Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Осмысление менеджерами компаний того факта, что в современных условиях невозможно управлять по-старому, привело к широкому использованию информационных систем (ИС) в деятельности предприятий любого масштаба. Широкий спектр задач, требующих использования ИС, и высокая степень актуальности обусловили появление большого разнообразия программных продуктов и методов, в той или иной мере помогающих решению множества прикладных задач. Следствием этого является многозначность и неясность, с которыми сталкиваются заказчик и проектировщик новой ИС. Понимание этого и множество неудач в разработке ИС стали причиной появления новых методологий и стандартов проектирования, а также программных средств автоматизированного проектирования (CASE-технологий). Крупные фирмы разработчики тиражируемого программного обеспечения (ПО) создали соответствующие базовые программные продукты, обеспечивающие хранение данных и доступ к ним на низовом физическом уровне.

В последнее время наблюдается интенсивное развитие интегрированных систем, выполняющих множество функций бизнес-процессов планирования и управления. Такие информационные системы, получившие обобщенное название ERP-систем, кроме основных функций планирования ресурсов, продаж и управления производством, пополняются функциональными модулями прогнозирования спроса, управления проектами, управления затратами, управления составом продукции, ведения технологической информации, а также управления кадрами и финансовой деятельностью предприятия.

Весьма большое разнообразие и специфика предметных областей малого и среднего бизнеса также не позволяют использовать для их задач полностью готовое решение. В этой ситуации предприятия малого и среднего бизнеса могут либо использовать ИС на основе тиражируемых СУБД, например, 1С с ограниченным набором строго регламентированных функций, либо создавать или заказывать уникальные ИС на основе файл-серверных или клиент серверных тиражируемых СУБД, предлагаемых российскими и зарубежными фирмами. Все вышеназванное определило актуальность темы работы.

Объект исследования информационные системы.

Предмет исследования методика проектирования информационных систем.

Цель работы рассмотреть методы и средства проектирования информационной системы для предприятия малого бизнеса (на примере системы учета поступления и реализации товарной продукции).

Задачи работы:

1) рассмотреть теоретические особенности проектирования информационных систем для предприятия малого бизнеса;

2) разработать проект информационной системы учета поступления и реализации товарной продукции для предприятия малого бизнеса.

Методы исследования: сравнительный, сопоставительный, аналитический.

Структура работы: введение, две главы, заключение, список использованных источников.

1. Теоретические особенности проектирования информационной системы учета и реализации продукции для малого бизнеса

1.1 Постановка задачи при разработке информационной системы учета поступления и реализации товарной продукции

1.1.1 Цель автоматизированного варианта решения задачи

Целью является разработка и создание программного продукта Учет поставок. Данное программное обеспечение предназначено для контроля, учета, автоматизации и систематизации информации о поставках различного вида продукции на предприятие любой формы собственности, занимающимся любым видом производства или деятельности.

Разрабатываемый программный продукт должен обеспечивать создание информационной базы об осуществленных поставках на предприятие, а также осуществлять создание следующих документов:

? бланк договора предприятия заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, участвующих в договоре, ассортимента продукции для поставок, ее количества, предположительной стоимости, условия и сроки действия договора);

? заявку на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки, сумма поставки);

? заказ на поставку.

? более полный контроль и организацию учета о поставках на предприятие;

? автоматизировать процесс оформления поставок на предприятие;

? уменьшит временные затраты на оформление документов, связанных с поставками;

? вычислять задолженность по оплате осуществленных поставок на указанный период;

? обеспечить пользователя системой помощи как по понятиям предметной области, так и по пользованию программным продуктом.

Разрабатываемый автоматизированная система должна будет реализовать следующие функции:

1. Обеспечение ввода данных о поставках на предприятие;

2. Анализ введенной информации;

3. Подсчет задолженности предприятия за осуществленные поставки;

4. Определять оптимальный счет-фактуру с точки зрения количество-цена.

В результате выполненной работы предполагается достигнуть следующих эффектов:

? уменьшение времени необходимого для учета поставок произведенных на предприятие;

? автоматизация контроля поставок;

? возможность длительного хранения информации о поставках на предприятие большого срока давности, для возможности более полного расчета эффективности деятельности предприятия;

? постоянная известность о сроках оплаты осуществленных поставок.

1.1.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

В большинстве случаев автоматизация решения задачи приводит к изменениям технологии ее решения, а именно:

изменения в функциях подразделения, связанных со сбором, обработкой и выдачей информации по проектируемой технологии;

В нашем случае принципиального изменения функций подразделения произойти не может автоматизирована только частная задача.

источники поступления оперативной и условно-постоянной информацией и периодичность ее поступления;

Автоматизация решения задачи никак не может повлиять на источники и периодичность поступления информации ведь источники находятся за пределами системы и не являются зависимыми.

этапы решения задачи, последовательность и временной регламент их выполнения, выявленные на основе декомпозиции задачи;

Автоматизирован только один из этапов решения задачи, поэтому ни набор этапов ни их последовательность не поменялась, а вот временной регламент их выполнения должен значительно снизится за счет ликвидации рутинной ручной работы.

порядок ввода первичной информации (названия документов) и перечень используемых экранных форм;

Порядок ввода информации не поменялся.

Перечень экранных форм:

- «Учет поставок и реализации»,

- «Добавление товара»,

- «Реализация»,

- «О программе».

характеристику результатов

результатом работа программного средства является файл отчета, к котором сведена вся информация, которую использует программа.;

характеристику системы ведения файлов

вся информация хранится в текстовом файле специальной структуры.

В первой части данного файла хранится информация про складские запасы, во второй части информация про заказы, в третьей информация о проданных товарах, в четвертой данные о поставках.

режим решения задачи

для решения данной задачи используется диалоговый режим;

периодичность решения задачи.

Данная задача решается по мере прихода товаров. Если на предприятии есть точный график поставок, то есть точная периодичность, если нет то по мере необходимости.

1.1.3 Формализация расчетов

В качестве входных данных должны использоваться документы, сопровождающие приход товара.

Накладная документ, предназначенный для перевозки грузов. Регулирует отношения между участниками перевозки грузов: перевозчиком, отправителем и получателем груза. Данный документ подтверждает оформление договора перевозки груза. Накладная сопровождает груз на пути его следования от пункта приёма груза к перевозке до пункта получения груза. Документ выдаётся грузоотправителю, перевозчику и, в зависимости от правил перевозки, передаётся грузополучателю вместе с грузом в пункте его назначения. Накладная содержит данные, относящиеся к перевозимому грузу (наименование груза, число мест, вес, маркировка, время приёма груза к перевозке и прибытия его в пункт назначения и др.).

Счёт-фактура документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.

Документ выставляется (направляется) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику) после окончательной приемки покупателем (заказчиком) товара или услуг. В зависимости от законодательства конкретного государства счет-фактура может выполнять различные функции.

На основании накладных и счет-фактур оформляется поступление товара, рассчитывается себестоимость по методу средней.

Так же при оприходовании товара выставляется процент наценки и рассчитывается стоимость товара.

При реализации товара происходит списание количества товара с остатков, а также рассчитывается прибыль и выручка с реализации каждой позиции товара и в целом по всему товару.

1.1.4 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

На предприятиях государственной формы собственности осуществлением всех действий связанных с поставками и оформлением необходимых документов, при наличии соответствующего программного обеспечения, занимается определенное количество персонала предприятия, но, как правило, разработка такого программного обеспечения велась на языках низкого уровня программирования, а за последние 6-8 лет развитие машинных средств (ПЭВМ), программных средств резко увеличилась, поэтому ранее разработанное ПО не отвечает более высоким требованиям, предъявляемым к современным программным продуктам.

Предприятия вынуждены были покупать новое программные продукты или писать свои.

Довольно большой процент предприятий сделали свой выбор в пользу программного продукта. 1С Бухгалтерия. Это многофункциональная программа, которая предназначена для автоматизации налогового и бухгалтерского учета и подготовки обязательной отчетности.

1С Бухгалтерия это готовое решение, покрывающее задачи ведения учета в компаниях, организациях и предприятиях осуществляющих различные виды как коммерческой, так и бюджетной деятельности: производство, оптовую, розничную и комиссионную торговлю, оказание услуг и пр. Также при помощи 1С Бухгалтерии вести учет могут и частные предприниматели, использующие упрощенную систему налогообложения или общую систему налогообложения.

Таким образом, основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основной задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, счетов-фактур). Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление и выполнение заказов, приход и расход материальных ценностей на складе и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

1.2 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.2.1 Техническое обеспечение (ТО)

При выборе аппаратных средств для разработки программы наибольшую роль играет фактор быстродействия работы ПЭВМ. Поскольку именно от него зависит время разработки ПО, а соответственно затрат на разработку и его себестоимости.

Скорость функционирования ПЭВМ в основном определяется следующими параметрами:

- Объемом оперативной памяти (ОП);

- Быстродействием процессора;

- Объемом видеопамяти (ВП).

Исходя из требований предъявляемых к используемым программным средствам разработки (Delphi 7.0) минимальное значение вышеперечисленных параметров составляет ОП 12 Мб, процессор на базе Intel 486, ВП 1 Мб.

При минимальных значениях параметров функционирование разработанной АСИС малоэффективно, поэтому рекомендуемым является компьютер со следующими значениями параметров:

- Процессор intel 2,5 ГГц;

- Оперативная память 256 Мб;

- Видеопамять 64 Мб;

- Объем необходимого дискового пространства - не менее 20 МБ;

- Наличие принтера (струйного или лазерного);

- Наличие локальной сети для резервного копирования данных.

1.2.2 Информационное обеспечение (ИО)

Входная информация по задаче определяется как данные, поступающие на вход задачи и используемые для ее решения. Входной информацией служат первичные данные документов ручного заполнения, информация, хранимая в файлах базы данных (результаты решения других задач, нормативно-справочная информация классификаторы, кодификаторы, справочники), входные сигналы от датчиков.

Модель данных реализуемого проекта представлена на рисунке 1.

Выходная информация по задаче может быть представлена в виде документов (типа листинга или машинограммы), сформированных кадров видеограммы на экране монитора, файла базы данных, выходного сигнала устройству управления.

На данный схеме изображены основные объектов программы (поставка, остаток, реализация) и перечислены их параметры. Например для объекта «Остаток» указана параметры «Наименование», «Код», «Изготовитель», «Дата реализации».

1.2.3 Программное обеспечение (ПО)

Данный программный продукт разрабатывается под операционную систему Windows XP.

Windows XP (кодовое название при разработке Whistler; внутренняя версия Windows NT 5.1) это операционная система семейства Windows NT от компании Microsoft. Она была выпущена 25 октября 2001 года и является развитием Windows 2000 Professional. Название XP происходит от англ. experience (опыт, впечатление).

В отличие от предыдущей системы Windows 2000, которая поставлялась как в серверном, так и в клиентском вариантах, Windows XP является исключительно клиентской системой. Её серверным вариантом является выпущенная позже система Windows Server 2003. Windows XP и Windows Server 2003 построены на основе одного и того же ядра операционной системы, в результате их развитие и обновление идет более или менее параллельно.

Некоторыми из наиболее заметных улучшений в Windows XP по сравнению с Windows 2000 являются:

- Новое оформление графического интерфейса, включая более округлые формы и плавные цвета; а также дополнительные функциональные улучшения (такие, как возможность представления папки в виде слайд-шоу в проводнике Windows).

- Возможность быстрого переключения пользователей, позволяющая временно прервать работу одного пользователя и выполнить вход в систему под именем другого пользователя, оставляя при этом приложения, запущенные первым пользователем, включёнными.

- Функция «удалённый помощник», позволяющая опытным пользователям и техническому персоналу подключаться к компьютеру с системой Windows XP по сети для разрешения проблем. При этом помогающий пользователь может видеть содержимое экрана, вести беседу и (с позволения удалённого пользователя) брать управление в свои руки.

- Программа восстановления системы, предназначенная для возвращения системы в определённое предшествующее состояние (эта функция является развитием аналогичной программы, включённой в Windows Me).

- Улучшенная совместимость со старыми программами и играми. Специальный мастер совместимости позволяет эмулировать для отдельной программы поведение одной из предыдущих версий ОС (начиная с Windows 95).

- Возможность удалённого доступа к рабочей станции благодаря включению в систему миниатюрного сервера терминалов (только в издании Professional).

- Более развитые функции управления системой из командной строки.

- Поддержка проводником Windows цифровых фотоформатов (например, представление папки в виде слайд-шоу) и аудиофайлов (автоматическое отображение метаданных для аудиофайлов, например, тегов ID3 для MP3-файлов).

В качестве средства разработки программного продукта выбран Delphi7.

Delphi - это объектно-ориентированный язык программирования, который назван в честь греческого города, где находился дельфийский оракул.

Delphi - это комбинация нескольких важнейших технологий:

- Высокопроизводительный компилятор в машинный код

- Объектно-ориентированная модель компонент

- Визуальное (а, следовательно, и скоростное) построение приложений из программных прототипов

- Масштабируемые средства для построения баз данных

Delphi, ранее известный как Object Pascal, разработанный фирмой Borland и изначально реализованный в её пакете Borland Delphi, от которого и получил в 2003 году своё нынешнее название, результат развития языка Turbo Pascal, который, в свою очередь, развился из языка Pascal. Pascal был полностью процедурным языком, Turbo Pascal, начиная с версии 5.5, добавил в Pascal объектно-ориентированные свойства.

Delphi является средой разработки, используемой прежде всего для подде ржки и разработки приложений, предназначенных как для отдельных рабочих станций, так и для серверов. Delphi может функционировать под управлением операционной системы Windows 95, 98, NT, XP. Отличительными чертами рабочей среды Delphi являются:

- большинство созданных с помощью Delphi приложений будут направлены главным образом на решение задач, связанных с производством и бизнесом; это значит, что обеспечение функционирования баз данных и создание отчетов будут наиболее часто решаемыми задачами; - совместимость приложений становится все более важной. Помимо всего прочего, это обусловлено еще и бурным развитием аппаратного обеспечения (Hardware), в частности:

- широким распространением мобильных компьютеров;

- дальнейшим развитием технических средств, предназначенных для приема, воспроизведения и передачи информации следующих типов: цифровой, текстовой, изображения и звука.

Для функционирования же программы необходим пакет прикладных программ Microsoft Office.

Microsoft Office офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA.

1.2.4 Технологическое обеспечение

Общий порядок приемки товарно-материальных ценностей установлен Положением о поставке продукции производственно-технического назначения. Порядок и сроки приемки товарно-материальных ценностей в определенном количестве и качестве, оформление актов приемки и предъявление претензий определены инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения по качеству. Особенности приемки отдельных видов продукции определяются в ГОСТах [12.01.005-89], технических условиях, Особых условиях поставки и договорах поставки, предусматривающих особые порядки приемки продукции при поставках.

На предприятии порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплексности и его документальное оформление регулируются условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров по количеству, качеству и комплексности.

Приемку товара осуществляет заведующий магазином с продавцом; сверяют количество, указанное в накладной с фактическим количеством, наличие сертификата соответствия на данный товар.

Накладная является приходным товарным документом при поступлении товаров.

Накладная оформляется в двух экземплярах, первый остается у поставщика, другой у получателя.

Параллельно с накладной выписывается счет-фактура (в двух экземплярах).

Первый экземпляр представляется поставщиком покупателю и дает право на зачет сумм налога на добавленную стоимость в порядке, установленном Федеральным законом.

Счет-фактуры и накладные, предъявляемые поставщиками, регистрируются в книге покупок в хронологическом порядке по мере оприходования приобретаемых товаров.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара стандарту или согласованному образцу по качеству осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки. При нарушении правил приема и сроков получатель лишается возможности предъявления претензий поставщикам.

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров.

Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме. Заведующий магазином со старшим бухгалтером устанавливают цены на поступившие товары, заведующий магазином оформляет ценник.

Таким образом, использование все видов обеспечения процесса проектирования будет способствовать более эффективной реализации задачи автоматизации системы учета товаров на предприятии.

2. Разработка проекта автоматизации процессоу учета и реализации продукции на предприятии малого бизнеса

2.1 Информационное обеспечение задачи

2.1.1 Информационная модель и ее описание

В качестве входной информации выступают накладная и счет-фактура, которые являются приходными товарными документами при поступлении товаров.

В накладной указываются номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально-ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяются круглыми печатями организаций поставщика и получателя.

В счет-фактуре указаны: порядковый номер счет-фактуры; наименование и регистрационный номер поставщика товара, наименование товара, стоимость товара, сумма налога на добавленную стоимость, дата представления счет-фактуры.

Пользователь на основе данных документов прихода товара заполняет форму «Добавление товара», где указывает наименование поступившего товара, количество, себестоимость, процент наценки и код товара. В результате чего изменяются данные в таблице Хранилище, следующим образом: при поступлении нового вида товара создается новая запись, если же пришедший товар уже имеется на складе, то количество суммируется (остатки на складе + количество поступившего товара), а себестоимость пересчитывается по методу средней. Также информация о приходе добавляется в таблицу Поставки.

При отгрузке товара заполняется форма «Реализация», в которой указывается информация о реализуемой продукции (наименование, количество), а также данные о заказчике (наименование, ФИО, телефон и адрес). Сохранение данной формы приводит к изменению информации в трех таблицах: Хранилище, Заказы и Продано.

В таблице Хранилище при наличии необходимого количества отгружаемого товара на складе происходит списание, т.е. уменьшается остаток (остаток на складе количество отгружаемого товара).

В таблице заказы добавляется запись о заказе, содержащая информацию о заказчике, об отгружаемом товаре, а также о дате и времени формирования заказа и выручке по заказу.

В таблице Продано осуществляется накопление информации обо всей реализованной продукции. При отгрузке нового вида продукции, не отгружавшегося ранее, создается новая запись, с указанием наименования, количества, выручки и прибыли по отгруженному товару. Если же товар уже отгружался, то данные по количеству, выручки и прибыли суммируются. Так же обновляются данные о выручке и прибыли по всей реализованной продукции.

Для возможности анализа данных на основе текущей информации формируется отчет, содержащий записи всех таблиц.

Инфологическая модель показана на рисунке 3.1

Так как данные в программе хранятся с текстовом файле строить даталогическую модель нет смысла.

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Важным понятием при работе с информацией является классификация объектов.

Классификация - система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком.

Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов - это процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств. Применительно к информации как к объекту классификации выделение классы называют информационными объектами.

Свойства информационного объекта определяются информационными параметрами, называемыми реквизитами. Реквизиты представляются либо числовыми данными, например вес, стоимость, год, либо признаками, например цвет, марка машины, фамилия.

Реквизит - логически неделимый информационный элемент, описывающий определенное свойство объекта, процесса, явления и т.п.

Кроме выявления общих свойств информационного объекта классификация нужна для разработки правил (алгоритмов) и процедур обработки информации, представленной совокупностью реквизитов.

При любой классификации желательно, чтобы соблюдались следующие требования:

- полнота охвата объектов рассматриваемой области;

- однозначность реквизитов;

- возможность включения новых объектов.

В любой стране разработаны и применяются государственные, отраслевые, региональные классификаторы. Например, классифицированы: отрасли промышленности, оборудование, профессии, единицы измерения, статьи затрат и т.д.

Классификатор - систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок.

При классификации широко используются понятия классификационный признак и значение классификационного признака, которые позволяют установить сходство или различие объектов. Возможен подход к классификации с объединением этих двух понятий в одно, названное как признак классификации. Признак классификации имеет также синоним основание деления.

Разработаны три метода классификации объектов: иерархический, фасетный, дескрипторный. Эти методы различаются разной стратегией применения классификационных признаков.

Описание классификаторов данного проекта приводятся в таблицах 2.1 -2.4.

Таблица 2.1

Классификатор «Хранилище»

Наименование	Тип	Длина	Описание
Наименование	Строка	256	Название товара
Количество	Число	8.2	Количество товара
Себестоимость	Число	8.2	Себестоимость товара
Процент	Число	4.2	Процент накрутки
Цена	Число	10.4	Цена товара
Код	Строка	20	Код товара

Таблица 2.2

Классификатор «Заказы»

Наименование	Тип	Длина	Описание
Предприятие	Строка	256	Наименование предприятия
Ф.И.О.	Строка	256	Контактное лицо
Адрес	Строка	256	Адрес предприятия
Телефон	Строка	256	Контактный телефон
Наименование	Строка	256	Наименование товара
Количество	Число	8.2	Количество товара
Выручка	Число	8.2	Выручка от реализованного товара
Дата	Дата		Дата реализации
Время	Время		Время реализации

Таблица 2.3

Классификатор «Продано»

Наименование	Тип	Длина	Описание
Наименование	Строка	256	Наименование товара
Количество	Число	8.2	Количество реализованного товара
Выручка	Число	8.2	Выручка от реализованного товара
Прибыль	Число	8.2	Прибыль с реализованного товара
Код	Строка	20	Код товара

Таблица 2.4

Классификатор «Поставки»

Наименование	Тип	Длина	Описание
Наименование	Строка	256	Наименование товара
Количество	Число	8.2	Количество поступившего товара
Себестоимость	Число	8.2	Себестоимость товара
Дата	Дата		Дата поступления товара
Время	Время		Время поступления товара
Код	Строка	20	Код товара

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов. Все хозяйственные операции фиксируются в памяти ЭВМ и в специальном журнале регистрации первичных документов.

К условно-постоянной относится информация, использующаяся во многих циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени.

В связи с тем, что постоянная информация составляет до 75% общего объема информации, циркулирующей в системе управления фирмы, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы управления фирмой.

Созданием системы постоянной информации достигается централизация хранения данных, повышения их достоверности, устранение дублирования, сокращение объема работ по подготовке и вводу их в ЭВМ, что повышает эффективность использования постоянной информации.

Подробная характеристика информации, входящей в модель данных данного дипломного проекта представлена в табл. 2.5.

Таблица 2.5

Характеристика информации входящей в модель данных

Элемент информации	Место возникновения	Стадия обработки	Способ отображения	Стабильность	Функция управления
Код	Входная	Первичная	Текстовая	Переменная	Нормативно-справочная
Изготовитель	Входная	Первичная	Текстовая	Переменная	Нормативно-справочная
Дата реализации	Входная	Первичная	Текстовая	Переменная	Оперативная Нормативно-справочная
Цена покупки	Входная	Первичная	Текстовая	Переменная	Оперативная
Цена продажи	Внутренняя Выходная	Вторичная	Текстовая	Переменная	Оперативная
Количество прихода	Входная	Первичная	Текстовая	Переменная	Оперативная
Поступление	Внутренняя Выходная	Вторичная	Текстовая	Переменная	Оперативная
Заказ	Входная	Первичная	Текстовая	Переменная	Оперативная
Дата поступления	Входная	Первичная	Текстовая	Переменная	Оперативная
Текущая дата	Входная	Первичная	Текстовая	Переменная	Оперативная
Дата заказа	Входная	Первичная	Текстовая	Переменная	Оперативная
Заказчик	Внешняя Входная	Результативная	Текстовая	Переменная	Нормативно-справочная
ФИО	Внешняя Входная	Первичная	Текстовая	Переменная	Нормативно-справочная
Предприятие	Внешняя Входная	Первичная	Текстовая	Переменная	Нормативно-справочная
Телефон	Внешняя Входная	Первичная	Текстовая	Переменная	Нормативно-справочная
Адрес	Внешняя Входная	Первичная	Текстовая	Переменная	Нормативно-справочная
Сумма поступления	Внутренняя	Результативная	Текстовая	Переменная	Оперативная
Сумма заказа	Внутренняя	Результативная	Текстовая	Переменная	Оперативная
Наименование	Входная	Первичная	Текстовая	Переменная	Нормативно-справочная
Процент	Входная	Первичная	Текстовая	Постоянная	Оперативная Нормативно-справочная

2.1.4 Характеристика результатной информации

Результатом формирования данного программного продукта является формирования форм поступления и реализации товаров, а также форма хранения остатков на складе и форма накопления информации о реализованном товаре.

Форма для регистрации данных приведена на рис. 2, в данной форме хранится информация о каждом поступлении товара. При оприходовании первичных документов (Накладная, Счет-фактура) на вкладке Поставки создается соответствующая запись.

Форма хранения и накопления остатков представлена на рис. 3. При каждом проведении прихода на основании первичных документов на вкладке Хранилище происходит накопление данных обо всем имеющемся товаре на складе. При каждой реализации информация обновляется, и текущие остатки уменьшаются на количество реализованного товара. Таким образом, пользователь видит актуальные остатки по каждой позиции.

Форма регистрации заказов имеет вид, представленный на рис. 4. Записи на вкладке Заказы добавляются при каждом оформлении реализации товара.

Форма накопления информации о реализованной продукции приведена на рис. 5. Информация в данной форме обновляется при каждом оформлении реализации, т.е. пользователь в режиме реального времени может видеть выручку и прибыль по каждой отдельной позиции товара, а также в сумме по всему ассортименту.

Пример отчета приведен на рисунке 5.

2.2 Программное обеспечение задачи

2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Разработанная программа предназначается для контроля и учета поставок на предприятие. Данная система должна позволить автоматизировать процесс учета поставок и обрабатывать данные с большой скоростью.

Для простоты использования разрабатываемого программного обеспечения необходимо предусмотреть удобный пользовательский интерфейс.

Схема функционирования автоматизированной системы представлена на рисунке 7.

Из главной формы программы осуществляется доступ к файлу в котором хранятся данные, а также доступ к формам, позволяющим оформить поступление товара, а также его реализацию.

Для регистрации информации по поступлению товара используется форма «Добавление товара», для её вызова необходимо нажать на кнопку «Добавить товар» на вкладке Хранилище главной формы программы.

Для оформления заказа необходимо воспользоваться формой «Реализация», которую также можно вызвать с вкладки Хранилище главной формы программы, нажав на кнопку «Заказать».

информационный проектирование малый бизнес

2.2.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)

Структурная схема это совокупность элементарных звеньев объекта и связей между ними, один из видов графической модели. Под элементарным звеном понимают часть объекта, системы управления и т. д., которая реализует элементарную функцию.

Элементарные звенья изображаются прямоугольниками, а связи между ними сплошными линиями со стрелками, показывающими направление действия звена. Иногда в поле прямоугольника вписывают математическое выражение закона преобразования сигнала в звене, в этом случае схему иногда называют алгоритмичной.

В схемотехнике вместе со структурной различают также принципиальную и функциональную схему. Среди всех этих схем структурная наименее детализирована.

Она предназначена для отражения общей структуры устройства, то есть его основных блоков, узлов, частей и главных связей между ними. Из структурной схемы должно быть понятно, зачем нужно данное устройство и что оно делает в основных режимах работы, как взаимодействуют его части. Обозначение структурной схемы могут быть достаточно свободными, хотя некоторые общепринятые правила всё же лучше выполнять

Алгоритм реализации программного продукта «Учет поставок и реализации» представлен на рис. 9.

2.2.3 Описание программных модулей

Модуль в программировании представляет собой функционально законченный фрагмент программы, оформленный в виде отдельного файла с исходным кодом или поименованной непрерывной его части, предназначенный для использования в других программах. Модули позволяют разбивать сложные задачи на более мелкие, в соответствии с принципом модульности. Обычно проектируются таким образом, чтобы предоставлять программистам удобный для многократного использования функционал (интерфейс) в виде набора функций, классов, констант. Модули могут объединяться в пакеты и, далее, в библиотеки.

В данной программе используются четыре формы:

? Form1: Главная форма (форма приложения);

? Form2: Форма для добавления товара на склад;

? Form3: Форма для создания заказа;

? AboutBox: Форма информации о программе.

2.2.4 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов

Разрабатываемое приложение содержит следующие программные модули:

- Unit1.pas модуль главной формы приложения

- Unit2.pas модуль формы «Добавление товара»

- Unit3.pas модуль формы «Реализация»

- Unit4.pas модуль формы о программе

Схема взаимосвязи данных модулей представлена на рис. 10

2.3 Технологическое обеспечение задачи

Для учета поступления товара используются накладные и счета-фактуры, на основе данных документов заполняется форма «Добавление товара». Чтобы поставить товар на приход необходимо на вкладке Хранилище главной формы программы нажать кнопку «Добавить товар», затем заполнить форму для каждой позиции товара в накладной (счет-фактуре). Данные действия приведут к изменению информации в таблицах Поставки и Хранилище.

Реализация товара оформляется на основе информации в таблице Хранилище, при наличии необходимого товара для отгрузки заполняется форма «Реализация», которую можно вызвать с главной формы программы с вкладки Хранилище, нажав на кнопку «Заказать». При проведении реализации изменяются данные в таблицах Хранилище, Заказы и Продано.

На основе текущих данных всех таблиц можно формировать ежемесячный отчет, который сохраняется в файл Еxcel, что позволяет обрабатывать и анализировать данные, используя возможности Microsoft Office Excel, такие как сводные таблицы, диаграммы и другие.

Схема обработки информации при использовании приложения «Учёт поставок и реализации» приведена на рисунке 11.

Таким образом, информационная система позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Так как раньше документы выписывались в ручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры это занимало много времени. Автоматизация позволит значительно сократить время. Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной форме автоматически укажутся все необходимые реквизиты в соответствии с установленной формой печати документов.

Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система. При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет известен документ, в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу. За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей. Создание собственной автоматизированной системы позволит учесть все особенности, т.е. разрабатывается только то, что нужно, и как нужно.

2.4 Проектирование системы учета с использованием CASE - средств

Для начала мы создаем новую модель, и выбираем Business Process (IDEF0). У нас появился пустой прямоугольник контекстного действия, который мы называем «Поступление и реализация товарной продукции».

Далее нам необходимо нарисовать входные и управляющие стрелки, выходные и стрелки механизма. Для рисования входной стрелки, мы нажимаем на панели инструментов «рисование стрелки», нажимаем на левую границу диаграммы и на левое ребро контекстного действия и называем стрелку «Ценообразование».

Для того, чтобы нарисовать управляющую стрелку, мы действуем по аналогии с рисованием входной стрелки нажимаем на верхнюю часть диаграммы и на верхнее ребро контекстной диаграммы. Стрелки называем «Оплата поставщику» и «Поступление товара на склад». (рис. 12).

Следующим шагом будет создание диаграммы декомпозиции. Нажимаем на кнопку декомпозиции на панели управления, появится диалоговое окно Activity Box Count. Выбираем количество действий 4, и выбираем IDEF0.

Появится новая диаграмма с 4 новыми прямоугольниками действий, каждый из которых имеет номер в нижнем правом углу. Граничные стрелки перешли из родительской диаграммы. Далее мы соединяем входными, управляющими, выходными стрелками и стрелки механизма с действиями:

Диаграмма третьего уровня

Создаем новую модель типа Dataflow (DFD). В прямоугольнике контекстного действия пишем название: Реализация товара.

После этого создаем внешние ссылки Склад и Покупатель. Далее связываем стрелками контекстное действие и ссылки: Со Склада выходят стрелки Упаковка товара и Установка цен в Реализацию, и стрелки Бронь товара и Порча товара обратно в Склад из контекстного действия Реализация. После этого выводим стрелка из Реализации к Покупателю: Покупка товара, и обратно Оплата товара.

После этого создаем Диаграмму декомпозиции. Нажимаем кнопку декомпозиции на панели управления. Выбираем DFD и устанавливаем количество действий 3. Обратим внимание, что граничные стрелки перешли из родительской диаграммы.

Именуем контекстные действия: Вынос в магазин, Выбор покупателя, Покупка. Соединяем стрелками контекстные действия.

Создаем новую модель типа Workflow (IDEF3). Именуем контекстное действие как Выбор поставщика. На данном этапе, магазин выбирает, к какому поставщику лучше обратиться и у кого лучше заказать товар. Рисуем стрелки: Поставщики (от левого края до левого края диаграммы), Заказ товара (от правого края диаграммы, к правому краю модели).

В результате у нас получилась модель такого вида:

Далее мы создаем диаграмму декомпозиции. Нажимаем кнопку декомпозиции на панели управления, и выбираем IDEF3. Выбираем 5 действий. Именуем каждое действие: Поставщик 1, Поставщик 2, Поставщик 3, Заказ Продукции, Получение.

Далее рисуем стрелки: От Поставщик 1 и Поставщик 2 стрелки заказ товара (молоко и хлеб в нашем случае), От Заказ Продукции стрелки Оплата Поставщикам 1 и 2, Однако 3 Поставщику мы отказали об этом мы его и оповещаем. Из действия Заказ Продукции стрелочка Отправление заказа в Действие Получение.

Таким образом, поставленная задача - проектирование системы учета с использованием CASE средств выполнена.

Заключение

Создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности. Без современных систем обработки данных трудно представить сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело, функционирование средств массовой информации, проведение крупных спортивных состязаний. Значительно расширило сферу применения систем обработки данных появление персональных компьютеров.

Одним из наиболее распространенных классов систем обработки данных являются информационные системы. Хотя на уровне здравого смысла назначение таких систем понятно каждому, для серьезного обсуждения технологий современных информационных систем необходимо более четко определить, в чем заключаются их специфические особенности, чем они отличаются от других систем обработки данных, какие функции они могут выполнять, какими ресурсами они располагают.

Любой разумный вид деятельности основывается на информации о свойствах состояния и поведения той части реального мира, с которой связана эта деятельность. Для получения такой информации во многих случаях необходимо регулярно через некоторые интервалы времени проводить натурные измерения (или наблюдения), позволяющие определять характеристики состояния сущностей реального мира и протекающих процессов, соответствующие моментам времени, когда эти измерения производятся.

В других случаях удается воспользоваться «материализованной» информацией, содержащейся в различного рода бумажных документах, отчетах или публикациях, которые также выступают как часть реальности. Требуемую информацию можно извлечь из них путем своего рода «наблюдения».

Однако некоторые натурные измерения или наблюдения могут оказаться неосуществимыми в отведенное для них время в связи с большой трудоемкостью, высокой стоимостью, недоступностью объекта измерения (наблюдения) и по другим причинам.

Значительно сократить объем необходимых натурных измерений позволяет компьютерное моделирование реальности. Если компьютерная модель адекватно (относительно информационных потребностей пользователей) отражает состояние и динамику реальности, то многие необходимые сведения можно получать с помощью такой модели, избегая тем самым натурных измерений, с существенно меньшими затратами времени, а возможно, и при более низкой стоимости. Именно для поддержки таких моделей служит специальный класс систем обработки данных - автоматизированные информационные системы (АИС).

Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы современных малых предприятий, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного учета.

Список использованных источников

1. Аниськова О.Г., Пигунова О.В. Стратегия коммерческой деятельности предприятия розничной торговли. М.: Издательско-книготорговый центр Маркетинг, 2008. 425 с.

2. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учеб. для вузов М.: Финансы и статистика, 2006. 544 с.

3. Гагарина Л.Г. Кокорева Е.В., Виснадул Б.Д. Технология разработки программного обеспечения. М.: Форум, 2008. 400 с.

4. Исаенко Е.В. Методические рекомендации по организации и методике выполнения курсовой работы. Белгород: Изд-во БУПК, 1999. 29 с.

5. Калянов Г.Н. CASE-технологии. Консалтинг в автоматизации бизнес-процессов. 3-е изд. М.: Горячая линия Телеком, 2012. 320 с.

6. Маклаков С. В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. М: ДИАЛОГ-МИФИ, 2010 256 с.

7. Малков О.Б. Проектирование экономических информационных систем: Учебное пособие для выполнения курсовой работы. Омск: Изд-во ОмГТУ, 2009. 88 с.

8. Малков О.Б., Белимова Е.В. Проектирование баз данных с использованием CASE-технологии: Методические указания. Омск, 2009.

9. Маклаков С. В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. М.: Диалог-МИФИ, 2009.

10. Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с BPwin 4.0.М.: Диалог-МИФИ, 2012.

11. Нешвеев В.В. Прикладная информатика в экономике. Методические указания по выполнению выпускной квалификационной работы. Белгород: Изд-во БУПК, 2005. 59 с.

12. Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под ред. Ю.Ф. Тельнова. М.: Финансы и статистика, 2011. 512 с.

13. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник. М.: Финансы и статистика, 2005. 512 с.

Размещено на Allbest.ru

...