· цена 1-ой ед.;

· прочее описание;

Итак, теперь информации в общей базе данных достаточно, чтобы произвести первую складскую операцию «Приход» товарно-материальных ценностей.

Этап 4 - операция «прихода» товара на склад:

Кладовщик, кликнув по некой кнопке «приход», тем самым, запустив процедуру по занесению нового наименования в некий справочник «товарно-материальных запасов на складе». Заполнив все необходимые поля регистрационной формы прихода:

· текущая дата;

· признак поставщика, из справочника поставщиков;

· признак наименования, из справочника всех товаров, при чем только из тех которые принадлежат выбранному выше поставщику;

· признак уникального кода для данного наименования;

· номер накладной;

· количество поступившего товара

И кликнув «Принять». Запускается процедура занесения в БД введенных данных. Более того, перед занесения данных, необходимо их обработать. А именно проверить существует ли данное наименование, с данным кодом и от данного поставщика, в справочнике «товарно-материальных запасов на складе». Если существует, то изменить в информации данной записи только количество («годных» - почему см. раздел о документообороте). Если нет - то выяснить принадлежность данного наименования к определенной категории (автоматически) и добавить новую запись в этот же справочник, при чем эта операция автоматически добавится в неком электронном «журнале складских операций», куда заполнятся следующие данные:

· дата операции;

· характер операции (в данном случае приход);

· признак поставщика;

· код данного наименования;

· само наименование;

· номер накладной;

· количество поступившего товара;

· количество «годных» деталей, которое было до проведения операции;

· количество «не годных» деталей, которое было до проведения операции;

Этап 5 - операция «Замены старой детали на новую»:

Аналогичен 4-му этапу только в справочнике «товарно-материальных запасов на складе» буду вносится изменения в количество «годных» и «не годных» деталей, в журнал уже будет вестись по операции «Списание по акту на замену».

Этап 6 - операция «Списание не годных деталей»:

Так же аналогично 5-му этапу с тематическими изменениями.

Этап 7 - операция «Возврата поставщику не годных деталей»:

Так же аналогично 5-му этапу с тематическими изменениями.

Этап 8 - составление отчета «О движении запасных частей для гарантийного ремонта» за отчетный период:

Итак, предположим, что за месяц накопилось достаточно данных, и теперь необходимо составить по ним отчет. Кладовщик нажатием некую кнопки «Сформировать» - вызывает диалоговую форму, где ему предстоим выбрать нужного поставщика, ввести начало и конец отчетного периода и запустить процедуру подготовки отчета. Дальше запускается процедура формирования отчета, которая по введенным данным:

· выберет заготовленную ранее отчетную форму;

· отсортирует из «журнала …» данные которые входят в выбранный отчетный период;

· внесет в подготавливаемый отчет весь перечень наименований, которые имеются на складе, по данному поставщику и те которые возможно уже сняты с учета на складе, но числились на начало периода - по данным журнала;

· по первой записи (самая ранняя запись в отчетном периоде) внесет в подготавливаемый отчет остатки по данному наименованию на начало отчетного периода;

· внесет по датам все проведенные операции с данным наименованием за выбранный период;

· и отразит текущие остатки на складе по последней записи (самая поздняя запись в отчетном периоде) в журнале;

· дальше если это необходимо дополнит поля шаблона отчетной формы, всеми необходимыми данными (имеется в виду данные об организациях и прочие константные атрибуты);

Вот собственно все первостепенные этапы, которые будущая ИС должна позволить произвести...

2.2 Организация документооборота в системе

Логическая структура организации документооборота внутри системы, выглядит следующим образом:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Здесь «Клиентское приложение» выполняет все работы по обработке вводимых и выводимых данных. Взаимодействие ее с основной базой данных происходит путем формирования запроса о загрузке или выгрузки данных, на «Сервер управления базой данных», который в свою очередь формирует «Транзакцию» по выборке или занесению переданных данных от «Клиентского приложения».

Данная схема является классической для подобного рода ИС, и особых трудностей в ее реализации возникнуть не должно.

2.3 Разработка реляционной модели базы данных подсистемы

За основу в построении сервера баз данных разумней будет взять систему управления реляционными базами данных Borland InterBase 6.5. Как уже было сказано выше, эта система ничем принципиально не отличается от аналогичных ей СУБД, к тому же является полностью интегрированной в середу Borland Delphi 7, что тоже является несомненным ее плюсом.

Реляционная модель базы данных информационной подсистемы, в начальном варианте состоит из 8 таблиц:

Таблица 1 «Справочник поставщиков»

- Таблица, содержащая все необходимые данные по контрагентам.

Таблица 2 «Справочник тематических категорий»

- Таблица тематических категорий, для товаров.

Таблица 3 «Справочник товаров»

- Таблица, содержащая перечень всех наименований товаров, которые уже поступили или могут поступить на склад.

Таблица 4 «Справочник товарно-материальных запасов на складе»

- Таблица, содержащая данный по текущим остаткам товарно-материальных ценностей на складе.

Таблица 5 «Справочник журнала складских операций»

-Таблица, содержащая данные по проведенным складским операциям, за весь период.

Таблица 6 «Справочник ед. размерностей для товаров»

-Таблица с дополнительными сведениями, о возможных вариантах единиц измерения 1-ой единице товара

Таблица 7 «Справочник вариантов складских операций»

-Таблица с дополнительными сведениями, о возможных вариантах складских операциях на складе.

Таблица 8 «Справочник шаблонов отчетных форм»

-Таблица, содержащая шаблоны будущих отчетных форм для каждого из поставщиков.

Организация функциональных связей между таблицами базы данных представлено на рис. 4

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 4 Реляционная модель функциональных связей между таблицами базы данных ИС.

2.4 Описание работы интерфейса клиентской части ИС по учету товарно-материальных ценностей на складе

Как уже было сказано выше, клиентская часть ИС разрабатывалась в объектно-ориентированной среде Borland Delphi 7 и из-за сложности внутренних связей между объектами этого приложения в кругозор освещенных вопросов данной курсовой работы не войдут ни исходные коды, ни их описание.

Запуск программы.

Рис. 5 Настройки программ.

После первого запуска программы, пользователю предлагается ввести начальные настройки (Рис. 5), а именно прописать путь расположения файла БД (“SBTBASE.GBD”) на физическом носителе компьютера. А также заполнить некоторые константы, данные из которых будут использоваться в дальнейшей работе с программой.

Регистрация информации о поставщиках.

Для вызова модальной формы для регистрации нового контрагента (в данном случае предприятия-поставщика товаров) (Рис. 6). Необходимо кликнуть в главном меню программы по пункту «Справочники/Поставщики».

Рис. 6 Добавление информации о новом контрагенте.

После чего на экране появится форма ввода информации (рис. 6), здесь после заполнения всех полей и принятия введенной информации, данная запись автоматически проиндексируется и станет доступна для последующей работы.

Заполнение справочника тематических категорий.

Рис 7. Работа со справочником тематических категорий.

Вызов окна добавления нового каталога, выполняется также через главное меню «Справочники/Справочник категорий».

Добавление нового наименования товара в справочник.

Рис. 8 Заполнение справочника всей наименований товаров.

В данном справочнике регистрируются все товары, который либо уже есть на складе, либо могут поступить. Далее эти данные будут использоваться в работе с программой…

После того, как все необходимые данные внесены в справочники поставщиков, категорий и товаров. Теперь можно начинать саму работу по учету товаров на складе.

Процедуры поступления, списания, и возврата поставщику товарно-материальных ценностей.

Для того чтобы «добавить» новое наименование товаров, и зарегистрировать данную операцию в «Журнале операций» (рис. 13), необходимо из «главного меню/Мастер операций/Приход» вызвать форму регистрации прихода товара (рис. 9). Далее после заполнения всех полей и нажатия кнопки «Принять», данные этой формы автоматически проиндексируются, продублируется в «Журнале операций» и станут, доступны для дальнейшей работы. Работы по процедурам «Списания годных запчастей», «Списания не годных запчастей» и «Возврата товара поставщикам» аналогичны описанной выше процедуре.

Рис. 9 Регистрационная форма поступления нового товар.

Вывод сведений по остаткам товаров на складе

Рис. 10 Текущие остатки товаров на складе.

Для того чтобы можно было оперативно проследить и узнать сколько, товаров осталось на складе, необходимо из «Главного меню/Запасы на складе» вызвать форму-отчет о складских запасах (Рис. 10) в котором дается исчерпывающая информация по текущим остаткам. Также нажав на кнопку, в низу формы, «Вывести отчет» этот отчет можно вывести в форме для печати (Рис. 11).

Рис. 11 Печатная форма отчета, по текущим остаткам товаров на складе.

Работа с «Журналом складских операций»

После того как, были совершенны какие-то операции оприходования или списания товарных запасов, все эти операции дублировались в «Журнале складских операций» (Рис. 13). Который можно вызвать из «Главного меню/Журнал операций».

Рис 12. Фильтр вывода записей «Журнала складских операций»

Но перед тем как вывести его на экран, пользователю будет предложено выбрать все или только определенные записи из этого журнала (Рис. 12). После это при нажатии кнопки «Вывести» на экране отобразится собственно сам журнал (рис. 13).

Рис. 13 Журнал складских операций.

Далее по данным этого журнала, пользователь (кладовщик) сможет с помощью дополнительных автоматизированных функций составить, например отчет «О движении запасных частей, для гарантийного ремонта» за отчетный период, или отследить кокой товар, в каком количестве и в какой момент был оприходован на складе или списан с учета.

Глава 3. Требования к подсистеме

1. Смирнова Г. Н., Сорокин А. А., Тельнов Ю. Ф./ Проектирование экономических информационных систем: Учебник/ М.: Финансы и статистика, 2003. - 512с.: ил.

2. Ковязин А. Н., Востриков С. М./ Мир InterBase. Архитектура, администрирование и разработка приложений баз данных в InterBase, Firebird, Yaffil./ М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2000. - 432с.: ил.

3. Курбацкий А. Н. Автоматизация обработки документов - Мн.: БГУ, 1999. - 221с.: ил.

4. Богатая Н.Н., Хаханова Н.Н./ Бухгалтерский учет. Серия «Высшее образование». 3-е изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д: «Феникс», 2004. - 800с.

5. Патрушина С.М./ Информационные системы в бухгалтерском учете: Учебное пособие. - Москва: ИКЦ «МарТ». Ростов-н/Д: Издательский центр «МарТ», 2003. - 368с. (Серия «Информационные системы»).

6. Материалы Web-сайта «Клуб Бухгалтеров» http://www.provodka.ru (http://provodka.ru/planchet/gl10.php).

7. Материалы информационно-справочной систем «ГАРАНТ». Платформа F1.

Размещено на Allbest.ru