаёт диаграмме отличительные черты или позволяет иметь общее представление об области, в которой она применяется.

В различных процессорах графопостроения (графических программах) и электронных таблицах при изменении данных, на основе которых построена диаграмма, она будет автоматически перестроена с учётом внесённых изменений в таблицу исходных данных. Это позволяет быстро сравнивать различные показатели, статистические данные и т.д. - можно вводить новые данные и сразу видеть изменения диаграммы.

Существует несколько видов диаграмм.

Гистограмма - линейчатая диаграмма с вертикальными рядами, прямо пропорциональными значениям. Ось X используется для отображения категорий, а ось Y - для значений каждой категории. Гистограммы, как правило, используются для отображения изменений данных за определенный период времени или для демонстрации сравнения различных объектов.

Линейчатая - диаграмма с горизонтальными рядами, прямо пропорциональными значениям. Ось Y используется для отображения категорий.

Круговая диаграмма - диаграмма с циклическими секторами общего круга. Длина дуги или площадь каждого сектора пропорциональна ее значению. Круговая диаграмма отображает величину размера элементов одного ряда данных пропорционально сумме всех элементов.

Область - диаграмма с отображением значений в виде точек на оси Y, соединенных линией. Область между каждыми двумя линиями выделена отдельным цветом. Ось X используется для отображения категорий. Данная диаграмма демонстрирует величину изменений в зависимости от времени. Ее следует применять, например, для иллюстрации суммарного значения в соответствии с трендом.

Линия - диаграмма с отображением значений в виде точек на оси Y. Ось X используется для отображения категорий. Значения Y каждого ряда данных могут быть соединены линией. Линейчатые диаграммы отображают явное сравнение отдельных элементов.

Диаграмма XY - диаграмма с отображением значений в виде точки в системе координат. В своей базовой форме основывается на одном ряде данных, состоящем из имени, списка значений x и списка значений y. Эта диаграмма отображает отношения численных значений в нескольких рядах данных или же показывает две числовые группы как один ряд координат X и Y. На диаграмме XY значения двух осей объединяются в единую точку данных и помещаются с неравными интервалами, или кластерами. Такие диаграммы, как правило, используются для вывода и сравнения научных, статистических или инженерных данных.

Сетчатая - диаграмма с отображением значений в виде точек, соединенных линиями в сетку.

Биржевая диаграмма - диаграмма с заданным расположением рядов данных для отображения тенденции рынка в соответствии с ценой открытия, закрытия, минимума и максимума. Биржевые диаграммы применяются для иллюстрации изменений цен на акции. Хотя их можно использовать, например, и для демонстрации колебаний дневных или годовых температур.

Столбцы и линии - комбинированная диаграмма на основе столбчатой и линейчатой.

7. Создание презентации

Создание презентаций начинается с традиционного запуска программы. Затем с помощью функции «Создать слайд», расположенной в правом верхнем углу панели навигации, выбирается макет слайда. Выбранный макет можно применить не только для всей презентации, но и подобрать для каждого слайда в отдельности.

Для создания презентации создается новый проект выбираем в меню «Файл > Создать> Презентацию».

Презентация была выполнена с использованием свободного программного обеспечения OpenOffice.org Impress, которое позволяет создавать слайд-шоу с использованием диаграмм, рисованных объектов, анимации, текста, мультимедиа и множества других элементов.

Далее выбирая подходящие макеты слайдов необходимо добавить нужное количество страниц и заполнить их данными.

По условию курсового проекта в презентации должна присутствовать диаграмма, обновляемая при изменении данных в таблице. Для вставки диаграммы нужно в меню «Вставка» в пункте «Объект» выбрать подпункт «Объект OLE»

В открывшемся меню необходимо выбрать пункт «Таблица OpenOffice.org Calc» и вставить таблицу с данными. При открытии презентации на экране будет появляться запрос на обновление данных из связанного файла.

При подтверждении данные в презентации обновятся в соответствии с данными в таблице.

После окончания создания презентации можно задать параметры демонстрации в меню «Демонстрация» пункт «Параметры демонстрации».

Запуск презентации - меню «Демонстрация» пункт «Демонстрация» либо функциональной клавишей F5.

Заключение

В ходе выполнения курсового проекта были созданы данные в AkelPad - текстовом редакторе, по условию задания. Затем они были импортированы в свободное программное обеспечение OpenOffice.org. В котором, происходило дальнейшее выполнение условий.

Решение поставленных задач обеспечила нам освоение практических навыков в изучении методов сортировок, создание сводных таблиц, построение графиков и диаграмм.

Также была создана презентация, отражающая все этапы разработки курсового проекта, в которую включены обновляемые графики и диаграммы по табличным данным.

Список использованных источников

1. Свободное программное обеспечение Open Office [Электронный ресурс] / - Режим доступа: http://www.openoffice33.ru/. - Дата доступа: 19.08.2013.

2. Свободная энциклопедия Википедия [Электронный ресурс] / - Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/. - Дата доступа: 19.08.2013.

3. Хахаев И., OpenOffice.org: Теория и практика / И. Хахаев, В. Машков, Г. Губкина и др. - М.: ALT Linux; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2008. - 319 с.

Размещено на Allbest.ru