Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Описание предметной области базы данных

2. Описание информационных объектов БД и свойств полей

3. Описание информационно - логической модели данных, схема данных

4. Макеты форм, описание установленных свойств для используемых элементов управления

5. Описание форматизированных требований к запросам

6. Описание типа и структуры отчетов

Направление деятельности:

ь швейное ателье

Наименование задачи:

ь учет заказов

Цель решения:

ь контроль количества заказов и сумма выручки

Назначение:

ь для ведения учета заказов

ь количества выполненной работы

Источники и способы поступления исходных данных:

ь список клиентов

ь оказание услуг

ь оборудование

ь заказы

Основной задачей данной создаваемой базы данных будет являться учет количества заказов, сумма выручки.

Запуск Access для создания новой базы

Запустите Microsoft Access из меню Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access». Разработчики программы предлагают нам готовые шаблоны из Интернета, но мы выполним работу по созданию базы самостоятельно.

Мы решили создать базу «Оказание услуг». Для этого щелкаем мышью на иконке «Новая база данных».

Рис 1. Создание базы данных

В открывшемся поле имени файла вводим имя файла «Оказание услуг». При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных.

Создание таблиц

Нажмем кнопку Создать, приложение Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы.

Рис 2. Создание таблиц

В отличие от более ранних версий офисных приложений фирма Microsoft изменила интерфейс. На смену меню и панелей инструментов пришли Ленты. Лента - это область в верхней части окна, в которой можно выбирать команды. Для более быстрого восприятия смысла команд каждая из них проиллюстрирована соответствующим значком.

Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его «Код». Этот код мы будем позже использовать при создании связей между таблицами. Если щелкнуть мышью на поле со значком «№», то станет активным поле «Тип данных» в котором отобразится слово «Счетчик». Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки нашей таблицы.

Рис 3.Нумерация строк

Создаем таблицу, не задумываясь о формате данных, которые вводим в соответствующий столбец. Программа автоматически отследит вводимую информацию и предложит соответствующий тип данных и наиболее часто используемый формат представления информации. При создании таблицы это наглядно видно.

Поскольку мы создаем базу оказание услуг, то нам понадобиться список «Оказания услуг». Для этого в первой строке второго столбца «Добавить поле» вы вписываете наименование первого информационного продукта. После ввода текста в ячейку второго столбца с правой стороны появился третий столбец с наименованием «Добавить поле». Второй столбец получил по умолчанию наименование «Поле 1». Для удобства работы с таблицей переименуем этот столбец, для чего щелкните мышью на наименовании и после включения текстового курсора вводим текст. Поскольку в ячейку таблицы был введен текст, то программа автоматически определила тип данных как «Текстовый».

Аналогично в третий столбец впишем код сложности услуги, в четвертый - код используемого оборудования, в пятый - время изготовления заказа, в шестой - стоимость. Переименуем соответствующие поля.

Сохраните таблицу, нажав кнопку «Сохранить» в верхнем левом углу окна или комбинацию клавиш (Ctrl + S) клавиатуры. В поле «Имя таблицы» укажите «Оказание услуг». база данных access formwizard

Аналогичным образом создаем таблицу «Оборудование» и «Список клиентов», используя команду «Таблица» ленты «Создание».

Рис 4.Новая таблица

2. Описание информационных объектов БД и свойств полей

Таблица 1 информационные объекты БД

Рис 5. Таблица в режиме конструктора

Как отмечалось ранее, записи таблиц состоят из полей, значениями которых являются характеристики экземпляра объекта.

Рис 6. Таблица в режиме таблицы

При проектировании БД поля необходимо описать в соответствии с требованиями Access. Каждому полю следует:

присвоить имя;

указать тип;

указать некоторые свойства поля.

Имя поля может состоять из не более чем 64 любых символов кроме точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (`) и квадратных скобок ([ ]).

Имя поля не должно начинаться с пробела и не может включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0 до 31).

Существуют следующие типы полей в Access:

Текстовый. Позволяет вводить любые символы, в том числе и цифры, для которых не предполагается выполнение расчетов.

Поле МЕМО. Длинный текст (до 64000) символов, например, примечания или описания.

Числовой. Вводятся числовые данные, допускающие использование в математических вычислениях.

Дата / время. Значения даты или времени.

Денежный. Денежные значения. Этот тип позволяет проводить вычисления без округления значения. Максимальная точность составляет 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа от запятой.

Счетчик. Уникальные последовательности (с шагом 1) или случайные номера, автоматически формируемые при дообавлении записи в БД.

Логический. Поля, которые могут иметь одно значение из двух возможных, таких как Да / Нет, Истина / Ложь, Вкл. / Выкл.

Поле объекта OLE. Объекты, созданные в других приложениях, которые могут быть связаны или внедрены в таблицу Microsoft Access. Например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки и др.

Гиперссылка. Содержанием поля является адрес в сетях Internet, служащий ссылкой на ресурсы Word Wide Web.

Мастер подстановок. Создает поля, позволяющие выбрать с помощью раскрывающегося списка значения из других таблиц или из списка значений.

Набор допустимых свойств поля зависит от типа поля.

Рис 7. Свойства поля

3. Описание информационно-логической модели данных, схема данных

Связь с таблицами -- позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

Теперь нужно связать таблицы. Нажимаем на кнопку Схема данных. Появляется окно Схема данных и поверх него окно Добавление таблицы. Добавляем в схему нужные таблицы. Устанавливаем связь между таблицами. Для этого в таблице «Список клиентов» выделяем поле код заказчика и переносим его мышкой в такое же поле таблицы «Заказы». Нажимаем на OK, возвращаемся в окно Связи и нажимаем на кнопку Создать. Появляется связь типа один к одному - взаимно однозначное соответствие. На схеме связь отображается линией, соединяющей таблицы, с цифрами 1 на концах.

Рис 8. Схема данных

4. Макеты форм, описание установленных свойств для используемых элементов управления

Для создания формы с помощью Мастера форм (FormWizard) предполагается следующая последовательность действий:

В окне базы данных выберите вкладку Формы . Нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне «Новая форма» выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма. Нажмите кнопку OK.

В открывшемся диалоговом окне выберите поля для форм и нажмите кнопку далее.

В новом диалоговом окне выбираем внешний вид форм нажимаем кнопку далее.

Далее выбираем стиль и нажимаем кнопку далее.

В новом диалоговом окне выбираем Открыть форму для просмотра и вывода данных и нажимаем ОК.

Для создания форм в режиме конструктор, нажимаем кнопку Конструктор, и мы переходим в режим конструктора форм, в котором получите в свое распоряжение все средства для создания полноценной формы. С помощью мыши перетаскиваем на шаблон формы элементы которые хотим разместить в нашей форме.

5. Описание форматизированных требований к запросам

Мастер запросов

При необходимости произвести выборку из имеющихся данных, можно воспользоваться мастером создания запросов. Этот мастер автоматически создает запросы для выборки данных из одной или нескольких таблиц. Возможность оперировать несколькими таблицами, связывая отдельные поля таблиц произвольным образом, позволяет создавать гибкие разветвленные структуры данных, удобные в управлении и эффективные в использовании. Кроме того, мастер позволяет группировать данные и вычислять итоговые значения, например, можно выполнить подсчет заказов, сгруппированных по датам размещения.

Конструктор запросов

В общем «Конструктор» используется для изменения макета выбранной таблицы, запроса, формы или отчета или для редактирования выбранного макроса или модуля.

Режим конструктора запроса используется для графического изменения структуры запроса. В верхней половине окна выводятся списки полей всех таблиц, включенных в активный запрос, и линии связей между таблицами. В бланке запроса в нижней части окна каждому полю, включенному в запрос, отводится отдельный столбец, что позволяет, например, отображать поля в результатах запроса, сортировать поля или определять условия отбора.

Допустим мы создали какой то запрос и чтобы изменить макет запроса нужно нажать кнопку «Конструктор» и тогда появляется д.о. «<Имя> запрос: запрос на выборку» и так познакомимся с элементами этого окна.

Список полей - используется для добавления полей в активный запрос или фильтра. Для этого следует перенести поле с помощью мыши из списка полей в столбец в бланке запроса.

Строка «Поле» - добавляет поле в результаты активного запроса или фильтра. Для добавления поля в запрос выберите ячейку в этой строке в бланке запроса и выберите поле в раскрывающемся списке.

Строка «Имя таблицы» - указывает таблицу, в которой находится данное поле. Это удобно при определении принадлежности полей тем или иным таблицам в многотабличном запросе или фильтре. Чтобы вывести на экран или скрыть строку Имя таблицы, установите или снимите флажок Имена таблиц в меню Вид.

Строка «Сортировка» - задается порядок сортировки значений управляющего запроса или фильтра: по возрастанию (от 0 до 9, от A до Z, от А до Я), по убыванию (от 9 до 0, от Z до A, от Я до А) или отсутствие сортировки. Чтобы указать сортировку поля, выберите ячейку в строке Сортировка и укажите порядок сортировки.

Флажок «Вывод на экран» - отображает на экране или скрывает столбец при выполнении запроса или фильтра. Если столбец скрыт, он все равно может быть использован для определения условий отбора.

Строки «Условие отбора» и «Или» - задают одно или несколько условий отбора, определяющих набор записей, отбираемых в запросе или фильтре. При необходимости ввести дополнительные условия, введите значение или выражение в ячейки под ячейкой или.

Запрос на выборку предназначен для осуществления отбора данных из таблиц и других запросов, совпадающих с определенным условием (ключом). Результатом данного запроса является таблица, которая существует до закрытия запроса.

Запросы выбора являются основой для построения запросов различного вида. Для определения типа запроса необходимо первоначально создать запрос выбора и, находясь в конструкторе запроса, определить его вид с помощью команд меню Запрос/ Вид запроса. Вид запроса - это одна из команд: Выборка, Создание таблицы, Обновление, Удаление.

Как уже отмечалось, создание запроса осуществляется в режиме Конструктора.

Запросы действия

Запрос на создание таблицы используется для сохранения результата запроса. Этот вид запроса основан на запросе на выборку, но в отличие от него сохраняет таблицу, содержащую результаты запроса.

Необходимость в сохранении результатов запроса возникает, например, в том случае, когда один и тот же запрос выполняется неоднократно, а исходные данные для него не меняются. Используя вместо запроса таблицу, можно значительно ускорить доступ к данным, особенно если запрос построен на нескольких таблицах большого объема. Сохранение таблицы запроса полезно тогда, когда необходимо накапливать итоговые данные на протяжении длительного времени, а данные, на которых базировался запрос, можно удалить.

Сконструируем запрос на создание таблицы на примере ранее полученного запроса на выборку с использованием статистических функций.

1. В окне базы данных выделите названный запрос и нажмите кнопку конструктор.

2. Преобразуйте этот запрос на выборку в запрос на создание таблицы, выбрав на панели конструктора тип запроса Создание.

3. В окне Создание таблицы (Make Table) введите имя создаваемой таблицы.

4. Чтобы просмотреть, какие записи будут помещены в новую таблицу, щелкните на кнопке панели инструментов Вид (View).

5. Выполните запрос, чтобы таблица Создаваемая была сохранена в базе данных. Теперь эту таблицу можно увидеть в списке таблиц окна базы данных.

Ниже показаны запросы действий или Перекрестные запросы позволяют отображать результаты статистических расчетов (такие как суммы, средние значения и др.) по данным из каждой строки столбца. Далее выполняется группировка по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки строк, а другой - заголовки столбцов.

Для его создания необходимо выполнить следующие действия.

1. Создать простой запрос, включающий поля, требуемые для перекрестного запроса Назвать созданный запрос Простой запрос.

2. В окне БД выполнить команды: Запросы / Создать / Перекрестный запрос. В появившемся окне выполнить следующие действия:

* Выбрать ПОКАЗАТЬ ЗАПРОСЫ, в качестве источника указать Простой запрос. Нажать ДАЛЕЕ.

* Для наименования строк выбрать поле Название острова, нажать ДАЛЕЕ.

* Для наименования столбцов выбрать Код, нажать ДАЛЕЕ,

* Выбрать функцию, которую необходимо выполнить для ячеек на пересечении строк и столбцов. В нашем случае выбрать функцию Sum. Нажать ГОТОВО.

3. Выполнить запрос и сохранить с именем Перекрестный запрос.

6. Описание типа и структуры отчетов

Разработку структуры отчета, изменение его внешнего вида, добавление и удаление элементов можно производить только в режиме Конструктора отчетов. Панель элементов (Toolbox), отображаемая в этом режиме, позволяет создавать элементы управления. При этом некоторые элементы управления можно создавать с помощью Мастера элементов, осуществляющего пошаговое руководство процессом создания.

К создаваемому отчету можно применить один из предлагаемых Access автоформатов, позволяющих быстро настроить внешний вид отчета. Более того, Access позволяет создавать свои собственные автоформаты и применять их к другим отчетам.

Чтобы открыть отчет в режиме Конструктора, выделите нужный отчет в окне базы данных и выберите команду Вид | Конструктор (View | Design View) или нажмите кнопку Конструктор (Design) в окне базы данных.

Структура отчета

Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Рассмотрим их назначение. Разделы (sections) отчета включают заголовок, примечание, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид (View) в режиме Конструктора.

Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета, которая может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.

Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике -- таблице и запросе.

Раздел примечаний отчета определяет высоту области примечания отчета и добавляется вместе с разделом заголовка отчета. При печати многостраничного отчета примечание будет отображено только внизу последней страницы.

Для добавления областей заголовка и примечания отчета выберите команду Вид | Заголовок/примечание отчета (View | Report Header/Footer). Если отчет уже содержит эти области, то команда меню Заголовок/примечание отчета (Report Header/Footer) будет отмечена флажком. В этом случае команда Вид | Заголовок/примечание отчета (View | Report Header/Footer) позволяет удалить области заголовка и примечания из отчета.

При печати многостраничного отчета содержимое разделов верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета выводится на каждой странице. Чтобы добавить к отчету верхний и нижний колонтитулы, выберите команду Вид | Колонтитулы (View | Page Header/Footer). Если отчет уже содержит эти области, то команда меню Колонтитулы (Page Header/Footer) будет отмечена флажком. Для удаления областей верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета снова выберите команду Вид | Колонтитулы (View | Page Header/Footer). Если колонтитулы содержат какие-то элементы, Access отобразит предупреждение о том, что в случае удаления колонтитулов будет удалено и их содержимое.

Поскольку отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, в них могут присутствовать дополнительные разделы: Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer). В зависимости от количества уровней группировки в отчете может быть разное количество этих разделов.

Вид управляющей кнопочной формы

1. В главном меню выбираю «Сервис»-«Настройки»-«Диспетчер кнопочных форм».

2. Появляется диалоговое окно «Диспетчер кнопочных форм» состоящая из пяти кнопок: «Закрыть, Создать, Изменить, Удалить, По умолчанию». Нажимаем кнопку «Изменить». Появляется диалоговое окно «Изменение страницы кнопочной формы» состоящая из двух полей «Название кнопочной формы» и «Элементы данной кнопочной формы» нажимаем кнопку «создать»

Заключение

Какие возможности дает знание программы. С помощью Office Access можно сохранить отчет в формате PDF (Portable Document Format) или XPS (формат XML Paper Specification), что позволит произвести распечатку или публикацию файла, а также переслать его по электронной почте. Сохранив свой отчет в формате PDF или XPS, пользователь получает возможность вводить информацию из отчета в легко рассылаемую форму, которая сохранит все установленные им характеристики форматирования, что позволит другим пользователям просматривать или распечатывать отчет даже при отсутствии у них Office Access .

Office Access имеет интерфейс разработчика интерактивных форм и отчетов «что-видишь-на-экране-то-и-получаешь» (WYSIWYG). Можно самостоятельно разрабатывать и редактировать проекты формы на экране в режиме реального времени, а также осуществлять предварительный просмотр созданной формы. Данная функция позволяет видеть данные, появляющиеся в отчете, в процессе создания. С помощью нового WYSIWYG-интерфейса можно оперативно изменять проект отчета, поместив данные в конструктор отчетов, поэтому пользователю не придется каждый раз открывать отчет, чтобы оценить, как он смотрится на странице.

Список литературы

1. Разработка баз данных в системе Microsoft Access : учебник для учреждений среднего профессионального образования по специальностям 2202 "Автоматизированные системы обработки информации и управления" (по отраслям), 2203 "Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем" / А.В.Кузин, В.М.Демин. - Москва : Форум : Инфра-М, 2005.

2. Использование Microsoft Office Access 2003 : перевод с английского / Роджер Дженнингс. - Москва [и др.] : Вильямс, 2005.

3. Формы, отчеты и запросы в Microsoft Access 2003 : перевод с английского / Пол Мак-Федрис. - Москва [и др.] : Вильямс, 2005.

4. Microsoft Office Access 2007 / Ирина Харитонова, Лада Рудикова. - Санкт-Петербург : БХВ-Петербург, 2008.

5. Access 2007 в кармане / А. Н. Кушнир. - Москва : Эксмо, 2008.

6. Анализ данных в Access. Сборник рецептов : [перевод с английского] / Кен Блюттман, Уэйн Фриз. - Санкт-Петербург [и др.] : Питер : Питер Пресс, 2008.

Размещено на Allbest.ru