Размещено на http://allbest.ru

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В СФЕРЕ ОБРАЩЕНИЯ ЛС

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ В АПТЕКАХ

2.1 Выбор специализированного программного обеспечения

2.2 Автоматизированные системы, используемые в аптеках Республики Беларусь

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЛИТЕРАТУРА

ВВЕДЕНИЕ

Для предприятий фармации сегодня довольно актуальна проблема внедрения информационных технологий, обеспечивающих быстрый доступ к профессиональной и справочной информации лекарственных средствах и субъектах фармацевтического рынка, обрабатывающих большие объемы коммерческой информации, позволяющих ориентироваться в рыночной среде, реагировать на колебания спроса и предложения, прогнозировать объемы закупок и поставок, осуществлять маркетинговый анализ.

Это наиболее современные тенденции: увеличение коммерческого сегмента в аптечном бизнесе, усиление конкуренции, рост сетевой розницы, которые приводят к тому, что для нормального функционирования и развития аптеки уже не могут обойтись без использования такого инструмента, как ИТ.

Условные обозначения:

ЛС- лекарственные средства;

ИТ- информационные технологии;

ЭВМ- электронно-вычислительные машины

1. Этапы развития информационных технологий в сфере обращения ЛС

Сфера обращения лекарственных средств представляет собой совокупность взаимосвязанных субъектов, осуществляющих деятельность в области разработки, исследования, производства, изготовления, хранения, упаковки, перевозки, государственной регистрации, стандартизации, контроля качества, продажи, маркировки, рекламы, применения и уничтожения ЛС с истекшим сроком годности и др. В процессе использования вычислительной техники и развития информационных технологий в сфере обращения ЛС условно можно выделить несколько этапов.

I этап (конец 60-х -- начало 70-х годов) характерен проблемой обработки больших объемов данных. При выполнении большого количества рутинных операций делалась ставка на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров (рис 1.)

Разработка автоматизированных систем в сфере обращения ЛС началась с создания автоматизированной подсистемы планирования медикаментозного обеспечения и управления аптечным хозяйством страны (подсистема ГАПУ) как составной части ОАСУ Здравоохранение.

С помощью этой подсистемы решались такие комплексные задачи, как планирование лекарственного снабжения, планово-финансовые вопросы, бухгалтерский учет, для разных уровней управления аптечным хозяйством. Основная цель создания Подсистемы ГАПУ -- повышение эффективности и качества управления лекарственным обеспечением населения . Функционирование подсистемы обеспечивало автоматизированную обработку документации аптек, ведение машинного учета движения и запасов ЛС в аптеке, возможность анализа потребления и планирования потребности в них для каждого отделения больницы. В результате проведенных исследований была создана автоматизированная система поиска информации о ЛС -- АИПС Лекарственные средства. Система помогала врачу наиболее правильно выбрать необходимое ЛС, затратив на поиск информации минимальное время. При этом врач наиболее полно использовал весь имеющийся в аптеке ассортимент. Система позволяла не допускать ошибок в назначении ЛС.

Одной из наиболее фундаментально проработанных информационно-поисковых систем явилась ОАИПС Лекарство с лингвистическим обеспечением, представлявшим собой комплекс информационно-поисковых языков различного типа. Наработки в рамках создания ОАИПС Лекарство были ориентированы на автоматизацию сбора первичной информации на рабочих местах, что обусловливало возможность использования системы в качестве базы при разработке отраслевой АИПС аналитической службы.

Таким образом, справочно-информационный фонд по ЛС АИПС Лекарственные средства явился направлением автоматизации обработки, хранения и ведения массивов фармацевтической информации практически на всех уровнях автоматизированных систем управления в аптечной службе. В результате была создана автоматизированная подсистема планирования медикаментозного обеспечения и управления аптечным хозяйством страны .

II этап процесса использования ЭВМ и программных продуктов в сфере обращения ЛС приходится на 1975--1990 гг. На этом этапе используется как централизованная, так и децентрализованная обработка данных, базирующаяся на решении локальных задач, работе с базами данных на рабочем месте пользователя (рис. 2).

В 1990 г. утверждается программа компьютеризации аптечной службы на всех уровнях управления на период 1990--1995 гг. Генеральной целью программы был переход на качественно новый уровень управления лекарственным обеспечением за счет создания и ввода в действие единой автоматизированной системы управления.

С изменением экономической ситуации меняется состав и статус структур аптечной службы. В этих условиях аптечным структурам и складам приходится самостоятельно собирать информацию о состоянии фармацевтического рынка, анализировать ее и принимать соответствующие управленческие решения.

В последние десятилетия особенно остро встала проблема полного и своевременного информационного обеспечения специалистов и всех участников лекарственного рынка.

Наиболее качественно выполнить задачи информационного обеспечения позволил III этап развития информационных технологий в сфере обращения ЛС.

III этап (начало 90-х годов по настоящее время) ознаменовался формированием фармацевтического электронного бизнеса, основанного на технологиях межорганизационных связей и информационных систем (рис. 3). Новые экономические условия потребовали использования единой системы классификации и кодирования информации, перехода на единые коды. Поэтому были разработаны требования для внедрения системы штрихового кодирования ЛС. По опыту зарубежных авторов каталог ЛС систематически актуализировался.

Интерактивный бизнес, построенный на совместных действиях бизнесмена и компьютера либо иного автоматизированного средства связи по обмену информацией, все активнее внедряется в фармацию. Отдельными авторами показана возможность контроля за выполнением государственного заказа по закупкам с использованием электронной торговой площадки . Представляет интерес новый вид фармацевтической деятельности -- продажа ЛС через Интернет при помощи виртуальных (электронных) аптек.

Таким образом, преобразования в управленческом мышлении и способах ведения бизнеса, основанные на использовании ИТ, коснулись и такой отрасли, как фармация. Дальнейшее внедрение ИТ для всех субъектов фармацевтического рынка будет способствовать созданию единой сети медико-фармацевтической информации, что позволит повысить уровень фармацевтической помощи. [1]

2. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ В АПТЕКАХ

2.1 Выбор специализированного программного обеспечения

В первую очередь необходимо определиться, что мы будем автоматизировать.

Аптека -- это в первую очередь точка, где осуществляются продажи, поэтому многие бизнес-процессы здесь те же, что и в обычном магазине. Перечень задач, подлежащих автоматизации в отдельной (самостоятельной) аптеке, включает в себя:

· бухгалтерский учет;

· заказ товара у поставщиков (широкий ассортимент и наличие большого числа поставщиков диктуют необходимость реализации электронного заказа с применением специальных возможностей для сравнения цен разных поставщиков);

· анализ товародвижения и формирование аналитических отчетов по разным группам товаров;

· регистрация и учет продаж.

Однако помимо задач, сходных с задачами любой розничной точки (или сети магазинов), в аптечном деле существует немало специфических бизнес-процессов, требующих нестандартного подхода и других (нежели в обычной торговле) алгоритмов решения.

Во-первых, аптечные сети работают с огромным ассортиментом и практически все товары в аптеке имеют сроки годности. Это предъявляет специфические требования к информационной системе, которая должна располагать функционалом для учета сроков годности нескольких тысяч позиций. Еще одной особенностью товарного ассортимента в аптеке является наличие нескольких видов одного и того же препарата: это может быть один медикамент в различных формах выпуска -- спрей, гель, мазь и т. д., в различных дозировках, препараты для детей, взрослых и т. д. ИС должна позволять просматривать и выбирать товарные позиции, перемещаясь по каталогу товаров, создавая подгруппы в рамках одной группы товара, и помогать осуществлять оперативный поиск препарата в процессе работы с клиентом.

Во-вторых, в аптеках ведется строгий партионный учет (иногда учет по серийным номерам) в соответствии с требованиями GMP, особенно если есть собственное производство (приготовление лекарств на заказ). Здесь имеется своя специфика: все поступающие партии субстанций, препаратов проходят в аптеках обязательный входной контроль. Все действия, связанные с получением, производством, распределением, в том числе и с контролем, описываются стандартными процедурами. Контроль выполняется в соответствии с фармакопеей. Уникальный номер присваивается каждой партии для того, чтобы можно было на готовый препарат собрать досье серии, где указываются место и дата приобретения всех компонентов (субстанций, вспомогательных веществ), которые входят в готовый препарат согласно спецификации, а также приводятся результаты испытаний этих компонентов, условия производства и ход технологического процесса (сколько, при какой температуре выдерживалась смесь, какие происходили реакции и т. д.). Кроме того, существует такое понятие, как спецификация. Это перечень веществ, входящих в готовый препарат. Обычно здесь указывается, какую влажность и/или какую концентрацию активного вещества в субстанции должны иметь компоненты, из которых готовится ЛС, а следовательно, и информационная система должна иметь функционал для работы с учетом массы, влажности, содержания активного вещества.

В отношении готовых препаратов важность партионного учета также не вызывает сомнения, так как могут возникнуть ситуации, когда необходимо изъять целую партию бракованного товара.

Эксперты называют еще ряд функций, обязательных для аптечной информационной системы: расценка товара в соответствии с правилами регулируемого ценообразования на отдельные группы ЛС, посерийный учет ЛС и отслеживание забракованных серий, наличие функции отпуска по льготным и бесплатным рецептам и персонифицированный учет отпуска данного вида ЛС больным, имеющим право на льготы; отслеживание фальсификатов, контроль за обязательным ассортиментом, специальный учет ряда групп ЛС -- сильнодействующие ЛС, группы А и Б и пр.; организация справочной службы с функцией предоставления информации о наличии товара в любом подразделении аптечной сети в режиме реального времени, взаимодействие автоматизированной системы управления аптекой с внешними справочными системами, работа с банковскими картами; возможность использования подарочных сертификатов, промоакций, торговли “по образцам”.

Базовый комплект ПО для аптеки должен обеспечивать электронное взаимодействие с поставщиками (от заказа до приходования накладных), ведение партионного учета, контроль сроков годности и забракованных серий медицинских препаратов, возможность возврата товара поставщику (например, в случаях когда у лекарства, лежащего в аптеке, заканчивается срок годности или обнаруживаются какие-то дефекты) и возврата товара от потребителя (если, скажем, обнаруживается, что данная партия - фальсификат) переоценку товара, межаптечную переброску товара для сетей и аптек с удаленными киосками, розничную реализацию (кассовый модуль), инвентаризацию, выгрузку данных в систему бухгалтерского учета и предоставление оперативной отчетности.

В аптеках с открытой выкладкой могут также применяться системы безопасности (в частности, антикражные устройства) и видеонаблюдения. В крупных торговых сетях уже существует практика интеграции таких систем с ИС (например, с кассовыми системами -- для предотвращения или пресечения злоупотреблений персонала и покупателей), но в аптечном деле даже в крупных сетях это пока мало востребовано в связи со вторичностью такой задачи по отношению к автоматизации основных бизнес-процессов.

Ключевыми критериями при выборе ИС являются:

· стоимость базового комплекта и услуг технической поддержки (что особенно критично для несетевых аптек);

· возможность своевременных доработок системы под новые требования рынка и пожелания заказчика (пользователя);

· невысокие требования к оборудованию (сервер, рабочее место директора, рабочее место кассира) -- это позволяет избежать дополнительных затрат на закупку нового оборудования и использовать уже имеющиеся в наличии компьютеры;

· поддержка системой большого спектра периферии (фискальные регистраторы, сканеры штрихкода, дисплеи покупателя, термопринтеры печати штрихкода и т. п.);

· наличие и доступная цена дополнительных модулей для увеличения функционала базового комплекта (особенно важно для динамично развивающихся аптечных учреждений);

· для используемой СУБД важны стоимость самой СУБД и дополнительных лицензий на рабочее место, квалификация ИТ-персонала для администрирования;

· способность взаимодействовать с наиболее распространенными программами бухгалтерского учета.

Иными словами необходимо обратить внимание на следующее: клиент в конечном итоге покупает не программу, а технологию, в которой существенны не только функционал ИС, но и время внедрения, стоимость проекта и совокупная стоимость владения продуктом (TCO, включающая в том числе и стоимость адаптации и сопровождения). [6]

2.2 Автоматизированные системы, используемые в аптеках Республики Беларусь

Наиболее часто в аптеках РБ используются такие автоматизированные системы как:

1. 1С;

2. Мастер-Аптека;

3. Аптека 2000;

4. Ветразь;

5. М-АПТЕКА плюс.

1С-предназначена для автоматизации аптечных сетей, аптек, аптечных киосков и аптечных пунктов.

Основной функционал программного решения включает:

1) Учет лекарственных средств: * Посерийный учет лекарственных средств в разрезе партий * Учет фармацевтических групп, форм выпуска, * Указание международного непатентованного наименования, дозировки. * Вхождения в обязательный ассортимент, жизненно необходимые и важные лекарственные средства) * Учет различных единиц измерения * Учет сертификатов и сроков годности, фальсификатов * Возможность вести аналоги (взаимозаменяемость) товаров.

2) Снабжение: * Аанализ прайс-листов поставщиков * Работа с электронными накладными поставщиком * Формирование заказа поставщику на основании расчета потребностей аптеки и анализа предложений поставщиков в электронном виде * Поступление/возврат товара в разрезе серий, с возможностью маркировки каждой серии в разрезе партии.

3) Склад и торговый зал: * Назначение розничных цен в разрезе серий * Инвентаризация складов, перемещение и списание товаров в разрезе серий

4) Управление системой ценообразования, скидок и наценок: * Гибкая система назначения скидок и наценок позволяет назначать скидки и наценки по многочисленным правилам на документы в целом и на отдельный товар или группу товаров в целом, использовать дисконтные карты и суммы накопления на них * Возможность назначения правил расценки для номенклатуры в разрезе подразделений компании, в том числе в соответствии с законодательством (наценку по умолчанию, тип наценки (% или сумма), верхнюю и нижнюю границы наценки, коридор не изменения цены, порядок округления)

5) Розничные продажи: * Оформление розничных продаж товаров и услуг с использованием торгового оборудования * Подключение к системе авторизации безналичных платежей по банковским картам. * Управление правами доступа к кассовым функциям * Возможность оплаты покупки наличными средствами, посредством платежных карт, в кредит (с возможностью указания кредитного договора с банком-кредитором), клубными картами, талонами/купонами, за счет заведения * Оформление возврата товаров покупателямиОперативная отчетность: * Отчеты по остаткам товаров (в разрезе серий, сроков годности и проч.), продажам в розницу и оптом, предоставлению скидок и подарков, количеству продаж продавцами-консультантами .

Программа "Мастер-Аптека"- предназначена для автоматизации работы по созданию приходных и расходных накладных ,печати этикеток в Аптеках. Выполняется автоматическое расценивание товара по электронным накладным , с учетом схемы наценки или по фиксированному проценту наценки. фармацевтический электронный лекарственный аптека

Данная программа включает в себя:

1) Приходная накладная:

· Автоматическое расценивание товара по электронным накладным , с учетом схемы наценки или по фиксированному проценту наценки

· Автоматическое создание приходной накладной

· Создание приходной накладной в ручном режиме.

· Добавление позиций в приходную накладную

· Корректировку приходных накладных

· Удаление приходных накладных

· Печать накладной

· Печать этикеток

· Поиск товара по текущей накладной

· Поиск товара по всем накладным (материальная ведомость)

2) Расходная накладная

· Создание накладной по выбранной приходной накладной

· Автоматический показ остатка товара

· Контроль за количеством товара

· Печать накладной

· Печать этикеток

· Удаление накладной

3) Аналитика. Материальная Ведомость.

a) Информация о поступлении препарата в аптеку.

b) Информация по поставщикам.

c) Информация о дате и сумме прихода товара

· Показ по выбраному поставщику

· Показ по всем поставщикам

d) Информация по реализаторам (торговым точкам)

· Показ по выбраному реализатору

· Показ по всем реализаторам

4) Печать списка накладных

a) Печать общей суммы и поставщика (реализатора) за выбранный период .

5) Управление

6) Установки

· Смена пароля и занесение нового пользователя

· Установка значений по умолчанию -Название аптеки -Город -Область -Поставщик

· Установка файлов (необходимо для архивирования)

· Установка значений -округлять до десяти копеек в меньшую сторону -выбор размера этикеток -показ остатков при создании расходной накладной

· Создание установок для нестандартных накладных

7) Архивирование

a) Архивирование базы данных

b) Сжатие базы данных ( для уменьшения размера) .

Аптека 2000 - это система комплексной автоматизации аптечного предприятия с розничной, оптовой и мелкооптовой торговлей медикаментами.

Комплексность автоматизации обеспечивается охватом всех сторон деятельности аптеки :

ь материального учета,

ь бухгалтерского учета,

ь учета наличия медикаментов по специальным перечням,

ь анализа продаж и формирования дефектур,

ь организации розничных продаж с использованием штрихкода и активных контрольно-кассовых машин,

ь учет отпуска медикаментов по льготным рецептам и формирование данных для страховых компаний.

Ветразь- обеспечивает ведение количественного учета на складе и в торговом зале с поддержанием полного цикла технологического процесса торговли (приход, ценообразование, маркировка, реализация, возврат, переоценка, пересортица, инвентаризация, производство, формирование бухгалтерских проводок, обслуживание касс, весов, терминалов сбора данных, оперативные справки и отчеты и пр.)

Основные функции:

· учет партий товара (партионный учет приход на одну карточку, смешанный учет);

· поддержка хозяйственных операций (приход товара и тары, внутреннее перемещение в торговый зал и производство, возврат поставщику, возврат от покупателей, списание, переоценка, пересортица, инвентаризация, производство и др.);

· управление ценообразованием формирование и печать ценников и штрих-кодов;

· поддержка расширенной информации о товаре (сертификаты, сроки годности, аннотация на товар, изображение товара и др.);

· работа с торговым оборудованием (кассы, весы, принтеры штрих-кодов, терминалы сбора данных, инфо-киоски и др.);

· реализация за безналичный расчет;

· выявление и устранение пересортицы товара;

· списание брака;

· работа с терминалом сбора данных (оприходование и расход товара, контроль ценников);

· инвентаризация (по зонам и по всему магазину);

· формирование отчетов: товарный отчет, реестр цен, инвентаризационная ведомость, оборотная ведомость, акты списания, накопительные ведомости, группировочные отчеты и др.;

· формирование и передача данных в программу бухгалтерского учета;

· поддержание межофисного обмена;

· анализ контрольной ленты;

· управление скидками (дисконтные карты, временные скидки, скидки на сумму чека, призовые акции, накопительные скидки, другие скидки);

· собственное производство (разделка туши, изготовление изделий для кулинарии, калькуляция себестоимости);

· выездная торговля.

М-АПТЕКА плюс- представляет собой программный комплекс, позволяющий осуществлять ведение полного цикла учета операций с товаром на всех стадиях его движения: от принятия решения о закупке товара у поставщика до его реализации конечному покупателю и последующей отчетности. Система предназначена для сведения воедино различных элементов деятельности по управлению аптечными предприятиями любых размеров и разных схем работы.

Возможности данной программы:

· возможность расчета потребности с помощью пополняемой библиотеки методов;

· расширенные возможности работы с поставщиками, работа по сводным прайс-листам, торговая площадка, возможность автоматического формирования заказов;

· возможность получения электронной накладной. Каждая строка приходного документа формирует свою уникальную партию товара;

· возможность управления ценообразованием с учетом всех правил;

· возможность реализации товара по штрих-коду. Развитая дисконтная система (накопительная, пенсионная, скидка для выходного дня и т.п.);

· система позволяет получать отчетность по товару для определения лидеров продаж, контроля сроков годности, принятия решения по уменьшению остатков менее продаваемого товара;

· возможно проведение инвентаризации с составлением всех выходных форм согласно нормативной документации;

· взаимодействие с бухгалтерскими системами;

· документация ведется в соответствии с унифицированными формами статистической отчетности.

Заключение

В заключении хотелось бы привести все за и против внедрения АСУ.

Достоинства

Применение АСУ позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.

Реализуемая в АСУ система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям). Внедряемые в связке с АСУ и системой контроля качества, АСУ нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

Недостатки

Основные сложности на этапе внедрения АСУ возникают по следующим причинам:

· Недоверие владельцев компаний высокотехнологичным решениям, в итоге -- слабая поддержка проекта с их стороны, что делает осуществление проекта труднореализуемым.

· Сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы.

Множество проблем, связанных с функционированием АСУ, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в АСУ.

Ограничения:

· Небольшие компании не могут позволить себе инвестировать достаточно денег в АСУ и адекватно обучить всех сотрудников.

· Внедрение является достаточно дорогим

· Система может страдать от проблемы «слабого звена» -- эффективность всей системы может быть нарушена одним департаментом или партнёром.

· Проблема совместимости с прежними системами.

Существует заблуждение, что иногда АСУ сложно или невозможно адаптировать под документооборот компании и её специфические бизнес-процессы. В действительности, любому внедрению АСУ предшествует этап описания бизнес-процессов компании. По сути АСУ являет собой виртуальную проекцию компании…

В итоге я пришла к выводу о том, что внедрение АСУ в аптеках не только современное нововведение позволяющее повысить качество и скорость работы аптеки, но и требование, в настоящих реалиях позволяющее аптеке состязаться с остальными в условиях жесткой конкуренции.

Литература

1. Геллер, Л.Н. Информационные технологии в сфере обращения лекарств / Л.Н. Геллер // Издательский дом «Русский врач» [Электронный ресурс]. - 2013. - Режим доступа: http://www.rusvrach.ru/articles/farm_1_2006str28_32.

2. ERP / Википедия // [Электронный ресурс]. - 2013. - Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/ERP.

3. RFID / Википедия // [Электронный ресурс]. - 2013. - Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Rfid.

4. Штриховой код / Википедия // [Электронный ресурс]. - 2013. - Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Штрих_код.

5. Сравнение отечественных и западных систем управления предприятием / www.citforum.ru // [Электронный ресурс]. - 2013. - Режим доступа: http://parallel.ru/docs/www.citforum.ru/seminars/cis99/epr_3.shtml.

6. Аптеки и автоматизация / PCWeek // [Электронный ресурс]. - 2013. - Режим доступа: http://www.pcweek.ru/themes/detail.php?ID=104801&THEME_ID=13882.

7. Современный рынок ERP-систем / www.bytemag.ru // [Электронный ресурс]. - 2013. - Режим доступа: http://www.bytemag.ru/articles/detail.php?ID=8947.

Размещено на Allbest.ru

...