Создание автоматизированной информационной системы документационного обеспечения техникума

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ, КУЛЬТУРЫ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЛОВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

Курсовая работа

по дисциплине: «Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем »

для специальности: 230103 Автоматизированные системы

обработки информации и управления

Тема: «Создание автоматизированной информационной системы документационного обеспечения техникума »

Студента 4 курса, группы № 49

Борисова Евгения Александровича

Руководитель:

Ляскина Алла Николаевна

Орёл,2012

Содержание

ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ

Введение

Глава 1. Аппаратные и программные средства реализации проекта

1.1 Технические характеристики аппаратной базы

1.2 Операционная система Windows ХР Ргоfessional

1.3 Среда Microsoft Access 2003

Глава 2. Постановка задачи

2.1 Общая постановка задачи

2.2 Основные составные компоненты проектируемой БД

Глава 3. Описание предметной области

3.1 Банк данных, базы данных и системы управления базами данных

3.2 Структура простейшей базы данных

3.3 Состав СУБД

3.4 Свойства полей базы данных

3.5 Функции СУБД

3.6 Типы данных

3.7 Модели данных, поддерживаемые СУБД

3.8 Безопасность баз данных

3.9 Области применения баз данных в экономике

Глава 4. Проектирование баз данных

4.1 Режимы работы с базами данных

4.2 Объекты базы данных

4.2.1 Таблицы

4.2.2 Запросы

4.2.3 Формы

4.2.4 Отчеты

4.2.5 Страницы

4.2.6 Макросы и модули

4.3 Проектирование базы данных

4.3.1 Разработка технического задания

Заключение

Список используемой литературы

Приложение 1 «Схема данных»

Приложение 2 Таблица «Кураторство»

Приложение 3 Таблица «Губернаторская стипендия» Приложение 4 Таблица «Студенты» Microsoft Access база данных

Приложение 5 Таблица «Работники»

Приложение 6 Таблица «Сироты»

Приложение 7 Таблица «Академический отпуск»

Приложение 8 «Запрос: на выборку»

Приложение 9 «Создание отчетов»

Приложение 10 «Создание форм»

Приложение 11 «Структура техникума»



ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ, КУЛЬТУРЫ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЛОВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ

Студента Борисова Евгения Александровича

(Ф.И.О.)

группа № 49

специальность: 230103 «Автоматизированные системы обработки информации и управления»

Тема курсовой работы (проекта): «Создание автоматизированной информационной системы документационного обеспечения техникума »

Срок сдачи курсового проекта «02» апреля 2013год

Перечень вопросов подлежащих исследованию или разработке:

Актуальность и значимость темы

Обоснование выбора темы

Аппаратные и программные средства реализации проекта

Банк данных, базы данных и системы управления базами данных

ER-модель структуры техникума

Руководитель: _______________ А.Н.Ляскина

Введение

Автоматизированная информационная система (АИС) - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

На этой основе создаются различные автоматические и автоматизированные системы управления технологическими процессами. По определению автоматизированная система (АС) - это человеко-машинная система, предназначенная для сбора и обработки информации, необходимой для управления производственным процессом, то есть управления коллективами людей. Иначе говоря, успех функционирования таких систем во многом зависит от свойств и особенностей жизнедеятельности человеческого фактора.

АИС оказывают влияние на многие характеристики организации Одна из них производительность труда (операционная эффективность) - она имеет отношение к скорости, стоимости и качеству выполнения рутинных задач. Для повышения производительности труда в организациях применяют системы обработки транзакций. Также производитель производительность труда в офисе повышается за счет применения систем настольного издательства и систем презентационной графики.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации - персональный компьютер. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление, поэтому АИС - это человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированную подготовку, поиск и обработку информации в рамках интегрированных сетевых, компьютерных и коммуникационных технологий для оптимизации экономической и другой деятельности в различных сферах управления.

Информационные системы конкурентоспособных преимуществ (ИСКП) обслуживают стратегические потребности организации. ИСКП дают мгновенный и быстрый доступ к информации о важнейших факторах, влияющих на достижение фирмой своих задач. Но главное то, что ИСКП производят такие информационные продукты и услуги, которые содействуют привлечению клиентов к своей фирме за счет клиентов конкурента.

Любая информационная система подразумевает участие в ее работе людей. В учебном заведении БОУ ОО СПО « Орловский технологический техникум» работает более 150 сотрудников и учатся более 900 обучающихся на дневном и вечернем отделениях, поэтому главной целью моей работы является создание работоспособной АИС документационного обеспечения техникума. Среди персонала, имеющего отношение к информационным системам, выделяют такие категории:

программист традиционно называют человека, который составляет программы;

человека, использующего результат работы компьютерной программы, называют конечным пользователем;

системный аналитик - это человек, оценивающий потребности пользователей в применении компьютера, а также проектирующий информационные системы, которые соответствуют этим потребностям.

Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Глава 1. Аппаратные и программные средства реализации проекта

Тема моей курсовой работы актуальна, так как позволяет систематизировать информацию по работникам и студентам БОУ ОО СПО «Орловский технологический техникум».

Технические характеристики аппаратной базы

Данный курсовой проект был реализован в техникуме в кабинете № 13 на компьютере со следующей характеристикой (см. рис.1 и рис.2):

Рис. 1 Элементы и значения аппаратной и программной баз компьютера

Рис. 2 Свойства системы

1.2 Операционная система Windows ХР Ргоfessional

В качестве среды реализации проекта я отдал предпочтение Windows ХР Ргоfessional , поскольку она обладает улучшенными возможностями для работы программ в фоновом режиме. Общая защита значительно улучшена, поэтому теперь можно более безопасно использовать обозреватель Интернета и совершать в нем покупки. Можно также общаться с другими пользователями по сетям, не беспокоясь о сохранении конфиденциальности файлов личных данных. Быстродействие позволяет запускать большее количество программ одновременно, при этом программы работают с максимальной скоростью. Windows ХР Ргоfessional надежна и устойчива, поэтому всегда можно рассчитывать на быстродействие и эффективную работу компьютера, помимо этого достигнут максимально возможный уровень совместимости с другими программами. Очевидно, что средства Delphi ХР Ргоfessional позволяют упростить использования компьютера, обеспечивают эффективность работы и возможность использования компьютера для развлечений. При работе в Windows ХР Ргоfessional возможно использование расширенной интерактивной справочной системы, содержащей сведения о всех средствах операционной системы, а также электронный учебник, который поможет получить дополнительные сведения о возможном решении проблемы.

1.3 Среда Microsoft Access

Microsoft Access - это интерактивная реляционная СУБД(relational database management system - RDBMS ) для WINDOWS . Это программа, которую Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток. Все это благодаря поддержки True-type шрифтов и встраивания OLE-объектов(Object Linking and Embeding) в рамках среды WINDOWS. OLE - объект представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остается в своей первоначальной форме. OLE-объектом может быть EXCEL - таблица, Paintbrush - иллюстрация или Sound - файл.

Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. В состав пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic ), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных. Access позволяет создавать реляционные базы данных. В реляционной базе данных пользователь может описать отношения между несколькими таблицами. Access учитывает эти отношения при поиске взаимосвязанных данных во время обработки запросов, формуляров и отчетов, базирующихся на нескольких таблицах.

Глава 2. Постановка задачи

2.1 Общая постановка задачи

Целью написания данной курсовой работы является проектирование базы данных, которая будет содержать подробную информацию о сотрудниках и их деятельности, предоставлять подробную информацию о студентах.

В целом, база данных «Документационного обеспечения техникума» должна:

1) обеспечивать возможность запрашивать, отыскивать, изменять и систематизировать информацию о сотрудниках и студентах.

2) иметь удобный пользовательский интерфейс для работы с базой данных пользователя, не являющегося специалистом в области обработки данных;

3) содержать систему помощи, необходимую справочную информацию и информацию о программе;

4) содержать необходимые запросы и формы для обработки хранимой информации;

5) обеспечивать защиту от несанкционированного доступа;

6) содержать необходимую информацию о сотрудниках, заданиях и отделах и предоставлять ее по требованию.

7) контролировать избыточность (предусматривать архивацию данных), непротиворечивость, сохранность и достоверность хранимой в БД информации.

2.2 Основные составные компоненты проектируемой БД

Для реализации поставленной задачи в проектируемую БД необходимо включить следующие разделы:

информация о студентах;

информация о работниках;

информация о сиротах;

информация о кураторстве;

информация о губернаторской стипендии;

информация об академическом отпуске.

Глава 3. Описание предметной области

Основой любой автоматизированной информационной системы составляют базы данных и базы знаний в определенной области.

3.1 Банк данных, базы данных и системы управления базами данных

Автоматизированные информационные системы (АИС) - обеспечивают формирование, хранение и обновление больших массивов информации, оперативный поиск в них необходимых пользователю сведений с возможным их дальнейшим обобщением и анализом.

Это системы с высокой степенью интеграции данных и централизованным управлением ими, ориентированные на коллективное пользование. Под интеграцией данных понимается их объединение в единый информационный массив (базу данных), созданный по унифицированным правилам. Централизация управления предполагает передачу всех функций управления данными единому программному комплексу - системе управления базой данных (СУБД). Такая организация системы позволяет значительно облегчить работу пользователей с информацией, уменьшить избыточность данных, поддерживать эффективные технологии обеспечения согласованности и защиты данных. Современное поколение АИС состоит из банков данных и баз данных.

Банк данных - это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

Основными функциями банка данных (БнД) являются:

1. Хранение информации, ее защита и восстановление после сбоев в работе.

2. Периодическое изменение хранимых данных.

3. Поиск и отбор необходимых данных по запросам пользователей и прикладных программ.

4. Обработка найденных данных и вывод результатов в заданной форме.

Основными особенностями банков данных являются многократное использование одной и той же информации для решения различных задач, независимость данных от прикладных программ.

Структуру банка данных можно представить в виде рис. 3:

Рис. 3. Схема банка данных

База данных - именованной совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных.

Системы управления базами данных (СУБД) - комплекс программных и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

Пользователи не работают с базой данных непосредственно. Процесс взаимодействия между ними реализуется через систему управления базами данных. При этом возможны два варианта организации этого процесса: пользователь работает с СУБД в интерактивном режиме, используя систему меню; взаимодействие осуществляется с помощью прикладных программ, называемых приложениями. С одной базой данных могут работать (часто параллельно) и большое количество пользователей, и множество различных приложений. При этом СУБД должна поддерживать независимость работы пользователей и приложений, обеспечивая корректность изменений, вносимых ими в базу данных.

СУБД должна также обеспечивать безопасность и согласованность информации в базе данных. Пользователям предоставляется возможность защиты их данных от несанкционированного доступа. При аппаратных или программных сбоях СУБД должна самостоятельно восстанавливать исходное согласованное состояние базы данных. СУБД полностью отстраняет пользователей от проблем организации хранения данных на физическом уровне.

Система управления базами данных включает:

ядро СУБД, обеспечивающее организацию ввода, обработки и хранения данных;

компоненты, обеспечивающие настройку системы;

средства тестирования;

сервисные программы, обеспечивающие восстановление базы данных, ее защиту и т. д.;

трансляторы для используемых языковых средств.

3.2 Структура простейшей базы данных

Сразу поясним, что если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть - это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных - деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.

Базы данных могут содержать различные объекты. Основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в простейшей базе данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

3.3 Состав СУБД

Язык описания данных (ЯОД) - Средства описания данных в БД и связей между ними. Средствами этого языка описывается структура БД, форматы записей, пароли, защищающие данные.

Язык манипулирования данными (ЯМД) - язык для выполнения операций над данными, позволяющий менять их строение. Для различных СУБД реализация этих уровней языков может быть различной. В одних случаях ЯОД и ЯМД требует составления пользователем программы полностью “вручную”, в других (что отражает современную тенденцию) в СУБД присутствует средства визуальной (зримой, наглядной) разработки программ. Для этого в современных СУБД имеются редакторы экранных форм, отчетов. “Кирпичиками” (инструментами) таких редакторов являются поля различных видов (поля ввода, поля вывода, вычисляемые поля), процедуры обработки различных типов (формы ввода, таблицы, отчеты, запросы).

На основании созданных пользователем объектов программы - генераторы формируют программный код на языке конкретной машины или на промежуточном языке.

3.4 Свойства полей базы данных

Поля базы данных не просто определяют структуру базы - они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля, при

автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные, а поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля

(если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

3.5 Функции СУБД

Современная система управления базами данных должна выполнять следующие функции:

- Определения данных. СУБД должна допускать определения данных (внешние схемы, концептуальную схему, внутреннюю схему, а также все связанные отображения) в исходной форме и преобразовывать эти определения в форму соответствующих объектов, т. е. СУБД должна включать в себя компонент языкового процессора для различных языков определения данных.

- Обработка данных. СУБД должна уметь обрабатывать запросы пользователя на выборку, изменение или удаление соответствующих данных в базе данных или на добавление новых данных в базу данных, т. е. СУБД должна включать в себя компонент процессора языка обработки данных (ЯОД).

Запросы бывают "планируемые" и "не планируемые".

Планируемый запрос - это запрос, необходимость которого предусмотрена заранее. АД должен настроить физический проект базы данных таким образом, чтобы гарантировать достаточное быстродействие для таких запросов. Он характерен для "операционных приложений".

Не планируемый запрос - это специальный запрос, необходимость которого не была предусмотрена заранее. Он характерен для приложений "поддержки решений".

3.6 Типы данных

Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Числовой - тип данных для хранения действительных чисел.

Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не

настройку числового типа.

Счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей.

Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект,

настройкой, которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

3.7 Модели данных, поддерживаемые СУБД

Модели данных - представление данных и их взаимосвязей, описывающих понятия проблемной среды. Модели данных используются как для концептуального, так и для логического и физического представления данных.

Существуют, по крайней мере, три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная.

Иерархическая модель данных состоит из нескольких записей, одна из которых определена как корневая.

Дерево - ориентированный граф (граф - пара множеств, одно из которых описывает множество вершин, а другое множество связей между ними) где все вершины, кроме корня, находятся в голове только одной дуги, корень не находится в голове ни одной из дуг и связан с вершиной дерева.

Между записями в иерархии могут быть определены связи: “один ко многим”, или “один к одному”, где запись, соответствующая элементу “один” указанной связи, определяется как исходная, а соответствующая элементу “много” - как порожденная.

Сетевая модель данных подобна иерархической, но является более общей моделью, в том смысле, что между записями присутствуют связи “много ко многим” и “много к одному”, а так же здесь нет корневого узла, т. е. любая запись может быть корневой.

Реляционная модель данных является одним из самых простых видов представления информации и самой легкой концепцией для понимания. Эта модель представляет собой данные упорядоченные в таблицы, чаше всего двухмерные. Таблицы такого вида называются отношениями (реляциями) и каждая таблица представляет собой отдельный файл.

Каждая таблица состоит из столбцов и строк, каждому столбцу присвоено однозначное имя, один элемент столбца называется полем, а строка называется записью. Данный пример показывает, что и сетевая модель, и иерархическая могут быть приведены к реляционной.

3.8 Безопасность баз данных

Безопасность информации в базах данных является самым важным аспектом при эксплуатации АИС. Всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.

Базы данных - это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети. Проблема безопасности баз данных решается тем, что в СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

3.9 Области применения баз данных в экономике

О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени администраторы заведений и преподаватели тратят на оформление различной документации и отчетов. Огромное количество учебных заведений и отсутствие предложений в данной сфере гарантируют высокую потребность в данном продукте.

Автоматизированные информационные системы (АИС), основу которых составляют базы данных, появились в 60-х годах в военной промышленности и в бизнесе - там, где были накоплены значительные объемы полезных данных. Первоначально автоматизированные информационные системы были ориентированы лишь на работу с информацией фактического характера - числовыми или текстовыми характеристиками объектов. Затем, по мере развития техники, появилась возможность обрабатывать текстовую информацию на естественном языке.

Принципы хранения разных видов информации в АИС сходны, но алгоритмы ее обработки определяются характером информационных ресурсов. Соответственно были выделены два класса АИС: документальные и фактографические.

Документальные АИС служат для работы с документами на естественном языке. Наиболее распространенный тип документальной АИС - информационно-поисковые системы, предназначенные для накопления и подбора документов, удовлетворяющих заданным критериям. Они могут выполнять просмотр и подборку монографий, публикаций в периодике, сообщений пресс-агентств, текстов законодательных актов и т.д.

Фактографические АИС оперируют фактическими сведениями, представленными в формализованном виде. Фактографические АИС используют для решения задач обработки данных.

Обработка данных - специальный класс решаемых на ЭВМ задач, связанных с вводом, хранением, сортировкой, отбором и группировкой записей данных однородной структуры. Задачи этого класса решаются при учете товаров в магазинах и на складах, начислении заработной платы, управлении производством, финансами, телекоммуникациями.

Различают фактографические АИС оперативной обработки данных, подразумевающие быстрое обслуживание относительно простых запросов от большого числа пользователей, и фактографические АИС аналитической обработки, ориентированные на выполнение сложных запросов.

Глава 4. Проектирование баз данных

4.1 Режимы работы с базами данных

Обычно с базами данных работаю две категории пользователей. Первая категория - проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разрабатывают и другие объекты базы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны - для ограничения функциональных возможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопасности).

Проектировщики не наполняют базу конкретными данными, (заказчик может считать их конфиденциальными и не предоставлять посторонним лицам). Исключение составляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладки объектов базы.

Вторая категория исполнителей, работающих с базами данных, - пользователи. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы - только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте. Соответственно СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создание ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

4.2 Объекты базы данных

4.2.1 Таблицы

Таблицы - это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства). Для реализации курсового проекта мною созданы 6 таблиц (Академический отпуск, Губернаторская стипендия, Кураторство, Работники, Сироты, Студенты).

Таблица Академический отпуск (смотри приложение 1) содержит следующие поля:

Номер п/п - Счетчик (ключевое поле)

ФИО - Текстовый

Специальность/профессия - Текстовый

Номер в поименной книге - Числовой

Таблица Губернаторская стипендия (смотри приложение 2) содержит следующие поля :

Номер п/п - Счетчик (ключевое поле)

ФИО - Текстовый

№ группы - Числовой

Специальность/профессия - Текстовый

Номер в поименной книге - Числовой

Таблица Кураторство (Смотри приложение 3) содержит следующие поля :

Номер п/п - Счетчик (ключевое поле)

ФИО - Текстовый

№ группы - Числовой

Должность - Текстовый

Квалификационная категория - Текстовый

Таблица Работники (Смотри приложение 4) содержит следующие поля:

Номер п/п - Счетчик (ключевое поле)

ФИО - Текстовый

Год рождения - Текстовый

Занимаемая должность - Текстовый

Домашний адрес - Текстовый

Номер телефона - Текстовый

Таблица Сироты (Смотри приложение 5) содержит следующие поля :

Номер п/п - Счетчик (ключевое поле)

ФИО - Текстовый

№ группы - Числовой

Стипендия (в руб) - Числовой

Таблица Студенты (Смотри приложение 6) содержит следующие поля :

Номер п/п - Счетчик (ключевое поле)

ФИО - Текстовый

Специальность/профессия - Текстовый

Образование - Текстовый

Номер в поименной книге - Числовой

№ группы - Числовой

Стипендия (в руб) - Числовой

В своей курсовой работе я установил связи между таблицами, вид связи один к одному (Смотри приложение 7) . Установление связей в дальнейшем поможет мне более эффективно работать с системой управления базы данных.

4.2.2 Запросы

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов (см. рис.4) можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. В ходе внедрения в эксплуатацию АИС я осуществлял простые запросы на выборку из таблицы Студенты (смотри приложение 6) и перекрестные запросы из таблицы Студенты (смотри приложение 8).

Рис. 4 Создание перекрестного запроса

4.2.3 Формы

Если запросы - это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы - это средства для ввода данных. Смысл их тот же - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков (см. рис.5). В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка - это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок. В ходе внедрения в эксплуатацию АИС я осуществлял создание форм из таблицы Губернаторская стипендия ( смотри приложение 9)

Рис.5 Мастер создания форм

4.2.4 Отчеты

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (см. рис. 6). В ходе внедрения в эксплуатацию АИС я осуществлял создание отчетов из таблицы Сироты ( смотри приложение 10)

Рис. 6 Мастер создания отчетов

4.2.5 Страницы

Это специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД Microsoft Access (начиная с Access 2003). Правда, более корректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, позволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.

4.2.6 Макросы и модули

Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.

4.3 Проектирование базы данных

Методически правильно начинать работу с карандашом и листом бумаги в руках, не используя компьютер. На данном этапе он просто не нужен. Неоптимальные решения и прямые ошибки, заложенные на этапе проектирования, впоследствии очень трудно устраняются, поэтому этот этап является основополагающим.

4.3.1 Разработка технического задания

Техническое задание на проектирование базы данных должен предоставить заказчик. Однако для этого он должен владеть соответствующей терминологией и знать, хотя бы в общих чертах, технические возможности основных СУБД. К сожалению, на практике такое положение встречается не всегда. Поэтому обычно используют следующие подходы: Демонстрируют заказчику работу аналогичной базы данных, после чего согласовывают спецификацию отличий; Если аналога нет, выясняют круг задач и потребностей заказчика, после чего помогают ему подготовить техническое задание.

При подготовке технического задания составляют:

· Список исходных данных, с которыми работает заказчик;

· Список выходных данных, которые необходимы заказчику для управления структурой своего предприятия;

· Список выходных данных, которые не являются необходимыми для заказчика, но которые он должен предоставить в другие организации (в вышестоящие структуры, в органы статистического учета, прочие административные и контролирующие организации). При этом очень важно не ограничиваться взаимодействием с головным подразделением заказчика, а провести обсуждение со всеми службами и подразделениями, которые могут оказать оказаться поставщиками данных в базу или их потребителями

Заключение

Результатом проведенной работы является база данных «Документационное обеспечение техникума» в СУБД Microsoft Access, имеющая удобный пользовательский интерфейс, предназначенный для работы различных групп пользователей.

База данных может предоставить пользователю всю необходимую информацию о работниках и студентах. Таким образом, первостепенная цель написания данного курсового проекта, а именно создание БД, позволяющей автоматизировать данные по работникам и студентам.

Разработанная база данных может иметь широкое применение. Ее могут использовать прикладные программисты, учебные заведения, студенты, проходящие курс по сходной тематике. Особенно рекомендуется использовать БД учебным заведениям: исчезнет необходимость в многотомных бумажных картотеках, в утомительной ручной работе с личными делами студентов и работников. Кроме того, компьютер может вести поиск и изменять данные гораздо быстрее человека и лучше выполнять механическую работу.

База данных проста в использовании, что даже неопытный пользователь сможет легко разобраться, как с ней работать. Для понимания ее функционирования не требуется знаний особых разделов проектирования баз данных, специальных навыков программирования и знаний экономических дисциплин. Не возникнет проблем с использованием этой БД и при наличии компьютера, обладающего минимальной вычислительной мощностью.

Список используемой литературы

Шакирова Ф.М. Учебное пособие по курсу «Базы данных»/ Уфа: Восточный университет, Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных, 6-е издание: Пер. с англ. - К.; М.; СПб.: Издательский дом «Вильямс», 2007

Дейт К., Дж. Введение в системы баз данных, 6-е издание - К.; М.; СПб.: Издательский дом “Вильямс”, 2006.

Заикин И.А. Учебное пособие «Основы работы в Access», 2003.

Хоменко А.Д. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Издание третье, дополнительное и переработанное. Санкт-Петербург 2003.

2006Методические указания по оформлению студенческих работ/Сост.: Белозерский Л.А. и др. - Донецк: ДГИИИ, 2008г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Таблица «Академический отпуск

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Таблица «Губернаторская стипендия»

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Таблица «Кураторство»

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Таблица «Работники»

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Таблица «Сироты»

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Таблица «Студенты»

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

«Схема данных»

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

«Запрос: на выборку»

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

«Создание форм»

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

«Создание отчетов»

Размещено на Allbest.ru

...