Требования к информационным потокам

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Информационные потоки: понятие, виды и сущность

Информационные потоки - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.

Чтобы нормально функционировать, предприятие должно получать полную и качественную информацию до и после принятия его руководством управленческих решений.

Хорошая информация позволяет предприятию:

- получать конкурентные преимущества;

- снижать финансовый риск;

- определять отношение покупателей;

- обосновывать интуитивные решения;

- повышать эффективность деятельности;

- следить за внешней средой;

- координировать стратегию;

- повышать доверие к достигнутым договоренностям и принятым обязательствам.

Одним из важнейших условий успешного функционирования производства в целом является наличие такой системы информации, которая позволила бы связать воедино всю деятельность и управлять ею исходя из принципов единого целого.

Информацию собирают и анализируют с помощью четырех вспомогательных систем, которые в совокупности составляют: внутреннюю отчетность, рыночные исследования, анализ информации и сбор текущей внешней информации.

При определении параметров предприятия финансовая и бухгалтерская отчетность играет особую роль. Эта система внутренней отчетности отображает показатели текущего сбыта, суммы расходов, объемы материальных запасов, движение денежных средств, информацию о дебиторской и кредиторской задолженности.

Большое значение для информации имеет непрерывность ее сбора. Это обеспечивает полную ясность в делах собственного предприятия, а также способность и готовность предоставления рынку нужного товара в необходимых объемах.

В логистике выделяют виды информационных потоков в зависимости:

- от вида связываемых потоком систем - горизонтальный и вертикальный;

- от места прохождения - внешний и внутренний;

- от направления по отношению к логистической системе - входной и выходной (рис. 1).

Рис. 1. Виды информационных потоков

Горизонтальные информационные потоки чаще всего имеют неформальный характер, они являются самыми эффективными, с коммуникативной точки зрения. В них сохраняется примерно 90% сведений. То есть потеря информации при передаче таким путем минимальна. Объясняется это тем, что людям, находящимся на одном уровне служебной иерархии, психологически легче понять друг друга, ведь они решают однотипные задачи и сталкиваются со сходными проблемами (рис. 2).



Рис. 2. Горизонтальные потоки информации

Вертикальные информационные потоки имеют место между работниками или группами работников, находящимися на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным.

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии) и восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим) (рис. 3).

Рис. 3. Вертикальные потоки информации

Внешние информационные потоки отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Они определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, а также конкурентами. Предприятие должно постоянно следить за основными компонентами внешней среды, к которым относятся экономические, технологические, политико-правовые, социально-культурные и физико-экологические факторы.

Внутренние информационные потоки - это потоки информации между различными службами и уровнями предприятия, например документ на отпуск материалов с заводского склада в цех предприятия, документ об отпуске материальных ресурсов из одного цеха другому, документ о приемке на склад готовой продукции, изделий и деталей. Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы процесса: снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой.

Основными особенностями внутренних информационных потоков являются: упрощенное оформление, заверяются подписями должностных лиц, внутри отдельных производственных подразделений (цехов и участков) часто состоят из устных сообщений.

Входные информационные потоки - это последовательность документов и данных, поступающих для ввода в информационную систему,

информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание реквизитов (полей) входных документов.

Выходные информационные потоки - это сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

- источник возникновения;

- направление движения потока;

- скорость передачи и приема;

- интенсивность потока и др.

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в разделе кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица - бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт - это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.

Применяются также производные единицы количества информации: килобайт и мегабайт.

В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

- количеством обрабатываемых или передаваемых документов;

- суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Необходимо также определить места сбора, ввода и вывода информации, формы ее представления и документирования. Для построения таких систем следует в максимально возможной степени использовать современные компьютерные средства, возможности их включения в локальные вычислительные сети и выхода на международные сети, например, Интернет.

2. Требования к информационным потокам

Для обеспечения адекватного формирования информационных потоков необходимо соблюдать следующие принципы:

- данные должны собираться максимально близко к тому месту производственно-сбытовой деятельности, где происходят события, являющиеся их источником;

- данные должна быть представлены в виде, пригодном для их преобразования и сопоставления.

Информационные потоки имеют следующие характеристики:

- неоднородность;

- множественность подразделений - поставщиков информации;

- множественность подразделений - потребителей информации;

- сложность и трудности практической видимости информационных маршрутов;

- множество передач единиц документации по каждому маршруту;

- многовариантность оптимизации информационных потоков.

Весь комплекс информационно-аналитического обеспечения бизнеса призван реализовать информационную поддержку решения стоящих перед руководством предприятия в целом и его отдельными структурными подразделениями задач. Качество информации применительно к деятельности предприятия определяется тем, насколько рациональны и обоснованы управленческие решения, принятые руководством предприятия на ее основе. Качественная информация должна обеспечивать возможность адекватной оценки ситуации и выработки эффективных оперативных и стратегических решений. Обычно считают, что информация качественная, если она достоверна, точна, актуальна, доступна по запросу и представлена в удобной для понимания и использования форме (рис. 4).

Рис. 4. Требования к информации, используемой для управления предприятием



Рассмотрим спецификации и особенности выделенных выше требований к информации.

Достоверность. Используемая для управления предприятием и принятия управленческих решений информация должна быть максимально достоверной. Недостоверная информация приводит к искажению информационной модели предприятия, а решения, базирующиеся на искаженной информационной модели, приводят к неправильным действиям и прямым убыткам.

Точность и достоверность очень близкие характеристики, но не синонимы. Например, для того чтобы отгрузить товар клиенту, недостаточно достоверно знать, что поступила оплата от клиента, нужно точно знать, какая именно сумма поступила. Точно так же недостаточно просто достоверно знать, что за определенные нарушения могут последовать штрафные санкции, а необходимо точно знать, при каких именно нарушениях и какие санкции могут наступить.

Актуальность. Информация должна содержать сведения, которые действительны в момент ее использования. Что толку получить исчерпывающую информацию, когда «поезд ушел»?

Доступность по запросу. Это одно из важнейших свойств качественной информации. Поскольку информация представляет собой обобщенные и обработанные данные, очевидно, что на обработку тратится какое-то время. Если время ожидания подготовки информации слишком велико, она может утратить свою актуальность.

Удобная форма представления. Информация, поступающая лицам, принимающим решения, должна максимально содействовать этому процессу. Недостаточно обработанная, плохо структурированная или представленная в неудобном для восприятия виде информация может не только существенно замедлить процесс принятия решений, но и потребовать вовлечения управленческого персонала в переработку информации, что в принципе не является их работой и может быть выполнено менее квалифицированным персоналом.

Информация, удовлетворяющая этим требованиям, может считаться качественной. Но для того чтобы построить систему получения и использования качественной информации в деятельности предприятия, подчас требуется не меньше усилий и затрат, чем для построения основного производства. Информация - редкое благо, у которого имеются свои издержки.

Лица, принимающие решения, инициируют сбор информации лишь до тех пор, пока ожидаемые выгоды не повысят предполагаемые затраты на ее получение. Требуемая информация, как правило, не сконцентрирована в одном определенном месте вследствие закономерности концентрации и рассеяния информации, согласно которой основная часть информации (около одной ее трети по интересующему вопросу) концентрируется в сравнительно небольшом числе источников, остальная же информация рассеяна по значительно большему числу источников. Поэтому при поиске и сборе «рассеянной» информации проявляется закономерность повышения стоимости информации по мере увеличения ее полноты: стоимость сбора информации резко повышается по мере увеличения ее полноты. Проблема стоимости информации - не единственный фактор, влияющий на то, как собирать и использовать информацию. Попытки собрать исчерпывающий объем информации могут привести к критической потере времени, когда конкуренты примут важные решения раньше, базируясь не на основе точной и всесторонней информации, а на основе деловой интуиции.

Чтобы обеспечить достоверность, полноту и точность используемой информации, ее актуальность, оперативность и доступность осуществляются следующие меры:

- вся система делопроизводства перерабатывается и упорядочивается в соответствии с требованиями организации логистического управления;

- осуществляются компьютеризация информационной системы и организация ряда автоматизированных рабочих мест, обеспечивающих доступ персонала в информационную систему;

- совершенствуется система контроля за прохождением и исполнением управленческой документации;

- разрабатываются и внедряются методические документы, являющиеся конструктивными для организации работы должностных лиц и основанные на агрегировании информации по принципу ее предназначения и получаемым конечным результатам.

Для того чтобы облегчить процесс принятия решений в условиях неопределенности, существуют различные программные продукты, позволяющие моделировать принимаемые решения и оценивать их последствия.

3. Методы исследования интенсивности информационного потока

Изучение потоков информации дает общее представление о функционировании объектов управления и является первым шагом в анализе организации. Исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

В настоящее время успешно используется несколько методик анализа информационного обеспечения. Они различаются принятыми характеристиками количества информации (символы, записи, документы и т.п.), методами и инструментами анализа. Наиболее разработанными можно считать следующие методы.

1) Метод матричного моделирования процессов разработки данных.

2) Графоаналитический метод исследования потоков информации.

3) Описание потоков информации в виде графика типа дерева.

4) Метод схем информационных связей плановых расчетов.

5) Метод исследовательского анализа задач управления, разработанный на выявлении «коротких» потоков.

Эти методы исходят, прежде всего, из общей количественной характеристики информации.

Каждый из этих методов имеет свою область применения: одни удобны для описания информационных связей между подразделениями, другие - между группами задач, отдельными задачами и группами элементарных процедур.

Исследование документированных информационных потоков проводят следующими методами:

- на стадиях технического задания, технического предложения или эскизного проекта: беседы и опросы, изучение документов, анкетирование;

- на стадиях технического и рабочего проектирования: изучение документов полистным их просмотром, анкетирование, с помощью автооперограмм.

Исследовать как документные, так и без документные информационные потоки можно путем инвентаризации и выборочными методами в течение всего расчетного периода (например, в течение года или в ограниченных интервалах времени: неделя, месяц). Результаты исследований обрабатываются статистическими методами и могут быть представлены в виде информационных моделей.

Исследования управленческой информации ведут от «общего к частному», последовательно переходя от укрупненного деления информационного массива на группы к классификации и разделению информации внутри групп, к изучению и анализу отдельных сообщений (рис. 5).



Перечень недокументированных сообщений получают с помощью опроса и бесед или используя простую анкету, заполненную ведущими сотрудниками аппарата управления. Уточняют его, просматривая регистрационные карты (журналы), изучая документы в делах и т.п. Типические группы документов выделяются по признакам, характерным для работы данного аппарата управления (например, кадровые, плановые, отчетные, финансовые и т.п.).

Затем классифицируются документы внутри групп в соответствии, например с классификацией или по признакам, отвечающим функциям управления.

Выявленный и классифицированный перечень документов согласовывают с руководством, после чего он может быть положен в основу дальнейших работ по унификации и типизации документов, проектированию их новых форм, сокращению количества и т.п.

Детальные сведения о документах получают, заполняя анкеты документов.

Изучением документации и опросом также можно получить достоверные сведения о маршруте управленческих документов, составляя например, принципиальные маршрутные схемы, которые позволяют выяснить:

- количество структурных подразделений (сотрудников), через которых проходит документ;

- последовательность прохождения;

- состав операций, выполняемых с документом в каждом из структурных подразделений.

Эффективен при изучении работы с документами и метод автооперограмм - разновидность анкетирования (разработка и последующий анализ заполненных сотрудниками аппарата управления анкет). Анкета состоит из вертикальных и горизонтальных граф. По горизонтали отмечаются фамилии сотрудников, обрабатывающих или составляющих документ, а по вертикали указываются выполняемые им операции.

Исследование информационного потока на основе его сетевой модели. Метод основан на применении сетевого графика и традиционных методов его анализа и оптимизации. Понятия работы и события принимают характер, соответствующий процессу управления, а именно: под работой понимается определенная задача управления, решаемая работниками данного аппарата управления; под событием понимается определенный документ, который был составлен в ходе выполнения работ (конечное событие) либо будет использоваться в ходе выполнения работ (начальное событие).

Анализ сетевой модели управления производится традиционными методами. Находятся критический путь, резервы времени (каждая работа, производимая управленческим аппаратом, характеризуется своей длительностью, определено время наступления каждого события), определяются узкие места, производится перераспределение ресурсов и т.д.).

Графоаналитический метод исследования потоков информации. Метод основан на построении информационного графа и анализе его матрицы смежности. В любой управляющей системе различаются входы, выходы и внутренняя память. Через входы управляющая система получает исходные Данные из внешней среды, через входы во внешнюю среду выдаются результаты работы системы. В процессе функционирования управляющей системы появляется промежуточное звено между исходными данными и результатами Функционирования. Все три звена вместе образуют компоненты потока информации - хi. Между компонентами потока информации существует упорядоченность. Так, нулевой порядок имеет исходные данные, наивысший - результаты функционирования (рис. 6).

Рис. 6. Схема движения данных в системе оперативного управления

информационный финансовый управление

На основании такой схемы потоков информации можно построить граф, вершинами которого служат xi - компоненты потока информации и которые соединяются дугами в том случае, если переход между ними осуществляется без каких-либо промежуточных результатов (в противном случае недоопределена вершина). Дуги ориентируются в направлении результатов более высокого порядка. Построенный граф называется информационным. Матрица смежности для графа строится следующим образом: элемент (i, j), стоящий на пересечении i-й строки и j-roстолбца, равен единице, если из вершины в вершину xj идет дуга, и равен нулю в противном случае. Матрица смежности является компактной моделью информационного графа. В дальнейшем строится последовательность матриц, представляющих собой матрицу смежности, возведенную в квадрат, третью степень и т.д. Общее количество матриц равно порядку информационного графа.

Заключение

С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются:

- анализ организации;

- совершенствование схемы документооборота;

- разработка автоматизированных систем информационного обеспечения.

Изучение потоков информации дает общее представление о функционировании объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

По результатам анализа можно определить основные характеристика документооборота: общий объем документов и их объем по отдельным подразделениям; маршруты движения и жизненный цикл документов.

Обследование предполагается проводить по заранее разработанной программе, которая включает:

- изучение структуры и функций подразделений предприятия;

- составление перечня входящих и исходящих документов для каждого подразделения, а также регистрацию всех поступающих и выходящих сообщений;

- четкое определение процессов формирования и маршрутов движения документов;

- сбор данных о назначении форм документов и количестве разрабатываемых экземпляров, периодичности составления документов, показателях, содержащихся в каждом конкретном документе (сообщении);

- повторяемость и применяемость показателей в подразделениях;

- алгоритм их формирования.

После выполнения всех необходимых этапов предварительного анализа на основании собранных данных применяется один из методов анализа.

Одним из способов решения задачи анализа информационных потоков является введение искусственных информационных языков для описания производственной информации. Авторами осуществляется разработка программных средств, позволяющих провести частотный анализ показателей, содержащихся в документах, и составить отраслевой язык на базе формализованного тезауруса. По результатам исследования документов составляется стандартный набор терминов со строго фиксированными лексическими значениями, в котором устранены синонимы. Эти термины, представленные отдельными словами или группами слов, называются дескрипторами, а наборы таких терминов - словарем дескрипторов. Анализируя одинаковые по смыслу признаки, выделяются их общие части и заносятся в перечень признаков. Полученные таким образом признаки становятся ключевыми словами или дескрипторами информационного языка. Описание конкретных показателей с помощью дескрипторов проводится на основе анализа их экономического значения и с учетом синонимии.

При обосновании информационных потоков необходимо учесть:

- движение информации в рамках самого информационного обеспечения (от блока - к блоку);

- взаимосвязь и преемственность информации в технологических процедурах одной функциональной подсистемы и между самостоятельными функциональными подразделениями;

- иерархическую направленность движения информации;

- направленность и виды оформления выходной информации.

Для этой цели успешно используются информационные модели объектов и происходящих в них процессов. АСУП создает возможность перехода от построения информационных моделей для отдельных функций и элементов управления к построению информационной модели управления в целом и для предприятии.



Список литературы

1. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2010

2. Козырев А.А., Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник, М. - 2009

3. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы, Делопроизводство. - 2009

4. Аникин, Б.А. Логистика: учеб. пособие / Б.А. Аникин; под. ред. Б.А. Аникина, Т.А. Родкиной. - М.: изд-во Проспект, 2010

5. Гаджинский А.М. Логистика. - М., 2012.

6. www.ec-logistics.ru

7. www.logistics.ru

Размещено на Allbest.ru

...