Проектирование АРМ "Бухгалтер"

Размещено на http://allbest.ru

Министерство образования Российской Федерации.

Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет

Институт информационных систем в экономике и управлении

Кафедра информационных систем в экономике

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по проектированию информационных систем в экономике

на тему:

“ ПРОЕКТИРОВАНИЕ АРМ БУХГАЛТЕРА”

Выполнила студентка Сергеева Жанна Николаевна

Группа 7104

Руководитель:_д.э.н., проф. Соколов Роман Владимирович

г. Выборг

2008 г.

Оглавление

Введение

1. Анализ предметной области

2. Обоснование состава задач АРМ

3. Проектирование иерархического меню

4. Описание постановки задачи

4.1 Организационно-экономическая сущность задачи

4.2 Документы предметной области, содержащие информацию, необходимую для решения задачи

4.3 Описание выходной информации

4.4 Описание технологии и алгоритмов решения задачи

4.5 Работа пользователя с выходной информацией для принятия решений

5. Проектирование базы данных

6. Проектирование экранных форм

7. Проектирование отчётов

8. Программная реализация проекта

Заключение

Библиографический список

Введение

Сферой применения АРМа является решение комплекса задач связанных с ведением бухгалтерского учета на предприятии. Этот комплекс решается в несколько этапов, каждому из которых соответствуют собственные задачи. Результатом решения задач АРМа является обеспечение автоматизированного ведения бухгалтерского учета и выдача необходимой отчетности.

Пользователями АРМа являются работники бухгалтерии. К внешним связям АРМа следует отнести руководителя предприятия.

Для автоматизации задач, связанных с учетом товара на складе и разрабатывается база данных «Бухгалтер».

1. Анализ предметной области

Согласно поставленному заданию можно представить, что экономическим объектом является любая фирма, т.к. ведение бухгалтерского учета обязательно для всех предприятий. Также можно предположить, что фирма является достаточно большим предприятием со своей инфраструктурой, т.к. на маленьком предприятии скорее всего будет использоваться упрощенная система налогообложения и бухгалтерский учет будет вестись несколько иначе. В дальнейшем фирма будет называться ООО «Империя».

Основная деятельность фирмы - это производство и реализация продукции. Хотя фирма «Империя» достаточно молодая, но она довольно быстро укрепляет и расширяет свое положение на рынке, тем самым постоянно увеличивая количество своих клиентов. Чтобы наиболее быстро и эффективно функционировать и расширять бизнес, фирме, необходимо вести автоматизированный бухгалтерский учет.

В настоящее время фирма «Империя» является быстро развивающейся и конкурентоспособной, и для того чтобы не потерять и укрепить свои позиции на рынке, она использует новейшие технические средства и программы. Причем программы постоянно совершенствуются и создаются новые улучшенные версии, также разрабатываются новые более совершенные базы данных. Последней из таких разработок является база данных «Бухгалтер», которая позволит организовать на более качественном уровне хранение, учет, нахождение и отображение запрашиваемой информации. Данная база будет включать в себя все необходимые сведения о фирме, проводках и хозяйственных операциях фирмы.

Основные цели, для достижения которых создана база данных «Бухгалтер»:

ь Обеспечение работникам более быстрого и удобного поиска необходимой информации;

ь Обеспечение порядка размещения уже хранящихся и поступающих данных;

ь Тщательное отслеживание изменений данных;

ь Обеспечение большей защиты информации от несанкционированного доступа.

Автоматизированный учет информации позволяет наиболее достоверно, быстро и безошибочно собирать и производить различные операции с данными. А значит, позволит быстрее и качественнее выполнять работнику заказы, не отвлекаясь на перепроверку данных.

Размещено на http://allbest.ru

Рис.1. Организационная структура ООО «Империя»

2. Обоснование состава задач АРМ

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, обработки и представления экономической информации от итогах деятельности хозяйствующего объекта в рамках рыночной экономике.

Современные условия хозяйствования требуют своевременного представления экономической информации об имуществе предприятия и источниках этого имущества.

Четкое и своевременное представление итогов хозяйственной деятельности позволяет укрепить имидж и хозяйственные связи современного предприятия во внешней среде, во взаимоотношениях с заказчиками, покупателями, кредиторами и другими контр агентами.

Для внутреннего управления своевременная информация о текущем положении предприятия позволяет принять единственно правильное управленческое решение.

От этого решения во многом зависит ритмичность работы предприятия его будущее, доходность.

В таких условиях требуется четкая и сложная работа бухгалтерии предприятия в установленные сроки сдать огромное количество отчетных документов и недопустимо ошибок; в этом бухгалтерии призвано помочь разрабатываемое мною «автоматизированное рабочее место бухгалтера».

АРМ «Бухгалтер» создается для удовлетворения потребностей пользователей в информации.

Данные об организации, проводках и хозяйственных операциях фирмы хранятся в базе данных и на их основании формируется необходимая отчетность.

База данных должна предоставлять пользователю возможность:

Вводить новую проводку, указывая следующие параметры:

Ш Код проводки;

Ш Счет дебет;

Ш Счет кредит;

Ш Название операции.

Вводить новую хозяйственную операцию, указывая следующие параметры:

Ш № записи;

Ш Дату;

Ш Код проводки;

Ш Примечание;

Ш Сумму.

Выводить оборотно - сальдовую ведомость по счетам.

3. Проектирование иерархического меню

Таблица 1

Содержательное проектирование иерархического меню.

Пункт главного меню. Пункт подменю.	Экранная форма для ввода информации	Выходная форма (отчёт)
План счетов	План счетов	План счетов
Реквизиты организации	Реквизиты организации	Реквизиты организации
Журнал проводок	Журнал проводок	Журнал проводок
Заполнить журнал Х\О	Журнал Х\О	Журнал Х\О
Заполнить таблицу «Сальдо»	Оборотно - сальдовая ведомость	Оборотно - сальдовая ведомость
Оборотно - сальдовая ведомость	Номер счета	Оборотно - сальдовая ведомость
Выход	_________	Системное меню

Размещено на http://allbest.ru

Рис.2. Представление иерархического меню в графическом виде.

4. Описание постановки задачи

4.1 Организационно-экономическая сущность задачи

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, обработки и представления экономической информации от итогах деятельности хозяйствующего объекта в рамках рыночной экономике. Современные условия хозяйствования требуют своевременного представления экономической информации об имуществе предприятия и источниках этого имущества.

Четкое и своевременное представление итогов хозяйственной деятельности позволяет укрепить имидж и хозяйственные связи современного предприятия во внешней среде, во взаимоотношениях с заказчиками, покупателями, кредиторами и другими контр агентами.

Для внутреннего управления своевременная информация о текущем положении предприятия позволяет принять единственно правильное управленческое решение. От этого решения во многом зависит ритмичность работы предприятия его будущее, доходность.

В таких условиях требуется четкая и сложная работа бухгалтерии предприятия в установленные сроки сдать огромное количество отчетных документов и недопустимо ошибок; в этом бухгалтерии призвано помочь разрабатываемое мною «автоматизированное рабочее место бухгалтера».

Автоматизированный бухгалтерский учет должен осуществляться на основе данных бухгалтерских документов. По мере поступления эти данные должны вводиться, накапливаться и храниться в базе данных в течение регламентированного периода.

На основе хранимых данных по запросу пользователя должен производиться автоматизированный анализ текущих данных и выдача оборотно - сальдовой ведомости.

4.2 Документы предметной области, содержащие информацию, необходимую для решения задачи

Входная информация разделяется на условно-постоянную и оперативно-учетную информацию.

- Условно-постоянная информация включает в себя справочные данные о реквизитах организации, плане счетов и проводках.

- Оперативно-учетная информация содержит в себе данные оперативного учета, включает в себя данные об бухгалтерских операциях, заносимые в базу данных из журнала хозяйственных операций.

4.3 Описание выходной информации

Выходной информацией для пользователя является:

- Оборотно - сальдовая ведомость, содержащая дату, коды счетов, остатки по дебету, остатки по кредиту, обороты по дебету и по кредиту.

Этот документ должен выводится на экран и на печать.

4.4 Описание технологии и алгоритмов решения задачи

Общие сведения о содержании и алгоритме решения задачи

По мере поступления документов, содержащих данные о бухгалтерских операциях должен осуществляться ввод этих данных в базу данных, где они должны храниться. Таким, образом, осуществляется накопление необходимой для решения задачи оперативно-учетной информации.

По условию задачи необходимо обеспечить анализ текущих данных и формирование оборотно - сальдовой ведомости. Отчет должен выводиться на экран и принтер.

Технология ввода и накопления входной информации

Для решения рассматриваемой задачи должен производится ввод и накопление оперативно-учетной информации о хозяйственных операциях фирмы. Справочная информация о реквизитах фирмы, плане счетов и проводках должна быть ранее загружена в базу данных (в соответствующие справочники) с соответствующих документов - «Документы на фирму», «План счетов бухгалтерского учета».

В соответствии с этим технология ввода входной информации и решение рассматриваемой задачи приведены ниже.

Размещено на http://allbest.ru

Рис 3. Технологическая схема ввода информации и решения задачи ведения бухгалтерского учета

4.5 Работа пользователя с выходной информацией для принятия решений

Для получения выходных отчетов по остаткам и расходу товара пользователь пользуется диалоговым меню. При этом данные отчеты выводятся либо на экран, либо на печать.

Данные отчетов используются при анализе текущих хозяйственных операций, а также при составлении бухгалтерской отчетности.

автоматизированный бухгалтер программный

5. Проектирование базы данных

Таблица 2.

Структура записей таблицы «Реквизиты организации»

№ п/п	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Ключевое поле
1	Код организации	Счетчик (INT)	Длинное целое	Да
2	Название организации	Текстовый	255	Нет
3	ИНН	Текстовый	255	Нет
4	КПП	Текстовый	255	Нет
5	ОКПО	Текстовый	255	Нет
6	ОКОГУ	Текстовый	255	Нет
7	Расчетный счет	Текстовый	255	Нет
8	Банк	Текстовый	255	Нет
9	Корр_счет	Текстовый	255	Нет
10	БИК	Текстовый	255	Нет
11	Юридический адрес	Текстовый	255	Нет
12	Адрес местоположения	Текстовый	255	Нет
13	Телефон	Текстовый	255	Нет
14	Руководитель	Текстовый	255	Нет
15	Телефон (рук)	Текстовый	255	Нет
16	Главный бухгалтер	Текстовый	255	Нет
17	Телефон (бух)	Текстовый	255	Нет

Таблица 3.

Структура записей таблицы «План счетов»

№ п/п	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Ключевое поле
1	Код счета	Числовой (INT)	Длинное целое	Да
2	Наименование	Текстовый (CHAR)	255	Нет

Таблица 4.

Структура записей таблицы «Проводки»

№ п/п	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Ключевое поле
1	Код проводки	Числовой (INT)	Длинное целое	Да
2	Счет дебет	Числовой (INT)	Длинное целое	Нет
3	Счет кредит	Числовой (INT)	Длинное целое	Нет
4	Название операции	Текстовый (CHAR)	255	Нет

Таблица 5.

Структура записей таблицы «Журнал Х\О»

№ п/п	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Ключевое поле
1	№ записи	Счетчик (INT)	Длинное целое	Да
2	Дата	Дата/время (Date)	Длинный формат даты	Нет
3	Код проводки	Числовой (INT)	Длинное целое	Нет
4	Примечание	Memo	65 535	Нет
5	Сумма	Числовой (INT)	Денежный	Нет

Таблица 6.

Структура записей таблицы «Сальдо»

№ п/п	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Ключевое поле
1	№ записи сальдо	Счетчик (INT)	Длинное целое	Да
2	Код счета	Числовой (INT)	Длинное целое	Нет
3	Дата	Дата/время (Date)	Длинный формат даты	Нет
4	Остатки по дебету	Числовой (INT)	Денежный	Нет
5	Остатки по кредиту	Числовой (INT)	Денежный	Нет
6	Обороты по дебету	Числовой (INT)	Денежный	Нет
7	Обороты по дебету	Числовой (INT)	Денежный	Нет

6. Проектирование экранных форм

Экранные формы в настоящее время образуют основу интерфейса в человеко-машинном диалоге.

Порядок проектирования экранной формы подразумевает следующие этапы:

· проектирование содержания экранной формы

· проектирование ее формы представления (формы экрана)

· программное обеспечение экранной формы.

Проектирование сценария диалогового режима решения задачи состоит в разработке взаимосвязанной последовательности экранных форм и правил перехода между ними. Правила перехода между формами представлены в разделе «Проектирование иерархического меню».

В АРМ «Бухгалтер» мною были разработаны четыре экранные формы.

Для ввода информации в базу данных используются следующие формы:

ь «Журнал проводок»;

ь «Журнал Х\О»;

ь «Сальдо».

Для поддержания диалогового режима работы пользователя с АРМ используется форма «Главное меню».

Формы для ввода информации проектировались при помощи Мастера и содержат такие же реквизиты, как и соответствующие таблицы, на основе которых они были спроектированы.

Таблица 7.

Структура формы «Журнал проводок»

№ п/п	Имя поля	Объект формы
1	Код проводки	Поле
2	Счет дебет	Поле со списком
3	Счет кредит	Поле со списком
4	Название операции	Поле

Таблица 8.

Структура формы «Журнал Х\О»

№ п/п	Имя поля	Объект формы
1	№ записи	Поле
2	Дата	Поле
3	Код проводки	Поле со списком
4	Примечание	Поле
5	Сумма	Поле

Таблица 9.

Структура формы «Сальдо»

№ п/п	Имя поля	Объект формы
1	№ записи сальдо	Поле
2	Код счета	Поле со списком
3	Дата	Поле
4	Остатки по дебету	Поле
5	Остатки по кредиту	Поле
6	Обороты по дебету	Поле
7	Обороты по дебету	Поле

Формы для поддержания диалогового режима проектировались с помощью Конструктора.

Таблица 10.

Структура формы «Главное меню»

№ п/п	Имя поля	Объект формы	Описание
1	Справочники	Надпись
2	План счетов	Кнопка	Открыть форму «План счетов»
3	Реквизиты организации	Кнопка	Открыть форму «Реквизиты организации»
4	Журнал проводок	Кнопка	Открыть форму «Журнал проводок»
5	Операции	Надпись
6	Заполнить журнал Х\О	Кнопка	Открыть форму «Журнал Х\О»
7	Заполнить таблицу «Сальдо»	Кнопка	Открыть форму «Сальдо»
8	Отчеты	Надпись
9	Оборотно - сальдовая ведомость	Кнопка	Открыть отчет «Оборотно - сальдовая ведомость»
10	Выход	Кнопка	Выход из Access

Экранные формы описанных выше форм представлены в Приложении.

7. Проектирование отчётов

Отчёт представляет собой полученный на принтере выходной документ, предназначенный для конечного пользователя. Отчёт - наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода информации на печать отчёты обладают двумя принципиальными преимуществами:

ь они предоставляют широкие возможности для группирования и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

ь отчёты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов, материалов для презентаций и других документов.

Отчеты в АРМ «Бухгалтер» предоставляют информацию о сальдо по счетам на нужный период времени. Отчет в распечатанном виде представлены в Приложении.

8. Программная реализация проекта

В настоящее время уровень технического развития персональных компьютеров позволяет использовать их как в быту, так и на производстве. Современное программное обеспечение по вводу, обработке, хранению и модификации данных позволяет сэкономить ощутимое количество труда и времени. Такие программные продукты как, к примеру, Microsoft Access позволяют легко оперировать с огромными массивами информации, выполнять точный и полный анализ данных и выводить общие или скрупулезные отчеты по итогам работы, проводить быстрый поиск необходимой информации и многое другое.

MS Access позволяет автоматизировать многие операции на предприятии и упростить систему документооборота за счет замены бумажных документов их электронными копиями. В частности, в среде Access с помощью различных инструментов можно разработать автоматизированную информационную систему, поддерживающую и упрощающую работу склада.

Результаты проектирования представлены в виде распечаток в Приложении.

Основная форма, с которой работает пользователь - это форма «Главное меню». Эта форма автоматически открывается при запуске и позволяет открывать все имеющиеся формы для заполнения таблиц, а также все запросы и отчеты. Также на форме предусмотрена кнопка «Выход», при нажатии которой происходит автоматическое сохранение данных и выход из программы.

Заключение

Данный курсовой проект разработан для создания АРМ «Бухгалтер» для фирмы «Империя». Создание базы данных обусловлено необходимостью вести автоматизированный бухгалтерский учет. Вся эта информация необходима для нормального функционирования фирмы.

Проектирование приложения осуществляется под управлением СУБД Access.

В процессе разработки была использована нормализованная реляционная модель. Проведение нормализации позволило спроектировать базу данных, в которой нет избыточных (ненужных) данных и противоречий. Также была обеспечена целостность данных, которая способствовала адекватности отражаемых сведений.

В результате использования данного приложения на предприятии увеличится скорость обработки данных, и скорость работы персонала по поиску, так же уменьшится вероятность появления ошибок в работе связанная с человеческим фактором. Вместе с тем существует ряд перспективных направлений, связанных с улучшением и усовершенствованием проекта. Такие как, например, подключение пока локального АРМа «Бухгалтер» к локальной сети фирмы, что позволит сразу нескольким бухгалтерам работать с программой

Библиографический список

1. Бугорский В.Н., Соколов Р.В., Сетевая экономика и проектирование информационных систем. - СПб.: Питер, 2007.-320с.

2. Мультимедийный конспект по дисциплине «Проектирование информационных систем в экономике».

3. Соколов Р.В., «Проектирование АРМ управленческого персонала», Методические указания к выполнению курсового проекта по дисциплине «Проектирование информационных систем в экономике».- СПб.: СПбГИЭУ ,2002. - 19с.

4. И.Г. Гниденко, Е.Л. Рамин, О.Д.Мердина, «Система управления базами данных MICROSOFT ACCESS 2000», Методические указания по выполнению лабораторных работ. - СПб.: СПбГИЭУ, 2001. - 86с.

5. План счетов бухгалтерского учета: комментарий к последним изменениям. - М.: ИД «Аргумент», 2006. - 112 с.

Приложение

Распечатки экранов ПК

Рис. 4. Форма «Главное меню»

Рис. 5. Таблица «План счетов»



Рис. 6. Справочник «Реквизиты организации»

Рис. 7. Форма «Журнал проводок»

Рис. 8. Форма «Журнал Х\О»



Рис. 9. Форма «Сальдо»

Рис. 10. Оборотно - сальдовая ведомость

Контекстные диаграммы потоков данных

На следующих страницах представлена диаграмма потоков данных, а также декомпозиция данной DFD - диаграммы. Данные диаграммы быль разработаны в программе Bpwin 4.0.

Отчеты АРМ «Бухгалтер»

После контекстных диаграмм представлена оборотно-сальдовая ведомость распечатанная из АРМ «Бухгалтер»

Инструкция пользователя АРМ «Бухгалтер»

При запуске АРМ «Бухгалтер» автоматически открывается форма «Главное меню», на которой расположены все основные объекты базы данных, такие как формы, запросы, отчеты.

Для первоначального ввода данных в справочники используйте кнопки для заполнения справочников:

«План счетов»,

«Реквизиты организации»,

«Журнал проводок».

После нажатия данных кнопок откроются форма необходимые для заполнения справочники.

Для заполнения журнала хозяйственных операций и таблицы «Сальдо» используйте соответствующие кнопки меню.

Для вывода на экран оборотно - сальдовой ведомости используйте кнопку перехода.

Для закрытия программы используйте кнопку «Выход». При ее нажатии все данные будут сохраняться автоматически.

Размещено на Allbest.ru

...