Автоматизация бизнес-процессов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические вопросы

1.1 Цель и задачи бизнес-процессов

1.2 Классификация способов автоматизации бизнес-процессов

1.3 Этапы работ по моделированию бизнес-процессов «как есть»

Заключение

Список использованных источников

Приложение А

Введение

В контрольной работе будет рассмотрен ряд важных и актуальных вопросов автоматизации бизнес-процессов: цель и задачи автоматизации бизнес-процессов, способы автоматизации бизнес-процессов и их классификация, а также этапы работ по моделированию бизнес-процессов «как есть».

Целью работы является:

- раскрытие основных целей и задач автоматизации бизнес-процессов;

- рассмотрение сущности и содержания автоматизации бизнес-процессов и их классификация;

- рассмотрение этапов работ по моделированию бизнес-процессов «как есть».

Для достижения цели необходимо решить ряд важных задач:

1. Изучить литературу по проблеме исследования.

2. Систематизировать и обобщить существующие в специальной литературе, научные подходы к рассматриваемым вопросам.

Для раскрытия поставленной темы определена следующая структура: работа состоит из введения, основной части и заключения.

В работе используются методическая и учебная литература, материалы периодической печати, сети Internet.

1. Теоретические вопросы

1.1 Цель и задачи бизнес-процессов

В работе любой организации со временем появляется необходимость в автоматизации некоторых процессов. С нарастанием производства растет количество бизнес процессов и информации, которую необходимо контролировать. И для извлечения большей выгоды и более слаженной их работы необходима автоматизация всего предприятия. Автоматизация бизнес-процессов предприятий - целенаправленная организация автономной системы управления компанией. Таким образом, автоматизация предприятий осуществляет контроль всех этапов производства и вносит в производственный процесс значительные коррективы.

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей. А бизнес-процесс с точки зрения информационных технологий - это устойчивый информационный процесс (последовательность работ), относящийся к производственно-хозяйственной деятельности компании и обычно ориентированный на создание новой стоимости. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании, например, управление и анализ выпуска продукции или ресурсное обеспечение выпуска продукции (под продукцией понимаются товары, услуги, решения, документы).

Довольно часто при помощи автоматизации руководители хотят скоординировать работу фирмы. Конечно, современное управление трудно представить без информационных систем. Но автоматизация не исправит ошибки в организации бизнес-процессов. Например, если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную или при помощи устаревших систем стало невозможно, то автоматизация - это выход. Если же нужной информации просто нет или она недостоверна, менеджеры ошибаются, работа отделов не скоординирована, то надо менять систему управления - никакая автоматизация здесь не поможет. Поэтому первым делом руководителю нужно трезво оценить положение вещей и понять, решит ли автоматизация те проблемы, которые его волнуют.

Автоматизация бизнес-процессов на современном этапе развития способна решать следующие задачи:

Увеличение скорости обработки информации компании (например, более быстрое прохождение заявки от отдела продаж до склада).

Увеличение прозрачности бизнеса (например, можно оперативно посмотреть задолженность контрагентов).

Контроль над объемами информации (например, клиенты могут сами заносить и оставлять заявки через интернет).

Согласование действий (например, товар, уже зарезервированный для одного клиента, не уйдет к другому).

Повышение технологичности бизнеса (например, цены и налоги считаются автоматически) и др.

Защита организации от недобросовестных сотрудников и минимизация нанесенного ими вреда;

Улучшения качества товаров, оказания услуг;

Эффективный контроль над материальной базой организации и запасами в помещениях склада;

Постоянный мониторинг производства компании, упрощения процесса информирования внешних и внутренних контролирующих органов

На решение других задач, например, на увеличение потока клиентов, своевременную сдачу отчетности или определение перспектив развития автоматизация непосредственно не влияет!

Поэтому обычно автоматизация необходима в следующих случаях:

переориентация на новые задачи (выпуск другой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);

проведение реформ или изменение принципов управления;

неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;

подготовка фирмы к продаже (автоматизация должна увеличить ее рыночную стоимость).

Для разных типов компаний автоматизация бизнес-процессов дает свои особые преимущества. Автоматизация бизнес-процессов предприятий в самую первую очередь дает возможность тотального контроля сотрудников, который при разумном использовании может повысить эффективность работы всего персонала. Присутствует возможность быстрой корректировки задачи, которые стоят перед компанией, с учетом обстановки на рынке. Маневренность позволяет быстро адаптироваться к разным изменениям. Организации, которые направлены в основном на потребителя и на указания услуг, получат достаточно гибкую систему управления процессом производства. Основная проблема каждого предприятия - это повышение уровня качества товара или оказания услуг. Автоматизация бизнес-процессов позволяет провести быстрый контроль всей выпускаемой продукции на производстве в достаточно короткие строки.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет ускорить внешние и внутренние бизнес-процессы предприятия за счет единой системы управления, сэкономить средства, организовать особый бизнес, повысить уровень и эффективность дохода компании.

1.2 Классификация способов автоматизации бизнес-процессов

Выделяют следующую классификацию автоматизации бизнес-процессов [3]:

В зависимости от места бизнес-процессов в организационной структуре компании выделяют следующие бизнес-процессы:

горизонтальные процессы - процессы, отражающие взаимодействие по горизонтали;

индивидуальные горизонтальные процессы - процессы, выполняемые отдельными работниками (организационными единицами);

межфункциональные горизонтальные процессы - процессы, выполняемые многими работниками (организационными единицами);

вертикальные процессы - процессы, отражающие взаимодействие работников (организационных единиц) по вертикали;

интегрированные процессы - процессы, отображающие взаимодействие участников процессов по вертикали и по горизонтали.

В зависимости от степени их сложности выделяют:

монопроцессы - односложные процессы;

вложенные процессы - монопроцессы, входящие в состав более сложного процесса (макропроцесса);

связанные процессы - выделенные и последовательно реализуемые по определенному алгоритму монопроцессы.

В зависимости от их предназначения:

основные бизнес-процессы - горизонтальные бизнес-процессы, обеспечивающие выполнение реальных операционных задач, связанных с созданием продукта и реализацию его клиенту; - это процессы, операции которых имеют прямое отношение к продукту предприятия и тем самым влияют на создание добавленной стоимости;

поддерживающие бизнес-процессы - горизонтальные бизнес-процессы, обеспечивающие исполнение основных процессов, они не имеют непосредственного отношения к производимым товарам и услугам, однако, без них невозможно выполнение операций по созданию добавленной стоимости;

бизнес-процессы управления - вертикальные бизнес-процессы, обеспечивающие управление деятельностью компании, основными и поддерживающими бизнес-процессами. Это процессы формирования стратегии, планирования бизнеса и контроля.

В зависимости от их места в иерархии целей организации:

бизнес-процессы верхнего уровня - процессы, направленные на реализацию стратегических целей компании, наиболее значимые для компании;

бизнес-процессы среднего уровня - бизнес-процессы, направленные на реализацию тактических целей;

бизнес-процессы нижнего уровня бизнес-процессы, направленные на реализацию оперативных целей.

В зависимости от степени их детализации [2]:

макропроцессы - укрупненные бизнес-процессы имеющие степень детализации необходимую чтобы описать бизнес-процессы верхнего уровня;

субпроцессы - бизнес-процессы имеющие степень детализации необходимую для описания бизнес-процессов среднего уровня;

микропроцессы - бизнес-процессы, имеющие предельно максимальную степень детализации, используются для описания бизнес-процессов нижнего уровня.

В рамках основных составляющих сбалансированной системы показателей:

финансовые бизнес-процессы;

клиентские бизнес-процессы;

бизнес - процессы производства;

бизнес-процессы развития, обучения и роста.

Программные продукты для бизнес-процессов позволяют отобразить бизнес-процессы организации в графическом и табличном виде. Основное их назначение - визуализация технологических и управленческих цепочек действий, событий или функций. Отсюда вытекает их применение в деятельности организации - чаще всего они задействованы в проектах по реорганизации и реинжинирингу бизнес-процессов. Поскольку модель организации, пусть даже хорошо нарисованная, тоже не умеет управлять без участия человека, то эти программные продукты в еще меньшей степени можно отнести к классу "программ управления предприятием", чем информационно-аналитические программные продукты. Наиболее характерные и распространенные программные продукты этого типа следующие:

ARIS Toolset (программный продукт, поддерживающий технологию ARIS - архитектура интегрированных информационных систем);

BPWin (поддержка стандартов описания процессов IDEF0, IDEF3, DFD), EM Tool и IDEF0 Doctor .

1.3 Этапы работ по моделированию бизнес-процессов «как есть»

Моделирование бизнес-процессов это не только их описание, но изучение и анализ с целью улучшения, рационализации способов их построения, управления и прогнозирования. Т.е. моделирование бизнес-процессов - это отражение деятельности предприятия по процессам, как в целом, так и отдельных его частей, с тем чтобы в дальнейшем данные процессы можно было анализировать и совершенствовать.

Результаты моделирования бизнес-процессов, как правило, используются для анализа бизнес-процессов с целью выработки рекомендаций по их оптимизации и регламентации бизнес-процессов. Результатом моделирования становятся новые, более эффективные бизнес процессы, комплект регламентной документации, а также организационная структура, соответствующая новым процессам.

К основным этапам оптимизации бизнес-процессов можно отнести:

Изучение бизнес-процесса и постановка целей моделирования и оптимизации. Данный этап не имеет формального описания, а лишь формирует общее представление бизнес-процесса. Цели и задачи должны быть регламентированы и быть достижимыми.

Построение модели бизнес-процесса AS IS (как есть). Главной задачей данного этапа является описание существующей структуры организации, внутренних и внешних бизнес-процессов.

Анализ основных проблем, выявленных при построении бизнес-модели. Основной задачей этого этапа является выявление ключевых показателей эффективности, источников проблем, изменение которых позволит улучшить ключевые показатели.

Выработка рекомендаций для решения задач, поставленных перед проведением анализа.

Моделирование и анализ бизнес-процессов «как есть» включает следующие этапы:

1. Создание моделей организационной структуры;

2. Создание вспомогательных моделей (деревья функций, документов, материальных ресурсов и т.д.);

3. Разработка моделей бизнес-процессов верхнего уровня;

4. Проверка адекватности моделей верхнего уровня;

5. Разработка моделей детальных бизнес-процессов (несколько уровней де­композиции);

6. Проверка адекватности детальных моделей;

7. Создание моделей документов, данных и т.д.

8. Проведение анализа моделей.

9. Формирование отчетов.

Основной задачей при моделировании бизнес-процессов компании является описание существующих в ней процессов с целью построения их моделей «как есть». Для этого необходимо собрать всю доступную информацию о процессе, которой в полной мере, как правило, владеют только сотрудники компании, непосредственно задействованные в выполнении процесса. Таким образом, мы приходим к необходимости подробного опроса (интервьюирования) всех задействованных в бизнес-процессе сотрудников. Следует подчеркнуть, что нельзя ограничиваться сведениями о процессе, предоставляемыми руководителем подразделения и менеджерами. Обычно только беседа с сотрудником, непосредственно осуществляющим действия в рамках описываемого бизнес-процесса, дает адекватное представление о том, как функционирует процесс в реальности.

Первый вопрос при построении модели «как есть» касается результата рассматриваемого бизнес-процесса. Случается, что получить четкую формулировку результата бизнес-процесса нелегко, несмотря на всю важность этого понятия для эффективности работы компании.

После определения результата следует разобраться с последовательностью действий, составляющих процесс.

Последовательность действий моделируется на разных уровнях абстракции. На самом верхнем уровне показывают только наиболее важные шаги процесса (обычно не более десяти). Затем производится декомпозиция каждого из высокоуровневых шагов (подпроцессов). Глубина декомпозиции определяется сложностью процесса и требуемой степенью детализации. Для того чтобы получить действительно полное представление о бизнес-процессе, надо произвести декомпозицию до атомарных бизнес-функций --хорошо понятных элементарных действий (отдельных операций в ПО или выполняемых человеком), которые нет смысла раскладывать на составляющие. На основе собранной информации строится модель обычного, или оптимального, выполнения процесса и определяются возможные сценарии его выполнения со сбоями. Различные сбои исключительные ситуации -- исключения) могут нарушать оптимальный ход процесса, поэтому следует указать, каким образом исключения будут «обработаны», то есть какие действия предпринимаются в случае возникновения исключительной ситуации.

Важной частью построения модели бизнес-процесса является исследование аспектов его эффективности. Сюда входят использование ресурсов, время выполнения работ сотрудниками, возможные задержки и простои. Необходимо разработать систему показателей, или метрик, для оценки эффективности процесса. При моделировании определяются бизнес-цели, в достижение которых вносит свой вклад моделируемый процесс. Следует различать понятия бизнес-цели и результата процесса.

Каждый бизнес-процесс должен иметь как минимум один результат и быть направлен на достижение хотя бы одной бизнес-цели. Например, результат процесса «Исполнение заказа на подключение абонента» можно определить как «Получение подтверждения подключения от клиента», тогда как бизнес-цели, которые преследуются при выполнении данного процесса, могут включать «Обеспечение минимального времени исполнения заказа» и «Обеспечение минимального процента рекламаций». Для определения целей следует обратиться к бизнес-стратегии компании. Необходимо выявить события, которые могут прервать ход процесса. В случае прерывания может потребоваться корректно «откатить» (компенсировать) те шаги процесса, которые уже были выполнены. Для этого следует определить логику компенсирующих действий для каждого прерывающего события.

Наконец, следует рассмотреть имеющиеся программные средства, осуществляющие поддержку бизнес-процесса. Это важно, так как программное обеспечение может скрывать некоторые особенности поведения процесса, не в полной мере известные исполняющим отдельные шаги сотрудникам. Собранная на этом этапе информация будет полезна при дальнейшей автоматизации процесса.

Собрав все указанные сведения, можно получить хорошее представление о ходе бизнес-процесса. На этапе моделирования должны быть получены следующие результаты:

Процессная карта, показывающая связь между различными бизнес-процессами и их взаимодействия. На процессной карте, как правило, каждый бизнес-процесс компании изображен в виде прямоугольника, стрелками показаны связи между ними (например, зависимость одного процесса от другого, или замена одного процесса другим при выполнении некоторого условия), а также представлены различные документы, которые передаются из процесса в процесс или регламентируют их ход (стандарты, инструкции и т.п.).

Диаграмма ролей, показывающая роли при выполнении процесса и связи между ними. Диаграмма ролей не является иерархической. Она представляет такие связи, как участие в группе, руководство, коммуникацию, замещение одной роли другой и т. д.

Модель «как есть» каждого рассмотренного бизнес-процесса, детально описывающая процесс и отражающая ход процесса, действия, роли, движение документов, а также точки возможной оптимизации. Такая модель включает в себя:

Диаграмму окружения процесса, представляющую бизнес-процесс в виде одного действия (то есть не раскрывающую ход процесса), для которого могут быть показаны запускающее процесс событие, необходимые входные данные, результат, роли, показатели эффективности, прерывающие события и компенсирующие процессы, регламентирующие документы, связанные бизнес-цели;

Высокоуровневую диаграмму процесса, показывающую его крупные шаги (обычно не более десяти) и связанные с ними роли;

Подробные диаграммы для каждого шага высокоуровневой модели (в зависимости от сложности процесса здесь может использоваться несколько иерархически организованных диаграмм), в деталях показывающие ход процесса, прерывающие события, бизнес-правила, роли и документы;

Диаграмму обработки исключений, показывающую, какие действия выполняются в случае данной исключительной ситуации и кем, а также, куда передается управление после окончания обработки исключения.

Заключение

автоматизация бизнес процесс иерархия

Целью данной контрольной работы являлось теоретическое изучение целей и задач автоматизации бизнес-процессов, классификация способов их автоматизации и раскрытие этапов работ по моделированию бизнес процессов «как есть». При раскрытии первого вопроса контрольной работы были сделаны выводы: бизнес-процесс - устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Автоматизация бизнес-процессов компании позволяет достичь таких целей как-то: создание системы контроля за исполнением принятого решения; упрощение доступа к документам компании, ускорение поиска необходимой информации; ускорение обработки документа в период от его публикации до сдачи в архив; снижение рисков утраты, повреждения документов; создание системы разграничения доступа к документам. Основные задачи автоматизации бизнес-процессов на предприятии: защита организации от недобросовестных сотрудников и минимизация нанесенного ими вреда; улучшения качества товаров, оказания услуг; эффективный контроль над материальной базой организации и запасами в помещениях склада; постоянный мониторинг производства компании, упрощения процесса информирования внешних и внутренних контролирующих органов. Вторым теоретическим вопросом в контрольной работе рассматривалась классификация способов автоматизации бизнес-процессов. При раскрытии третьего вопроса контрольной работы автором дано определение моделирования бизнес процесса как отражения деятельности предприятия по процессам, как в целом, так и отдельных его частей, с тем чтобы в дальнейшем данные процессы можно было анализировать и совершенствовать. Рассмотрены поэтапно работы по моделированию бизнес-процессов «как есть».

Список используемой литературы

1. Елиферов, В.Г. Бизнеспроцессы. Регламентация и управление/ Н.Р. Ботавина.-М.: ИнфраМ, 2009.- 422с.

2. Калянов, Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов: учебное пособие / Г.Н.Калянов.-М.: Финансы и статистика, 2009.-240с.

3. Пинаев Д.К. Моделирование бизнес-процессов: доступно о сложном [Текст]: справ. пособие / Д.К. Пинаев. - М.: РГАС, 2003. - 247 с.

Приложение А

Рис. 1 Шаги построения модели бизнес-процесса.

Размещено на Allbest.ru