Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Введение

база данные программный склад

В настоящее время, несмотря на повышение компьютеризации общества, в сфере образования до сих пор нет средств, позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности.

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

Одно из основных назначений СУБД - поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.

Предметной областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты - идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.

Microsoft Access - это одно из приложений, входящих в состав пакета Microsoft Office. Приложение является мощной программой обработки баз данных, которую можно использовать для хранения, сортировки и управления практически любыми типами данных. В качестве примеров можно привести имена и адреса, информацию о продавцах и складах и даже любимые рецепты.

Microsoft Access является системой управления реляционными базами данных. Реляционная база данных (relational database) - это такая база данных (БД), записи которой можно сравнивать друг с другом и другими источниками данных и анализировать в целях создания динамического источника данных. Содержание такой БД может изменяться на основе результатов сортировки, запросов или других операций с данными. Хотя Microsoft Access является довольно мощной программой, ее легко использовать. БД определяется простым указанием полей данных, которые должны содержаться в базе (например, имя, адрес и индекс). Можно легко создавать формы, которые помогут вводить данные в базу, не задумываясь о работе программы управления этой БД, просматривать введенные данные в удобном виде, создавать запросы для отбора информации, удовлетворяющей определенным условиям и формировать отчеты.

Целью моего проекта является разработка программного продукта прикладного уровня «Склад» при использовании базы данных Microsoft Office Access, который облегчит учет поставок товаров на склад.

1. Основные понятия баз данных

База данных - это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). СУБД используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации.

СУБД организует хранение информации таким образом, чтобы ее было удобно:

· просматривать,

· пополнять,

· изменять,

· искать нужные сведения,

· делать любые выборки,

· осуществлять сортировку в любом порядке.

Классификация баз данных:

1. По характеру хранимой информации:

-- Фактографические (картотеки),

-- Документальные (архивы)

2. По способу хранения данных:

-- Централизованные (хранятся на одном компьютере),

-- Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях).

3. По структуре организации данных:

-- Табличные (реляционные),

-- Иерархические,

Информация в базах данных структурирована на отдельные записи, которыми называют группу связанных между собой элементов данных. Характер связи между записями определяет два основных типа организации баз данных: иерархический и реляционный.

В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень. Иерархическая база данных по своей структуре соответствует структуре иерархической файловой системы.

Реляционная база данных, по сути, представляет собой двумерную таблицу.

Столбцы таблицы называются полями: каждое поле характеризуется своим именем и топом данных. Поле БД - это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.

В реляционной БД используются четыре основных типов полей:

· Числовой,

· Символьный (слова, тексты, коды и т.д.),

· Дата (календарные даты в форме «день/месяц/год»),

· Логический (принимает два значения: «да» - «нет» или «истина» - «ложь»).

Строки таблицы являются записями об объекте. Запись БД - это строка таблицы, содержащая набор значения определенного свойства, размещенный в полях базы данных.

Системы управления базами данных позволяют объединять большие объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определенным критериям и т. п.

Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.

Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

Популярные СУБД - FoxPro, Access for Windows, Paradox. Для менее сложных применений вместо СУБД используются информационно-поисковые системы (ИПС), которые выполняют следующие функции:

· хранение большого объема информации;

· быстрый поиск требуемой информации;

· добавление, удаление и изменение хранимой информации;

· вывод ее в удобном для человека виде.

1.1 Состав СУБД

Язык описания данных (ЯОД) - Средства описания данных в БД и связей между ними. Средствами этого языка описывается структура БД, форматы записей, пароли, защищающие данные.

Язык манипулирования данными (ЯМД) - язык для выполнения операций над данными, позволяющий менять их строение.

Для различных СУБД реализация этих уровней языков может быть различной. В одних случаях ЯОД и ЯМД требует составления пользователем программы полностью “вручную”, в других (что отражает современную тенденцию) в СУБД присутствует средства визуальной (зримой, наглядной) разработки программ. Для этого в современных СУБД имеются редакторы экранных форм, отчетов. “Кирпичиками” (инструментами) таких редакторов являются поля различных видов (поля ввода, поля вывода, вычисляемые поля), процедуры обработки различных типов (формы ввода, таблицы, отчеты, запросы). На основании созданных пользователем объектов программы - генераторы формируют программный код на языке конкретной машины или на промежуточном языке.

2. Описание предметной области

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать.

Моя база данных разработана для склада «Бытовёнок», занимающегося сбытом бытовой техники продукции клиентам. Продукция поступает непосредственно с заводов-изготовителей и реализуется клиентам, нуждающимся в данном виде товаров. Организация осуществляет транспортировку продукции с производства на базу, ее складирование, хранение и отгрузку клиентам. По желанию клиента осуществляется самовывоз товара со склада.

Пользователем этой системы будет человек, занимающийся учетом товаров на складах, а также текущей выпиской расходных документов и оприходованием вновь поступивших товаров.

Организационно-экономическая сущность заключается в том, что, перед тем как клиенту получить или отправить товар на склад, его заносят в список клиентов (таблица Клиенты). В зависимости от того, какая операция совершается: приход товара на склад или его отгрузка, составляется приходная или расходная накладная соответственно.

При поступлении товаров от поставщиков заводится приходная накладная. После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему, он имеет право приехать за своей продукцией. При отгрузке товара со склада на основании счета выписывается расходная накладная. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. В накладной указывается точное количество. Также указывается название банка и расчетный счет.

3. Проектирование модели

Один из наиболее сложных этапов в процессе создания базы данных - разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

Каждая таблица связи обладает следующими свойствами:

1. все элементы столбца имеют одинаковый тип данных;

2. столбцам присвоены уникальные имена;

3. в таблице нет двух одинаковых строк;

4. порядок расположения строк и столбцов в таблице не имеет значения.

Строки таблицы принято называть записями, а столбцы полями записей. В полях записей содержатся атрибуты объектов записей. Все записи имеют одинаковые поля, содержащие разные значения атрибутов. Каждое поле записи имеет строго определённый тип данных -- текст, число, дата и т. п.

Для того чтобы таблицы можно было связать между собой, используют ключевые поля. Так называют одно или несколько полей, значение которого (или комбинация значений которых) однозначно определяет каждую запись таблицы, делает эту запись уникальной. Такие поля позволяют не только связывать между собой разные таблицы, но и выполнять быстрый поиск данных для представления их в запросе, форме на экране или отчете на принтере. Ключ, состоящий из нескольких полей, называют составным.

Связи между таблицами бывают трех типов: «один к одному», «один ко многим» или «многие ко многим»:

- «один-к-одному»: для каждой строки в одной таблице существует не более одной строки связанной таблицы.

- «один-ко-многим»: одна таблица не содержит вообще или имеет набор связанных «дочерних» записей из другой таблицы.

- «многие-ко-многим»: для каждой строки первой таблицы может существовать набор строк в другой таблице и наоборот. Такая связь организуется, как правило, при помощи третьей, связующей таблицы, содержащей значения первичных ключей обеих таблиц в качестве внешних ключей.

Отмечу, что при организации связи типа «один ко многим» таблицу «один» принято называть главной, а таблицу «многие» - подчиненной. Ключ главной таблицы называют первичным, а подчиненной -- внешним.

Для ускорения поиска в сортировки данных принято использовать индексированные поля. Для этих полей создается упорядоченный список значений, или индексов, который содержит ссылки на нужные записи.

Для этой базы данных необходимо создание четырёх таблиц: таблицы «Клиенты», «Документы», «Товары», «Содержание документов».

Таблица «Клиенты» предоставляет всю информацию о клиентах предприятия, имеет первичный ключ ID_Client, который является индексированным полем, совпадения не допускаются.

Таблица «Документы» содержит всю информацию о документах, заключенных с клиентами. Уникальным полем является поле ID_document, оно не допускает совпадений. В таблицу добавлено поле ID_Client, чтобы установить функциональную связь с таблицей «Клиенты».

В таблице «Товары» находятся все сведения о товарах. Введенное поле ID_tovar является уникальным (совпадения не допускаются).

В таблице «Содержание документов» находятся сведения о количестве покупаемого товара, эта таблица связывается сразу с двумя таблицами: с таблицей «Документы» путем добавления в таблицу «кода документа» и с таблицей «Товары» путем добавления «кода товара».

Чтобы база работала правильно нужно верно установить связи. В схеме данных происходит построение связи между таблицами. В моей курсовой работе реализованы связи с типом отношения один-ко-многим. Тип отношений один-ко-многим подходит для всех созданных в данной работе таблиц, потому что один клиент может иметь несколько документов, по которым заключаются товарные сделки. Один товар может быть заказан несколькими клиентами и может быть продан разным клиентам.

Между таблицами «Клиенты» и «Документы» осуществляется связь по 2-му параметру обьединения (объединение ВСЕХ записей из "клиенты" и только тех записей из "документы", в которых связанные поля совпадают).

Между таблицами «Содержание документов» и «Документы» осуществляется связь по 2-му параметру объединения (объединение ВСЕХ записей из "документы" и только тех записей из "содержание документов", в которых связанные поля совпадают).

Между таблицами «Товары» и «Содержание документов» осуществляется связь по 2-му параметру обьединения (объединение ВСЕХ записей из "товары" и только тех записей из "содержание документов", в которых связанные поля совпадают).

4. Реализация пользовательского интерфейса

Следующим этапом проектирования базы данных является создание форм и отчётов - выходных документов. Для создания форм и отчётов используются запросы.

Запросы, в частности, позволяют выполнить сортировку, поиск данных по набору заданных признаков и др. На основании запросов удобно создавать документы (отчеты) для вывода результатов решения задач пользователя. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц.

В базе данных используются запросы на выборку, перекрёстные и полномасштабные запросы:

1. При выполнении запроса на выборку данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определённом порядке. Примером такого запроса в моей курсовой является «ЗапросДляНакладной», который использует данные из таблиц «Документы» и «Клиенты».

2. Перекрестный запрос отображает результаты статистических расчетов выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум набора данных в форме перекрестной таблицы.

В нашем случае в нём выводится статистика - общее количество заказов всех клиентов на определённый товар.

3. Полномасштабный запрос создается для отображения полной информации, в нем реализуются все связи между таблицами.

Далее переходим к созданию форм и отчётов.

Форма -- это объект базы данных, имеющий вид окна и позволяющий пользователю удобно работать с данными: вводить и выводить на экран информацию по отдельным записям, при необходимости обрабатывать информацию в удобном и наглядном виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах.

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является от-чет. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде.

В моей базе данных существует 3 основных формы: «Карточка учёта клиентов», «Реестр учёта документов» и «Прайс-лист», расположенных на главной форме «главная форма»

1. Форма «Карточка клиентов» предоставляют всю необходимую информацию о поставщиках и о покупателях товаров у предприятия.

На данной форме присутствует:

а) подчинённая форма «подчФормаКлиенты»

б) две кнопки

- «Печать карточки клиента» (макрос «карточка клиента» который выводит на экран отчёт)

- «Карточка учета клиентов»

- «На главную»

2. Форма «Реестр учёта документов» предоставляет все необходимые сведения о всех документах, приходящихся на имя клиента, и товарах, указанных на конкретном документе.

На данной форме присутствует:

а) подчинённая форма «подчинФормаДок-ты»

б) подчинённая форма «подчинФормаТовары»

в) две кнопки «На главную» и «Печать накладной» (макрос «накладная» который выводит на экран отчёт:

- «Накладная»

3. Форма «Прайс-лист» предоставляет все необходимые сведения о товаре, его стоимости.

На данной форме присутствует:

а) подчинённая форма «подчФормаТовары»

б) две кнопки «Печать прайс-листа» и «На главную» (макрос «прайс-лист»,который выводит на экран отчёт):

- «прайс-лист»

Заключение

В рамках курсового проекта был разработан программный продукт прикладного уровня «Склад» при использовании базы данных Microsoft Office Access.

В результате выполненной разработки можно сделать следующие выводы:

При разработке программного обеспечения был пройден полный цикл проектирования программы от постановки задачи до введения выходного результата на исполнение и эксплуатацию.

Разработанное программное обеспечение позволяет достигнуть следующих эффектов:

- автоматизация контроля поставок;

- своевременное получение информации о сроках оплаты за осуществленные поставки и продажи товара.

- возможность длительного хранения информации о поставках на предприятие большого срока давности, для возможности более полного расчета эффективности деятельности предприятия;

- уменьшение времени необходимого для учета поставок произведенных на предприятие.

Размещено на Allbest.ru