Информационные технологии в экономике

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1.1 Понятие информационной технологии

1.2 Классификация автоматизированных информационных технологий

1.3 Тенденции развития информационных технологий в экономики и менеджменте

1.4 Описание потенциальных потребителей IT-решений

1.5 Последовательность действий при принятии решения о внедрении корпоративной информационной системы

1.6 Выбор ядра информационной системы и дополнительного программного обеспечения

2. Электронная почта

2.1 История

2.2 Современная архитектура (SMTP)

Заключение

Глоссарий

Список источников



Введение

Глобализация экономики, интеграция мировых рынков, исчезновение торговых и инвестиционных барьеров вызвали бурный рост электронного бизнеса (e-business) и электронной коммерции (e-commerce). Само понятие электронной коммерции не является новым. Так, еще в 1966 году Ф. Кауфман призывал руководителей «научиться выходить за рамки своих организаций», используя возможности межорганизационных систем (МОС), основанных на сети компьютеров, установленных в разных организациях и позволяющих им осуществлять совместную обработку общей информации. Сегодня МОС позволяет организации включать в схемы важнейших процессов своего бизнеса покупателей, поставщиков и партнеров и тем самым повышать качество продукции, скорость и гибкость обслуживания покупателей. При этом могут создаваться различные каналы распределения и производиться новые продукты и услуги, базирующиеся на информации. Кроме того, многие МОС радикально меняют баланс власти в отношениях покупателей и поставщиков, увеличивать барьеры на вход-выход в отрасль и часто влияют на конкурентные позиции ее участников.

Электронные сетевые технологии изменяют способы ведения бизнеса. Благодаря бурному развитию и широкомасштабному распространению современных электронных способов обмена информацией инфокоммуникацинные технологии (ИКТ) стали основным направлением повышение эффективности бизнес-процессов в организации (сбыта продукции, поставки ресурсов, обмена документами, маркетинговой деятельности, отношения с клиентами, управления производственными и транспортно-складскими ресурсами и т.д.). Началось становление нового способа, новой стратегии ведения бизнеса, в результате которого в конце 1990-х гг. многие компании, тратившие в начале этого десятилетия большие деньги на закупки и поддержку программных продуктов класса ERP, начали перераспределять свои бюджеты ИКТ пользу других направлений, а именно электронного бизнеса.

1.1 Понятие информационной технологии

Информационная технология (ИТ; Information Technology, IT) -- комплекс методов, способов и средств, обеспечивающих создание, хранение, обработку, передачу, защиту и отображение информации, ориентированных на повышение эффективности и производительности труда. Информационная технология является составной частью большинства видов интеллектуальной, управленческой и производственной деятельности человека и общества. Развитие ИТ основано на применении вычислительной техники и связанных с нею методов и средств автоматизации информационных процессов.

Информационные технологии входят в класс технологий управления и обработки данных вычислительной техникой. Обычно под информационными технологиями понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами.

Внедрение Интегрированной Информационной Системы Управления Предприятием (ИСУП) - задача, которая стоит перед топ-менеджерами многих российских компаний и не имеет простого и ясного решения. Сегодняшняя ситуация на рынке консалтинга характеризуется двумя особенностями: с одной стороны, достаточно много предложений по разработке и внедрению решений класса ERP (Enterprise Resource Planning), с другой - практически отсутствует положительный опыт их успешной реализации.

В развитии экономики и бизнеса значительную роль играет информационная инфраструктура. Для качественного управления и успешного ведения дел лицу, принимающему решения в настоящее время необходимо понимание важности информации и информационно-интеллектуальных систем менеджмента. Современные информационные процессы обязывают по-новому взглянуть на информационные технологии с позиций менеджера.

Информатизация общества обеспечивает:

активное использование постоянно расширяющегося интеллектуального потенциала общества, сконцентрированного в печатном фонде, и научной, производственной и других видах деятельности его членов;

интеграцию информационных технологий в научные и производственные виды деятельности, инициирующую развитие всех сфер общественного производства, интеллектуализацию трудовой деятельности;

высокий уровень информационного обслуживания, доступность любого члена общества к источникам достоверной информации, визуализацию представляемой информации, существенность используемых данных.

Процессы, происходящие в связи с информатизацией общества, способствуют не только ускорению научно-технического прогресса, интеллектуализации всех видов человеческой деятельности, но и созданию качественно новой информационной среды социума, обеспечивающей развитие творческого потенциала индивида.

Для управления социально-экономическими процессами необходима систематизированная, предварительно подготовленная информация. В первую очередь это важно для производственных процессов, связанных с производством материальных и нематериальных благ, так как они жизненно важны для общества. Производственные процессы совершенствуются наиболее динамично, и по мере их развития усложняется и управление ими, что стимулирует совершенствование и развитие информационных технологий.

Целью работы ставилось изучение современного состояния информационных технологий в экономику и перспектив из развития.

Задачи исследования: рассмотреть понятие информационной технологии на основе изучения информационных процессов происходящих в экономике, разобрать классификацию автоматизированных информационных технологий на основе которой привести характеристики основных видов информационных технологий, рассмотреть тенденции развития информационных технологий в экономике.

1.2 Классификация автоматизированных информационных технологий

По способу реализации выделяют: традиционные и новые АИТ. Традиционные АИТ - они существовали в условиях централизованной обработки данных, до массового использования ПЭВМ были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости при формировании регулярной отчетности.

Новые информационные Глобализация экономики, интеграция мировых рынков, исчезновение торговых и инвестиционных барьеров вызвали бурный рост электронного бизнеса (e-business) и электронной коммерции (e-commerce). Само понятие электронной коммерции не является новым. Так, еще в 1966 году Ф. Кауфман призывал руководителей «научиться выходить за рамки своих организаций», используя возможности межорганизационных систем (МОС), основанных на сети компьютеров, установленных в разных организациях и позволяющих им осуществлять совместную обработку общей информации.

По степени охвата АИТ задач управления выделяют: электронную обработку данных, когда с использованием ЭВМ без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач, автоматизацию управленческой.

Во втором случае вычислительные средства, включая супер ЭВМ и ПЭВМ, используются для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. К этой же группе могут быть отнесены АИТ поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам, явлениям производственно-хозяйственной практики.

К названной группе относятся и АИТ, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений. Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач предметной области. В настоящее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению АИТ виртуальных офисов. Такие АИТ основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть.

АИТ экспертной поддержки составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков. Эти работники, кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся на рыночных условиях ситуаций по сбыту продукции, услуг, финансового положения предприятия, фирмы, финансово-кредитной организации, вынуждены использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт оценки ситуаций, то есть сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной области. Обработанные по определенным правилам такие сведения позволяют подготавливать обоснованные решения для поведения на финансовых и товарных рынках, вырабатывать стратегию в областях менеджмента и маркетинга.

По классам реализуемых технологических операций АИТ рассматриваются, по существу, в программном аспекте и включают: текстовую обработку, электронные таблицы, автоматизированные банки данных, обработку графической и звуковой информации, мультимедийные и другие системы.

Перспективным направлением развития компьютерной технологии является создание программных средств для вывода высококачественного звука и видеоизображения. Технология формирования видеоизображения получила название компьютерной графики. Компьютерная графика - это создание, хранение и обработка моделей объектов и их изображений с помощью ЭВМ. Эта технология проникла в область экономического анализа, моделирования различного рода конструкций, она незаменима в производстве, проникает в рекламную деятельность, делает занимательным досуг. Формируемые и обрабатываемые с помощью цифрового процессора изображения могут быть демонстрационными и анимационными. К первой группе, как правило, относят коммерческую (деловую) и иллюстративную графику, ко второй - инженерную и научную, а также связанную с рекламой, искусством, играми, когда выводятся не только одиночные изображения, но и последовательность кадров в виде фильма (интерактивный вариант). Интерактивная машинная графика, одно из наиболее прогрессивных направлений среди новых информационных технологий. Это направление переживает бурное развитие в области появления новых графических станций и в области специализированных программных средств.

Программно-техническая организация обмена с компьютером текстовой, графической, аудио- и видеоинформацией получила название мультимедиа-технологии. Такую технологию реализуют специальные программные средства, имеющие встроенную поддержку мультимедиа и позволяющие использовать ее в профессиональной деятельности, учебно-образовательных, научно-популярных и игровых областях. При применении этой технологии в экономической работе открываются реальные перспективы использовать компьютер для озвучивания изображений, а также понимания им человеческой речи, ведения компьютером диалога со специалистом на родном для специалиста языке. Способность компьютера с голоса воспринимать несложные команды управления программами, открытием файлов, выводом информации на печать и другими операциями в ближайшем будущем создаст самые благоприятные условия пользователю для взаимодействия с ним в процессе профессиональной деятельности.

По типу пользовательского интерфейса можно рассматривать АИТ с точки зрения возможностей доступа пользователя к информационным и вычислительным ресурсам.

Пакетная АИТ исключает возможность пользователя влиять на обработку информации, пока она производится в автоматическом режиме. Это объясняется организацией обработки, которая основана на выполнении программно-заданной последовательности операций над заранее накопленными системе и объединенными в пакет данными.

В отличие от пакетной, диалоговая АИТ предоставляет пользователю неограниченную возможность взаимодействовать с хранящимися в системе информационными ресурсами в реальном масштабе времени, получать при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач и принятия решений.

Интерфейс сетевой АИТ предоставляет пользователю средства теледоступа к территориально. распределенным информационным и вычислительным ресурсам благодаря развитым средствам связи.

В настоящее время наблюдается, тенденция, к объединению различных типов информационных технологий в единый компьютерно-технологический комплекс, который носит название интегрированного. Особое место в нем принадлежит средствам коммуникации, обеспечивающим не только чрезвычайно широкие технологические возможности автоматизации управленческой деятельности, но и являющимся основой создания самых разнообразных сетевых вариантов АИТ: локальных, многоуровневых, распределенных, глобальных вычислительных сетей, электронной почты, цифровых сетей интегрального обслуживания. Все они ориентированы на технологическое взаимодействие, совокупности объектов, образуемых устройствами передачи, обработки, накопления и хранения, защиты данных, представляют собой интегрированные компьютерные системы обработки данных большой сложности, практически неограниченных эксплуатационных возможностей для реализации управленческих процессов в экономике.

Интегрированные компьютерные системы обработки данных проектируются как сложный информационно-технологичекий и программный комплекс. Он поддерживает единый способ представления данных и взаимодействия пользователей с компонентами системы, обеспечивает информационные и вычислительные потребности специалистов в их профессиональной работе

Повышение требований к оперативности информационного обмена и управления, а, следовательно, к срочности обработки информации привело к созданию не только локальных, но и многоуровневых и распределенных систем организационного управления объектами, какими являются, например, банковские, налоговые, снабженческие, статистические и другие информационных массивов. Эту проблему в новых ИТ решают распределенные системы обработки данных с использованием каналов связи для обмена информацией между базами данных различных уровней. За счет усложнения программных средств управления базами данных повышается скорость работы с информацией, обеспечивается ее защита и достоверность при выполнении экономических расчетов и выработке управленческих решений.

В многоуровневых и распределенных компьютерных информационных системах организационного управления одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений. В частности, создаваемые автоматизированные рабочие места специалистов предоставляют возможность пользователям работать в диалоговом режиме, оперативно решать текущие задачи, удобно вводить данные с терминала, вести их визуальный контроль, вызывать нужную информацию для обработки, определять достоверность результатной информации и выводить ее на экран, печатающее устройство или передавать по каналам связи.

Потребность в аналитической работе при переходе к рынку в условиях перестройки экономических отношений, образования новых организационных структур, функционирующих на основе различных форм собственности, неизмеримо возрастает. Возникает необходимость в накоплении фактов, опыта, знаний в каждой конкретной области управленческой деятельности. Преобладает заинтересованность в тщательном исследовании конкретных экономических, коммерческих, производственных ситуаций с целью принятия в оперативном порядке экономически обоснованных и наиболее приемлемых решений. Эта задача решается дальнейшим совершенствованием интегрированной обработки информации, когда новая информационная технология начинает включать в работу базы знаний. Под базой знаний понимается сложная, детально моделируемая структура информационных совокупностей, описывающих все особенности предметной области, включая факты (фактические знания), правила (знания условий для принятия решений) и метазнания (знания о знаниях), то есть знания, касающиеся способов использования знаний и их свойств. База знаний является важнейшим: элементом все еще создаваемой на рабочем месте специалиста экспертной системы, выступающей в роли накопителя знаний в конкретной области профессиональной деятельности и советчика специалисту при анализе экономических ситуаций и выработке управляющих воздействий.

1.3 Тенденции развития информационных технологий в экономике и менеджменте

Зарубежные специалисты выделяют пять основных тенденций развития информационных технологий:

1. Изменения характеристик информационного продукта, который все больше превращается в гибрид между результатом расчетно-аналитической работы и специфической услугой, предоставляемой индивидуальному пользователю ПЭВМ.

2. Способность к параллельному взаимодействию логических элементов АИТ, совмещение всех типов информации (текста, образов, цифр, звуков) с ориентацией на одновременное восприятие человеком посредством органов чувств.

3. Ликвидация всех промежуточных звеньев на пути от источника информации к ее потребителю: например, становится возможным непосредственное общение автора и читателя, продавца и покупателя, певца и слушателя, ученых между собой, преподавателя и обучающегося, специалистов на предприятии через систему видеоконференций, электронный киоск, электронную почту.

4. Глобализация информационных технологий в результате использования спутниковой связи и всемирной сети Internet, благодаря чему люди смогут общаться между собой и с общей базой данных, находясь в любой точке планеты.

5. Конвергенция, которая заключается в стирании различий между сферами материального производства и информационного бизнеса, в максимальной диверсификации видов деятельности фирм и корпораций, взаимопроникновении различных отраслей промышленности, финансового сектора и сферы услуг.

Таким образом, новые информационные технологии - основа перехода общественного развития от индустриальной к информационной эпохе в мировом масштабе.

1.4 Описание потенциальных потребителей IT-решений

С точки зрения использования информационных технологий, практически всю совокупность представленных на рынке компаний можно разделить на четыре категории, в которых:

· в процессе развития внедрены различные, не связанные между собой системы для учета и управления предприятием по отдельным направлениям деятельности, таким, как продажи, закупки, склад, бухгалтерия, персонал и т.д.;

· внедрена интегрированная информационная система, разработанная «под заказ» и включающая в себя компоненты из перечисленного списка возможных модулей, но не соответствующая современному уровню и требованиям постоянно появляющихся новых стандартов;

· практически не используются информационные технологии (за исключением бухгалтерии) в управлении процессами и ресурсами;

· была предпринята попытка внедрить промышленную систему, характеристики которой соответствуют требованиям одного из принятых стандартов (MRP, MRPII, ERP и т.д.), но результат внедрения - неудовлетворительный.

Есть еще две категории, но представляющие их компании, скорее всего, уже не являются потенциальными потребителями новых решений. Одни из них - это те, которые уже сделали свой выбор и находятся в процессе его реализации, другие - в которых успешно внедрена какая либо из известных ERP-систем (следует отметить, что таких компаний в России практически нет).

Несмотря на достаточно высокий уровень предложения и потенциально высокий уровень спроса, лишь немногие топ-менеджеры решаются на проведение такого рода изменений:

· менеджеры, у которых уже работают какие-либо информационные системы, стоят перед дилеммой: либо потратить немалую сумму на «интегрированное решение», эффект от которого далеко не очевиден, и при этом выбросить на свалку «старые добрые» программы, которые, не соответствуют современному уровню реализации, но проверены временем и «работают»; либо оставить все как есть, и забыть про современные концепции ERP, e-business и прочие достижения в области менеджмента и, соответственно, потерять определенные конкурентные преимущества.

· менеджеры компаний, в которых до сих пор, в лучшем случае, автоматизирована лишь работа бухгалтерии - вообще плохо представляют технологию внедрения IT-решений и объемы требуемых ресурсов.

· наконец, менеджеры, которые уже приобрели опыт неудачного внедрения одной из известных систем, имеют особое мнение на этот счет, и представляется достаточно сложной задачей найти доводы и аргументы, которые заставили бы их поверить в возможность успешного проведения изменений и повторить попытку.

Анализ причин низкой эффективности проведения изменений

В настоящее время сформировался взгляд на организацию как на сложную открытую социальную систему, механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода (Рис. 1).

Один из подходов, названный моделью конгруэнтности ("соответствия") организационного поведения, основан на общей системной модели, предложенной Дэвидом Надлером (Devid Nadler, 1993). Считается, что организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей.

Рис. 1. Модель системы, для описания функционирования организации

Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других ее составных частях. При этом система генерирует энергию, чтобы двигаться к состоянию равновесия. Наконец, чтобы продолжать существовать, организация как открытая система должна поддерживать благоприятные взаимоотношения по входам и выходам с внешним окружением (Рис. 2).

Рис. 2. Модель согласования Надлера для описания изменений в организации

Основные входные элементы, поступающие в систему организационного поведения, связывают ее с внешним окружением. К ним относятся:

· ограничения, требования и возможности;

· ресурсы;

· история данной организации.

Четвертым и, по-видимому, самым важным входным элементом является стратегия.

Выходные элементы включают в себя: характеристики работы организации, характеристики работы групп, индивидуальные характеристики, которые вместе определяют общую эффективность деятельности.

Внутри организации существуют четыре взаимозависимых компонента (внутренние элементы):

· задачи;

· структуры и системы;

· культура; люди.

Раскроем смысл используемых на схеме (Рис. 2) терминов.

Стратегия представляет собой набор ключевых решений относительно соответствия имеющихся ресурсов предоставленным возможностям, ограничениям и требованиям внешнего окружения в контексте истории организации и в соответствии с ее видением и миссией.

Видение описание «желаемой реальности», выражающее основные ценности, обозначающее необходимые и достаточные изменения. Видение включает две компоненты:

1. Сформулированное описание предназначения организации, позволяющее понять, это предназначение, заинтересованным в деятельности организации группам.

2. Эмоциональный призыв, заключенный в видении мотивационный импульс, с которым люди готовы согласиться.

(Видение - желаемый образ компании. Компания без образа - безобразная компания. Отсутствие сформулированного видения превращает образ компании в разнообразие миражей, возникающих в головах людей).

Миссия-квинтэссенция видения, его «сухой остаток».

Задачи являются важнейшей частью организации. Они состоят из видов работ, которые необходимо выполнять, и характеристик их выполнения, а также количества и качества услуг или товаров, которые производит организация.

Организационные структуры и системы включают в себя формальные системы и организационные механизмы, такие, как системы бизнес-процессов, линии подотчетности, информационные системы, механизмы мониторинга и контроля, должностные инструкции, формальные системы оплаты и вознаграждения и т.д.

Организационная культура включает в себя ценности, ритуалы, источники власти, приверженности, нормы, неформальные взаимоотношения, которые влияют на то, «как здесь делаются дела».

Люди привносят свои разнообразные навыки, знания и опыт, различные личностные качества, ценности, отношения и поведение. В период быстрых изменений основной причиной, вызывающей стресс, является стремление привести индивидуальные потребности в соответствие с формальными и неформальными структурами и системами организации, а также с ее культурой.

Внедрение информационных технологий в деятельность компании только на первый взгляд представляет изменение одного их четырех элементов - «организационные структуры и системы». В действительности, этот элемент взаимосвязан с остальными компонентами, входящими в систему, и нарушение равновесия неизбежно повлечет за собой:

· изменение задач, видов и характеристик работ и качества их выполнения;

· пересмотр неформальных отношений (культуры организации);

· сопротивление персонала.

Таким образом, внедрение информационных технологий было бы неверно рассматривать как самодостаточный процесс изменения одного из элементов модели. По сути дела, он является частью более общего процесса изменений, затрагивающего все компоненты рассматриваемой системы, влияющей на организацию в целом. Проведение изменений без учета этого влияния может привести к непредсказуемым последствиям.

Корни данной проблемы появляются на этапе постановки задачи о необходимости внедрения тех или иных технологий - менеджер выявляет неэффективную работу какой-либо из подсистем и, рассматривая ее как самодостаточный элемент, формулирует задачу о необходимости внедрения соответствующего решения. При этом, некорректная формулировка задачи, вполне естественно, приводит к неудовлетворительному результату.

Системное мышление подразумевает другой подход к проведению изменений.

Как правило, проблемная ситуация порождена тем, что заказчик исследования высказывает определенное неудовольствие в связи с тем, как у него складываются дела. Это - отправная точка. Компании, в лице заказчика хотелось бы в результате проведения изменений придать организации некоторое новое качество, имеющее вполне конкретные характеристики. Задача состоит в том, чтобы за некоторое время Т совершить переход от текущего состояния К₁ к желаемому состоянию К₂ (Рис. 3), причем, на данном этапе заказчик еще не знает, в чем состоит проблема и что предстоит предпринять; каков масштаб предполагаемых изменений и насколько высок риск отчуждения людей.

Рис. 3. Переход компании, из состояния К1 в состояние К2, за время Т



Такая ситуация, которая может быть охарактеризована, как мягкая и слабоограниченная - сегодня достаточно типична для многих российских компаний и для ее разрешения может быть применена гибкая системная методология “Организационного Развития” (ОР) (1).

Представленный метод, как и любой иной метод, работает только в том случае, когда соблюдается предписанная им последовательность действий.

К сожалению, на практике происходит обратное: менеджер, не выясняя характеристики ситуации изменения, сразу же формулирует проблему, и приступает к ее решению, применяя методы, предназначенные для жестких систем. Но эти методы в данной ситуации не работают. Это определяет первую и, пожалуй, главную причину неудовлетворительных результатов внедрения информационных технологий.

В результате: либо появляются отдельные, узкоспециализированные решения; либо неудачная попытка внедрения интегрированной информационной системы, но ни первое, ни второе не приводит к достижению поставленной цели. В обоих случаях, причина одна - не была проведена диагностика текущего состояния на предмет выявления характеристик ситуации изменения, и соответственно, применены методики, которые просто не работают в сложившихся обстоятельствах.

По опыту российских аналитиков, в большинстве случаев выявляются следующие основные проблемы при внедрении систем управления:

· отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

· необходимость в частичной или полной реорганизации структуры;

· необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

· сопротивление сотрудников;

· временное увеличение нагрузки во время внедрения системы;

· отсутствие лидера и квалифицированной команды для ее внедрения.

Предлагаемая методика проведения изменений, как раз направлена на то, чтобы выявить эти проблемы не на этапе внедрения самого решения, а до того, и, соответственно, заранее провести комплекс изменений и развивающих мероприятий. В этом случае, процесс внедрения информационных технологий уже можно было бы рассматривать как достаточно жесткую и вполне ограниченную задачу, решаемую в рамках, более общего, процесса организационного развития (ОР), направленного на трансформацию всей организации.

Наряду с отмеченными затруднениями, методология ОР позволяет выявить симптомы других проблем различных уровней, которые, к сожалению, не учитываются при традиционном подходе.

Мы рассмотрели некоторые проблемы и методы внедрения новых информационных технологий, которые затрагивают общие вопросы менеджмента проведения изменений, теперь можно более подробно обсудить возможную схему последовательности действий.

1.5 Последовательность действий при принятии решения о внедрении корпоративной информационной системы

информационный программный электронный экономика менеджмент

С чего начать разработку решения? Любая промышленная ERP-система предлагает множество модулей для внедрения: планирование продаж, планирование производства, управление запасами, финансовый модуль, складской учет и т.д. Что из предложенных вариантов необходимо внедрить первую очередь, что во вторую, а что и вовсе не потребуется (или сразу все)?

Проведение изменений в мягкой системе следует начинать с первого этапа методики ОР и только на этапе постановки целей рассматривать процесс внедрения новых информационных технологий, как один из многочисленных компонентов развивающих мероприятий.

Ниже предлагается возможный перечень этапов, которые необходимо пройти, чтобы процесс постановки задачи, разработки и внедрения решения прошел наиболее эффективно и результативно.

1. Определение будущего состояния Компании

(Описание будущего состояния системы - "Где мы хотим быть?)

1.1 Формулирование согласованного образа, видения (Vision) будущей компании

1.2 Письменное описание разделяемого видения

1.3 Формулирование миссии

1.4 Разработка бизнес-модели компании (модели новой бизнес-системы)

1.4.1 Разработка модели бизнес-процессов

1.4.2 Разработка моделей работ, структур и команд для их выполнения (иерархия власти и линии подотчетности, распределение ответственности;

спецификация работы;

должностные инструкции;

информационные системы, системы коммуникации и координации, системы совещаний.)

Разработка системы управления и оценок

(*механизмы принятия управленческих решений;

системы планирования;

системы показателей и критериев эффективности выполнения работы, механизмы мониторинга, оценки и контроля;

формальные системы мотивации, стимулирования, оплаты труда и вознаграждения;

системы обучения и развития сотрудников;

производственная политика и т.д.*)

1. Разработка системы ценностей и убеждений сотрудников и механизмов их формирования

2. Диагностика и анализ текущего состояния

Описание состояния системы - "Где мы находимся сейчас?")

3. Управление переходом

*Постановка целей и осуществление изменений - "Что нужно сделать, чтобы изменить ситуацию?

Только на этапе управления переходом, в зависимости от того где (на каком уровне анализа) в организации сосредоточена проблема и от степени требуемого вмешательства, выявляются комплекс необходимых изменений и развивающих мероприятий, среди которых может быть необходимость изменения систем и структур и, соответственно внедрение новых информационных технологий управления.

На этом этапе происходит разветвление процесса на комплекс параллельных мероприятий, проследим только один процесс - процесс внедрения IT-решения.

Имея модель, представленную в виде описания процессов, структуры, систем и регламентов, которую следует реализовать в результате внедрения информационной системы, можно расставить приоритеты последовательности действий и определить какие из модулей необходимо внедрять в первую очередь: склад, снабжение, производство или финансы. Но и в этом случае не стоит торопиться.

Внедрение системы workflow

(В качестве наиболее органичного и эффективного способа внедрения ИСУП можно предложить использование системы автоматизации деловых процессов (workflow) в качестве ядра всего информационного комплекса. Это обусловлено следующими соображениями:

во-первых, деятельность любой организации представляет собой систему процессов, в которые вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов;

во-вторых, именно деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем;

в-третьих, современная система workflow, может выступить в качестве связующего звена, вокруг которого могут интегрироваться другие программные продукты.

Таким образом, использование workflow позволяет объединить разрозненные модули используемого программного обеспечения в единую информационную систему, и потом последовательно, шаг за шагом, внедрять модули нового интегрированного решения. При этом нет необходимости использовать достаточно рискованные методики проведения изменений типа «большого взрыва» и всегда есть возможность вернуться на шаг назад.

1.6 Выбор ядра информационной системы и дополнительного программного обеспечения

После анализа работающей системы workflow, можно достаточно точно определить, какая из предлагаемых на рынке систем наиболее соответствует потребности компании, какие из модулей необходимо внедрять первую очередь и т.д. Вполне возможно, что для конкретной организации, будет важнее интегрировать систему управления проектами в общий контур workflow (например,P3e или Open Plan) и только потом приступить к внедрению интегрированной информационной системы удовлетворяющую соответствующим стандартам (ERP, CRM, CSRP, и т.д.). Более того, может оказаться, что, на данном этапе, вообще имеет смысл ограничиться полученным решением (только система workflow, или система workflow + система управления проектами), и его будет вполне достаточно для достижения поставленных целей.

Выводы:

1. Системный подход позволяет представить организацию как сложную открытую социальную систему - механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.

2. Организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей: задачи, структуры и системы, культура, люди. Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других ее составных частях. Таким образом, внедрение информационной технологии, являясь частью элемента «структуры и системы», может рассматриваться только с учетом его взаимного влияния на другие составляющие системы.

3. В рамках системного подхода существуют различные методики проведения изменений, которые могут «работать» или «не работать» в конкретной рассматриваемой ситуации, в зависимости от ее характеристик. Предварительная диагностика, с целью выявления признаков мягкой или жесткой, ограниченной или неограниченной ситуации изменения, может определить правильный выбор методики проведения изменений и, соответственно, успех всего мероприятия.

4. Миссия и разделяемое видение являются основополагающими факторами деятельности организации и, соответственно, их формулировка является первым необходимым условием для успешного проведения изменений, такого класса сложности.

5. Организация - это система процессов, в которые вовлечены материальные, финансовые, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов, и, соответственно, процессное описание компании - это первых шаг на этапе проектирования и внедрения информационной системы управления.

6. Анализ деятельности и последующее моделирование бизнес-процессов - второе необходимое условие для эффективного внедрения IT-решения.

7. Использование системы workflow в качестве ядра будущего решения позволит связать в единый комплекс существующие программные приложения, осуществить плавный переход от старых компонент к модулям новой системы, а так же, оставить ее открытой для дальнейшей интеграции новых приложений.

8. Разработка и внедрения решения с применением информационных технологий - процесс итерационный и требует постоянной корректировки и обновления, поэтому компания должна быть обеспечена соответствующими ресурсами для этой деятельности: персонал (знание и навыки), инструментарий (методики и программное обеспечение), информация (внешнее и внутреннее окружение, потребители, поставщики, конкуренты).



2. Электронная почта

(E-mail, email, e-mail) -- служба и услуги по пересылке и получению электронных сообщений по распределенной (в том числе глобальной) компьютерной сети. Появление электронной почты можно отнести к 1965 году, когда сотрудники Массачусетского технологического института (MIT) Ноэль Моррис и Том Влек написали программу MAIL для операционной системы CTSS (Compatible Time-Sharing System), установленную на компьютере IBM 7090/7094. В интегрированном программном продукте компании IBM -- Domino/Notes была реализована возможность выводить на экран всю предыдущую переписку с адресатом и другие, связанные с этим сведения. Electronic voice mail -- голосовая электронная почта, передающая голосовые телефонные сообщения, которые могут быть автоматизированным образом переданы пользователем в почтовые ящики заданных абонентов и прослушаны ими после ввода пароля. Термины электронной почты: Mailbox (почтовый ящик) -- в системах электронной почты файл или каталог, куда помещаются пришедшие сообщения, предназначенные для пользователя.

Gmail -- почтовый сервис, организованный фирмой Google. Его характеристики: размеры почтовых ящиков -- до 1 Гбайта; предоставляется возможность прикрепления к письму неограниченного количества файлов размером до 10 Мбайт; обеспечивается полнотекстовый поиск, позволяющий находить информацию среди своей почтовой корреспонденции; стабильность работы, возможность автоматического перенаправления почты; имеются SPAM-фильтры, гибкая система фильтрации почты.

Fax-mailbox (факсимильный почтовый ящик) -- аналог почтового ящика электронной почты для факсимильных сообщений. Получатель может извлечь из него сообщения в дистанционном режиме, набрав соответствующий номер на своем факсимильном аппарате. Mailer (почтальон) -- программа, обеспечивающая работу электронной почты.

Mailing list -- список или подсистема рассылки сообщений. Псевдоним (alias, nickname) -- фраза или слово, заменяющие собой в системах электронной почты длинный адрес, например <FelixSV> вместо fsv@gpntb.ru.

Спам (spam, junk mail) -- навязанное адресату электронной почты или пользователю телекоммуникационных средств и сервисов (ICQ, IM, мобильной связи, телеконференций) сообщение, имеющее рекламно-агитационный характер (в том числе и противозаконный) и часто пересылаемое по большому списку.

MUA (Mail User Agent, почтовый агент пользователя) -- клиентская программа в электронной почте, отвечающая за создание почтового сообщения. При этом передача/прием почтового сообщения производится через MTA. Примером MUA может служить программа Outlook Express. MTA (Mail Transport Agent, почтовый транспортный агент) -- программа в системе электронной почты, которая пересылает по Интернету сообщения при помощи протокола SMTP и имеет развитые возможности работы со множеством сообщений. В качестве MTA используются, в частности, программные продукты фирмы Microsoft SMTP и Sendmail.

Протоколы электронной почты:

IMAP (Internet Message Access Protocol, протокол доступа к электронной почте Интернета) -- протокол RFC-2060, аналогичный POP, обеспечивает дополнительные функции, в частности, возможность провести поиск по ключевому слову, не сохраняя почту в локальной памяти. При использовании IMAP его работу сопровождает протокол IMSP, который отвечает за конфигурацию работы IMAP.

IMSP (Interactive Mail Support Protocol, протокол поддержки электронной почты) -- набор протоколов, разработанный в Университете Карнеги-Мелон. Они обладают более широкими возможностями, чем протокол IMAP4, и позволяют пользователям регистрироваться в качестве абонента служб объявлений и почтовых ящиков, а также отыскивать и просматривать адресные справочники.

NNTP (Network News Transfer Protocol) -- стандартный протокол новостей (телеконференций).

POP (Post Office Protocol, протокол почтового отделения) -- протокол приема сообщений электронной почты в Интернете. В ранней версии протокола (POP2), стандартизованной в 1980-х годах, для пересылки сообщений необходим был механизм SMTP. Версия POP3 может применяться для отправки и приема сообщений как в сочетании с SMTP, так и самостоятельно.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, простой протокол электронной почты) -- стандартный протокол Интернета для передачи и приема электронной почты. Общепринятым стал метод совместного использования протоколов SMTP и POP. Дополнения к протоколу позволяют включать в сообщение символы разных кодировок и отправлять вложением мультимедийные, графические и крупные текстовые файлы. Гибкость протокола SMTP позволяет отправлять сообщения любого содержания по любому адресу, в том числе через третьи руки. Недостатки протокола связаны с легкостью распространения спама и проблемами борьбы с ними.

BBS (Bulletin-Board System) -- система доставки сообщений, разновидность службы электронной почты, которая обеспечивает обмен сообщениями между своими абонентами по схеме «каждый с каждым». Связь, в том числе дальняя, реализуется преимущественно по коммутируемым телефонным каналам.

Электронная почта по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной (бумажной) почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности -- простоту использования, задержки передачи сообщений, достаточную надёжность и в то же время отсутствие гарантии доставки.

Достоинствами электронной почты являются: легко воспринимаемые и запоминаемые человеком адреса вида имя_пользователя @ имя_домена (например, somebody@example.com); возможность передачи как простого текста, так и форматированного, а также произвольных файлов; независимость серверов (в общем случае они обращаются друг к другу непосредственно); достаточно высокая надёжность доставки сообщения; простота использования человеком и программами.

Недостатки электронной почты: наличие такого явления, как спам (массовые рекламные и вирусные рассылки); теоретическая невозможность гарантированной доставки конкретного письма; возможные задержки доставки сообщения (до нескольких суток); ограничения на размер одного сообщения и на общий размер сообщений в почтовом ящике (персональные для пользователей).

В настоящее время любой начинающий пользователь может завести свой бесплатный электронный почтовый ящик, достаточно зарегистрироваться на одном из интернет-порталов.

В зоне РФ пока не полностью отлажены процессы использования электронной почты. В полноценном виде почта на кириллице работает только в нескольких почтовых системах. Но и с этим неудобством разработчики обещают справиться в скором времени.

Если в Европе, Америке и др. регионах написание используются только два варианта -- «email» и, реже, «e-mail» (с марта 2011 года англоязычным СМИ рекомендуется писать сокращение от «электронная почта» как «email», а не «e-mail»), то в русском языке присутствует значительная вариативность. Наиболее часто в кириллических текстах также используется «e-mail», то есть написание латиницей без транслитерации (визуальное восприятие других форм написания хуже). Но можно встретить и другие написания:

· электронная почта, эл. почта, почта

· интернет-почта

· имейл, мейл (транскрипция с английского)

· е-мейл, емейл, емайл (различные варианты транслитерации)

· мыло (в просторечии, от английского «мейл»)

· электронка (в просторечии, сокращение от «электронная почта»)

· электропочта (в просторечии, сокращение от «электронная почта»)

· электрическая почта (в просторечии, вариант от «электронная почта»)

Правильное написание пока не зафиксировано в словарях. Справочное бюро Грамота.ру указывает, что Е. Ваулина в словаре «Мой компьютер» предлагает писать e-майл или е-мэйл, но замечает, что такое написание не соответствует литературной норме, в то же время, в другом ответе советуют писать e-mail латиницей.

Де-факто в официальных русскоязычных документах:

· в тексте (в смысле «способ связи») употребляют выражение «электронная почта»;

· в списке контактов используют префикс «e-mail» (E-mail: user@domain.com).

Появление электронной почты можно отнести к 1965 году, когда сотрудники Массачусетского технологического института (MIT) Ноэль Моррис и Том Ван Влек написали программу MAIL для операционной системы CTSS (Compatible Time-Sharing System), установленную на компьютере IBM 7090/7094.

2.1 История

Общее развитие электронной почты шло через развитие локального взаимодействия пользователей на многопользовательских системах. Пользователи могли, используя программу mail (или её эквивалент), пересылать друг другу сообщения в пределах одного мейнфрейма (большого компьютера). Следующий шаг был в возможности переслать сообщение пользователю на другой машине -- для этого использовалось указание имени машины и имени пользователя на машине. В случае использования UUCP-адрес пользователя включал в себя маршрут до пользователя через несколько промежуточных машин (например, gate1!gate2!foo!joe -- письмо для joe через машину gate1, gate2 на машину foo). Недостатком такой адресации было то, что отправителю (или администратору машины, на которой работал отправитель) необходимо было знать точный путь до машины адресата.

После появления распределённой глобальной системы имён DNS, для указания адреса стали использоваться доменные имена -- user@example.com -- пользователь user на машине example.com.

Одновременно с этим происходило переосмысление понятия «на машине»: для почты стали использоваться выделенные серверы, на которые не имели доступ обычные пользователи (только администраторы), а пользователи работали на своих машинах, при этом почта приходила не на рабочие машины пользователей, а на почтовый сервер, откуда пользователи забирали свою почту по различным сетевым протоколам (среди распространённых на настоящий момент -- POP3, IMAP, MAPI, веб-интерфейсы).

Одновременно с появлением DNS была продумана система резервирования маршрутов доставки почты, а доменное имя в почтовом адресе перестало быть именем конкретного компьютера и стало просто фрагментом почтового адреса. За обслуживание домена могут отвечать многие серверы (возможно, физически размещённые на разных континентах и в разных организациях), а пользователи из одного домена могут не иметь между собой ничего общего (особенно подобное характерно для пользователей бесплатных серверов электронной почты).

Кроме того, существовали и другие системы электронной почты (некоторые из них существуют и сейчас), как то: Netmail в сети Фидонет, X.400 в сетях X.25. Доступ к ним из сети Интернет и обратно осуществляется через почтовый шлюз. Для маршрутизации почты в сетях X.25 в DNS предусмотрена специальная ресурсная запись c соответствующим названием X25 (код 19).



2.2 Современная архитектура (SMTP)

Общепринятым в мире протоколом обмена электронной почтой является SMTP (англ. Simple mail transfer protocol -- простой протокол передачи почты). В общепринятой реализации он использует DNS для определения правил пересылки почты (хотя в частных системах, вроде Microsoft Exchange, SMTP может действовать исходя из информации из других источников).

В различных доменах настроены свои, независимые друг от друга, почтовые системы. У каждого почтового домена может быть несколько пользователей. (Однако, фактически, может быть так, что одна организация или персона владеет многими доменами, которые обслуживаются (физически) одной почтовой системой). Почта передаётся между узлами с использованием программ пересылки почты (англ. Mail transfer agent, MTA; такими, как, например, sendmail, exim4, postfix, Microsoft Exchange Server, Lotus Domino и т.д.). Поведение систем при связи друг с другом строго стандартизировано, для этого используется протокол SMTP (и соблюдение этого стандарта, наравне с всеобщей поддержкой DNS всеми участниками, является основой для возможности связи «всех со всеми» без предварительных договорённостей).

...