АСУП, применяемые на предприятиях автосервиса

Размещено на http://www.allbest.ru/

"Санкт-Петербургский государственный экономический университет"

Факультет сервиса автотранспорта, коммунальной и бытовой техники

Кафедра "Технология обслуживания транспортных средств"

Контрольная работа

по Автоматизированным системам управления предприятиями сервиса

на тему: "АСУП, применяемые на предприятиях автосервиса"

Работу выполнил: Кузнецов Вячеслав Сергеевич

Работу проверил: Евкарпиев В.Е.

Санкт-Петербург 2014 г.

Содержание

Введение

1. Внедрение АСУП

2. Требования к системе

3. Результаты совершенствования информационного обеспечения

4. Блок "Автосервис"

5. Функциональная модель бизнес-процессов для АСУ "Автосервис"

Заключение

Список литературы

Введение

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

- оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

- жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;

- настраиваемую систему разработки отчетной документации;

- переход на новые технологии и методы работы;

- улучшение условий труда;

- и гибкость управления.

Комплексные системы управления персоналом могут использоваться для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов, обучения персонала на любом предприятии.

От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Таким образом, автоматизация документооборота необходима для:

- формирования целостной картины происходящего на предприятии;

- слаженной работы всех подразделений;

- улучшения качества обслуживания клиентов;

эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.

По мере развития цивилизации, внедрения в повседневную жизнь достижений науки и техники в делопроизводстве стала использоваться оргтехника. И, наконец, когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий:

- систем в архитектуре клиент-сервер;

- систем сканирования и распознавания текста;

- систем управления базами данных;

- систем поиска документов;

- Internet/Intranet.

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными

1. Внедрение АСУП

Три основных варианта решения проблемы внедрения АСУП

Первый путь - разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный пример - макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.

Второй путь - приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причем это бывает связано не только с разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера (исполнителя, игрока). Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как и бухгалтерские программы, они требуют настройки. Большая их часть "выросла" из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.

Третий путь - заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход пока редко применяется в российских условиях. При правильном выборе фирмы-исполнителя достигаются ощутимые преимущества:

- экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах. Цена таких систем ниже, чем у систем, разрабатываемых "с нуля";

- профессионализм исполнения;

- сервисная поддержка;

- возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.

Имеются и потенциальные опасности:

- потеря возможности развития системы;

- опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;

- зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя.

Задача автоматизированной системы управления "Автосервис"

Основным назначением проектирования программы является помощь персоналу автосервиса заключающаяся в быстром и качественном поиске и подборе автозапчастей по анализу неисправности автомобиля.

Основной задачей является разработать автоматизированную систему для управления заказами клиентов на предприятиях Автосервиса.

Система рассматривается от движения заказа клиента, до поступления заказа на выполнение и до подготовки отчета по выполненному заказу.

2. Требования к системе

1) На основе информации, содержащейся во входных документах обеспечивать ввод данных по объектам основных средств;

2) Обеспечивать хранение информации в структурах реляционной базы данных в удобной для ее обработки форме;

3) Получать необходимую пользователю информацию в виде выходных документов в полном объеме и в любой момент времени;

4) Выходные данные, получаемые в результате функционирования системы, должны быть верными и непротиворечивыми.

3. Результаты совершенствования информационного обеспечения

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения

· фонда заработной платы

· коммунальных услуг

· стоимости программного обеспечения

· расходов на почту

· расходов на оформление договоров

· расходов на перераспределение сырья

2) Устранение возможных расходов в будущем

§ избежание будущего роста численности персонала

§ уменьшение требований к обработке данных

§ снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные выгоды

Ш улучшение качества информации

Ш повышение производительности

Ш улучшение и ускорение обслуживания

Ш новые производственные мощности

Ш более уверенные решения

Ш улучшение контроля

Ш уменьшение просроченных платежей

Ш полное использование программного обеспечения

4. Блок "Автосервис"

Примерный блок "Автосервис"

· Учет применяемости запчастей и работ к автомобилям, моделям;

· Учет выполняемых работ (по ремонту автомобилей);

· Возможность использования составных работ;

· Возможность загрузки справочников нормо-часов по работам из других справочников;

· Наличие эффективного механизма ценообразования работ, гибкая система скидок на работы и запчасти;

· Контроль за движением и списанием запчастей;

· Масштабируемость под размеры предприятия и используемые бизнес-процессы;

· Взаиморасчеты с заказчиками;

· Планирование и контроль выполнения работ;

· Расчет зарплаты исполнителям за выполненные работы;

· Хранение справочников нормо-часов выполняемых работ;

· Оперативное составление Заказ-наряда, с указанием работ и необходимых для их выполнения запчастей;

· Хранение истории по ремонту автомобиля;

· Аналитический блок позволяет оперативно получать всю необходимую информацию руководителям и другим сотрудникам автосервиса;

· Оперативная передача данных в решения регламентного учета.

5. Функциональная модель бизнес-процессов для АСУ "Автосервис"

Модель АСУП.

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается с помощью входов ("Обращения клиентов" и "Оплата услуг").

Выходов ("Оказанные услуги" и "Полученная прибыль").

Управления ("Законы о защите прав потребителя" и "Внутренние правила автосервиса").

Ресурсов ("Запчасти" и "Персонал автосервиса").

Клиенты - люди, обращающиеся за услугами автосервиса.

Оплата услуг - денежные средства, переводимые на счет автосервиса за оказанные услуги.

Внутренние правила автосервиса - свод прописанных и негласных правил, которому подчиняются все работники автосервиса.

Законы о защите правах потребителя - законы о защите прав потребителя, и те, которые тем или иным образом контролируют качество, оказываемых автосервисом услуг.

Запчасти - основной ресурс для процесса функционирования автосервиса, так как они используются в процессе оказания услуг (ремонта и тюнинга). персонал управление автоматизация информационный

Персонал автосервиса - люди, работающие в автосервисе, осуществляющие приём клиентов, оказания услуг (ремонта и тюнинга), управление и др.

Оказанные услуги - услуги, оказанные автосервисом клиентам.

Полученная прибыль - сумма всех выплат за оказанные услуги.

Процессы автосервиса

1. Предоставление услуг по ремонту и тюнингу - основная деятельность автосервиса, деятельность по ремонту и тюнингу автомашин;

2. Поддержание в рабочем состоянии оборудования автосервиса - поддержание персоналом автосервиса в рабочем состоянии оборудования;

3. Предоставление дополнительных услуг - выдача справочной информации о дополнительных услугах и их оказание.

Разбиение на подсистемы

1). "Предоставление услуг по ремонту и тюнингу".

Выдача информации - предоставление информации о услугах автосервиса и заказах.

Услуги по ремонту и тюнингу - предоставление услуг по ремонту и тюнингу.

Осуществления ремонта и тюнинга - сам процесс ремонта и тюнинга.

Конец обслуживания - процесс включает в себя формирование итогового счета с отчетом о проделанной работе.

Оплата счетов - оплата счетов за оказанные услуги.

2). Выдача информации.

Выдача информации об услугах - информация об услугах, предоставляемых автосервисом и доступных в данный момент.

Выдача информации о выполнении заказа - информация о состоянии заказа клиента, его сроках выполнения

3). Услуги по оформлению и сроках заказа.

Регистрация клиентов - ввод клиентом необходимых данных для регистрации в системе.

Оформление заказа на осуществление услуг - выбор клиентом необходимых ему типов услуг.

Расчет стоимости и сроков выполнения заказа - расчет системой примерной стоимости выполнения сделанного заказа и даты окончания всех запланированных работ по этому заказу.

Подтверждение заказа - подтверждения клиентом намерения обратиться в автосервис для оказания ему выбранных услуг.

При окончании обслуживания клиенту предъявляют итоговый счет за оказанные услуги. Затем клиент должен оплатить данный счет.

4). Конец обслуживания.

Выдача окончательного счета - система формирует итоговый счет за оказанные услуги, исходя из выполненных работ.

Проверка машины - демонстрация клиенту конечного результата проделанных работ.

Выдача автомашины - возврат автомашины клиенту, клиент покидает автосервис.

Данная информация системы автоматизирует:

1. Выдачу информации об услугах;

2. Выдачу информации о выполнении заказа;

3. Регистрацию клиентов;

4. Оформление заказа на осуществление услуг;

5. Расчет стоимости и сроков выполнения;

6. Подтверждение заказа;

7. Выдачу окончательного счета.

Работа автоматизированной системы "Автосервис".

1) Работа Автоматизированной системы "Автосервис".

Дает представление о деятельности системы в целом, показывая входящие и исходящие данные и объекты.

2) Принятие заказа.

На данном этапе работы системы осуществляется первоначальное принятие заказа, где регистрируются клиенты и первоначальный перечень необходимых работ в соответствии с неисправностью автомобиля, а так же формируется список первоначальных запасных частей, требуемых для ремонта.

3) Обработка заказа.

На данном этапе работы системы принятый заказ обрабатывается, т.е. определяются требуемые запчасти и запчасти которых на данный момент нет на складе в соответствии с неисправностью автомобиля. А так же проводится проверка качества имеющихся запчастей, после чего заказ направляется на исполнение.

4) Исполнение заказа.

На данном этапе работы системы в соответствии с обработанным заказом производится получение недостающих запчастей для ремонта, проверка их качества в соответствии с сопроводительной документацией. Производится ремонт автомобиля и в ходе проведения ремонта выявляются дополнительные неисправности, неучтенные выше, после чего заказ дополняется новыми позициями и в соответствии с желанием клиента производится переоформление заказа. Также на этой стадии клиент оплачивает запчасти и проведенные работы в соответствии с заказом и предоставленными ему документами, подлежащими к оплате.

Система взаимодействует с поставщиком, где предоставляет ему список необходимых запчастей и список бракованных деталей, подлежащих возврату.

5) Проверка качества выполненных работ.

На данном этапе работы системы в соответствии со списком запчастей и проведенных работ происходит проверка выполненного заказа, где клиенту предоставляются документы, подтверждающие выполнение заказа и отечность по его желанию, а также клиент принимает выполненный заказ.

6) Дефектование запчастей.

Производится проверка исправности запчастей на основе сопроводительной документации.

7) Исполнение заказа.

Проведение ремонта автомобиля на основании выявленных неисправностей.

8) Итоговое заключение по заказу.

Отчет по выполненному заказу клиенту, может выдаваться в установленной форме или иной документации.

9) Обработка заказа.

Определение неисправностей, перечня производимых работ и стоимости работ.

10) Определение з\ч которых нет в наличии.

На основании дополнительных выявленных неисправностях, а также анализа наличия запчастей на складе.

11) Определение неисправностей автомобиля.

12) Определение требуемых запчастей.

На основе определения неисправностей автомобиля.

13) Направление заказа на исполнение.

Заключение сделки с клиентом по ремонту автомобиля.

14) Проведение ремонта автомобиля.

15) Проверка качества выполненных работ.

16) Проверка качества запчастей.

17) Проверка качества используемых деталей.

18) Подведение итогового заключения по заказу клиентов.

На основе суммарных показателей по всем критериям производится заключение о качестве выполненного заказа в соответствии с законодательством и документацией.

Заключение

Использование АСУП делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

Проектируемая информационная система рассчитывает стоимость запчастей к конкретному автомобилю используя имеющуюся базу данных по запасным частям, а также рассчитывает экономическую стоимость проведенных работ по ремонту автомобиля для клиента. Кроме этого информационная система запоминает введенные значения, результаты запросов по все критериям.

Подобная автоматизация позволяет:

- повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

- снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

- обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

- руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

- повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

- гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

Список литературы

1. Титаренко Н. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник [Текст] / -М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

2. Антонюк, К. Информационные системы в управлении: Учебное пособие [Текст]/ -М.: Радио и связь: 2003.

3. Модин, А.А. Основы разработки и развития АСУ. [Текст]/ -М.: Наука, 2001.

4. Современные технологии автоматизации. /Изд-во "СТА-ПРЕСС". - М., 2000

5. Мамиконов, А.Г. Проектирование АСУ: Учебник. [Текст]/ -М.: Высшая школа, 2002.

6. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ - М.: Компьютер, ЮНИЩ 1998.

7. Абчук, В.А. Автоматизация управления: Учебное пособие [Текст]/-М.: Радио и связь, 2000.

Размещено на Allbest.ru

...