Делопроизводство и персональный компьютер

Принципы автоматизации делопроизводства на предприятии. Системы управления электронными архивами на основе web-технологий. Использование электронной почты. Создание, обработка, хранение и регистрация документа с помощью Microsoft Excel и Microsoft Word.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид реферат
Язык русский
Дата добавления 26.07.2014
Размер файла 16,2 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Тема: Делопроизводство и персональный компьютер

Содержание

1. Принципы автоматизации делопроизводства

2. Системы управления документооборотом на основе web-технологий

3. Использование электронной почты

4. Microsoft Word

5. Microsoft Excel

Список используемой литературы

1. Принципы автоматизации делопроизводства

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов.

Важнейшими характеристиками специалисты обычно выделяют следующие:

программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

поддержка распределенной обработки информации;

возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

типы документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

возможности контроля за прохождением документов;

способ оповещения должностных лиц;

особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

средства регламентации доступа и криптозащиты;

средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

Хранение.

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

возможность централизованного развития вычислительных средств.

2. Системы управления документооборотом на основе web-технологий

Наступила эпоха Internet. Стали необходимы системы, которые, во-первых, обеспечат совместное использование документов сотрудниками предприятий и взаимодействие между отделениями, во-вторых, предоставят возможность публикации документов на Web-узле и, в-третьих, поддержат электронную торговлю с бизнес-партнерами и заказчиками. Компании, имеющие собственные интрасети на базе протокола IP, имеют возможность использовать их для дальнейшего развития систем управления и обработки электронных документов. Например, можно превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet - ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании.

Последние десять лет развития сетевых средств показали, что современные предприятия не могут обойтись без систем на базе web-технологий, так как именно они позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. Системы управления документами, используемые в настоящее время в корпоративных сетях, выполняют загрузку и обработку всего потока документов, циркулирующих в пределах предприятия, т.е. информации, пересылаемой между служащими и отделениями, а также обеспечивают обмен документами с потребителями, поставщиками, клиентами и дистрибуторами Основные функции системы управления документами - классификация информации, размещение ее в библиотеках баз данных и предоставление пользователям интерактивного доступа к документам.

Наиболее привлекательная сторона систем управления документами на базе Web - экономия средств. В конечном счете, Web-системы управления документами могут также выполнять функции автоматизации деловых процедур, осуществляя не только разделение документов на категории и взаимодействие с библиотеками баз данных, но и маршрутизацию документов. Еще одна функция будущих систем управления документами заключается в предоставлении доступа к корпоративным информационным библиотекам как сотрудникам предприятий, так и компаниям-партнерам, которые смогут получить спецификации на продукцию, графики поставки изделий и другую информацию, не представляющую коммерческой тайны. Основные причины, которые могут замедлить развитие средств управления документами на базе Web, - это риск, связанный с недостаточной защитой информации в системе Web, и сложность разработки развитых приложений на основе модели "слабый клиент/мощный сервер".

Поскольку документы становятся все более разнообразными и ориентированными на Internet, пользователям потребуются средства, которые способны манипулировать как текстами, так и изображениями, видеоинформацией и звуком.

Internet выполняет две функции - во-первых, служит проводящей средой для обмена информацией между организациями, работающими в области стандартизации, и, во-вторых, выступает в роли среды для быстрой разработки приложений. Интрасеть доступна лишь структурным подразделениям организации, внешние пользователи имеют доступ только на Web-узел.

Наиболее сложной является проблема защиты информации. Если речь идет об одностороннем доступе к информации, обеспечить надежную защиту легко: достаточно предоставить внешним пользователям, обращающимся к библиотекам документов через Web, право только искать и читать данные. Такой вид доступа означает, что компания позволяет посторонним лицам получить определенную внутреннюю информацию без регистрации в корпоративной сети и без получения каких-либо прав на управление данными. Это значительно снижает опасность внесения несанкционированных изменений в ответственную информацию. В этом случае пользователь с помощью Web-броузера может только ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, который установлен между ним и внутренней сетью корпорации.

Когда система управления документами применяется для двустороннего доступа к информации, а именно этот способ совместного использования документов особенно привлекает предприятия, проблема защиты осложняется. Теперь для обеспечения безопасности корпоративной базы данных требуются специальные программы, регламентирующее права доступа. Кроме того, на клиентском компьютере должно быть установлено специальное приложение, поддерживающее связь с сервером предприятия и позволяющее ему регистрировать документы, к которым обращается пользователь, и изменения, вносимые последним. В настоящее время большинство систем, предназначенных для управления документами в системе Web, включают развитое серверное программное обеспечение и небольшую клиентскую часть, рассчитанную на так называемого "слабого" клиента, т. е. устройство, не имеющее мощного процессора и способное обеспечить только просмотр информации с помощью Web-броузера. Эти системы не позволяют полностью контролировать доступ пользователей к информации.

Хотя проблемы с защитой данных пока не решены, Web-приложения для работы с документами могут получить широкое распространение не через 5-10 лет, а гораздо раньше. Система управления документами на базе Web - универсальный инструмент для большинства предприятий, так как в ней используется единый интерфейс (Web-броузер), обеспечивающий связь между различными платформами. Конечно, данная технология нуждается в дополнительных средствах защиты, однако преимущества универсального доступа к информации перевешивают этот недостаток. В то же время быстрый технический прогресс позволяет надеяться, что надежные средства защиты для систем управления документами на базе Web появятся довольно скоро. Традиционным средством защиты информации в интрасети служит брандмауэр, расположенный между интрасетью и Internet. Для проверки прав пользователей применяются идентификационные карточки с кодированием, а также идентификаторы и пароли. Пересылать документы через брандмауэр на внешние Web-узлы разрешено ограниченному кругу служащих корпорации. Все эти меры плюс средства защиты серверов и полный запрет на доступ к сети из внешних Web-узлов создают условия для безопасной и удобной работы персонала.

Итого, в целях обеспечения безопасности от несанкционированного доступа через Internet, можно использовать также следующие меры:

1. Встраивание в центральный узел программно-аппаратный комплекс, выполняющий функции брандмауэра.

2. Фильтрация пакетов и аутентификация пользователей

3. Обеспечение внутренней связи между узлами посредством корпоративной интрасети, имеющей локальные IP-адреса, не зарегистрированные в Internet и, следовательно, недоступные из внешнего мира.

4. Ограждение выхода во внешнюю сеть proxy-сервером, который преобразует внутренние IP-адреса в глобальные, ограничивает входящий и исходящий трафик, выполняет регистрацию внешних Web-узлов, посещаемых пользователями.

5. Применение разных протоколов на локальных серверах, содержащих особо важные базы данных, и на Web-серверах, что затрудняет несанкционированный доступ к базам данных. Это может несколько уменьшить преимущества web-технологии.

6. Внедрение механизмов управления доступом в саму систему управления документооборотом (список управления доступом, уровни доступа, роли, группы пользователей, шифрование и т.д.).

3. Использование электронной почты

В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям.

Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

Электронная почта выполняет следующие функции:

* обмен сообщениями между пользователями;

* обмен документами между пользователями;

* обмен данными между приложениями;

* оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

4. Microsoft Word

Компания Microsoft создает пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95, 98, 2000,

Windows xp. С наибольшей пользой, на мой взгляд, достижения компьютерной техники сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заметно повысилась.

Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его.

автоматизация делопроизводство электронный архив

5. Microsoft Excel

Создание документа с помощью Microsoft Excel, дает возможность создавать структурно связанные документов, графического анализа в виде диаграмм и графиков, содержит операции:

- изменение параметров (ширины) строк и столбцов;

- работа со списками;

- использование абсолютных ссылок;

- построение диаграмм;

- редактирование диаграмм;

- построение смешанных диаграмм и графиков;

- создание комментариев.

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов».

2. В.И, Максимович, Г.Ю. Берестова. Секретарское дело № 4/ 2003 «Принципы автоматизации делопроизводства» стр. 24-26.

3. В.Э. Баласанян, Секретарское дело № 2/ 2002 « Использование электронной почты» стр. 46-49.

4. Г.А. Серова, Секретарское дело № 2/ 2002 « Применение компьютерных технологий» стр. 52-61.

5. Л.А. Сысоева, Секретарское дело № 2/ 2002 «Работа с программой Microsoft Word» стр. 61-66.

6. Л.А. Сысоева, Секретарское дело № 3/ 2002 «Работа с программой Microsoft Excel» стр. 35-42.

7. Л.А.Сысоева, Секретарское дело № 3/ 2003 «Справочно-поисковая система (СПС) Консультант Плюс» стр.50-57.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

  • Поиск значений показателя "количество абонентов оператора Мегафон" в сети Интернет с помощью различных поисковых систем; их сравнительный анализ. Формирование навыков работы с приложением Microsoft Word; работа с электронными таблицами в Microsoft Excel.

    курсовая работа [3,9 M], добавлен 12.05.2011

  • Принципы автоматизации делопроизводства. Принципы технологии электронного документооборота. Системы управления документооборотом на основе web-технологий. Использование электронной почты. Система корпоративного электронного архива.

    курсовая работа [33,3 K], добавлен 17.03.2004

  • Методика создания приложений передающих данные в Microsoft Word. Технология взаимодействия приложений с текстовым редактором Microsoft Word. Создание и использование экземпляров серверов автоматизации. Взаимодействие с сервером на уровне документа.

    курсовая работа [120,7 K], добавлен 26.03.2010

  • Microsoft Word — текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов с использованием таблично-матричных алгоритмов. Область применения Microsoft Excel; общие операции над листами и ячейками рабочей книги.

    реферат [2,5 M], добавлен 23.02.2012

  • Работа с текстом в Microsoft Word 2007. Набор и редактирование текста. Поиск и замена. Проверка орфографии, использование тезауруса. Форматирование символов и абзацев. Вставка элемента списка автотекста. Microsoft Excel: сохранение и печать документа.

    курсовая работа [2,2 M], добавлен 22.06.2013

  • Устройство персонального компьютера и устройства внешней памяти. Создание и приемы редактирования документа в Microsoft Word. Возможности панели рисования в Word, работа с встроенным редактором формул Microsoft Equation 3.0, создание логотипа фирмы.

    контрольная работа [1,1 M], добавлен 10.11.2011

  • Применение текстового редактора Microsoft Word для обработки текстовой информации на компьютере. Создание документа, его редактирование и форматирование. Инструмент редактирования текста. Границы и заливка, выделение фрагментов. Стиль написания документа.

    реферат [1,4 M], добавлен 28.12.2010

  • Правила работы с текстовым редактором Microsoft Word, оценка его возможностей и перспектив развития. Ввод текста и закономерности работы с таблицами. Создание документа "Рекламный лист". Особенности работы с табличным редактором MS Excel, создание диаграм

    методичка [6,4 M], добавлен 15.02.2011

  • Список технологий, использованных при подготовке документа по образцу "Итоговая контрольная работа". Использование Microsoft Word в работе финансиста. Создание презентации с помощью инструментов Microsoft PowerPoint. Изменение дизайна в презентации.

    лабораторная работа [1,1 M], добавлен 07.12.2016

  • Приложения Microsoft Office, их назначение. Функции Word: создание текста, работа с таблицами, диаграммами, рисунками; возможности электронных таблиц Excel. Создание презентации в PowerPoint; персональный диспетчер Outlook; издательская система Publisher.

    курсовая работа [1,3 M], добавлен 12.11.2012

  • История использования механических и полуавтоматических средств для арифметических операций. Работа с табличным процессором Microsoft Excel. Поиск и замена данных в таблице Microsoft Access. Сортировка записей в запросе, его создание с помощью мастера.

    контрольная работа [22,8 K], добавлен 13.01.2010

  • Автоматизация ввода и редактирования. Проверочные средства Microsoft Word, форматирование документа. Оформление документа, практическое применение макросов. Анализ разных версий Microsoft Word. Разработка методического пособия, апробация результатов.

    курсовая работа [757,9 K], добавлен 17.05.2010

  • Сущность, изготовление и оформление бланков предприятия, их основные реквизиты. Особенности использования и специфика работы с программами Microsoft Word, Microsoft Excel, ABBY FineReader, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint, Promt 98 и Polyglossum.

    реферат [39,7 K], добавлен 09.10.2009

  • Изучение основ работы с документами: создание колонтитулов и таблиц, введение, редактирование и форматирование формул в Ms Word (с помощью средств Microsoft Equation), формирование содержания документа. Ознакомление с программой Excel и базами данных.

    контрольная работа [2,2 M], добавлен 14.02.2010

  • Способы запуска и выхода из Word. Элементы интерфейса Microsoft Word. Разделы меню офиса. Отображение на экране необходимой панели инструментов. Копирования, перемещение и удаление фрагмента текста. Автоматизация процессов ввода и редактирования текста.

    лабораторная работа [24,2 K], добавлен 15.11.2010

  • Принцип действия, назначение периферийных устройств персонального компьютера. Основные функции форматирования текста в редакторе Microsoft Word. Создание, ведение и обработка данных в Microsoft Access. Понятие о мастерах и шаблонах MS PowerPoint.

    контрольная работа [1,3 M], добавлен 14.01.2013

  • Характеристика программного продукта Microsoft Outlook 2000. Принципы работы с редактором электронных таблиц Microsoft Excel и текстового редактора Microsoft Word. Методические указания при работе с СУБД Access. Анализ системы управления базами данных.

    контрольная работа [116,3 K], добавлен 13.11.2010

  • Робота зі сторінками, абзацами та текстом у Microsoft Word, використання таблиць замість символів табуляції, робота з формулами та малюнками. Робота з Microsoft Excel, використання статистичних функцій, вирішення рівнянь, створення адресної книги.

    контрольная работа [1,6 M], добавлен 21.04.2011

  • Создание и редактирование текстовых документов, содержащих таблицы, рисунки и другие мультимедийные объекты. Разница между текстовыми редакторами и текстовыми процессорами. Запуск Microsoft Word. Создание нового документа. Завершение работы в MS Word.

    презентация [306,6 K], добавлен 19.12.2014

  • Сущность, структура и значение приложения Microsoft Office 2003, его основные возможности. Концепция электронного документа и его обязательные реквизиты. Особенности технологии создания и редактирования текстового документа в Microsoft Word 2003.

    реферат [23,0 K], добавлен 23.11.2010

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.