Автоматизация расчетов с денежной наличностью (кассовых операций)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Кассовые операции кредитной организации - это операции, связанные с инкассацией, приемом, хранением и выдачей наличных денег, иностранной валюты и других банковских ценностей.

Актуальность темы заключается в том, что кассовые операции играют огромную роль в деятельности экономических субъектов.

В современном законодательстве они не включены в состав базовых операций, из которых складывается банк, однако по своему назначению они отражают суть банковской деятельности. Трудно себе представить, что банк занимаясь депозитами, осуществляя кредитование и расчеты, не ведет кассовых операций.

Объектом исследования данной курсовой работы являются кредитные организации. Предметом курсовой работы являются кассовые операции в кредитных организациях.

Основным документом, регламентирующим порядок ведения кассовых операций является «Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории РФ» №318-П, в котором установлено, что все предприятия, организации, учреждения, независимо от их организационно-правовой формы, должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банка на соответствующих счетах и на определенных условиях.

Для осуществления комплексного кассового обслуживания физических и юридических лиц, а так же для выполнения операций с наличными денежными средствами и другими ценностями кредитные организации создают кассовые подразделения, оборудованные в соответствии с требованиями Центрального Банка.

Изучение выбранной темы - «Автоматизация расчетов с денежной наличностью (кассовых операций)» предполагает достижению в курсовой работе следующей цели - автоматизация кассовых операций в кредитных организациях.

Задачами курсовой работы являются:

1. Изучение теоретических аспектов организации кассовой работы и кассовой дисциплины в коммерческом банке.

2. Выделение особенностей работы с денежной наличностью при обслуживании населения.

3. Определение порядка совершения кассовых операций с наличными деньгами, их документального оформления и учета.

4. Определение порядка инкассации денежной наличности, хранения денег и других ценностей, их документального оформления и учета.

5. Ознакомление с отчетностью кассовых работников банка и признаками платежеспособности банкнот и монеты Банка России.

6. Проектирование АРМ кассира банка.

7. Реализация системы автоматизации кассовых операций в программной среде Microsoft Access.

В качестве теоретической основы изучения в курсовой работе применялись труды и учебные пособия российских авторов по изучению кассовых операций в кредитных организациях. Это работы таких авторов, как Белоцветов А.А., Карпова И.П., Парфенов К.Г., Серый А.А., Селеванова Т.С., Смирнова Л.Р. и др.

Поставленные цели и задачи определили структуру представленной курсовой работы. Структура работы следующая - работа состоит из введения, 3-х глав, заключения и списка использованной литературы. Работа изложена на 46 страницах. Для написания использовано 16 научных источников.

1. Теоретические аспекты осуществления кассовых операций

1.1 Содержание и структура кассовых операций банков

С 1 сентября 2008 г. вступило в силу Положение Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации», содержащее ряд нововведений по сравнению с документом, которым банки руководствовались до этого времени.

Проект нового Положения о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации был представлен на рассмотрение более года назад и уже на стадии его подготовки широко обсуждался в банковском сообществе и на страницах периодических печатных изданий [1].

Прежде всего, отметим, что по сравнению с действующим до 1 сентября 2008 г. Положением о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации (утв. Банком России 09.10.2002 № 199-П) изменилось название документа, в него добавлены слова «...правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России...». Однако эти вопросы и ранее регулировались Положением от 09.10.2002 № 199-П, но не указывались в названии, то есть в этой части речь может идти лишь о редакционных изменениях. Больший прогресс по сравнению с Положением Банка России от 09.10.2002 № 199-П замечен в терминологии, которая применяется в Положении № 318-П.

Так, например, более не применяется понятие «кассовое обслуживание», даются понятие «кассовые операции» и перечень кассовых операций (прием, выдача, размен, обмен, обработка, включающая в себя пересчет, сортировку, формирование, упаковку наличных денег).

В п. 1.1 определено также, что физические лица, занимающиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации частной практикой, обслуживаются в порядке, установленном для юридических лиц.

Кредитная организация (филиал) - открытые в соответствии с нормативными актами Банка России внутренние структурные подразделения. Кредитные организации могут осуществлять следующие кассовые операции - прием, выдачу, размен, обмен, обработку, включающую в себя пересчет, сортировку, формирование, упаковку наличных денег.

Кассовые операции по приему, выдаче, размену, обмену, обработке наличных денег осуществляются с находящимися на обслуживании в кредитной организации клиентами - юридическими и физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, физическими лицами, занимающимися в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой, и физическими лицами.

Кредитные организации при осуществлении кассовых операций с наличными деньгами могут применять программно-технические средства - автоматические устройства для приема и выдачи наличных денег клиентам с использованием персонального компьютера, установленного на рабочем месте кассового работника, устройства, функционирующие в автоматическом режиме и предназначенные для приема наличных денег от клиентов, банкоматы и другие программно-технические средства. Программно-технические средства, конструкция которых предусматривает полистное вложение наличных денег клиентом, должны быть оснащены детекторами для проверки подлинности банкнот Банка России [3].

Касса - наиболее ликвидный актив, но низкодоходный. Целевое назначение кассовых операций - бесперебойное обслуживание клиентов.

Вся денежная наличность, используемая для выполнения этих операций, называется операционной кассой банка.

Кассовые работники, осуществляющие приходные, расходные кассовые операции, снабжаются образцами подписей бухгалтерских работников, уполномоченных подписывать приходные, расходные кассовые документы, а бухгалтерские работники, осуществляющие оформление приходных, расходных кассовых документов, - образцами подписей кассовых работников, осуществляющих приходные, расходные кассовые операции.

На кассового работника распорядительным документом кредитной организации может быть возложено исполнение обязанностей бухгалтерского работника в части составления, оформления приходного, расходного кассового документа, составления кассового журнала по приходу и кассового журнала по расходу, журналов учета принятых сумок и порожних сумок. При этом в случае осуществления операций по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента должно применяться компьютерное оборудование, в котором установлена система контроля, исключающая единоличный доступ кассового работника к осуществлению операций по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента без распоряжения клиента.

Порядок осуществления кассовых операций указанным работником определяется кредитной организацией.

Прием и выдача кассовым работником наличных денег клиентам с применением кассового терминала в кредитной организации осуществляются с учетом требований, установленных Положением № 318 - П. [14].

Должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, кассовые работники, осуществляющие операции с наличными деньгами, снабжаются металлическими шкафами, сейфами, тележками закрытого типа, столами, имеющими индивидуальные секреты замков, или другими устройствами, предназначенными для хранения наличных денег в течение рабочего дня, именными и другими штампами, печатями, пломбами, устройствами для опломбирования, клише. При указании фамилии, инициалов на накладках пачек банкнот, бандеролях корешков, ярлыках к мешкам с монетой, сумкам с наличными деньгами и на документах, составляемых при осуществлении операций с наличными деньгами, должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовыми работниками используются именные штампы.

При осуществлении в кредитной организации приходных, расходных кассовых операций кассовыми работниками на приходных, расходных кассовых документах проставляется оттиск штампа кассы. При приеме, выдаче наличных денег в послеоперационное время кредитной организации кассовыми работниками проставляется оттиск штампа кассы с отличительными признаками, указывающими на то, что операции осуществлялись в послеоперационное время кредитной организации [6].

Вместо штампа кассы на приходных, расходных кассовых документах может проставляться оттиск программно-технического средства, с применением которого осуществлялось оформление приходных, расходных кассовых операций.

При осуществлении кассовых операций кассовым работникам запрещается:

- выполнять поручения клиентов по осуществлению операций с наличными деньгами по банковским счетам, счетам по вкладам (депозитам), минуя бухгалтерских работников, при отсутствии системы контроля, предусмотренного Положения № 318-П;

- убирать из поля зрения клиента принимаемые от него, выдаваемые ему наличные деньги, документы до окончания операции и выдачи клиенту подписанного кассовым работником экземпляра приходного, расходного кассового документа с проставленным оттиском штампа кассы;

- хранить на рабочем столе кассового работника ранее принятые от клиентов наличные деньги;

- уничтожать, производить гашение сомнительных, имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России, в том числе путем проставления штампов, пробивания отверстий, разрезания, а также выдавать, возвращать их клиенту.

Кредитная организация для выдачи наличных денег клиентам, кассовым, инкассаторским работникам могут упаковывать их в инкассаторские сумки, специальные мешки, кейсы, кассеты и другие средства для упаковки наличных денег, обеспечивающие сохранность наличных денег и не позволяющие осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целости. Выдача наличных денег из касс кредитной организации осуществляется в упаковке кредитных организаций, учреждений Банка России, организаций, входящих в систему Банка России, или печатных фабрик, монетных дворов федерального государственного унитарного предприятия «Госзнак».

Банкноты Банка России, выдаваемые кредитной организацией клиентам в упаковке кредитных организаций, в кредитных организаций должны быть обработаны с использованием счетно-сортировальных машин с функцией распознавания машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России. Обязательной проверке подлежат не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых устанавливается нормативным актом Банка России [10].

Информация о технических средствах, прошедших тестирование в Банке России и удовлетворяющих вышеперечисленным требованиям, размещается Банком России на официальном сайте Банка России в сети Интернет. Выдача наличных денег кредитной организацией может осуществляться за счет текущих поступлений наличных денег в их кассы после обработки наличных денег и отражения принятых сумм в кассовом журнале.

Передача наличных денег между заведующим кассой и кассовыми работниками осуществляется сформированными и упакованными пачками банкнот, мешками с монетой, а также отдельными корешками, банкнотами и монетами Банка России. При этом пачки банкнот принимаются по надписям на верхних накладках пачек банкнот с проверкой количества корешков, правильности и целости упаковки пачек банкнот и пломб, оттисков клише, наличия необходимых реквизитов на верхних накладках пачек банкнот, пломбах, оттисках клише, отдельные корешки, банкноты Банка России - полистным пересчетом, мешки с монетой - по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости мешков с монетой и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к мешкам с монетой, отдельные монеты Банка России - поштучным пересчетом.

Сумки с наличными деньгами передаются по надписям на ярлыках к сумкам с наличными деньгами с проверкой целости сумок и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к сумкам с наличными деньгами [11].

1.2 Общие вопросы организации кассовой работы

Для осуществления кассового обслуживания физических и юридических лиц, а также для выполнения операций с наличными деньгами и другими ценностями кредитные организации в зданиях, принадлежащих или арендуемых ими, создают оборудованные и технически укрепленные помещения. Техническая укрепленность должна обеспечивать защиту жизни персонала, сохранность денежной наличности и ценностей и достигается применением совокупности защитных средств, требования к которым установлены соответствующими государственными стандартами по состоянию на момент проектирования.

Для обеспечения своевременной выдачи наличных денег с банковских счетов организаций и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, а также со счетов по вкладам граждан кредитным организациям устанавливается сумма минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня. Фактический остаток денег в кассе не должен быть ниже установленного.

Минимальный остаток наличных денег в операционной кассе устанавливается кредитной организацией по согласованию с учреждением Банка России, исходя из объема оборота наличных денег, проходящих через кассу, графика поступления денежной наличности от клиентов, порядка ее обработки и других особенностей организации наличного денежного оборота и кассовой работы. По мере необходимости минимально допустимый остаток наличных денег в операционной кассе на конец дня может пересматриваться кредитной организацией в установленном порядке.

Кредитная организация может застраховать денежную наличность операционной кассы, находящуюся в хранилищах ценностей самой кредитной организации и ее внутренних структурных подразделениях, программно-технических комплексах, а также жизнь кассовых работников, осуществляющих операции с денежной наличностью (ценностями) [15].

К помещениям для совершения операций с ценностями относятся:

- хранилища ценностей кредитной организации, хранилища ценностей клиентов - специально оборудованные кладовые или сейфы в сейфовых комнатах, соответствующие требованиям действующих государственных стандартов;

- операционные кассы (приходные, расходные, приходно-расходные и другие);

- кассы пересчета;

- вечерние кассы;

- помещения по приему-выдаче ценностей инкассаторам;

- помещения клиентов.

Необходимость создания помещений для совершения операций с ценностями определяется руководителем кредитной организации исходя из выполняемых операций с ценностями.

Кредитная организация осуществляет инкассацию и доставку собственных наличных денежных средств и ценностей, а также наличных денежных средств и ценностей, принадлежащих клиентам, самостоятельно либо на договорных условиях через другие организации, осуществляющие операции по инкассации и входящие в банковскую систему Российской Федерации.

Для комплексного кассового обслуживания физических и юридических лиц и обработки денежной наличности кредитная организация создает кассовое подразделение.

Кассовое подразделение возглавляется заведующим кассой, заведующим хранилищем ценностей, главным, старшим кассиром или другим кассовым работником кредитной организации. Руководитель кредитной организации обеспечивает сохранность денежных средств и ценностей, организацию кассового обслуживания клиентов, контроль за оприходованием наличных денег, поступивших в кассы кредитной организации, и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Непосредственное выполнение операций с наличными деньгами осуществляют кассовые и инкассаторские работники. С должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовыми и инкассаторскими работниками заключаются договоры о материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации [8].

2. Порядок оформления и учета кассовых операций в кредитных организациях

2.1 Порядок оформления и учета кассовых операций

Для выполнения функций по кассовому обслуживанию клиентов и обработке кассовой наличности в каждой кредитной организации создаётся отдел кассовых операций, состоящий из следующих подразделений:

- приходная касса;

- расходная касса;

- вечерняя касса;

- касса пересчета денег;

- разменная касса.

Помимо этого, в кредитной организации может быть подразделение инкассации, кассы вне помещений банка, кассы обменных пунктов и банкоматов.

Касса возглавляется главным (старшим) кассиром, или заведующим кассой.

Для отражения в бухгалтерском учете кассовых операций в кредитной организации открываются счета:

Назначение счета 20202 Касса кредитных организаций - данный счет предназначен для учета наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, находящихся в операционной кассе кредитной организации (филиала) и кассах отдельных внутренних структурных подразделениях, кроме касс обменных пунктов и находящихся вне помещений кредитной организации.

По дебету счета отражается поступление денежной наличности в рублях и иностранной валюте.

Таблица 2.1.1 Денежные средства

	202	Наличная валюта и чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте
А	20202	Касса кредитных организаций
А	20203	Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте
А	20206	Касса обменных пунктов
А	20207	Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций
А	20208	Денежные средства в банкоматах
А	20209	Денежные средства в пути
А	20210	Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в пути

По кредиту счета отражается списание денежной наличности в рубля и иностранной валюте.

В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по видам валют, по операционной кассе кредитной организации, по отдельным структурным подразделениям и по хранилищам ценностей, по авансам на кассовое обслуживание в послеоперационное время, в праздничные и выходные дни.

Счет 20206 Касса обменных пунктов предназначен для учета денежных средств в рублях и иностранной валюте, находящихся в кассе обменных пунктов, принадлежащих кредитной организации, по операциям в соответствии с валютным законодательством и нормативными актами Банка России.

Счет 20208 Денежные средства в банкоматах предназначен для учета денежных средств в рублях и иностранной валюте в банкоматах, принадлежащих кредитной организации.

По дебету счета отражаются вложенные в банкомат наличные денежные средства в корреспонденции со счетом учета кассы кредитной организации.

По кредиту счета отражаются выданные из банкоматов на основании карточек наличные денежные средства в корреспонденции со счетами клиентов по операциям с использованием банковских карт, со счетом кассы при разгрузке банкомата, иными счетами в случаях, установленных нормативными актами Банка России.

Назначение счета 20207 Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций - учет наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, находящихся в кассах, вне помещений кредитных организаций.

По дебету счета отражается поступление денежных средств в порядке подкрепления операционной кассы, от физических и юридических лиц для зачисления на расчетные, текущие и депозитные счета, иные поступления, предусмотренные нормативными актами Банка России.

По кредиту счета отражается списание денежных средств при выдаче наличных денежных средств для выплаты заработной платы, стипендий, пенсий, пособий, командировочных, хозяйственных и иных расходов, при инкассации денежных средств, в иных случаях, предусмотренных нормативными актами Банка Росси.

Счет 20209 предназначен для учета наличных денежных средств, отосланных из кассы кредитной организации другим кредитным организациям, внутренним структурным подразделениям, для подкрепления банкоматов, в расчетно-кассовые центры Банка России для зачисления на корреспондентский счет кредитной организации.

По дебету счета отражаются наличные денежные средства, высланных в указанных выше случаях в корреспонденции со счетом кассы.

По кредиту счета отражается списание денежных средств при поступлении по назначению.

На счетах 20203 Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте и 20210 Чеки (в том числе дорожные чеки),номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в пути ведется учет дорожных чеков, принадлежащих кредитной организации.

По дебету счета 20203 отражается номинальная стоимость чеков, купленных кредитной организацией, по кредиту счета отражается номинальная стоимость дорожных чеков, проданных кредитной организацией.

На счете 20210 организован учет дорожных чеков отосланных кредитной организацией или зачисленных по назначению соответственно по дебету и кредиту данного счета [13].

В кассе кредитной организации осуществляются операции приема и выдачи денежных средств организациям, с которыми заключен договор расчетно-кассового обслуживания, размен и пересчет денежных средств, обмен неплатежеспособных банкнот и монеты, кассовое обслуживание филиалов, а также внутренние операции банков с наличной валютой.

Прием денежных средств от организаций в кассу банка осуществляется по объявлению на взнос. Если объявлении на взнос оформлено в соответствии со всеми существующими установлениями, то кассовый работник банка производит выдачу заявленной суммы. в случае, если обнаружено несоответствие фактически вносимой суммы и суммы, указанной в объявлении на взнос, кассовый работник имеет право потребовать переоформить документы. Поступившие денежные средства зачисляются на счет организации. В бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 20202 Касса кредитной организации

Кредит Расчетных , текущих счетов (405 -407) организаций

Получатель денежных средств может пересчитать банкноты и монеты в помещении банка, в случае, если пересчет был произведен вне кредитной организации, а расхождения установлены, то претензии кредитной организацией не принимаются.

Выдача денежных средств организациям производится с их расчетных, текущих счетов на основании предъявленного в кассу денежного чека. Денежные чеки являются документами строгой отчетности и их оформление должно соответствовать установленным Банком России правилам.

При поступлении чековых книжек в кассу банка в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 91207 Бланки

Кредит 99999 Корреспондирующий счет

Кассовый работник по получении чека должен проверить правильность его оформления и соответствие суммы, объявленной в чеке с суммой, которая была заказана организацией.

Операции, при которых осуществляется одновременное оформление денежного чека и объявления на взнос, без фактического взноса денежных средств, запрещаются [2].

В бухгалтерском учете банка на выданную по денежному чеку сумму делается запись:

Дебет Расчетных, текущих счетов (405 -407) организаций

Кредит 20202 Касса кредитной организации

В кассе пересчета денежных средств, как правило, осуществляется пересчет денежных средств, поступивших от организаций в сумках, мешках, кейсах и других средствах транспортировки ценностей.

При поступлении денежных средств в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 20202 Касса кредитной организации

Кредит 47422 Обязательства по прочим операциям

По окончании пересчета денежные средства зачисляются на счет организации:

Дебет 47422 Обязательства по прочим операциям

Кредит Расчетных , текущих счетов (405 -407) организаций

В кредитной организации ведется журнал учета сумок с денежной наличностью и другими ценностями.

Кассир организации, сдающей денежные средства, выписывает препроводительные ведомости в трех экземплярах. Первый вкладывается в сумку с денежными средствами, второй является накладной к сдаваемым сумкам и вместе с третьим экземпляром представляется в кредитную организацию. После проверки в кредитной организации третий экземпляр возвращается в организацию, сдавшей денежные средства [12].

При пересчете, в случае выявления расхождений в фактическом наличии и данными препроводительных ведомостей, составляется акт на лицевой стороне ведомости и накладной.

В случае выявления банкнот и монеты, требующих подтверждения их платежеспособности, составляется мемориальный ордер в 2-х экземплярах, один из которых помещается в документы дня, а копия выдается клиенту.

В настоящее время сумки с денежной наличностью могут сдаваться в автоматические сейфы. На использование автоматического сейфа заключается договор.

Кассир сдающей организации составляет препроводительные ведомости в трех экземплярах, первый экземпляр вкладывается в сумку, второй прикрепляется (вкладывается) к сумке, третий остается у сдающей организации. Сотрудник организации, сдающей денежную наличность получает распечатку автоматического сейфа.

В кредитной организации должен быть работник, ответственный за обслуживание автоматического сейфа. При выгрузке автоматического сейфа вначале получается распечатка о содержимом сейфа; заведующий кассой при приеме сумок с денежной наличностью от работника, ответственного за обслуживание автоматического сейфа после проверки расписывается на распечатке.

Пересчет денежных средств, сданных через автоматические сейфы, осуществляется в общем порядке.

Кредитная организация несет ответственность с момента получения распечатки сотрудником сдающей организации за содержимое сумок с денежной наличностью.

Сдача и получение денежных средств физическими и юридическими лицами может осуществляться также через электронных кассиров.

Выдача (прием) кассет с денежной наличностью для загрузки электронного кассира, установленного в помещении кредитной организации для совершения операций с ценностями, работникам, ответственным за обслуживание электронного кассира, производится под роспись в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

Кассовый работник вкладывает принятую от клиента денежную наличность в приемное отделение электронного кассира.

Заведующий кассой на прием кассет с денежной наличностью от работников, ответственных за обслуживание электронного кассира, составляет приходный кассовый ордер.

Вложение денежной наличности в приемное отделение электронного кассира может осуществляться непосредственно клиентом. В этом случае конструкция электронного кассира должна обеспечивать контроль платежеспособности вкладываемых в него денежных знаков [9].

Операции по выдаче денежной наличности юридическим и физическим лицам с их банковских счетов, по приему денежных средств для зачисления на банковские счета, а также приему платежей от физических лиц и иные операции с физическими лицами без открытия банковских счетов осуществляются в соответствии с правилами бухгалтерского учета и документального оформления приходных и расходных кассовых операций , изложенных в Положении 199-П Банка России.

2.2 Структурный подход к проектированию системы автоматизации кассовых операций

Основной задачей банка является получение прибыли, но для его успешного функционирования необходимо соблюдать ряд определенных условий, от которых напрямую зависит то, как будет работать банк, его прибыль и убытки, а так же возможность его дальнейшего расширения и предоставления клиентам новых услуг. В связи с тем, что направления работы банка осуществляются с учетом рисков возможных потерь, возникает необходимость в введении учета кассовых операций, и возможность оперативного анализа полученных доходов и их дальнейшее распределение по усмотрению аналитического отдела. Создание программного продукта, который удовлетворяет ряду требований предъявляемых для автоматизации учета кассовых операций, является одной из главных задач, которыми должен заняться отдел по техническому и программному обеспечению банка.

Прежде, чем приступать к созданию системы автоматизированной обработки информации, необходимо сформировать понятия о предметах, фактах и событиях, которыми будет оперировать данная система. Для того, чтобы привести эти понятия к той или иной модели данных, необходимо заменить их информационными представлениями. Одним из наиболее удобных инструментов унифицированного представления данных, независимого от реализующего его программного обеспечения, является модель «сущность-связь» (entity - relationship model, ER - model).

Модель «сущность-связь» была предложена в 1976 г. Питером Пин-Шэн Ченом.

Модель «сущность-связь» основывается на некой важной семантической информации о реальном мире и предназначена для логического представления данных. Она определяет значения данных в контексте их взаимосвязи с другими данными. Важным является тот факт, что из модели «сущность-связь» могут быть порождены все существующие модели данных. Любой фрагмент предметной области может быть представлен как множество сущностей, между которыми существует некоторое множество связей [5].

Источником поступления данных являются сведения о клиентах банка и суммах вносимых ими в кассу или получаемых из кассы.

Выходными данными являются отчеты, которые рассчитываются после ввода исходных данных. Все отчеты предоставляются по аналогии с данными, которые представлены в формах программного продукта. Выходными документом являются отчет за период о произведенных операциях по счетам клиентов и кассовая книга. В зависимости от выбранных параметров они могут менять свое содержание и внешний вид.

Для четкого представления структуры нашей системы, необходимо рассмотреть инфологическую модель базы данных.

На этапе инфологического проектирования представляется модель заданной предметной области. Фактическим стандартом инфологического проектирования является ER-модель, которая имеет в основе два базовых понятия: сущность и связь. Инфологическая модель дает формализованное описание предметной области независимо от структур данных, исключая неоднозначность за счет использования средств формальной логики. Модель программы приведена на Рис.1

Рис.1. Инфологическая модель предметной области.

После инфологического проектирования базы данных следует построение даталогической модели.

Под даталогической понимается модель, отражающая логические взаимосвязи между элементами данных безотносительно их содержания и физической организации. При этом даталогическая модель разрабатывается с учетом конкретной реализации СУБД, также с учетом специфики конкретной предметной области на основе ее инфологической модели.

Основными задачами даталогического проектирования является создание корректной схемы БД и нормализация исходного отношения.

Связи между классами, показанные в инфологической модели, в даталогической модели отображаются либо за счет совместного расположения связанных элементов, либо путем объявления связей между ними.

Рис.2. Даталогическая модель предметной области.

Данные системы учета кассовых операций хранятся в связанных таблицах. Структура основных таблиц базы представлена ниже:

Таблица 2.2.1 Сотрудники.

№ п/п	Имя поля	Тип поля	Размер поля
1	Табельный номер	Числовой (INT)	Длинное целое
2	ФИО	Текстовый (CHAR)	150
3	Код должности	Числовой (INT)	Длинное целое
4	Должность	Текстовый (CHAR)	150
5	Код подразделения	Числовой (INT)	Длинное целое
6	Подразделение	Текстовый (CHAR)	150
7	Дата рождения	Дата/время (Date)	-
8	Регистрация	Текстовый (CHAR)	100

В таблице «Сотрудники» ключевым полем является поле Табельный номер. Именно ключевое поле однозначно определяет каждую запись в таблице. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Если правильно заданы ключевые поля, то исключается возможность дублирования информации в базе данных. Данная таблица связана почти со всеми другими таблицами базы, что показано на схеме данных (рис.2).

Таблица 2.2.2 Клиенты ф/л.

№ п/п	Имя поля	Тип поля	Размер поля
1	Код клиента	Числовой (INT)	Длинное целое
2	ФИО	Текстовый (CHAR)	150
3	Дата рождения	Дата/время (Date)	-
4	Паспортные данные	Текстовый (CHAR)	255
5	Дата выдачи	Дата/время (Date)	-
6	Регистрация	Текстовый (CHAR)	255
7	Телефон	Текстовый (CHAR)	255

Ключевым полем таблицы «Клиенты ф/л» является поле Код клиента. Оно однозначно определяет номер каждого клиента в системе. Данная таблица связана с такими таблицами, как «Счет ф/л», «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер».

Таблица 2.2.3 Клиенты ю/л.

№ п/п	Имя поля	Тип поля	Размер поля
1	Код организации	Числовой (INT)	Длинное целое
2	Наименование	Текстовый (CHAR)	150
3	ИНН	Числовой (INT)	Числовой (INT)
4	Юридический адрес	Текстовый (CHAR)	255
5	Телефон	Текстовый (CHAR)	255

Ключевым полем таблицы «Клиенты ю/л» является поле Код организации. Оно определяет номер каждого юридического лица в системе. Данная таблица связана с такими таблицами, как «Счет ю/л», «Расходный кассовый ордер», «Объявление на взнос наличными».

Таблица 2.2.4 Подразделения.

№ п/п	Имя поля	Тип поля	Размер поля
1	Код подразделения	Числовой (INT)	Длинное целое
2	Наименование подразделения	Текстовый (CHAR)	150

Ключевым полем таблицы «Подразделения» является поле Код подразделения. Оно однозначно определяет номер каждого подразделения в системе. Данная таблица связана с такими таблицами, как «Сотрудники», «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер», «Авансовый отчет».

Таблица 2.2.5 Должности.

№ п/п	Имя поля	Тип поля	Размер поля
1	Код должности	Числовой (INT)	Длинное целое
2	Наименование должности	Текстовый (CHAR)	150
3	Должностные обязанности	Текстовый (CHAR)	150

В данной таблице ключевым полем является Код должности. Таблица имеет связь 1:М с таблицей «Сотрудники».

Таблица 2.2.6 План счетов.

№ п/п	Имя поля	Тип поля	Размер поля
1	№ счета	Тестовый (CHAR)	50
2	Наименование счета	Текстовый (CHAR)	100
3	Описание счета	Текстовый (CHAR)	100

В таблице «План счетов» ключевым является поле № счета. Таблица связана с таблицами «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» связью 1:М.

Таблица 2.2.7 Приходный кассовый ордер.

№ п/п	Имя поля	Тип поля	Размер поля
1	Номер документа	Числовой (INT)	Длинное целое
2	Дата	Дата/время (Date)	-
3	Принято от	Текстовый (CHAR)	150
4	Код структурного подразделения	Числовой (INT)	Длинное целое
5	Корреспондирующий счет	Текстовый (CHAR)	50
6	Дебет	Текстовый (CHAR)	50
7	Сумма	Денежный (Money)	-

В данной таблице ключевыми являются поле Номер и поле Дата. Вместе они однозначно определяют каждую операцию. Имеются связи с таблицами, «План счетов» и «Клиенты ф/л».

Таблица 2.2.8 Расходный кассовый ордер.

№ п/п	Имя поля	Тип поля	Размер поля
1	Номер документа	Числовой (INT)	Длинное целое
2	Дата	Дата/время (Date)	-
3	ФИО	Текстовый (CHAR)	150
4	Табельный номер	Числовой (INT)	Длинное целое
5	Код структурного подразделения	Числовой (INT)	Длинное целое
6	Корреспондирующий счет	Текстовый (CHAR)	50
7	Кредит	Текстовый (CHAR)	50
8	Сумма	Денежный (Money)	-

В таблице «Расходный кассовый ордер» ключевыми являются поля Номер и Дата. Имеются связи с таблицами, «План счетов», «Клиенты ф/л» и «Клиенты ю/л».

Таблица 2.2.9 Авансовый отчет.

№ п/п	Имя поля	Тип поля	Размер поля
1	Номер документа	Числовой (INT)	Длинное целое
2	Дата	Дата/время (Date)	-
3	Табельный номер	Числовой (INT)	Длинное целое
4	Подотчетное лицо	Текстовый (CHAR)	150
5	Подразделение	Текстовый (CHAR)	50
6	Назначение аванса	Текстовый (CHAR)	100
7	Получено	Денежный (Money)	-
8	Израсходовано	Денежный (Money)	-
9	Остаток	Денежный (Money)	-
10	Перерасход	Денежный (Money)	-
11	Дебет/счет	Текстовый (CHAR)	50
12	Дебет/сумма	Денежный (Money)	-
13	Кредит/счет	Текстовый (CHAR)	50
14	Кредит/сумма	Денежный (Money)	-

В таблице «Авансовый отчет» ключевыми являются поля Номер и Дата. Имеется связь типа М:1 с таблицами «Сотрудники» и «Подразделения.

Схема спроектированной базы данных, т.е. связи и отношения между сущностями показаны в даталогической модели (рис 2).

Таблица 2.2.10 Объявление на взнос наличными.

№ п/п	Имя поля	Тип поля	Размер поля
1	Объявление №	Счетчик (INT)	Длинное целое
2	Дата	Дата/время (Date)	-
3	Принято от	Текстовый (CHAR)	150
4	Дебет	Текстовый (CHAR)	150
5	Кредит	Текстовый (CHAR)	50
6	Сумма	Текстовый (CHAR)	100

В таблице «Объявление на взнос наличными» ключевым является поле Объявление №. Имеется связь с таблицей «Клиенты ю/л».

На основе данной схемы уже производится физическое проектирование системы.

При создании первой процедуры события для формы Access автоматически создает модуль формы. Модуль формы представляет способ хранения в одном месте всего кода, который относится только к отдельной форме. Как правило, модули форм содержат только процедуры событий, но в них также могут храниться подпроцедуры и функции.

«Главная» форма - форма, через которую осуществляется взаимодействие остальных форм и просмотр отчетов.

Форма «Сотрудники» - форма для ввода, просмотра и редактирования справочников «Сотрудники», «Должности» и «Подразделения».

Формы «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер» и «Авансовый отчет», «Объявление на взнос наличными» - формы для ввода, редактирования и просмотра справочников «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер», «Авансовый отчет», «Объявление на взнос наличными» соответственно и выполнения проводок о выдаче/получении денежных средств в кассу. Пункты меню «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер», «Авансовый отчет» и «Объявление на взнос наличными» также могут работать в нескольких режимах, а именно ввод, изменение и просмотр данных, поэтому блок-схемы технологического процесса для этих пунктов будут выглядеть аналогичным образом.

кассовый автоматизация учет денежный

3. Реализация системы автоматизации кассовых операций в программной среде Microsoft Access

3.1 Обоснование выбора среды реализации

Современный рынок СУБД представлен большим количеством программных продуктов, из который наиболее многочисленными и мощными по своим возможностям являются такие пакеты, как Clarion Database Developer, DataEase, DataFlex, dBase IV, Microsoft Access, Microsoft FoxPro, Paradox R:BASE и др [16].

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

- доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;

- СУБД полностью русифицирована;

- возможность использования OLE технологии;

- интегрированность с пакетами Microsoft Office;

- визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi;

- широко и наглядно представлена справочная система;

- наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов [7].

Существуют разные варианты использования Access с точки зрения архитектуры приложения. Access позволяет использовать те данные, которые уже были накоплены раньше другими программными средствами и, следовательно, имеют другой формат путем импорта существующей таблицы базы данных, рабочего листа электронной таблицы или текстового файла, созданных приложениями MS-DOS или Windows, во внутренний формат базы данных Access (MDB). Естественно, что Access может также экспортировать данные из таблиц базы данных формата MDB в любой формат, из которого можно импортировать данные. Помимо файлов баз данных, Access может работать непосредственно с файлами электронных таблиц, текстовыми файлами, документами HTML, адресными книгами или импортировать данные из этих файлов и документов XML [9].

Таким образом, MS Access, являясь СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичные для современных СУБД, разумнее всего использовать для разработки базы данных для учета кассовых операций.

Проанализировав все вышеперечисленные достоинства, именно приложение Microsoft Access было выбрано для разработки программы автоматизации кассовых операций [4].

3.2 Руководство по работе с системой

Для открытия базы данных необходимо запустить файл «Касса.mdb».

После загрузки базы, необходимо сначала подключить содержимое базы данных. Для этого нужно нажать кнопку «Параметры».



Рис.3. База данных «Касса».

В появившемся окне установить переключатель на пункте «Включить это содержимое» и нажать на кнопку ОК.

Рис.4. Включение содержимого БД.

Основная форма, с которой работает пользователь - это форма «Главная» (Рис.5.). Эта форма автоматически открывается при запуске и позволяет открывать все имеющиеся формы для заполнения таблиц, а также все запросы и отчеты. Также на форме предусмотрена кнопка «Выход», при нажатии которой происходит автоматическое сохранение данных и выход из программы.

Рис.5. Форма «Главная».

«Главная» форма содержит блоки «Касса», «Клиенты» и «Отчеты». В блоке «Касса» расположены кнопки «ПКО», «РКО», «Авансовый отчет» и «Объявление на взнос наличными», при нажатии на которые открываются соответствующие формы. Блок «Клиенты» подразделяется на две формы: «Физические лица» и «Юридические лица». В состав «Отчеты» входят «Журнал операций» и «Кассовая книга».

Для внесения данных о сотрудниках нужно нажать на кнопку «Сотрудники». Появится экранная форма (Рис.4), позволяющая просматривать, добавлять и изменять данные о сотрудниках:



Рис.6. Форма «Сотрудники».

На данной форме содержится вся информация о сотрудниках: ФИО, Код должности, Должность, Код подразделения, Подразделение и т.д. Нажатием на кнопки «Следующий» и «Предыдущий» можно просмотреть данные всех сотрудников. Кнопка «Новый» позволяет добавить нового сотрудника.

Рис.7. Форма «Приходный кассовый ордер»

Приходный кассовый ордер - это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу организации. Ордер содержит информацию о полученной сумме, дате получения средств, проводки по счетам.

Расходный кассовый ордер - это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных средств из кассы организации.

Рис.8. Форма «Расходный кассовый ордер».

На данной форме указывается номер расходного ордера, сумма выданных средств, проводки по счетам, дата выдачи средств.

Авансовый отчет - бухгалтерский документ типовой формы, подтверждающий расходование аванса, оформляющий использование полученных подотчетных сумм, составляемый и представляемый подотчетными лицами.

На форме «Авансовый отчет» содержится номер отчета, дата его составления, ФИО подотчетного лица, его табельный номер, подразделение, проводки по счетам.

Для просмотра и редактирования справочников «Должности», «Подразделения» и «План счетов» следует выбрать Таблицы и на необходимом справочнике дважды кликнуть мышью (Рис. 8).



Рис.9. Форма «Авансовый отчет».

Рис.10. Таблица «Должности».

Для формирования отчетов необходимо зайти на форму «Главная» и в блоке «Отчеты» выбрать нужный вид отчета: «Кассовая книга» (Рис. 9) или «Журнал операций» (Рис.10).

Кассовая книга - форма для отражения операций с наличными деньгами, учитывающая все поступления и выдачи денег. В кассовой книге содержится приход, расход, суммы денежных средств, дата совершения операции, ФИО сотрудника, наименование документа, номер документа.



Рис.11. Таблица «Кассовая книга».

При нажатии кнопки «Журнал операций» программа открывает форму, где содержатся запросы и отчеты отображающие данные из таблиц.

Рис.12. Форма «Журнал операций».

Программа легко формирует и выдает отчеты в виде приходных и расходных кассовых ордеров (рис. 11 и 12).



Рис.13. Форма «Приходный кассовый ордер».

Рис.14. Форма «Расходный кассовый ордер».

Также система позволяет производить запрос по дате (Рис.13 и 14). Необходимо ввести начало и конец отчетного периода и система выдаст запрос по всем операциям ПКО на определенную дату.

С помощью кнопки «Авансовый отчет № сотр», по параметру «Номер сотрудника» производится выборка всех сотрудников, которым был выдан аванс. (Рис.15, Рис.16.)

Для выхода из системы необходимо закрыть окно базы данных.



Рис.15. Запрос «ПКО ДАТА».

Рис.16 Запрос «ПКО ДАТА».



Рис.17. Отчет «Авансовый отчет № сотрудника».

Рис.18. Отчет «Авансовый отчет № сотрудника».

3.3 Экономическая эффективность от внедрения программного продукта

Автоматизированные информационные технологии в учете позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности, данных необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов. В условиях использования автоматизированных информационных технологий имеется возможность осуществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии. Это положение позволит практическую реализацию при объединении персональных ЭВМ в локальную сеть, ориентированную на АРМ.

В последние годы банковская система нашей страны переживает бурное развитие. Сегодня все больше банков делает ставку на информационные технологии. Интерес к развитию компьютеризированных банковских систем определяется не желанием извлечь сиюминутную выгоду, а, главным образом, стратегическими интересами. Вкладывая средства в программное обеспечение банки, в первую очередь, стремятся к удешевлению и ускорению своей рутинной работы и победе в конкурентной борьбе. Банковские компьютерные системы на сегодняшний день являются одной из самых быстро развивающихся областей прикладного сетевого программного обеспечения.

В принципе, почти все задачи, которые возникают в ходе работы банка, достаточно легко поддаются автоматизации. Быстрая и бесперебойная обработка значительных потоков информации является одной из главных задач любой крупной финансовой организации. В соответствии с этим очевидна необходимость автоматизации банковской деятельности, позволяющей обрабатывать все возрастающие информационные потоки.

Практика внедрения автоматизированных систем свидетельствует, что многим банкам приходится преодолевать серьезные трудности при попытке автоматизировать процесс проведения операций и методы их обналичивания.

Большего эффекта от введения автоматизированных систем можно достигнуть путем усовершенствования технологии проведения операций, методологии и усовершенствования процесса их обналичивания, повышение контрольных свойств последнего, а также благодаря более полному удовлетворению потребностей управления необходимой информации.

Кассовые операции не являются особенно трудоемким участком учета, но требуют значительных затрат времени и внимания бухгалтера. Поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации по данному участку учета достаточно эффективно. Информацию о денежных средствах в кассе обычно обрабатывает кассир, который ведет кассовую книгу. Кассовая книга и отчеты кассира могут вестись автоматизированным способом. Алгоритм движения денежных средств предусматривает приходные, расходные операции, корреспонденцию счетов, а также получение выходных регистров бухгалтерского учета по конкретному счету. За счет внедрения разработанного программного продукта будет автоматизироваться учет движения денежных средств, что позволит значительно повысить достоверность информации и оперативность ее обработки. Программа позволит полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности.

К основным преимуществам внедрения программы автоматизации кассовых операций относятся:

- повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о производимых кассовых операциях. Это предусматривает автоматизированное выполнение функций учета и анализа, а также составление форм периодической отче...