Структура текстового документа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Структура текстового документа

Структурные единицы текста

Прежде чем приступить к рассмотрению вопросов связанных с работой в текстовом редакторе необходимо иметь представление о структуре текстового документа и свойствах тех или иных его составляющих.

Понимание структуры документа дает возможность грамотно его оформить и без труда переформатировать в случае необходимости, а представление о свойствах элементов текстового документа и есть основа форматирования.

Любой, даже самый простейший, документ состоит из различных разделов. Под разделом мы понимаем часть текста несущую определенный функциональный смысл.

К примеру, документ "Текстовые редакторы" разбит на разделы "Параграф", каждый из которых разбит на разделы "Пункт". В параграфах рассматриваются различные стороны работы с текстовыми редакторами (примеры параграфа: "Форматирование текста", "Подготовка документа к публикации" и так далее). В пунктах происходит детализация темы парафграфа (пример пунктов: "Свойства символов", "Свойства абзацев" и так далее).

Так как одни разделы являются частями других (документ состоит из параграфов, параграфы состоят из пунктов), то разделы различают по уровням, раздел, входящий в состав другого на уровень его ниже. Проводя обобщение, момжно сказать, что весь текстовый документ - это раздел 1 уровня, разделы из которых он состоит - разделы 2 уровня и так далее.

Такое обязательное свойство разделов, как его название принято называть заголовком по уровню их разделов: заголовок 1 уровня, заголовок 2 уровня и так далее.

Пример: документ "Текстовые редакторы" - раздел1 уровня, параграфы - разделы2 уровня, пункты - разделы 3 уровня.

Примечание: названия разделов разного уровня составляют оглавление документа.

Однако структуру текстового документа формируют не только разделы. Каждый абзац можно классифицировать по тому функциональному смыслу, который он несет.

Пример структурных элементов типа абзац: пример, основной текст, примечание, формула.

Предложения, не являющиеся абзацами, и даже отдельные слова, также можно классифицировать по их функциональному смыслу. Такие функциональные единицы называют сивмольными структурными элементами.

Пример символьных структурных элементов: пример, основной текст, определение, главная мысль.

Таким образом различают три типа функциональных единиц или структурных элементов текстового документа: разделы, абзацные и символьные структурные элементы.

Вычленение структурных элементов текста обеспечивает структуризацию документа, что позволяет более адекватно воспринимать его читателю. Одинаковые структурные элементы (например, название глав книги), естественно, оформляются одинаково. Причем, как создателю, так и читателю документа должно быть понятно, какой из этих элементов, что означает и с каким из них читатель имеет дело в данный момент.

Примечание: специальных элементов оформления к разделам, как правило, не применяют, поэтому в дальнейшем, в вопросах оформления структурных элементов, мы будем подразумевать абзацные и символьные элементы.

Каждый создатель текстового документа имеет право применять к структурным элементам то оформление, которое считает нужным, как он привык или как ему удобно. Однако восприятие других людей данного документа отличается от восприятия автора, но они тоже имеют право читать данный документ в той форме, которая для них более удобна. Таким образом текстовый редактор должен обладать возможностью создавать и применять к структуриванному текстовому документу свое оформление. Однако в настоящий момент это еще не реализовано.

Помимо вкусов различных читателей и авторов существуют ряд требований по оформлению официальных документов (ГОСТы), независящих от вкусов конкретного человека.

Каким образом можно одновременно предоставить максимальную свободу по оформлению документов его создателю, и одновременно с этим сделать его удобным для читателя или удовлетворить формальным требованиям? И в этом нам на помощь приходит текстовой редактор.

При грамотной структуризации документа все структурные элементы текста должны быть четко определены. Каждый из них имеет собственное форматирование (стиль), которое описывается всего один раз.

Примечание. Разные текстовые редакторы реализуют это по-разному, но для понимания того, как работают стили удобно рассмотреть технологию СSS, применяемую для написания Web-страничек, как одного из примеров текстовых документов. В начале документа (или в отдельном файле) перечисляются стили, используемые в документе и описание элементов их форматирования. К примеру: Стиль "Заголовок" имеет 12 размер, полужирное начертание, выровнен по центру; стиль "Основной текст" имеет 10 размер, нормальное начертание, основное выравнивание. После описания стилей идет собственно содержание документа с указанием какой участок текста каким элементом является (и, естественно, какой стиль применяется к данному элементу).

Таким образом, каждый пользователь имеет возможность создавать стили, которые ему кажутся удобными (или которые от него требуют формальные правила), применять их к чужому (но, структурированному) документу, и получать на выходе документ оформленный в соответствии с собственными требованиями.

Примечание. В большинстве развитых текстовых редакторов понятие "стиль" и "структурный элемент документа" отожествляют, однако это не совсем так. Под "структурным элементом документа" следует понимать функционально определенную часть текста, а под "стилем" набор элементов форматирования. То есть различные стили можно применять к различным элементам (по желанию автора).

К примеру: пользователь описал десять различных стилей, в его текущем документе два раздела, причем ему необходимо оформить его в двух видах: для собственного архива и для передачи своему начальнику; пользователь описывает структурные элементы, сохраняет две копии документа, причем в одной копии он связывает элементы текста с одними стилями (применяет одни стили), а в другой - с другими.

Но если в текстовом редакторе не предусмотрено раздельное описание стилей и элементов документа, то под под стилем, как раз, и следует понимать структурный элемент. В некоторых текстовых редакторах стили имеют название структурных элементов. К примеру: Заголовок, Основной текст, Подпись и др.

Основные объекты текстового документа

Текстовый документ может быть статьёй, докладом, рассказом, стихотворением, приглашением, обьявлением или поздравительной открыткой. При работе в сети части одного сложного документа могут храниться на разных компьютерах, расположенных далеко друг от друга. Гипертекст -- это способ организации документа, позволяющий быстро находить нужную информацию. Он часто используется при построении систем оперативной подсказки и компьютерных версий больших справочников и энциклопедий. Переход с одного места в гипертексте на другое осуществляется с помощью ссылок. Например, вы читаете энциклопедию о животных, и вас особенно интересует передачи информации о собаках. Предположим, что слово «бульдог» выделено цветом и подчёркнуто -- это обозначает ссылку внутри гипертекста. Если вы щёлкнете на этом слове мышью, то попадёте в другую статью энциклопедии, которая рассказывает про эту породу собак.

Основными объектами текстового документа являются: символ, слово, строка, абзац, страница, фрагмент.

Символ -- минимальная единица текстовой информации: цифра, буква, знак препинания и так далее.

Слово -- произвольная последовательность символов (букв, цифр и др.), ограниченная с двух сторон служебными символами (такими как пробел, запятая, скобки и др.).

Строка -- произвольная последовательность символов между левой и правой границами документа.

Абзац -- произвольная последовательность символов, ограниченная специальными символами конца абзаца. Допускаются пустые абзацы.

Фрагмент -- это произвольная последовательность символов. Фрагментом может быть отдельное слово, строка, абзац, страница и даже весь вводимый текст.

Примеры типов структурных единиц

Заголовок

Под заголовком, как правило понимают название (или заглавие) документа или какой-либо его части. Хотя заголовок - это свойство раздела, однако, когда он визуализирован, то по своим свойствам отностся к абзацным структурным элементам.

К примеру название книги - это заголовок. Книга состоит из глав, главы из параграфов. Название глав и параграфов - также заголовки. Однако нзвание книги, название глав и название параграфов имеют различный "вес", то есть название параграфа определяет более узкую и конкретную информацию, чем название книги. В связи с этим заголовки делят на уровни, чем более общую информацию (в данном документе) описывает заголовок тем выше его уровень.

Например: название книги - это заголовок первого уровня, а название параграфа - заголовок третьего уровня.

Заголовки, как правило делают крупнее, чем основной текст документа, и более плотным (жирным) начертанием (это позволяет более быстро находить заголовки в тексте). Выравнивают заголовки обычно по центру, хотя это и не правило. Заголовки более высокого уровня оформляются более весомо (крупнее кегль, более жирное начертание и т.д.) чем заголовки менее высокого уровня.

Основной текст

Под основным текстом понимают наиболее информативную часть документа. Этих элементов, как правило, больше, чем всех остальных, поэтому основной текст делают неплотным (в целях экономии чернил) и простым (не фигурным), что позволяет не утомлять глаза читателя. Основной текст обычно выравнивают основным выравниванием, что позволяет документу выглядеть более красиво.

Подпись (или Автор)

Это тоже одно из свойств раздела. Размещают этот элемент сразу под заголовком или в конце раздела (в зависимости от типа документа). Относится к разряду абзацных структурных элементов. В отдельных случаях, на пример, в цитатах, может быть и символьным элементом.

Автор" - это сопроводительная информация к названию раздела, поэтому она должна отличаться от основного текста, но быть менее броской, чем заголовок. Как правило этот раздел выделяют курсивом и правым выравниванием. Если подпись стоит вверху документа, то возможно увеличение размера, по отношению к основному тексту.

Вспомогательная информация

Вспомогательной информацией могут быть сноски, примечания, пояснения, заметки и т.д. Так как информация вспомогательная, то читатель имеет право ее пропустить, не опасаясь потерять смысловую линию, которую ведет автор. Вследствие этого данный элемент оформляется более мелким размером, чем основной текст. Иногда к вспомогательной информации применяют большие отступы, чем к основному тексту.

Важная информация

Это может быть определение, вывод, предупреждение или любая другая информация, на которую стоит обратить внимание. Исходя из своего функционала данный элемент должен обращать на себя внимание читателя, поэтому его выделяют или более крупным шрифтом (в случаях абзацных элементов) или более плотным начертанием.

Цитаты, адреса и ссылки на другие документы

Как правило относятся к символьнм структурным элементам. Выделяют их обычно курсивным начертанием.

Заключение

Правильная структуризация документа важна не только для пользователей непосредственно работающих с ними, но и для людей пользующихся поисковыми системами и системами автоматического учета электронной документации, которые все больше и больше входят в повседневную жизнь. При правильно построенной структуре поисковый робот может более адекватно классифицировать Ваш документ и внести в каталог учета ресурсов корректную информацию.

Пример. Робот поисковик вносит в каталог название документа и его аннотацию. В случае отсутствия аннотации он будет использовать введение или первые несколько абзацев основного текста. Если Вы правильно структурировали документ, то робот найдет первый заголовок и первый основной текст и запишет к себе в каталог, но если Вы оформили весь основной текст, как вспомогательную информацию, или как заголовок более низкого уровня, то в каталог робота попадет только название документа без описания.

Разметка страницы документа

Режим разметки страниц позволяет видеть документ таким, каким он будет на бумажных страницах, распечатанных на принтере. Здесь в виде белых прямоугольников отображаются страницы документа, на которых наряду с текстом видны абсолютно все объекты, как показано на рис.1. Если документ содержит многочисленные рисунки или графики, с ним удобнее работать именно в режиме разметки страницы.

Рис. 1 Режим разметки страницы

Окно режима разметки практически не отличается от окна обычного режима. Но включив отображение линейки, вы кроме горизонтальной линейки увидите еще и вертикальную, которая позволяет оценивать положение объектов на странице по второй координате. Приемы перемещения по документу тоже совпадают в обоих режимах, однако в раскрывающемся списке Масштаб в режиме разметки появляются три дополнительных пункта -- По ширине текста, Страница целиком и Две страницы, названия которых не требуют дополнительных пояснений.

Работая в режиме разметки, не спешите расставлять объекты и форматировать текст. Для начала следует настроить размеры страницы и ее полей.

1. Выберите команду Файл > Параметры страницы.

2. В открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Размер бумаги, которая показана на рис. 2.

3. В списке Размер бумаги выберите тот размер листа, на котором должен печататься документ.

4. Чтобы задать нестандартный размер, выберите пункт Другой и введите ширину и высоту страницы в счетчики Ширина и Высота.

Рис. 2 Параметры страницы

5. После настройки размеров страницы следует указать размеры отступов и выбрать вариант вывода текста на принтер. Для этого раскройте вкладку Поля, которая показана на рис. 3.

6. В счетчики Верхнее, Нижнее, Левое и Правое введите ширину полей страницы.

7. С помощью переключателя Ориентация окна диалога параметров страницы выберите книжное или альбомное расположение страницы относительно текста.

Рис. 3 Настройка полей

8. Если вы собираетесь печатать документ на обеих сторонах листов, а левый и правый отступы не равны между собой, то в раскрывающемся списке Несколько страниц выберите Зеркальные поля. Это обеспечит правильную расстановку полей. При выборе 2 страницы на листе на одном листе бумаги будут размещены две страницы. Поле Образец отображает текущую раскладку страниц и позволяет визуально проконтролировать введенные параметры.

Примечание В верхнем и нижнем поле страницы расположены верхний и нижний колонтитулы, в которых размещаются, например, номера страниц или названия текущих разделов документа. Если вы пользуетесь колонтитулами, не делайте верхнее и нижнее поля слишком узкими.

9. Раскройте вкладку Источник бумаги. В разделе Различать колонтитулы с помощью соответствующих счетчиков настройте расстояния от края страницы до верхнего и нижнего колонтитулов.

10. Щелчком на кнопке ОК закройте окно диалога параметров страницы.

11. Поля можно настроить и с помощью линеек. Чтобы увеличить ширину левого поля, поместите указатель мыши на границу серой и белой областей горизонтальной линейки (см. рис. 1), нажмите кнопку мыши и перетаскивайте границу поля. Аналогично настраиваются и остальные три поля страницы.

12. В многостраничном документе, как правило, требуется расстановка номеров страниц. Нет смысла делать это вручную. Word умеет нумеровать страницы автоматически. Выберите команду Вставка > Номера страниц. Откроется окно диалога, показанное на рис. 4.

Рис. 4 Добавление нумерации страниц

13. С помощью раскрывающегося списка Положение укажите, должны ли номера страниц располагаться вверху или внизу страницы. В списке Выравнивание выберите нужный режим выравнивания номера в колонтитуле.

14. Чтобы номер отсутствовал на первой странице документа, сбросьте флажок Номер на первой странице.

15. Если требуется дополнительное форматирование номеров, щелкните на кнопке Формат и настройте параметры окна диалога Формат номера.

16. Щелчками на кнопках OK закройте все окна диалога. Word автоматически пронумерует страницы документа. При редактировании текста вы сможете выбрасывать и вставлять фрагменты, а также перемещать целые блоки страниц. Word автоматически скорректирует нумерацию и обеспечит правильную последовательность чисел.

17. Чтобы изменить шрифт номеров страниц и добавить в колонтитулы другую информацию, выберите команду Вид > Колонтитулы. Текст документа станет блеклым, а колонтитулы будут выделены пунктирными прямоугольниками, как показано на рис. 5. Кроме того, появится панель инструментов Колонтитулы.

18. С помощью полосы прокрутки найдите любой прямоугольник с надписью Верхний колонтитул.

19. Введите в нем текст Это верхний колонтитул. Теперь в верхнем поле каждой страницы будет выведена такая надпись. Вы скажете, что-подобные заголовки страниц никому не нужны. Да, конечно, это лишь простейший пример. Давайте посмотрим, какие возможности предлагает панель инструментов Колонтитулы.

Рис. 5 Редактирование колонтитулов

текстовый документ форматирование колонтитул

20. Щелкните в прямоугольнике Нижний колонтитул.

21. В панели Колонтитулы щелкните на кнопке Вставить авто текст.

22. Выберите в раскрывающемся меню пункт Полное имя файла. Теперь вы не забудете, как называется файл, в котором хранится источник распечатанного текста. Имя этого файла появится в нижнем колонтитуле каждой страницы. Если вы переименуете файл документа или переместите его в другую папку, то при следующем открытии документа в нижнем колонтитуле появится уже новое имя файла. Панель инструментов Колонтитулы позволяет-таюке вставлять в колонтитулы дату и время последнего обновления документа, дату печати документа, имя автора и другую информацию.

23. Чтобы закрыть режим просмотра колонтитулов, щелкните на кнопке Закрыть панели инструментов Колонтитулы. Иногда, просмотрев документ в режиме разметки страницы, вы можете остаться недовольны тем, как Word разбил текст на страницы. В этом случае вручную вставьте в текст дополнительные разрывы страниц.

24. Поместите курсор в ту точку, где должна начинаться новая страница, и выберите команду Вставка > Разрыв. Откроется окно диалога, показанное на рис. 6. В нем верхний переключатель позволяет из трех положений выбрать тип разрыва. Нижний переключатель позволяет вставить метку начала следующего раздела и выбрать, как должен располагаться раздел: с начала следующей страницы, с четной, с нечетной или без разрыва страницы.

Рис. 6 Вставка разрыва

25. Выберите положение переключателя Новую страницу.

26. Затем щелкните на кнопке ОК. Текст правее и ниже курсора будет перенесен в начало следующей страницы, а конец текущей страницы останется пустым.

Режим электронного документа, который включается командой Вид > Веб-документ, является как бы комбинацией обычного режима и режима разметки страницы. Электронный документ позволяет видеть все объекты, включая рисунки и графики, перемещать их по документу и изменять их размер. Но в режиме электронного документа нет разбивки на страницы и весь текст отображается в виде бесконечной вертикальной ленты. Здесь нет и вертикальной линейки. Поскольку предполагается, что электронный документ будет публиковаться на web-узле, разработчики Word учли, что web-страницы могут иметь любую длину, а для их просмотра в окне браузера используется вертикальная полоса прокрутки.

Если вы пользуетесь текстовым процессором Word для подготовки web-страниц, вместо режима разметки страниц всегда пользуйтесь режимом электронного документа. В этом случае после преобразования в формат HTML не произойдет потери назначенного форматирования. Например, на web-странице невозможно разместить текст в несколько столбцов (если не пользоваться таблицами), поэтому режим просмотра электронного документа игнорирует такое форматирование, четко следуя стандартам HTML.

Примечание Запись формата HTML в Office XP выполняется без ошибок, а полученная web-страница точно повторяет вид исходного электронного документа.

Чтобы сформировать web-страницу, достаточно выбрать команду Файл >Сохранить как веб-страницу и в окне диалога Сохранение документа ввести имя HTML-файла. Полученную web-страницу можно продолжать модифицировать как в Word, так и в любом web-редакторе.

Примечание Обратите внимание, что после преобразования в web-страницу или после открытия файла формата HTML в меню Вид появляется новая команда Источник HTML, выбор которой открывает окно с исходным HTML-кодом, формирующим редактируемый документ.

Размещено на Allbest.ru