База данных музыкальных коллективов Беларуси

Размещено на http://www.allbest.ru/

Учреждение образования "Белорусский государственный университет культуры и искусств"

Факультет заочного обучения

Кафедра информационных технологий в культуре

Курсовая работа

База данных музыкальных коллективов Беларуси

Исполнитель: студентка 408 группы ФЗО

Лисичкина Т.В.

Руководитель: доцент,

кандидат физико-математических наук

Гляков П.В.

Минск 2014



Введение

В деловой и личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

В общем смысле термин база данных -- это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области или разделе предметной области.

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем выдвинуло требование создания удобных средств интеграции хранимых данных и управления ими.

Динамичный ритм жизни, необходимость оперативного решения задач требуют использования современных мобильных и эффективных решений в деятельности учреждений культуры.

Автоматизированные системы управления и сформированные на их основе базы данных активно используются в деятельности учреждений культуры.

В настоящее время возникла острая потребность в автоматизированной передаче необходимых не только специалистам, но и широкой публике сведений о вокальных коллективах в сеть Интернет.

Объектом исследования являются музыкальные коллективы Беларуси.

Предметом исследования является учет и мониторинг деятельности вокальных коллективов.

Цель работы -- разработать эффективную и удобную базу данных музыкальных коллективов Республики Беларусь.

Во время выполнения работы необходимо будет решить следующие задач:

Объяснить цели автоматизации;

Разработать структуру базы данных;

Описать поля таблиц;

Разработать и описать содержание и виды запросов;

Разработать отчет.

база access поле таблица



1.Цель автоматизации

Целью автоматизированной информационной системы «База данных музыкальных коллективов Республики Беларусь» является обеспечение пользователей полными и достоверными данными о музыкальных коллективах Республики Беларусь, их составе, гастролях и финансовом положении. Пользователями системы могут быть руководители и специалисты в области культуры, государственные учреждения смежных отраслей, исследователи и студенты учебных заведений.

Использование АИС «База данных музыкальных коллективов Республики Беларусь» позволяет организовать мониторинг их деятельности и проведения гастрольных мероприятий. Гибкая технология доступа к информации о коллективах, созданной в других системах, способствует использованию данных для пропаганды культурного образа жизни в открытом (общедоступном) информационном пространстве.

Возможности

Ведение учета музыкальных коллективов;

Ведение учета состава коллективов;

Ведение учета гастрольных туров.

Ведение справочников:

Коллектив;

Руководитель;

Город;

Жанр.

Требования к техническим средствам

Система разработана в среде СУБД Mіcrosoft Access 2003 и может функционировать как в локальном так и в сетевом режимах.

Приложение Microsoft Access - это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

Минимально необходимая конфигурация персонального компьютера:

Процессор

Для установки Microsoft Office 2003 требуется компьютер с процессором Pentium с тактовой частотой не ниже 233 МГц. Корпорация Microsoft рекомендует использовать компьютер с процессором Pentium III или более быстрым.

Операционная система

Установка Microsoft Office 2003 возможна на следующих операционных системах.

Microsoft Windows Server 2003 или более поздняя версия;

Microsoft Windows XP или более поздняя версия;

Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP3) или более поздним.

Оперативная память

Корпорация Microsoft рекомендует использовать компьютер, имеющий не менее 128 МБ оперативной памяти. Если несколько программ из состава Microsoft Office 2003 запущены одновременно, то для каждой такой программы требуется дополнительно 8 МБ оперативной памяти.

Свободное место на жестком диске

Для установки Microsoft Office 2003 необходимо 400 МБ свободного места на жестком диске. Требования к наличию свободного места на жестком диске зависят от используемой конфигурации. При выборочной установке может потребоваться как больше, так и меньше свободного места на жестком диске.

Дисковые накопители

Для установки Microsoft Office 2003 требуется устройство для чтения компакт-дисков (или совместимое с ним устройство для чтения DVD-дисков).

Монитор

Необходим монитор Super VGA с разрешением 800x600 или более высоким, отображающий 256 и более цветов.

Указывающие устройства

Необходима мышь Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse или совместимое с ними указывающее устройство.

Прочие требования

Для работы некоторых компонентов Microsoft Office 2003 необходимы дополнительные условия. Эти условия перечислены ниже.

Мультимедиа

Для воспроизведения звуковых и других мультимедийных эффектов требуется компьютер, оснащенный средствами мультимедиа. Для увеличения скорости выполнения операций с графикой необходимо установить видеоадаптер с аппаратным видеоускорителем или процессор MMX.

Система распознавания речи

Для работы с системой распознавания речи необходимы:

компьютер с процессором Pentium II 400 МГц или более быстрым;

микрофон ближнего действия;

устройство вывода звука.

2. Структура базы данных

Таблицы _ основной объект Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. Кроме этого, Access создает системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.

Таблица, в отличие от базы данных, это хранилище информации, касающейся отдельного объекта или события.

Информация, хранящаяся в таблицах, организована в виде строк и столбцов. Каждая строка таблицы содержит данные об одном конкретном объекте или событии. В столбце содержатся сведения о каком-либо одном из аспектов всех объектов или событий, хранящихся в таблице. При работе с таблицами следует выделить нескольких терминов:

Запись (Record). Совокупность данных, описывающих некий объект или событие. Например: «Иванов», «Иван», «Иванович», 01.01.70, 01.01.90, 01.01.99, 600.

Поле (Field). Элемент записи. Поле имеет свое название, тип данных и свойства. Запись, приведенная выше, имеет семь полей. Названия этих полей могут соответствовать их назначению. Первые три поля имеют текстовый тип, следующие три поля _ дата/время, последнее _ денежный тип. Набор свойств для каждого типа данных свой. Свойства различных типов данных будут обсуждаться дальше в этой главе. Поле однозначно характеризуется своим положением в записи. Отсчет ведется слева направо, считая от 0, поэтому фамилия будет 0-м полем, имя 1-м, и т. д. Совокупность данных таблицы, соответствующих одному полю, составляет столбец. В литературе обычно не делают различия между терминами поле и столбец, употребляя только термин поле.

Таблица (Table). Набор согласованных записей. Это означает, что все записи, составляющие таблицу, должны иметь одинаковое количество полей, и, кроме того, поля должны быть согласованы по типам. Другими словами, если в одной из записей 0-е поле имеет числовой тип, то 0-е поле другой записи той же таблицы не может иметь текстовый (или любой другой не числовой) тип. Разработанная информационная база состоит из следующих таблиц:

Руководитель - содержит информацию о руководителе коллектива.

Жанр - содержит информацию о коде и названии жанра коллективов.

Коллектив - хранит информацию о коде коллектива, названии и дате его образования.

Город - содержит информацию о коде и названии населенных пунктов.

3. Описание схемы данных

Типы данных полей таблиц MS Access:

Текстовый - символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Размер текстового поля задается с помощью свойства Размер поля (FieldSize), в котором указывается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле. При необходимости ввести строку большего размера, чем указано в данном свойстве, надо значение свойства изменить, т. к. место под дополнительные символы не резервируется. Независимо от длины текстового поля оно хранится в базе данных Access в записи переменной длины. Access не занимает память под неиспользуемую часть текстового поля в записи, что уменьшает общий размер базы данных;

Поле МЕМО - поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовыйтем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа MEMO не может быть ключевым или проиндексированным.

Числовой - числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов. От выбора подтипа (размера) данных числового типа зависит точность вычислений. Для установки подтипа числовых данных служит свойство Размер поля.

Дата/время - тип для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год.

Денежный - тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных знаков.

Счетчик - поле содержит уникальный номер, определяемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать двух миллиардов.

Логический - логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать.

Поле объекта OLE - содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.).

Гиперссылка - дает возможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере, в интранет или в Интернет.

В столбце Описание (Description) можно ввести описание данного поля (не обязательно).

Мастер подстановки. Позволяет сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе. Сформировать столбец подстановок для поля помогает Мастер подстановок.

Таблица Коллектив показана на рисунке 1



Рисунок 1 - Таблица Коллектив

Описание полей таблицы Коллектив представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Описание полей таблицы Коллектив

Имя Поля	Ключевое	Тип данных	Примечание
Код_Коллектива	Да	Числовой
Название	Нет	Текстовый	Подстановка данных из таблицы Коллективы
Дата образования	Нет	Дата/время	Подстановка данных из таблицы Населенные пункты
Код города	Нет	Числовой
Код жанра	Нет	Числовой
Код руководителя	Нет	Числовой

Таблица Города в режиме конструктора показана на рисунке 2



Рисунок 2 - Таблица Города в режиме конструктора

Таблица 2 - Описание полей таблицы Должности

Имя Поля	Ключевое	Тип данных	Примечание
Код_города	Да	Числовой
Город	Нет	Текстовый

Данные таблицы Города показаны на рисунке 3.

Рисунок 3 - Данные таблицы Города



Таблица Жанр в режиме конструктора показана на рисунке 4

Рисунок 4 - Таблица Жанр в режиме конструктора

Таблица 3 - Описание полей таблицы Коллективы

Имя Поля	Ключевое	Тип данных	Примечание
Код_Жанра	Да	Числовой
Жанр	Нет	Текстовый

Данные таблицы Жанр показаны на рисунке 5.

Рисунок 5 - Данные таблицы Жанр



Таблица Руководитель в режиме конструктора показана на рисунке 6

Рисунок 6 - Таблица Руководитель в режиме конструктора

Описание полей таблицы Руководитель представлены в таблице 4.

Таблица 4 - Описание полей таблицы Руководитель

Имя Поля	Ключевое	Тип данных	Примечание
Код_руководителя	Да	Числовой
ФИО руководителя	Нет	Текстовый

4. Схема базы данных

Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из трех типов: один-к-одному (1:1), один-ко-многим (1:М) и много-ко-многим (М:М).

Связь типа “один-к-одному” (1:1)

При этом типе связи каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице. Этот вид связи встречается довольно редко. В основном в тех случаях, когда часть информации об объекте либо редко используется, либо является конфиденциальной (такая информация хранится в отдельной таблице, которая защищена от несанкционированного доступа).

Связь типа “один-ко-многим” (1:М)

При таком типе связи каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону "один", другая _ сторону "много". Например, нужно иметь информацию о студентах и результатах сдачи ими экзаменов (дата сдачи, предмет, оценка и т.д.). Если все это хранить в одной таблице, то ее объем неоправданно возрастет, т.к. в ней для каждой записи об очередном экзамене должны повторяться все анкетные сведения о студенте. Поскольку Студент и Экзамены - это разные классы объектов, то и свойства их должны храниться в разных таблицах.

Решением этой задачи является создание двух таблиц. Условно назовем их Студенты и Экзамены. В каждой из них хранятся соответствующие свойства. Для связи этих таблиц нужно использовать только часть информации о студенте, сдающем экзамен. Но она должна однозначно определять каждого студента среди всех. Такой информацией может явиться, например, номер зачетки (он уникален для каждого студента).

В таблице со стороны "один" (в нашем примере Студенты) такие поля называются ключевыми. Основное требование к значениям в ключевых полях - это их уникальность для каждой записи (т.е. они не должны повторяться).

Связь типа “много-ко-многим” (М:М)

При таком типе связи множеству записей в одной таблице соответствует множество записей в связанной таблице. Большинство современных СУБД непосредственно не поддерживают такой тип связи. Для его реализации такая связь разбивается на две связи типа один-ко-многим. Соответственно, для хранения информации потребуется уже три таблицы: две со стороны "много" и одна со стороны "один". Связь между этими тремя таблицами также осуществляется по общим полям.

Схема данных созданной информационной базы показана на рисунке 7.

Рисунок 7 - Схема данных базы данных

Описание связей базы данных.

Таблица Коллектив, поле Код связана связью один-ко-многим с таблицей Жанр поле Код жанра и с таблицей Руководитель поле Код руководителя.

Таблица Города, поле Код_города связана связью один-ко-многим с таблицей Коллектив поле Код.

Таблица Руководитель, поле Код_руководителя связана связью один-ко-многим с таблицей Жанр поле Код жанра и с таблицей Коллектив поле Код.

2 Содержание и вид запросов

Запрос (query) - это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE - Query by example) и структурированный язык запросов (SQL - Structured Query Language).

QBE - запрос по образцу - средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.

SQL - запросы - это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL - инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL - запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

Сформированный перекрёстный запрос Гастроли_перекрестный анализирующий данные таблицы Гастроли в режиме конструктора показан на рисунке 11.



Рисунок 11 - Запрос Гастроли_перекрестный в режиме конструктора

Результат работы запроса показан на рисунке 12

Рисунок 12 - Результат работы запроса Гастроли_перекрестный

Запрос с вычисляемыми полями Заработано с гастроли в режиме конструктора показа на рисунке 13.

Рисунок 13 - Запрос Заработано с гастроли в режиме конструктора



Результат работы запроса показан на рисунке 14

Рисунок 14 - Результат работы запроса Заработано с гастроли

Запрос с вычисляемыми полями Кол-во членов коллектива в режиме конструктора показа на рисунке 15.

Рисунок 15 - Запрос Кол-во членов коллектива в режиме конструктора

Результат работы запроса показан на рисунке 16



Рисунок 16 - Результат работы запроса Кол-во членов коллектива

Запрос с параметром Должность в режиме конструктора показа на рисунке 17.

Рисунок 17 - Запрос Должность в режиме конструктора

Результат работы запроса показан на рисунках 18, 19

Рисунок 18 - Ввод параметра отбора



Рисунок 19 - Результат работы запроса Должность

Запрос с параметром Населенный пункт в режиме конструктора показа на рисунке 20.

Рисунок 20 - Запрос Населенный пункт в режиме конструктора

Результат работы запроса показан на рисунках 21, 22

Рисунок 21 - Ввод параметра отбора



Рисунок 22 - Результат работы запроса Населенный пункт

5. Отчет

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Созданный отчет Коллективы в режиме конструктора показан на рисунке 23.



Рисунок 23 - Отчет Коллективы в режиме конструктора

Сформированный отчет показан на рисунке 24



Рисунок 24 - Сформированный отчет Коллективы



Заключение

Деятельность отдельных людей, групп, коллективов и организаций зависит от их информированности и способности эффективно использовать имеющуюся информацию. Прежде чем предпринять какие-то действия необходимо провести большую работу по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу. Отыскание рациональных решений в любой сфере требует обработки больших объемов информации, что невозможно без привлечения специальных технических средств. Современные сферы деятельности все больше нуждаются в соответствующем информационном обслуживании.

Происходит информационный взрыв и вместе с тем информационный кризис. Проявляются противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими мощными потоками и массивами хранящейся информации. Циркулирует большое количество избыточной информации, которая затрудняет восприятие информации, полезной для потребителя. Существует проблема отбора качественной и достоверной информации. Общество создает экономические, политические, социальные барьеры, препятствующие распространению информации. В мире накоплен громадный информационный потенциал, но люди не могут им воспользоваться в полном объеме в силу ограниченности своих возможностей.

В процессе работы над данной курсовой работой выполнены все задачи, которые были поставленны на начальном этапе: описаны цели автоматизации, разработана структура базы данных, произведено описание полей таблиц, показана и описана схема базы данных, созданы и описаны содержание и вид запросов.

Для внедрения разработанной системы «База данных вокальных коллективов Республики Беларусь» в учреждения культуры необходимо чтобы каждый предполагаемый пользователь, умел пользоваться БД и с легкость находить нужную ему информацию.

В качестве дальнейших перспектив развития АИС «База данных вокальных коллективов Республики Беларусь» в целях повышения наглядности и качества обработки имеющейся информации разработать ряд отчетов позволяющих отображать информацию в необходимых разрезах.

Разработанная АИС «База данных вокальных коллективов Республики Беларусь» значительно упрощает хранение, анализ и обработку поступающей информации.

Список использованной литературы

Черноусов, А.М. Создание и использование баз данных / А.М. Черноусова. - М: ГОУ ОГУ, 2009. - 244 с.

Харитонова, И. Самоучитель Access 2000 / И. Харитонова. - Спб: Питер, 2001, _ 384 с.

Диго, С.М. Базы данных. Проектирование и создание / С.М. Диго. - М.: Изд. центр ЕАОИ. 2008, _ 172 с.

Бородина, А.И. Технологии баз данных и знаний / А.И. Бородина _ Мн.: БГЭУ, 2008, _ 505 с.

Дубнов, П.Ю. Access 2000. Проектирование баз данных / П.Ю. Дубнов. - М.: ДМК пресс, 2000, _ 272 с.

Бекаревич, Ю. Самоучитель Microsoft Access 2003 / Ю. Бекаревич - Спб: БХВ-Петербург, 2004, _ 204 с.

Гринченко, Н. Н. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. / Н. Н. Гринченко. - М: Горячая Линия - Телеком, 2004, _ 240 с.

Антонов, Г.Г. Самоучитель TeachPro Microsoft Access 2003 / Г.Г. Антонов - М.: 1C, 2006, _ 258 с.

Золотова, С. И. Практикум по Access / С. И. Золотова. _ Спб: Питер, 2004, _ 287 с.

Гринченко, Н. Н. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access / Н. Н. Гринченко. _ Мн.: БГЭУ, 2006, _ 325 с.

Размещено на Allbest.ru

...