Створення презентацій в Microsoft PowerPoint. Опис робочого місця оператора комп’ютерного набору

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДНЗ «Ананьївський професійний аграрний ліцей»

Калінова Вікторія Сергіївна 4 група ОКН СК



1. Створення презентацій в Microsoft PowerPoint

1.1 Загальні відомості про Microsoft PowerPoint

Програма PowerPoint - це програма за допомогою якої можна створити презентацію, яка матиме той вигляд який користувач задасть сам. Можна вставити до презентації: малюнки, графіку, різне написання тексту, надати колір тексту, змінити фон презентації, надати презентації різних ефектних анімацій та інше. powerpoint секретар програмний комп'ютерний

Зараз ця програма дуже популярна серед підприємців, бізнесменів та інше. Можна до слайду також вставити таблицю Excel. Крім вставки таблиць можна також вставити діаграму із різною графічною основою.

За допомогою програми PowerPoint можна розпечатати презентацію яку створили у вигляді докладу. Розпечатати можна окремі слайди, у вигляді роздаткового матеріалу для слухачів, можна розпечатати слайди із примітками або саму структуру презентації.

1.1.1 Запуск PowerPoint

Для запуску програми PowerPoint необхідно клацнути по кнопці "Пуск" і вибрати в меню пункт "Программы" - "MS PowerPoint". Якщо програма відсутня в меню "Программы", то потрібно пошукати в меню "MS Office". Можливо піктограма необхідної програми розташована на робочому столі. Для запуску програми з робочого столу потрібно двічі натиснути лівою кнопкою миші по піктограмі.

1.1.2 Основні елементи програми PowerPoint

Після загрузки PowerPoint на екрані монітору відобразиться вікно "Microsoft PowerPoint" (малюнок 1).

Малюнок 1. Вікно "Microsoft PowerPoint".

В центрі вікна розташований невідформатований шаблон першого, титульного слайду. З правого боку відображено вікно задач "Создание презентации". З лівого боку - "Область структури", знизу - "Область заміток". Зверху основного вікна розташований рядок заголовку із назвою презентації та трьома кнопками. Ліва кнопка "Свернуть" - звертає вікно без виходу із PowerPoint, середня - "Развернуть" -розгортає основне вікно або звертає його до стандартного розміру, права кнопка - "Закрыть" - закриває програму PowerPoint. Під рядком заголовку розташована панель меню, на якій відображено значок PowerPoint та дев'ять кнопок із назвами меню ("Файл", "Правка", "Вид", "Вставка", "Формат", "Сервис", "Показ слайдов", "Окно", Справка). Нижче розташована панель інструментів: "Стандартная" та "Форматирование". Знизу вікна розташована панель "Рисование". Кнопки на панелі інструментів служать для часто використаних команд.

Якщо вікно PowerPoint має інші панелі інструментів, то необхідно клацнути правою кнопкою миші по меню "Правка" на панелі інструментів та у відкритому меню клацанням миші встановити прапорці.

Якщо навести вказівник миші на якусь із кнопок панелі інструментів. То через декілька секунд з'явиться підказка із назвою кнопки.

1.1.3 Створення презентації PowerPoint

В підрозділі "Создание" розділ вікна задач "Создание презентации" перераховані способи створення презентації (малюнок 2).

Малюнок 2. Нова презентація (слайд без форматування).

Из шаблона оформления (для створення презентації у стилі обраного шаблону)

Из мастера автосодержания (для створення типової презентації).

Клацнувши по пункті "Из шаблона оформления" відкриється вікно "Дизайн слайда" із колекції стилів оформлення слайду.

Обрати необхідний шаблон оформлення презентації двічі клацнувши по ньому мишею. Наприклад ми обрали шаблон "Разрез". Клацнувши по ньому цей шаблон буде застосовано. Клацнувши мишею в полі місце заповнення Заголовок слайда та ввести із клавіатури необхідний текст. Потім клацнути по полю місце заповнення "Подзаголовок слайда" і ввести потрібний текст. Для завершення вводу тексту потрібно мишою клацнути за текстовим полем. Наш перший слайд створено (малюнок 3).

Малюнок 3. Перший слайд презентації.

1.2 Використання графічних об'єктів, таблиць та діаграм при формуванні слайдів

1.2.1 Вставка до слайду графічних об'єктів

Для вставки до слайду графічного об'єкта (малюнок, фотографії) потрібно створити новий слайд і обрати у вікні "Разметка слайда" авторозмітку "Заголовок, текст и графика". Відкриється слайд виду, що показаний на (малюнок 4).

Малюнок 4. Вікно Заголовок слайда.

Потім копіюємо до нового слайду заголовок із попереднього слайду та виправляємо його текст на: "Вставка графики". Текстове поле можна видалити або набрати в ньому текст до ілюстрації. Наприклад: Приклад ілюстрації. Потім двічі клацнути по піктограмі ілюстрації. Відкриється вікно "Выберите рисунок" (малюнок 5) із колекцією графічних зображень.

Малюнок 5. Колекція графічних зображень.

Потім обираємо якусь картинку і двічі клацнути по ній мишею. Наша обрана картинка вставиться до слайду, а вікно галереї закриється. Наш слайд буде мати вигляд, як на (малюнку 6).

Малюнок 6.

Також можна вставити зображення до любого слайду в не залежності від обраного типу авторозмітки. Для цього необхідно обрати в меню "Вставка" пункт "Рисунок" - "Картинки". Із правого боку в області задач відкриється вікно "Вставка картинки" (малюнок 7), в якому потрібно обрати необхідне зображення.

Малюнок 7. Вікно Вставка картинки.

Також можна вставити до нашого слайду якийсь файл із зображенням. Для цього необхідно створити новий слайд із авторозміткою "Только заголовок" і обрати в меню "Вставка" пункт "Рисунок" - "Из файла". Відкриється вікно "Добавления рисунка" (малюнок 8). У рядку "Папка" цього вікна обрати папку, в якій зберігаються фотографії або малюнки. Нижче відобразяться всі графічні файли, що містяться в даній папці.

Малюнок 8. Вікно Добавление рисунка.

Якщо вставлена ілюстрація має дуже великий розмір, то потрібно навести курсор миші на любий маркер, що розташований по куткам картинки (курсор змінить форму на спрямовану у два боки стрілку); потім натиснути ліву кнопку миші і тягнути курсор до центру картинки.

1.2.2 Вставка до слайду таблиці

Можна вставити до нашого слайду таблицю, використавши авто розмітку. Цей шлях зручний при вставці невеликих простих таблиць. Для того щоб вставити таблицю, потрібно добавити новий слайд, обрати у вікні "Разметка слайда" авторозмітку "Заголовок и таблица". Буде створений слайд, що показаний на (малюнок 9).



Малюнок 9. Авторозмітка Заголовок таблицы.

Спочатку потрібно змінити заголовок слайду. Скопіювати заголовок із попереднього слайду і вставити його в новий слайд.

Потім потрібно вставити таблицю, двічі клацнувши по піктограмі таблиці. Відкриється вікно "Вставка таблицы" (малюнок 10).

Малюнок 10. Вставка таблиці.

В цьому вікні потрібно встановити кількість рядків та стовпців майбутньої таблиці. Наприклад рядків буде п'ять, а стовпців - чотири. Встановивши потрібну кількість рядків та стовпців, натиснути "ОК".

Відкриється таблиця, яка показана на (малюнок 11).



Малюнок 11.

Виділити перший рядок таблиці і клацнути правою кнопкою миші. У контекстному меню обрати пункт "Обьединить ячейки" (малюнок 12). Комірки першого рядка перетворяться в одну комірку. Потім набрати текст, наприклад, Неправильні англійські глаголи. В наступному рядку набрати заголовок рядків: invinitive, past, past participle, translation. Нижче набрати наприклад: become, became, become, стать. На новому рядку можна набрати наприклад: begin, began, begun, начать. І в останньому рядку: blow, blew, blown, дуть.

Малюнок 12.

Виділити таблицю на панелі "Таблицы и границы" обрати інструмент "Центировать по вертикали", а потім на панелі "Форматирование" - інструмент "По центру". Вміст комірок вирівняється по центру.

Для того щоб текст комірок відповідав обраному стилю, змінимо колір шрифту і границь наприклад на жовто-гарячий колір. Для зміни кольору шрифта, не знімаючи виділення таблиці, клацнути по інструментові "Цвет текста" на панелі "Форматирование" та обрати в палітрі інструментів жовто-гарячий колір. Для зміни кольору границі таблиці потрібно виділити її двічі клацнувши на якійсь із границь. Відкриється вікно "Формат таблицы" (малюнок 13), в якому у рядку "Цвет" встановити жовто-гарячий колір. Після цього необхідно клацнути по кнопці "Все границы" на панелі "Таблицы и границы", для того щоб встановити відображення границі комірок, або виділити границі в області попереднього перегляду вікна "Формат таблицы".

Малюнок 13.

Так як шрифт таблиці за умовчанням дуже великий то потрібно зменшити розмір шрифту. Для того щоб зменшити розмір шрифта потрібно виділити таблицю і встановити значення 24, обравши його за допомогою інструмента "Размер шрифта" на панелі інструментів "Форматирование".

Якщо нам необхідно наприклад підрегулювати ширину стовпців таблиці тобто змінити ширину стовпця, то потрібно клацнути мишею в любій комірці потрібного нам стовпця і встановити курсор на лінію розділення стовпців. Якщо ми правильно встановили курсор, то він буде мати вигляд спрямованої у два боки стрілки із двійною вертикальною лінією по центру. Натиснути ліву кнопку миші і не відпускаючи її, пере двинути границю в потрібному направленні. Аналогічно можна змінити висоту рядків таблиці.

Для того щоб добавити стовпець (рядок) до таблиці, виділити в ній стовпець (рядок) і клацнути правою кнопкою миші. В контекстному меню обрати команду "Добавить столбцы (строки)". Стовпець буде добавлений з лівого боку від виділеного, а рядок під виділеним рядком.

Для очистки комірки, рядка або стовпця таблиці необхідно їх виділити і натиснути клавішу Delete.

Для видалення комірки, рядка чи стовпця таблиці потрібно виділити їх і клацанням першою кнопкою миші визвати к контекстне меню. В ньому обрати пункт "Удалить ячейку" або "Удалить столбец".

Для вставки до тексту або таблиці із файлу потрібно створити новий слайд.

1.2.3 Вставка до слайду діаграм

Для вставки простої діаграми або графіка потрібно створити новий слайд та обрати у вікні "Создать слайд" авторозмітку "Заголовок и диаграмма". Відкриється слайд виду, що показаний на (малюнок 14).

Малюнок 14. Вставка діаграми.



Потім скопіювати до нового слайду заголовок із попереднього слайду та виправити його текст на: "Вставка діаграми".

Для вставки діаграми потрібно двічі клацнути по піктограмі діаграми. Відкриється вікно із прикладом діаграми та вікно вихідної таблиці даних.

Малюнок 15. Контекстне вікно із прикладом діаграми.

Потрібно відредагувати вихідну таблицю так, як необхідно. Наприклад: заголовки стовпців можна змінити на: 2003, 2004, 2005. Стовбець D видалити. Для цього необхідно клацнути по заголовку стовпця D, а потім клацнути по виділеному стовбці правою кнопкою миші. У контекстному меню обрати пункт "Удалить" (малюнок 15).

Замінити назви рядків таблиці на: "Продукт 1" та "Продукт 2". Третій рядок видалити таким же способом, як було видалено стовбець. Внести до відповідних комірок дані для "Продукту 1" - 30, 40, 50 та для "Продукту 2" - 27, 70, 15. Після цього клацнути в любому місці слайда за областю розташування діаграми. Виходить слайд, що показаний на (малюнок 16).

Малюнок 16.

PowerPoint має зручний інструментарій для редагування виду діаграми. Двічі клацнувши по діаграмі. На панелі інструментів "Стандартная" з'являться нові інструменти.

Клацнувши по інструменті "Режим таблицы", можна заховати область редагування вихідної таблиці і на екрані останеться тільки область діаграми.

Інструменти "По строкам" та "По столбцам" (їх можна відобразити, клацнувши по кнопці (чорний трикутничок) на панелі та обрати пункт "Отображать кнопки на двух строках") дозволяють швидко змінити спосіб створення діаграми. Коли ми клацнемо по інструментові "По столбцам" і наша діаграми прийме вигляд, як показано на (малюнок 17). Тоді стовбці діаграми згрупуються не по рокам, а по продуктам.

Малюнок 17.

Клацання по інструментові "Таблица данных" приєднає до діаграми таблицю вихідних даних оформлену у стилі діаграми (малюнок 18).



Малюнок 18.

Клацнувши по кнопці (чорний трикутничок) інструменту "Тип диаграммы", відкриється вікно вибору типів діаграм (малюнок 19). Клацнувши по необхідному типі діаграми, можна швидко змінити зовнішній вид діаграми.

Малюнок 19.

Інструменти "Линии сетки оси категорій" та "Линии сетки оси значений" включають та виключають відображення ліній сітки по відповідним осям. Інструмент "Легенда" включає та виключає відображення легенди в області створення діаграми.

Велика кількість інструментів доступна в контекстному меню, що викликається правою кнопкою миші на тому чи іншому елементі діаграми. Наприклад нам необхідно змінити колір діаграми або графіка.

Для зміни кольору діаграми потрібно двічі клацнути по ній мишею, а потім одноразово по рядку колір якого необхідно змінити. В нашому прикладі клацаємо по рядку "2005", який відображається на діаграмі пісочним кольором. Після клацання ряд буде помічений маркерами. Клацнувши правою кнопкою миші по виділеному рядкові і у контекстному меню обрати пункт "Формат рядов данных" (малюнок 20).

Малюнок 20. Меню Формат рядов данных.

Відкриється однойменне вікно, в якому на закладці "Вид" (малюнок 21) необхідно в області "Заливка" обрати новий колір діаграми. Потім клацнути наприклад по ярко-зеленому кольорі, і область "Образец" змінить свій колір. Потім клацнути по кнопці "ОК".

Малюнок 21. Вікно «Вид».

Отже програма PowerPoint - це програма за допомогою якої можна створити презентацію, яка матиме той вигляд який користувач задасть сам. Можна вставити до презентації: малюнки, графіку, різне написання тексту, надати колір тексту, змінити фон презентації, надати вашій презентації різних ефектних анімацій та інше.



2. Робота секретаря в офісі

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретарю необхідно:

Ш Мати професійний імідж;

Ш Добре володіти мовою і листом;

Ш Володіти непоганий пам'яттю (у тому числі зорової пам'яттю на особи);

Ш Утримувати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

Ш Вміти правильно оформляти документи, вести ділову переписку керівника;

Ш Кваліфіковано користуватися офісною оргтехнікою;

Ш Освоювати нові комп'ютерні програми;

Ш Бути енергійним, проявляти ініціативу;

Ш Вміти знаходити взаєморозуміння з керівництвом, колегами і клієнтами;

Ш Підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

Ш Виявляти обережність і обачність у конфіденційних питаннях

ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ СЕКРЕТАРЯ

Ш Основними функціями секретаря керівника є:

Ш Ведення документації дирекції підприємства;

Ш Організація та координація поточної роботи з діловими партнерами, клієнтами, замовниками, контрагентами;

Ш Пошук необхідної інформації керівнику;

Ш Виконання оперативних доручень та завдань керівника;

Ш Контроль виконання документів та доручень керівника;

Ш Бронювання готелів, авіаквитків, оформлення віз;

Ш Планування робочого дня керівника;

Ш Організація та участь у зустрічах і переговорах;

Ш Прийом відвідувачів;

Ш Прийом іноземних делегацій;

Ш Допомога при підготовці нарад, зборів, презентацій;

Ш Рішення адміністративних питань у межах своєї компетенції;

Ш Робота з оргтехнікою.

Всі функції, права, обов'язки та відповідальність секретаря в певній формі повинні бути перераховані в посадовій інструкції,яка розробляється фахівцем по роботі з персоналом, узгоджується з юрисконсультом підприємства і затверджується директором. Всі суттєві зміни у посадову інструкцію вносяться наказом директора

2.1 Спілкування секретаря за допомогою телефону

Близько 75% щоденних питань секретар вирішує по телефону. Основне завдання секретаря в роботі з телефоном - звільнити керівника від дзвінків, які йому не адресовані.

Секретар мусить знати коло осіб і організацій, з якими необхідно з'єднувати керівника в будь який час. Кваліфікований секретар повинен засвоїти правила ведення службової телефонної розмови так, щоб вони стали щоденною нормою його ділового спілкування.

Елементи службової розмови по телефону:

Ш взаємне вітання - 20-25 сек.

Ш введення співрозмовника в курс справи - 40-45 сек.;

Ш обговорення питання - 100-105 сек.

Моменти етики телефонного обслуговування:

Ш стислість (говорити тільки по суті, про головне);

Ш ввічливість (доброзичливий тон, чітка вимова);

Ш стриманість (вміння вести розмову терпляче, без емоцій).

Одне з найважливіших правил: часті телефонні дзвінки - показник успіху підприємства, і сприймати їх треба радісно.

Рекомендаціі секретарю, коли він телефонує:

1. Заздалегідь підготувати необхідні документи, які знадобляться під час розмови.

2. Набрати номер телефону, зачекати деякий час (не більше 4-х викликів); отримавши відповідь, назвати себе та прізвище необхідного співробітника, його посаду.

3. Вияснити чи зручно абоненту говорити в даний момент або краще обговорити питання в інший, більш зручний для нього час.

4. При замовлені міжміських (міжнародних) телефонних розмов слід враховувати різницю в часі.

5. Під час міжміських телефонних розмов важливо назвати місто, з якого телефонують, потім себе, посаду свого керівника, назву установи.

6. Після представлення треба зазначити, кого і з якого питання потрібно запросити до телефону.

7. Після взаємних представлень варто викласти причину вашого дзвінка.

8. Не варто забувати про правильну постановку запитання.

9. Намагайтеся бути приємним співрозмовником.

10. Щоб телефонні розмови мали успіх, дайте співрозмовникові відчути, що ви близькі по духу.

11. Вслухайтеся в інформацію співрозмовника і залежно від неї змінюйте свою.

Рекомендації, коли телефонують секретареві:

1. Трубку телефону доцільно знімати після 1 - 2 гудків, і при цьому краще посміхнутися, тоді голос звучатиме привітніше.

2. Після того, як зняли трубку, слід назвати організацію: «Секретаріат «Ювелір - банку», добрий ранок!».

3. Почувши таку фразу, абонент впевниться, що він не помилився номером.

4. Якщо ж сталася помилка в наборі, непорозуміння відразу ж з'ясується і ви не згаєте часу.

5. Якщо абонент не назвав себе сам, то доречним буде наступна фраза: «Назвіться, будь-ласка», «Як Вас відрекомендувати?».

6. Якщо телефонує постійний діловий партнер (або клієнт фірми), якого секретар впізнає по голосу, назвіть його на ім'я перш ніж він відрекомендується. Скажіть йому: «Рада Вас чути, Миколо Олександровичу!».

7. Під час розмови по телефону секретареві слід говорити доброзичливим і лагідним тоном, дотримуючись спокою та діловитості.

8. Треба зберігати спокій і бути терплячим навіть тоді, коли вас не розуміють або просто помилились номером.

9. Якщо вам зателефонувала розгнівана людина, ви можете зробити наступне: перервати співрозмовника в зручний момент і запитати: «Пробачте, я можу вам чим - не будь допомогти? Скажіть будь - ласка, що я повинна зараз зробити?». Подібні фрази налаштовують, як правило, на конкретну розмову без зайвих емоцій.

10. Не слід також змушувати абонента довго чекати. Якщо швидко знайти потрібну інформацію неможливо, краще назвати абонентові точний час, коли він може передзвонити, або попросити телефон у нього і зателефонувати йому самому.

11. Не перевищуйте своїх повноважень і не надто відверто говоріть по телефону. Не завжди варто проявляти свою проінформованість, краще обмежитися словами: «Це питання не в моїй компетенції».

12. За відсутності керівника, секретар повинен запитати: «Що йому передати?» або «Продиктуйте, будь-ласка, я запишу». Закінчує розмову той, хто зателефонував.

13. При закінченні розмови з боку секретаря доречними будуть фрази: «Дякуємо, що зателефонували», «Рада була Вас чути» тощо.

Існують вирази, яких слід уникати під час телефонних розмов, щоб про вашу фірму не склалося неправильне враження. До них відносяться:

1. «Я не знаю». Ніяка відповідь не підірве ваш авториритет, як ця. Перш за все, ваша робота полягає в тому, щоб знати - як раз тому ви займаєте своє місце. Коли ж ви не спроможні дати відповідь співрозмовникові, краще сказати: «Слушне запитання… Дозвольте, я уточню це для вас»

2. «Ми не можемо зробити цього». Якщо це дійсно так, то ваш потенційний клієнт звернеться до когось іншого, хто зможе виконати його прохання. Замість відмови «з порога» запропонуйте, наприклад, почекати, перш ніж зрозумієте, чим можете допомогти, і спробуйте знайти вихід.

3. «Ви повинні…» Це теж серйозна помилка. Ваш клієнт нічого не повинен. Треба формулювати м'якше: «Краще за все було б…».

4. «Одну мить, я скоро повернусь». Вдумайтесь - як ви встигнете владнати справи «за мить»? Краще відповісти: «Пошук потрібної інформації займе 2-3 хвилини. Ви зможете почекати?»

5. «Ні» промовлене на початку речення, призводить до того, що шлях до позитивного розв'язання проблеми ускладнюється. Тому кожну фразу, яка містить незгоду, треба ретельно обміркувати.

Відповідно до правил телефонного етикету чоловік кладе слухавку після того, як її поклала жінка; молодий чоловік не повинен закінчувати розмову раніше старшого за віком і становищем; підлеглий не закінчує розмову раніше керівника Незнання або недотримання відомих прийомів спілкування за допомогою телефону часто призводять до зайвих реплік й затягування часу розмови..

Маючи на робочому місці автовідповідач, секретар після відсутності повинен прослухати всі телефонні дзвінки й доповісти керівникові; у разі необхідності - зателефонувати абонентам.



2.2 Робота секретаря з інформацією

У зв'язку з проблемами, які необхідно розв'язувати керівникові, у нього виникає потреба в ознайомленні й роботі з відповідною інформацією. Секретар повинен допомагати керівникові орієнтуватися в інформаційних надходженнях, знаходити, обробляти їх, в разі потреби готувати інформаційно-оглядові реферати.

Робота, пов'язана з пошуком необхідної інформації, містить: ознайомлення з публікаціями у відповідних (профільних) журналах з даної проблеми; перегляд статей, які містять інформацію для керівника щодо виробничої діяльності, науково-технічні результати.

Найбільш важливі місця в статтях слід підкреслювати або перекладати закладками.

В міжнародній практиці найбільш поширені два способи обробки інформації.

Перший спосіб:

Секретар брошурує ксерокопії усіх потрібних статей разом зі списком літератури, підкреслює кольоровими маркерами найважливіші думки в статях, цікаві факти, приклади тощо. В журналах з бібліотеки позначки та підкреслення не роблять, потрібні місця зазначають за допомогою закладок. Підбір матеріалів у папці він кладе на стіл керівникові.

Другий спосіб: Підготовка інформаційно-оглядового реферату. Секретар самостійно оцінює матеріал кожної статті відповідно до ступення його важливості, а потім робить загальний огляд.

Складають інформаційно-оглядовий реферат за таким планом:

1) Вступ.

а) Загальна назва реферату.

б) Список статей із зазначенням авторів та відомості про видання.

2) Основна частина.

в) Мета огляду.

г) Конкретні цифри, приклади, факти, які керівник може використовувати в практичній діяльності.

д) Висновки авторів статей.

Працюючи над рефератом, секретар повинен пам'ятати:

Ш не слід вносити до реферату доповнення від себе;

Ш не слід полемізувати відносно змісту статті;

Ш не слід викладати свою точку зору на питання, що вивчаються;

Ш слід уникати повторів, складних речень, вживання у тексті слів іншомовного походження;

Ш реферат може бути доповнений таблицями, схемами, графіками.

В повсякденній роботі секретар повинен щодня збирати та записувати в щоденнику факти, які можуть зацікавити керівника.

Керівникові слід надавати тільки перевірену, достовірну інформацію. Із проханням перевірки інформації секретар може звернутись до бібліотеки установи або до компетентних осіб з даного питання.

Крім роботи з профільними журналами секретар переглядає матеріали періодичної преси, відбирає ті, які відповідають певній тематиці, робить вирізки або ксерокопії.

Підвищенню ефективності роботи з інформацією сприяють спеціальні прийоми динамічного(прискореного) читання текстів. Цей метод дає змогу сприймати текст зі швидкістю понад 300 слів на хвилину при засвоєнні близько 70% матеріалу.

Існує спеціальний алгоритм прискореного читання організаційно-розпорядчих документів, що використовують на підприємствах, у закладах та організаціях нашої держави, який містить опорні блоки, на котрі секретар повинен скеровувати основну увагу:

Ш вид документа;

Ш автор документа;

Ш вихідні дані документа; заголовок до тексту;

Ш зміст тексту;

Ш вступ (мотиви та мета написання документа);

Ш необхідність запропонованої дії, викладення суті справи (дія, виконавець, термін виконання).

Секретар повинен постійно тренувати свою пам'ять, виділяючи для цього 20-25 хв. щодня. Під час запам'ятовування нової інформації потрібно не просто «кидати її до схову пам'яті, як прийдеться», а намагатися подумки зіставляти нову інформацію з уже набутою.

Навантажувати пам'ять переліком щоденних справ не варто. Доцільно користуватися щоденником, записною книжкою, картотеками тощо. Із загального інформаційного потоку слід запам'ятовувати тільки найбільш суттєві дані.

Необхідно врахувати те, що продуктивність запам'ятовування змінюється протягом дня. Найбільш сприятливий час для цього період до 12 год, потім продуктивність запам'ятовування знижується, а з 17 год знову повільно збільшується і досягає при відсутності значної втоми високого рівня у вечірній час, приблизно о 19 год.

Не варто надто надіятися на свою пам'ять, краще важливу інформацію записати або внести у комп'ютер (ПК).



3. Опис апаратного забезпечення

Для виконання дипломної роботи я користувався персональним комп'ютером типу - Intel Pentium-4 2.4ГГц (малюнок 22).

Малюнок 22.

Основні блоки персонального комп'ютера

В основному персональний комп'ютер складається з трьох частин:

Ш системного блоку;

Ш клавіатури;

Ш монітора (дисплея).

Системний блок комп'ютера містить всі основні пристрої:

Ш електронні схеми, які управляють роботою комп'ютера (мікропроцесор, оперативна пам'ять, контролери зовнішніх пристроїв та ін.)

Ш блок живлення;

Ш накопичувачі (дисководи) для гнучких магнітних дисків;

Ш накопичувач на жорсткому магнітному диску (вінчестері).

Процесор - основна частина комп'ютера. Він призначений для опрацювання інформації за програмою, яка занесена в оперативну пам'ять та керування пристроями введення-виведення. Основна характеристика процесора - його швидкодія.

Оперативна пам'ять - (пам'ять з довільним доступом, Random Access Memory, RAM ) - змонтований, як правило, на одній монтажній платі набір мікросхем. Вона працює досить швидко, що дозволяє процесору не простоювати при зверненні до постійної пам'яті.

Інші види пам'яті:

Ш надоперативна (надшвидка, Cache Memory);

Ш постійна (Basic Input-Output System, BIOS);

Ш напівпостійна ( Complementary Metal-Oxide Semiconductor, CMOS);

Ш відеопам'ять.

Клавіатура - пристрій для введення алфавітної і цифрової інформації. Стандартні клавіатури ІВМ РС поділяються на 84 - і 101- клавішні. Існує розширена 104 - клавішна клавіатура, створена спеціально для Windows.

Миша - пристрій, виготовлений у вигляді пластмасової коробочки з вмонтованою кулькою і, як правило, двома клавішами. При переміщенні миші по робочому столі вказівник миші переміщується по екрану монітора. Аналогічні пристрої - трекбол і трекпойнт.

Дисководи - для гнучких дисків - пристрої для введення інформації на гнучких дисках. відповідно до розміру дискет розрізняють для 3,5" і 5,25" ( 89 і 133 мм відповідно).

Жорсткий диск (вінчестер) - як правило вмонтований в системний блок, служить для запису та зберігання великої кількості інформації.

Монітор - пристрій для відображення текстової та графічної інформації на екрані. Використовуються чорно-білі та кольорові монітори. основні характеристики моніторів - розмір екрана по діагоналі та чіткість зображення (кількість точок на 1 см2 )

Принтер - пристрій для роздруковування текстової, а часто і графічної інформації - матричні, струменеві, лазерні.



4. Опис програмного забезпечення

Програми для персональних комп'ютерів можна розділити на три категорії:

Ш прикладні програми, які забезпечують виконання необхідних користувачеві дій: редагування текстів, створення малюнків і т.д.

Ш системні програми - виконують допоміжні функції, наприклад, копіювання інформації, видача довідкових даних про комп'ютер і т.д.

Ш інструментальні системи (системи програмування) - забезпечують створення нових програм для комп'ютера.

Ш Операційна система - це програма, яка завантажується при вмиканні комп'ютера. Вона здійснює діалог з користувачем, управляє комп'ютером, його ресурсами, запускає інші (прикладні) програми на виконання. ОС надає користувачеві зручний засіб (інтерфейс) спілкування з пристроями комп'ютера.

Важливим класом системних програм є програми - драйвери. Вони розширюють можливості операційної системи з керування пристроями введення-виведення. За допомогою драйверів можна здійснювати підключення до комп'ютера нових пристроїв або нестандартне використання вже відомих пристроїв.

Програми - оболонки - забезпечують більш зручний спосіб спілкування користувача з комп'ютером, ніж за допомогою командного рядка DOS. Популярними програмами-оболонками є Norton Commander, XTree Pro Gold, PC Shell з комплекту PC Tools.

Операційні оболонки спрощують створення графічних програм, пропонуючи для цього велику кількість зручних засобів і розширюючи можливості персонального комп'ютера. Популярною програмою є Microsoft Windows.

До системних програм можна віднести також допоміжні програми (утиліти). Різновиди утиліт: програми-пакувальники, програми для створення резервних копій інформації на дисках, антивірусні програми, комунікаційні програми, програми для діагностики комп'ютера, програми для оптимізації дисків, для динамічного стискання дисків та інші.

З прикладних програм найбільш широко використовують:

Ш програми підготовки текстів (документів) на комп'ютері - текстові редактори;

Ш програми підготовки документів типографської якості - видавничі системи;

Ш програми обробки табличних даних - електронні таблиці або табличні процесори;

Ш програми обробки масивів інформації - системи управління базами даних (СУБД), які дозволяють керувати великими інформаційними програмами - базами даних. Вони забезпечують введення, пошук, сортування даних і т.д.

Ш графічні редактори - дозволяють створювати і редагувати малюнки на екрані комп'ютера;

Ш системи ділової та наукової графіки - для наочного зображення на екрані різних даних і залежностей за допомогою графіків, діаграм;

Ш системи автоматичного проектування (САПР) - для креслення та конструювання різних механізмів за допомогою комп'ютера.



5. Організація робочого місця

Робочі місця операторів комп'ютерного набору; секретарів керівника слід розміщувати в спеціально відведеному приміщенні, яке відповідає гігієнічним вимогам щодо площі, умов природного освітлення та вентиляції.

Для роботи за дисплеєм більше підходить приміщення з північною, північно-східною або північно-західною орієнтацією вікон.

Площа приміщення повинна відповідати вимогам санітарних норм: 4,5 кв.м на одну людину.

Робоче місце складається з стола з розміщеним на ньому екраном, клавіатурою і підставкою під документи, крісла, підставки для ніг.

Розміри стола залежать від розмірів екрану, орієнтовні розміри: довжина 160 см, ширина 90 см, загальна площа 1,44 кв.м. Висота стола повинна регулюватись у відповідності з антропометричними даними учня в межах 68-84 см.

Доцільне розміщення клавіатури окремо від екрана. Це забезпечує вибір оптимального положення, висоти та нахилу всіх складових обладнання робочого місця учня.

Екран повинен знаходитись нижче рівня очей прямо, або з нахилом на оператора. Кут зору, при якому забезпечується оптимальне розміщення символів на екрані в межах 0,5. Екран повинен розміщуватись на відстані 40-90 см від очей оператора. Оптимальна відстань при висоті символів 2,5 мм - 50 см; при висоті символів 3-4 мм її можна збільшити до 80 см.

Документи повинні читатись оператором з підставки, висота і нахил якої регулюються. Нахил документа 60 дозволяє максимально зменшити відблиск від нього.

Робоче крісло повинно бути рухоме. Короткі підлокітники крісла повинні забезпечувати положення рук трохи вище стола.

Підставка для ніг рекомендується розмірами 40х30х15 см з кутом нахилу 30, без переміщення по підлозі.

Освітленість робочих місць повинна бути в межах від 300 до 500 як в зоні розміщення документів і клавіатури.

В робочій зоні відношення яскравості поверхонь не повинно перевищувати 3:1, а між робочою поверхнею столу та навколишніми поверхнями (стіл, обладнання і т.п.) 10:1.

З метою виключення на екранах дисплеїв яскравих плям, на робочому місці не повинно бути яскравих (блискучих) предметів великих розмірів.

Для уникнення засвіток екранів і зниження перепадів яскравості в полі зору при природному освітленні, робочі столи необхідно розміщувати далі від вікон і таким чином, щоб віконні шиби знаходились збоку, а природне світло падало з лівої сторони. Вікна повинні бути оснащені шторами, які розсіюють світло, або регульованими жалюзі. При південній орієнтації вікон найбільш ефективним засобом для створення сприятливого світлового середовища в приміщенні і зниженні теплової дії інсоляції є використання на вікнах плівки з металізованим покриттям.

Рекомендується робота на клавіатурі дисплея сліпим десяти пальцевим методом. Це дозволяє знизити втомлюваність зору за рахунок його постійного переключання з документа на екран і клавіатуру та шкідливу дію блищання клавіатури.



6. Охорона праці

1. Перед початком роботи на ПК користувач повинен: - пересвідчуватися у цілості корпусів і блоків (обладнання) ПК; перевірити наявність заземлення, справність і цілісність кабелів живлення, місця їх підключення. Забороняється вмикати ПК та починати роботу при виявлених несправностях.

2. Під час роботи пересвідчившись у справності обладнання, увімкнувши живлення ПК, розпочинати роботу, дотримуючись умов інструкції з його експлуатації.

ЗАБОРОНЯЄТЬСЯ

Ш замінювати і знімати елементи або вузли та проводити перемонтаж при ввімкненому ПК;

Ш з'єднувати і роз'єднувати вилки та розетки первинних мереж електроживлення, які знаходяться під напругою;

Ш знімати кришки, які закривають доступ до струмопровідних частин мережі первинного електроживлення при ввімкнутому обладнанні;

Ш користуватися паяльником з незаземленим корпусом;

Ш замінювати запобіжники під напругою;

Ш залишати ПК у ввімкненому стані без нагляду.

Ш По закінченню робочого дня:

Ш послідовно вимкнути ПК, кнопкою „ВИМК" відключити електроживлення ПК згідно з інструкцією по експлуатації, і вийняти вилку кабелю живлення з розетки.

Ш впорядкувати робоче місце користувача ПК, прибрати використане обладнання та матеріали у відведенні місця.

Ш при виявленні недоліків у роботі ПК протягом робочого часу необхідно повідомити посадовим особам та спеціалістам.

Ш залишаючи приміщення після закінчення робочого дня, дотримуючись встановленого режиму огляду приміщення, необхідно:

Ш зачинити вікна, квартирки, штори;

Ш перевірити приміщення та переконатися у відсутності тліючих предметів;

Ш відключити від електромережі всі електроприлади, електрообладнання та вимкнути освітлення;

Ш здати приміщення черговому вахтеру під охорону.



Висновок

Навчаючись на оператора комп'ютерного набору; секретаря керівника (підприємства, установи, організації) ми отримали знання про комп'ютер, офісну техніку, програмне забезпечення, правила ведення документації, ділового спілкування. Але ці знання важливі не тільки для оператора комп'ютерного набору; секретаря керівника, але для будь-якої сучасної людини, тому що комп'ютери та організаційна техніка увійшли в наше життя, і ми стикаємося з цим повсякденно.

А оволодіння професією, яку ми отримали, навчаючись в ліцеї, дуже корисно для будь-якої людини, не дивлячись на її вік. Отримані знання потрібні і в повсякденному житті і в будь-якій іншій професії.

Можна впевнено сказати, що вступивши вчитися далі до будь-якого навчального закладу, ми будемо застосовувати отримані навички, ці знання полегшать навчання в ньому.

Специфіка секретарської служби полягає в операціях з документами і чисельних контактах з людьми, як безпосередніх, так і по телефонну, з допомогою листування. Здебільшого ці функції доводиться здійснювати паралельно з виконанням доручень, інших, не пов'язаних між собою, робіт. Це спонукає до самодисципліни, до правильного розподілу часу й уваги, працювати швидко і безпомилково. Роботу потрібно виконувати на високому професійному рівні, спокійно, інтелігентно, тактовно, доброзичливо і дипломатично.



Перелік використаної літератури

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. 2-ге вид., перероб. і доп. К., 2000.

2. Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. О.Д. Горбула. К., 2000.

3. Т. С. Вербицька, В. П. Чіннікова «Секретарська справа та сучасне справочинство» - Львів: Оріяна-Нова, 2001. - 392 с. 2. http://www.delovodstvo.ru/sekretar

4. Пушкар О.І. Інформатика. Комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології. - Київ: Видавничий центр "Академія", 2002. - C.106-110.

5. Руденко В.Д. Макарчук О.М. Патланжоглу М. А Практичний курс інформатики. - К,: Фенікс, 2006. - С.77-82.

6. Симонович С.В. Практический справочник: Microsoft Word 2007. - М., 2009 - С.102-106.

Размещено на Allbest.ru

...