Принципи організації документообігу

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВСТУП

Для будь-якої сучасної організації важливі можливості сучасних інформаційних технологій з точки зору їх використання в управлінні документацією.

Коли мова заходить про автоматизацію документообігу, то часто в цю сферу потрапляє безліч програм, які не мають прямого відношення до розв'язуваної проблеми - текстові редактори , програми розпізнавання символів, системи електронної пошти. Однак все це не є системою електронного документообігу. А враховуючи нинішнє становище в світі , впровадження оптимально придатною для організації системи документообігу, є надзвичайно важливим завданням.

Відсутність оптимально структурованого документообігу і відсутність можливості ефективно відстежувати рух і виконання документів , призводить до зниження ефективності роботи і збільшення помилок .

Рішення проблеми управління документацією в сучасних умовах дозволить цілеспрямовано формувати інформаційні ресурси організацій , скоротити обсяг введеної інформації в ручну , що дає виграш у часі і забезпечити їх ефективне функціонування .

Актуальність дипломної роботи:

Обрана тема актуальна , оскільки відомо , що організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління , організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому. Як показують сучасні дослідження, 85 % робочого часу співробітників організацій витрачається на підготовку, супровід , заповнення, копіювання і передачу документів .

Правильно організоване управління справами знижує час, необхідний для пошуку , підвищує точність і своєчасність інформації, усуває її надмірність. Зростання обсягів інформації, відповідно, документів, зажадав впровадження техніки для своєчасної обробки документів, а з появою комп'ютерів - і самої інформації.

Мета дипломної роботи:

Розробка технічного завдання на впровадження інтерфейсу системи електронного документообігу.

Завдання дипломної роботи:

1. Збір інформації про різні системи документообігу, про різні JavaScript бібліотеки з різних джерел (література , Інтернет і т.д.).

2. Провести їх порівняльний аналіз, проаналізувати вимоги до інформаційної системи.

3. Зробити вибір JavaScript бібліотеки для розробки інтерфейсу системи електронного документообігу.

4. Провести розробку інтерфейсу для управління даними.

РОЗДІЛ 1. ПРИНЦИПИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ

інтерфейс електронний документообіг сервер

1.1 Поняття документообігу

Під документообігом організації прийнято розуміти впорядковане переміщення документів, створених у процесі роботи відповідними посадовими особами.

Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання та повторне використання документації, довідкова робота.

1.1.1 Види документообігу

Залежно від характеру господарських операцій організацій, для яких проводиться переміщення та облік первинних документів, розрізняють такі види документообігу:

Управлінський. Включає етапи збору, аналізу та узагальнення інформації для складання оперативних, достовірних і наочних управлінських звітів, на основі яких здійснюється прийняття стратегічних рішень і контроль над їх своєчасним виконанням;

Фінансовий. Охоплює всі операції діловодства і дозволяє організації управляти документацією (договорами, кореспонденцією, плановими і аналітичними звітами, нормативно-законодавчими актами і т.д.)

Кадровий. Передбачає збір та реєстрацію інформації, пов'язаної з обліком кадрів організації: про прийом, переведення, зміну посади та звільнення співробітників, прогули та дисциплінарні стягнення, графіках відпусток, штатних розкладах, посадових інструкціях і т.д.

Технічний. Координує інформаційні потоки для підготовки та підтримки життєвого циклу проектної документації (створення, оформлення, погодження, затвердження, внесення поправок та архівування);

Архівний. Забезпечує в процесі діловодства своєчасну передачу документів на архівне зберігання та їх облік згідно з номенклатурою справ, яка переглядається щорічно.

1.1.2 Способи організації документообігу

Існують наступні способи обліку документації:

Паперовий - означає, що всі фінансово-господарські операції відображаються в документах, які оформляються тільки на паперовому носії із зазначенням обов'язкових реквізитів та засвідчуються підписами укладачів. Такий спосіб вимагає істотних витрат часу і матеріальних ресурсів на створення, звернення і зберігання документації. Також є ризик безповоротної втрати документа в разі знищення матеріального носія.

Електронний - має на увазі, що всі бізнес-процеси реєструються в документах, які не мають оригіналу на паперовому носії, тільки в електронному вигляді. Для забезпечення документів юридичної силою застосовуються електронно-цифрові підписи, які захищають від плагіату і спотворення документації. Такий спосіб обліку дозволяє мінімізувати час на створення документів та посилити контроль над їх переміщенням.

Змішаний - передбачає, що погодження та затвердження документів здійснюється на паперовому носії, а підготовка і передача між структурними підрозділами або співробітниками виконується за допомогою комп'ютерів. При цьому юридичну силу має оригінал документа на паперовому носії. Даний спосіб забезпечує оптимізацію графіка руху документації на підприємстві.

1.2 Електронний документообіг

Електронний документообіг (ЕДО) - єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».

Основні принципи електронного документообігу:

1. Одноразова реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ.

2. Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання.

3. Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу).

4. Єдина (або узгоджена розподілена) база документної інформації, що дозволяє виключити можливість дублювання документів.

5. Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього.

6. Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутам документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу та приймати управлінські рішення, грунтуючись на даних зі звітів.

В управлінні широко використовуються електронні засоби створення та обробки документів, тому документообіг розглядається як складова частина інформаційного забезпечення управління та включає в себе рух інформаційних потоків організації - їх отримання, обробку, переробку, використання.

Традиційний документообіг зберігає свої позиції в деяких специфічних областях діловодства, зокрема, там, де мова йде про конфіденційних документах (документах обмеженого користування).

Отже, сучасний документообіг організації слід розглядати як змішаний документообіг, заснований на пріоритетному використанні електронної технології роботи з документами.

Останнє означає, що документи, як правило, створюються за допомогою сучасних технологічних засобів (оргтехніки, матеріалів і т. п.), а їх пересилання, обробка та зберігання здійснюються як в електронному, так і в "паперовому" вигляді.

Сучасний документообіг організації формується в результаті організованого "злиття" трьох самостійних інформаційних потоків, за якими "подорожують" внутрішні документи, вхідні документи і вихідні документи.

Зовнішній інформаційний потік забезпечує переміщення вхідних і вихідних документів, а внутрішній інформаційний потік - переміщення документів усередині підприємства.

До внутрішнім документам прийнято відносити документи, що розробляються посадовими особами, з завдань і потреб організації (її структурних підрозділів) та відповідно до внутрішніх правил розробки документів. Іншими словами, це документи, що утворюються в результаті внутрішньої діяльності підприємства.

1.3 Системи електронного документообігу

Система електронного документообігу (СЕД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems) і EMC (Enterprise Content Management) - це система автоматизації роботи з інформаційними документами протягом всього їх життєвого циклу (створення, зміна, зберігання, пошук, класифікація та ін), а також процесів взаємодії між співробітниками. При цьому під документами в першу чергу маються на увазі неструктуровані електронні документи (файли Word, Excel та ін.) Як правило, СЕД включає в себе електронний архів документів і систему автоматизації ділових процесів і підтримку функціональності діловодства.

В даний час існує величезна кількість систем електронного документообігу. При цьому треба розрізняти терміни «документообіг» і «діловодство». Діловодство - це термін, який застосовується в конторської практиці для позначення формального набору правил роботи з документами. Існують системи документообігу, які можна налаштувати на необхідні правила діловодства. Але є системи, які спочатку ставили своєю метою підтримку саме цих правил і в цьому сенсі не мають більш загальними функціями в достатній мірі для того, щоб їх можна було назвати системами документообігу.

Будь-яка система документообігу може містити елементи кожної з наведених нижче категорій, але більшість з них мають конкретну орієнтацію в одній з областей, пов'язану насамперед з позиціонуванням продукту.

Класифікація систем електронного документообігу:

Універсальні СЕДО:

1. Стандартний набір функцій;

2. Неможливість повної відповідності потребам конкретної організації;

3. Низькі тимчасові витрати на придбання та установку;

4. Відносно низька вартість;

5. Необхідність придбання ліцензії на кожне впроваджуване робоче місце.

Індивідуальні СЕДО:

1. Максимально персоніфікована система;

2. Великі часові витрати;

3. Висока вартість розробки;

4. Супутні витрати: витрати на навчання співробітників, покупку нового обладнання та програмного забезпечення.

Комбіновані СЕДО:

1. Базова платформа, до якої розробляються необхідні додаткові модулі;

2. Повну відповідність потребам підприємства;

3. Невеликі тимчасові витрати на розробку і впровадження;

4. Вартість включає: ціну базової платформи і вартість індивідуальної доопрацювання, залежної від складності замовлення;

5. Передача замовнику прав на продукт;

6. Простота освоєння і використання;

7. Зручний інтерфейс;

8. Взаємодія з існуючими офісними додатками.

Відповідно до кількості реалізованих функцій СЕД поділяються на:

1. Системи з розвиненими засобами зберігання і пошуку інформації (електронні архіви - ЕА). Електронний архів - це окремий випадок системи документообігу, орієнтований на ефективне збереження і пошук інформації. Деякі системи особливо виділяються за рахунок розвинених засобів повнотекстового пошуку: нечіткий пошук, розумовий пошук і т. д., інші - за рахунок ефективної організації зберігання: HSM, підтримка широкого діапазону обладнання для зберігання інформації і т. д.

2. Системи з розвиненими засобами workflow (WF).

Ці системи в основному розраховані на забезпечення руху якихось об'єктів за заздалегідь заданими маршрутами (так звана "жорстка маршрутизація"). На кожному етапі об'єкт може змінюватися, тому його називають загальним словом "робота" (work). Системи такого типу називають системами workflow - "потік робіт" (на жаль, для цього терміну немає точного еквівалента в російській мові). До робіт можуть бути прив'язані документи, але не документи є базовим об'єктом цих систем. За допомогою таких систем можна організувати певні роботи, для яких заздалегідь відомі і можуть бути прописані всі етапи.

3. Системи, орієнтовані на підтримку управління організацією і накопичення знань.

Ці "гібридні" системи, які зазвичай поєднують в собі елементи двох попередніх. При цьому базовим поняттям в системі може бути як сам документ, так і завдання, яке потрібно виконати. Для управління організацією потрібна як "жорстка", так і "вільна" маршрутизація, коли маршрут руху документа призначає керівник ("розписує" вхідний документ), тому обидві технології в тому чи іншому вигляді можуть бути присутніми в таких системах. Ці системи активно використовуються в державних структурах управління, в офісах великих компаній, які відрізняються розвиненою ієрархією, мають певні правила і процедури руху документів. При цьому співробітники колективно створюють документи, готують і приймають рішення, виконують або контролюють їх виконання.

При впровадженні таких систем на великих підприємствах важливо визначити, чи надає система можливість ефективного адміністрування, обробки великих обсягів інформації, інтеграції з автоматизованими системами управління виробництвом, масштабованості, поетапного впровадження, обліку територіальної розподіленості, складної організаційної структури, рольового принципу організації доступу і т. д .

4. Системи, орієнтовані на підтримку спільної роботи (collaboration).

Це нове віяння в області систем документообігу, пов'язане з розумінням мінливості ринкових умов у сучасному світі і з необхідністю мати для швидкого руху "лише найпотрібніше", без зайвого, дуже корисного, але важкого баласту. Такі системи, на противагу попереднім, не включають поняття ієрархії в організації, не дбають про будь формалізації потоку робіт. Їх завдання - забезпечити спільну роботу людей в організації, навіть якщо вони розділені територіально, і зберегти результати цієї роботи. Зазвичай реалізовані в концепції "порталів". Вони надають сервіси зберігання і публікації документів в intranet, пошуку інформації, обговорення, кошти призначення зустрічей (як реальних, так і віртуальних). Такі системи знаходять замовників серед швидко розвиваються комерційних компаній, робочих груп у великих фірмах та державних структурах.

5. Системи, що мають розвинені додаткові сервіси.

Наприклад, сервіс управління зв'язками з клієнтами (CRM - Customer Relation Management), управління проектами, білінгу, електронної пошти та ін (Зазначимо, що за складністю функцій система документообігу і, наприклад, сервіс CRM можуть мати різні пропорції в залежності від організації. Але в контексті цієї статті функціональність CRM є додатковою.)

1.3.1 Типові вимоги до СЕД

Якщо слідувати букві стандарту на складання технічного завдання, вимоги, які типовий користувач може пред'явити до типової системі електронного документообігу, можна описати таким чином.

Система електронного документообігу повинна:

1. Забезпечувати надійне зберігання документів та їх описів;

2. Забезпечувати життєвий цикл документа (його створення, зберігання версій, публікація, блокування доступу до вилученої з документом, передача документа для зберігання в архіві);

3. Допускати завдання користувачем різних типів документів, створення і редагування карток для них;

4. Підтримувати ієрархію категорій для ефективного пошуку документа;

5. Здійснювати пошук документів на основі інформації з картки, а також повного тексту;

6. Забезпечувати розподіл доступу до документів на рівні окремих користувачів, по ролевому принципом, і на основі ієрархічної структури організації;

7. Підтримувати технологію HSM;

8. Протоколювати всі події, пов'язані з роботою користувачів і самої системи; необхідно наявність розвинених засобів адміністрування;

9. Підтримувати віддалений доступ до інформації.

Просунуті системи повинні підтримувати:

1. Кластерні технології для забезпечення безперебійної роботи;

2. Територіально розподілені організації;

3. Алгоритми шифрування при зберіганні і передачі даних;

Вимоги до архітектури:

1. Наявність виділеного сервера додатків;

2. Наявність тонкого клієнта; підтримка доступу до документів з використанням браузера.

3. Многоплатформная для забезпечення масштабованості;

4. Вимоги до відкритості та інтеграції з іншими системами:

5. Інтеграція із засобами потокового введення документів;

6. Інтеграція з офісними додатками;

7. Інтеграція з електронною поштою;

8. Наявність розвиненого програмного інтерфейсу (API);

9. Інтеграція із стандартними службами каталогів (наприклад, LDAP) для ведення і синхронізації списку користувачів системи;

10. Можливість адаптації користувальницького інтерфейсу під конкретні завдання;

11. Можливість доповнення системи власними спеціалізованими компонентами;

У разі використання зовнішньої бази даних для зберігання атрибутів документів необхідно наявність докладного опису структури даних і засобів роботи з різними СУБД.

Відмінними властивостями СЕД є:

1. Ведення електронного архіву документів

2. Управління життєвим циклом інформації

3. Управління процесом створення, збору, обробки та розповсюдження корпоративної інформації

4. Наявність засобів контролю виконання доручень

5. Управління вмістом корпоративних Web-ресурсів

6. Інтеграція з офісними додатками і корпоративними інформаційними системами



Рис. 1 - Взаємодія підсистем управління підприємством за допомогою системи.

1.3.2 Особливості впровадження систем електронного документообігу

Один з ключових моментів у вдосконаленні системи управління документами полягає в її специфікації. Для цього потрібно спочатку сформулювати, які саме функції система роботи з документами повинна виконувати. У результаті процес управління важливими даними, життєво необхідними для роботи організації, може стати набагато більш ефективним і результативним.

Оцінка проблем в управлінні документами повинна допомогти визначити, яка ступінь контролю над даними необхідна вашої організації.

Базисом для визначення вимог до контролю є відношення "витрати - вигода" - зіставлення обсягу витраченого і зекономленого часу. Необхідно також розглянути вартість покупки (або розробки силами самої компанії) і супроводу програмного забезпечення управління документами.

Визначальними факторами при аналізі відносини "витрати - вигода" є розмір вашої організації і в деяких випадках число користувачів в її робочих групах. Складність конкретного рішення і серйозність потенційних проблем збільшуються експоненціально разом із збільшенням розміру робочої групи.

Крім ціни самого ПО, у вартість включається час, витрачений на пошук потрібної системи, на її інсталяцію та приведення в робочий стан відділом інформаційних систем, а також час на заміну існуючих процедур і систем плюс час на освоєння користувачами нового програмного забезпечення. До того ж вам буде потрібно додатковий простір на дисках для архівування та оновлення ПЗ.

Розмір всіх проведених витрат слід зіставити з одержуваними перевагами. Насамперед, це час, заощаджений користувачами при пошуку коректної версії документа, і можливість їх обігу до тих даних, до яких раніше вони доступу не мали.

Щоб оцінити переваги спільної роботи з даними, треба визначити спочатку, скільки користувачів будуть звертатися до них одночасно. Наприклад, якщо користувачі просто беруть дані з одного джерела (такого, як БД) або звертаються до фіксованого набору шаблонів робочих документів при їх створенні, то як витрати на управління, так і отримані переваги будуть невеликі. Але якщо користувачам доводиться часто працювати з даними, створюваними іншими співробітниками, то необхідно забезпечити контрольований доступ до такої інформації - члени робочої групи повинні знати про те, що саме вони можуть отримати і де ці дані знаходяться. Робоча група з 15 і більше осіб, наприклад, значно виграє від застосування системи управління документами, автоматично надсилає повідомлення, її членів (за допомогою електронної пошти або дошки оголошень в Intranet) про доступність нових або останніх даних.

Ще одним важливим компонентом аналізу "витрати - вигода" є зведення до мінімуму потенційної уразливості вашої організації з юридичної точки зору. Хоча даний фактор, як правило, беруть до уваги, а його цінове вираження насилу піддається оцінці, вам слід розглянути з цієї точки зору вміст ваших внутрішніх документів, технічні або інженерні дані, а також зовнішні комунікації. Для обговорення такого роду питань не завадить консультація юриста.

Крім того, вашій фірмі може знадобитися сертифікація на відповідність стандарту ISO 9000, яка необхідна сьогодні все більшому числу компаній. Ці стандарти стосуються таких областей, як якість управління документами та реалізація практики менеджменту.

Іноді перед отриманням даних необхідно переглянути їх цілком або частково. Для цього треба знати, яке ПЗ здатне відкривати і використовувати знайдений вами конкретний файл. Таке завдання може виявитися непростим: досить подумати про те, скільки різних типів файлів в мережі вашої компанії мають одне і те ж розширення. Doc.

Якщо раніше досить просто було встановити угоду з іменування файлів / каталогів, то сьогодні велика кількість доступного ПО і типів файлів, підтримуваних системою, істотно ускладнило встановлення подібних угод. Ще недавно здавалося, що ключем до вирішення даної проблеми можуть стати програми перегляду документів, але навіть Microsoft не встигає оновлювати свій продукт QuickView у відповідності з новими (причому своїми власними!) Форматами файлів. Що вже говорити про інших виробників.

При підготовці угод з іменування файлів необхідно спочатку визначити назву, виробника і версію кожного програмного продукту у вашій мережі. Складіть список читаних і створюваних вашим ПО типів файлів, а також список всіх типів документів у своїй системі і вкажіть, яке програмне забезпечення з цими документами працює.

Далі визначте, яку версію кожного типу файлу підтримує ваше ПЗ. Якщо подібна перспектива вас не надихає, то встановіть стандарти на програмне забезпечення в масштабі підприємства (робочої групи) і позбудьтеся від тих продуктів, які їм не відповідають. Це дозволить вам розробити специфікацію файлів і програм в масштабі компанії; дану специфікацію можна буде використовувати при реалізації конкретного підходу до управління файлами.

Про розробників СЕД

Вибираючи рішення класу СЕД, замовник розглядає різні варіанти: коробкове рішення, рішення на базі платформи або замовна розробка. Російські розробники в основному пропонують готові рішення, а західні виступають постачальників платформ, на базі яких реалізуються проектні рішення і замовні розробки. За статистикою в структурі ринку на частку російських розробників доводиться порядку 95% від загальної кількості проектів з впровадження СЕД.

РОЗДІЛ 2. ОГЛЯД КЛЮЧОВИХ СИСТЕМ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

У сучасній організації системи електронного документообігу (СЕД) стають обов'язковим елементом ІТ-інфраструктури. З їх допомогою підвищують ефективність діяльності комерційні компанії та промислові підприємства, а в державних установах на базі технологій електронного документообігу вирішуються завдання внутрішнього управління, міжвідомчої взаємодії та взаємодії з населенням. Загальноприйнятою абревіатурою є СЕД, хоча нарівні з нею також використовуються САД (система автоматизації діловодства), СЕДО (система електронного документообігу) і САДО (система автоматизації документообігу).

2.1 NauDoc

NauDoc - програмний продукт для автоматизації діловодства, документообігу і бізнес-процесів, розроблений компанією NAUMEN. NauDoc дозволяє управляти процесами обробки документів і здійснювати контроль виконавської дисципліни, отримуючи вичерпну інформацію про хід виконання завдань.

Використовуючи NauDoc, є можливість організувати єдине сховище документів з розмежуванням прав доступу на підставі ролей, що дозволяє співробітникам у будь-який час отримати доступ до документів і в найкоротші терміни знайти всю потрібну інформацію незалежно від присутності на робочому місці власника документів. Журнали реєстрації дозволяють реєструвати вхідні, вихідні та внутрішні документи, відстежуючи переміщення паперових копій документів всередині підприємства.

Наявність у NauDoc засобів контролю виконавської дисципліни дозволяє призначати співробітникам завдання в системі, контролювати їх виконання, відстежувати терміни виконання, направляти документи на узгодження і розсилати узгоджені документи для ознайомлення іншим користувачам системи. Налаштування життєвого циклу для категорій документів дозволяє вказати типові маршрути руху документів, налаштувати їх автоматичну маршрутизацію і призначення завдань.

Всі дії з документами і завданнями Виконуємо через web-інтерфейс, що дозволяє підключатися до системи з будь-якої точки світу, тим самим створюючи єдиний інформаційний простір організації, включаючи віддалені філії і мобільних співробітників.

2.1.1 Технологічні особливості системи

1. 100%-ний web-інтерфейс дозволяє підключатися до системи з будь-якої точки світу, створюючи єдиний інформаційний простір для організації, її віддалених філій і мобільних співробітників.

2. Система інтегрована з програмним забезпеченням для сканування і розпізнавання тексту ABBYY FineReader Scripting Edition;

3.Система дозволяє проводити аутентифікацію і авторизацію користувачів в зовнішніх службах каталогів.

4. У системі є модуль роботи з електронно-цифровим підписом (ЕЦП) і закладена можливість використання ЕЦП будь-якого криптопровайдера, що підтримує інтерфейс Microsoft CryptoAPI.

2.1.2 Можливості системи електронного документообігу NauDoc

1. Спрощення роботи з організаційно-розпорядчими документами.

2. Електронні документи створюються за заздалегідь визначеним шаблоном. При створенні документа користувачеві необхідно тільки вказати значення реквізитів в реєстраційній картці документа, ці значення будуть автоматично додані в текст документа. При необхідності можна дозволити користувачеві змінювати текст шаблону.

3.Для кожного типу документів може бути заданий специфічний набір реквізитів (реквізітні картки легко можуть бути змінені користувачем з правами «Технолога»).

Після того, як документ створений, співробітник відправляє його на узгодження певному колу осіб згідно з порядком, прийнятим в організації.

Порядок погодження зберігається в системі: ведеться автоматичний контроль регламентних термінів, проводиться сповіщення відповідальних осіб і оповіщення про хід процедури узгодження документа

Реєстрація документа в журналі відбувається автоматично на певному етапі роботи з документом: документу присвоюється реєстраційний номер і фіксується дата реєстрації.

2.1.3 Управління процесами

NauDoc дозволяє автоматизувати документообіг, пов'язаний з виробничими або управлінськими процесами компанії. Для кожного процесу є можливість налаштувати його подання в системі, включаючи окремі етапи, відповідальних осіб і регламентні терміни. Наявні в NauDoc засоби формування звітів дозволяють контролювати, на якому етапі перебуває кожен з примірників процесу, знаходити «вузькі місця» і виявляти відповідальних осіб, через яких відбувається зрив регламентом термін. На основі зібраних даних може бути проведений аналіз процесу перед внесенням змін.

Спрощення процедури візування документів посадовцями.

Після того, як документ створений, співробітник відправляє його на візування певному колу осіб згідно з порядком узгодження документів, прийнятому в організації.

При колективній роботі всі дії виконуються за одним і тим же примірником документа. Користувачі NauDoc, отримують доступ до документа в ході процедури візування.

На будь-якому етапі може бути створений звіт про узгодження із зазначенням імені та посади візує особи і точного часу візування документа.

Можливість реєстрації електронних і паперових документів в системі.

Реєстрація документа в журналі відбувається автоматично на певному етапі роботи з документом.

Для паперових документів в системі створюється спеціальна електронна картка, до картки може бути приєднаний графічний образ документа, отриманий шляхом сканування.

Прискорення пошуку документів за реквізитами та змістом.

NauDoc дозволяє оперативно знайти документ за значенням певного реквізиту (наприклад, реєстраційним номером або короткому опису).

Система дозволяє вести пошук за змістом документів або змісту вкладених файлів.

Робота з вхідною та вихідною кореспонденцією.

NauDoc дозволяє працювати з вхідною та вихідною кореспонденцією, отримуючи і відправляючи електронну пошту через поштовий сервер компанії. Кожен лист обробляється в системі як звичайний документ.

При обробці вхідної кореспонденції листи надходять до секретаря, який реєструє їх в журналі вхідної кореспонденції. Документу автоматично присвоюється реєстраційний номер. Після підготовки документ відправляється на резолюцію керівнику згідно з порядком, прийнятим в організації. Після розгляду документ відправляється на ознайомлення або виконання співробітникам організації.

При обробці вихідної кореспонденції співробітник створює лист за шаблоном прийнятому в організації, відправляє його на погодження керівнику, згідно з порядком, прийнятим в організації. Після узгодження документа він автоматично відправляється секретарю.

Секретар реєструє лист в журналі і відправляє його по електронній пошті. При цьому всі документи зберігаються в системі і доступні для пошуку.

Створення корпоративного веб-порталу та інтернет-сайту компанії.

NauDoc дозволяє створювати Інтернету інтранет-сайти та керувати розміщенням контенту (функціонал CMS). У ролі контенту можуть виступати документи, графічні зображення та інші об'єкти NauDoc.

NauDoc існує в 2-х редакціях: NauDoc Free і NauDoc Enterprise.

2.1.4 Сховище документів NauDoc

Всі об'єкти NauDoc розташовуються в єдиному корпоративному сховищі. Структура сховища являє собою деревоподібну ієрархію, що складається з окремих папок і які у них об'єктів (Мал. 2.1).

Самий верхній рівень займає папка «Доступні документи», яка містить в собі всі інші папки і є для них кореневої. Кожна папка також може містити різні об'єкти, включаючи вкладені папки.

Кожен користувач NauDoc має своє персональне сховище документів, яке містить тільки ті об'єкти, до яких даний користувач має доступ. Ці об'єкти користувач може створити самостійно або отримати до них доступ від інших користувачів.



Рис. 2.1 Можливі Структури сховища NauDoc

2.2 Alfresco

Система Alfresco одна з найпоширеніших на заході систем електронного документообігу та управління проектами.

Багато в чому це пояснюється відкритістю коду (повний Open Source) і відмінністю від більшості продуктів з відкритим кодом стабільністю роботи і можливості масштабування під завдання бізнесу будь-якого розміру. З системою успішно працюють такі компанії як Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts і.т.д. Система може працювати практично на будь-яких платформах і з будь-якими базами даних. Ряд систем Alfresco без праці справляються з навантаженням мільйонів збережених документів і десятків тисяч користувачів.

Alfresco - це СЕД з web-доступом. Це зручно тому що:

1. Не треба ставити на машини користувачів додаткового П.О;

2. Немає проблем з оновленням клієнтського П.О;

3. Можлива робота з будь-якої точки світу, в тому числі з мобільних пристроїв;

4. Alfresco має самий передовий web-інтерфейс: зручний швидкий і красивий.

У web-інтерфейсі Alfresco можна виконувати всі перераховані функції і багато більше. Web зручний у відрядженнях, для швидкого доступу з телефону або ноутбука, для виконання комплексних групових операцій з документами та завданнями, формуванню звітів.

Продукт поставляється в двох варіантах Community Edition і Enterprise Edition.

Community Edition повністю безкоштовна, може бути скачав і встановлена в будь-якій компанії. Однак система не має ніякої підтримки крім добровільної допомоги учасників спільноти користувачів Alfresco. Але незважаючи на це редакція Community залишається однією з найпоширеніших варіантів систем електронного документообігу в Європі. Система підтримує можливість розміщення на хмарі серверів або кластері, тим самим будучи достояв рішенням і для 10 і для 10 000 користувачів. Вбудовані бази даних: MySQL і PostgreSQL.

Enterprise Edition - промислова редакція системи, яка працює під управлінь потужних баз даних Oracle або MS SQL. Такі системи сертифікуються Alfresco і користувачі систем забезпечуються гарантією на стабільну роботу системи, підтримку та оновлення.

2.2.1 Архітектура

Alfresco Розроблено на основі Java-технологій, є кросплатформним програмним забезпеченням (випускаються збірки для Microsoft Windows, Linux, Mac OS X). В якості СУБД для вільної редакції підтримуються MySQL і PostgreSQL, в редакції рівня підприємства також підтримуються Oracle Database, DB2, Microsoft SQL Server.

Архітектура Alfresco може бути представлена у вигляді трьох рівнів:

Рис. 2.2 Архітектура Alfresco

* Перший рівень відповідає за фізичне розміщення даних репозиторію на сервері.

* Другий рівень - сервер управління контентом. Він реалізований на Java і піддається масштабированию при роботі під великими навантаженнями. Сервер управління контентом складається з безпосередньо репозитория контенту і набору сервісів, через які користувач може отримувати доступ до контенту.

* Третій рівень - клієнти, підключені до сервера управління контентом через різні протоколи та інтерфейси API.

Таким чином, Alfresco повністю відповідає за реалізацію перших двох рівнів і дозволяє розробникам підключати свої програми на третьому рівні.

2.2.2 Зберігання контенту

Весь контент складається з двох частин: самі документи та їх опис. Документи Alfresco зберігає на файловій системі сервера. При цьому контент зберігається в без вказівки імені файлу, власника та інших метаданих, за якими можна ідентифікувати документ. Так що недобросовісному користувачеві, що має доступ до ФС сервера, буде нелегко знайти конкретний документ на сервері, не маючи доступу до сховища Alfresco.

Опис документа, включаючи всі метадані, права на документ і його положення в структурі директорій Alfresco зберігаються в базі даних. За зв'язок між контентом і метаданими, а також за структуру файлів і директорій контенту відповідає репозиторій, що знаходиться на другому рівні архітектури.

Для здійснення швидкого пошуку за документами при завантаженні контенту в репозиторій створюються повнотекстові індекси. За створення індексів, а також за сам пошук відповідає Lucene. Lucene - додаток, що розробляється в рамках проекту Apache, і вбудоване в Alfresco.

2.2.3 Сервер управління контентом

Сервер управління контентом відповідає за контроль, доступ і оновлення контенту в репозиторії. Також він дозволяє запускати клієнтські програми через веб-скрипти і пакети розширень. Всі додатки на основі Alfresco взаємодіють безпосередньо з сервером управління контентом.

Сервер управління контентом складається з репозиторію контенту і набору сервісів, через які користувач може отримувати доступ до контенту.

Перше завдання репозиторію - зібрати дані, що зберігаються на файловій системі сервера і в базі даних в зрозумілий користувачеві контент з його метаданими і зв'язками між документами. Дане завдання виконується прозоро для користувача.

Друге завдання репозиторію - надати користувачеві можливість роботи з контентом. Alfresco складається з декількох підсистем, що працюють в рамках репозиторію. Кожна підсистема виділена в окремий модуль і може бути відключена, перезавантажена або перенастроєна, не впливаючи на працездатність Alfresco в цілому.

Прикладами таких підсистем служить аутентифікація користувачів для видачі їм прав доступу до контенту і модуль повнотекстового пошуку, підключаючи Lucene до Alfresco.

Репозиторій контенту Alfresco відповідає стандартам CMIS (Content Management Interoperability Services) і JCR (Java Content Repository / JSR-170/286). Це відкриті стандарти за правилами типізації та зберігання контенту, вилучення контенту з репозиторію, Версіонування і прав доступу. Репозиторій контенту Alfresco відповідає обом стандартам, що дозволяє легко мігрувати з однієї платформи ECM на іншу при необхідності і уникнути прив'язки до одного постачальника.

Друга частина сервера управління контентом - сервіси взаємодії з клієнтськими додатками. Завдання сервісів - надати розробникам не лише поодинокі функції, які можна використовувати в своїх додатках, а й готові блоки функцій, які будуть потрібні при побудові різних програм управління контентом. Всі сервіси реалізовані поверх сховища та відповідають конкретним підсистемам репозиторію за тим же принципом модульності.

Сервер управління контентом надає наступні категорії сервісів:

* контентом сервіси, наприклад, переклад документів з одного формату в іншій, тегірованіе і витяг метаданих контенту;

* сервіси управління, наприклад, створення бізнес-процесів, попередній неопублікованих документів, публікація контенту в різних зовнішніх додатках;

* сервіси взаємодії, наприклад, ведення блогів, створення вікі-статей в Alfresco Share і можливість створення оргструктури користувачів.

Alfresco продовжує додавати нові сервіси в кожному новому релізі. На базі доступних API розробники можуть вбудовувати власні сервіси в сервер управління контентом Alfresco.

2.2.4 Клієнтські додатки

Прикладами клієнтських додатків, побудованих на основі платформи Alfresco, є два стандартних веб-інтерфейсу:

* Alfresco Explorer

Alfresco Explorer є першою реалізацією клієнтського додатка для Alfresco для управління контентом. Додаток написано на Java і дозволяє отримати доступ до контенту і основних функцій Alfresco через веб-інтерфейс. На даний момент додаток вже не допрацьовується і служить готовим прикладом клієнта для роботи з Alfresco.

* Alfresco Share

Alfresco Share - веб-додаток на платформі Spring Surf, що підключається до сховища контента Alfresco через веб-скрипти. Додаток реалізує функціонал системи спільної роботи з документами з простим для користувача інтерфейсом, надаючи користувачам можливість повнотекстового пошуку по контенту репозиторію, перегляд документів в браузері, використання контенту в бізнес-процесах організації та публікація контенту в соціальних мережах. Для користувача інтерфейс Alfresco Share - набір сайтів (груп) з бібліотекою документів з певної тематики, вікі-сторінками, посиланнями, блогами і форумом. Користувач може настроювати і конфігурувати Alfresco Share у відповідності зі своїми вподобаннями, а розробники можуть допрацьовувати інтерфейс для вирішення конкретних потрібних користувачеві завдань. Доопрацювання Alfresco Share відбувається також, як і будь-яких інших додатків на основі Spring Surf. Прикладом доопрацювання Share для вирішення конкретних завдань є пакет Records Management, сертифікований за стандартами DOD 5015.2, незначно змінює інтерфейс Share.

Alfresco підтримує можливість кластеризації як для задач підвищення відмово стійкості, так і для завдань поліпшення продуктивності. Завдяки модульності системи всі ключові компоненти Alfresco можуть бути рознесені по різним фізичним машинам і дубльовані. При обробці великих обсягів даних використовуються наступні компоненти системи:

* зовнішні сервера зберігання даних (SAN, NAS, CAS);

* СУБД в режимі кластера (Oracle, DB2, PostgreSQL);

* масштабовані сервера додатків (Jboss, WebSphere), поверх яких працює розподілений сервер Alfresco;

* сервер індексування контенту SOLR встановлюється на окрему машину і масштабується при необхідності.

2.2.5 Особливості Alfresco

* Для зберігання вмісту використовується віртуальна файлова система.

* У ядро системи включена підтримка графічного редактора jBPM для забезпечення управління бізнес-процесами.

* Починаючи з версії 4.0 для управління бізнес-процесами використовується власний BPM-движок Activiti.

* Підтримана обробка (вивантаження і завантаження) будь-яких документів у форматах. Docx (Microsoft Office),. Ods (OpenOffice), у внутрішньому XML-форматі або форматі PDF.

* У модулі управління документами реалізовані функціональні можливості системи контролю версій.

* Повноцінний web-інтерфейс;

* Повнотекстовий пошук документів;

* Інтеграція з LDAP, Sharepoint, MS Office, Email, Firefox & IE, Google Gadget;

2.2.6 Порівняння Naudoc і Alfresco

Особливості Naudoc:

* Є стандартна конфігурація «Автоматизація діловодства» з якою можна просто брати і починати працювати: створено основні типи документів з реквізитний полями;

* Є можливість працювати з 3 базами даних: Zope, MS SQL, MySQL

* Можливість покупки ліцензії на сервер або на користувача

* Web-інтерфейс;

* Безкоштовне дистанційне навчання користувачів і технологів;

* Підтримка docflow і workflow (Можна не тільки використовувати маршрути узгодження, але й виконувати над документами в процесі маршруту певні дії, ставити таймери і.т.д.);

* Ціна від 10 тис. доларів. до 70 в «максимальній конфігурації»;

* Досить велика кількість впроваджень - більше 200.

Особливості Alfresco:

* Версія Enterprise офіційно підтримує промисловий БД - MS SQL і Oracle. Alfresco Community офіційно працює з MySQL і PostgreSQL.

* Величезна кількість впроваджень системи та відгуків з описом кінцевих проектів

* Графічний дизайнер бізнес-процесів

* Механізм документообігу, заснований на папках

* Масштабованість до десятків тисяч користувачів

* Можливість будь-якого розвитку платформи

* Enterprise ретельніше тестується на відсутність «багів» і додає при впровадженні до вартості рішення на Alfresco від 25 до 60 тис. доларів.

Таблица 2. Порівняння Alfresco Community й Naudoc free

	Alfresco Community	Naudoc free
Workflow/Docflow	Да/Да	Нет/В ручном режиме
Версионность	Да	Да
Сравнение версий	Да	Да
БД	MySQL, PostgreSQL (MS SQL, Oracle)	Zope (До 50 пользователей)
Цена внедрения	5- 60 тыс. долларов	0
Поиск по вложениям	Да	Да
Хранение вложений	В базе или файлами	В базе
Интеграция с MS Office	Да (Word, Excel, PowerPoint)	Да, ограниченная
Интеграция с Почтовыми Клиентами	Да	Нет
Работа с «умными» папками	Да	Нет
Web-интерфейс	Да	Да
Шаблоны документов	Да	Нет
Дизайнер процессов	Графический	Нет
Контроль исполнительской дисциплины (постановка и контроль исполнения задач)	Да	Да
Интеграция с LDAP (Active directory) - нет необходимости заводить базу с пользователями в системе, если они есть в локальной сети	Синхронизация (фиксация изменений автоматически)	Нет
Внедрение своими силами	Не рекомендуется	Да
Интеграция	XML	XML

РОЗДІЛ 3. РОЗРОБКА ІНТЕРФЕЙСУ ДЛЯ УПРАВЛІННЯ ДАНИМИ

3.1 Огляд мов для написання скриптiв

Перші скриптові мови почали розроблятися в 1960-их роках з метою автоматизації процесу редагування - компіляції - лінковки - запуску при написанні програм. Спочатку їхні можливості були дуже скудни і вони просто рятували від необхідності повтору кількох команд, тобто це були просто текстові файли, що містять команди, які зазвичай вводилися операторами.

Загальні характеристики:

? Динамічна типізація

(Мінлива зв'язується з типом в момент надання значення, а не оголошення змінної. Таким чином, одна і та ж змінна може приймати значення різних типів.

Плюси: зменшення коду за рахунок того, що немає необхідності оголошувати змінні, пропадають операції приведення типу, а функції можуть приймати параметри різних типів.

Мінуси: помилки можна виявити тільки в момент виконання.)

? Інтерпретація

(Вихідний код програми не перетворюється в машинний код для безпосереднього виконання центральним процесором, а виконується за допомогою спеціальної програми-інтерпретатора.

Плюси: для того, щоби писати багатоплатформовий код, потрібно тільки мати крос сплата формений інтерпретатор.

Мінуси: програма працює повільніше, ніж написана на компільованих мові програмування.)

? «Склеювання»

(Наприклад, скриптова мова Lua нерідко використовується при розробці ігор дла «склейки» і налаштування функціональності ігрового движка, який найчастіше пишеться на С + +.)

Плюси: збільшують продуктивність розробника, прості в вивченні, дозволяють швидко виконувати доопрацювання коду

Мінуси: час виконання, відсутність хорошої середовища розробки

Типи скриптових мов:

? Мови обробки тексту (AWK)

(Perl теж спочатку створювався як така мова, але потім був значною

але вдосконалений.)

? Командні оболонки (AppleScript, CSH, Баш)

? Мови для веб-розробки

- Серверні (PHP)

- Клієнтські (JavaScript)

? Універсальні (Perl, Python, Tcl, Ruby)

(Створювалися для якихось конкретних цілей, але з часом розширювалися і застосовувалися для все більш і більш широкого кола завдань. Зараз їх вже називають навіть не скриптовими, а динамічними мовами програмування.)

? Вбудовані в прикладні програми (VBA, ActionScript)

(В прикладній програмі скрипт - це програма, яка автоматизирует деяку задачу, яку без сценарію користувач робив би вручну, використовуючи интерфес програми.)

3.1.1 AWK

З'явився в: 1977

Автор (и): Альфред Ахо, Пітер Вайнбергер і Брайан Керниган

Випробував вплив: C, Bourne shell

Вплинув на: Perl, Lua

AWK - інтерпретована скриптова C-подібна мова построєного розбору і обробки вхідного потоку (наприклад, текстового файлу) за заданими шаблонах.

Назва AWK складається з ініціалів розробників мови: Alfred V.

Aho, Peter J. Weinberger і Brian W. Kernighan. Перша версія AWK була написана в 1977 в AT & T Bell Laboratories.

AWK розглядає вхідний потік як список записів. Кожен запис ділиться на поля. На основі цієї інформації виконується деякий визналенний програмістом алгоритм обробки.

Мова має досить розвиненими можливостями обробки тексту, є умовні оператори, цикли, регулярні вирази. AWK багато в чому є прабатьком мови Perl.

3.1.2 Perl

З'явився в: 1987

Автор (и): Ларрі Уолл

Випробував вплив: C, AWK, Shell, LISP

Вплинув на: Ruby, Python, PHP

Perl - високорівнева інтерпретується динамічний мову програмування загального призначення, створений Ларрі Уоллом, лінгвістом за освітою. Назва мови являє собою абревіатуру, яка розшифровується як Practical Extraction and Report Language «практичний мова для вилучення даних і складання звітів ». Спочатку аббревіатуру складалася з п'яти символів і в такому вигляді в точності збігалася з англійським словом pearl, перлина. Але потім стало відомо, що така мова існує і букву «а» прибрали. Талісманом мови Perl є верблюд - НЕ занадто гарне, але дуже витривала тварина, здатне виконувати важкилую роботу.

Важливою частиною Perl є регулярні вирази. Завдяки цьому Perl дуже ефективний для обробки текстів.

Цікавою і часто використовуваної можливістю Perl є так називаються ваемие one-liners - програми з одного рядка, зазвичай задаються прямо в рядку виклику інтер-претатора за допомогою ключаe.

На Perl можна навіть писати вірші. Одне з таких віршів під назвою «Black Perl» («Чорна перлина» або «Чорний перл») було згадано Ларрі Уоллом в першоквітневому листі в Usenet. Воно було написано спочатку для Perl 3, і за словами самого Ларрі, він випробував моральне задоволення, коли вірш не минуло синтаксичний аналізатор в Perl 5.

3.1.3 Tcl

З'явився в: 1988 г.

Автор (и): Джон Остераут

Випробував вплив: Shell, LISP

Вплинув на: Python

Tcl (від англ. Tool Command Language - «командна мова інструментів», читається «Тікл») - скриптова мова високого рівня.

Tcl часто застосовується спільно з графічною бібліотекою Tk (Tool Kit). В'язку Tcl / Tk по-російськи іноді називають «Так-Тікл».

Області застосування мови - швидке прототипування, створення графических інтерфейсів для консольних програм (пакетів програм), вбудовІван у прикладні програми, тестування. Іноді Tcl застосовується для створення CGI скриптів.

Tcl, поряд з Perl і Python, став одним з трьох класичних скрипкових мов загального призначення. Ця трійця фігурує не тільки в якості списку вільних дистрибутивів, що збираються в ActiveState, а й, наприклад, як мови, на яких (крім діалекту PL / pgSQL) можна писати тригери і збережені процедури популярного сервера БД PostgreSQL.

Особливістю мови ялвяется відсутність як таких ключових слів немає

- Поняття команди в Tcl аналогічно поняттю процедури або функції поширення мов програмування. Це відноситься і до керуючих конструкцией мови. У поєднанні з елементарним синтаксисом це забезпечує хорошу розширюваність мови, в тому числі і бібліотеками, написаними на інших мовах, таких як C / C + + або Java.

У Tcl також якісно реалізована модель управління програмою на основі подій. Події можуть генеруватися таймером, при появі данних в каналі, зміні значення змінної, при завершенні якої-небудь зовнішньої програми, або просто при роботі користувача з інтерфейсом Tk.

Можна задавати свої події та керувати ними.

Як і більшість сучасних скриптових мов Tcl містить розвиті засоби роботи з регулярними виразами, працює з асоціативними масивами та іншими динамічними структурами даних.

У базовому Tcl немає підтримки ООП, проте існує безліч розреній Tcl об'єктно-орієнтованими механізмами, реалізованих у вигляді підключаються бібліотек на С, або самому Tcl.

Простори назв підтримуються на рівні ядра мови.

На Tcl легко програмувати у функціональному стилі: він забезпечує такі механізми, як функції вищого порядку і абстракції функцій, хоча Tcl рідко використовують таким чином.

3.1.4 Python

З'явився в: 1990 г.

Автор (и): Гвідо ван Россум

Випробував вплив: ABC, Modula-3, Lisp, Smalltalk, C, Java, Icon

Вплинув на: Ruby, Boo, Groovy, ECMAScript

Python ([pa ??n]; пайсон, пайтон, пітон) - високорівнева мова програмування загального призначення з акцентом на продуктивність розробника і читаність коду. Синтаксис ядра Python мінімалістичний. У той Водночас стандартна бібліотека включає великий обсяг корисних функцій.

Python підтримує кілька парадигм програмування, в тому числі структурний, об'єктно-орієнтоване, функціональне, імперативне і аспектно-орієнтоване. Основні архітектурні риси - динамічна типізація, автоматичне керування пам'яттю, повна інтроспекція, механизм обробки виключень, підтримка багатопоточних обчислень і зручні високорівневі структури даних. Код в Python організовується у функції і класи, які можуть об'єднуватися в модулі (які в свою чергу можуть бути об'єднані в пакети).

Еталонної реалізацією Python є інтерпретатор CPython, підтрижива більшість активно використовуваних платформ. Він поширюється вільно під дуже ліберальної ліцензією, що дозволяє використовувати його без обмежень в будь-яких додатках, включаючи пропрієтарні. Є реалізації інтерпретаторів для JVM (з можливістю компіляції), MSIL (з можливостю компіляції), LLVM та інших. Проект PyPy пропонує реалізацію Python на самому Python, що зменшує витрати на зміни мови та постановку експериментів над новими можливостями.

Python - активно розвивається мова програмування, нові версії (З додаванням зміною мовних властивостей) виходять приблизно раз у два з половиною роки. Внаслідок цього і деяких інших причин на Python відсутність проствуют ANSI, ISO або інші офіційні стандарти, їх роль виконує CPython.

Розробники мови Python дотримуються певної філософії програмування, званої «дзен Пітона». Її текст видається інтерпретатором Python по команді import this (працює один раз за сесію).

Python підтримує динамічну типізацію, тобто тип змінної визначається тільки під час виконання. Тому замість «присвоювання значення змінної »краще говорити про« зв'язуванні значення з деяким ім'ям ». У Python є вбудовані типи: булеві, рядки, Unicode-рядка, цілі числа довільної точності, числа з плаваючою комою, комплексні числа і деякі інші. З колекцій Python підтримує кортежі (tuples), списки, словники (асоціативні масиви) і, починаючи з версії 2.4, множини.

...