Основные этапы проектирования базы данных в Access

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Жизнь человека настолько насыщена различного рода информацией, что для ее обработки требуется создание огромного количества хранилищ и банков данных различного назначения. Практически любая задача связанна с манипулированием информацией и данными. По этой причине появилось множество различных компьютерных систем, называемых системами управления базами данных, которые предназначены именно для создания, хранения и обработки большого количества информации.

Понятие баз данных можно применить к любой информации, в которой имеются связанные по определенным признакам элементы, хранимой и организационной определенным образом - как правило, в виде таблиц. По сути, база данных - это некоторое подобие электронной картотеки, которая хранится в компьютерном виде одного или нескольких файлов.

Программа Microsoft Access является системой управления базами данных, которая поддерживает все средства и возможности по обработки данных. При этом информация, которую необходимо хранить, может быть представлена в любом формате, например, текстовом, числовом, денежном, дата и время и так далее.

Целью дипломной работы является разработать рекомендации по технологии проектирования структуры базы данных Access, а также по созданию и редактированию таблиц, которые являются основным объектом хранения информации в базах данных.

Для достижения данной цели в работе решаются следующие задачи:

- рассмотрение способов создание таблиц в базе данных;

- рассмотрение возможных типов полей баз данных;

- рассмотрение технологии редактирования таблиц в базе данных;

Во второй части дипломной работы рассмотрены требования к электробезопасности.

1. Проектирование структуры базы данных Access

1.1 Понятие структуры базы данных Access

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновляет данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, получать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблицы. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами (рис 1.)

Рисунок 1. Пример связей

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющим определенным условиям создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

С помощью макросов можно создать кнопки для автоматизации часто выполняемых задач. Использование гиперссылок позволяет создать надписи, рисунки или кнопки, открывающие другие объекты Microsoft Access или Microsoft Office, а также документы из сети Web.

Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет: можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

В окне базы данных можно работать со всеми объектами (рис. 2). Для просмотра объектов определенного типа следует выбрать соответствующий объект в области «Все объекты «Access» (например «формы»). С помощью команд на вкладках ленты можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.

Рисунок 2. Окно базы данных

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

1.2 Этапы проектирования базы данных Access

Работа по созданию базы данных начинается с проектирования структуры базы данных. Создание базы данных состоит из следующих этапов:

· Определение цели создания данных.

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать. Проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

· Определение количества и структуры таблиц, которые должна содержать база данных.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц вовсе не обязательно сразу использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру базы на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

1) Информация в таблице не должна дублироваться.

2) Не должно быть повторений и между таблицами.

3) Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться данные о клиентах и их телефонах.

Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

· Определение необходимых в таблице полей.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о преподавателях могут содержаться поля с названием дисциплины, факультета, курс, номер группы. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

- Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

- Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

- В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

- Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

· Задание индивидуального значения каждому полю.

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые определяют уникальность каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.

· Определение связей между таблицами.

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Желательно изучить связи между таблицами, в уже существующих базах данных. Для просмотра связей в базе данных:

- откройте файл с необходимой базой данных. (*.mdbx).

- выбрать команду «Схема данных» данных на вкладке «Работа с базами данных». Появится окно с установленными связями (рис. 3), но только в том случае если до этого они уже были созданы и сохранены.

Рисунок 3.

1.3 Технология работы с таблицами в базах данных

Способы создания таблиц.

Объект базы данных «Таблицы» предназначен для хранения информации в базе данных. В программе Microsoft Access 2007 существует несколько способов создания таблиц:

- Режим «Таблица» - позволяет вводить данные непосредственно в таблицу (удобно использовать для редактирования имеющейся таблицы).

- Создание таблиц на основе «Шаблона» - в приложении Access имеются шаблоны для часто используемых типов таблиц. Одним щелчком мыши можно создать полную, сконфигурированную и готовую к использованию структуру таблицы. Чтобы привести таблицу в соответствие со своими запросами пользователь может добавлять или удалять поля.

- Создание таблиц в режиме «Конструктора» - в режиме конструктора сначала создается структура новой таблицы, т.е. какие именно поля будут в ней использоваться. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой метод, например вставку или импорт.

- «Импорт таблиц» - применяется для создания новой таблицы базе данных на основании какого - либо файла данных, имеющегося на диске.

Режим «Таблица».

Чтобы создать в базе данных новую таблицу, необходимо в окне открытой базы данных (рис. 4), выбрать вкладку «Создание». После этого в группе команд Таблицы необходимо выбрать одни из предлагаемых режимов создания, например, - «Таблица» путем прямого ввода данных. Этот режим является самым простым способом создания таблиц в базе данных.

Рисунок 4. Окно «Базы данных»

В случае выбора способа «Создание таблицы путем ввода данных» будет отображено окно с новой таблицей (рис. 5), имеющей стандартное имя «Таблица 1». «Режим таблиц», как правило, используется для ввода и редактирования данных в имеющейся таблице, но его можно использовать и для создания таблицы в базе данных. В каждой таблице базе данных столбец называется полем, строка - записью.



Рисунок 5. Окно новой таблицы в режиме таблицы

При заполнении новой записи, в таблице данные необходимо вводить в ячейки, которые находятся на пересечении соответствующей строки и столбца. Область таблицы, расположенная слева от ячеек, называется областью выделения строки, а область над ячейками - областью выделения столбца (рис. 6). При помещении указателя мыши в одну из этих областей он примет вид черной стрелки, и щелчок левой кнопкой мыши приведет к выделению соответствующей строки или столбца.

Рисунок 6

Выполнение в этом же положении щелчка правой кнопкой мыши приведет к отображению возможных действий, которые можно выполнить для выделенной строки/столбца (рис. 7).



Рисунок 7. Контекстное меню столбца таблицы

Чтобы изменить название столбца в таблице, следует выделить требуемый столбец, выполнив щелчок левой кнопкой мыши на его области выделения, и выбрать команду «Переименовать столбец» в меню «Формат» (или в контекстном меню для данного столбца). После этого в области выделения столбца можно задать для него новое имя.

Чтобы добавить в таблицу новый столбец, необходимо щелкнуть кнопку «Добавить поле» правой кнопкой мыши, в контекстном меню выбрать строку «Переименовать столбец» (рис. 8).

Рисунок 8. Добавление столбца

При необходимости изменения порядка следования столбцов в таблице, можно выполнить перетаскивание какого-либо столбца в другое место таблицы. Для этого следует вначале выделить столбец или группу столбцов, которые необходимо переместить, после этого установить курсор на выделенном заголовке и перетащить столбцы на новое место в таблице, удерживая нажатой кнопку мыши.

После того как в какое-либо поле пустой записи введен первый символ, в области выделения строки вместо изображения текущей сохраненной записи появится изображение редактируемой записи.

После окончания ввода значения в текущее поле записи можно воспользоваться клавишами Tab или Enter (или стрелками) для перехода к следующему полю.

Таким образом, ввод и редактирование данных в ячейках таблицы Access выполняется так же, как и в Microsoft Excel. При окончании ввода в последнее поле текущей записи выполняется автоматический переход к первому полю следующей записи.

Следует также отметить, что в «Режиме таблицы» для перехода к той или иной записи в нижней части окна таблицы имеются кнопки управления курсором (рис. 9), позволяющие установить курсор на ту или иную запись.

Рисунок 9. Кнопки управления курсором

Кроме этого, можно также воспользоваться полем номера записи, в котором отображается порядковый номер текущей записи. Для того чтобы перейти к записи с определенными порядковым номером, необходимо ввести этот номер в поле номера записи и нажать клавишу «Enter».

Создание таблиц в режиме «Конструктора».

Режим «Конструктора» применяется для создания структуры новой таблицы. При выборе режима «Конструктора» будет отображено окно (рис. 10), в котором необходимо определить структуру новой таблицы, то есть набор полей и их формат. Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля (столбец «Имя поля») и после этого определить в раскрывающемся списке тип данных, которые будут в нем храниться (столбец «Тип данных»). Можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле (столбец «Описание»). Следует отметить, что содержимое параметра «Описание» будет отображаться в строке состояния окна Access в момент редактирования данного поля таблицы.

После того как определена структура таблицы, можно перейти к непосредственному вводу данных. Для переключения между режимами конструктора и таблицы можно воспользоваться командами меню «Вид»: «Конструктор» и «Режим таблицы». Кроме этого, с той же целью удобно пользоваться кнопкой «Вид» панели инструментов.

Для любой таблицы в реляционной базе данных должен быть задан так называемый первичный ключ или «Ключевое поле», которое позволяет однозначно определить ту или иную запись. Таблица может существовать и без ключевого поля, однако в этом случае возможны проблемы с поддержкой целостности данных.

Чтобы создать в таблице первичный ключ, необходимо открыть таблицу в режиме «Конструктор», затем выделить поле, которое необходимо назначить ключевым, щелкнув левой кнопкой мыши на области выделения строки, соответствующей данному полю. После этого следует выполнить команду «Правка» - «Ключевое поле на панели инструментов, что приведет к появлению соответствующего изображения в области выделения строки. Чтобы отменить назначение первичного ключа для поля, необходимо еще раз выполнить описанные выше действия.

Для сохранения изменений, внесенных в таблицу (либо ввод данных, либо преобразование структуры), следует выполнить команду «Файл» - «Сохранить» или нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов.

Импорт таблиц.

«Импорт таблицы» - применяется для создания новой таблицы на основании файлов данных имеющихся на внешнем носителе. Для импорта таблиц в базу данных используется верхнего меню «Файл» - «Внешние данные» - «Импорт».

В открывшемся диалоге окна «Импорт объектов» необходимо указать путь к внешнему файлу, из которого будут импортироваться объекты в исходную базу данных.

После указания пути необходимо нажать клавишу «Импорт». В диалоговом окне «Импорт объекта» выбрать объект базы данных и указать параметры импорта.

Создание связей между таблицами.

Функция «Связь с таблицами» - позволяет создать таблицу, которая будет связана с таблицами из другого файла данных. Для связи с таблицами в базе данных используется пункт верхнего меню «Файл» - «Внешние данные» - «Связь с таблицами».

После выполнения этой команды, в открывшемся диалоговом окне «Связь с таблицами» необходимо указать путь к базе данных, с таблицами который будет выполняться связь. В диалоговом окне «Связь с таблицами нужно выбрать тип объекта и сам объект для импорта и нажать клавишу «ОК».

Типы полей.

При создании структуры таблицы необходимо определить тип полей, которые будут в ней использоваться. Чтобы задать тип данных, которые будут храниться в определенном поле, необходимо щелкнуть в режиме «конструктор» таблиц левой кнопкой мыши в столбце «Тип данных» соответствующей строки, после чего выбрать в списке требуемый тип.

Для каждого типа данных можно установить значение свойств, которые будут определять особенности обработки соответствующего поля. Свойства поля можно просмотреть и отредактировать в нижней части окна «Конструктор». Среди всех свойств можно выделить общие, которые можно задать для большинства типов.

В программе Access существует возможность ввода данных в определенном формате. Для этого соответствующему полю необходимо задать маску ввода, определяющую формат вводимой информации. Например, можно ограничить диапазон возможных символов, которые могут быть введены в поле, только цифрами или только буквами, установить автоматическое преобразование введенного текста к нижнему или верхнему регистру (т.е. изменять все введенные буквы на строчные или на прописные).

Типы данных могут быть следующими:

1. «Текстовый» - используется для хранения строковых данных с длинной до 255 символов. Свойство Размер позволяет задать максимальное количество символов (до 255), которые будут содержаться в строке (по умолчанию устанавливается Размер = 50);

2. «Поле МЕМО» - применяется для хранения текста, превышающего 255 символов или состоящего из нескольких строк. Основными свойствами этих типов данных, которые устанавливаются в нижней части окна « Конструктор» являются:

- «Формат поля» - задается специальный формат, в котором данные будут представлены на экране, например, текст будет выведен с заданным цветом (например, синим) и выровнен по левому краю;

- «Пусть строки» - устанавливается режим, при котором можно вводить в поле пустую строчку (т.е. значение). Пустыми значением в программе Access называется специальное значение Null, которой имеет ряд особенностей. В частности нельзя поставить знак равенства между значениями Null и любыми другими значением, в том числе еще одним Null. Помимо этого значение Null не обрабатывается при использовании итоговых функций, в частности функции Sum (суммирование), например, при создании отчетов. Однако полям формата « Текстовый» и « Поле МЕМО» можно присваивать пустые строки, (т.е. значения ????), которые затем можно использовать при вычислениях.

3. «Числовой» - используется для обработки чисел различного размера и формата. Размер определяется с помощью свойства «Размер поля», формат числа задается свойством «Формат поля», используемого также для типов данных «Денежный» и «Счетчик». Необходимо отметить, что для форматов «Числовой» и «Денежный» по умолчанию устанавливается значение 0.

Для определения количества знаков после запятой необходимо воспользоваться свойством «Число десятичных знаков», которое также используется в типах «Денежный» и «Счетчик». Доступ к свойствам полей можно получить, находясь в режиме «Конструктор»;

4. «Дата/время» - применяется при обработке значений календарных дат и времени. Этот тип данных позволяет хранить значения в нескольких форматах. По умолчанию устанавливается «Полный формат даты».

5. «Денежный» - используется для хранения денежных значений и предусматривает точность до 4 знаков после десятичное запятой и до 15 знаков перед запятой;

6. «Счетчик» - применяется для описания поля, используемого в качестве первичного ключа, и генерирует для каждой новой записи в таблице уникальное значение формата «Длинное целое»;

7. «Логический» - предназначен для хранения и обработки логических значений, т.е. «Ложь» или «Истина». Этот тип данных предусматривает использование одного из следующих форматов в качестве свойства «Формат поля»: «Истина /Ложь», «Да/Нет», «Вкл/Выкл» (по умолчанию устанавливается формат «Да/Нет»).

8. «Поле объекта OLE» - предназначено для помещения объекта из других программ (Word, Excel).

9. «Гиперссылка» - предназначен для быстрой ссылка на Internet-сайт;

10. «Мастер подстановки» - предназначен для создания поля, позволяющего осуществить выбор значения из зафиксированного набора или значений столбца другой таблицы.

Редактирование таблиц.

При обработке баз данных часто возникает необходимость в выполнении операций над созданными таблицами, например, переименовать, создать копию или удалить таблицу.

Операции редактирования осуществляется с помощью пункта верхнего меню «Правка» или пунктов контекстного меню таблицы.

Чтобы переименовать созданную таблицу, необходимо ее выделить в окне «База данных» и выполнить команду «Правка» - «Переименовать» или просто щелкнуть на выделенном название. После этого будет включен режим переименования таблицы, в котором ей можно задать новое имя. Для подтверждения имени необходимо нажать клавишу Enter.

Если необходимо внести серьезные коррективы в имеющуюся таблицу, то можно предварительно создать ее резервную копию с другим именем, и затем, в случае необходимости, восстановить эту копию под ее старым именем. Для этого нужно удалить неудачный вариант старой таблицы, после чего переименовать созданную резервную копию, восстановив ее исходное имя.

Чтобы создать копию таблицы, необходимо ее выделить в окне «База данных», после чего выполнить операцию копирования в буфер кнопкой «Копировать» , затем осуществить вставку из буфера кнопкой «Вставить». После выполнения вставки на экране появится диалоговое окно «Вставка таблицы», в котором необходимо указать новое имя таблицы, выбрать в качестве «Параметра вставки» пункт «Структура и данные» и нажать кнопку «ОК». В результате в окне «База данных» появится новая таблица под необходимым названием, в которую будут скопированы структура и данные таблицы.

Чтобы удалить таблицу из БД необходимо выполнить следующие действия:

- выделить таблицу в окне БД;

- воспользоваться клавишей Delete или выполнить команду «Правка» - «Удалить».

Затем появится окно предупреждение, в котором нужно подтвердить удаление таблицы, выбрать кнопку «Да». В том случае, если удаляемая таблица имела связи с другими таблицами, Access отобразит еще одно сообщение о необходимости удаления всех связей этой таблицы. Чтобы подтвердить удаление связей, следует выбрать кнопку «Да».

2. Требования электробезопасности

При пользовании средствами вычислительной техники и периферийным оборудованием каждый работник должен внимательно и осторожно обращаться с электропроводкой, приборами и аппаратами и всегда помнить, что пренебрежение правилами безопасности угрожает и здоровью, и жизни человека.

Во избежание поражения электрическим током необходимо твердо знать и выполнять следующие правила безопасного пользования электроэнергией:

1. Необходимо постоянно следить на своем рабочем месте за исправным состоянием электропроводки, выключателей, штепсельных розеток, при помощи которых оборудование включается в сеть, и заземления. При обнаружении неисправности немедленно обесточить электрооборудование, оповестить администрацию.

Продолжение работы возможно только после устранения неисправности.

2. Во избежание повреждения изоляции проводов и возникновения коротких замыканий не разрешается:

а) вешать что-либо на провода;

б) закрашивать и белить шнуры и провода;

в) закладывать провода и шнуры за газовые и водопроводные трубы, за батареи отопительной системы;

г) выдергивать штепсельную вилку из розетки за шнур, усилие должно быть приложено к корпусу вилки.

3. Для исключения поражения электрическим током запрещается:

а) часто выключать и включать компьютер без необходимости;

б) прикасаться к экрану и к тыльной стороне блока компьютера;

в) работать на средствах вычислительной техники и периферийном оборудовании мокрыми руками;

г) работать на средствах вычислительной техники и периферийном оборудовании, имеющих нарушения целостности корпуса, нарушения изоляции проводов, неисправную индикацию включения питания, с признаками электрического напряжения на корпусе

д) класть на средства вычислительной техники и периферийном оборудовании посторонние предметы.

4. Запрещается под напряжением очищать от пыли и загрязнения электрооборудование.

5. Запрещается проверять работоспособность электрооборудования в неприспособленных для эксплуатации помещениях с токопроводящими полами, сырых, не позволяющих заземлить доступные металлические части.

6. Ремонт электроаппаратуры производиться только специальными-техническими с соблюдением необходимых технических требований.

7. Недопустимо под напряжением проводить ремонт средств вычислительной техники и периферийного оборудования.

8. Во избежание поражения электрическим током, при пользовании электроприборами нельзя касаться одновременно какие-либо трубопроводов, батарей отопления, металлических конструкций, соединенных с землей.

9. При пользовании электроэнергией в сырых помещениях соблюдать особую осторожность.

10. При обнаружении оборвавшегося провода необходимо немедленно сообщить об этом администрации, принять меры по исключению контакта с ним людей.

Прикосновение к проводу опасно для жизни.

11. Спасение пострадавшего при поражении электрическим током главным образом зависит от быстроты освобождения его от действия током.

12. Во всех случаях поражения человека электрическим током немедленно вызывают врача. До прибытия врача нужно, не теряя времени, приступить к оказанию первой помощи пострадавшему.

запрос контекстный курсор компьютерный

Заключение

Любая база данных является совокупностью таблиц, связанных между собой по определенным признакам и имеющей название. В дипломной работе была рассмотрена технология создания таблиц в базе данных. Для раскрытия этой темы были освещены следующие вопросы:

- способы создания таблиц в базе данных пятью возможными способами (Конструктором, путем ввода данных, Мастером таблиц, импортом таблиц и связью между таблицами);

- возможные типов полей баз данных и их основные свойства;

- технология редактирования таблиц в базе данных.

Во втором вопросе рассмотрены требования электробезопасности, установленные «Правилами охраны труда во время эксплуатации ЭВМ», утвержденные приказом Госнадзор охран труда от 10 февраля 1999 года №21.

Размещено на Allbest.ru

...