Сравнительный анализ технологических и сервисных возможностей программ "Босс-референт" и "Directum"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

"Саратовский государственный социально-экономический университет"

Реферат

Сравнительный анализ технологических и сервисных возможностей программ "Босс-референт" и "Directum"

Выполнил:

Студент 3 курса 4 группы

Демеснов Алексей Павлович

Научный руководитель:

к.э.н., доцент Соколова Т.Н.

Саратов, 2014



Содержание

Введение

1. Краткий обзор системы электронного документооборота "Босс-референт"

2. Краткий обзор системы электронного документооборота "Directum"

3. Сравнительный анализ систем электронного документооборота "Босс-референт" и "Directum"

Заключение

Ссылки

корпоративный электронный документооборот программа



Введение

Сегодня во многих компаниях корпоративные документы предоставлены как в бумажном, так и в электронном виде. Вследствие многообразия информации (финансовая отчётность, организационные документы и т.п.), её количества, многие компании испытывают потребность в безопасном хранении и систематизации этих документов. Эффективная деятельность компании зависит от ряда факторов, и рациональное управление документооборотом является одним из таких. Именно поэтому современные системы электронного документооборота имеет важнейшее в улучшении деятельности любой компании. Говоря об управлении электронным документооборотом, мы подразумеваем организацию потоков документов между различными структурами компании или между пользователями. Важно отметить, что движение документов в этом случае не является их физическим перемещением и трактуется как передача прав на их использование для конкретных пользователей, а также контроль за их исполнением.

Главное предназначение систем электронного документооборота (СЭД) - хранение корпоративных документов и оптимизация работы с ними. Преимущества СЭД:

1) доступ к документам организован в рациональном ключе

2) оптимизирован поиск по требуемым параметрам

3) отслеживается история произведенных изменений и исправлений

4) осуществляется контроль версий.

Каждая СЭД имеет свои особенности, являющиеся преимуществами или недостатками для различных категорий пользователей.

В настоящей работе я рассмотрю актуальность СЭД, отдельно рассмотрев основные СЭД "Босс-референт" и "Directum", а также проведу их сравнительный анализ.



1. Краткий обзор системы электронного документооборота "Босс-референт"

"БОСС-Референт" -- система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства, созданная в 1996 году, в качестве дочернего предприятия крупного системного интегратора компании АйТи. В настоящее время "БОСС-Референт" является лидирующей СЭД на российском рынке.

"БОСС-Референт" используют многие органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, как крупные холдинги с большим количеством филиалов, так и малые организации.

Использование СЭД "Босс-референт" помогает в решении следующих задач управления:

1) организация эффективной работы с договорами;

2) создать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

3) автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

4) обеспечить надежный контроль исполнения руководительских поручений;

5) повысить эффективность работы с заявками и обращениями;

6) реализовать проектный документооборот и возможность более сплоченной коллективной работы;

7) наладить управление документами в рамках системы высокого качества менеджмента.

Так же данная система включает в себя функциональные возможности, позволяющие реализовать:

- поддержку процессов согласования задач:

- контроль исполнения поручений руководства:

- работу с входящей и исходящей документацией.

СЭД "БОСС-Референт" обладает рядом уникальных преимуществ, как коммерческих, так и технологических, способных обеспечивать лидерство данной системы на российском рынке решений для управления документами. Отвечая потребностям крупных и небольших организаций любых отраслей, система позволяет органам государственной власти создавать комплексные информационные системы.

Преимущества системы БОСС-Референт

1) Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.

2) Поддержка сложных маршрутов согласования документов.

3) Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.

4) Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.

5) Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.

6) Простота освоения пользователями.

7) Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

8) Удобный интерфейс.



Основные функции СЭД "Босс-референт":

1) Документационное обеспечение принятия решений:

2) Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.

3) Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.

4) Подстрока регламентов в ходе их использования "на лету".

5) Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.

6) Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.

7) Работа с версиями и редакциями документов.

8) Обработка входящих и исходящих документов:

9) Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов "по вопросу".

10) Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.

11) Поддержка сложных регистрационных номеров.

Обеспечение работы нескольких канцелярий.

12) Контроль исполнительской дисциплины

13) Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям и мн.др.

2. Краткий обзор системы электронного документооборота "Directum"

Directum -- система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Система Directum является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Directum обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Directum - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Возможности системы:

1) Архитектура системы Directum позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.

2) Адаптация системы Directum к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого и удобного создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота.

3) Интеграция системы Directum с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по различным направлениям, благодаря развитым интеграционным возможностям платформы Directum на базе набора средств интеграции Directum Integration Toolset и открытой архитектуре.

4) Территориально распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными - документами, задачами, заданиями, справочниками - между подразделениями организации и мн.др.

Преимущества СЭД Directum:

1) Прозрачность бизнес-процессов. Система Directum обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность описания и поддержки деловых процессов.

2) Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

3) Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система Directum напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.

4) Выполнение требований стандартов ISO-9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.

3. Сравнительный анализ систем электронного документооборота "Босс-референт" и "Directum"

Используя документацию по системам с официальных сайтов разработчиков, предоставлеятся возможным провести сравнительный анализ данных программ по характеристикам.

Общие сведения о программах представлены в Таблице 1.

Таблица 1. Общие сведения о программах "Босс-референт" и "Directum"

Параметры сравнения	Программа "Босс-референт"	Программа "Directum"	Дополнительная информация
1. Серверная операционная система	Windows Server (2000,2003), Linux, Solaris	Windows Server (2000,2003,2008)	Лучше Босс-референт
2. Клиентская операционная система	Windows (2000,XP,Vista, 7 ), Linux, MacOS	Windows (XP, Vista, 7)	Лучше Босс-референт
3. Средства работы на мобильных устройствах	-	+	Лучше Directum
4.Возможность интеграции	+ 1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	+ 1С, MS Office, MS SharePoint, Active Directory, Open Office	Лучше Directum
5. Демо-версия	+	-	Лучше Босс-референт

Первые два параметра сравнения - "Серверная операционная система" и "Клиентская операционная система". СЭД "Directum" имеет совместимость с меньшим количеством операционных систем в отличии от СЭД "Босс-референт".

Третий параметр "Средства работы на мобильных устройствах" подтверждает преимущество СЭД "Directum" благодаря возможности использования программы на мобильных телефонах, планшетных компьютерах и.тд, но не является достаточно важной функцией при обеспечнии документооборота.

Четвёртый параметр "Возможность интеграции" показывает, что обе системы имеют возможность интеграции со сторонними программами, такими как программы "MS Office" и 1С, повсеместно используемых на предприятиях различного масштаба, но СЭД "Directum" может интегрироваться с большим числом программ.

Демо-версия программ (параметр №5) присутствует только в СЭД "Босс-референт".

Таблица 2. Технологические возможности программ "Босс-референт" и "Directum"

Параметры сравнения	Программа "Босс-референт"	Программа "Directum"	Дополнительная информация
1. Регистрация документов	+	+
2. Создание документов на основе существующих	-	-
3. Регистрация из электронной почты	+	+
4. Регистрация документов из MS Office	-	+/-
5. Регистрация со сканера	+/-	+/-
6. Формирование списка рассылки	+	+
7. Работа с проектами документов	+	+
8. Работа с документами в режиме Off-Line.	-	+
9. Удаленный доступ	-	+
10. Рассылка уведомлений по электронной почте	+	+
11. Делегирование полномочий (постоянное или временное)	+/-	+/-

При сравнении технологических возможностей данных программ, были выбраны 11 параметров для сравнения.

Регистрация документов, как базовая функция любой системы документооборота, присутствует в обоих программах.

Второй параметр для сравнения - "Создание документов на основе существующих" отсутствует в обоих СЭД, что является существенным недостатком программ.

Регистрация документов из электронной почты - удобная функция, которая сокращает трату времени, есть в обоих программах.

Четвёртый параметр "Регистрация со сканера" в обеих СЭД присутствует лишь частично.

Параметр сравнения №5 "Регистрация документов из MS Office" присутствует частично в СЭД "Directum", что даёт ей здесь преимущество.

Формирование списка рассылки присутствует как в СЭД "Босс-референт", так и в "Directum", что облегчает работу по составлению списка контактов и позволяет с легкостью отсылать сообщения группам людей по различным признакам классификации.

Работа с проектами документов предоставляется полноценно в обеих сравниваемых СЭД.

Работа в режиме Off-Line представляется возможной только в "Directum". Данная функция имеет особую значимость и удобство в использовании, т.к. провайдер не всегда гарантирует бесперебойный доступ к сети Интернет, а благодаря этой опции документы всегда будут доступны для редактирования.

Параметр "Удалённый доступ" присутствует опять же только в СЭД "Directum". Данная функция является большим преимуществом для исполнителей, с помощью удаленного доступа к СЭД пользователь может в любое время, в любом месте получать актуальную информацию.

"Рассылка по электронной почте" возможна в обеих представленных СЭД.

Делегирование полномочий (постоянное или временное) присутствует в обеих СЭД, но ограниченно. Данная функция имеет большое значение: она позволяет назначать права на доступ к кабинетам исполнителей, облегчает процесс передачи информации при уходе сотрудника в отпуск или при его увольнении.

Таблица 3. Сервисные возможности программ "Босс-референт" и "Directum"

Параметры сравнения	Программа "Босс-референт"	Программа "Directum"	Дополнительная информация
1. Поиск по реквизитам документа	+	+
2. Совмещение различных видов поиска в одном поисковом запросе	+	+
3. Экспорт отчетов по результатам поиска во внешние приложения	+	+

По всем трём параметрам сравнения обе программы показали одинаковые результаты, что свидетельствует о том, что сервисные возможности данных СЭД не имеют принципиальных различий. В обеих системах присутствует поиск по атрибутам и другим параметрам, возможность совмещения различных видов поиска в одном поисковом запросе, функция экспорта результатов поиска в сторонние приложения.

Таблица 4. Средства защиты программ "Босс-референт" и "Directum"

Параметры сравнения	Программа "Босс-референт"	Программа "Directum"	Дополнительная информация
1. Назначение прав пользователем	+	+
2. Назначение прав группами пользователей	+	+
3. Выдача временных прав	+/-	+
4. Средства мониторинга процессов в системе	+	+/-
5. Наличие программных средств контроля целостности документов	-	-

Назначение прав пользователем и назначение прав группами пользователей присуствует в обоих программах.

"Выдача временных прав" частично есть в СЭД "Босс-референт" и полностью возможна в "Directum".

Средства мониторинга процессов в системе присутствуют в обоих программах, но в системе "Directum" не предоставляется в демо-версии.

"Наличие программных средств контроля целостности документов" отсутствует в обеих системах, что является существенным недостатком в обеспечении безопасного документооборота.



Заключение

На основе общих сведений о программах "Босс-референт" и "Directum", можно сделать выводы о том, что СЭД "Босс-референт" является более универсальной системой, т.к. может работать на различных платформах и имеет большую совместимость с различными операционными системами, по сравнению с программой "Directum". Об этом свидетельствует и то, что демо-версию СЭД "Directum" не имеет. Но определённые преимущества есть и у "Directum". Возможность интеграции со сторонними программами у СЭД "Directum" шире, чем у "Босс-референт". Также преимуществом программы "Directum" является возможность работы с мобильных устройств, но поскольку эта опция не является повсеместно используемой, то значение данной функции сильного значения не имеет.

Сравнение программ по технологическим возможностям было проведено с использованием 11 параметров.

Регистрация документов как основная функция электронного документооборота, присутствует в обоих системах, как и регистрация документов из электронной почты и из MS Office. Важная функция создания документов на основе существующих не реализована ни в одной из данных программ. Обе СЭД обладают рядом функций по рассылке через электронную почту. Доступ к информации в режиме Off-Line предоставляет только система "Directum", из-за чего "Босс-референт" существенно уступает. Делегирование полномочий (постоянное или временное) присутствует частично в обеих программах "Дело" при покупке. Данная функция имеет большое значение: она позволяет назначать права на доступ к кабинетам исполнителей, облегчает процесс передачи информации при уходе сотрудника в отпуск или при его увольнении.

На основании данного анализа, технологические возможности программы "Directum" гораздо выше программы "Босс-референт".

Что касается сервисных возможностей, то по изучаемым параметрам сравнения абсолютно одинаковы, и это делает обе СЭД удобными для пользования различными категориями пользователей.

Средства защиты программ как ключевое звено обеспечения безопасного и надёжного документооборота были рассмотрены по 5 параметрам сравнения.

Назначение прав пользователем и назначение прав группами пользователей присуствует в обеих представленных программах. Средства мониторинга процессов в системе частично присутствуют в "Directum" и в полном объёме представлены в "Босс-референт". "Выдача временных прав" отчасти возможна в СЭД "Босс-референт" и полноценно возможна в "Directum". Наличие программных средств контроля целостности документов отсутсвует в обеих системах.

Исходя из этого критерия мы можем поставить условный знак равенства между данными системами.

Итак, проведя сравнительный анализ двух систем электронного документооборота, можно сделать выводы о том, что программа "Босс-референт" более универсальна. Однако система "Directum" имеет больше технологических возможностей, например работа с документами в режиме "Off-Line". Сервисные возможности обеих программ не существенных различий. С точки зрения защищённости системы между данными СЭД мы можем поставить условный знак равенства. Если подвести общий вывод, то очень трудно выделить явное превосходство одной системы над другой.



Ссылки

1. http://www.docva.ru/docflow/sys_review/7.php

2. http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

3. http://www.boss-referent.ru/about/

4. http://www.directum.ru/system

5. http://www.docva.ru/docflow/sys_review/20.php

Размещено на Allbest.ru

...