Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Microsoft Excel - програма, призначена для організації даних у таблиці для документування й графічного подання інформації.

Програма MS Excel застосовується при створенні комплексних документів у яких необхідно:

використовувати ті самі дані в різних робочих аркушах;

змінити й відновлювати зв'язки.

Перевагою MS Excel є те, що програма допомагає оперувати більшими обсягами інформації. Робочі книги MS Excel надають можливість зберігання й організації даних, обчислення суми значень у комірках. MS Excel надає широкий спектр методів, що дозволяють зробити інформацію простою для сприйняття.

У наш час, кожній людині важливо знати й мати навички в роботі з додатками Microsoft Office, тому що сучасний світ насичений величезною кількістю інформації, з якою просто необхідно вміти працювати.



1. Імпорт даних

excel графічний програма

Оскільки Excel є високотехнологічним інструментом аналізу і обробки даних, часто виникає необхідність помістити на аркуші Excel дані із зовнішніх джерел даних, обробити і проаналізувати їх. Ця обробка може відбуватися як окремо, так і разом з вже наявними в Excel.

Зовнішніми джерелами даних в цьому випадку можуть виступати:

* бази даних різних типів;

* дані з веб-сторінок;

* дані з текстових файлів.

В Excel вбудовані добре розвинені і зручні в налаштуванні і використанні кошти вибірки даних при їх отриманні з зовнішніх джерел. Для отримання даних з баз даних, Інтернету, текстових файлів і інших джерел даних використовуються різні майстри, які роблять імпорт даних справою зручним і іноді навіть приємним.

Для отримання будь-яких зовнішніх даних і подальшої роботи з ними використовується група інструментів Отримати зовнішні дані на вкладці Дані стрічки інструментів (рис. 1).

Рис. 1. Інструменти отримання зовнішніх даних



1.1 Отримання даних з Access

Для отримання даних з баз даних Microsoft Access служить інструмент З Access, причому він дозволяє отримувати дані з файлів у форматі як останньої версії Microsoft Access, так і попередніх версій. При клацанні на кнопці З Access на екран виводиться вікно для вибору джерела даних. Оскільки джерелом даних в цьому випадку є файл, це стандартне діалогове вікно відкриття файлу. В даному вікні можна вибрати і відкрити файли з розширеннями.mdbи.mde (формати попередніх версій Access), а також.accdbи accde (формати останньої версії Access). Після вибору потрібного файлу на екран буде виведено вікно вибору таблиці, показане на рис. 2 (оскільки в одному файлі Access може бути безліч таблиць, таке вікно необхідно).

Рис. 2. Вікно вибору таблиці Access

Як тільки ви виберете таблицю (нехай в нашому випадку це буде таблиця Клієнти з демонстраційної бази даних Борей, яка поставляється з Microsoft Office XP), на екрані з'явиться наступне вікно, що дозволяє більш детально налаштувати параметри і тип імпорту даних (рис. 3).



Рис. 3. Налаштування імпорту даних

В цьому вікні спосіб представлення даних задається з допомогою групи перемикачів Виберіть спосіб представлення даних у книзі:

Таблиця - дані будуть представлені в зручному табличному вигляді;

Звіт зведеної таблиці - дані будуть представлені як зведена таблиця, що дозволяє виконувати групування даних по окремих полях, а потім відображати дані по групах і підсумки по групах;

Зведена діаграма і звіт зведеної таблиці - крім зведеної таблиці на аркуші вміщено також зведена діаграма;

Лише створити підключення - створення підключення без імпорту даних (створеним підключенням до даних можна буде скористатися пізніше).

Розташування імпортованих даних задається з допомогою групи перемикачів Куди слід помістити дані:

Наявний лист - дані поміщаються на той лист і в той діапазон клітинок, які вказані у розташованому нижче полі;

Новий лист - для розміщення даних, що імпортуються в книзі Excel створюється новий лист.

Кнопка Властивості дозволяє провести додаткову настройку джерела даних. Зверніть на цю кнопку особливу увагу, оскільки з її допомогою можна виконати тонку настройку параметрів імпорту, які в подальшому будуть надавати прямий вплив на поведінку імпортованих даних. При натисканні цієї кнопки на екран виводиться вікно з двома вкладками (рис. 4).

Рис. 4. Тонка настройка підключення

Два перших поля вікна заповнюються автоматично, але ви можете змінити їх вміст, змінивши ім'я для підключення і підправивши опис.

Перша вкладка в цьому вікні дозволяє настроїти режим, в якому буде використовуватися підключення. Нижче описані елементи керування цієї вкладки.

Фонове оновлення - установка цього прапорця дозволяє виконувати запит до джерела даних без припинення роботи в Excel (без «підвисання»).

Оновлювати кожні… хвилин - встановивши прапорець і задавши інтервал оновлення, ви включаєте режим, при якому через заданий вами проміжок часу дані на аркуші оновлюються із вказаного джерела. Такий режим доцільно встановлювати для тих джерел, які зміни відбуваються часто і інформація, отримана в момент імпорту даних швидко застаріває.

Оновлення при відкритті файлу - якщо цей прапорець встановлений, то при відкритті книги дані будуть оновлені з джерела, якщо скинутий - відкриття книги буде проведено без оновлення даних.

Видалити дані з діапазону перед закриттям книги - цей параметр доступний, лише тоді, коли при відкритті книги зовнішні дані оновлюються. У цьому випадку при закритті книги всі дані, отримані з зовнішнього джерела, видаляються, а запит на отримання даних зберігається в книзі.

Таким чином, при встановленні обох прапорців дані будуть імпортуватися в книгу при її відкритті і видалятися з неї при закриванні. Це, природно, значно зменшить розмір самої книги Excel.

Форматування сервера OLAP - ця група прапорців включає або відключає режими одержання відповідних параметрів форматування даних з ОLAP-сервера (природно, для того щоб ці прапорці були доступні, ви повинні одержувати дані з сервера).

Деталізація OLAP - ввівши значення в це поле ви можете обмежити кількість «дочірніх» записів, вилучених для кожного рівня ієрархії в ОLAP-кубах.

Мова - установіть цей прапорець, якщо ви хочете, щоб повідомлення про помилки та попередження виводилися вам на тій же мові, на якому у вас «розмовляють» офісні програми (тобто російською).

Друга вкладка вікна налаштування властивостей підключення, Визначення (рис. 5), дозволяє задати або змінити підключення (можна змінити параметри вилучення даних або джерело даних).

Нижче описані елементи керування цієї вкладки.

Файл підключення - за замовчуванням у цьому полі відображається шлях до файлу бази даних Access. Після того як налаштоване підключення, його параметри зберігаються в спеціальному файлі з розширенням.odc. Всі файли знаходяться в папці Мої джерела даних, і, клацнувши на кнопці Огляд, ви можете замінити наявний вміст поля Файл підключення будь-яким із збережених раніше файлів. В якості файлу підключення можуть також виступати файли джерел даних ОDBC (.dsn) або ОLE DB (.udl).

Рис. 5. Визначення параметрів підключення

Завжди використовувати файл підключення - цей прапорець стає доступним, якщо ви вибрали за допомогою кнопки Огляд один з файлових джерел даних. У цьому випадку кожен раз, коли провадиться звернення до джерела даних, інформація про джерело витягується з файлу підключення. Якщо прапорець скинутий, то буде використана інформація про джерелі даних, збережена в книзі.

Рядок підключення - в це поле ви можете відредагувати параметри рядка підключення. Вручну ці параметри змінюють вкрай рідко. Зазвичай це потрібно тільки в тих випадках, коли в рядки підключення треба внести якісь екзотичні параметри, не враховані майстром налаштування підключення.

Зберегти пароль - якщо встановити цей прапорець, то ім'я користувача і пароль будуть збережені в рядку підключення (і у файлі підключення), причому у вигляді простого незашифрованого тексту. Якщо прапорець скинути, доведеться вводити пароль при кожному підключенні до даних.

Тип команди - в цьому списку ви можете вибрати між двома зумовленими командами, Таблиця і SQL. При виборі пункту Таблиця вся зазначена таблиця даних повністю імпортується в книгу, а при виборі пункту SQL ви зможете відібрати необхідні записи за допомогою запиту.

Текст команди - при виборі в списку Тип команди пункту Таблиця в цьому полі відображається ім'я таблиці, при виборі пункту SQL в цьому полі необхідно ввести запит на мові SQL.

Параметри автентифікації - клацнути на цій кнопці, ви можете вибрати один з трьох варіантів автентифікації:

Перевірка достовірності Windows - застосовуються ім'я і пароль поточного користувача Windows;

SSO - використовується рядок коду SSО (вхід через підключення до сервера єдиного входу);

Ні - ім'я користувача і пароль зберігається у файлі підключення.

Змінити запит - коли в якості джерела даних використовується запит, клацання на цій кнопці дозволяє відредагувати текст запиту.

Параметри - редагування параметрів підключення з використанням Microsoft Query або веб-запиту.

Експорт файлу підключення - збереження поточного набору параметрів в якості файлу підключення.

Після завдання всіх параметрів (якщо вони необхідні) у вікні, показаному на рис. 3, ви можете клацнути на кнопці OK, і дані будуть імпортовані в таблицю Excel. Після імпорту даних кнопки інструментів імпорту стають недоступними, але це зовсім не означає, що ви більше не можете імпортувати дані на цей робочий аркуш; треба клацнути на будь-якій вільній від імпортованих даних осередку.

1.2 Отримання даних з веб-сторінок

З веб-сторінок можна отримувати дані, оформлені у вигляді таблиць. Якщо врахувати, що майже всі сучасні веб-сторінки оформляються з використанням каскадних таблиць стилів (Cascading Style Sheets, CSS), то практично будь-яку сторінку можна отримати у вигляді табличних даних на аркуші Excel. Природно, в реальній ситуації ви будете отримувати саме табличні дані, наприклад, фінансові результати аналізів, прайс-листи, таблицю множення.

1.3 Отримання даних з текстових файлів

Витягувати дані з текстових файлів доводиться не часто. Практично всі сучасні бази даних здатні обмінюватися даними через ОDBC, але ще кілька років тому в нашій країні були широко поширені текстові редактори, електронні таблиці і бази даних, що працюють під управлінням операційної системи MS-DОS. Крім того, практично всі програми для Windows мають можливість експортувати свої дані в текстовий формат. У тому випадку, коли ви стикаєтеся з збереженими у вигляді тексту табличними даними, які ви хочете помістити на лист Excel, потрібно скористатися командою Дані - Отримати зовнішні дані - З тексту.

1.4 Отримання даних з сервера

Microsoft SQL Server

Для того щоб отримати дані з сервера Microsoft SQL Server, необхідно виконати команду Дані - Отримати зовнішні дані - З інших джерел - З сервера SQL Server. Ця команда виводить на екран вікно майстра підключення до даних (рис. 6).



Рис. 6. Вікно майстра підключення даних

Як видно з малюнка, у цьому вікні ви повинні вказати ім'я сервера, до якого ви збираєтеся підключатися. Це ім'я можна переглянути, клацнувши на значку SQL Service Manager в області сповіщень на панелі завдань (рис. 7), або запитати у системного адміністратора.

Рис. 7. Визначення імені сервера

Крім того, вам необхідно вказати, яким чином буде виконуватися вхід на сервер. Якщо для ідентифікації користувача потрібні ім'я і пароль, необхідно встановити нижній перемикач і ввести пароль та ім'я. Після вказівки всіх необхідних на даному етапі дані ви можете клацнути на кнопці Далі і перейти до наступного вікна майстра (рис. 8).

Рис. 8. Вікно вибору бази даних і таблиці

На цьому етапі ви вибираєте базу даних на сервері і таблицю, з якої будуть обрані дані.

Останнє вікно майстра дозволяє змінити деякі параметри файлу підключення до даних і зберегти його. Вибір, зберігати чи ні цей файл, вам не надається, тобто кожен раз, коли ви створюєте нове підключення, файл буде збережено в папці файлів підключення.

Клацнувши на кнопці Готово в останньому вікні, а також задавши параметри вставки діапазону даних у відповідному діалоговому вікні, ви побачите вибрані дані на аркуші Excel (рис. 9).

Рис. 9. Фрагмент аркуша Excel з імпортованими даними



1.5 Отримання даних з XML-файлів

Для отримання даних з файлу у форматі XML необхідно виконати команду Дані - Отримати зовнішні дані - З інших джерел - З імпорту даних XML. Якщо у вас є відповідний XML-файл з даними, то ніяких труднощів робота з цим майстром у вас не викличе. Перше вікно майстра являє собою стандартне діалогове вікно відкриття файлу, у якому необхідно вказати XML-документ, з якого ви збираєтеся імпортувати дані. Наступне вікно майстра також знайомо вам це вікно завдання параметрів вставки діапазону даних. Вказавши, на якому аркуші розміщувати дані, ви отримаєте в Excel таку ж картину, як і при імпорті даних з SQL-сервера.

1.6 Використання Microsoft Query

Microsoft Query є найбільш гнучким і універсальним засобом одержання даних шляхом формування запитів до джерел даних. Після виконання команди Дані - Отримати зовнішні дані - З інших джерел - З Microsoft Query на екран виводиться вікно майстра, що дозволяє задати джерело даних і тип запиту (рис. 10).

У цьому вікні на вкладці Бази даних перераховані всі джерела даних ОDBC, зареєстровані в системі. Ви можете вибрати один з існуючих джерел або створити новий. Для створення нового джерела даних на основі встановленого в системі драйвера ОDBC необхідно вибрати в списку пункт Новий джерело даних і клацнути на кнопці ОК. На екран буде виведено стандартне діалогове вікно створення джерела даних ОDBC. У разі вибору в списку однієї з вже сконфігурованих джерел, ви побачите на екрані вікно програми Microsoft Query, а також вікно додавання таблиці із вибраної бази даних (рис. 11).



Рис. 10. Вікно вибору джерела даних

Рис. 11. Додавання таблиці в запит

Після додавання таблиці в запит на екрані залишається основне вікно програми Microsoft Query з доданою в запит таблиці (рис. 12).

Рис. 12. Вікно програми Microsoft Query



Давайте детально розглянемо кнопки панелі інструментів Microsoft Query.

Призначення інструментів Створити запит, Відкрити запит і Зберегти запит цілком очевидно. Вони дозволяють, відповідно, створити новий запит, відкрити запит збережений на диску, і зберегти створений запит на диску. Інструмент Повернути дані повертає дані в Excel. Інструмент Режим SQL служить для відкриття вікна з текстом SQL-запиту. Інструменти Відображення таблиць і Відображення умов дозволяють відобразити або приховати, відповідно, список обраних таблиць або заданих умов запиту. Інструмент Додати таблицю призначений для додавання таблиці до запиту. Інструмент Фільтр по виділеному забезпечує додавання в таблицю умов значення виділеної комірки. Інструмент Цикл за груповими операціями служить для вибору групової операції. Групові операції - це операції, які можна задавати при формуванні обчислюваного поля для використовуваного джерела даних. Призначення інструментів Сортувати за зростанням і Сортувати за спаданням цілком очевидно. Вони забезпечують сортування даних у виділеному стовпці. Інструмент Виконати запит ініціює виконання запиту. Інструмент Автоматичний режим призначений для включення режиму автоматичного виконання запиту.

Як вже зазначалося, при виконанні команди Дані - Отримати зовнішні дані - З інших джерел - З Microsoft Query на екран виводиться вікно для вибору джерела даних (див. рис. 10). З трьох вкладок у цьому вікні на даному етапі вам потрібно тільки вкладка Бази даних. В ній є список баз даних, доступних у вашій системі, безпосередньо на вашому комп'ютері або в локальній мережі. У цьому списку ви можете вибрати необхідну базу даних. Список доступних баз даних зберігається в реєстрі Windows. Кнопка Огляд дозволяє вибрати джерела даних, які зберігаються в спеціальних файлах з розширенням.dsn. Такі джерела даних зазвичай поставляються виробниками баз даних, джерела для яких не входять в стандартну поставку Windows. Кнопка Параметри дозволяє встановити постійний шлях до папки, в яких зберігаються файли джерел даних. Прапорець Використовувати майстер запитів дозволяє скласти запит до бази даних в інтерактивному режимі. Якщо ви скинете цей прапорець, то ускладните собі життя, оскільки тоді весь запит доведеться формувати самостійно. Скидати прапорець Використовувати майстер запитів потрібно тільки в тому випадку, якщо ви хочете створити дуже складний запит, а майстер запитів не справляється з цим завданням.

Інструменти Microsoft Query тільки дублюють найбільш часто використовувані команди і не дають уявлення про всі можливості цієї програми.



2. Експорт даних

Щоб здійснити Експорт даних необхідно перейти на вкладку Файл і скористатися командою Зберегти та надіслати.

Рис. 13. Вкладка «Зберегти та надіслати»

Команда Змінити тип файлу дозволяє змінювати тип файлу на інші Типи файлів книг і Інші типи файлів, включаючи текстові, а також скористатися командою Зберегти як.

1. Виконайте команду Файл - Зберегти і відправити - Змінити тип файлу - Інші типи файлів - Текстовий формат з роздільниками табуляції (рис. 13).

Рис. 14. Діалогове вікно «Збереження документа»



2. У діалоговому вікні Збереження документа натисніть кнопку Зберегти (рис. 14). Натисніть ОК, щоб підтвердити, що бажаєте зберегти поточний лист (рис. 15).

Рис. 15. Підтвердження збереження фай лу

3. В результаті буде створений текстовий файл, у якому дані книги буде розділено знаками табуляції (рис. 16).

Рис. 16. Збережена таблиця в текстовому форматі

Аналогічно можна імпортувати ці дані з Ехсеl 2010 і на інші джерела, скористатися командою Зберегти як, наприклад, як MHTML-документ (рис. 17).



Рис. 17. Збереження файлу як веб-сторінки



Висновок

Характерною рисою сучасності є стрімкий науково-технічний прогрес, що вимагає від менеджерів і бізнесменів значного підвищення відповідальності за якість прийняття розв'язків. Це основна причина, яка обумовлює необхідність наукового прийняття управлінських розв'язків.

За допомогою цього продукту можна аналізувати великі масиви даних. В Excel можна використовувати більш 400 математичних, статистичних, фінансових і інших спеціалізованих функцій, зв'язувати різні таблиці між собою, вибирати довільні формати подання даних, створювати ієрархічні структури. У цій роботі знайшло своє відображення вивчення текстового редактора Excel, його особливості, функції та можливості застосування. Під час роботи з даними в електронних таблицях, я здобула додаткові знання про автозаповнення комірок, введення даних інтервального типу.

Отже, в даній роботі розкривалася тема імпорту та експорту даних в Excel 2010. Описувалися методи імпорту даних з Access, веб-сторінок, текстових файлів, серверів, XML-файлів та Microsoft Query. Також описувалися методи експорту даних.



Список використаної літератури

В.В. Александров. Exsel. Видавництво «Издательский дом «Вильямс», Москва, 2010.

Н.М. Войтюшенко, А.І. Остапець. Інформатика і комп'ютерна техніка. Видавництво «Центр навчальної літератури», Київ, 2011.

М.В. Макарова, Г.В. Карнаухова, С.В. Запара. Інформатика і комп'ютерна техніка. Навчальний посібник «Університетська книга». Суми, 2013.

О.Ф. Клименко, Н.Р. Головко, О.Д. Шарапов. Інформатика і комп'ютерна техніка. Навчально-методичний посібник, Київ, 2011.

5. В.П. Леонтьев. Новейший самоучитель работы на компьютере. «ОЛМА Медиа Групп», Москва, 2012.

Размещено на Allbest.ru

...