Автоматизированные информационные технологии на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Виды автоматизированных информационных технологий и виды их обеспечения

1.1 Виды автоматизированных информационных технологий

1.2 Виды обеспечения информационных технологий

Глава 2. Автоматизированные информационные технологии в офисе

2.1 Microsoft Office ХР

2.2 Бухгалтерские программы

2.3 Другие полезные программы для офиса

3. Автоматизированные информационные технологии на предприятии ООО ресторан «Виталич»

3.1 Характеристика предприятия

3.2 Основные возможности программного комплекса ABACUS Professional

Заключение

Список литературы

Введение

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационные технологии управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

В своей работе я рассмотрю виды автоматизированных информационных технологий, виды обеспечения информационных технологий , автоматизированные информационные технологии в офисе, а именно:

- Microsoft Office ХР

- бухгалтерские программы

- другие полезные программы для офиса.

Так же в своей я работе я исследую автоматизированные информационные технологии на предприятии ООО ресторан «Виталич» и охарактеризую данное предприятие.

В своей работе мне нужно так же рассмотреть основные возможности программного комплекса ABACUS Professional

Цель данной работы - исследование информационных технологий офиса, так как это основа эффективного управления предприятием.

Объектом исследования является ООО ресторан «Виталич».

Глава 1.Виды автоматизированных информационных технологий и виды их обеспечения

Существуют следующие виды информационных технологий:

· Информационная технология обработки данных

· Информационная технология управления

· Автоматизация офиса

· Информационная технология поддержки принятия решений

· Информационная технология экспертных систем

Каждый из них имеет свой вид обеспечения. Рассмотрим их подробнее.

1.1 Виды автоматизированных информационных технологий

Информационная технология обработки данных

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности (рис.1) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, возможно, даже приводит к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

· обработка данных об операциях, производимых фирмой;

· создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

· получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.1 Квалификация персонала по уровням управления

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой (рис. 2) данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

· выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме законом предписано иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;

· решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

· выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

· выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

· использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2 Основные компоненты информационной технологии обработки данных

Информационная технология управления

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов (рис. 3).

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.

На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

· оценка планируемого состояния объекта управления;

· оценка отклонений от планируемого состояния;

· выявление причин отклонений;

· анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:

· Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

· Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов:

· В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

· Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

· Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3 Основные компоненты информационной технологии управления

Автоматизация офиса

Исторически автоматизация офиса началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее (рис. 4). Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Информационная технология автоматизированного офиса -- организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 4 Основные компоненты автоматизации офиса

Информационная технология поддержки принятия решений

Системы поддержки принятия решений и соответствующая им информационная технология появились усилиями в основном американских ученых в конце 70-х -- начале 80-х гг., чему способствовали широкое распространение персональных компьютеров, стандартных пакетов прикладных программ, а также успехи в создании систем искусственного интеллекта.

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса (рис. 5), в котором участвуют:

· система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;

· человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 5 Информационная технология поддержки принятия решений как итерационный процесс

Особенности информационной технологии поддержки принятия решений состоят в следующем

· ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;

· сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;

· направленность на непрофессионального пользователя компьютера;

· высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером (рис.6).



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 6 Основные компоненты информационной технологии поддержки принятия решений

Информационная технология экспертных систем

Наибольший прогресс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных систем, основанных на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания.

Под искусственным интеллектом обычно понимают способности компьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека. Чаще всего здесь имеются в виду способности, связанные с человеческим мышлением. Работы в области искусственного интеллекта не ограничиваются экспертными системами. Они также включают в себя создание роботов, систем, моделирующих нервную систему человека, его слух, зрение, обоняние, способность к обучению.

Решение специальных задач требует специальных знаний. Однако не каждая компания может себе позволить держать в своем штате экспертов по всем связанным с ее работой проблемам или даже приглашать их каждый раз, когда проблема возникла. Главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и, загрузив их в память компьютера, использовать всякий раз, когда в этом возникнет необходимость. Являясь одним из основных приложений искусственного интеллекта, экспертные системы представляют собой компьютерные программы, трансформирующие опыт экспертов в какой-либо области знаний в форму эвристических правил (эвристик). Эвристики не гарантируют получения оптимального результата с такой же уверенностью, как обычные алгоритмы, используемые для решения задач в рамках технологии поддержки принятия решений. Однако часто они дают в достаточной степени приемлемые решения для их практического использования. Все это делает возможным использовать технологию экспертных систем в качестве советующих систем.

Сходство информационных технологий, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они обеспечивают высокий; уровень поддержки принятия решений. Однако имеются три существенных различия.

Первое связано с тем, что решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений не отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности.

Второе отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение. Третье отличие связано с использованием нового компонента информационной технологии -- знаний.

Основными компонентами информационной технологии, используемой в экспертной системе, являются (рис. 7): интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы.

Интерфейс пользователя. Менеджер (специалист) использует интерфейс для ввода информации и команд в экспертную систему и получения выходной информации из нее. Команды включают в себя параметры, направляющие процесс обработки знаний. Информация обычно выдается в форме значений, присваиваемых определенным переменным.

База знаний. Она содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, которое следует произвести, если условие выполняется.

Интерпретатор. Это часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний (мышление), находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.

Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 7 Основные компоненты информационной технологии экспертных систем

1.2 Виды обеспечения информационных технологий

Структура видов обеспечения информационных технологий представлена в схеме 1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Схема 1. Виды обеспечения информационных технологий

Математическое обеспечение состоит из алгоритмического и программного.

Алгоритмическое обеспечение - это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов, используемых в системе для решения задач и обработки информации.

Программное обеспечение (ПО) подразделяется на системное и прикладное ПО. Системное ПО - это машинно-ориентированное ПО. Оно реализовано в виде операционной системы, сетевого ПО, сервисных программ и систем программирования. Прикладное ПО является проблемно-ориентированным и реализуются в виде комплексов программ решения конкретных задач.

Информационное обеспечение - это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно определяет способы и формы хранения и отображения информации в организации в виде данных, документов, графиков и сигналов.

Аппаратное обеспечение информационных систем состоит из средств: получения, преобразования, передачи и отображения информации, вычислительной техники, локального управления и регулирования.

Организационное и методическое обеспечение - это совокупность средств и методов организации производства и управления им в условиях внедрения информационной системы. Оно включает в себя методики проведения работ, требования к оформлению документов, должностные инструкции и т.д.

Глава 2. Автоматизированные информационные технологии в офисе

Любой офис имеет следующую структуру представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим отделом и производством (если таковое имеется). На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий.

Программное обеспечение секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных программ компании Microsoft Office.

Напротив, программы работы производственных рабочих и сотрудников бухгалтерии отличаются разнообразием и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса.

Рассмотрим каждые из них.

2.1 Microsoft Office ХР

Microsoft Office ХР - пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

В Microsoft Office входит:

· Word 2010 - мощная программа для работы с текстовыми документами.

· Excel 2010 - программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами.

· Access 2010 - сильнейшее средство для работы с базами данных.

· PowerPoint 2010 - позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов).

· Binder - программа для объединения разных документов Office в одно целое.

· Outlook 2010 - представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени.

· Photo Editor - приложение Office, обрабатывающее растровые изображения.

· Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph (программа для построения диаграмм и графиков), Equation (программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ.

Word

Microsoft Word -- мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word 2010 был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.

Любой текстовый процессор позволяет хранить текстовую информацию в документе и распечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия «документ» расширялось, и совершенствовался вместе с ним. В настоящее Время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.

При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать в электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Word можно разделить на несколько категорий:

· Редактирование текста

Текст может быть введен в документ посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в документ определенные текстовые фрагменты или даже целые файлы. Word предоставляет множество функций, позволяющих выполнять корректорскую правку, редактирование и изменение текстовой информации наиболее удобным способом.

· Форматирование текста

Word позволяет устанавливать межстрочный интервал, характер выравнивания и размер отступов, выбирать гарнитуру и размер шрифта, а также его начертание. Пользователь может определять стили, включающие в себя несколько параметров форматирования, и применять все эти параметры одновременно. В документах могут быть определены колонтитулы, простые и концевые сноски, подписи или текстовые рамки к рисункам и таблицам.

· Графика

В Word имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков.

· Верстка

Word предоставляет всевозможные функции верстки, позволяющие размещать текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически любой полиграфической продукции, от указателей и бюллетеней до книг и журналов.

· Обработка данных и средства автоматизации

Функция слияния позволяет извлекать информацию из файла базы данных и создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Используя этот же основной принцип, можно включать содержимое любого из полей базы данных в любое место документа и при печати автоматически обновлять содержащуюся в этих полях информацию.

· Web-публикации

Расширенный набор средств Word для публикации документов в Web позволяет определять формат документов, предназначенных для такой публикации, в точном соответствии с замыслом пользователя. Word может быть использован для создания Web-страниц, включающих формы, таблицы, электронные таблицы Microsoft Excel, графику, аудио- и видеоклипы, звуки, анимацию и прочие компоненты.

· Коллективная работа

Во многих организациях работа над документами ведется целыми коллективами. В состав Word входят ряд функций, направленных на облегчение процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Word могут быть включены текстовые и речевые комментарии.

· Интеграция

Word поддерживает разработанный Microsoft механизм связывания и внедрения объектов OLE, что обеспечивает возможность разделения данных и функций с любыми программами, для которых реализована поддержка OLE. Являясь частью Microsoft Office, Word может использовать данные совместно с Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access и Microsoft Outlook, а также с Microsoft Internet Explorer.

· Настройка параметров

Параметры Word могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды.

· Автоматизация

Word располагает богатейшим набором средств автоматизации создания документов. Функция автоформата позволяет выполнять форматирование текста по мере набора, например, автоматически создавать маркированные и нумерованные списки или заменять Web-адреса действующими гипертекстовыми ссылками. Адаптивные меню и панели инструментов перемещают наиболее часто используемые команды в более доступные места, что облегчает доступ к ним.

· Установка

· Самодиагностика и восстановление

Word и приложения Office могут автоматически проверять входящие в их состав файлы на наличие сбоев и восстанавливать их.

· Повышение производительности

· Редактирование и форматирование

· Графика

Библиотека предопределенных картинок имеет интерфейс, сходный с интерфейсом Web-броузера, и дополнена новыми рисунками, звуками и анимированными клипами.

· Коллективная работа

Можно планировать и участвовать в конференциях NetMeeting в процессе работы в Word или использовать Word для создания и управления сетевыми конференциями на базе Web-документов.

· Поддержка HTML

· Программирование и безопасность

В состав Microsoft Office включена значительно усовершенствованная версия языка Visual Basic 6.0 for Applications (VBA), дополненного новыми функциями, облегчающими квалифицированную разработку макросов и приложений.

· Сетевое управление

Компания Microsoft реализовала функции, направленные на снижение эксплуатационных затрат для администраторов сетей.

Microsoft Excel

Microsoft Excel - мощная программа для работы с электронными таблицами, являющаяся, также как и Word, частью пакета Microsoft Office. Обладая достаточно широкими возможностями и высокой степенью интеграции с другими приложениями Office и Windows вообще, Excel стала наиболее популярной программой среди людей, постоянно имеющих дело с огромными массивами чисел.

Excel обладает всеми необходимыми возможностями для обработки электронных таблиц: от простых арифметических действий с несколькими ячейками таблицы до статистической обработки огромных массивов данных.

Информация в Excel представляется в виде таблицы, и может быть записана в ячейки этой таблицы. Остановимся подробнее на некоторых основных возможностях Excel:

· Редактирование и форматирование данных

Данные могут быть введены в таблицу посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в таблицу определенные фрагменты или целые файлы Excel. Также Excel может открывать файлы других распространенных редакторов электронных таблиц (например, Lotus 1-2-3). Excel, как и Word, имеет функцию проверки орфографии (причем он использует общий со всеми приложениями Office словарь), поиска и замены фрагментов данных.

· Графика

В Excel, как и в Word, имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Excel позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows.

· Обработка данных и средства автоматизации

Из средств Excel, предназначенных для различной обработки информации, и средств автоматизации можно отметить следующие:

1) Сортировка позволяет упорядочить данные таблицы по какому-либо критерию, что при работе с большими массивами данных имеет не последнее значение.

2) Способность использования фильтра данных позволяет отображать на экране только те данные, которые необходимы на данный момент времени, это существенно облегчает поиск и корректировку отдельных частей больших массивов данных.

3) Возможность проверки вводимых в ячейку данных на определенный критерий предотвращает неправильный ввод, что позволяет работать с таблицей незнакомому с ее «внутренним устройством» человеку.

4) Функция консолидации позволяет реорганизовать и объединить общие по какому-либо критерию данные в одну таблицу, это облегчает труд людей занимающихся подготовкой отчетов.

5) Сводная таблица придает сухим столбцам и строкам чисел наглядность и существенно облегчает подготовку отчет по данным таблицы.

6) Создание структуры позволяет быстро просматривать и изменять данные, находящиеся в ключевых ячейках таблицы, при этом ячейки более низкого уровня можно просто скрыть (используется примерно тот же принцип, что и в режиме структуры Word).

· Настройка параметров

Параметры Excel могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Excel имеет те же основные функции настройки рабочей среды, что и Word.

В Excel разработчики Microsoft реализовали десятки новых функций. Следует отметить следующие улучшения исключительно Excel:

1. При выделении ячеек с цветным текстом цвет остается таким же вместо отображения в инверсной схеме цветов.

2. Доступны новые числовые форматы с символом евро.

3. Дополнительные числовые форматы с указанием года четырьмя цифрами.

4. Microsoft Excel автоматически расширяет форматирование и формулы в списках, упрощая эту распространенную задачу.

5. Новые отчеты сводных диаграмм переносят мощь отчетов сводных таблиц на диаграммы. Отчеты сводных диаграмм интерактивны, снабжены кнопками, с помощью которых можно отображать и скрывать элементы диаграммы.

6. Если на диаграмме отображаются большие числа, можно сократить текст оси и сделать его более читаемым, изменив цену деления этой оси.

7. Существует возможность создания и выполнения запросов для загрузки данных, доступных через Интернет. Можно выбрать либо всю Web-страницу, либо указать загружаемую таблицу на Web-странице. Excel содержит несколько образцов Web-запросов, которые можно выполнить.

8. Для отчета сводной таблицы можно задать отображение в структурированном формате, аналогичном формату стандартных отчетов базы данных, облегчающем чтение больших или сложных отчетов сводных таблиц.

9. Автоформаты сводных таблиц можно использовать для отображения структурированных и неструктурированных отчетов сводных таблиц, а также для задания параметров печати сводных таблиц (разрывов страниц и повторяющихся подписей строк и столбцов) для отчетов сводных таблиц, отображаемых в структурированном формате.

10. Существует возможность создавать отчеты сводных таблиц на основе баз данных OLAP, а также создавать кубы OLAP на основе запросов к другим базам данных. Базы данных и кубы OLAP организуют данные в отчетах сводных таблиц, ускоряя загрузку и обновление данных по сравнению с использованием традиционных баз данных.

Другие программы

Графические редакторы

Графический редактор - программа, предназначенная для создания и редактирования графических файлов. Существует множество различных форматов графических файлов, и, соответственно, графических редакторов, работающих с этими форматами. Все графические форматы делятся на две большие группы: форматы растровой и форматы векторной графики.

В файле, содержащем в растровую графику, содержится информация о цвете каждого пикселя (от английского pixel - Picture Element) и общий размер картинки. Из достоинств растровой графики можно отметить большую точность изображения, а, следовательно, и возможность сохранить в этом формате любую графическую информацию, возможность изменять яркость, контрастность, количество допустимых цветов, размер, размытость, четкость и множество других параметров, определяемых возможностями графического редактора.

Архиваторы

Архиваторы - программы, которые собирают файлы, выбранные пользователем, в один файл-архив с заданным именем, причем размер этого файла обычно в несколько раз (зависит от способа упаковки и типов архивируемых файлов) меньше, чем сумма объемов всех собранных в него файлов. Хотя упакованные файлы нельзя использовать, пока они находятся в архиве, такой способ хранение долгое время не используемых файлов выглядит рациональнее. Наиболее распространены архиваторы ZIP и RAR - почти на любом компьютере можно встретить один из этих упаковщиков.

Антивирусы

Эти программы призваны очищать и защищать систему от компьютерных вирусов. Вирус - программа-паразит, названный так за сходство в поведении со своим биологическим «предком». Вирус, проникая в систему вместе с файлами, начинает «размножаться» и поражает другие файлы, находящиеся на носителях, последствия такого «вторжения» могут бить различными: от безобидных шуток , до непоправимого ущерба всей системе. Существует огромное количество различных как вирусов, так и антивирусов, применяющих различные средства борьбы с вирусами, но можно выделить из них три типа антивирусов: сканеры - программы, обнаруживающие вирусы, доктора, занимающиеся удалением вирусов и фильтры или, как их часто называют, вотчеры (от английского watcher - наблюдатель, страж), которые постоянно находятся в памяти и просматривают потоки информации на предмет вирусов.

2.2 Бухгалтерские программы

1C: Бухгалтерия

Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет). После расчета итогов программа формирует различные ведомости.

Помимо этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Aubi

«АУБИ» может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать «АУБИ» на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов, информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д.

Парус-бухгалтерия

Эта система предназначена для подготовки и учета документов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, накопления информации о совершенных хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности. Система поставляется в различных комплектациях в зависимости от необходимости ведения учета операций в валюте, расширенного аналитического учета, учета торговых операций.

Инфин - Бухгалтерия

«ИНФИН-Бухгалтерия» ориентирована на средние и крупные предприятия со сложным учетом и не требует внедрения и обучения. Осуществляется полный балансовый и забалансовый учет. Возможна работа с несколькими предприятиями на одном рабочем месте, а также объединение данных, введенных с разных рабочих мест.

Сетевая версия работает в разных типах сети, а система блокировок и синхронизации сетевых процессов позволяет независимо работать с данными нескольким пользователям и видеть в динамике изменения, вносимые с других рабочих станций. Всевозможные сортировки, выборки, изменение порядка аналитик в балансовых счетах позволяют получать документ в разных разрезах информации.

Работа возможна в любом периоде, как в закрытых месяцах, так и в любых будущих, что полезно для оперативного ввода первичных документов и корректировки уже введенной информации. Изменение данных в закрытых месяцах вызывает автоматический пересчет остатков.

Предусмотрена парольная защита информации с разными уровнями доступа.

2.3 Другие полезные программы для офиса

AutoFileMove 1.0

Программа, которая поможет автоматизировать работу с большим количеством файлов. Она может следить за определенными папками и автоматически перемещать или копировать файлы заданных типов в указанные директории, а также распечатывать файлы без вашего вмешательства. Таким образом, AutoFileMove упрощает работу и экономит ваше время.

FileMonkey 9.75

Программа для автоматизации некоторых операций с файлами, забирающими много времени. Среди ее возможностей -- поиск и замена содержимого файла, названия файла или папки; резка и сборка файлов; изменение атрибутов файлов и папок; изменение регистра букв в названиях файлов и папок; сохранение списка файлов в текстовом файле.

Event Manager 2.54

Программа для запуска разнообразных программ, автоматизации и планирования заданий. Event Manager позволит вам запустить любое количество приложений одновременно. Можно не просто составлять списки программ для одновременного запуска, но и указывать время для запуска и прекращения работы. Кроме этого, Event Manager позволяет писать макросы и указывать в них условия запуска тех или иных приложений, а также управлять перезагрузкой и выключением компьютера.

xStarter 1.64

Программа для автоматизации выполнения некоторых заданий. С ее помощью можно записывать любые действия и позже проигрывать их, синхронизировать содержимое папок, запускать приложения, архивировать данные, копировать файлы и папки, отсылать почтовые сообщения, загружать файлы, запускать и останавливать сервисы. Любое задание программа может выполнять по расписанию один раз или периодически. Программа бесплатна для русскоязычных пользователей.

TaskForce 2.0

Эта программа предназначена для автоматизации выполнения некоторых действий на компьютере. С ее помощью можно устанавливать время начала закачки файлов, выключения компьютера, запуска приложений, проигрывания аудиофайлов. В Task Force также есть функция напоминания о заданных событиях. Каждое задание может быть выполнено благодаря имитации нажатия кнопок (клавиш), которые вызывают выполнение одного из действий -- открытие или закрытие окна, проверка доступности интернет-соединения, установка определенного времени и пр.

Automize 6.21

Программа для планирования и автоматизации заданий. Automize может выполнять многие задания на компьютере автоматически -- выполнять загрузку на FTP-серверы, производить мониторинг FTP, скачивать файлы из Интернета, проверять и отправлять почту, пинговать серверы, следить за указанными папками и многое другое. Задания могут выполняться в заданное время, а также периодически: каждый день, неделю, месяц и т.д. Программа содержит заготовки для выполнения наиболее распространенных заданий, остальные настраиваются вручную.

QueIt 2.0

Мощная программа -- планировщик заданий. Она позволяет составить план автоматического запуска приложений, заданий или даже набора файлов в выбранное время. При помощи QueIt можно задать автоматический запуск программ в определенные дни, часы или даже минуты. QueIt поддерживает также запуск приложений по определенному условию (например, запускать приложение только если существует определенный файл).

Глава 3. Автоматизированные информационные технологии на предприятии ООО ресторан «Виталич»

3.1 Характеристика предприятия

Полное фирменное наименование предприятия - общество с ограниченной ответственностью ресторан «Виталич». ООО ресторан «Виталич» зарегистрирован распоряжением Администрации г.Нижнего Новгорода №948 от 2 июня 1994г. Устав новой редакции зарегистрирован в регистрационно-лицензионной палате г.Нижнего Новгорода распоряжением №1142 от 9 июля 1998г. начальником отдела регистрации юридических лиц.

Основными целями деятельности предприятия являются:

· наиболее качественное и полное удовлетворение потребностей российских и иностранных предприятий, организаций, граждан в продукции (работах, услугах), производимых обществом;

· привлечение и эффективное использование в народном хозяйстве РФ материальных и финансовых ресурсов, передовых технологий, управленческого опыта с целью получения прибыли.

Фактически ООО ресторан «Виталич» осуществляет следующие виды деятельности: организует работу рксторана, баров; торгово-посредническая, сбытовая, закупочная; информационно-рекламная; проведение ежедневных дискотек; организация общественного питания; проведение свадеб и банкетов; организация развлекательных программ.

На предприятии используются следующие программы:

Секретарь - Word, Excel;

Экономический и плановый отделы - Word, Excel, Access;

Бухгалтерия - программный комплекс ABACUS Professional.

Программы производства нет. Рассмотрим подробнее программный комплекс ABACUS Professional.

3.2 Основные возможности программного комплекса ABACUS Professional

Для ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии ООО кафе «Славянка» используется сетевой программный комплекс ABACUS Professional.

Благодаря высокому быстродействию и безотказной работе с большими объемами данных, удобному интерфейсу, многофункциональности, простоте в использовании, поддержке одновременной работы большого количества пользователей в единой сети ABACUS Professional стал незаменимым средством автоматизации бухгалтерий. Он может использоваться для любых видов хозяйственной деятельности как крупных (до 50-60 рабочих мест), так и небольших предприятий (от 1 рабочего места), включая банки и бюджетные организации.

Комплекс имеет открытую архитектуру и встроенные средства разработки и настройки (ABACUS Designer) и может использоваться совместно с другими приложениями и программными продуктами.

Отличительными особенностями программного комплекса ABACUS Professional являются широкие возможности конфигурирования и гибкая настройка системы под особенности специфики ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии, высокое быстродействие и устойчивая работа при большом количестве пользователей в сети, что является огромным преимуществом.

Настраиваемость на любые изменения законодательства без дополнительных доработок определяет универсальность программного комплекса для использования на предприятиях всех форм собственности:

· функциональная полнота и соответствие методике ведения учета, единая архитектура

· взаимоувязанные разделы, комплексное решение любой задачи учета;

· четырехуровневый аналитический учет, в т.ч. многовалютный;

· возможность обработки бухгалтерских проводок с детальной аналитической проработкой и поддержка сложных проводок, отражающих совокупность бухгалтерских операций

· независимость от плана счетов и структуры баланса, гибкая настройка при изменении методологии учета, конструктор ABACUS Designer (конструктор печатных форм, форм отчетности, отработки различных функций, если они не соответствуют стандартным); ABACUS Designer (AD) предоставляет в распоряжение бухгалтера средства, поддерживающие формирование произвольным образом запросов к аналитической и синтетической информации в базе данных, неограниченную работу с историей бухгалтерских проводок (добавление, удаление, корректировка), доступ к основным расчетным функциям и процедурам программного комплекса «ABACUS Professional» (ПК). Однако самое главное - это возможность создания, регистрации и выполнения новых последовательностей операций по обработке информации. Это означает, что в зависимости от изменения порядка учета на предприятии бухгалтер может менять правила и порядок выполнения операций;

· учет затрат на производство и калькуляцию себестоимости продукции, финансовый анализ;

· складской учет, списание по принципам LIFO (Last In First Out), FIFO (First In First Out) и средневзвешенной цене;

· наличие и сопровождение справочников организаций, подразделений, валют, счетов, номенклатуры товаров, и т. д.

· система аппаратной и программной защиты информации в соответствии с правами доступа сотрудников предприятия;

· экспорт-импорт информации для использования полученных результатов в программных продуктах других фирм.

Программный комплекс ABACUS Professional построен по модульному принципу. Его структуру составляют функциональные модули (разделы). Все разделы комплекса созданы на единой технологической платформе, имеют схожие принципы функционирования и тесно интегрированы между собой.

В основе концепции построения комплекса лежит единое поле бухгалтерских проводок. Это означает, что все операции, выполненные в одном разделе комплекса, находят свое отражение во всех остальных разделах, независимо от того, из какого раздела осуществляется ввод документов (проводок). Все они попадают в единую базу данных, соответствующие элементы которой доступны из каждого раздела комплекса. Из основного раздела главного бухгалтера «Работы со счетами» доступна вся база данных. Это дает возможность главному бухгалтеру оперативно контролировать и обрабатывать данные различных направлений бухгалтерского учета, выполнять предварительные операции с целью подготовки вариантов баланса, анализировать и проводить финансовый анализ хозяйственной деятельности предприятия, составлять отчетные и статистические формы. Кроме того, такая система обеспечивает высокую степень взаимодействия между отдельными участками работы бухгалтерии.

В комплексе кроме возможности синтетического учета (счет/субсчет), реализованы дополнительные возможности аналитического учета, т.е. группировка информации по дополнительным признакам, так называемым хозяйственным операциям (ХО) и хозяйственным подоперациям (ХПО).

На программном уровне в концепцию комплекса заложена идеология «файл-сервер». Все рабочие станции (рабочие места пользователей) используют одни и те же файлы баз данных, и на каждой рабочей станции проводится обработка информации (ввод, редактирование и удаление данных). При одновременном обращении к одной записи базы данных с различных рабочих станций выдаются предупреждающие сообщения, что позволяет различным пользователям корректно работать с одним и тем же разделом базы данных.

В программном комплексе предусмотрена возможность ведения четырехуровневого аналитического учета. В разделе «Работа со счетами» используются встроенные инструменты для выполнения бухгалтерских операций по любому синтетическому счету в поддерживаемом в этом счете аналитическом разрезе. Это позволяет выполнять типовые операции как над каждой записью-проводкой (ввод, коррекция, удаление, копирование информации), так и специфические действия над группой проводок (групповое списание курсовой разницы, списание в разрезе хозяйственных операций, аналитический разбор по выбираемым признакам, ведение пакетных и сложных проводок и пр.)

В программный комплекс заложена возможность формирования и печати баланса, различных отчетных документов и справок для налоговых, финансовых и других организаций, реализована возможность формирования ведомости аналитического учета в выбираемом пользователем формате и аналитическом разрезе.

Состав комплекса: работа со счетами, основные средства и вложения, складской учет и накладные, банк и касса, подотчетные лица, договоры и расчеты, заработная плата, отчеты, печать бухгалтерских документов, печать сопровождающих документов, печать налоговых документов, сервис и инсталляция.

Заключение

В своей курсовой работе я изучил виды автоматизированных информационных технологий, виды обеспечения информационных технологий , автоматизированные информационные технологии в офисе, а именно:

- Microsoft Office ХР

- бухгалтерские программы

- другие полезные программы для офиса.

Так же в своей я работе я исследовал автоматизированные информационные технологии на предприятии ООО ресторан «Виталич» и охарактеризовал данное предприятие.

В своей работе так же я рассмотрел основные возможности программного комплекса ABACUS Professional. Исходя из этого, я могу сделать следующий вывод, что люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании.

Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия.

В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур.

Комплексные информационные системы высвобождают творческий потенциал специалистов, позволяют планировать материальные, финансовые и трудовые ресурсы, получать информацию, которую без использования подобных систем невозможно.

Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

информационный технология офис бухгалтерский

Список литературы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. Г. А.Титоренко - М.: ЮНИТИ, 2010.- 400с.

2. Информатика. Учебник, под ред Макаровой Н.В. М.: Финансы статистика, 2009, 768 с, ил.

3. «Компьютерная газета» статья Сергея и Марины Бондаренко, http://www.3domen.com

4. Леонтьев В.П. Персональный компьютер. Карманный справочник. -М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2011. -928.: ил.

5. Научные основы организации управления и построения АСУ / Под ред. В. Л. Бройдо, В. С. Крылова. -М.: Высшая школа, 2009

6. Пономарева К.В., Кузьмин Л.Г. Информационное обеспечение АСУ. - М.: Высшая школа, 2010.

7. Справочная система Microsoft Office.

8. Суханов А.П. Информация и прогресс. -Новосибирск: Наука, 2008.

9. Чарльз Рабин. Эффективная работа с Microsoft Word.- СПб: Питер, 2008.- 725с.

Размещено на Allbest.ru

...