Microsoft Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Microsoft Excel - программа предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Программа MS Excel применяется при создании комплексных документов в которых необходимо: использовать одни и те же данные в разных рабочих листах; изменить и восстанавливать связи.

Преимуществом MS Excel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. рабочие книги Excel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. MS Excel предоставляет широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.

Целью контрольной работы является изучить функциональные возможности MS Excel.

Для достижения поставленной цели в ней рассматриваются:

1. Основные понятия.

2. Главное меню.

3. Панели инструментов.

4. Строка формул.

5. Строка состояния.

6. Полосы прокрутки.

7. Контекстное меню.

8. Настройка меню и панели инструментов.

9. Перемещение по рабочей таблице.

10. Операции с рабочими книгами.

Теоретической основой исследования явились, прежде всего:

1. Информатика. Базовый курс. Учебник. Симонович С.В., Москва 2005.

2. Д. Донцов «Легкий старт. Excel» изд. Питер 2007 г.

3. Н. Угринович «Информатика и информационные технологии 10-11» изд. Бином 2005 г.

4. http://office.microsoft.com/ru-ru/word-help/

excel таблица меню книга

1. Основные понятия

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) - одно из наиболее часто используемых приложений пакета MS Office. Основное назначение MS Excel - решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. Основные возможности электронных таблиц:

- проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

- автоматизация итоговых вычислений;

- решение задач путём подбора значений параметров;

- обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

- проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

- подготовка табличных документов;

- построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

- создание и анализ баз данных (списков).

2. Главное меню

Главное меню по умолчанию расположено в верхней части окна программы под строкой заголовка. С помощью программ главного меню можно получить доступ ко всем инструментам программы.

Итак, главное меню Excel содержит следующие пункты: Файл, Правка, Вид, Формат, Сервис, Данные, Окно и Справка (Рисунок 1).

Рисунок 1 Главное меню

Большинство пунктов меню Файл предназначено для выполнения определенных действий с текущим документом. Остальные команды позволяют создавать, открывать или искать файлы, а также выходить из программы.

Команды меню Правка предназначены для отмены произведенных действий, выполнения операций с выделенными участками, автоматического заполнения предварительно выделенного диапазона, поиска требуемых частей документа (чисел, букв, аббревиатур и др.), замены одних фрагментов другими и перехода в указанное место рабочей книги.

С помощью команд, входящих в меню Вид, осуществляется настройка представления информации в окне Excel, а также управление отображением панелей инструментов.

Команды меню Вставка предназначены для вставки в текущий документ ячеек, строк, столбцов, листов, диаграмм, специальных символов, разрывов, функций, примечаний, рисунков, гиперссылок и т.д.

С помощью команд, содержащихся в меню Формат, выполняются операции по оформлению документа (требуемый числовой формат ячейки, ее параметры, выравнивание, шрифт, стиль и т.д.)

3. Панели инструментов

В Excel включены удобные графические панели инструментов. Щелчок на кнопке панели инструментов является одним из способов вызова команд Excel. По умолчанию в Excel отображаются две панели инструментов - Стандартная и Форматирование. В общей сложности в Excel включено 23 встроенных панели инструментов, плюс строка меню (Рисунок 2).

Встроенные панели инструментов Excel: стандартная - запуск чаще всего используемых команд; форматирование - изменение внешнего вида рабочей таблицы или диаграммы; сводные таблицы - работа со сводными таблицами; диаграммы - работа с диаграммами; рецензирование - операции с примечаниями в ячейках; формы - добавление к рабочей таблице элементов управления (кнопок, списков, счетчиков и т.д.); внешние данные - выполнение запросов в файлы внешних баз данных; зависимости - выявление ошибок в рабочей таблице; циклические ссылки - помогает в выявлении циклических ссылок в формулах; Visual Basic - написание макросов на языке Visual Basic for Applications; Web-узел - доступ к INTERNET из Excel; элементы управления - добавление элементов управления activex к рабочей книге или форме; строка меню листа - меню, которое появляется при выборе активного рабочего листа; строка меню диаграммы - меню, которое появляется при выборе диаграммы; рисование - вставка и редактирование рисунков в рабочем листе; Word Art - вставка или редактирование художественного текста; настройка изображения - вставка и редактирование графических изображений; настройка тени - вставка и редактирование теней позади объекта; настройка объема - добавление к объектам объемных эффектов.

Рисунок 2 Панели инструментов

4. Строка формул

Строка формул расположена над заголовками столбцов и предназначена для ввода и редактирования формул и иной информации (Рисунок 3). Даже если содержащаяся в какой-то ячейке информация видна в ней не полностью, то в строке формул она всегда показывается целиком.

Рисунок 3 Строка формул

Слева от строки формул расположено поле Имя, в котором показывается адрес ячейки. Например, на рисунке в нем отображено значение C1, а в строке формул - формула =(B5*A3). Поле Имя предназначено для отображения адреса выделенной ячейки или диапазона ячеек, а также для ввода с клавиатуры требуемых адресов. Однако при выделении диапазона в адресной строке будет показан адрес только первой ячейки, расположенной в его левом верхнем углу.

Если в поле Имя ввести значение С5 и нажать Enter, то курсор автоматически переместится в ячейку С5. Если необходимо набрать адрес диапазона ячеек, расположенных в строках с 5 по 15 столбца В, то в поле Имя следует ввести значение В5:В15, то есть указать верхнюю левую и нижнюю правую ячейки диапазона.

Чтобы ввести в ячейку информацию с помощью строки формул, нужно выделить эту ячейку, щелкнуть в строке ввода информации и набрать требуемое значение. Если в строке формул находится формула, созданная по правилам Excel, то в соответствующей ячейке будет отображаться не формула, а результат вычисления по ней. После того, как вся необходимая информация введена в строку формул, нужно нажать клавишу Enter.

5.Строка состояния

В программе MS Excel строка состояния является одним из наиболее важных элементов программного окна. Расположена в Excel строка состояния сразу над панелью задач (Рисунок 4).

Рисунок 4 Строка состояния

На строке состояния можно заметить индикатор «Готово», который показывает, способна ли программа принять информацию в ячейку или начать выполнение команды. Там же есть индикатор «Правка». Этот индикатор показывает, находится ли активная ячейка в процессе редактирования. В правой же части данной панели существуют индикаторы, показывающие включение Caps Lock, Scroll Lock или Num Lock.

6. Полосы прокрутки

По умолчанию в книге Excel отображаются горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки, чтобы можно было прокручивать данные на листах (Рисунок 5).

Рисунок 5 Полосы прокрутки

Используется для просмотра диапазона значений с помощью кнопок со стрелками для прокрутки или путем перетаскивания ползунка полосы прокрутки. Можно перемещаться по странице значений (с заранее заданным интервалом), щелкая область между ползунком и одной из стрелок для прокрутки. Полосу прокрутки удобно использовать для ввода или изменения большого диапазона значений, а также в тех случаях, когда точность не важна. Например, полосу прокрутки можно использовать для ввода диапазона оценочных значений процентов или для постепенного изменения выбора цвета.

7. Контекстное меню

Кроме основного меню, в Excel широко используются так называемые контекстные меню (Рисунок 6). Контекстные меню связаны с различными объектами в окне приложения и в окне документа. Контекстное меню объекта вызывается щелчком правой клавиши мыши по этому объекту. Выполнение команды контекстного меню производится так же, как и команды меню приложения, т.е. щелчком левой клавиши мыши.

Рисунок 6 Контекстное меню

В контекстное меню входят команды, которые наиболее часто используются для редактирования объекта, по которому выполнен щелчок. Соответственно, набор команд такого меню зависит от того, по какому объекту выполнен щелчок. Например, после щелчка правой клавишей мыши по ячейке таблицы появляется контекстное меню с командами Вырезать, Копировать, Вставить, Специальная вставка..., Добавить ячейки...

8. Настройка меню и панели инструментов

Любая из встроенных панелей инструментов Excel может быть выведена на экран. Вы можете настроить эти панели так, чтобы они включали наиболее часто используемые кнопки. Для этого выполнив команду Вид / Панели инструментов (Рисунок 7).

Рисунок 7 Добавление панелей инструментов

После выбора в нем пункта Настройка вызывается соответствующее окно диалога (Рисунок 8).

Рисунок 8 Настройка панелей инструментов

Используя возможности, предоставленные в этом окне, можно удалить и разместить любую из кнопок на нужную панель инструментов. Можно создать свои собственные панели инструментов. Для этого достаточно в окне диалога Настройка нажать кнопку Создать и в поле ввода Имя панели инструментов ввести новое имя панели. Панели инструментов могут быть размещены в любой рабочей книге. Excel сохраняет все сделанные изменения панелей инструментов. Для встроенной кнопки или панели инструментов всегда можно восстановить исходное состояние.

9. Перемещение по рабочей таблице

Для перемещения по таблице можно применять мышь и клавиатуру. Перемещение мышью выполняется с использованием полос прокрутки. При этом табличный курсор «уезжает» вместе с ячейкой, на которой он стоит, и в какой-то момент может оказаться, что он невидим в окне документа.

Перемещение с помощью клавиатуры выполняется клавишами перемещения (стрелки, Home, End, Page Up, Page Down), а также их комбинациями (Таблица 1).

При этом курсор всегда остается в окне документа.

Таблица 1. Сочетания клавиш

10. Операции с рабочими книгами

Операции с рабочими книгами - создание, открытие, сохранение рабочих книг, автосохранение. Файл Excel называют рабочей книгой. При запуске программы сразу, автоматически, создается новый файл с названием Книга1, которое в дальнейшем можно заменить на любое желаемое. Для создания новой книги, когда Excel уже запущен, нужно щелкнуть по кнопке Файл и выбрать пункт меню Создать. Для быстрого создания новой книги можно воспользоваться стандартной комбинацией «горячих» клавиш CTRL+N.

Чтобы открыть существующий файл, воспользуйтесь командой Открыть или используйте «горячие» клавиши CTRL+O.

Чтобы сохранить новый документ или внесенные изменения, воспользуйтесь, соответственно, командами меню Сохранить как… и Сохранить.

Возможна установка автоматического сохранения файлов через определенные промежутки времени. Это можно сделать, в окне настройки параметров, выбрав в левой части категорию «Сохранение». Установив флажок «Автосохранение каждые» и желаемый промежуток времени в минутах.

Заключение

Характерной чертой современности является стремительный научно-технический прогресс, что требует значительного повышения ответственности за качество принятия решений. Это основная причина, которая обусловливает необходимость научного принятия управленческих решений.

При помощи Excel можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.

Миллионы людей во всем мире, так или иначе, используют в своей деятельности редактор электронных таблиц Excel, и с полной уверенностью можно сказать, что данная программа в настоящее время является наиболее популярной и распространенной из подобных разработок. Широкие функциональные возможности Excel и в то же время простота и удобство эксплуатации стали причиной того, что эту программу одинаково успешно применяют повсеместно.

Список источников

1. Информатика. Базовый курс. Учебник. Симонович С.В., Москва 2005.

2. Д. Донцов «Легкий старт. Excel» изд. Питер 2007 г.

3. Н. Угринович «Информатика и информационные технологии 10-11» изд. Бином 2005 г.

4. http://office.microsoft.com/ru-ru/word-help/

Размещено на Allbest.ru