Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

І. Вступ

ІІ. Технологічна частина

2.1 Огляд середовища Power Point

2.2 Створення презентації

2.3 Створення власної презентації на основі порожньої

2.4 Вставлення таблиць і діаграм

2.5 Організаційні діаграми

2.6 Вставлення рисунків

2.7 Вставлення звуків і фільмів

2.7 Вставлення звуків і фільмів

2.8 Ефекти анімації

2.9 Підготовка до демонстрації

2.10 Демонстрація слайдів

2.11 Друкування і розповсюдження презентацій

IV. Охорона праці

Висновок

Література



І. Вступ

Виступи перед аудиторією здавна були важливою і непростою галуззю розумової праці. Кожен оратор знає, яку велику допомогу можуть надати всілякі наочні посібники, що ілюструють матеріал, стимулюють увагу і зацікавленість аудиторії, полегшують орієнтацію у складних проблемах. З появою персональних комп'ютерів виникли спеціальні засоби підготовки презентацій, якими можна оснастити виступ.

До складу популярного програмного комплекту Mіcrosoft Offіce входить спеціальний засіб підготовки візуального супроводу будь-яких доповідей - програма Power Poіnt. За її допомогою ми можемо підготувати до виступу слайди, які потім можна надрукувати на прозорих плівках (прозрачках), папері, або просто демонструвати на екрані комп'ютера. Можна також створити конспект доповіді та матеріал для роздачі слухачам. Для того, хто вже оволодів текстовим редактором Word, освоєння Power Poіnt не лише буде легким і приємним, а сприятиме також розширенню умінь і можливостей.

Power Poіnt створює файл презентацій, що містить набір слайдів і має розширення імені pps, ppt, або експортований у інші, більш зручні для конкретних випадків графічні формати wmf, gif тощо. Програма надає шаблони з різним оформленням; у них передбачені місця, куди ми можемо вставити свій текст, графіку, таблиці й діаграми. Можна змінити художнє оформлення будь-якого шаблону презентації, вибравши дизайн на свій смак.

При цьому зміниться тільки зовнішній вигляд, а не зміст. Якщо ж ми маємо досить часу й почуваємо в собі здатності дизайнера, можемо почати роботу "з нуля" - в Power Poіnt для цього є всі засоби.

Перш за все перед створенням презентації слід сформулювати тему, план і тези. Якщо текст з ілюстраціями вже заготовлені в інших програмах, то їх можна швидко й просто перенести у Power Poіnt, упорядкувавши для виступу.

Основні можливості систем опрацювання комп'ютерних презентацій:

- включення до слайдів презентації текстів, графічних зображень, відео- і звукових об'єктів;

- редагування та форматування об'єктів презентації;

- використання шаблонів і стилів оформлення слайдів;

- застосування ефектів анімації до об'єктів презентації;

- налаштування послідовності та тривалості відтворення об'єктів;

- налаштування режимів демонстрації слайдів на екрані монітора або з використанням мультимедійного проектора;

- демонстрація створеної презентації;

- підготовка до друку слайдів презентації на принтері;

- збереження презентації у файлах різних форматів для відтворення з використанням різних програмних продуктів;

- включення до файлів презентацій засобів відтворення презентації для демонстрації її на комп'ютері, на якому не встановлена жодна система опрацювання презентацій, та ін.

Ідея створення спеціальної програми для підготовки презентаційних матеріалів з використанням комп'ютера належить американському вченому Роберту Гаскінсу. Він у 1984 році запропонував концепцію такої програми. Протягом наступних трьох років у співавторстві з Денісом Остіном і Томом Рудкіним для комп'ютера Apple Macintosh була розроблена програма Presenter. На завершальному етапі розробки цю назву змінили на PowerPoint. У 1987 році програма була куплена корпорацією Microsoft. Перша програма призначалася для підготовки чорно-білих прозорих плівок.

Знайомство з системою опрацювання слайдових презентацій Microsoft Office PowerPoint.

Програма PowerPoint - це програма за допомогою якої можна створити презентацію, яка матиме той вигляд який користувач задасть сам. Можна вставити до презентації: малюнки, графіку, різне написання тексту, надати колір тексту, змінити фон презентації, надати вашій презентації різних ефектних анімацій та інше.

Зараз ця програма дуже популярна серед підприємців, бізнесменів та інше. Можна до вашого слайду також вставити таблицю Excel. Крім вставки таблиць можна також вставити діаграму із різною графічною основою.

За допомогою програми PowerPoint можна розпечатати презентацію яку ви створили у вигляді докладу. Розпечатати можна окремі слайди, у вигляді роздаточного матеріалу для слухачів, можна розпечатати слайди із примітками або саму структуру презентації. Такі можливості презентації в основному обирають підприємці, банкіри і інше.

Настройка слайдів має велике значення у презентації. Настроїти слайди можна за часом або за вказівкою користувача, тобто за клацанням мишки.

Якщо необхідно поміняти слайди місцями, то це можна зробити за допомогою режиму "Сортировщик слайдов". У цьому режимі можна за допомогою миші, клацаючи нею по необхідному слайдові, Змінити розміщення слайду.

power point презентація анімація



ІІ. Технологічна частина

2.1 Огляд середовища Power Point

Power Point; є складовою частиною Microsoft Office, тому він має риси, спільні з іншими додатками Office. Наприклад, запустити Power Point; можна так само, як і будь-який інший додаток - або через меню Пуск/Все программы/ Microsoft Office/Microsoft Office/Power Point 2003 або за допомогою панелі Office, або подвійним клацанням на його ярлику чи підготовленій раніше презентації.

Power Point використовується для створення презентації та її показу.

В режимах підготовки презентації (звичайному, структури, слайдів і сортувальника) вікно Power Point; за структурою нагадує вікна інших додатків, тобто має рядок заголовка, рядок меню, панелі інструментів, робочу ділянку і рядок стану. Особливістю вікна Power Point у цих режимах є те, що зліва від горизонтальної смуги прокручування є кнопки режимів перегляду слайдів (рис.2.1).

Рис. 2.1. Вигляд вікна Power Point

Ці кнопки дублюють відповідні команди меню Вид і схожі на аналогічні кнопки Word. У режимі показу слайдів вікно займає весь екран, і в ньому можна переглянути тільки один слайд.

Power Point має кілька режимів роботи.

Звичайний режим. У цьому режимі робоча ділянка вікна Power Point складається з ділянок слайда, структури і нотаток (рис. 2.2). Розміри кожної з них можна змінювати. На ділянці структури відображаються номер, назва слайда i текст, що міститься в ньому.

Натиснувши на кнопку зліва від номера, можна зразу ж перейти до роботи з відповідним слайдом, який з'являється на ділянці слайда. Сюди можна вставляти також рисунки, фільми, звуки, ефекти анімації й гiперпосилання. Текст вводиться і до ділянки структури, і до ділянки слайда.

Рис. 2.2. Вікно Power Point 2003 у звичайному режимі

Режим структури. У цьому режимі перевага надається ділянці структури. Інші ділянки подаються у зменшеному вигляді. Тому його використовують, щоб ознайомитися зі структурою всієї презентації і, при потребі, змінити її (шляхом переміщення розділів, їх вилучення, редагування тексту тощо).

Режим слайдів займає всю робочу ділянку. Використовується для створення і зміни поточного слайда.

Режим сортувальника. Тут на робочій ділянці Power Point відображається вся презентація (рис.2.3).

Рис.2.3. Вікно Power Point 2003 у режимі сортувальника

Причому кожний слайд виводиться в зменшеному вигляді. Ось чому його використовують для перегляду послідовності, у якій розташовано слайди в презентації, а також щоб перейти до роботи з певним слайдом. Для цього досить двічі клацнути на ньому. У режимі сортувальника зручно переміщати окремий слайд на інше місце презентації, перетягуючи його мишею. Тут також є змога додавати нові слайди перед виділеним або видаляти виділений слайд, натиснувши клавішу <Delete>. На етапі підготовки демонстрації цей режим використовується, щоб задати інтервали часу для показу кожного слайда й встановити анімаційні ефекти при переході від одного слайда до іншого.

Режим показу слайдів призначений для демонстрації презентації. У ньому кожний слайд виводиться на весь екран.

Використовуючи кнопки можна перемикати процес з одного режиму в інший як під час підготовки, так і під час демонстрації слайдів, а також при внесенні і зміні нотаток. Оскільки в режимі показу слайдів поточним слайдом зайнято весь екран, то вийти з нього можна, натиснувши клавішу <Esc> або обравши відповідну команду з контекстного меню, що викликається клацанням правою клавішею миші на будь-якому місці слайда.

Завершують роботу в Power Point, закриваючи його вікно.

2.2 Створення презентації

Після того як визначено тему презентації, намічено її основні питання, а також підібрано матеріал для їх розкриття (текст, рисунки, діаграми тощо), можна переходити до етапу створення презентації. Після запуску Power Point 2003; з'являється діалогове вікно, у якому для цього пропонується вибрати один із таких способів:

- використовуючи Майстер автозмісту;

- на основі шаблону презентації;

- на основі порожньої презентації.

Рис. 2.4. Вибір способу створення презентації

Майстер автозмісту автоматизує перехід від одного етапу створення презентації до наступного з такого списку:

1) вид презентації;

2) стиль презентації;

3) параметри презентації.

Рис. 2.5. Вибір способу створення презентації

При його запуску спочатку потрібно вибрати вид презентації зі списку «Всі», «Загальні», «Службові», «Проекти», «Ділові», а також підвид (шаблон) усередині обраного виду (наприклад, у виді «Службові» є шаблони «Загальна доповідь», «Навчальний курс», «Диплом» та ін.).

Рис.2.6. Вибір виду та способу демонстрування презентації

Після вибору виду презентації на другому кроці вказують спосіб її подання (демонстрації):

- загальна доповідь;

- навчальний курс;

- диплом; і т.д.

На третьому етапі визначають формат демонстрування.

Рис. 2.7. Вибір виду та способу демонстрування презентації

Перший спосіб подання може мати 5 варіантів вигляду:

- презентація на екрані;

- презентація в Інтернеті;

- чорно-білі прозорі плівки;

- кольорові прозорі плівки;

- 35-міліметрові слайди.

На четвертому етапі вводять додаткові дані для титульного слайда:

- заголовок презентації;

- ім'я автора;

- інші дані (наприклад, назву підрозділу).

Рис.2.8. Введення даних для титульного слайду

Якщо на другому етапі обрали другий спосіб подання презентації (Інтернет, кіоск), то третій етап пропускають, а на четвертому вказують: на кожній сторінці текст авторських прав; дату останньої зміни; адресу E-mail.

Рис.2.9. Слайд, створений за допомогою Майстра автозмісту

Далі стандартний шаблон корегують, замінюючи подані там дані.

Якщо презентацію створюють на основі певного шаблону, то у вкладці «Презентацій» вибирають потрібний його вид, який потім заповнюють необхідними даними. При виборі слід звернути увагу на те, що багато шаблонів мають дві версії - стандартну та інтерактивну. Перша прийнятна для доповіді, наради або видавання; друга - для Web-сторінки в Інтернеті.

Отже, під час створення презентації на основі шаблону автоматизованими є тільки перший і другий кроки Майстра. Всі інші виконуються у вільному режимі.

Ще більшу свободу користувач має при виборі шаблону презентації з вкладки «Шаблон оформлення», у якій є тільки шаблони зовнішнього вигляду презентації, створені професійними дизайнерами. Зміст, послідовність показу слайдів і т.ін. автор визначає самостійно.

Рис. 2.10. Слайд, створений за допомогою Шаблону оформлення

Найбільший творчий розмах користувач може проявити, віддавши перевагу третьому способу - на основі порожньої презентації. Для кожного слайду тут потрібно спочатку вибрати авторозмітку слайду (тобто вирішити, з яких місцезаповнювачів він складатиметься), потім наповнити його демонстраційним матеріалом і, нарешті, підібрати потрібне оформлення (фоновий малюнок, колірну гаму, вид шрифту тощо). Як правило, спочатку

- створюють декілька слайдів,

- заповнюють їх даними,

- підбирають відповідне оформлення, а потім на його тлі продовжують створення презентації. Такий підхід вимагає найбільшого професіоналізму в роботі.

2.3 Створення власної презентації на основі порожньої

Для початку роботи над новою презентацією потрібно:

- запустити на виконання Power Point, наприклад через меню Пуск;

- у першому діалоговому вікні Power Point; вибрати альтернативний перемикач «Новая презентация»;

- у діалоговому вікні «Разметка слайда» (рис. 2.11) вибрати потрібний варіант авторозмітки першого слайда, тобто той вид макета слайда, що містить потрібні місцезаповнювачі (бажано почати з титульного слайда);

- ввести інформацію до місцезаповнювачів першого слайда.

Рис. 2.11. Слайд, створений за допомогою перемикача Нова презентація

Працюючи з окремим слайдом, можна змінювати не тільки склад місцезаповнювачів, а й їх розміри і положення. Розміри змінюють переміщенням маркерів слайда. Щоб змінити його положення, досить виділити мишею місцезаповнювач і перетягнути його на інше місце.

Для видалення виділеного місцезаповнювача потрібно натиснути клавішу <Delete>. При цьому у ньому не повинно бути курсора введення. Якщо місцезаповнювач повинен містити текст, то його вводять вручну або використовуючи готовий текст, що є частиною документа Word. Перед початком введення потрібно вручну виділити місцезаповнювач. Слід пам'ятати: параметри шрифту (вид і розмір) будуть такими, які встановлені для даного місцезаповнювача за замовчуванням.

Перехід на новий рядок у межах місцезаповнювача відбувається автоматично після закінчення поточного рядка. Натискання клавіші <Enter> дає змогу перейти до нового абзацу. Якщо ж місцезаповнювач є маркованим списком, то при натисканні клавіші <Enter> починається новий пункт цього абзацу. Отже, ручне введення тексту до місцезаповнювача нічим не відрізняється від заповнення сто-рінки в Word. Засоби форматування тексту Power Point, також аналогічні засобам Word.

Якщо необхідно скопіювати якийсь фрагмент тексту з Word у місцезаповнювач слайда, то потрібно:

- виділити фрагмент тексту в документі Word і на стандартній панелі інструментів натиснути кнопку «Копировать», щоб фрагмент попередньо скопіювати в буфер обміну;

- перейти в Power Point, і виділити місцезаповнювач, у який слід скопіювати фрагмент;

- у меню Правка Power Point; вибрати команду Специальная вставка;

- у діалоговому вікні «Специальная вставка» установити альтернативний перемикач «Вставить» і зі списку «Как:» вибрати елемент «Неформатированный текст».

Рис. 2.12. Фрагмент тексту з Word вставлений у місцезаповнювач слайда

Якщо ж у вікні Power Point скористатися просто командою Вставить, то з буфера буде вставлено фрагмент тексту з форматом шрифту, який мав вихідний текст Word, а він не завжди збігається з форматом, установленим у Power Point;.

2.4 Вставлення таблиць і діаграм

Подання інформації у вигляді таблиці дає змогу спростити її пошук і аналіз. Тому в презентаціях Power Point, таблиці використовують часто. Вони бувають трьох видів:

1) таблиці Word - для текстових та числових вихідних даних (наприклад, таблиці цін товарів);

2) таблиці Excel - для вихідних даних і даних розрахунків, а також у тих випадках, коли за даними будують діаграми;

3) таблиці Access - коли дані вибирають із декількох взаємозалежних таблиць.

Перші два види таблиць копіюють у Power Point; із додатків, у яких вони створені (Word або Excel), через буфер обміну. Для цього в Power Point досить натиснути кнопку «Вставить» на стандартній панелі інструментів.

Перед вставленням таблиць із Access (форм, запитів, звітів) необхідно звернути увагу на те, що за замовчуванням у цьому додатку встановлено системний шрифт MS Sans Serif, що не підтримує кирилиці. Тому перед копіюванням таблиці в Power Point потрібно установити в Access шрифт, що має символи кирилиці. Для цього слід:

- у меню Сервис вибрати команду Параметри;

- у діалоговому вікні «Параметри» вибрати вкладку «Режим таблицы»;

- у групі «Шрифт по умолчанию» у списку «Шрифт» вибрати потрібний вид шрифту, наприклад Times New Roman Cyr.

Після встановлення шрифту копіювання таблиць із Access у Power Point; здійснюється аналогічно Word і Excel.

Access має засоби безпосереднього копіювання даних у Word і Excel. Це команди Сервис-Связи с Office-Публикация в MS Word і Сервис-Связи с Office -Анализ в MS Excel, відповідно.

Скориставшись однією з них, дані можна скопіювати в Word або Excel, там їх відредагувати, а потім вже скопіювати назад - у Power Point.

У самому Power Point є також засоби створення таблиць із самого початку. Наприклад, при створенні слайда можна вибрати розмітку «Таблица» (рис. 2.13).

Рис. 2.13. Фрагмент тексту з Word вставлений у місцезаповнювач слайда

У цьому випадку будується таблиця Word . Але оскільки, з одного боку, засоби побудови таблиць у Power Point; бідніші за аналогічні засоби Word, а з іншого, презентація, як правило, є фіналом робіт, виконаних у Word або Excel, то в Power Point; рідко будують таблиці із самого початку. Частіше їх копіюють із інших додатків.

Сказане стосується і діаграм, якими послуговуються для візуалізації табличних даних. У Power Point; наявні три види розміток, у яких є місцезаповнювачі з діаграмами. Але в кожному з них використовується додаток Microsoft Graph, що за своїми інструментальними засобами поступається засобам ділової графіки Excel. Тому діаграми зазвичай готують в Excel, а потім через буфер обміну їх уже копіюють у Power Point.

2.5 Організаційні діаграми

Для зображення ієрархічної залежності між окремими елементами системи (наприклад, структури управління підприємством, адміністративної системи управління державою, складного завдання тощо) у презентаціях використовують організаційні діаграми (ОД).

Рис. 2.14. Вікно Microsoft Organization Chart iз макетом діаграми

Усі дії під час створення і редагування ОД виконують на робочій ділянці. Найчастіше використовують команди, подані кнопками на панелі інструментів.

Тут є три групи кнопок:

- інструменти загального призначення (для виділення, редагування і перегляду об'єктів);

- інструменти рамок (для створення рамок у діаграмі, що відображають кожний елемент ієрархії - підлеглий, співробітник зліва, співробітник справа, керівник, помічник);

- інструменти рисування (для побудови ліній і прямокутників).

Рис. 2.15. Слайд з організаційною діаграмою

Для введення потрібного тексту досить клацнути на рамці, а потім - на потрібному полі і після того, як з'явиться курсор, записати необхідне.

Щоб додати нову рамку, на панелі інструментів слід натиснути кнопку із її зображенням і клацнути на діаграмі ту рамку, до якої приєднується нова. Для видалення зайвої рамки достатньо клацнути на ній і натиснути клавішу <Delete>.

2.6 Вставлення рисунків

Рисунки в бізнес-презентаціях використовують у двох випадках:

- для демонстрації зовнішнього вигляду зразка виробу, будинку, карти тощо;

- для додання емоційного забарвлення самій презентації (щоб привернути увагу, зняти напругу і т. ін.).

У першому випадку застосовують рисунки, креслення, ескізи, фотографії, що підготовлені фахівцями з конкретної предметної галузі й зберігаються в графічних файлах фірми.

У другому - рисунки, що входять до стандартних засобів постачання додатків Microsoft Clip Galery, CoralDRAW, AutoCAD і т.ін. або зберігаються на різних Web-сторінках в Інтернеті (рис. 2.16).

Рис. 2.16. Вікно iз рисунками з Microsoft Clip Galery

Для вставлення рисунка з файла потрібно з меню Вставка вибрати команду Рисунок-Из файла й за допомогою діалогового вікна «Добавить рисунок» відшукати потрібний файл. Вставивши рисунок, його можна відформатувати - змінити масштаб, обрізати, змінити контрастність, яскравість тощо.

Щоб додати рисунок із колекції Microsoft Clip Galery, слід створити слайд із графічним місцезаповнювачем і потім двічі клацнути на ньому. При цьому з'являється вікно додатка Microsoft Clip Galery. За його допомогою можна вставити будь-яке зображення з цієї колекції кліпів. Тут також є змога використовувати нові малюнки з папок на даному комп'ютері та ілюстрації, що зберігаються на інших комп'ютерах в Інтернеті.

Рис. 2.17. Слайд із рисунком iз Microsoft Clip Galery

2.7 Вставлення звуків і фільмів

Крім рисунків Clip Galery, можна також працювати з такими видами кліпів, як звуки і фільми, кожний із яких розміщений в окремій вкладці.

До колекції кліпів входять файли двох типів:

1. вихідні файли кліпів (містять власне кліпи)

2. каталоги кліпів (зберігають інформацію про властивості кліпів).

Із властивостями будь-якого кліпа можна ознайомитися, клацнувши на його значку правою клавішею миші й обравши з контекстного меню пункт Свойства. Задають властивості кліпа при доданні його до колекції з інших джерел (компакт-дисків, Інтернету).

Звуковий супровід відноситься не до якогось конкретного місцезаповнювача, а до всього слайда. Щоб вставити звук із колекції Clip Galery у слайд, потрібно з меню Вставка активізувати команду Фильмы и звук-Звук из колекции і у вікні Clip Galery у вкладці «Звуки» вибрати бажаний кліп.

Якщо є бажання вставити звук із файла, що не входить до складу Clip Galery (компакт або жорсткий диск на власному або якому-небудь іншому комп'ютері мережі), то треба скористатися командою Вставка-Фильмы и звук-Звук из файла.

Рис. 2.18. Слайд із рисунком iз Microsoft Clip Galery та звуком

Power Point 2003 дає змогу самостійно записати мовний супровід слайда. Але тоді комп'ютер повинен мати звукову карту, мікрофон і колонки. Для записування звукового супроводу потрібно:

- перейти до слайда, у який його буде записано;

- у меню Вставка вибрати команду Фильмы й звук- Записать звук;

- для початку записування натиснути кнопку «Запись»;

- після завершення записування натиснути кнопку «Остановить»;

- до поля «Название» ввести назву супроводу і натиснути кнопку «ОК».

На слайді з'являється значок, який натискують для відтворення звуку під час демонстрації.

Якщо на час чергової презентації мовний супровід потрібно відключити, слід активізувати команду Показ слайдов-Настройка презентации і в діалоговому вікні «Настройка презентации» ввімкнути індикативний перемикач «Без речевого сопровождения».

Рис. 2.19. Слайд із рисунком iз Microsoft Clip Galery та звуком

Вставляють фільми у слайд подібним чином. Якщо це фільм із колекції кліпів Clip Galery, активізують команду Вставка-Фильмы й звук-Фильм из колекции, для інших джерел - команду Фильмы и звук-Фильм из фай-ла. Після вставлення фільму розмір зображення можна змінити.

2.8 Ефекти анімації

Для пожвавлення сприйняття презентаційного матеріалу іноді використовують анімаційні засоби, що при переході від поточного слайда до наступного створюють ілю-зію руху як окремих елементів слайда, так і послідовності цілих слайдів.

Анімацію окремих елементів слайда встановлюють у режимі слайдів, а послідовності - у режимі сортувальника слайдів.

Щоб задати ефекти анімації для окремих елементів слайда, потрібно:

- виділити на слайді перший елемент, для якого застосовується анімація;

- натиснути кнопку «Эффекты анимации» на панелі інструментів форматування;

- на панелі інструментів «Эффекты анимации» натиснути кнопку, що відповідає потрібному ефекту;

- переглянути в зменшеному вигляді обраний ефект, натиснувши кнопку «Просмотр анимации», що знаходиться в нижній частині панелі «Эффекты анимации». Потім, при потребі, активізувати кнопку «Настройка анимации» і зробити необхідні виправлення;

- виділити наступний елемент слайда і повторити п.п. 2-4;

- для перегляду отриманих ефектів у повноекранному форматі перейти у режим показу слайдів, натиснувши відповідну кнопку в лівому нижньому куті робочої ділянки вікна Power Point;.

Послідовність дій для створення анімаційних ефектів при переході від одного слайда до іншого така:

- встановити режим сортувальника слайдів, натиснувши відповідну кнопку в лівому нижньому куті робочої ділянки Power Point;

- задати послідовність слайдів, клацнувши мишею спочатку на першому, а потім при натиснутій клавіші <Shift> - на останньому з них;

- у меню Показ слайдов вибрати команду Смена слайдов;

- у діалоговому вікні «Смена слайдов» у рамці «Эффект» вибрати в списку, що розкривається, відповідний ефект і активізувати кнопку «Применить»

Ефекти анімації є сильним засобом психологічного впливу, тому надмірне їх застосування може призвести до зворотного ефекту. Наприклад, якщо передбачається переглянути слайди декілька разів, варто утримуватися від використання анімаційних ефектів, оскільки у даному випадку це може дратувати аудиторію.

2.9 Підготовка до демонстрації

Після того як презентацію створено, потрібно її настроїти і провести репетицію. Спочатку слід визначити, в якому вигляді буде здійснюватися перехід від одного слайду до іншого та які саме слайди увійдуть до складу демонстрації, що готується. Якщо зміна слайдів відбуватиметься в автоматичному режимі, то варто задати час показу кожного слайда.

Коли комп'ютер не використовуватиметься, то потрібно попередньо записати вміст слайдів на відповідний носій інформації (папір, 35-міліметрові слайди, прозорі плівки).

2.10 Демонстрація слайдів

Є кілька способів запуску показу слайдів:

- запуск презентації в Power Point;

- запуск презентації з робочого столу;

- запуск файлу показу слайдів;

- запуск довільної презентації.

Якщо в Power Point завантажено потрібну презентацію, то розпочати її показ можна одним із таких способів:

- натиснути кнопку «Показ слайдов» у лівому нижньому куті вікна Power Point;

- у меню Показ слайдов вибрати команду Начать показ;

- у меню Вид вибрати команду Показ слайдов;

- натиснути клавішу <F5>.

Запуск презентації з Power Point; дає змогу після зупинки або завершення показу слайдів вносити в них зміни.

Якщо не передбачається ніяких змін, то простіше здійснити запуск із робочого столу. Для цього потрібно:

- створити ярлик презентації;

- клацнути правою клавішею миші на значку презентації і з контекстного меню вибрати команду Показать.

У цьому випадку після завершення показу відновлюється робочий стіл.

Ще простіше запустити показ слайдів, якщо попередньо підготувати файл показу слайдів. На відміну від файла презентації, що має розширення .ppt, він має розширення .pps. Для запуску показу слайдів у цьому випадку потрібно:

- у меню Файл вибрати команду Сохранить как;

- у діалоговому вікні «Сохранение документа» зі списку «Тип файла» вибрати «Демонстрация Power Point» і натиснути кнопку «Сохранить»;

- для файла показу слайдів, що з'явився в папці, створити на робочому столі ярлик;

- двічі клацнути на ярлику файла показу слайдів.

При використанні файла показу слайдів демонструвати презентацію можна на комп'ютерах, де не встановлено Power Point. Цей вид файлів часто використовується для показу слайдів в автоматичному режимі при вмиканні комп'ютера (на виставкових стендах, рекламних щитах, кіосках). Для цього потрібно помістити ярлик файла в папку автозавантаження Windows у такий спосіб:

- на панелі задач натиснути кнопку «Пуск»;

- установити покажчик миші на пункті Программы- Автозагрузка і клацнути правою клавішею миші;

- у контекстному меню вибрати команду Открыть;

- скопіювати або перемістити створений раніше яр-лик файла показу слайдів у відкриту папку Автозагрузка;

- закрити вікно папки Автозагрузка.

Для запуску довільної презентації, що містить не всі слайди презентації, потрібно:

- у меню Показ слайдов вибрати команду Произвольный показ;

- у діалоговому вікні «Произвольный показ» вибрати назву потрібної демонстрації й натиснути кнопку «Показать».

2.11 Друкування і розповсюдження презентацій

Друкований варіант презентації має свою перевагу - незалежність від комп'ютера, але і недоліки досить суттєві - неможливість відобразити електронні ефекти. Тому презентації переважно створюються для демонстрації на комп'ютері (або проекційному екрані) і досить рідко потрапляють на папір. Але трапляються вицадки, коли перед демон¬страцією необхідно розповсюдити матеріали серед глядачів або, навпаки, роздати матеріали після презентації для подальшого опрацювання.

Щоб вдало надрукувати презентацію, краще скористатися програмою Аdobe Acrobat, але можна це зробити і в РоwerРоіnt.

Надрукувати слайди можна декількома способами: по одному слайду на сторінці, по 2, 3, 4, 6 чи 9 слайдів на сторінці. Можна надрукувати слайди з нотатками та структурою. Залежно від цього розрізняють такі типи друкованих документів:

- «Слайды» - друкування слайдів по одному на кожній сторінці;

- «Выдачи» - друкування декількох слайдів на одній сторінці, кількість і розташування задається;

- «Заметки» - друкування сторінок нотаток, на кожній з яких розташований один слайд і текст нотаток до слайда;

- «Структура» виведення на принтер лише структури презентації, яка співпадає із тією, що відображається в режимі перегляду структури.

Щоб надрукувати один слайд на сторінці, необхідно:

- вибрати пункт меню «Файл» => «Печать», відкриється діалогове вікно «Печать»;

- вибрати діапазон друку (всі слайди, поточний чи вибірково декілька слайдів);

- впевнитися, що в списку «Печатать:» указані слайди;

-встановити внизу вікна «масштабировать по листу»;

- впевнитися, що в принтері є папір;

- натиснути кнопку «ОК».

Щоб задати діапазон слайдів, краще це зробити так:

- перейти в режим упорядника слайдів;

- виділити слайди, які потрібно надрукувати;

- виконати команду «Файл» => «Печать»;

- у вікні «Печать» увімкнути перемикач «Диапазон печати» в режим «выделенное».

Відправити презентацію на друк можна також за допомогою кнопки «Печать» панелі інструментів «Стандартная», але тоді вікно діалогу «Печать» не з'являється на екрані перед друком, і параметри друку змінити не можливо.

Для відміни або призупинення друку після того, як у вікні «Печать» була натиснута кнопка «ОК» або «Печать» на панелі «Стандартная», потрібно виконати такі дії:

- двічі клацнути по значку принтера на панелі задач Windows, відкриється вікно черги на друк;

- клацнути правою кнопкою миші по назві документа і виконати команду контекстного меню:

«Отменить» - відмінити друк, документ буде видалений з черги;

Приостановить» - тимчасово призупинити друк;

«Продолжить» (з'являється в контекст¬ному меню, якщо друк призупинено) продов-жити тимчасово призупи¬нений друк;

- закрити вікно черги на друк.

Перед виведенням слайдів на папір необхідно визначити розмір і орієнтацію слайдів:

- виконати команду «Файл» =>«Параметри страницы», відкри¬ється вікно діалогу «Параметри страницы»;

- із списку «Размер слайдов» вибрати один із стандартних розмірів, при виборі пункту. «Произвольный» за допомогою лічильника «Ширина» і «Висота» можна задавати довільні розміри слайда, але треба пам'ятати співвідношення сторін слайда 4:3, щоб не спотворити зображення;

- якщо презентація є продовженням іншого документа, змінити нумерацію слайдів за допомогою лічильника «Нумеровать слайды с: «;

- вибрати потрібну орієнтацію (для слайдів переважно використовують положення перемикача «Альбомная», а для нотаток, видач і структури - «Книжная»);

- натиснути кнопку «ОК».

Орієнтацію слайдів «Книжная» краще вибрати перед розробкою слайдів, інакше доведеться корегувати компонування об'єктів презентації

Всю презентацію: слайди, структуру, нотатки, видачі - можна надрукувати в кольорі, відтінках сірого або в чорно-білому режимі без сірого.

Більшість презентацій призначені для демонстрації в кольорі, але слайди і видачі, як правило, друкуються на чорно-білому принтері.

При виведенні кольорової презентації на чорно-білий принтер РоwerРоіnt автоматично перетворить кольори у відтінки сірого

Перед друком презентації бажано переглянути вигляд слайдів і видач, і змінити вигляд чорно-білих об'єктів для покращення сприйняття. Для перегляду треба виконати одну із наступних дій:

- для перегляду слайдів у відтінках сірого натиснути кнопку
«Просмотр в оттенках серого» на панелі «Стандартная»;

- для перегляду слайдів в чорно-білому режимі без сірого необхідно натиснути клавішу Shift і, утримуючи її, натиснути кнопку «Просмотр в черно-белом режиме» на панелі «Стандартная»;

Для зміни вигляду чорно-білих об'єктів:

- правою кнопкою миші клацнути на об'єкті, який необхідно змінити;

- виконати команду контекстного меню «Черно-белый»;

- вибрати один із варіантів вкладеного меню.

Щоб змінити одночасно декілька об'єктів, необхідно їх виділити при натиснутій клавіші Shift, а потім  встановити відповідний режим

На одному слайді можна компонувати параметри чорно-білого режиму
Форматування сторінки видачі.

Сторінка видачі може містити 2, 3, 4, 6 або 9 слайдів. Також на сторінку видачі можна добавляти заголовок, номер сторінки, рамки. Всі ці задачі виконуються на зразку видач.

Видачі з трьома слайдами мають на сторінці справа від слайдів місце, призначене для того, щоб глядачі мали змогу робити помітки для кожного слайда.

Щоб підготувати сторінки видач необхідно:

- виконати команди «Вид»=> «Образец» =>«Образец выдач» або клацнути кнопку режиму упорядника слайдів, утримуючи клавішу Shift, з'явиться зразок видач і панелі інструментів «Образец» і «Выдачи»;

- на панелі інструментів «Выдачи» натиснути кнопку, яка відповідає потрібній кількості слайдів на сторінці видачі;

- заповнити потрібні колонтитули (назва презентації, дата, номер сторінки тощо);

- за потребою можна додати фон («Формат» => «Фон на видачах...»);

- по завершенні роботи натиснути кнопку «Закрыть» на панелі інструментів «Образец».

Після форматування сторінок видачі необхідно виконати такі дії:

- командою «Файл» => «Печать» відкрити діалогове вікно «Печать»;

- вибрати діапазон слайдів для друкування;

- із списку «Печатать:» вибрати пункт «Выдачи»;

- якщо на сторінці видачі розташовано чотири слайди і більше, увімкнути перемикач «Порядок» в потрібне положення «горизонтальный» або «вертикальный»;

- щоб навколо кожного слайда була рамка, треба встановити прапорець «обрамление слайдов»;

- натиснути кнопку «ОК».

На будь-якій друкованій сторінці нотаток слайд знаходиться в верх¬ній частині, а нотатки - в нижній. Попередній вигляд сторінок нотаток виконують командою «Вид» => «Страницы заметок».

Щоб надрукувати сторінки нотаток необхідно:

- виконати команди «Файл» => «Печать»;

- вибрати діапазон слайдів, які необхідно надрукувати;

- із списку «Печатать:» вибрати пункт «Заметки»;

- натиснути кнопку «ОК».

Надрукувати структуру можна тільки в тому вигляді, в якому вона відображена в режимі «Структура». Наприклад, якщо в режимі структури відображені лише заголовки, то будуть надруковані лише заголовки, а якщо структура розгорнута повністю, то будуть надруковані заголовки і елементи маркірованих списків.

Щоб надрукувати структуру необхідно:

- увімкнути режим структури;

- вивести панель «Структура» («Вид» => «Структура»);

- задати потрібний варіант відображення структури;

- виконати команди «Файл» => «Печать»;

- у діалоговому вікні «Печать» із списку «Печатать:» « Структуру»;

натиснути кнопку «ОК».

Щоб надрукувати лише структуру заголовків слайдів, потрібно на панелі «Структура» натиснути кнопку «Свернуть все»

Щоб надрукувати структуру тексту усіх рівнів, потрібно на панелі «Структура» натиснути кнопку «Розвернуть все»

Щоб відобразити форматування, потрібно на панелі «Структура» натиснути кнопку «Отобразить форматирование»

Щоб разом із структурою на сторінках видачі чи нотаток надрукувати колонтитули, треба:

- вибрати в меню «Вид» команду «Колонтитули», відкриється вікно діалогу «Колонтитули»;

- щоб додати колонтитули в структуру, видачі чи нотатки, необхідно перейти на вкладку «Заметки и выдача»;

- встановити потрібні параметри;

- натиснути кнопку «Применить ко всем».

Вбудовані інструменти РоwerРоіnt дають можливість відправляти слайди електронною поштою, вставляти презентації в документи Word або перетворювати у Web-сторінки.

Для відправки презентації в документ Word необхідно виконати такі дії:

-відкрити потрібну презентацію;

- виконати команду ; «Файл» => «Отправить» => « Microsoft Word…» у розділі «Разметка страници в Microsoft Word » вікна діалогу «Перенос в Microsoft Word » вибрати варіант розташування слайдів і нотаток на сторінках документа Word;

- увімкнути перемикач «Перенос слайдов в документ Microsoft Word » у потрібний режим;

- натиснути ОК.

«Вставить» - вставляє в документ Word копію презентації, яка зберігається в документі;

«Вставить связь» - зв'язує документ Word з презентацією. При цьому зміст презентації розташований у вікні Word, але вихідна інформація зберігається у файлі даних РоwerРоіnt. Такий режим дає можливість одночасного оновлення презентації і документа Word, але, щоб перенести презентацію на інший комп'ютер, необхідно копіювати не лише документ Word, а й саму презентацію, пов'язану з цим документом.

Після відправки презентації у Word відкривається документ Word, в якому знаходиться презентація. Користуючись широкими можливостями текстового редактора, можна:

- додати пояснення до слайдів і надрукувати їх на принтері;

- на сторінці видачі змінити розміри відображення слайдів та послідовність їх розташування;

- розташувати на сторінці декілька слайдів з нотатками;

- додати текст нотаток і відредагувати нотатки тощо.

ІІІ. Практична частина

У 2002 році вийшла версія PowerPoint, яка не тільки була включена в пакет Microsoft Office XP, але також розповсюджувалася як окремий продукт. У нім з'явилися такі функції, як порівняння і змішення змін в презентації, можливість задавати шляхи анімації для індивідуальних форм, створення пірамідальних, радіальних і цільових діаграм, а також кругів Ейлера, панель завдань для перегляду і вибору об'єктів буфера обміну, захист презентації паролем, автоматична генерація фотоальбому, а також «розумні теги» для швидкого вибору формату тексту, скопійованого в презентацію.

Microsoft PowerPoint (повна назва - Microsoft Office PowerPoint) - це застосунок для створення та відтворення презентацій, що є частиною Microsoft Office, і доступний в редакціях для операційних систем Microsoft Windows і Mac OS.

Microsoft PowerPoint 2003 не сильно відрізняється від попередника. Він збільшує ефективність роботи в групі і тепер має можливість створення «Пакету для CD», який легко дозволяє скопіювати презентацію з мультимедійним змістом і переглядача на компакт-диск диск.

Поточна версія PowerPoint 2007 додає основні зміни в інтерфейс програми і збільшує графічні можливості.

Завдяки входженню в Microsoft Office, PowerPoint став найпоширенішою у всьому світі програмою для створення презентацій. Файли презентацій PowerPoint часто пересилаються користувачами програми на інші комп'ютери, що означає необхідну сумісність з ними програм конкурентів. Проте, оскільки PowerPoint має можливість підключення елементів інших застосунків через OLE, деякі презентації стають сильно прив'язаними до платформи Windows, що робить неможливим відкриття даних файлів, наприклад, у версії для Mac OS.

Це привело до переходу на відкриті стандарти, такі як PDF і OASIS OpenDocument.

За допомогою програми PowerPoint можна розпечатати презентацію яку ви створили у вигляді докладу. Розпечатати можна окремі слайди, у вигляді роздаточного матеріалу для слухачів, можна розпечатати слайди із примітками або саму структуру презентації. Такі можливості презентації в основному обирають підприємці, банкіри і інше.

Настройка слайдів має велике значення у презентації. Настроїти слайди можна за часом або за вказівкою користувача, тобто за клацанням мишки.

допомогою режиму "Сортировщик слайдов". У цьому режимі можна за допомогою миші, клацаючи нею по необхідному слайдові, Змінити розміщення слайду.

Для запуску програми PowerPoint необхідно клацнути по кнопці "Пуск" і вибрати в меню пункт "Программы" - "MS PowerPoint". Якщо програма відсутня в меню "Программы", то потрібно пошукати в меню "MS Office".

Можливо піктограма необхідної програми розташована на робочому столі. Для запуску програми з робочого столу потрібно двічі натиснути лівою кнопкою миші по піктограмі.

Після загрузки PowerPoint на екрані монітору відобразиться вікно "Microsoft PowerPoint" .



IV. Охорона праці

Основні вимоги до користувачів пк з охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки:

Виконувати умови інструкції з експлуатації ПК.

При експлуатації ПК необхідно пам'ятати, що первинні мережі електроживлення під час роботи знаходиться під напругою, яка є небезпечною для життя людини, тому необхідно користуватися справними розетками, відгалуджувальним та з'єднувальними коробками, вимикачами та іншими електроприладами.

До роботи з ПК допускаються працівники та учні, з якими був проведений вступ ний інструктаж та первинний інструктаж (на робочому місці) з питань охорони праці, техніки безпеки та зроблений запис про їх проведення у спеціальному журналі інструктажів.

Працівники та учні при роботі з ПК повинні дотримуватися вимог техніки безпеки, пожежної безпеки.

При виявленні в обладнанні ПК ознак несправності (іскріння, пробоїв, підвищення температури, запаху гару, ознак горіння) необхідно негайно припинити роботу, відключити все обладнання від електромережі і терміново повідомити про це відповідних посадових осіб, спеціалістів.

Вміти діяти в разі ураження інших працівників, учнів електричним струмом або виникнення пожежі.

Знати місця розташування первинних засобів пожежегасіння, план евакуації працівників з приміщення в разі виникнення пожежі.

Вимоги охорони праці до приміщення для роботи з ПК:

Стіни приміщень для роботи з ПК мають бути пофарбовані чи обклеєні шпалерними спокійних кольорів з коефіцієнтом відбиття 40% -60%. Вікна повинні обладнуватися сонцезахисними пристроями (жалюзі, штори і т.п.).

Для освітлення приміщень з ПК необхідно використовувати люмінесцентні світильники. Освітленість робочих місць у горизонтальній площині висоті 0,8 м від підлоги повинна бути не менше 400 лк. Вертикальна освітленість у площині екрану 300 лк.

У приміщеннях для роботи з ПК необхідно проводити вологе прибирання та регулярне провітрювання протягом робочого дня. Видалення пилу з екрану необхідно проводити не рідше одного разу на день.

Вимоги з охорони праці до робочого місця користувача на персональному комп'ютері:

Робочі місця для працюючих з дисплеями необхідно розташовувати таким чином, щоб до поля зору працюючого не потрапляли вікна та освітлювальні прилади. Відеотермінали повинні встановлюватися під кутом 90-105 до вікон та на відстані не меншій 2,5-3 м від стін з вікнами. До поля зору працюючого з дисплеєм не повинні потрапляти поверхні, які мають властивість віддзеркалювання. Покриття столів повинне бути матовим з коефіцієнтом відбиття 0,25-0,4.

Відстань між робочими місцями ПК повинна бути не меншою 1,5-му ряду та не меншою 1м між рядами. ПК повинні розміщуватися не ближче 1їм від джерела тепла.

Відстань від очей користувача до екрану повинна становити 500мм-700мм, кут зору 10-20, але не більше 40, кут між верхнім краєм відео терміналу та рівнем очей користувача повинен бути меншим 10. Найбільш вигідним є розташування екрану перпендикулярно до лінії зору користувача.

Вимоги охорони праці до режиму праці:

З метою уникнення перевантаження організму робочий день користувача ПК повинен проходити у раціональному режимі праці та відпочинку, який передбачає дотримання регламентованих перерв, їх активне проведення, систематичне проведення виробничої гімнастики, рівномірний розподіл завдань.

Загальний час роботи з відеотерміналом не повинен перевищувати 50% тривалості робочого дня. Якщо виконання пов'язане тільки з використанням комп'ютера, то при неможливості зміни діяльності необхідно робити перерви та паузи. Для робіт, які виконуються з великим навантаженням, слід робити 10-15 хвилин перерви через кожну годину для мало інтенсивної роботи такі перерви потрібно робити через 2 години. Кількість мікропауз (до 1 хвилини) слід визначити індивідуально.

Форми та зміст перерв можуть бути різними: виконання альтернативних вправ з нормативних допоміжних робіт, які не вимагають великого напруження, приймання їжі та інше. На початку перерви виконується гімнастика для очей, під час однієї з перерв рекомендується проведення загальної гімнастики.

Виконання фізичних вправ з нормативним навантаженням протягом робочого дня рекомендується індивідуально, залежно від відчуття втоми. Гімнастика повинна бути спрямована на корекцію вимушеної пози, покращення кровообігу, часткову комплектацію дефіциту рухливої активності.

Перед початком роботи на ПК користувач повинен: - пересвідчуватися у цілості корпусів і блоків (обладнання) ПК; перевірити наявність заземлення, справність і цілісність кабелів живлення, місця їх підключення. Забороняється вмикати ПК та починати роботу при виявлених несправностях.

Під час роботи пересвідчившись у справності обладнання, увімкнувши живлення ПК, розпочинати роботу, дотримуючись умов інструкції з його експлуатації.

Основні вимоги до користувачів засобів оргтехніки з охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки:

Користувачі засобів оргтехніки зобов'язані:

- завжди виконувати інструкції, що поставляються разом з засобами оргтехніки;

- підключати ксерокопію вальне обладнання тільки до заземленої розетки живлення, неправильне підключення може привести до ураження електричним струмом;

- дотримуватися обережності при переміщенні засобів оргтехніки, машин, обладнані портером, не повинні переміщуватися без нагляду спеціаліста по технічному обслуговуванню;

- завжди використовувати матеріали, спеціально призначені для відповідних засобів оргтехніки;

- використання непридатних матеріалів може призвести до поганої роботи оргтехніки або аварійним ситуаціям;

залишати вільними вентиляційні отвори, призначені для запобігання перегрівання;

- ніколи не знімати кришки та огорожі, що прикріплені гвинтами;

ділянки за такими кришками не повинні обслуговуватись оператором.

Засоби оргтехніки встановлюються в приміщеннях, що добре вентилюються і мають достатню площу для обслуговування.



Висновок

Отже програма PowerPoint - це програма за допомогою якої можна створити презентацію, яка матиме той вигляд який користувач задасть сам. Можна вставити до презентації: малюнки, графіку, різне написання тексту, надати колір тексту, змінити фон презентації, надати вашій презентації різних ефектних анімацій та інше.

За допомогою програми PowerPoint створюються різні реклами для фірм, агентств та інше. Надавши потрібного вигляду та різних за необхідністю анімацій вашим слайдам, презентація матиме чудовий зовнішній вигляд. Гарно створену презентацію, глядачам буде приємно переглядати. Зараз ця програма дуже популярна серед підприємців, бізнесменів та інше. Можна до вашого слайду також вставити таблицю Excel. Крім вставки таблиць можна також вставити діаграму із різною графічною основою.

За допомогою програми PowerPoint можна розпечатати презентацію яку ви створили у вигляді докладу. Розпечатати можна окремі слайди, у вигляді роздаточного матеріалу для слухачів, можна розпечатати слайди із примітками або саму структуру презентації. Такі можливості презентації в основному обирають підприємці, банкіри і інше.

Настройка слайдів має велике значення у презентації. Настроїти слайди можна за часом або за вказівкою користувача, тобто за клацанням мишки.

Якщо необхідно поміняти слайди місцями, то це можна зробити за допомогою режиму "Сортировщик слайдов". У цьому режимі можна за допомогою миші, клацаючи нею по необхідному слайдові, Змінити розміщення слайду.



Література

1. "Програма PowerPoint"/ Д. Хабрейкен / "Вильямс" / Київ 2005р.

2. "PowerPoint для чайников"/ Дуг Лоу / "Диалектика" / Київ 2004р.

3."Библия пользователя" / Ф. Уэмпен / "Диалектика" / Київ 2005р.

4. "MS PowerPoint" / А.А. Журин / "Аквариум" / Київ 2005р.

5. "Презентація PowerPoint" / А.А. Афанасьева / "Аквариум" / Москва 2007р.

...