Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

государственное бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального образования Ростовской области

«КОНСТАНТИНОВСКИЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

Курсовая работа

по пакетам прикладных программ

Тема: «ТЕХНОЛОГИИ СОЗДАНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ В ACCESS»

Автор:

Миронюка Ивана Александровича

Константиновск, 2013

Введение

В настоящее время, несмотря на повышение компьютеризации общества, в сфере образования до сих пор нет средств, позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности. Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности. СУБД крайне полезна в бизнесе для организации документооборота, так как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов, и, следовательно, увеличить оборот и доход фирмы. Улучшение вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и тоже позволяет привлекать клиентов.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

Одно из основных назначений СУБД - поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access -- реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных. База данных -- это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки. В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек. Access создает файл базы данных, который имеет расширение имени accdb и содержит таблицы, запросы, отчеты и формы. Программа предоставляет пользователю большое количество возможностей.

Основные компоненты MS Access:

· построитель таблиц;

· построитель экранных форм;

· построитель SQL-запросов;

· построитель отчётов, выводимых на печать.

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД. Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД основанных на реляционной структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности (правильности) и безопасности данных, а также санкционирования доступа.

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки, это и определяет актуальность моей темы.

Объект: процесс проектирования баз данных и использование методов построения форм и отчетов с помощью программы создания и управления базами данных Access.

Предмет: фрагмент профессиональной деятельности, который описывается и моделируется с помощью БД и ее приложений.

Цель: изучение основного подхода к проектированию базы данных в профессиональной деятельности.

Задачи:

ь на примере создания базы данных «Ателье» показать процесс конструирования и построения базы данных;

ь раскрыть приемы создания экранных форм и отчетов с помощью или средствами, встроенными в MS Access;

ь изучить и использовать на примере технологию работы с программой MS Access.

Гипотеза: в качестве инструмента построения баз данных (как для хранения большого количества информации, так и для поиска и просмотра) с помощью программы Access очень удобно, отличает простота использования в сочетании с широкими возможностями по разработке законченных приложений.

1. Технология создания базы данных в среде MS Access

база ателье программа access

В Microsoft Access поддерживаются три метода создания Базы данных Access.

Создание базы данных с помощью мастера

Можно воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов для базы данных выбранного типа-- это простейший способ начального создания базы данных. Мастер предлагает ограниченный набор параметров для настройки базы данных.

· Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

· В области задач Создание файла в группе Шаблоны выберите На моем компьютере.

· Выберите значок подходящего шаблона базы данных на вкладке Базы данных и нажмите кнопку OK.

· В диалоговом окне Файл новой базы данных введите имя базы данных и укажите ее расположение, а затем нажмите кнопку Создать.

· Следуйте инструкциям мастера баз данных.

Примечание. С помощью мастера баз данных нельзя добавлять новые таблицы, формы и отчеты в существующую базу данных.

Создание базы данных с помощью шаблона

Это самый быстрый способ создания базы данных. Этот метод работает лучше остальных, если удастся найти и использовать шаблон, наиболее подходящий требованиям.

· Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

· В области задач Создание файла в списке Шаблоны либо ищите конкретный шаблон, либо выберите пункт Домашняя страница шаблонов для обзора всех шаблонов.

· Выберите требуемый шаблон и нажмите кнопку Загрузить.

Создание базы данных без помощи мастера

Можно создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты -- это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

· Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

· В области задач Создание файла выберите в группе Создание ссылку Новая база данных.

· В диалоговом окне Файл новой базы данных введите имя базы данных и укажите ее расположение, а затем нажмите кнопку Создать.

После открытия окна базы данных можно создать требуемые объекты базы данных.

Создание формы для ввода

· Создайте свободную форму, запрашивающую условия отбора для отчета.

· В окне базы данных нажмите кнопку Формы на панели Объекты.

· Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

· В диалоговом окне Новая форма выберите Конструктор и нажмите кнопку OK.

В режиме конструктора задайте следующие значения свойств формы.

Таблица 1

Свойства	Значения
Подпись	Имя, которое будет выводиться в строке заголовка формы.
Режим по умолчанию	Одиночная форма
Режим формы (AllowFormView)	Да
Режим таблицы (AllowDatasheetView)	Нет
Режим сводной таблицы (AllowPivotTableView)	Нет
Режим сводной диаграммы (AllowPivotChartView)	Нет
Полосы прокрутки	Отсутствуют
Область выделения	Нет
Кнопки перехода	Нет
Тип границы	Окна диалога

Чтобы добавить в форму текстовое поле нажмите кнопку Поле на панели элементов.

Определите свойства этих полей следующим образом.

Таблица 2

Свойство	Значение
Имя	Имя, описывающее тип условия; например, Начальная Дата.
Формат поля	Формат, соответствующий типу данных, используемому в условии. Например, если определяется условие на дату, выберите значение Средний формат даты.

Сохраните форму и присвойте ей имя, например, «Условия продаж».

Кнопки OK и «Отмена» следует добавлять в форму после определения связанных с этими кнопками макросов.

Создание схемы данных

Схема базы данных используется для создания, редактирования и удаления таблиц базы данных. Также схему базы данных можно использовать для просмотра связей между таблицами. При создании новой схемы базы данных пользователь начинает работу с пустой схемой.

· В окне базы данных в списке Объекты нажмите кнопку Схемы баз данных, а затем кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

· Пустая схема базы данных появляется с диалоговым окном Добавление таблицы.

· Чтобы добавить таблицу в схему базы данных, выберите таблицу и нажмите кнопку Добавить.

Чтобы создать новую таблицу в схеме базы данных, щелкните правой кнопкой любое место в схеме базы данных и выберите в контекстном меню команду Новая таблица.

Размещение объектов в схеме базы данных

Если необходимо переместить объекты в другие части схемы, например, выровнять таблицы или уменьшить количество перекрывающихся линий связи, сначала выделите объекты, а затем перетащить их в новое расположение.

· Чтобы выделить таблицу, щелкните ее заголовок.

· Чтобы выделить набор таблиц, щелкните заголовок каждой таблицы из набора при нажатой клавише CTRL.

· Чтобы выделить набор соседних таблиц, установите указатель около одной из таблиц, а затем протащите указатель по всем таблицам из набора.

При выделении нескольких таблиц автоматически выделяются линии связи, которые их соединяют.

Если выделить линию связи, можно сдвинуть сегмент линии в положение, параллельное начальной позиции. Если линия связи имеет более одного сегмента, можно перетащить угол по диагонали для одновременного изменения ее горизонтального и вертикального положения.

Заполнение таблицы данными

Для повышения быстродействия можно указать максимальное число записей, загружаемых из базы данных SQL Server, при работе с данными формы или таблицы в проекте Microsoft Access.

· Откройте таблицу или форму в режиме просмотра данных.

· Выполните одно из следующих действий.

· Выберите команду Максимальное число записей в меню Записи.

· Нажмите кнопку Максимальное число записей, расположенную справа от кнопок перехода.

В диалоговом окне Максимальное число записей введите предельное число записей в поле. Ввод нуля означает, что ограничение отсутствует и загружаются все записи.

Формирование запросов

Если открыть запрос в режиме конструктора или если открыть форму, отчет или таблицу, а затем открыть окно расширенного фильтра, отображается бланк запроса, в котором пользователь может изменить запрос для получения нужных результатов.

Рисунок 1

Добавление или удаление таблиц, запросов и полей

Расчет значений

Ограничение результатов с помощью условий отбора

Сортировка записей.

Запросы извлекают данные из базы данных. Простейший запрос загружает все данные из единственной таблицы.

2. Создание и работа с базой данных в ателье

Задача - создание базы данных в среде СУБД MS Access, удобной для автоматизации деятельности ателье. В данной работе рассматривается ателье, оказывающее услуги населению по пошиву легкого платья, верхней одежды, меховых изделий, головных уборов, а также детский одежды. Клиенты обращаются в ателье, утверждают особенности эскиза заказа, приходят на примерки. В ателье работают несколько мастеров с разной специализацией: портной легкого платья - 3 чел., портной верхней одежды, мастер по пошиву головных уборов (в т.ч. и меховых), также осуществляющие ремонт поношенных головных уборов и реставрацию меха, портной детской одежды.

Исходя из этого, опишем основные этапы деятельности ателье:

· Клиенты из лица населения обращаются в ателье для получения услуги по пошиву изделий.

· У клиента выясняют информацию о характере его заказа (легкое платье, верхняя одежда и т.п.), ответственный за данную услугу мастер далее, совместно с клиентом, рисуют эскиз, уточняют детали заказа.

· Информация о заказе и данные о клиенте регистрируются, оговаривается срок выполнения заказа и даты примерки.

· Мастера, используя основные фонды ателье (инструменты, оборудование и т.п.) в указанные сроки изготавливают изделие (выполняют прочие работы, например, реставрация меха), напоминают клиенту о примерке по телефону.

· Готовое изделие после всех примерок и согласований отдают клиенту. Клиент оплачивает стоимость работы. Если у клиента имеются претензии к качеству работу, оговариваются сроки исправления причин, которые вызвали претензии клиента.

· Каждая сумма, полученная от клиента, пробивается по кассовому аппарату. Сумма выручки за весь хранится в сейфе. Изъятие выручки и ее инкассирование делает хозяин ателье.

· Хозяйственные вопросы тоже решает хозяин аптеки.

Описание алгоритма решения задачи

Для автоматизирования основных процессов, а именно: регистрации информации о клиентах, заказах, анализа деятельности нужно сформировать базу данных. Ее можно представить как совокупность таблиц, связанных между собой.

· Данные о работниках ателье - портных (мастерах) будут храниться в таблице «Швеи».

· Информация о клиентах будет храниться в таблице «Клиенты».

· Информация о заказе будет храниться в таблице «Заказы», причем, если один и тот же клиент заказал два изделия (например, юбка и меховой берет), то каждое изделие будет оформляться отдельной строкой заказа.

3. Выбор пакета прикладных программ

Для отображения описанных выше процессов в виде связанных таблиц необходимо программное обеспечение. Специализированного программного обеспечения для работы ателье нет, разве что программу 1С можно оптимизировать под деятельность ателье. Самый доступный вариант это программы пакета MS Office. Часть функций можно реализовать программой MS Excel, но в ней сложнее будет установить логические связи между таблицами и извлекать информацию в виде запросов и отчетов. Для данных целей можно использовать программу для проектирования баз данных MS Access.

Описание структуры записи таблиц базы данных Ателье

Рис. 2. Описание структуры записи таблицы Швеи

Рис. 3. Описание структуры записи таблицы Заказы



Рис. 4. Описание структуры записи таблицы Клиенты

Таблицы базы данных с исходными данными

Рис. 5. Содержимое таблицы Швеи

Рис. 6 Содержимое таблицы Клиенты



Рис. 7. Содержимое таблицы Заказы

Схема данных

Рис. 8. Схема данных таблиц базы данных Ателье

Рис. 9. Запросы



Рис. 10. Параметр к запросу - ФИО швеи

Таблица 3

Фамилия И.О.	Телефон	Название Заказа	Дата Примерки	Планируемая дата исполнения
Свирина С.А.	89064226336	меховой берет	05.12.2012	15.12.2012
Басманова В.Г.	695656	детская шапка	08.12.2012	20.12.2012
Сыромятина Д.А.	89132123902	шапка меховая	15.12.2012	25.12.2012

Рис. 11. Запрос - Все незакрытые заказы заданного мастера в режиме конструктор

Таблица 4

ФИО мастера	Специализация	Домашний телефон	Дата рождения
Иванова Ольга Ивановна	верхняя одежда	698512	01.01.1969
Понамарева Ольга Вячеславовна	головные уборы	421786	13.08.1979
Мишинева Ирина Сергеевна	легкое платье	228056	16.08.1981
Дружкова Елена Семеновна	легкое платье	421652	26.09.1976
Михайлова Алла Петровна	легкое платье	461877	22.11.1983
Косых Елена Алексеевна	детская одежда	512121	17.04.1983

Рис. 12. Отчеты

Рис. 13. Отчет - Все незакрытые заказы указанного мастера

Заключение

В ходе работы по подготовке данной курсовой мною были углублены знания по теме «Базы данных», работа с программой MS Access.

База данных -- это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Рассмотрев свою курсовую работу на практическом примере, я понимаю, что Microsoft Access обладает всеми чертами классической СУБД и предоставляет дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее нашим потребностям по управлению данными. Используя запросы, можно выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев вы указываете форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Чтобы полностью автоматизировать работу вашего приложения, с помощью макросов Access можно легко связать данные с формами и отчетами. База данных позволяет создать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если необходимо создать нечто уж совсем изощренное, то на этот случай Microsoft Access предоставляет мощный язык программирования - Microsoft Access Basic.

В настоящее время, несмотря на повышение компьютеризации общества, в сфере образования до сих пор нет средств, позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности.

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД. Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД основанных на реляционной структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности (правильности) и безопасности данных, а также санкционирования доступа.

Я рад, что нашёл время разобраться и выполнить работу самостоятельно, так как считаю, что в моей профессии такие навыки, пусть даже базовые, мне со временем очень пригодятся.

Литература

1. Бекаревич Ю., Пушкина Н. MS Access за 30 занятий. [Текст] / Ю. Бекаревич, Н. Пушкина. - СПб: ВНV, 2010.

2. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2009. [Текст] / Ю.Б. Бекаревич, Н.В. Пушкина. - СПб.: БХВ - Петербург, 2009.

3. Гарнаев А.Ю. Microsoft Excel 2007. [Текст] / А.Ю. Гарнаев. - СПб.: БХВ-Петербург, 2009.

4. Гурвиц Г. Microsoft Access 2010. [Текст] / Г. Гурвиц. - М., Эком, 2010.

5. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных, 6-е издание. [Текст] / К. Дж. Дейт. - К.; М.; СПб.: Вильямс, 2008.

6. Дженнингс Р. Использование Microsoft Access. [Текст] / Р. Дженнингс. - М.: Вильямс, 2010.

7. Захаров В.А., Игнатьев М.Б., Шейнин Ю.Ф. Информационное общество [Текст] / В.А. Захаров, М.Б. Игнатьев, Ю.Ф. Шейнин // Системы и средства информатики. - 2008. - №9.

8. Иванов П.С. Microsoft Access 2007. Русская версия (+ CD-ROM): -- СПб.:, Эком, 2010.

9. Калянов Г.Н. CASE - технологии: Консалтинг в автоматизации бизнес-процессов. - 3-е издание. [Текст] / Г.Н. Калянов. - М.: Горячая линия-Телеком, 2008.

10. Карпов Б. Microsoft Access 2007: справочник. [Текст] / Б. Карпов - СПб.: Питер, 2010.

11. Кошелев В.Е. Access 2007. Эффективное использование. [Текст] / В.Е. Кошелев. -- СПб.: Бином-Пресс, 2009.

12. Кронан Дж., Сандберг Б. Microsoft Access 2007. [Текст] / Дж. Кронан, Б. Сандберг. -- СПб.: НТ Пресс, 2009.

13. Ламберт С., Доу М.Л., Преппернау Дж. Microsoft Office Access 2007. Русская версия (+ CD-ROM). [Текст] / С. Ламберт, М.Л. Доу, Дж. Преппернау. -- М.: ЭКОМ Паблишерз, 2010.

14. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2009. [Текст] / В.П. Леонтьев. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2009.

15. Макаровой Н.В. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере. Учебное пособие [Текст] / 3-е изд. - М.: Финансы и статистика, 2011.

16. Михеева В.Д., Харитонова И.А. Microsoft Access 2007. [Текст] / В.Д. Михеева, И.А. Харитонова. - СПб.: БХВ - Петербург, 2009.

17. Седых С.П., Юнов С.В. Практикум по основам информационных технологий. [Текст] / С.П. Седых, С.В. Юнов. - Краснодар, 2009.

18. Симонович С.В. и др. Информатика. [Текст] / - СПб.: Питер, 2012.

19. Степанов В. Microsoft Access 2007 для начинающих. [Текст] / В. Степанов -- СПб.: Аквариум-Принт, Дом печати - Вятка, 2009.

20. Харитонова И., Рудикова Л. Microsoft Office Access 2007 (+ CD-ROM) [Текст] / И. Харитонова, Л. Рудикова. -- СПб.: БХВ-Петербург, 2009.

Размещено на Allbest.ru

...