Сводные таблицы в Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Создание сводных таблиц

1.1Создание новой сводной таблицы

1.2Основные элементы сводных таблиц

1.3Изменение структуры сводных таблиц

2. Отображение элементов и данных в сводных таблицах

2.1Отображение или скрытие детальных данных сводной таблицы

2.2Отображение или скрытие элементов поля сводной таблицы

2.3Отключение доступа к детальным сведениям сводной таблицы

3. Операции группировки и разгруппировки в сводных таблицах

3.1Группировка и разгруппировка данных в сводных таблицах

3.2Группировка и разгруппировка элементов поля в сводной таблице

3.3Группировка и разгруппировка чисел в сводных таблицах

3.4Группировка и разгруппировка дат и времен в сводной таблице

3.5Группировки и разгруппировка элементов поля сводной таблицы

4. Использование обновлений в сводных таблицах

4.1Обновление или изменение источника данных в сводной таблице

4.2Обновление данных в сводной таблице

4.3Отключение обновления сводной таблицы при открытии файла книги

5. Использование сортировок в сводных таблицах

5.1Сортировка данных сводной таблицы

5.2Сортировка элементов сводной таблицы по названиям

5.3Сортировка элементов сводной таблицы по значениям ячеек области данных

6. Обработка результатов в сводных таблицах

6.1Подведение итогов и обработка данных сводной таблицы

6.2Изменение итоговой функции в области данных сводной таблицы

6.3Использование дополнительных вычислений для поля данных сводной таблицы

6.4Создание вычисляемого поля в сводной таблице

6.5Создание вычисляемого элемента поля в сводной таблице

6.6Использование общих и промежуточных итогов в сводной таблице

6.7Вставка или удаление промежуточных итогов в сводной таблице

6.8Изменение итоговой функции, используемой в вычислениях промежуточных итогов сводной таблицы

6.9Создание диаграммы для сводной таблицы

Заключение

Приложение A

Список используемой литературы



Введение

Для эффективного анализа данных больших таблиц в Excel используются т.н. сводные таблицы. Функции работы со сводными таблицами относятся к одному из самых мощных инструментов Excel. Сводная таблица - это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных.

Применять инструмент Сводные таблицы рекомендуется для больших таблиц, где имеются различные повторения значений в столбцах и (или) строках (разного рода таблицы закупок, продаж товаров и т.д.). В связи с тем что создание и написание отчетов трудоемко, сводные таблицы имеют широкое применение в современном мире и являются наиболее популярными из всех оптимизирующих средств.

Целью моей курсовой работы является создание алгоритма работы со сводными таблицами, уяснение основных функций создание примера сводной таблицы.

Основные задачи курсовой работы:

1. Создание сводных таблиц;

2. Отображение элементов и данных в сводных таблицах;

3. Операции группировки и разгруппировки в сводных таблицах;

4. Использование обновлений в сводных таблицах;

5. Использование сортировок;

6. Обработка результатов.

Изучив эти разделы, я научусь создавать сводные таблицы и пользоваться основными функциями сводных таблиц.



1. Создание сводных таблиц

1.1 Создание новой сводной таблицы

Перед тем как создать сводную таблицу необходимо сначала задать данные для этой таблицы, выделив часть книги, страницы, а в случае если это база данных или же список, то необходимо выделить ячейку списка или базы данных.

Для случая, когда сводную страницу создают из одного документа (листа Microsoft Excel), то наиболее рационально пользоваться мастером сводной таблица, кнопка которого находится на панели "сводных таблиц":

Рисунок 1 Значок «Сводная таблица»

После нажатия на эту кнопку пользователю откроется окно, в котором ему будет предложен выбор источника данных.

Здесь также необходимо выбрать один из двух параметром, "куда будет помещена таблица": новый лист, существующий лист. Кроме этой опции в этом окне расположена также ещё и кнопка "параметров" для создаваемой таблицы, в которой можно:

· Выбрать имя таблицы

· Выбрать куда поместить таблицу

Рисунок 2 Окно «Создание новой сводной таблицы»

После завершения этого этапа появится окно здесь предстоит непосредственно разместить поля, находящиеся сверху на рисунке, зажав каждое из них мышкой и передвинув в нужное поле: фильтр отчета, названия столбцов, названия строк, значения. Важно чтобы все поля были заполнены, иначе продолжение работы будет невозможно. После завершения всех настроек и нажатия на кнопку готово, будет выведена сводная таблица с выбранными полями.

Рисунок 3 Пример сводной таблицы

1.2 Основные элементы сводных таблиц

Поле страницы - это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область страничной ориентации сводной таблицы. При указании другого элемента поля страницы происходит пересчет сводной таблицы для отображения итогов, связанных с этим элементом.

Значение поля страницы - элементы поля страницы объединяют записи или значения поля или столбца исходного списка (таблицы). Другими словами это переключением этого поля, фактически каждый раз происходит переход к новому источнику данных.

Поля строки - это поля исходного списка или таблицы, помещенные в область строчной ориентации сводной таблицы.

Поле столбца - это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область столбцов.

Областью данных называется часть сводной таблицы, содержащая итоговые данные. В ячейках области данных отображаются итоги для элементов полей строки или столбца. Значения в каждой ячейке области данных соответствуют исходным данным.

Элементы поля - это подкатегории поля сводной таблицы. Элементы поля представляют записи в поле или столбце исходных данных. Элементы поля появляются в виде заголовков строк или столбцов, а также в раскрывающемся списке для полей страниц.

Поле данных - это поле исходного списка или таблицы, содержащее данные. В поле данных обычно подводятся итоги группы чисел (например, статистика или количество сбыта), хотя текущие данные могут быть и текстовыми. По умолчанию в сводной таблице подведение итогов текстовых данных производится с помощью итоговой функции «Кол-во значений», а числовых данных -- с помощью итоговой функции «Сумма».

1.3 Изменение структуры сводной таблицы

Внешний вид сводной таблицы можно изменить непосредственно на листе, перетаскивая названия кнопок полей или элементов полей. Так же можно поменять порядок расположения элементов в поле, для чего необходимо выделить название элемента, а затем установить указатель на границу ячейки. Когда указатель примет вид стрелки, перетащить ячейку поля на новое место. Чтобы удалить поле, перетащите кнопку поля за пределы области сведения. Удаление поля приведет к скрытию в сводной таблице всех зависимых от него величин, но не повлияет на исходные данные. Если же необходимо использовать все предусмотренные средства структурирования сводной таблицы, или если в текущую таблицу не были ранее включены все поля исходных данных, следует воспользоваться мастер сводных таблиц. Если же сводная таблица содержит большую группу полей страницы, то их можно разместить в строках или столбцах.[7][2]

Кроме того, нужно отметить, что изменение структуры сводной таблицы не затрагивает исходные данные.

Детальные данные являются подкатегорией сводной таблицы. Эти элементы сводной таблицы являются уникальными элементами таблицы или списка. Например, поле «Месяц» может содержать названия месяцев: «Январь», «Февраль» и т.д. Над детальными данными сводной таблицы можно выполнить следующие действия:

отобразить или скрыть текущие детали элемента поля или ячейки в области данных сводной таблицы;

выделить элементы, которые необходимо отобразить или скрыть в поле сводной таблицы;

отобразить максимальные или минимальные элементы в поле сводной таблицы. Например, 10 крупных сделок или пять мелких сделок.

Кроме того, можно ограничить число отображаемых ячеек в области данных для текущих данных.

Изучив как создается сводная таблица и ее основные элементы перейдем к следующему разделу, в котором начнем рассматривать операции отображения этих элементов.



2. Отображение элементов и данных в сводных таблицах

2.1 Отображение или скрытие детальных данных сводной таблицы

Для того чтобы отобразить детальные данные, которые были скрыты ранее, или же скрыть имеющиеся нужно выделить элемент поля, детальные данные которого необходимо скрыть или показать.

Далее необходимо нажать на соответствующую кнопку "Отобразить детали" или "Скрыть детали", которые расположены на панели инструментов Сводные таблицы, или же в меню "Данные" в пункте "группа и структура". При появлении диалогового окна, выберите поле, для которого необходимо показать детали.

2.2 Отображение или скрытие элементов поля сводной таблицы

Если же необходимо отобразить или скрыть элемент поля, то для этого необходимо, во-первых, выделить поле, в котором необходимо отобразить или скрыть элементы. Во-вторых, нужно нажать кнопку "Поле" сводной таблицы на панели инструментов "Сводные таблицы" (см. рисунок). Далее, в появившемся окне, нужно выбирать элементы, которые необходимо скрыть или отобразить, в списке "Скрыть элементы".

Чтобы отобразить или скрыть пустые элементы поля исходных данных, нужно в окне "вычисление поле сводной таблицы" установить или снять флажок "Отображать пустые элементы".

Примечание:

Основные и промежуточные итоги сводной таблицы будут пересчитаны автоматически, и, кроме того, скрытие данных сводной таблицы не повлияет на исходные данные.

Отображение максимальных или минимальных элементов в поле сводной таблицы. Для отображения максимальных или минимальных элементов необходимо выделить поле, в котором в дальнейшем будут показаны элементы.[8]

После этого нужно нажать кнопку "Поле сводной таблицы" на панели инструментов "Сводные таблицы". В появившемся окне в списке необходимо выбрать пункт "минимуму" или "максимум" после чего нажать кнопку "Далее".

После этого, в новом окне установить переключатель "Параметры отображения" в положение "вручную", а так же выберите варианты наибольших или наименьших в раскрывающемся списке отображать, а также число отображаемых элементов.

После чего выберите поле, содержащее данные, которое необходимо использовать в качестве критерия для определения максимальных или минимальных элементов, в раскрывающемся списке с помощью поля.[6]

Примечания:

При обновлении сводной таблицы, изменении ее структуры или отображении других элементов поля страницы происходит пересчет отображения максимальных или минимальных элементов.

Если задано отображение максимальных или минимальных элементов поля, остальные элементы поля скрываются. Чтобы отобразить все элементы поля, необходимо установить переключатель Параметры отображения в положение вручную.

2.3 Отключение доступа к детальным сведениям сводной таблицы

Если установить указатель на ячейку области данных сводной таблицы и дважды нажать кнопку мыши, отобразится итоговый список исходных данных для этой ячейки. Иногда бывает полезно ограничить доступ к подробным сведениям, и для выполнения этой процедуры необходимо проделать следующее: сводный таблица еxcel

Нужно выделить ячейку в сводной таблице, для которой будут введены ограничения.

Выберите команду "Параметры" находящуюся в меню "Сводная таблица", панель инструментов "Сводные таблицы".

Снимите флажок "развертывание разрешено" в группе "Данные".

Изучив параметры отображения элементов перейдем к следующему разделу, в котором рассмотрим как можно группировать элементы в сводной таблице



3. Операции группировки и разгруппировки в сводных таблицах

3.1 Группировка и разгруппировка данных в сводной таблице

В сводной таблице можно группировать даты, времена, числа и выделенные элементы. Например, можно объединить месяцы, чтобы подвести итоги за квартал. Если временно изменить ориентацию поля страницы на ориентацию по строке или по столбцу, можно сгруппировать элементы этого поля и затем снова изменить ориентацию на ориентацию по странице.[3]

При выполнении операции группировки и разгруппировки данных сводной таблицы автоматически пересчитываются все сводные таблицы, созданные на основе текущей. Если элементы поля сгруппированы, добавление вычисляемых элементов в поле невозможно.

3.2 Группировка и разгруппировка элементов поля сводной таблицы

Для осуществления группировки и разгруппировки элементов нужно выделить группируемые элементы.

Далее нажать кнопку «Группировка" на панели инструментов "Сводные таблицы" чтобы создать новый элемент, объединяющий выделенные элементы. Новый элемент добавится в группируемое поле сводной таблицы.

Примечания:

Чтобы разгруппировать элементы, выделите группу, а затем нажмите кнопку "Разгруппировать" на панели инструментов "Сводные таблицы". При выполнении команды разгруппировки чисел, дат или времен расформировывается вся группа; расформировать отдельный элемент группы невозможно.

Если разгруппировывается последний элемент в поле строки или в поле столбца, групповое поле удаляется из сводной таблицы.

3.3 Группировка и разгруппировка чисел в сводной таблице

Для осуществления группировки и разгруппировки чисел выделите число в поле, в котором следует сгруппировать элементы. Далее нажмите кнопку "Сгруппировать" на панели инструментов Сводные таблицы или в меню "Данные" в пункте "Группа и структура". В поле "Начиная с" введите начальное значение, если это необходимо, а в поле "по" введите конечное значение, если это необходимо. В поле с шагом необходимо ввести значение периода, по которому будут создаваться группы чисел.

Примечание:

Чтобы разгруппировать числа, выделите группу, а затем нажмите кнопку "Разгруппировать" на панели инструментов "Сводные таблицы". При выполнении команды разгруппировки чисел, дат или времен разгруппировывается вся группа; разгруппировать отдельный элемент группы невозможно.[4]

3.4 Группировка и разгруппировка дат или времен в сводной таблице

Для осуществления группировки и разгруппировки даты или времени, выделите дату или время в поле, в котором следует сгруппировать элементы. Далее нажмите кнопку "Группировка" на панели инструментов Сводные таблицы. В поле "начиная с" введите начальное значение, а в поле "по" конечное значение, если это необходимо. В списке "По" выберите один или несколько временных интервалов для задания шага, с которым будут создаваться группы.

Если в поле "По" выделен единственный интервал "Дни", введите шаг группировки в поле "Количество дней". Например, введите 7 в поле "Количество дней", чтобы сгруппировать элементы по неделям.

Примечание:

Чтобы разгруппировать даты и времена, выделите группу, а затем нажмите кнопку "Разгруппировать" на панели инструментов Сводные таблицы. При выполнении команды разгруппировки поля со значениями даты или времени разгруппировываются все группы поля; разгруппировать один элемент группы невозможно.

3.5 Группировка и разгруппировка элементов поля страницы сводной таблицы

Если сводная таблица создана из внешнего источника данных, проверьте, что в поле страницы осуществляется выборка внешних данных для всех элементов поля одновременно.

Если это происходит, то перетащите поле страницы в область ориентации по строкам или столбцам, чтобы элементы поля страницы стали заголовками в поле строки или столбца. Далее следует выделить группируемые элементы.

После этого нажмите кнопку" Сгруппировать" на панели инструментов "Сводные таблицы", или в меню "Данные" в пункте "Группа и структура". И, наконец, перетащите поле назад в область ориентации по страницам.

Примечание:

Чтобы разгруппировать элементы поля страницы, перетащите поле страницы в область ориентации по строкам или столбцам, выделите группу, а затем нажмите кнопку "Разгруппировать" на панели инструментов Сводные таблицы.

Итак, в данном разделе мы рассмотрели каким образом можно группировать и разгруппировывать элементы в таблице. Переходим к новому разделу, поясняющему для чего нужны обновления и как их использовать.



4. Использование обновлений в сводных таблицах

4.1 Обновление или изменение источника данных сводной таблицы

В процессе работы иногда возникает такая ситуация, когда появляются новые данные, которые необходимо вставить в создаваемый документ, и поэтому существует несколько способов управления процессом обновления и изменения данных сводной таблицы:

Для сводных таблиц, созданных на основе данных Microsoft Excel, обновление извлекает новые поля первоначального интервала исходных данных или интервала данных, заданного по имени. При добавлении новых строк или столбцов данных в исходный список Microsoft Excel, заданный в качестве ссылки на интервал, можно изменить интервал исходных данных для сводной таблицы, чтобы в него входили дополнительные строки и столбцы.

Для сводных таблиц, созданных на основе внешних источников данных, обновление извлекает новые строки или записи внешнего файла или базы данных, которые удовлетворяют условиям запроса. При добавлении новых строк или столбцов во внешний источник данных для сводной таблицы, а также при необходимости выбора других данных для сводной таблицы, можно внести соответствующие изменения в запрос.

В сводных таблицах с полями страниц можно настроить поле страницы для выполнения запроса к внешним данным при выборе каждого элемента. Это позволяет работать с большим объемом данных без увеличения оперативной памяти компьютера. При наличии достаточного для обработки данных объема свободной оперативной памяти для быстрого просмотра страниц можно настроить поля страниц таким образом, чтобы получать внешние данные для всех элементов одновременно.[4]



4.2 Обновление данных в сводной таблице

Для того чтобы обновить данные в сводной таблице необходимо проделать следующие операции:

Необходимо выделить ячейку в сводной таблице, содержимое которой необходимо обновить.

После этого нажмите кнопку "Обновить" данные на панели инструментов Сводные таблицы или же в пункте меню "Данные" "обновить данные". После этого произойдет автоматическое обновление ячейки.

Рисунок 4 Значок «Обновить»

Примечания:

Чтобы сводная таблица обновлялась при открытии книги, выберите команду Параметры в меню "Сводная таблица" на панели инструментов "Сводные таблицы". Установите флажок "обновить" при открытии в группе "Источник".

Если сводная таблица создана на основе данных, находящихся в списке Microsoft Excel, и происходит добавление новых полей в исходный диапазон, добавить эти поля после обновления таблицы можно с помощью мастера сводных таблиц. Для этого выделите ячейку сводной таблицы, нажмите кнопку "Мастер сводных таблиц" на панели инструментов "Сводные таблицы" и перетащите новые поля в область сведения.

Чтобы обновить все сводные таблицы в книге, на панели инструментов "Сводные таблицы" выберите команду " Обновить данные" в меню "Сводная таблица".

Чтобы не вводить пароль для доступа к внешней базе данных при обновлении сводной таблицы, можно сохранить его как часть запроса. На панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Параметры в меню Сводная таблица и установите флажок сохранить пароль в группе Внешние данные.[2]

4.3 Отключение обновления сводной таблицы при открытии файла книги

Для отключения обновления сводной таблицы при открытии файла выделите ячейку сводной таблицы, для которой обновление не будет происходить при открытии. Далее на панели инструментов "Сводные таблицы" выберите команду "Параметры" в меню "Сводная таблица".

После этого в появившемся окне снимите флажок "обновить при открытии".

Рисунок 5 Параметры данных сводной таблицы

Выяснив что обновления нам нужны из за того что данные в таблице динамические, и научившись использовать обновления, переходим к следующему не менее важному разделу «Сортировки».



5. Использование сортировок в сводных таблицах

5.1 Сортировка данных сводной таблицы

Элементы поля сводной таблицы автоматически сортируются в возрастающем порядке, согласно их именам. Сортировка элементов по именам позволяет восстановить первоначальный порядок, если элементы были перемещены или отсортированы иначе.

5.2 Сортировка элементов сводной таблицы по названиям

Для того, что бы произвести сортировка элементов сводной таблицы по названиям выделите сортируемое поле. После чего необходимо выбрать команду "Сортировка" на панели инструментов.

Рисунок 6 Значок «Сортировка»

В появившемся окне установите переключатель "Диапазон" в положение "по возрастанию" или "по убыванию".

5.3 Сортировка элементов сводной таблицы по значениям ячеек области данных

Для сортировка элементов сводной таблицы по значениям ячеек области данных выделите поле, содержащее сортируемые элементы. Если указано поле столбца, элементы будут сортироваться слева направо. Если указано поле строки, элементы будут сортироваться сверху вниз.

После выделения нажмите кнопку "Поле сводной таблицы" на панели инструментов "Сводные таблицы". После чего нажмите кнопку "Далее".

В появившемся окне установите переключатель "Параметры сортировки" в положение "по возрастанию" или "по убыванию". Выделите поле данных, значения которого необходимо использовать для сортировки элементов, в раскрывающемся списке с помощью поля.

Сортировки, пожалуй, заключительная функция позволяющая работать с данными в сводных таблицах. Переходим к заключительному разделу, в котором изучается обработка результатов сводных таблиц.



6. Обработка результатов в сводных таблицах

6.1 Подведение итогов и обработка данных сводной таблицы

Поля данных сводной таблицы можно настроить на вычисления, отличные от используемых по умолчанию в итоговой функции. Для выполнения сложных вычислений можно создать формулу. Итоговая функция используется для выполнения основных вычислений (например, «Сумма», «Среднее», «Минимум» и «Максимум»). Дополнительные вычисления используются для сравнения или индексирования, а также для вычисления долей.

Рисунок 7 Значок «Итоги по» с меню

Что же касается непосредственно вычисляемого поля или вычисляемых элементов поля, то они используется для создания пользовательской формулы, обрабатывающей данные сводной таблицы.

6.2 Изменение итоговой функции в области данных сводной таблицы

Для того чтобы произвести изменение итоговой функции в области данных сводной таблицы нужно в области данных сводной таблицы выделите ячейку, для которой необходимо изменить итоговую функцию. После этого нужно нажать кнопку "Поле сводной таблицы" на панели инструментов "Сводные таблицы".

Далее, в появившемся окне, необходимо выбрать итоговую функцию, которая будет использоваться для подведения итогов текущих данных поля, в списке "Операция".

6.3 Использование дополнительных вычислений для поля данных сводной таблицы

Для использование дополнительных вычислений для поля данных сводной таблицы выделите ячейку поля, для которой необходимо задать дополнительные вычисления, в области данных сводной таблицы.[2] Потом нажмите кнопку "Поле сводной таблицы" на панели инструментов "Сводные таблицы". Выберите дополнительное вычисление в раскрывающемся списке "Дополнительные вычисления". Если список поле доступен, выделите поле, данные которого будут использоваться в вычислениях. Поле должно отличаться от поля, указанного в первом шаге.

Рисунок 8 Окно «Параметры поля значений»

Если список элемент не доступен, выделите элемент поля, данные которого будут использоваться в вычислениях.

Примечание:

Поле и элемент определяют данные, используемые в дополнительных вычислениях.

6.4 Создание вычисляемого поля в сводной таблице

Для создание вычисляемого поля в сводной таблице выделите ячейку в сводной таблице. На панель инструментов "Сводные таблицы" выберите команду "Вычисляемое поле".

В появившемся окне введите имя вычисляемого поля в поле "Имя", а так же формулу в поле "Формула".

Чтобы использовать в формуле данные поля, выберите поле в списке "Поля", а затем нажмите кнопку "Добавить поле". Потом нажмите кнопку "Добавить", а затем -- кнопку "OK".

Рисунок 9 Окно «Вставка вычисляемого поля»

И в заключении необходимо расположить вычисляемое поле в сводной таблице.

Примечание:

Формулы для вычисляемых полей всегда воздействуют на все доступные данные сводной таблицы; использование отдельной части данных в формуле недопустимо.[5]

6.5 Создание вычисляемого элемента поля в сводной таблице

Для создание вычисляемого элемента поля в сводной таблице необходимо:

Если элементы в поле, используемом для создания формулы, сгруппированы, разгруппируйте их. Далее нужно выделить поле или элемент поля. После выделения выберите команду "Формулы" в меню "Сводная таблица" на панели инструментов "Сводные таблицы", а затем выберите вычисляемый объект. Соответственно нужно ввести имя вычисляемого элемента в поле с раскрывающимся списком "Имя", а так же формулу для этого же элемента в поле "Формула". Кроме того, чтобы использовать в формуле данные элемента поля, выберите поле в списке "Поля", а элемент -- в списке "Элементы", а затем нажмите кнопку "Добавить элемент". Если элемент находится в другом поле, то его использовать нельзя. Далее нажмите кнопку "Добавить", а затем -- кнопку "OK".

Если в шаге 1 были расформированы элементы поля, после создания вычисляемого элемента поля можно повторить группировку. В группы можно включать и вычисляемые элементы поля.

6.6 Использование общих и промежуточных итогов в сводной таблице

Сводную таблицу можно настроить на выполнение вычислений с помощью итоговой функции (итоговая функция - это тип вычисления, производимого Microsoft Excel при объединении данных в сводной таблице или при вычислении итогов в списках и базах данных. Примерами итоговых функций являются «Сумма», «Кол-во значений» и "Среднее".), вставив дополнительные строки или столбцы промежуточных итогов для полей данных.

Промежуточные итоги автоматически отображаются в самой последней строке или столбце, если в сводной таблице создано несколько полей строки или столбца. При добавлении промежуточных итогов их можно размещать и внутри полей строк или столбцов.

6.7 Отображение или скрытие общих итогов в сводной таблице

Для отображения или скрытия общих итогов в сводной таблице выделите ячейку сводной таблицы, в которой они будут отображены. После этого на панели инструментов "Сводные таблицы" нужно выбрать команду "Параметры" в меню "Сводная таблица". В новом окне установите флажок "общая сумма по столбцам" или "общая сумма по строкам" или оба флажка в группе Формат, чтобы отобразить общие итоги, или же снимите флажки, чтобы скрыть общие итоги.

Рисунок 10 Параметры отображения общих итогов

6.8 Изменение итоговой функции, используемой в вычислениях промежуточных итогов сводной таблицы

Для изменение итоговой функции, используемой в вычислениях промежуточных итогов установите указатель на кнопку поля, в котором необходимо изменить итоговую функцию промежуточных итогов, и дважды нажмите кнопку мыши. Потом выберите несколько итоговых функций в группе "Промежуточные итоги".

6.9 Создание диаграммы для сводной таблицы

Для создания диаграммы для сводной таблицы необходимо на панели инструментов "Сводные таблицы" выбрать команду "Сводная диаграмма" в меню Сводная таблица. Далее необходимо просто следовать инструкциям мастера диаграмм.

Рисунок 11 Диаграмма сводной таблицы

Примечания:

При скрытии, отображении или упорядочении полей сводной таблицы соответствующим образом изменяется диаграмма. Кроме того, если в сводной таблице содержатся поля страниц, при выборе другой страницы диаграмма также изменится.

Чтобы сохранить и распечатать диаграммы для всех полей страниц сводной таблицы, нажмите кнопку "Показать страницы" на панели инструментов "Сводные таблицы". Каждая страница отобразится на отдельном листе. После этого для каждой страницы можно построить диаграмму.



Заключение

В последнее время считается актуальным возможность упрощения обработки определённых данных. С этой задачей успешно справляются сводные таблицы в табличном процессоре, позволяющие оптимизировать результаты расчетов и наглядно показать итоги. Поэтому изучение сводных таблиц в табличном процессоре считается актуальным и востребованным.

В ходе написания курсовой работы мной были подробно рассмотрены функции связанные со сводными таблицами:

1. Создание сводных таблиц;

2. Отображение элементов и данных в сводных таблицах;

3. Операции группировки и разгруппировки в сводных таблицах;

4. Использование обновлений в сводных таблицах;

5. Использование сортировок;

6. Обработка результатов.

Результатом моей курсовой работы является алгоритм работы со сводными таблицами и ее возможностями, а так же наглядный пример [Приложение А].



Приложение А

Пример создания сводной таблицы на основе базы данных продаж магазина.

Шаг 1.

Исходная таблица имеет вид.

Шаг 2.

Выбираем значок «Форматировать как таблицу» для удобства использования и форматирования таблицы.

Шаг 3.

В конструкторе работы с таблицами меняем название таблицы на «Закупки»

Шаг 4.

На панели «Вставка» выбираем значок «Сводная таблица»

Шаг 5.

Появившееся окно предлагает выбрать для создания сводной таблицы нашу таблицу «Закупки» на новом листе.

Шаг 6.

На новом листе «Лист 1» мы видим поле для сознания сводной таблицы.

Шаг 7.

Выбираем из списка полей сводной таблицы нужные нам и добавляем в соответствующие области

Шаг 8.

Выполнив «Шаг 6» мы получаем Сводную таблицу вида

Шаг 9.

Применим фильтр таблицы «По количеству пришедшего» выберем «5 штук»,получаем результат

Шаг 10

Выделим одну числовую ячейку при нажмем на панели значок сортировки выбираем параметры сортировки в появившемся окне

Получаем отсортированную таблицу

Шаг 11

Для группировки выделяем вносим в названия столбцов еще один элемент

Получаем таблицу в которой отмечено сколько пришло каждого товара

Шаг 12.

Построим диаграмму для сводной таблицы

На панели выбираем

Выбираем в появившемся окне нужную диаграмму (гистограмму)

Получаем наглядную диаграмму

В Приложении А я рассмотрела как создать сводную таблицу основные функции которые она выполняет.



Список используемой литературы

1. Громов Ю.Ю. Информационные технологии: учеб. пособие. / Ю.Ю. Громов [и др.]. - Тамбов; М.; СПб; Баку; Вена: Изд-во «Нобелистика», 2010.- 130 с.

2. Исаев Г.Н. Информационные технологии. [Электронный ресурс]: учеб. пособие. / Г.Н. Исаев - Изд. Омега - Л, 2012. - 464 с. - Режим доступа: http://www.knigafund.ru/books/106847

3. Казакова И.А. Применение информационных технологий [Электронный ресурс]: учеб. пособие./ И. А. Казакова, Н.Н. Короткова, М.В. Измайлова - Пенза: Изд-во ПГУ, 2010. - 169 с. - Режим доступа: http://window.edu.ru/window_catalog/files/r72662/stup556.pdf

4. Брусакова И.А. Информационные системы и технологии в экономике [Электронный ресурс]: учеб.пособие. / И.А.Брусакова, В.Д. Чертовский - М.: Изд.Финансы и статистика». 2007. - 352 с. - Режим доступа: http://elibrary.ru/item.asp?id=15503042

5. Провалов В.С. Информационные технологии управления [Электронный ресурс]: учеб.пособие. /В.С.Провалов - Изд. Флинта; МПСИ, 2008. - 372 с. - Режим доступа: http://www.knigafund.ru/books/106435

6. Елочкин М.Е. Информационные технологии [Электронный ресурс]: учебник / М.Е. Елочкин, Ю.С.Брановский, И.Д.Николаенко - Изд.ОНИКС, 2009. - 255 с. - Режим доступа: http://www.knigafund.ru/books/42470

7. Создание сводных таблиц. - Режим доступа: http://it.kgsu.ru/MSExcel/excel169.html

8. Создание сводной таблицы в Excel. - Режим доступа: http://www.youtube.com/watch?v=WOpV9_zeB4Q

Размещено на Allbest.ru

...