База данных магазина "Одежда"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Проектирование БД

Понятие база данных

Базы данных (БД) представляют связанную совокупность структурированных данных, относящихся к определенному процессу или явлению, в конкретной предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) представляют собой программный комплекс для создания, обработки, хранения и передачи баз данных. Представляет совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.

Приложения -- программы, с помощью которых пользователи работают с базой данных.

В общем случае с одной базой данных могут работать множество различных приложений. Например, если база данных предназначена для хранения данных о сотрудниках предприятия, то для работы с ней может быть создано приложение, которое обслуживает подсистему учета кадров, другое приложение может быть посвящено работе подсистемы расчета заработной платы сотрудников, третье приложение работает как подсистемы складского учета, четвертое приложение посвящено планированию производственного процесса...

При рассмотрении приложений, работающих с одной базой данных, предполагается, что они могут работать параллельно независимо друг от друга, и именно СУБД призвана обеспечить работу множества приложений с единой базой данных таким образом, чтобы каждое из них выполнялось корректно, но учитывало все изменения в базе данных, вносимые другими приложениями.

Преимущества, которые получает пользователь при использовании БД как безбумажной технологии:

компактность (информация хранится в БД, нет необходимости хранить многотомные бумажные картотеки);

скорость (скорость обработки информации компьютером намного выше ручной обработки);

низкие трудозатраты (нет необходимости в утомительной ручной работе над данными);

сокращение избыточности данных, вследствие использования единой базы данных;

устранение противоречивости (изменения, сделанные одним пользователем доступны для всех);

общий доступ к данным;

возможность соблюдения стандартов;

возможность введения ограничений для обеспечения безопасности;

обеспечение целостности данных (отсутствие противоречий).

Архитектура баз данных

Американским комитетом по стандартизации ANSI предложена трехуровневая система организации БД (рис. 1).

Рис. 1. Трехуровневая модель системы базы данных



Уровень внешних моделей -- самый верхний уровень, где каждая

модель имеет свое «видение» данных. Этот уровень определяет точку зрения на БД отдельных приложений и пользователей. Каждое приложение видит и обрабатывает только те данные, которые необходимы именно этому приложению.

Концептуальный уровень -- центральное управляющее звено,

здесь база данных представлена в наиболее общем виде, который объединяет данные, используемые всеми приложениями, работающими с данной базой данных. Фактически концептуальный уровень отражает обобщенную модель предметной области (объектов реального мира), для которой создавалась база данных. Как любая модель, концептуальная модель отражает только существенные, с точки зрения обработки, особенности объектов реального мира.

Физический уровень -- собственно данные, расположенные в

файлах или в других структурах, расположенных на внешних носителях информации.

Эта архитектура позволяет обеспечить логическую (между уровнями 1 и 2) и физическую (между уровнями 2 и 3) независимость при работе с данными.

Логическая независимость предполагает возможность изменения одного приложения без корректировки других приложений, работающих с этой же базой данных.

Физическая независимость предполагает возможность переноса хранимой информации с одних носителей на другие при сохранении работоспособности всех приложений, работающих с данной базой данных.

Выделение концептуального уровня позволяет разработать ап-парат централизованного управления базой данных.

Каждому уровню соответствует своя модель данных (рис. 2).

Модель данных -- это некоторая абстракция, которая, будучи применима к конкретным данным, позволяет пользователям и разработчикам трактовать их уже как информацию, то есть сведения, содержащие не только данные, но и взаимосвязь между ними.

Данные в концепции баз данных - это набор конкретных значений, параметров, характеризующих объект, условие, ситуацию или любые другие факторы.

Рис. 2. Модели данных

Инфологическая модель данных

Инфологические (семантические) модели отражают в естественной и удобной для разработчиков и других пользователей форме ин-формационно-логический уровень абстрагирования, связанный с фиксацией и описанием объектов предметной области, их свойств и их взаимосвязей. Используются на ранних стадиях проектирования для описания структур данных в процессе разработки приложения.

Даталогическая модель данных

Даталогические модели поддерживаются конкретной СУБД. И показывают способ представления данных в базе данных.

Документальные модели данных соответствуют представлению о слабоструктурированной информации, ориентированной в основном на свободные форматы документов, текстов на естественном языке.

Фактографические модели данных соответствиях представлению информации в виде определенных структур данных (дерево, сеть, таблица, объект...).

Физическая модель данных

Физическая модель данных оперирует категориями, касающимися организации внешней памяти и структур хранения, используемых в данной операционной среде.

В настоящий момент в качестве физических моделей используются различные методы размещения данных, основанные на файловых структурах: это организация файлов прямого и последовательного доступа, индексных файлов и инвертированных файлов, файлов, использующих различные методы хеширования, взаимосвязанных файлов. Кроме того, современные СУБД широко используют страничную организацию данных. Физические модели данных, основанные на страничной организации, являются наиболее перспективными.

Жизненный цикл БД

Под жизненным циклом базы данных понимаются этапы развития БД, начиная от анализа предметной области, и заканчивая снятием с эксплуатации БД.

Процесс проектирования БД представляет собой последовательность переходов от неформального словесного описания информационной структуры предметной области к формализованному описанию объектов предметной области в терминах некоторой модели. В общем случае можно выделить следующие этапы проектирования:

Системный анализ и словесное описание информационных объектов предметной области.

Проектирование инфологической модели предметной области - частично формализованное описание объектов предметной области в терминах некоторой семантической модели, например, в терминах модели сущность-связь.

Даталогическое или логическое проектирование БД, то есть описание БД в терминах принятой даталогической модели данных.

Физическое проектирование БД, то есть выбор эффективного размещения БД на внешних носителях для обеспечения наиболее эффективной работы приложения.

Системный анализ предметной области

В общем случае существуют два подхода к выбору состава и структуры предметной области:

Функциональный подход - реализует принцип движения «от задач» и применяется тогда, когда заранее известны функции некоторой группы лиц и комплексов задач, для обслуживания информационных потребностей которых создается рассматриваемая БД. В этом случае можно четко выделить минимальный необходимый набор объектов предметной области, которые должны быть описаны.

Предметный подход - когда информационные потребности будущих пользователей БД жестко не фиксируются. Они могут быть многоаспектными и весьма динамичными. Нет возможности точно выделить минимальный набор объектов предметной области, которые необходимо описывать. В описание предметной области в этом случае включаются такие объекты и взаимосвязи, которые наиболее характерны и наиболее существенны для нее. БД, конструируемая при этом, называется предметной, то есть она может быть использована при решении множества разнообразных, заранее не определенных задач.

Конструирование предметной БД в некотором смысле кажется гораздо более заманчивым, однако трудность всеобщего охвата предметной области с невозможностью конкретизации потребностей пользователей может привести к избыточно сложной схеме БД.

Чаще всего на практике рекомендуется использовать некоторый компромиссный вариант, который, с одной стороны, ориентирован на конкретные задачи или функциональные потребности пользователей, а с другой стороны, учитывает возможность наращивания новых приложений.

Системный анализ должен заканчиваться подробным описанием информации об объектах предметной области, которая требуется для решения конкретных задач и которая должна храниться в БД, формулировкой конкретных задач, которые будут решаться с использованием данной БД с кратким описанием алгоритмов их решения.

Сущность - это реальный или представляемый объект, информация о котором должна сохраняться в проектируемой системе. Сущность имеет имя, уникальное в пределах системы. Сущность соответствует некоторому классу однотипных объектов, то есть в системе существует множество экземпляров данной сущности.

Бинарные связи могут иметь различные степени:

Один-к-одному (1:1) - означает, что в такой связи в каждый момент времени каждому экземпляру сущности A соответствует 1 или 0 экземпляров сущности B. (рис. 3 прямоугольники обозначают сущности, а ромб - связь). Так как степень связи для каждой сущности равна 1, то они соединяются одной линией.

Рис. 3. Связь один-к-одному

Один-ко-многим (1:N) - одному экземпляру сущности A соответствуют 0, 1 или N экземпляров сущности B (рис. 4).

Рис. 4. Связь один-ко-многим

Многие-ко-многим (M:N) - экземпляру сущности A соответствуют 0, 1 или N экземпляров сущности B, и наоборот, одному экземпляру сущности B соответствуют 0, 1 или N экземпляров сущности A (рис. 5).

Рис. 5. Связь многие-ко-многим

Другой важной характеристикой связи помимо ее степени является класс принадлежности входящих в нее сущностей. Существует обязательный и необязательный классы принадлежности для каждого типа сущностей.

Классы принадлежности для связи один-к-одному:

Если рассматривать традиционную семью, то степень связи между сущностями Мужчина и Женщина будет 1:1. Кроме того, каждый мужчина, состоящий в браке, обязательно должен иметь жену. Таким образом, говорят, что сущность Женщина имеет обязательный класс принадлежности. И, наоборот, каждая женщина, состоящая в браке, должна иметь мужа. То есть, сущность Мужчина также имеет обязательный класс принадлежности (рис. 6).

Рис. 6. Связь 1:1, обязательные классы принадлежности



Сотрудник руководит отделом (рис. 7). Поскольку сотрудник может руководить только одним отделом, а в отделе может быть только один руководитель, то степень связи в этом примере 1:1. Кроме того, в каждом отделе должен быть руководитель, т.е. каждому экземпляру сущности Отдел должен соответствовать экземпляр сущности Сотрудник (сущность Сотрудник имеет обязательный класс принадлежности). С другой стороны, далеко не все сотрудники должны быть руководителями, т.е. сотрудник может (но не должен) быть руководителем. Таким образом, есть экземпляры сущности Сотрудник, которым не соответствует ни один экземпляр сущности Отдел (необязательный класс принадлежности).

Рис. 7. Связь 1:1, обязательный и необязательный классы принадлежности

Человек читает книгу (рис. 8). Человек может читать сразу только одну книгу, а конкретная книга может быть читаема только одним человеком, следовательно, степень связи 1:1. Человек может читать книгу, а может ничего не читать. С другой стороны не каждая книга должна читаться, некоторые стоят на полке. Таким образом, обе сущности имеют необязательный класс принадлежности.

Рис. 8. Связь 1:1, необязательные классы принадлежности

Классы принадлежности для связи один-ко-многим (многие одному):

В процессе обучения студенты объединены в группы. Каждая группа может содержать множество студентов, а каждый студент может входить только в одну группу, т.е. степень связи 1:N (рис. 9). Каждая группа должна содержать студентов, а каждый студент должен быть зачислен в конкретную группу, т.е. обе сущности имеют обязательные классы принадлежности

Рис. 9. Связь 1:N, обязательные классы принадлежности

Сущность Поставщики имеют один юридический адрес, следовательно, должны находиться в одном конкретном городе. А в одном городе могут находиться один, несколько или ни одного поставщика. Т.е. связь будет N:1, сущность Города будет иметь обязательный, а сущность Поставщики - необязательный классы принадлежности (рис. 10).

Рис. 10. Связь N:1, обязательные и необязательные классы принадлежности

Построение модели «сущность-связь»

В процессе построения диаграммы «сущность-связь» можно выделить несколько этапов:

Определение списка сущностей выбранной предметной области.

Определение списка атрибутов сущностей.

Описание связей между сущностями (степени, классы принадлежности связей, а также атрибуты связей, если они необходимы).

Организация данных в виде диаграммы «сущность-связь».

Построим диаграмму, отображающую связь данных для базы данных магазина «Одежда». БД должна хранить информацию об одежде, поставщиках, о типах и назначениях одежды. Список сущностей и их атрибутов, необходимых для реализации поставленной задачи:

Одежда (код одежды, название, количество, цена, код назначения, код поставщика, код типа).

Тип одежды (код типа, название типа).

Назначение одежды (код назначения, назначение одежды)

Поставщики (код поставщика, название поставщика).

Связи, существующие между выделенными сущностями:

Поставщики поставляют одежду в магазин. Каждый поставщик может поставлять несколько наименований, либо вообще ничего не поставлять. Однако каждое наименование должно иметь своего поставщика, причем только одного. Существует связь 1:N между сущностями Поставщики (обязательный класс принадлежности) и Одежда (необязательный класс принадлежности).

Одежда бывает определенного типа. Каждое наименование должно быть определенного типа, причем только одного. Каждый тип может включать в себя несколько наименований, а может вообще не иметь ни одного. Существует связь 1:N между сущностями Тип (Обязательный класс принадлежности) и Одежда (необязательный класс принадлежности).

Одежда бывает определенного назначения. Каждое наименование должно быть определенного назначения, причем только одного. Каждое назначение может включать в себя несколько наименований, а может вообще не иметь ни одного. Существует связь 1:N между сущностями Назначение (Обязательный класс принадлежности) и Одежда (необязательный класс принадлежности).

Созданная сущность будет выглядеть, как показано на рис. 13:

Рис. 13. Сущность «Поставщик»

Теперь создадим связь, как показано на рис. 14.

Рис. 14. Связь

Таким образом добавляем все остальные связи и сущности. У нас получится схема, изображенная на рис. 15.

Рис. 15. Диаграмма «сущность-связь»

Проектирование реляционной модели БД

В конце 60-х годов появились работы, в которых обсуждались возможности применения различных даталогических моделей данных, представленных в табличном виде привычном способе представления данных. Для такого представления с использованием теории множеств было показано, что любое представление данных сводится к совокупности двумерных таблиц особого вида, известного в математике как отношение (relation - отношение).

Реляционная база данных - это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

Основные правила составления таблиц:

Каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя.

Строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы). Иначе говоря, в каждой позиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в точности одно значение или ничего.

Строки таблицы обязательно отличаются друг от дру-га хотя бы единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку такой таблицы.

Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или денежные суммы).

Полное информационное содержание базы данных представляется в виде явных значений данных и такой метод представления является единственным. частности, не существует каких-либо специальных "связей" или указателей, соединяющих одну таблицу с другой.

При выполнении операций с таблицей ее строки и столбцы можно обрабатывать в любом порядке безотносительно к их информационному содержанию. Этому способствует наличие имен таблиц и их столбцов, а также возможность выделения любой их строки или любого набора строк с указанными признаками.

Модель «Сущность-связь» используется на ранних стадиях проектирования БД является концептуальной моделью и не учитывает особенности конкретной СУБД (допустимые типы и наименования полей и таблиц, ограничения целостности и т.п.). Алгоритм однозначного преобразования модели «сущность-связь» в реляционную модель данных (т.е. осуществляется переход от инфологического моделирования к логическому проектированию модели реляционной БД).

Каждой сущности модели «сущность-связь» ставится в соответствие отношение реляционной модели. При этом на имена отношений накладываются ограничения, присущие конкретной СУБД.

Каждый атрибут сущности становится атрибутом соответствующего отношения. На имена атрибутов отношения также накладываются ограничения выбранный допустимый в СУБД тип данных и обязательность или необязательность данного атрибута.

Первичный ключ сущности становится первичным ключом соответствующего отношения. Атрибуты, входящие в первичный ключ отношения, автоматически получают свойство отсутствия неопределенных значений.

В каждое отношение, соответствующее сущности со стороны «многие» (связь 1:N), добавляется набор атрибутов сущности со стороны «один», являющихся первичным ключом сущности со стороны «один». В отношении, соответствующим сущности со стороны «многие», этот набор атрибутов становится внешним ключом.

Для моделирования необязательного класса принадлежности у атрибутов, соответствующих внешнему ключу, устанавливается свойство допустимости неопределенных значений. При обязательном классе принадлежности атрибуты получают свойство отсутствия неопределенных значений.

Переход от модели «сущность-связь» к реляционной модели показан на рис. 16.

В указанной модели выделены следующие сущности: Назначение, Поставщики, Тип, Одежда. Следовательно, и в реляционной модели будут участвовать четыре таблицы с такими же именами.

Для всех полей таблицы (атрибутов сущности) указываются допустимые типы данных, а так же задается первичный ключ, однозначно определяющий записи в этой таблице.

Рис. 16. Переход от сущностей ER-модели к отношениям реляционной модели

Нормализация реляционных БД

На этапе инфологического моделирования была построена концептуальная модель «сущность-связь», и с помощью алгоритма перехода к реляционной модели получена модель БД, т.е. был начат этап логического проектирования. Для продолжения процесса проектирования необходимо проверить полученную схему БД на отсутствие избыточных функциональных зависимостей и при необходимости нормализовать схему БД.

Процесс нормализации может быть проведен уже в концептуальной модели «сущность-связь», тогда после перехода к реляционной модели получится нормализованная схема БД.

Построение схемы БД может быть выполнено двумя путями:

путем декомпозиции (разбиения), когда исходное множество отношений, входящих в схему БД заменяется другим множеством отношений (их число этом возрастает), являющихся проекциями исходных отношений;

путем синтеза, то есть путем компоновки из заданных исходных элементарных зависимостей между объектами предметной области схемы БД.

Процесс проектирования с использованием декомпозиции представляет собой процесс последовательной нормализации схем отношений, при этом каждая последующая итерация соответствует нормальной форме более высокого уровня и обладает лучшими свойствами по сравнению с предыдущей.

Каждой нормальной форме соответствует определенный набор ограничений, и отношение находится в некоторой нормальной форме, если удовлетворяет свойственному ей набору ограничений.

Первая нормальная форма (1НФ): в каждой позиции пересечения столбца и строки таблицы расположено в точности одно значение, а не набор значений. Отношения в 1НФ часто называются просто нормализованными отношениями. В одном поле можно хранить весь адрес (город, улица, дом, квартира) если нет необходимости манипулировать отдельными городами или улицами, в противном случае этот атрибут необходимо разбить на отдельные атрибуты (город), (улица, дом, квартира).

Вторая нормальная форма (2НФ): Отношение (таблица) находится во 2НФ, если оно находится в 1НФ, и каждый не ключевой атрибут функционально полно зависит от всего ключа.?

Если какой-либо атрибут зависит от части составного первичного ключа, то необходимо создать новое отношение, атрибутами которого будут:

часть составного ключа (первичный ключ нового отношения);

атрибут, зависящий от нового ключа;

из исходного отношения исключить атрибут, включенный в новое отношение.

Третья нормальная форма (3НФ): Отношение находится в 3НФ, если оно находится во 2НФ и ни в одном из полей не содержится ин-формация, которую можно было бы вычислить по содержимому других полей.

Разработка БД в MS ACCESS 2010

Запуск программы

Процесс разработки БД в среде MS Access сводится к выполнению следующей последовательности действий:

Создание таблиц на основе построенной схемы;

Создание связей между таблицами;

Первичное наполнение данными;

Создание запросов к данным;

Визуализация данных;

Организация возможности вывода на печать требуемой информации;

Создание единой системы управления БД (главная кнопочная форма).

Для начала работы по созданию БД необходимо запустить MS Access 2010. Затем выберем Создание - Новая база данных (рис. 17). После этого MS Access автоматически перейдет в режим создания таблиц.

Рис. 17. Создание новой БД

Создание таблиц

MS Access предоставляет возможность создания реляционных БД (данные в таких БД размещаются в нескольких связанных между собой таблицах). На рис. 18 показано окно MS Access в режиме работы с таблицами.

Рис. 18. Создание таблицы в режима «Таблица»

Удобным вариантом при создании таблиц является режим «Конструктор», На рис. 19 показана возможность переключения между режимами отображения таблиц (запросов, форм, отчетов).

Рис. 19. Выбор режима отображения таблиц

При переключении созданной по умолчанию таблицы из режима «Таблица» в режим «Конструктор» MS Access предлагает ввести имя создаваемой таблицы (рис. 20). Здесь следует отметить, что файл базы данных MS Access содержит в себе достаточно большое количество объектов (таблицы, запросы...) и каждый из таких объектов должен иметь свое уникальное имя. Удобно использовать правило именования объектов по первой букве названия этого объекта и его смысловым описанием, К примеру, имя таблицы «Таблица1» согласно этому правилу будет звучать следующим образом «тТаблица1».

Рис. 20. Присвоение имени таблицы

На рис. 21 приведен вид таблицы в режиме конструктора с созданными полями таблицы. Каждое поле в понимании MS Access является столбцом в создаваемой таблице. Основным моментом при задании полей является указание типа данных и длины создаваемого поля. Правильно заданные параметры позволят сократить объем БД и ускорить процесс работы с данными. MS Access предлагает несколько стандартных типов данных (числовой, текстовый, денежный...), а так же специфические типы. «Счетчик» - данные такого типа автоматически создаются средой и служат для авто нумерации записей пли для создания простейшего кода записи.

Рис. 21. Таблица MS Access в режиме конструктор

Иногда возникают случаи, когда необходимо создать собственный, уникальный тип данных для хранения специфической информации. Например, в разных областях страны используются телефонные номера с разным количеством символов. В этом случае при работе с конкретным городом можно создать собственный тип данных позволяющий исключить возможность записи лишней цифры в номере.

Для создания собственного типа данных необходимо в режиме «Конструктор» создать поле, и для него в нижней части диалогового окна щелкнуть левой кнопки мышки по строке «маска ввода». Справа от этой строки станет активной кнопка с тремя точками, щелкнуть по этой кнопке. На экране появится диалоговое окно, приведенное на рис. 22. В нем приведены дополнительные варианты доступных типов данных.

Рис. 22. Создание масок ввода

Для создания собственного типа следует нажать кнопку «Список». В результате на экране появится диалоговое окно «Настройка масок ввода» (рис. 23), в котором можно создать собственный тип данных. Для рассматриваемого примера в строке «Описание» необходимо указать имя создаваемого типа данных. В строке маска указать шаблон ввода данных, в строке «Заполнитель» - указать символ который автоматически будет заменяться вводимым пользователем числом. В строке «Образцы данных» можно проверить работоспособность созданного типа данных.

Рис. 23. Настройка масок ввода

В случае успешного выполнения операции необходимо нажать кнопку «Закрыть» и, вернувшись в предыдущее диалоговое окно щелкнуть кнопку «Готово». Типы данных в MS Access имеет достаточно большой перечень свойств, которые могут быть использованы при работе с таблицами. Например, если по условию разработки БД требуется, чтобы пользователь не имел возможности пропускать какие-либо поля при создании новой записи можно установить для каждого поле значение свойства «Обязательное поле» в режим «Да». Кроме этого имеется возможность контролировать ввод данных путем создания условия на вводимое значение с помощь построителя выражений, делать сообщения в случае неверного ввода данных и т.д.

После создания всех полей таблицы её необходимо сохранить, но перед этим следует указать ключевое поле (первичный ключ) для создаваемой таблицы.

Для создания новой таблицы следует переключиться в режим «Создание» и выбрать команду «Конструктор таблиц». После создания всех полей таблицы её следует сохранить.

После того как все таблицы созданы, их необходимо связать между собой с использованием специального инструмента в MS Access «Схема данных».



Схема данных

Для создания связей между таблицами необходимо переключить главное меню в режим «Работа с базами данных» и отыскать команду «Схема данных». В открывшееся поле «Схема данных» необходимо внести таблицы (рис. 24). Для этого в пустом месте диалогового окна щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать команду «Добавить таблицу».

Рис.24. Добавление таблиц в схему данных

В появившемся окне дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по таблицам, которые необходимо добавить и закрыть окно «Добавление таблицы».

Создание связей между таблицами осуществляется следующим образом. В подчиненной таблице необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по первичному ключевому полю и, не отпуская кнопки мыши перетащить курсор в главную таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над одноименным полем (внешним ключом главной таблицы). После этого на экране появится диалоговое окно «Изменение связей» (рис. 25), в котором для создания связи следует установить флажок «Обеспечение целостности данных». При установке флажков «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей» будет обеспечена автоматическая корректировка данных для сохранения целостности во взаимосвязанных таблицах.

Рис 25. «Изменение связей»

После установки всех связей вид окна получится, как изображено на рис. 26.

Рис 26. Схема данных

После назначения связей между таблицами можно перейти к первичному наполнению данными таблиц. Для этого на имени таблицы необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши и переключить таблицу в режим «Таблица» и внести данные. В соответствии со схемой данных таблицу «Одежда» условно можно назвать главной, а остальные таблицы вспомогательными. При заполнении таблиц сначала заполняются вспомогательные таблицы и в последнюю очередь - главная. В процессе заполнения главной таблицы необходимо помнить, что в полях «Код поставщика», «Код одежды» и т. д. можно вносить такие значения кодов, которые есть в соответствующих таблицах. На рис. 27 показан вид главной таблицы с внесенными в неё данными.

Рис. 27. Таблица «Одежда»

Запросы

Решение большинства поставленных задач возможно с использованием запросов.

Запрос - это поиск данных из многообразия записей, находящихся во всех таблицах. Запросы выбирают из базы данных информацию, которая в данный момент интересует пользователя. Результат такого запроса представляет собой новую таблицу, в которой содержится только нужная информация.

Для нашей базы данных поставлены следующие задачи: простой запрос на выборку, запрос с параметром, вычисляемый запрос, запрос с условием.

Запросы могут выполнять следующие операции:

выбирать данные из таблиц;

выполнять вычисления;

группировать записи и получать итоговые значения полей по группам;

получать данные из нескольких таблиц одновременно.

Для создания запросов в MS Access необходимо в верхнем меню выбрать режим «Создание».

Существует три основные возможности создания запросов: с помощью «Мастера», «Конструктора» и на основе макроса. Наиболее широкие возможности работы с запросами дает режим создания запросов в режиме «Конструктор». Для вызова этого режима необходимо щелкнуть по команде «Конструктор запросов». В результате на экране появится основное окно создания запросов и окно «Добавления таблиц». В последнем необходимо выбрать таблицы, содержащие поля, участвующие в запросе и добавить их в окно «Запрос».

Для решения первой задачи (просмотр одежды и цены на неё), построим простой запрос на выборку. В этом запросе необходима одна таблица, содержащая поля «название», «цена». Эти поля содержит таблица «Одежда», соответственно из нее будут выбираться данные. Откроем Создание - Мастер запросов, выберем простой запрос, добавим туда требующиеся поля из таблицы (рис.28).

Рис. 28. Мастер запросов

Чтобы запрос открылся в конструкторе, нужно нажать «Далее», затем выбрать опцию «Изменить макет запроса». Если требуется добавить еще таблиц в запрос, нужно в режиме конструктора кликнуть на область таблиц и в контекстном меню выбрать опцию «Добавить таблицу» (рис. 29).

Рис. 29. Добавление таблицы в запрос

Для проверки работоспособности созданного запроса в верхнем меню следует выбрать режим «Конструктор» и отыскать кнопку «Выполнить», которая имеет вид восклицательного знака. В случае если все работает верно, сохранить запрос с именем «ЗПросмотрОдежды». Окно сохранения запроса можно вызвать, щелкнув правой кнопкой мыши по закладке запроса и выбрать команду «Сохранить».

Созданный запрос позволяет выводить на экран список товаров и цены на них. Кроме этого, для расширения функциональности БД разработаем запрос, выполняющий поиск товаров на основе ввода названия назначения одежды (запрос с параметром). Для этого создадим запрос такой же, как и предыдущий. Сохраним его с именем «ЗПоискПоНазначению» и в свойствах запроса укажем «Условие отбора». Для этого в соответствующем поле введем строку [Введите назначение одежды]. И проверим работоспособность созданного запроса. На экране появится диалоговое окно с заголовком «Введите назначение одежды». Введем любое название группы, присутствующее в БД (ввод названия следует вводить в точности, так как это сделано в таблице) и на экране появится таблица, в которой перечислена вся одежда нужного назначения, название которого было введено ранее.

Вычисление стоимости всех наименований, занесенных в базу данных можно реализовать с помощью запроса, выполняющего вычисления. Начало создания запроса ни чем не отличается от простого запроса на выборку. Для вычислений необходимо использовать поля «Название», «Цена», «Количество» из таблицы «Одежда».

Как и в первом случае при создании простого запроса на выборку переключаем верхнее меню в режим «Создание» и выбираем команду «Мастер запросов». Указываем опцию «Простой запрос» и переходим к следующему шагу. В новом окне в списке «Таблицы и запросы» (источник данных) выбираем таблицу «Издания». Из области «Доступные поля» в область «Выбранные поля» переносим интересующие поля таблицы, после чего нажимаем кнопку «Готово» (рис. 30).

Рис. 30. Конструктор вычисляемого запроса

Для определения стоимости всех товаров необходимо в создаваемом запросе создать вычисляемое поле, в которое должно помещаться результат произведения значений из полей «Количество» и «Цена». Чтобы создать вычисляемое поле следует установить курсор мыши в первый свободный столбец строки «Поле» в области свойств запроса, после чего нажать сочетание клавиш «Ctrl»+«F2» На экране появится построитель выражений, в котором необходимо записать формулу, по которой будет происходить вычисления (рис. 30).

Рис. 30. Построитель выражений

Последовательность действий при составлении выражений следующая. В левой нижней части этого окна автоматически выделяется источник данных текущего запроса, в средней части перечисли доступные поля. Щелкаем дважды левой кнопкой мыши по полю «Количество», затем нажимаем кнопку «*» в окне построителя выражений и дважды щелкаем левой кнопкой мыши по полю «Цена». Для завершения работы щелкаем по кнопке «OK». В результате в зоне свойств запроса появится новый столбец, содержащий следующую запись «Выражение 1: [Количество]*[Цена]». В ней необходимо слово «Выражение 1» заменить на «Стоимость». Результат выполнения этого запроса показан на рис. 31.

Рис.31. Вычисляемый запрос в режиме таблицы

Если все работает, как задумано, сохраняем этот запрос с именем «ЗВычислениеСтоимости».

Создание запроса с условием «Вывести всю одежду, количество которых меньше 8» осуществляется следующим образом. Создается простой запрос на выборку с помощью мастера или конструктора. Выбираются интересующие поля, в данном случае это: «Название», «Количество», «Цена». Затем в режиме «Конструктор» в области свойств для столбца «Количество» в строке «Условие отбора» вводим условие «<8». Сохраняем запрос с именем «з Количество менее 5» и проверяем его работоспособность (рис. 33).

Рис. 33. Запрос «ЗКоличествоМенее8»

Кроме рассмотренных видов запросов в MS Access можно создавать и более сложные. При этом следует помнить, что запросы используются для получения необходимой информации из базы данных. Кроме того использование запросов позволяет исключить из таблиц поля которые могут быть вычислены в процессе работы БД. Такой подход позволяет сократить объем хранимой информации в памяти компьютера и ускорить процесс работы БД.

Создание форм

Формы в MS Access служат создания возможности отображать данные на экране в удобном для пользователя виде. MS Access предлагает достаточно большой перечень элементов управления, что позволяет создавать удобные для работы с данными визуальные формы. Использование визуальных форм облегчает процесс ввода новых данных и удаления существующих.

Процесс создания форм в целом схож с процессом создания запросов. При этом существует две возможности их создания: с помощью мастера и с помощью конструктора. При работе в среде MS Access удобно для создания простых визуальных форм использовать режим «Мастер», который имеет ряд преимуществ перед режимом «Конструктор». В случае необходимости размещения на формах сложных элементов управления всегда можно созданную форму увидеть в режиме «Конструктор» и выполнить над ней необходимые действия.

В соответствии с требованиями, к разрабатываемой БД и построенной схеме данных для пользователя удобно представить данные из таблиц «Назначение», «Поставщики», «Тип» на отдельных справочных визуальных формах с возможностью внесения изменений в эти таблицы. Для таблицы «Одежда» необходимо разработать отдельную форму, содержащую элементы управления вызывающие на экран справочные формы. Эта таблица будет главной в разрабатываемой БД. Кроме этого, в заданной постановке задачи оказывается, что для заполнения таблицы «Одежда» (в режиме таблица или с помощью визуальной формы) необходимо знать коды, присвоенные конкретным поставкам и заказам. Этот нюанс требует от пользователя всегда обращаться к соответствующим таблицам с целью уточнения кода, что приводит к росту времени затрачиваемому на внесение дополнительных данных. Для исключения этой проблемы предлагается на форму «Товары» поместить выпадающие списки, содержащие названия заказов и поставок, связанные с соответствующими таблицами. Такой подход позволит всю работу, связанную с присвоением кодов для всех записей переложить на MS Access и ускорить работу с БД.

Создание справочных форм

Процесс создания форм в этом режиме достаточно прост. Для этого необходимо выбрать из списка объектов Access интересующую таблицу, в нашем случае это таблица «Поставщики». Затем перейти в верхнем меню в режим «Создание» и выбрать команду «Форма». В результате автоматически создастся форма с помещенными на ней полями для ввода и просмотра записей, хранящихся в таблице.

Так как таблица «Продавцы» используется в БД как справочная необходимо вручную удалить с формы поля, не относящиеся к этой таблице. Для этого следует левой кнопкой мышки выделить такие поля и нажать кнопку «Delete» на клавиатуре. Существует возможность менять цветовое оформление построенной формы. Для этого следует выбрать в верхнем меню режим «Формат» и подобрать понравившийся стиль. Созданная форма показана на рис 34.

Рис. 34. Визуальная форма «Поставщики»

Выше описанные действия необходимо выполнить и для остальных таблиц. Для сохранения созданной формы необходимо навести курсор мышки на заголовок текущей закладки, и щелкнуть по ней правой кнопкой мыши, из появившегося контекстного меню выбрать пункт «Сохранить». Удобно формам давать названия таблиц связанных с ними, но при этом в имя помещать префикс «Ф», непосредственно подсказывающий, что данный объект является формой.

Создание главной формы

Начало создания главной формы не чем не отличается от создания справочных. Однако для реализации поставленных целей после создания формы необходимо переключить форму в режим «Конструктор» для этого в верхнем меню следует выбрать пункт «Конструктор» и из выпадающего списка режимов выбрать одноименный пункт.

Для размещения дополнительных элементов управления с помощью мышки необходимо сократить длину полей ввода данных. И на освободившемся месте поместить элемент управления «Кнопка».

После размещения кнопки на поле формы автоматически откроется мастер настойки действия выполняемого этой кнопкой. На первом шаге следует выбрать категорию «Работа с формой» и действие «Открыть форму». Переход к следующему шагу осуществляется нажатием на кнопку «Далее». На втором шаге выбирается имя формы, которая должна появляться после нажатия на настраиваемую кнопку и нажать «Далее». В следующем шаге выбираем опцию «Открыть форму и показать все записи» и переходим к следующему шагу. Здесь имеется возможность указать надпись на кнопке или поместить на неё любое изображение. В качестве опции выбираем «Текст» и в строке рядом напишем название. Помещаем на форму вторую кнопку и выполняем аналогичные действия для обеспечения доступа к другим справочным формам.

Объем представленной информации на разработанной форме является недостаточным с точки зрения пользователя. Это связано с тем, что на экране отображаются коды справочных таблиц. Более удобным является режим представления данных, когда на визуальной форме отображались бы названия справочных таблиц в соответствии с кодами, внесенными в таблицы. Для решения этой задачи необходимо переключить отображение формы в режим «Конструктор». В окне «Список полей» включить режим «Показать все таблицы». Если на экране отсутствует окно «список полей», то необходимо переключить режим работы с формой в состояние «Конструктор» или «Макет», найти на панели инструментов команду «Добавить поля». Из области «Доступные поля в связанной таблице» выбираем нужные поля из соответствующих справочных таблиц. Выбор осуществляется двойным щелчком левой кнопкой мышки по соответствующему полю. В результате на форме появятся несколько строчек ввода с комментариями, соответствующие именам полей в справочных таблицах. Удобно к этим строкам добавить название соответствующей таблицы. Кроме этого необходимо скрыть лишнюю информацию с экрана. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши по полю «Код…» и выбрать из контекстного меню пункт «Свойства». В появившемся окне свойств на закладке «Все» в строке «Вывод на экран» установить опцию «нет». Аналогичные действия проделать для других полей. Таким образом, при отображении визуальной формы в режиме «Конструктор» эти поля будут видны на экране, а в режиме «Форма» они будут не доступны пользователю.

Здесь следует напомнить, что режим «Форма» используется пользователем для работы с БД, а режим «Конструктор» используется разработчиком БД.

После настройки режимов отображения визуальных компонентов на форме их необходимо разместить на форме так, чтобы они не накладывались друг на друга. Разработанная форма в режиме «Конструктор» показана на рис. 35, в режиме «Форма» на рис. 36.

Рис. 35. Форма «Одежда» в режиме «Конструктор»

Рис. 36. Форма «Товары» в режиме «Одежда»

Рассмотренный процесс настройки формы привел к ситуации, в которой разработанную форму можно использовать только для просмотра записей в таблице «Одежда», вызывать на экран вспомогательные формы и вносить в них изменения. Для внесения изменений в эту таблицу (добавление и удаление записей) поля из справочных таблиц следует представить в виде списков, информация в которых формируется на основе соответствующих таблиц.

Создание отчетов

Отчет -- это общее название результирующих документов. К ним относятся приказы, справки, счета, накладные, ордера, справки и т.д. В MS Access все эти документы внесены в один объект «Отчеты», который предназначен для вывода на бумагу данных.

Общий принцип создания отчетов во многом схож с методом создания форм: определяется источник данных для отчета (таблица(ы) или запрос(ы)), поля источника данных помещаются в отчет.

Создание простых отчетов удобно осуществлять с использованием команды «Мастер отчетов», расположенной в меню «Создание». После вызова этой команды появляется диалоговое окно «Создание отчетов», в котором следует выбрать источник данных в выпадающем списке «Таблицы и запросы». В нашем случае это запрос «з Вычисление стоимости». Затем необходимо перенести все доступные поля в область выбранные поля и нажать кнопку «Далее». В следующем окне имеется возможность группировать данные. На следующем этапе можно настроить последовательность вывода информации в отчете. Следующий шаг позволяет настроить вид макета создаваемого отчета, выбирая различные опции в зоне «Макет» можно подобрать наиболее подходящий вариант отображения информации в отчете. Следующий шаг позволяет определить цветовой оформление отчета. После выбора понравившегося оформления переходим к последнему шагу - задания имени отчета. Для создаваемого отчета зададим имя «о Вычисление стоимости» и нажмем кнопку «Готово». На экране появится созданный отчет, подготовленный к печати (рис. 37)

Рис. 37. Отчет «ОВычислениеСтоимости»

Созданный отчет можно вывести на печать. Аналогичным образом создаются отчеты для всех оставшихся запросов, разработанных в БД.

Создание главной кнопочной формы

Главная форма служит для организации эффективной работы, в ней все необходимые компоненты объединены в систему. Все предыдущие объекты служили для создания базы данных, а главная форма создается для пользователя, который будет применять базу данных в своей работе, и ему не интересны промежуточные построения - для него главными будут удобство ввода и поиска информации. Для этого необходимо обеспечить удобный графический интерфейс, чтобы можно было решать задачи, не тратя силы на поиск объектов.

Для объединения объектов в одном диалоговом окне можно создать так называемую кнопочную форму, которая представляет собой панель управления и содержит кнопки, обеспечивающие вызов других кнопочных форм, а также отдельных объектов. В понимании MS Access кнопочная форма состоит из нескольких форм, одна из которых является главной, а остальные подчиненными. Главная форма должна представлять возможность перехода к подчиненным, а те в свою очередь к главной. Каждая подчиненная форма может содержать до восьми элементов управления (кнопок), объединяющих какую-либо задачу.

Созданием таких форм занимается «Диспетчер кнопочных форм». При первом вызове этой команды MS Access сообщит, что не удается найти кнопочную форму и предложит создать новую. После положительного ответа на запрос, появится диалоговое окно, показанное на рис. 38.

Рис. 38. Диспетчер кнопочных форм

По умолчанию создается одна кнопочная форма, настройка которой возможна путем внесения в неё изменений.

Для обеспечения доступа ко всем созданным объектам БД создадим дополнительно несколько форм для каждой группы (таблицы, запросы, формы, отчеты). Для открытия запросов разработаем простые макросы.

Создание новой формы начинается с нажатия кнопки «Создать», после чего появится запрос на ввод имени формы. Назовем создаваемую форму «Формы». В диспетчере кнопочных форм появится строка с введенным именем, щелкнем по ней мышкой и нажмем кнопку «Изменить». После выполненных действий появится диалоговое окно «Изменение страницы кнопочной формы» (рис. 39), в котором можно создавать кнопки и настраивать действия которые они должны выполнять.

Эта страница будет служить для размещения команд вызова визуальных форм на экран для работы с данными БД. Для создания нового элемента страницы кнопочной формы нажимаем по кнопке «Создать» (рис. 39)

Рис. 39. Изменение страницы кнопочной формы

В окне «Изменение макета кнопочной формы» следует в поле «Текст» задать название создаваемой кнопки. В поле «Команда» выбрать действие, которое должно выполнять кнопка (в нашем случае это открытие формы), и в поле «Кнопочная форма» выбрать имя формы которую требуется открыть. После нажатия кнопки «ОК» в окне «Изменение страницы кнопочной формы» появится созданный элемент. Аналогичные действия следует выполнить для оставшихся визуальных форм. Кроме этого следует создать ещё одну кнопку, позволяющую переходить к главной кнопочной форме.

Далее необходимо аналогичным образом создать формы, содержащие элементы управления, обеспечивающие вызов созданных запросов и отчетов.

Последним этапом в разработке кнопочных форм является создание на главной кнопочной форме элементов управления обеспечивающих доступ к созданным специализированным формам и команд завершения работы приложения.

На рис. 40 показан вид главной кнопочной формы

Рис. 40. Главная кнопочная форма

Запуск на выполнение созданной кнопочной формы осуществляется из окна «Все объекты Access». В раздел «Формы» этого окна автоматически помещается на нее ссылка, которая позволяет запускать форму на выполнение.

Созданная кнопочная форма имеет четыре элемента управления обеспечивающих переход к объектам Access разделенным по смыслу. Из каждой вспомогательной формы организован возврат к главной форме.

Для исключения возможности вносить изменения в структуру разработанной БД в MS Access существует возможность настройки запуска БД только с активной главной кнопочной формой. В этом режиме у пользователя есть возможность получить доступ к тем объектам, на которые есть ссылка из главной кнопочной формы. Процесс создания новых таблиц, запросов, форм, отчетов или других объекты БД пользователю не доступен.

Описание работы разработанной БД база данные магазин запрос

Главное окно состоит из нескольких вспомогательных форм, группирующих элементы управления БД по назначению.

Для возможности хранения данных используется четыре таблицы: «Одежда», «Тип», «Назначение», «Поставщики». Ввод данных и просмотр возможен с использованием визуальных форм.

Вывод на печать найденной информации осуществляется с использованием отчетов, которые строятся на основе одноименных запросов.

Для сохранения данных и выхода из приложения необходимо переключиться на закладку «Главная» и выбрать интересующую команду.

Размещено на Allbest.ru

...