Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Системотехническая реализация Введение

1.1 Постановка задачи и анализ предметной области

1.2 Выделение информационных объектов и построение ИЛМ

1.3 Разработка БД. Создание схемы данных. На этапе создания схемы данных необходимо

1.4 Создание запросов

1.5 SQL в Visual Basic

1.6 Создание форм

1.7 Создание отчета

1. Системотехническая реализация. Введение

Информатизация предусматривает массовое использование информации, информационных технологий во всех сферах человеческой деятельности: в производстве, в сельском хозяйстве, науке, создание информационных систем эффективно поддерживающих функционирование любой экономической и социальной структуры.

Процесс информатизации включает в себя:

1. Создание информационной техники и информационных технологий, обеспечивающих производство, обработку и распространение информации;

2. Разработку инфраструктуры, обеспечивающей применение и развитие средств и процессов информации;

3. производство самой информации;

Объектами процесса информатизации являются: машиннообрабатываемая информация, существующая в виде сообщений, документов, массивов баз данных в устройствах памяти любой конструкции.

Информационные технологии - это совокупность методов производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающих сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации.

В наше время общепризнанным стало то, что без накопления и умелого использования информации немыслим научно-технический прогресс.

Переход от традиционных методов хранения, поиска и распространения информации (библиотек, ручных методов поиска и анализа) к новым безбумажным (базам данных, информационно-поисковым системам, компьютерным сетям) приведет к лучшей ориентации в событиях, явлениях, экономических процессах.

Базы данных - это система, цель которых - та же, что и у файловых систем (различных операционных систем), а именно хранение данных конечного пользователя и управления этими данными. В отличие от файловых систем системы управления базами данных (СУБД) хранят не только сами данные (структуры данных), но и связи между этими данными, а также способы доступа к этим данным. Базы данных - это системы, содержащие множество различных объектов (в некоторых системах вместе с процедурами обработки объектов), объединенных таким образом, чтобы клиенты этих баз (пользователи и приложения) имели возможность быстрого и эффективного доступа к этим объектам.

В общем случае под базой данных понимает систему, состоящую из пяти основных частей: аппаратных средств, программного обеспечения, бизнес правил, данных и специалистов.

Системы управления базами данных выполняют много важных функций, большая часть которых невидима «конечному» пользователю. Эти функции включают управление хранением данных, их преобразование и презентацию, обеспечение безопасности, управление мультидоступом, резервное копирование и восстановление, интерфейсы прикладного программирования и взаимодействие с базой данных.

Средства СУБД позволяют создавать сложные структуры данных, освобождая разработчика базы данных от программирования физической организации данных, и обеспечивают хранение не только самих данных, но также форм для ввода данных, описаний отчетов и т.п.

СУБД Microsoft Access - система, которая имеет довольно дружественные средства, которые дают возможность без глубоких знаний теории баз данных создавать несложные объекты для хранения и простой обработки данных. С другой стороны, специалист по Access может использовать эту систему для работы в сети и доступа к более эффективным системам баз данных, подобных SQL Server.

Каждая фирма в настоящее время имеет ремонтный отдел, так как постоянно происходит поломка офисной техники. Часто работники на предприятиях больше времени затрачивают на поиск нужных деталей и на создание различных отчетов. Для упрощения их работы нужно создать базу данных, которая бы регистрировала приходящие детали, учитывала их местонахождение и создавала отчеты для бухгалтерии.

1.1 Постановка задачи и анализ предметной области

Предметная область - часть реального мира, изучаемая с целью создания информационной системы.

При проектировании автоматизированной информационной системы предметной области, в данном случае отдел УИТ, необходимо отображение модели данных нескольких уровней. Число используемых уровней зависит от сложности подсистемы, но в любом случае включает логический и физический уровни.

Предметная область может относиться к любому типу организации (банк, больница, завод, фабрики и др.). Необходимо различать полную предметную область (крупное предприятие) и организационную структуру этой предметной области.

На основе детального описания бизнес-процесса (любой процесс, происходящий по воле человека), в котором будет использоваться создаваемая база данных и ее система управления, рассматриваем вопросы создания базы данных как набора взаимосвязанных таблиц.

Согласно исследованиям разработчиков SADT Дэвида А.Марка и Клемента МакГоуэна, наибольший процент ошибок при разработке программных систем возникает в процессе анализа и проектирования и гораздо меньше при реализации. В то же время исправления ошибки на стадии проектирования стоит в 2 раза, на стадии тестирования - в 10 раз, на стадии эксплуатации - в 100 раз дороже, чем на стадии анализа. Исходя из этого, следует очень много внимания уделять именно этапу анализа и проектирования информационной системы, тем более что в настоящее время имеется довольно много программных продуктов, поддерживающих методологию структурного анализа и проектирования.

Сначала весь бизнес-процесс описывается в целом (без подробностей) посредством контекстной диаграммы, которая представляется в виде прямоугольного блока с текстом, отражающим основную цель описываемого бизнес-процесса. Кроме основной цели, контекстная диаграмма включает описание внешнего воздействия на бизнес-процесс в терминах входа (объекты, потребляемые или изменяемые бизнес-процессом, например изделия), выхода ( основной результат бизнес-процесса), управления (нормы, правила, законы и т.д., которыми руководствуются, например, исполнители процесса) и механизма или ресурсов. Входы, выходы, управления и ресурсы отображаем на диаграммах в виде дуг с обозначающим их текстом.

На начальном этапе проектирования нужно составить список требований предъявляемых данной информационной системе:

1. Прием заявок у персонала на ремонт принтера, сканера, персонального компьютера, установку программ.

2. Работа с сотрудниками: ознакомление их с новыми версиями программ, вводимыми изменениями в работу операционных систем.

3. Содержание информации о сотрудниках ремонтного отдела

4. Расчет стоимости предоставляемых услуг.

На основании этих требований определим некое описание работы данного отдела, выделим отделы предприятия, классы предоставляемых услуг, определим требования для их реализации, и построим схему использования, описывающую систему в целом.

Процесс предоставления услуг проистекает следующим образом. Пользователь, обнаружив определенные неполадки на своем компьютере, посылает заявку по локальной сети в отдел УИТ. Сотрудник отдела принимает заявку и фиксирует ее. После устранения неполадок сотрудник приводит отчет по предоставленной услуге.

Рис 1 Контекстная диаграмма бизнес-процесса по ремонту

Представленная контекстная диаграмма бизнес-процесса по ремонту оргтехники, которая, кроме выполнения собственно ремонтов, формирует и отправляет отчеты о ремонтах в сервисный центр. В качестве входа основного блока диаграммы используется информация из сервисного центра об изделиях (заводских номерах), которые подлежат бесплатному ремонту, а также - сами неисправные изделия. Выходом являются отремонтированные изделия и отчеты для сервисного центра. В качестве управления используются некоторые общие правила работы мастерских и, может особые бизнес-правила компании. Исполнителями описываемого процесса (функции) являются диспетчер и специалист(ы) по ремонту изделий.

1.2 Выделение информационных объектов и построение ИЛМ

В процессе разработки модели схемы данных на первом этапе необходимо выделить информационные. На втором этапе проектирования необходимо выявить отношения между информационными объектами и определить информационные потоки данных. На завершающем этапе определяется логическая структура реляционной базы данных. При этом на основе информационной логической модели каждый информационный объект адекватно отображается реляционной таблицей, а связи между таблицами устанавливаются в соответствии со связями между информационными объектами.

Информационный объект - это информационное описание некоторой сущности предметной области - реального объекта, процесса, явления или события. Информационный объект образуется совокупностью логически взаимосвязанных реквизитов, представляющих качественные и количественные характеристики сущности. Информационные объекты могут быть выделены на основе описания предметной области путем определения функциональных зависимостей между реквизитами.

В простейшем виде информационная модель может быть отображена в виде взаимосвязей между компонентами структуры и ее процессами, как это показано на рис.2. В практике проектирования информационных систем такие схемы получили название ER - диаграмм (Entity - relationship diagram (ERD) -диаграмма «Сущность-связь»). ER - диаграммы хорошо вписываются в методологию структурного анализа и проектирования информационных систем. Такие методологии обеспечивают строгое и наглядное описание проектируемой системы, которое начинается с ее общего обзора и затем уточняется, давая возможность получить различную степень детализации объекта с различным числом уровней.

Рис 2 Диаграмма взаимосвязей между компонентами структуры и ее процессами (ER- диаграмма)

Объект может быть реальным (например, человек, какой-либо предмет или населенный пункт) и абстрактным (например, событие, счет покупателя или изучаемый студентам курс). Так, в области ремонта примерами объектов могут служить ИЗДЕЛИЯ, РЕМОНТ и ЗАЯВКИ. Каждый объект обладает определенным набором свойств, которые запоминаются в информационной системе. При обработке данных часто приходится иметь дело с совокупностью однородных объектов, например таких, как изделия, и записывать информацию об одних и тех же свойствах для каждого из них.

Классом объектов называют совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Таким образом, для объектов одного класса набор свойств будет одинаков, хотя значения этих свойств, для каждого объекта, может быть разными. Например, класс объектов «изделия» будет иметь, одинаковый набор свойств, описывающих характеристики изделия, и каждое изделие будет иметь различные значения этих характеристик.

Объекты и их свойства являются понятиями реального мира. В мире информации, существующем в представлении программиста, говорят об атрибутах объектов.

Атрибут - это информационное отображение свойств объекта. Каждый объект характеризуется рядом основных атрибутов.

Например, изделия характеризуются номером изделия, кодом организации продаж, даты продажи, даты регистрации, даты гарантии. Каждый атрибут в модели должен иметь уникальное имя - идентификатор. Атрибут при реализации информационной модели на каком-либо носителе информации часто называют элементом данных, полем данных или просто полем.

Исходя из деятельности подразделения и того, зачем создается данная база данных можно понять, что можно выделит следующие объекты:

-- Детали

-- Заявки

-- Изделия

-- Организация, продающая изделия

-- Ремонт детали

-- Ремонтный отдел

-- Ремонты

-- Тип ремонта.

Объект «Детали» должен состоять из атрибутов, которые будут характеризовать каждую деталь.

ДЕТАЛИ

Код детали

Наименование детали

Модель детали

Объект «Заявки» нам нужен для учета заявок подающихся в ремонт. По этой таблице будет видно, как часто ломаются те или иные компьютеры и причины поломки. Эта таблица будет состоять из следующих столбцов:

ЗАЯВКИ Код заявки Код компьютера Табельный номер владельца Номер отдела Номер комнаты.

Объект «Изделия» будет содержать данные о поставщике, даты поставки, гарантий и д.р.

ИЗДЕЛИЯ Номер изделия Код организации продаж Дата продажи Дата регистрации Дата гарантии.

Объект «Организация, продающая изделия» (поставщики) должен содержать все данные о поставщике.

ПОСТАВЩИКИ Код поставщика Наименование организации продаж Адресный индекс Край(область) Город Улица Дом ФИО Телефон.

Объект «Ремонты» должен предоставлять всю информацию о предоставляемом ремонте. Например, данные о длительности ремонта, о стоимости, о том кто делал ремонт и д.р.

РЕМОНТЫ
Номер изделия
Тип ремонта
Код заявки
Дата в ремонт
Дата из ремонта
Код ремонтного отдела
Неисправность
Стоимость ремонта
Примечание

Построим логическую модель (ЛМ).

Рис. 3 Схема логической модели

Взаимосвязь выражает отображение или связь между двумя множествами данных. Различают взаимосвязи типа «один к одному», «один ко многим» и «многие ко многим».

1.3 Разработка БД. Создание схемы данных. На этапе создания схемы данных необходимо

¦Сделать выбор СУБД;

¦Создать таблицы, соответствующие созданным сущностям;

¦Назначить типы полей для хранения атрибутов сущностей;

¦Создать связи между таблицами. Базу данных реализуем на СУБД Microsoft Access ХР, так как данный продукт имеет хорошие функциональные возможности. Access позволяет создавать базы данных - таблицы и связи между ними - и интерфейсные элементы для работы с этими (и другими) базами - диалоговые формы, отчеты, запросы и т.д. Формы, разработанные в Access, можно применять для создания клиентского интерфейса, a VB или VBA (VBA Word, VBA Excel, VBA Access, VBA Outlook и д.р.) - для формирования кода прикладной задачи.

Таблицы можно создать тремя способами: с помощью конструктора, с помощью мастера, путем ввода данных. В нашем случае мы будем использовать режим конструктора, так как он предоставляет больше возможностей для создания таблиц.

Для начала создаем новую Базу данных. Для этого выбираем в области задач Создание файла строку Новая База данных. В открывшемся окне Файл новой Базы данных раскроем список - Создать папку и выберем папку, в которой будет храниться файл, зададим имя файла новой базы данных и нажмем кнопку Создать. В результате откроется окно новой базы данных <Имя БД>База данных.

Далее создадим таблицу «Детали» с помощью конструктора. Для этого в окне базы данных выберем объект Таблицы и нажмем кнопку Создать. В окне Новая таблица выберем строку Конструктор. Еще проще перейти в режим конструирования таблицы, дважды щелкнув по кнопке Создание таблицы в режиме конструктора в рабочем поле базы данных.

Рис. 4 Окно создания таблиц

Последовательно для каждого поля таблицы «Изделия» в окне конструктора Таблица 1: таблица определим Имя поля и Тип данных. На вкладке Общие зададим свойства полей:

- Размер поля;

- Новые значения;

- Формат поля;

- Подпись;

- Индексированное поле.

Теперь необходимо определить первичный ключ таблицы. Выделим поле Код, щелкнув кнопкой мыши по области маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку Ключевое поле. Сохраним созданную структуру таблицы и присвоим имя новой таблице - Изделия. Для этого выполним команду Файл -Сохранить или нажмем кнопку панели инструментов конструктора Сохранить. В окне Сохранения заменим имя Таблица 1 на Изделия.

Для описания таблиц используем русские имена, как таблиц так и полей. При этом следует придерживаться правил пользовательских объектов Access:

- Имена полей в таблице не должны повторяться, т.е. должны быть уникальными;

- Имена могут содержать не более 64 символов, включая пробелы;

- Желательно избегать употребления имен, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access;

- Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа.

Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (') и прямых скобок ([ ]).

Рис. 5 Таблица «Изделия» в режиме конструктора

После того как созданы все таблицы, необходимо установить связи между ними. Для этого воспользуемся средством создания схемы данных: Сервис -Схема данных. Откроется диалоговое окно Схема данных, в котором отображаются все таблицы базы данных, но отсутствуют связи между ними.

Рис. 6 Схема данных без связей

Создадим связи между таблицами «Изделия» и «Ремонты». Как видно из модели данных, эти таблицы связаны отношением «один-ко-многим». Поля связывания - НомерИзделия в таблице «Изделия» и НомерИзделия в таблице «Ремонты». Для этого подведем указатель мыши к полю НомерИзделия в таблице «Изделия», нажмем левую кнопку мыши и перетащим поле к таблице «Ремонты».Отпустим кнопку мыши, когда указатель окажется над полем НомерИзделия. После этого появляется окно «Изменение связей».

Рис. 7 Окно "Изменение связей"

В первой строке отображаются связанные поля таблиц. Далее следует установить флажки «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей».

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивающих защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия.

* Связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс.

* Связанные поля имеют один тип данных. Здесь существуют два исключения: поле счетчика может быть связано с числовым полем, свойство которого Размер поля (FieldSize) имеет значение Длинное целое, а также поле счетчика, свойство которого Размер поля (FieldSize) имеет значение Код репликации, можно связать с числовым полем, у которого свойство Размер поля (FieldSize) имеет значение Код репликации.

* Обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами формата Microsoft Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.

При использовании условий целостности данных действуют следующие правила.

* Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Однако в поле внешнего ключа возможен ввод значений Null, показывающих, что записи не являются связанными.

* Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице. Например, невозможно удалить запись из таблицы «Ремонты», если в таблице «заявки» имеются связанные поля.

* Невозможно изменить значение первичного ключа в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной записью.

Теперь в случае изменения ключевого поля главной таблицы «Изделие» Access автоматически изменит соответствующие поля в связанных записях таблицы «Ремонты». Нажмите кнопку Создать. Диалоговое окно Изменение связей закроется, а между таблицами «Изделия» и «Ремонты» появиться соединительная линия.

Аналогичным образом необходимо построить все связи, указанные в информационно-логической модели данных.

Рис. 8 Схема данных базы данных «Ремонтный отдел»

Данная схема данных позволяет обеспечить взаимосвязи между информационными объектами.

1.4 Создание запросов

Запросы являются одним из основных инструментов выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. Запрос позволяет формировать пользовательское представление о данных, не обязательно отвечающее требованиям нормализации. Результат выполнения запроса - это новая, чаще всего временная, таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура такой таблицы определяется выбранными из одной или нескольких таблиц полями. Записи формируются путем объединения записей таблиц, участвующих в запросе. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. Конструктор предоставляет удобное для пользователя диалоговое графическое средство формирования запросов, с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получит результат в виде виртуальной таблицы. Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в формах, отчетах, страницах доступа к данным, других запросах. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

* Включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;

* Выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

* Произвести вычисления в каждой из полученных записей;

* Сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись и одновременно для других полей образовавшихся групп выполнить одну из статистических функций;

* Произвести обновления полей в выбранном подмножестве записей;

* Создать новую таблицу базы данных, используя данные из таблиц;

* Удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных;

* Добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу. Многотабличный запрос позволяет сформировать записи результата путем объединения взаимосвязанных записей из таблиц базы данных и включая нужные поля из них. Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.

В зависимости от последующего использования или способа получения данных, полученных с помощью запроса, в Access существует 4 типа запросов:

1. Запросы на выборку. Отбирают нужные поля данных из записей, удовлетворяющих заданному условию из одной или нескольких таблиц и/или других запросов БД.

2. Перекрестные запросы формируют данные из таблиц и запросов в виде электронной таблицы (матрицы). В такой таблице заголовки строк образуются из уникальных значений одного поля, заголовки столбцов - из уникальных значений другого поля, а на их пересечении вычисляются какие-либо суммарные значения для отобранного множества записей.

3. Запросы на изменение делятся на 4 вида: *На создание новой таблицы;

*На добавление новых записей в таблицу; *На удаление отобранных записей из таблицы; *На изменение значений каких-либо полей в отобранных записях таблицы.

4. Запросы с параметрами - это такие запросы, в которых критерии отбора задаются пользователем при каждом запуске запроса. То есть запрос с параметрами можно получит из любого из трех предыдущих типов запросов, введя в него параметры для отбора записей. При запуске такого запроса на экран выводится окно, в которое следует ввести значение параметра выборки, для каждого из параметров.

¦ В окне БД на вкладке Запросы нажать кнопку Создать или выбрать одну из строк: Создание запроса в режиме конструктора или Создание запроса в режиме мастера;

¦ В окне БД на вкладке Таблицы выбрать инструмент Новый объект/Запрос;

¦ Выбрать в главном меню пункт Вставка/Запрос.

Рис. 9 Диалоговое окно "Новый запрос"

Можно сразу перейти к созданию нового запроса в режиме конструктора, выбрав на вкладке Запросы, Создание запроса в режиме конструктора. Далее в открывшемся окне Добавление таблицы и нажать кнопку Добавить. Для выхода из окна следует нажать кнопку Закрыть.

Рис. 10 Диалоговое окно "Добавление таблицы"

В результате появится окно конструктора запросов - Запрос<1>: на выборку. Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запросов таблицы. Таблицы представлены списками полей. Нижняя панель является бланком запроса, который нужно заполнить.

В окне конструктора запросов отображаются выбранные таблицы со списком их поле и связей и между ними, имеющиеся в схеме данных базы. Первая строка в списке полей, отмеченная звездочкой (*), обозначается все множество полей таблицы. Кроме того, при добавлении таблиц в схему данных запроса Access автоматически устанавливает связи для объединения таблиц. Связи, которые не были установлены Access автоматически, пользователь может установить прямо в схеме данных запроса, перетащив задействованные в связи поля из одного списка полей в другой. Связь устанавливается вне зависимости от типа отношений между таблицами. Эти отношения могут быть и неопределенными. Однако эти таблицы должны иметь общее поле или поля, по которым между ними может быть установлена связь. Связь устанавливается для объединения записей таблиц по общему полю при их обработке.

В нижней панели окна запроса в виде таблицы представлен бланк запроса. Он предназначен для конструирования структуры таблицы результата запроса и условий выборки записей. Первоначально эта таблица пуста.

Каждый столбец бланка относится к одному полю, с которым нужно работать в запросе. Поля могут использоваться для включения их в таблицу запроса, для задания по ним сортировки, условия отбора записей, а также для выполнения вычислений.

При формировании столбца бланка запроса необходимо знать следующее:

- В строку поле включается имя поля, используемого в запросе;

- В строке Сортировка выбирается порядок сортировки записей результата;

- В строке Вывод на экран отмечаются поля, которые должны быть включены в результирующую таблицу;

- В строке Условия отбора задаются условия отбора записей;

- В строке Или задаются альтернативные условия отбора записей.

1.5 SQL в Visual Basic

В Visual Basic язык SQL применяется в основном для выполнения запросов, хотя очень удобно также удалять, добавлять и обновлять записи баз данных. Используя SQL-запросы, можно выбирать из таблиц базы данных только необходимые записи. При этом мы можем получить доступ не просто к одной таблице, а к сложной выборке из связанных между собой таблиц или наборов данных.

Для начала работы с SQL нужно выбрать в левой части главного окна Access в меню «Объекты» опцию «Запросы» и дважды щёлкнуть команду -Создание запроса в режиме конструктора.

Рис. 11 Диалоговое окно "Создание запроса в режиме конструктора"

Появившееся окно «Добавление таблицы» нужно закрыть. Выберем команду «Режим SQL» в меню Вид.

Синтаксис самой простой SELECT-инструкции (SQL - запроса) будет иметь вид: SELECT * FROM table(* - выбор значений всех полей).

В SELECT - инструкции можно указать конкретные наименования используемых полей некоторой таблицы, используя следующий синтаксис:

SELECT fieldl [,field2 [,...]] FROM table

Hp: SELECT КодДетали, НаимДетали FROM Детали;

Рис. 12 Запрос 2 (результат предыдущего запроса)

Следующая инструкция позволяет исправить ситуацию с «плохими» наименованиями в запросе:

SELECT КодДетали AS [Код детали], Наим Детали AS [Наименование детали] FROM Детали;

Рис. 13 Запрос З

Ключевое слово WHERE в синтаксисе инструкции SELECT позволяет указывать определенные типы записей, которые должны попадать в набор. При этом инструкция SELECT имеет следующий синтаксис:

SELECT {* fieldl [AS alias 1] [,field2 [AS alias2] [,...]]} FROM table [WHERE criteria].

Например можно запросить те детали, цены которых не более 500 денежных единиц:

SELECT Код Детали AS [Код детали], Наим Детали AS [Наименование детали], ЦенаДетали AS [Цена детали] FROM Детали WHERE ЦенаДетали<500;

Рис. 14 Запрос 4

В области слова WHERE можно располагать довольно сложное условное выражение с использованием знаков логических операций и функций.

Hp: SELECT Код Детали AS [Код детали], Наим Детали AS [Наименование детали], ЦенаДетали AS [Цена детали] FROM Детали.

WHERE НаимДетали Like "SPC*";

Позволяет получить только те записи, у которых в наименовании первые пять символов совпадают со строкой "SPC".

Рис. 14 Запрос 5

Оператор LIKE можно использовать для контекстного поиска, например, если ввести текстовую строку, содержащую часть наименования деталей, то эту строку легко использовать в виде шаблона. Следующая инструкция выполняет поиск записей, в которых наименование содержит в качестве подстроки строку «Воу» SELECT Код Детали AS [Код детали], НаимДетали AS [Наименование детали], ЦенаДетали AS [Цена детали] FROM Детали WHERE НаимДетали Like "*Boy*";

Рис. 15 Запрос 6

Результирующие данные запроса можно форматировать с использованием, например, функции Format.

SELECT НаимДетали AS [Наименование детали], Рогта1(ЦенаДетали*1.2,"#####0.00р") AS [Цена детали] FROM Детали WHERE ЦенаДеталиООО;

Рис. 16 Запрос 7

Функция Format в качестве первого аргумента получает произведение ЦенаДетали*1.2. Таким образом, можно получить другую цену из некоторой базовой.

Для форматирования выводимых в запросе данных можно использовать функции преобразования строк. Например, в следующем запросе наименования товара выводятся символами верхнего регистра, поскольку здесь используется функция StrConv:

SELECT 8и"Сот/(НаимДетали,1) AS [Наименование детали], ЦенаДетали AS [Цена детали] FROM Детали;

Рис. 17 Запрос 8

Следующая инструкция позволяет получить наименования (из таблицы Детали) и количество (из таблицы ИнфОДетали) деталей:

SELECT Детали.Наим Детали AS [Наименование детали], ИнфОДетали.Количество

FROM Детали, ИнфОДетали

WHERE Детали.КодДетали=ИнфОДетали.КодДетали;

Рис. 18 Запрос 9

Выражение WHERE Детали.КодДетали=ИнфОДетали.КодДетали используется для связи таблиц Детали и ИнфОДетали по ключевому полю КодДетали.

Результат выполнения предыдущей инструкции напоминает инвентаризационную ведомость без указания места, где находится деталь. Следующая инструкция позволяет получить наименование (из таблицы Детали) и количество (из таблицы ИнфОДетали) только для тех кодов деталей, записи которых в таблице ИнфОДетали в поле № Склада содержат строку «2»:

SELECT Детали.Наим Детали AS [Наименование детали], ИнфОДетали.Количество AS Количество FROM Детали, ИнфОДетали

WHERE ИнфОДетали.№Склада-2' And Детали.Код Детали^ ИнфОДетали.КодДетали;

При помощи локальных псевдонимов можно сократить предыдущую инструкцию:

SELECT а.НаимДетали AS [Наименование детали], Ь.Количество AS Количество

FROM Детали AS а, ИнфОДетали AS b

WHERE Ь.№Склада-2' And а.КодДетали=Ь.КодДетали;

Рис. 19 Запрос 10

Наименования товаров в наших таблицах и выводимых наборах не отсортированы. Это бывает особенно заметно, когда данных очень много, а нужно найти только некоторые из них. Для сортировки данных в инструкции SELECT имеются слова ORDER BY.

В следующей инструкции используется сортировка выводимого набора по наименованиям:

SELECT а.Наим Детали AS [Наименование детали], Ь.Количество AS Количество FROM Детали AS а, ИнфОДетали AS b

WHERE Ь.№Склада='2' And а.КодДетали=Ь.КодДетали ORDER BY а.НаимДетали;

Рис. 20 Запрос 11

В инструкциях языка ANSI SQL предусмотрены так называемые агрегирующие функции, которые определяют количество записей, вычисляют суммы всех значений полей в наборе, находят минимальные или максимальные, а также средние значения. К агрегирующим функциям относятся функции COUNT, SUM, MAX, MIN и AVG.

Функция COUNT используется для определения количества записей в запросе. Например, можно вычислить количество записей в таблице ИнфО Детали:

SELECT СОШЧГГ(НаимДетали) AS [Всего наимнований] FROM ИнфОДетали;

Рис. 21 Запрос 12

Следующая инструкция вычисляет количество записей, в которых значение поля ЦенаДетали меньше 200:

SELECT СОШЧТ(НаимДетали) AS [Всего наимнований]

FROM Детали

WHERE ЦенаДетали<200;

Рис. 22 Запрос 13

Функция SUM позволяет для группы строк вычислять итоговую сумму значений некоторого поля, например:

SELECT 8ЦМ(Количество) AS [Общее количество товаров] FROM ИнфОДетали;

Рис. 23 Запрос 14

При использовании функции SUM можно ограничить количество записей запроса при помощи некоторого условия, например:

SELECT 8ЦМ(Количество) AS [Общее количество товаров] FROM ИнфОДетали WHERE №Склада=Т;

Рис. 24 Запрос 15

Функция AVG в инструкции SELECT позволяет найти среднее значение для строк, входящих в запрос. Например, следующая инструкция определяет среднюю цену на товар, наименование которых начинаются со строки "(S*)":

SELECT Рогта1(АУО(ЦенаДетали),"#####0.00р") AS [Среднее значение]

FROM Детали WHERE НаимДетали LIKE 'S*';

Рис. 25 Запрос 16

В инструкции SELECT для объединения значений в группы используется предложение GROUP BY.

Следующая инструкция имеет результатом список складов и суммарные количества товаров на каждом складе:

SELECT №Склада, 81Ж(Количество) AS Количества

FROM ИнфОДетали

GROUP BY №Склада;

Рис. 26 Запрос 17

Следующая инструкция позволяет получить список складов и суммарное количество товаров на них. Причем в список включаются только те склады, на которых суммарное количество товаров меньше чем 13 :

SELECT №Склада, 8ЦМ(Количество) AS Количества

FROM ИнфОДетали

GROUP BY №Склада

HAVING SUM (Количество)<13;

Предложение HAVING налагает некоторые условия на выбранные посредством предложения GROUP BY данные.

Рис. 27 Запрос 18

Подзапросы в инструкции SELECT

Подзапрос - это запрос, который размещается внутри другого запроса, а точнее, является частью предложения WHERE (или HAVING) основного запроса и заключается в круглые скобки. Запрос, содержащий подзапрос, называется сложным запросом. При выполнении сложного запроса сначала выполняется подзапрос (он для этого и заключается в скобки), а затем - основной запрос.

Если необходимо получить список товаров склада, на котором их больше всего, то для начала нам нужно определить этот склад. Для начала создается запрос, который возвратит код склада с наибольшим количеством товаров: SELECT ТОР 1 №Склада FROM ИнфОДетали GROUP BY №Склада ORDER BY SUM (Количество) Предложение TOP 1 указывает на то, что в результирующий набор попадает только одна запись, а поскольку набор сортируется (по убыванию) по суммарным количествам деталей, то в результате мы получаем код склада с наибольшим количеством деталей. Остается использовать ранее рассмотренный запрос, который возвращает список деталей для указанного кода склада, но если ранее мы указывали этот код, то теперь определяем его в подзапросе:

SELECT а.НаимДетали AS [Наименование детали], Ь.Количество AS Количество FROM Детали AS а, ИнфОДетали AS b WHERE а.КодДетали=Ь.КодДетали AND №Склада= (SELECT TOP 1 FROM ИнфОДетали GROUP BY №Склада ORDER BY SUM (Количество) DESC);

Рис. 28 Запрос 19

Целью следующего запроса является получение ведомости деталей склада, где имеется больше всего наименований (кодов) деталей.

SELECT а.НаимДетали AS [Наименование детали], Ь.Количество AS Количество FROM Детали AS а, ИнфОДетали AS b WHERE а.КодДетали=Ь.КодДетали AND Ь.№Склада= (SELECT TOP 1 №Склада FROM ИнфОДетали GROUP BY №Склада ORDER BY COUNT (Количество) DESC); Здесь в подзапросе вместо функции SUM используется COUNT - счетчик количества записей.

Рис. 29 Запрос20

1.6 Создание форм

Через формы может осуществляться ввод данных во взаимосвязанные таблицы базы данных, просмотр данных, а так же их изменение. Работая с формой, можно добавлять, удалять и изменять записи таблиц, получать расчетные данные. В процессе работы может осуществляться контроль вводимых данных, устанавливать ограничения на доступ к данным, выводиться необходимые сообщения. Формы являются основой разработки диалоговых приложений пользователя для работы с базой данных.

При консультировании однотабличной формы выбирается таблица БД, на основе которой создается форма. Такая форма является присоединенной, она получает данные из базового источника записей, которым является таблица. В процессе создания формы выбираются поля таблицы, которые должны быть представлены в форме, осуществляется их размещение в макете формы, создаются вычисляемые поля и графические элементы.

Для того, чтобы создать форму в окне базы данных «Ремонтный отдел» выбираем в области Объекты пункт Формы и нажимаем кнопку Создание формы в режиме конструктора. Он удобен так как позволяет уточнять местоположение, размер, шрифт и другие параметры отображения элементов формы, а так же можно изменить текст надписей.

После завершения редактирования формы она может быть сохранена. Если редактируемая форма еще не сохранялась, выполняется команда меню Файл - сохранить или нажимается кнопка панели инструментов Сохранить. Далее надо подтвердить необходимость сохранения формы и в диалоговом окне Сохранения нужно ввести название в область Имя формы.

Пример отредактированной формы «Расчет ЗП» в режиме формы.

Рис. 20 Форма "Расчет ЗП"

Для того что бы форма работала, для нее нужно создать программу на языке Visual Basic.

Visual Basic - система программирования, предназначенная для написания программ, работающих под управлением операционной системы Windows. В нее включены компилятор языка Visual Basic, а так же набор полезных утилит, помогающих в написании и отладке программ.

Программа - это набор команд или инструкций, которые должен выполнить процессор для решения конкретной задачи, поставленной программистом.

Листинг 1. Код программы вычисления размера заработной платы за месяц.

Private Sub Вычисление_СНск() ' Описание переменных Dim сОклад As Currency Dim гРасценка As Integer Dim пКолво As Integer Dim сЗП As Currency

сОклад = Val(txtOicn^.Text)

ЈРасценка = Val(txtPacueHKa.Text)

пКолво ~ Val(txtK(xnBo.Text) ' Вычислим размер заработной платы за месяц и отобразим его на экране ' С помощью функции Format() мы преобразуем вычисленное значение в 'текстовый вид и заодно улучшаем читаемость цифр на экране

сЗП = гРасценка * пКолво + сОклад

txt3n.Text = Format(c3n, "Fixed") End Sub

Листинг 2. Код программы для кнопки "Выход".

Private Sub Выход_СНск()

On Error GoTo ЕгтВыходСНск

DoCmd.Close

ЕхкВыходСНск:

Exit Sub Егг_Выход_СПск:

MsgBox Err.Description

Resume ЕхкВыходСНск End Sub

1.7 Создание отчета

информация база данные технология

Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью Мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создаются на основании ответов пользователя.

Отчет оформляется в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или распечатать сводную информацию по БД. Для получения такой информации должны быть проведены подсчеты во всех группах данных, результатами которых будут общие и промежуточные суммы. По структуре и оформлению отчет подобен форме. В него также можно добавлять управляющие элементы и оформлять данные в соответствии с собственными вкусами (или требованиями заказчика). Отчет, однако по сравнению с формой обладает большей гибкостью в представлении данных, и благодаря группированию данных с его помощью можно представить информацию более наглядно. Существует несколько видов создания отчетов:

¦Автоотчеты;

¦Конструктор отчетов;

¦Мастер отчетов;

¦Автоотчет ленточный;

¦Мастер диаграмм;

¦Почтовые наклейки. Конструктор позволяет самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя.

Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных вами полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным для начинающих, так и для пользователей.

Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный - самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальные сделает Мастер отчетов.

Отчеты имеют много общего с формами. Для создания отчетов применяются те же элементы управления, однако с помощью этих элементов управления нельзя изменить данные в таблицах. Отчеты имеют структуру, подобную структуре форм - разделы, заголовок и примечание, верхний и нижний колонтитулы, область данных. Однако в отчете появляются дополнительные разделы, связанные с группировкой данных. Формы могут включать подчиненные формы; отчеты тоже могут включать подчиненные отчеты, хотя их назначение отличается от подчиненных форм.

Отчеты как запросы и формы создаются разными способами. Выбираем способ создания отчета с помощью мастера. Для создания отчета делаем следующие действия:

1. В первом окне выбираются таблицы и поля. Кроме того, здесь можно создать отчет на основе запроса. Выбираем таблицу «Заявки»и «Ремонты» и щелкаем по нужным полям. Далее.

2. В следующем уровне добавить уровни группировки. Щелкаем Далее.

3. Предлагается выбрать порядок сортировки. Выбираем Дата в ремонт - по возрастанию. Далее.

4. Предлагается выбрать вид макета для отчета: Структура 1, Табличный, Выровненный. Щелкаем далее.

5. Выбираем стиль оформления отчета - Деловой. Нажимаем

Далее.

6. В последнем окне задаем имя отчета - Отчет о заявках. Просмотреть отчет или Изменить макет отчета. Щелкаем Готово. Созданный отчет будет выглядеть так.

Отчет о заявках.

Рис. 21 Отчет «О заявках»

Размещено на Allbest.ru

...