Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение

1. Аналитическая часть

• 1.1 Общая характеристика предприятия
• 1.2 Организационная структура управления предприятием
• 1.3 Описание объекта автоматизации
• 1.4 Обзор рынка аналогов автоматизированных систем
• 1.4.1 АС "Hardware Inspector"
• 1.4.2 АС "КомпьюЛиб"
• 1.4.3 АС "Учет компьютеров на предприятии"
• 1.4.4 АС Учет компьютеров IT Invent 1.49
• 1.5 Описание предметной области и функции решаемой задачи
• 1.6 Организационно-экономическая сущность задачи и цели автоматизации
• 1.7 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
• 1.8 Обоснование выбора модели представления данных
• 1.9 Обоснование выбора ядра информационной системы (СУБД)
• 1.10 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
• Заключение
• Список основных источников

Введение

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею.

Основным инструментом информационных технологий (ИТ) при выполнении любых задач планово-учетного характера на предприятии является компьютер, который с точки зрения бухгалтерского учета, является основным средством, а его составные части - материалами. Для эффективной работы на компьютере существует большое число периферийных устройств (принтер, сканер, модем и т.д.), которые также относятся к основным средствам предприятия.

Вся компьютерная техника требует сервисного обслуживания, ремонта, замены расходных материалов и т.д. В связи с этим возникла необходимость автоматизации учета вычислительных средств, расходных материалов, комплектующих, а так же их ремонта, модернизации, сервисного обслуживания и т.д.

Целью данной преддипломной практики является:

1) в теоретическом аспекте - изучение предметной области, проблемы автоматизации учета компьютерной техники и комплектующих;

2) в практическом аспекте - разработка автоматизированной системы учета расходных материалов и комплектующих по обслуживанию компьютерной техники и программного обеспечения

Автоматизированная система призвана решать следующие задачи:

? учет поступившей в ремонт компьютерной техники (КТ);

? учет и контроль затрат расходных материалов и комплектующих КТ;

? формирование документов, сопутствующих движению КТ и комплектующих.

? Учет поступившего ПО - и места его закрепления за определенным сотрудником

Положительные аспекты безбумажной технологии:

ѕ практически мгновенная пересылка данных;

ѕ уникальность хранения;

ѕ улучшенная защищенность;

ѕ резкое уменьшение трудоемкости обработки документов.

Данная преддипломная работа посвящена теме "Автоматизированная система учета, ремонта, движение компьютерной техники и ПО".

Разрабатываемая база данных позволит автоматизировать обработку информации для эффективного учета компьютерной техники, версий ПО, доступов и т.д. Кроме того, она сократит долю ручного труда при ведении учета и позволит автоматизировать процесс составления паспортов рабочих мест. Для разработки пользовательских интерфейсов и средств генерации отчетов (любых твердых копий) должен использоваться язык программирования 1С. В системе должны использоваться (при необходимости) общероссийские классификаторы и единые классификаторы и словари для различных видов алфавитно-цифровой и текстовой информации.

1. Аналитическая часть

1.1 Общая характеристика предприятия

Пенсионный фонд РФ был основан 22 декабря 1990 года с целью осуществления управления средствами пенсионного обеспечения России. Средства же на указанные цели стали формироваться за счет обязательных страховых взносов граждан и работодателей.

С 2005 года ПФ РФ производит начисление ежемесячных денежных выплат, предоставляет госпомощь в виде широкого спектра социальных услуг. А уже с 2007 года ПФР начинает выдавать сертификаты на материнский (семейный) капитал. Начиная с 2010 года, произошло значительное расширение сферы деятельности Пенсионного фонда. Была проведена валоризация пенсий той категории граждан, которая имеет большой срок "советского" трудового стажа.

ПФР - представляет собой крупнейшую эффективную систему, оказывающую социальные услуги в России. Он в соответствии с российским законодательством, а также пенсионными правами граждан обеспечивает своевременную выплату пенсий. ПФР - государственный внебюджетный фонд. Утверждение бюджета Пенсионного Фонда осуществляется Госдумой отдельным законом одновременно с принятием Федерального бюджета. Главной целью данного фонда является обеспечение граждан определенным уровнем благ посредством отчислений от заработной платы.

Средства ПФР направляются на выплату пенсий по возрасту, при потере кормильца, пособий на детей от 1,5 до 6 лет, за выслугу лет, пенсий военнослужащим, пострадавшим от аварии на Чернобыльской АЭС, пенсий по инвалидности, компенсации пенсионерам, одиноким матерям, материальной помощи престарелым и инвалидам, на детей, которые инфицированы вирусом иммунодефицита.

Подразделения ПФР осуществляют свою деятельность в каждом регионе, а также районном центре Российской Федерации. В его состав включены 81 Отделение Пенсионного фонда в субъектах РФ, 7 Управлений в Федеральных округах РФ, ОПФР в г. Байконур, а также более 2,5 тысяч территориальных управлений в разных регионах страны. Управление фондом осуществляют Исполнительная дирекция ПФР и Руководство. В подчинении Дирекции находятся отделения Пенсионного фонда в административно-территориальных республиках и образованиях. В городах, районах действуют уполномоченные Фонда. А отделения Пенсионного фонда Российской Федерации обеспечивают работу по осуществлению сбора взносов на соцстрахование, финансирование гос. органов, а также различных региональных программ соцобеспечения.

Отделение Пенсионного фонда РФ по Красноярскому краю обслуживает население региона на территории общей площадью 2339,7 тысяч квадратных километров, что составляет 13,8% всей территории страны. Протяженность края с севера на юг - почти 3000 км. На востоке край граничит с Республикой Саха (Якутия) и с Иркутской областью, на юге - с Республикой Тыва и Республикой Хакасия, на западе - с Кемеровской и Томской областями, а также с Ханты-Мансийским автономным округом - Югра и Ямало-Ненецким автономным округом. Численность населения Красноярского края составила 2846,6 тыс. человек (по данным Красноярскстата на 01.01.2013). Всего в Красноярском крае 1763 населённых пункта. Административно-политический центр Красноярского края - город Красноярск, основан в 1628 году. Численность населения Красноярска составила 1017,2 тыс. человек (по данным Красноярскстата на 01.01.2013). В структуру Отделения ПФР по Красноярскому краю входит 6 управлений, 26 отделов и 3 группы. Отделение организует и координирует деятельность 50 Управлений ПФР и 9 Отделов ПФР в городах (районах) Красноярского края со штатной численностью 2536 человек.

Основные направления деятельности Пенсионного фонда 2012:

ѕ учет страховых средств, которые поступают по обязательному пенсионному страхованию;

ѕ назначение, выплата пенсий;

ѕ назначение, а также реализация разнообразных социальных выплат таким категориям граждан, как инвалиды, ветераны, инвалиды вследствие военной травмы, Герои РФ, Герои Советского Союза и др.

ѕ взаимодействие со страхователями и взыскание недоимки;

ѕ осуществление учета участников системы обязательного пенсионного страхования;

ѕ осуществление управления средствами пенсионной системы РФ;

ѕ учет и выдача государственных сертификатов на получение материнского капитала;

ѕ реализация Программы гос. софинансирования добровольных пенсионных накоплений;

ѕ установление федеральной соцдоплаты к социальным пенсиям для доведения общего дохода пенсионера до размера прожиточного минимума;

ѕ администрирование страховых средств, которые поступают по обязательному медицинскому страхованию и обязательному пенсионному страхованию;

ѕ межгосударственное и международное сотрудничество РФ по вопросам, которые относятся к непосредственной компетенции ПФР, активное участие в разработке, а также реализации межгосударственных, международных соглашений и договоров по вопросам пособий и пенсий;

ѕ контроль совместно с налоговыми органами за полным и своевременным поступлением в ПФ страховых взносов, а также целевым расходованием его средств.

Начиная с 2009 года, население получило возможность добровольно вносить средства на накопительную часть пенсии, что свидетельствует о работе государства над совершенствованием системы пенсионного обеспечения.

1.2 Организационная структура управления предприятием

Важнейшая проблема любой организации -- выбор рациональной организационной структуры (системы) управления. Успешное функционирование и развитие всякой системы управления в существенной мере зависит от научной аргументированности ее организационной структуры.

Структура управления -- это состав подразделений аппарата управления, формы их специализации и взаимосвязи, определяющие отношения их соподчиненности, как по вертикали, так и по горизонтали. Основные элементы организационной структуры -- подразделение (звено) управления, ступень управления и, наконец, связь между органами и работниками управления, наделенными определенными функциями. Связь обеспечивает взаимодействие элементов организационной структуры, ориентированное на достижение заданных целей.

Таким образом, организационная структура отражает упорядоченную совокупность прочно связанных между собой элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Иначе говоря, организационную структуру управления можно определить как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой управление осуществляется путем выполнения соответствующих функций, ориентированных на достижение намеченных целей.

В "Управлении Пенсионным фондом Российской Федерации (государственное учреждение) в Курагинском районе Красноярского края" линейно-функциональная структура управления.

Функциональная структуризация является наиболее широко распространенной формой организации деятельности и имеет место почти на всех предприятиях на том или ином уровне организационной структуры. Это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет четко определенную, конкретную задачу и обязанности. Создание функциональной структуры сводится к группировке персонала по широким задачам, которые они выполняют. Конкретные характеристики и черты деятельности того или иного подразделения соответствуют наиболее важным направлениям деятельности всей организации. В тех случаях, когда функциональная структура используется частично, одна из функций (например, финансирование) осуществляется либо на более высоком уровне управления, либо на одном уровне с подразделениями, структурированными по продукту, заказчику или территориальному признаку.

Функциональная организация направлена на стимулирование качества труда и творческого потенциала работников, а также экономии, обусловленной ростом масштаба производства товаров или услуг. Вместе с тем поддержание взаимодействия между разными функциями -- задача сложная. Реализация различных функций предполагает разные сроки, цели и принципы, что делает трудными координацию деятельности и ее календарное планирование. Кроме того, функциональная ориентация связана с предпочтением стандартных задач, поощрением узко ограниченных перспектив и ведением отчетности о результатах деятельности.

1.3 Описание объекта автоматизации

Актуальность задачи автоматизации учета компьютерного и другого оборудования на предприятии возрастает при наличии большого парка компьютеров, офисной техники, торгового и другого оборудования. Наибольшая потребность знать, где и какая единица находится, оперативно отслеживать изменения, связанные с оборудованием, возникает у ИТ-подразделений.

Особую значимость задача автоматизации учета оборудования приобретает на крупных предприятиях. Обработка все время растущих массивов информации стала возможна только с использованием современных компьютерных технологий.

Организовать систему учёта средств вычислительной техники в учреждении, вести учёт рабочих станций и комплектующих, сейчас не возможно без дополнительно установленного на компьютер программного обеспечения.

Непосредственно этим занимаются специалисты группы автоматизации (ГА) согласно регламента средств вычислительной техники (далее СВТ) и руководствуясь должностной инструкцией. Первоначально диагностику СВТ производят специалисты группы. При невозможности произвести ремонтные работы СВТ на рабочем месте сотрудника управления (Управление Пенсионным фондом Российской Федерации (государственное учреждение) в Курагинском районе Красноярского края), специалисты группы автоматизации производят изъятие технического средства пришедшего в неисправность, по каким либо причинам, для проведения более подробной диагностики и ремонтных работ. При невозможности устранения неисправности или по причине гарантийного случая отправляют в Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации (государственного учреждения) по Красноярскому краю (ОПФР по Красноярскому краю) согласно регламента в отдел технических, общесистемных и телекоммуникационных средств (ОТОТС) технику для устранения неисправности.

Ранее весь учет ремонта компьютерной техники в ГА осуществлялся вручную с помощью журналов учета. С каждым годом количество обслуживаемой техники возрастало, и наконец, назрела необходимость автоматизации этого учета в группе автоматизации.

Из-за больших объемов ручной работы при ведении учета ремонта, расходных частей и комплектующих, возникают следующие проблемы:

ѕ низкая скорость оперативного учета, сбора, хранения и обработки информации о средствах вычислительной техники;

ѕ высокая трудоемкость обработки информации;

ѕ низкая оперативность, снижающая качество управления объектом;

ѕ несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации;

ѕ низкая скорость оперативности при приеме СВТ от сотрудников;

ѕ некорректный учет результатов деятельности специалистов группы автоматизации;

ѕ некорректный анализ сервиса работы специалистов группы автоматизации;

ѕ замедление документооборота.

С помощью автоматизации управленческой функции возможно решение всех вышеперечисленных проблем. Автоматизированная система должна выполнять оперативный учет средствах вычислительной техники и запчастей и оформление необходимых сопроводительных документов.

1.4 Обзор рынка аналогов автоматизированных систем

В настоящее время на рынке автоматизированных систем представлено много систем учета компьютеров и оргтехники. Многие из них сейчас находятся на стадии доработки и на рынке представлены еще "сырые" версии программ. Рассмотрим характеристики наиболее известных автоматизированных систем (АС) данного направления.

1.4.1 АС "Hardware Inspector"

АС Hardware Inspector разработана компанией Database Harbor Software и предназначена для автоматизированного учета и инвентаризации компьютерной техники и иного оборудования в организациях. Она дает возможность вести учет не просто текущего состояния параметров компьютера, а всей истории жизни отдельных комплектующих. Hardware inspector решает задачи автоматизации инвентарного учета компьютерной техники и комплектующих, с возможностью хранения всей истории перемещений и обслуживания. Поддерживает механизм ревизий рабочих мест, который предохраняет компьютеры и комплектующие от хищения и подмены, детальный контроль над параметрами конфигурации компьютера, обеспечивающий свободу и оперативность действий по планированию модернизации и перераспределения устройств. Формирует отчетность для материальной бухгалтерии.

Основные возможности АС:

ѕ учет рабочих мест с детализацией до отдельных устройств. На каждое устройство заводится паспорт, в котором отражается информация о его поступлении, технических параметрах, истории его перемещений по рабочим местам и ремонта;

ѕ древовидная организация подразделений и рабочих мест. Устройства располагаются на рабочем месте, также имея иерархическую структуру. Например, материнская плата находится внутри корпуса, CPU - внутри материнской платы, а кулер - внутри процессора;

ѕ по каждому устройству ведется история ремонта и других работ по его обслуживанию;

ѕ возможность как ручного, так и автоматизированного заполнения базы данных. Автоматизированное добавление устройств осуществляется посредством импорта их описаний из отчетов программ ASTRA и AIDA32. Данная возможность позволяет избавиться от рутинной работы по первичному вводу информации, однако данные программные продукты не входят в стоимость системы и могут быть приобретены за отдельную плату. Программа анализа конфигурации (ASTRA) читает данные об устройствах, "зашитые" на аппаратном уровне, определяет модель устройства, производителя и его www-адрес, дату производства, серийный номер (у HDD, CPU, мониторов, модулей памяти и материнских плат), а также многие другие технические параметры;

ѕ большой набор отчетов: "Паспорт на устройство", "Паспорт на рабочее место", "Список инвентарных номеров", "Полный перечень оборудования", "Выполненные работы за период времени";

ѕ механизм поиска поможет найти интересующее устройство (группу устройств) по заданному критерию. В фильтре поиска могут участвовать такие параметры устройств, как тип, модель, производитель, продавец, инвентарный номер, серийный номер, произвольная строка поиска и так далее;

ѕ гибкое разграничение доступа. Обширный перечень прав доступа к функциям и данным позволяет очень гибко настроить возможности каждого оператора базы данных;

ѕ учет гарантийных сроков на технику с прогнозированием их окончания;

ѕ учет бухгалтерской информации о купленной технике (когда, где, у кого и по каким документам куплена);

ѕ учет инвентарных номеров, которые, при желании, можно присвоить каждому устройству;

ѕ информация по рабочему месту: ответственное лицо, IP-адреса, периодичность профилактики и пр.

Главным недостатком данной АС является ее избыточность и громоздкость, это ограничивает возможность ее применения в рассматриваемом учреждении. Достаточно высокая стоимость программы также повлияла на решение начальника учреждения создать собственную автоматизированную систему.

1.4.2 АС "КомпьюЛиб"

Основная задача программы - облегчить труд системного администратора, занимающегося комплектованием и инвентаризацией компьютерного парка. Возможности программы: учет компьютеров, устройств с распределением по административным отделам, доменам, месторасположению, помещениям, ответственным лицам; учет программ; ведение баз данных производителей и продавцов оборудования; хранение стоимости устройств, расчет суммарной стоимости по рабочим станциям, подразделениям и т.д.; хранение гарантийных сроков, расчет срока окончания гарантии; учет событий по устройствам и рабочим станциям (компьютерам): история перемещений, ремонтов, изменений и т.д.; автоматическое отслеживание событий; полный журнал событий ('история' компьютерного парка организации); автоматизированный ввод данных - импорт отчетов программ диагностики оборудования (Sysinfo Lab ASTRA, AIDA32); гибкий настраиваемый интерфейс просмотра данных; быстрый удобный ввод информации (в том числе копирование устройств, компьютеров); мощные механизмы поиска, фильтрации, сортировки, группировки (в том числе автофильтр a-la Excel и Quick Search); подробные развернутые отчеты; экспорт в Word, Excel, HTML, текстовые файлы; MDI-интерфейс; работа в сети; возможность работы с несколькими независимыми базами данных.

К недостаткам внедрения данной системы можно отнести её громоздкость, а также то, что технология автоматизации предприятий с помощью данной системы не предусматривает автоматизацию всех участков учета сразу. Кроме того, данная технология автоматизации предприятий способствует возникновению ошибок и нестыковок, а также создает благоприятные условия для злоупотреблений со стороны персонала. Поэтому учет бизнес-процессов желательно осуществлять на единой информационной основе. Только тогда будет можно говорить и о достоверности оценки хозяйственной деятельности, и о принятии мотивированных управленческих решений. Если предприятие по каким-либо причинам не готово автоматизировать все свои участки учета сразу, то следует рассмотреть программные решения, функциональные компоненты которых могут быть внедрены поэтапно.

1.4.3 АС "Учет компьютеров на предприятии"

Конфигурация предназначена для учета компьютеров в больших и средних организациях. Хотя конфигурация называется "Учет компьютеров на предприятии", версия Prof давно перестала специализироваться только на учете компьютеров, в ней стало возможно учитывать любую оргтехнику, а также потребление/использование расходных материалов, услуги предоставленные другими организациями, отслеживать заявки поставщикам, заявки пользователей, вести бюджетирование расходов.

Полная конфигурация предназначена для учета сведений по компьютерам и оргтехнике в организации. И плюс к этому, учитывает многие другие моменты деятельности отдела АСУ, позволяя как можно более полно и удобно вести учет на предприятии в требуемой аналитике.

Конфигурации построена таким образом, чтобы однотипная информация могла быть доступна из одного места. Например, прямо из справочника рабочих мест можно посмотреть, что находится на рабочих местах, отсюда же можно ввести новые документы, сформировать отчеты по рабочим местам, комплектам и комплектующим.

В журнале учета комплектующих, можно осуществить все операции с комплектующими и расходными материалами, кроме того, осуществить отбор по основным параметрам документов: рабочим местам, комплектам, комплектующим. Основные возможности конфигурации.

Учет оргтехники и комплектующих

Конфигурация обеспечивает ведение учета в разрезе документов. Имеются все необходимые документы: Поступление, перемещение, списание, инвентаризация (кроме стандартных есть еще и специфические документы, например начало, конец внешнего ремонта, обмен комплектующих, списание расходных материалов). Возможна как распечатка стандартных бланков этих документов, так и подключение внешних печатных форм.

Учет расходных материалов

Расходные материалы учитываются также как оборудование и комплектующие, то есть поступление и перемещение осуществляется теми же документами. Различия в их списании, для этого есть отдельный документ списания, в котором дополнительно можно выбрать аналитику для списания расходных материалов. Аналитика вводится по желанию, то есть пользователь сам выбирает, какой аналитикой он будет пользоваться.

Для анализа списания расходных материалов, существует специальный отчет.

Учет оборудования в ремонте

В конфигурации можно вести учет оборудования находящегося во внешнем ремонте. Для этого можно ввести документы: Начало ремонта (комплектующие уходят во внешний ремонт, который осуществляет выбранный подрядчик), Окончание ремонта (возврат отремонтированных комплектующих).

Для отслеживания комплектующих находящихся или бывших в ремонте, предназначен отчет по ремонту, в котором можно отследить как оборудование, находящееся в ремонте, так и суммы, потраченные на внешний ремонт.

Учет заявок поставщикам (блок заказов поставщикам)

Для реализации потребности ИТ отдела в отслеживании заявок на приобретение оборудования, в конфигурацию включен контур по заявкам поставщикам.

Заявки могут быть зарегистрированы на комплектующие, расходные материалы или услуги. Для отслеживания выполнения заявок поставщиками используется специальный отчет.

Учет пользователей оборудования

Для учета пользователей в программе разработан блок документов назначения, перевода, и выбытия пользователей. Если строгий документированный учет не нужен, то можно изменять пользователей у рабочих мест вручную.

Учет заявок пользователей

Учет заявок пользователей одна из важных задач ИТ отдела, для их учет и был специально разработан этот блок, с помощью которого можно учитывать заявки поступившие от пользователей, а также следить за их исполнением. С помощью специального отчета можно легко отслеживать выполнение заявок.

Работа с прайс-листами поставщиков

Есть возможность загружать прайс-листы поставщиков. Данная возможность пока находится в стадии развития и пока не реализована полностью.

Для реализации удобного поиска в конфигурации реализован механизм расширенного поиска по кнопке по любому реквизиту, который в отличие от стандартного поиска показывает сразу все элементы, которые удовлетворяют строке поиска.

Конфигурация предназначена для ведения базы данных по компьютерам и оргтехнике на предприятии. Программа построена интуитивно понятно и начать вести учет в ней очень просто. Система предназначена для использования в небольших и средних предприятиях.

Недостатком является избыточность системы, кроме того для работы конфигурации требуется 1С: Предприятие 7.7 с компонентой "Оперативный учет".

1.4.4 АС Учет компьютеров IT Invent 1.49

Программа IT Invent позволяет вести инвентаризационный учет компьютеров, IT оборудования, программного обеспечения, комплектующих и расходных материалов. Учет ведется в рамках организаций и их филиалов. Программа поможет администраторам, сотрудникам IT отделов и их руководителям, владельцам компьютерных магазинов, заведующим складов и всем людям которым необходимо иметь четкую и актуальную картину состояния парка IT инфраструктуры.

Ключевые особенности программы:

- Поддержка базы данных MS Access и MS SQL Server.

- Многопользовательский режим работы - все филиалы работают с единой базой.

- Возможность создания и настройки собственных дополнительных свойств различных типов.

- Прикрепление изображений и файлов к объектам учёта

- Учет Заказов поставщикам на все виды учетных единиц.

- Учет выполнения работ любых видов внутри организации.

- Уникальная система создания и печати инвентарных этикеток. Поддержка принтеров штрих-кодов.

- Поддержка работы со сканером штрих-кодов. Поиск записей в базе по штрих-коду.

- Модуль инвентаризации с автоматической обработкой результатов.

- Ведение истории изменений ключевых полей объектов учета.

- Учет ремонтов и профилактических обслуживаний оборудования и компьютеров.

- Логическое связывание программ и комплектующих с оборудованием.

- Учет расходных материалов, комплектующих запчастей, канцелярии.

- Учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей.

- Закрепление учетных единиц за сотрудниками организации. Акты приёма-передачи.

- Ведение базы поставщиков, сервисных организаций и прочих контрагентов.

- Гибкое разграничение прав доступа для пользователей системы.

- Настройка E-Mail оповещений по действиям пользователей в программе.

- Большое количество встроенных печатных форм и отчетов с возможностью их редактирования.

- Импорт и просмотр данных напрямую из Active Directory.

- Импорт данных из Excel/CSV файлов. (Производитель IT Invent)



1.5 Описание предметной области и функции решаемой задачи

В предметной области комплекса задач, к которому относится задача учета средств вычислительной техники и расход комплектующих для группы автоматизации, рассматриваются процессы учета движения технических средств, учет расхода запасных частей, ведение документации по движению заказа.

Задача учета движения заказа и запасных частей касается процессов поступления в ремонт, выполнения работ по ремонту, выдачи техники из ремонта, расхода и списания запасных частей, а также списание морально устаревшей техники при нецелесообразном ремонте.

К функциям, которые должны быть реализованы в рассматриваемой задаче, относятся:

ѕ учет поступления техники на ремонт в группу автоматизации;

ѕ формирование документов, связанных с поступлением средств вычислительной техники в ремонт;

ѕ учет выполнения работ по ремонту средств вычислительной техники;

ѕ формирование документов, связанных со списанием израсходованных материалов при ремонте, а также списание морально устаревшей техники при нецелесообразном ремонте;

ѕ учет выдачи отремонтированной техники сотруднику;

ѕ формирование документов, связанных с выдачей средств вычислительной техники из ремонта;

ѕ учет поступления и закрепления программного обеспечения за конкретным сотрудником.

Из общего описания предметной области известен ряд особенностей, существенных для процессов, относящихся к рассматриваемой задаче.

Каждому объекту техники присваивается свой номер учета в журнале. Отсутствие маркировки на оборудовании свидетельствует о том, что данный объект не принят к учету.

Система также должна хранить данные о выданной из ремонта технике.

автоматизированный учет компьютерный техника

1.6 Организационно-экономическая сущность задачи и цели автоматизации

Одной из проблем, возникающей в процессе функционирования группы автоматизации (ГА), обслуживающей крупную организацию, которая, в своем составе имеет несколько дочерних предприятий, является контроль за состоянием и местонахождением средств вычислительной техники (СВТ) в любой момент времени. Много времени участок тратит на формирование документации, сопровождающей движение СВТ, этим занимается специальный сотрудник управления. Оперативный доступ к информации позволит увеличить эффективность работы службы, а, следовательно, повысить работоспособность и самой организации.

Для эффективной работы ГА, необходимо вести автоматизированный учет СВТ поступающей для ремонта и расхода комплектующих и расходных материалов затраченных на ремонт оборудования, учет заявок на обслуживание СВТ, контроль исполнения заявок, учет движения СВТ, путем заполнения соответствующих документов системы, с последующим формированием сопроводительных документов. В данной задаче необходимо иметь возможность по запросу пользователя формировать в различных разрезах отчеты по состоянию и местонахождению СВТ на любой момент времени, отчеты по результатам работы отдела за указанный период времени, а также возможность просмотра истории выбранного объекта.

Автоматизированный учет СВТ и ее комплектующих осуществляется на основе данных полученных при фактическом получении СВТ или списании ее комплектующих. По мере поступления оперативных данных они вводятся посредством внесения в журнал регистрационной записи, накапливаются и хранятся в базе данных в течение регламентированного периода, в рассматриваемом случае не менее пяти лет. Автоматизированный учет движения СВТ и материалов осуществляется на основании поступающих от пользователей заявок.

Поступающие от пользователей заявки на неисправность СВТ регистрируются в системе после заполнения документа "Прием заказа". В зависимости от загруженности специалистов и актуальности указанной в заявке проблемы, заявка может быть отложена или сразу передана на исполнение конкретному сотруднику ГА. Таким образом, происходит автоматизация учета заявок на обслуживание СВТ. На основе хранимых данных по запросам пользователей система может формировать сопутствующие движению СВТ и комплектующих документы, производить автоматизированный контроль состояния СВТ, ее местонахождения и наличия гарантийных сроков на СВТ, формировать соответствующие отчеты (например, список объектов находящихся в ремонте), а также производить анализ исполнения заявок. Процессы учета и контроля оперативных данных практически непрерывны, являются трудоемкими и сопровождаются большим документооборотом. Учет заключается в регистрации оперативных данных, поступающих в процессе функционирования участка ремонта. Контроль заключается в отслеживании состояния заказа и группировке разрозненных оперативных данных. Необходимость в постоянном доступе к данной информации, наличие больших объемов регистрируемой информации, требуют автоматизации данных процессов. Таким образом, можно выделить следующие преимущества применения автоматизированной системы для данной задачи:

– ускорение процессов получения и обработки данных;

– упрощение получения статистических данных о работе участка;

– наглядность и простота доступа к информации;

– уменьшение числа ошибок, которые обычно свойственны людям при обработке больших объемов информации.



1.7 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Входная информация задачи "Учета движения заказа и расхода запасных частей" разделяется на условно-постоянную и оперативную информацию.

Условно-постоянная информация, необходимая для решения поставленной задачи, включает справочные данные об имеющихся типах и марках техники, подлежащей ремонту, запасных частей, которые могут быть израсходованы в процессе ремонта устройства и расходных материалов. Эти данные отражены в справочниках "Техника", "Типы техники", "Марки техники", "Запчасти", "Марки запчастей". К условно-постоянной информации можно также отнести данные о специалистах управления. Данная информация хранится соответственно в справочнике "Предприятия".

Входная информация, содержащая данные оперативного учета, включает данные о поступлениях объектов техники в ремонт и расходах запчастей при ремонте каждого объекта. Все документы, оформляемые при движении объектов ремонта, привязаны к конкретному устройству и оформляются на определенную дату.

Рассмотрим подробнее информацию, которая содержится во входных документах и отражается в справочниках создаваемой АС.

Входные документы:

1) Заявка на обслуживание - в этом документе содержится информация о том, кто подал заявку, какое устройство вышло из строя.

Журнал учета обслуживаемой техники - в этом документе содержится информация об объектах ремонта, т.е. это список техники по предприятию, документ включает в себя следующую информацию:

ѕ марка устройства (SONY, NEC; CANON и т.д.);

ѕ тип устройства (например, монитор, принтер и т.д.);

ѕ серийный номер устройства;

2) Заявка на получение материалов - в этом документе содержится информация о том, какие расходные материалы или комплектующие требуются для ремонта оборудования и количество этих материалов.

Информация из вышеперечисленных документов заносится в справочники АС.

Справочники:

1) Техника - в нем содержится следующая информация об объектах ремонта:

ѕ серийный номер устройства;

ѕ тип (например, монитор, принтер и т.д.).

ѕ марка устройства(SONY, NEC; CANON и т.д.);

ѕ наименование устройства;

ѕ предприятие (владелец техники).

ѕ программное обеспечение, установленное на персональном компьютере.

2) Предприятия - данный справочник содержит следующую информацию о подразделениях предприятия, являющихся клиентами сервисного отдела:

ѕ идентификатор организации;

ѕ наименование организации;

ѕ адрес;

ѕ контактный телефон.

3) Расходные материалы и комплектующие - в этом справочнике содержится информация о типах запасных частей, используемых при ремонте устройств (например, материнская плата, память, видеокарта и т.д.):

ѕ идентификатор типа запчасти;

ѕ наименование типа запчасти;

ѕ вид запчасти (расходный материал, комплектующая часть).

4) Программное обеспечение

Таблицы оперативного учета:

1) Заказы - содержит всю информацию о жизненном цикле заказа - устройства, поступившего в ремонт:

ѕ идентификатор заказа;

ѕ серийный номер устройства (заполняется при поступлении устройства);

ѕ дата поступления (заполняется при поступлении устройства);

ѕ дата выполнения (заполняется при выполнении заказа);

ѕ дата выдачи (заполняется при выдаче устройства);

ѕ комментарии к заказу.

2) Расход запчастей - содержит информацию о расходе материалов и комплектующих на каждый заказ:

ѕ код заказа;

ѕ код запчасти;

ѕ тип запчасти;

ѕ марка запчасти;

ѕ количество.

Выходной информацией задачи для пользователя являются следующие отчеты, в которых отражается:

1) Расходные материалы и комплектующие, израсходованные за определенный период - формируют отчет, содержащий все запчасти, сгруппированные по типу и марке, и их количество, израсходованные за заданный пользователем период времени.

Содержит следующие данные:

– период (даты с… по…);

– тип запчасти;

– марка запчасти;

– количество.

2) Техника, находившаяся в ремонте за определенный период - выводит информацию об устройствах, находившихся в ремонте за заданный пользователем период времени:

ѕ период (даты с… по…);

ѕ дата поступления;

ѕ тип оборудования;

ѕ модель оборудования.

3) Техника, находившаяся в ремонте за определенный период по подразделениям - выводит перечень техники, находившуюся в ремонт за указанный пользователем период времени сгруппированную по определенному подразделению. Содержит следующую информацию:

ѕ период (даты с… по….);

ѕ устройство (тип);

ѕ предприятие - заказчик;

ѕ количество техники.

4) Акт о приеме техники в ремонт - оформляется при поступлении техники на участок ремонта. Документ включает с себя следующую информацию:

ѕ номер заказа;

ѕ дату поступления заказа;

ѕ наименование техники, модель;

ѕ серийный номер;

ѕ подразделение - заказчик;

5) Акт на списание израсходованных запчастей - данный отчет выводит перечень и количество запчастей, израсходованных на ремонт определенного устройства. Данный отчет содержит следующую информацию:

ѕ номер заказа;

ѕ тип запчасти;

ѕ марка запчасти;

ѕ дату исполнения;

ѕ наименование подразделения (для которого выполнялся ремонт).

6) Паспорт компьютера. Данный отчет содержит следующую информацию:

ѕ место установки - цех, подразделение;

ѕ за кем закреплен;

ѕ тип оборудования;

ѕ марка оборудования;

ѕ серийные номера установленных частей;

ѕ тип периферийного оборудования подключённого к ПК;

ѕ программное обеспечение, установленное на ПК;

ѕ история принадлежности ПК.

В шапке всех выходных документов должно присутствовать название отчета и период отчетности. Шрифт Arial 14, полужирный, черный.

1.8 Обоснование выбора модели представления данных

1С имеет три модели представления своих данных - объектную, табличную и xml. Все три модели реализованы непосредственно в платформе 1С. Важно это учитывать при разработке архитектуры базы данных 1С. От этого зависит быстродействие базы данных.

Объектная модель данных 1С

Например, мы ввели элемент справочника "Лопата". Данный элемент для нас является цельным объектом. Это значит, что у него есть:

? Данные этого элемента (заполненный пользователем список полей)

? Стандартный "методы" объекта

? Не стандартные "методы" объекта (написанные программистом)

? Ссылка (Уникальный "номер" конкретного элемента справочника).

Все перечисленные свойства объекта составляют вместе Объект 1С. С таким объектом можно работать из программы 1С.

У каждого объекта 1С есть уникальный идентификатор ("номер"). Он всегда уникальный и не может задвоиться. Поле объекта, который содержит идентификатор, называется "Ссылка". Если это поле пустое, значит объект еще не записан в базу данных, иначе оно всегда заполнено.

Табличная модель данных 1С

Все данные 1С хранятся в базе данных. База данных - это набор таблиц. Соответственно "физически" объект 1С раскладывается на набор строк в этих таблицах.

Например, справочник Товары - это таблица. Если у справочника Товары есть "табличная часть", то справочник будет представлен двумя связанными таблицами.

Элемент справочника Товары одна строка в этой таблице. Если у него есть "табличная часть", то в первой таблице будет одна строка, а во второй таблице - столько строк, сколько пользователь ввел в "табличную часть".

В таблице должен быть уникальный "ключ", который определяет идентификатор строки в таблице. Этот идентификатор - тот самый уникальный идентификатор Объекта 1С (Ссылка).

В базе данных он хранится как всем известный GUID. GUID элементу справочника назначит сама 1С в момент записи в базу данных. Он всегда будет уникальным.

XML-модель данных 1С

Это обычный текстовый файл, в котором по определенным правилам, можно записать любые данные. Открыть этот файл для просмотра можно - в блокноте, в браузере и так далее.

Для 1С также важен обмен данными. Хотя бы между разными базами данных 1С. Из Бухгалтерии 1С в Торговлю 1С и наоборот. Обмен производится путем сохранения данных из таблиц базы данных - в файлы XML.



1.9 Обоснование выбора ядра информационной системы (СУБД)

Разрабатываемая информационная система потребует приобретение и установку операционной системы (Windows), так как компоненты 1С 8. 2 (ранее приобретенная) вполне эффективно функционирует в данной среде.

Существует множество программных продуктов экономического назначения, которые призваны оптимизировать первичный учет на предприятиях. Какие то программы "заточены" по конкретные отрасли какие то более универсальны. Но несомненным лидеров среди всего этого обилия, являются программные продукты линейки 1с предприятие.

Программа "1С" имеет определенные преимущества, такие как:

ѕ Наличие готовых настроек;

ѕ За небольшой период времени, возможно, получение необходимых документов, с использованием определенных форм;

ѕ Отсутствие необходимости в высокой квалификации специалистов;

ѕ Получение программы, в определенный момент максимально отвечающей поставленным задачам;

ѕ Конфигурация "открыта". Это означает, что в действующей конфигурации всегда, в любой момент можно ввести корректировки, доработки по улучшению ее работы.

ѕ Модель, выбранная создателями 1С настолько удачна для решения именно проблем учета (хотя она и не идеальна), что перевод учета из другой системы управления базами данных в 1С может стоить дешевле, чем корректировки в исходной базе данных.

ѕ 1С очень неприхотлива к требованиям компьютера;

ѕ В 1С имеется возможность использовать "внешние отчеты и обработки". Это отдельные файлы, содержащие программный код, интерфейс и печатные формы, которые "запускаются" в среде 1С и могут выполнять практически любые функции.

А это означает простоту в использовании, например, регламентированных форм отчетности, которые изменяются каждый квартал, без изменений в основной конфигурации базы данных.

Кроме того, немало обработок делаются универсальными, т.е. не зависящими от конфигурации вообще, и выполняющих очень полезные функции. Часто такие обработки можно найти в "Интернет".

Недостатками программы "1С:Бухгалтерия" являются:

ѕ Невозможность ведения учета в динамике;

ѕ Относительно невысокая скорость проведения вычислений;

ѕ Для определенной деятельности используют определенную версию, т.е. программа "1С" не является универсальной.

SQL-это новейшие технологии. На ее базе было создано алгоритмы, готовые шаблоны и настройки в программе "1С". Поэтому эта программа очень популярна и распространена.

За несколько минут в этой программе можно сделать много отчетных документов или распечатать первичную документацию, а информация при этом хранится в системе удобных структурированных справочников. Этой программе не свойственно приспосабливать высокую гибкость при расчетах группы учетных задач, как это видно на примере программ-конструкторов. К тому же для внедрения программы "1С" не требуется системы высокой компьютерной мощности.

"1С" является программным продуктом комплексным, который имеет много специализированных отраслевых версий. Этой программе присуща гибкая конфигурация, настраивается она в зависимости от требований конкретного предприятия. В данной программе записывают множество операций - от хозяйственных до составления бухгалтерской отчетности.

Можно сказать, что в программе "1С" есть много преимуществ, но можно найти и незначительные недостатки. Но целесообразнее использовать именно эту программу, особенно на практике. Это позволит заниматься непрерывным документооборотом без лишних задержек на любом его этапе.

Этой программой могут пользоваться многие, поэтому она подходит для применения персоналом низшего ранга.

1.10 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Информационная система автоматизации задачи разработанная на базе "1С:Предприятие" не требует дополнительных затрат на приобретение нового технического обеспечения. Разрабатываемая ИС будет эффективно функционировать по средствам имеющегося на предприятии технического обеспечения.

Требования к техническому обеспечению:

? Объем оперативного запоминающего устройства: 1 Гбайт;

? Объем накопителя на жестком магнитном диске: 100 Гбайт;

? Приемлемый тип видеоадаптера и дисплея для работы пользователя: необходимо иметь VGA или SVGA монитор диагональю 19".

? Достаточная производительность центрального процессора: рекомендуется использовать процессор Intel(Pentium 4) со встроенным сопроцессором с тактовой частотой 2400MHz;

? Наличие возможности вывода информации на бумажный, магнитный носитель: для распечатки отчетов и маршрутов, должен использоваться принтер формата А4.



Заключение

Отчет по практике посвящен теме "Автоматизированная система учета, ремонта, движение компьютерной техники и ПО"

Был проведен анализ работы, выбран язык программирования для ИС.

В будущем планируется доработать пояснительную записку. К защите дипломного проекта в пояснительной записке будут освещены следующие пункты:

Глава 2 - Проектная часть

Глава 3 - Технико-экономическое обоснование проекта. Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

Расчет показателей экономической эффективности проекта

Так же к защите дипломного проекта будет готова программа, которая уже будет внедрена и будет успешно работать на предприятии.

Сервисное обслуживание разработанной программы поможет учесть все нюансы, о которых разработчика будет информировать непосредственно операторы, использующие данный продукт.

Список основных источников

1. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем, Финансы и статистика, М, 2002 г.

2. Информационные системы в экономике: учебник для студентов вузов / Под ред. Г.А. Титоренко. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 463 с.

3. Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем. М.: ДМК Пресс, 2002.

4. Официальный сайт Компании Leader Access, LTD (ООО Лидер Эксэсс) [Электронный ресурс], 2009. --режим доступа: www.leadersoft.ru, свободный - загл с экрана.

5. Информационные системы в экономике: учеб. пособие для вузов по спец. "Финансы и кредит", "Бух. учет, анализ и аудит", "Мировая экономика", "Маркетинг", "Менеджмент орг.", "Гос. муницип. упр." / А.Н. Романов [и др.]; [под ред. А.Н. Романова, Б.Е. Одинцова]. - Изд. 2-е, доп. и перераб. - М.: Вузов. учеб., 2008. - 410 с.

6. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учебник / под ред. Проф. В.В. Трофимова. - М.: Высшее образование, 2006. - 480 с.

7. Информационные системы в экономике: учеб. пособие / Г.Н. Исаев. - М.: Омега-Л, 2006. - 462 с.

8. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие для вузов по спец. "Экономика и упр. на предприятии (по отраслям)" / Н.П. Крюкова. - М.: ИНФРА - М, 2008. - 267 с.

9. Информационные системы в экономике: учеб. пособие по спец. "Менеджмент орг.": в 2 ч. Ч. 1: Методология сознания / А.М. Карминский, Б.В. Черников. - М.: Финансы и статистика, 2006. - 335 с.

10. Официальный сайт Компании СЭД [Электронный ресурс], 2008. --режим доступа: www.doc-online.ru/sed/, свободный -- Загл. с экрана.

11. Портал информационной поддержки ведения бухучета в малом бизнесе [Электронный ресурс], 2003. -- режим доступа: www.businessuchet.ru, свободный. -- Загл. с экрана.

12. Гончаров Д.И. Введение в конфигурирование в системе "1С:Предприятие 8.0". Основные объекты. Методические материалы для слушателя сертифицированного курса / Д.И. Гончаров. - М.: Фирма "1С", 2006. - 126 с.

13. Профессиональная разработка в системе 1С:Предприятие 8 / Под ред. М.Г. Радченко - М.: "1С-Паблишинг"; СПб.: Питер, 2006. - 808 с.: ил.

Размещено на Allbest.ru

...