Автоматизация деятельности отдела сбыта предприятия

2. Постановка задач

2.1 Организационно-экономическая сущность решаемых задач

На данном этапе проектирования формируется полный перечень задач, поставленных перед системой. Этот перечень многократно анализируется и дополняется с целью обеспечения его полноты.

Нельзя упустить ни одной задачи из совокупности задач, которые должны быть решены системой, поскольку их решение и является главным, стратегическим назначением системы.

В рамках реферата по заданию 9 необходимо "Произвести анализ выполнения плана ЗАДАННЫМ цехом за конец первого квартала".

2.2 Описание выходной информации

На данном этапе проектирования необходимо:

· выявить всю совокупность выходных документов, формируемых информационной системой;и

· строго определить их формы (формы выходных документов).

Также необходимо выявить полную совокупность ИЭ (атрибутов, реквизитов), встречающихся в выходных документах и предназначенных для хранения в базе данных проектируемой информационной системы.

Именно из этой совокупности информационных элементов будут формироваться ИО в разделе 3.1.

Для каждого из выявленных ИЭ д.б. определены количественные и качественные характеристики (описания реквизитов), обеспечивающие в дальнейшем правильный выбор типа и размера хранимых данных для полей таблиц проектируемой БД.

В соответствии с заданием № 9 система должна запрашивать у пользователя "Номер цеха" и "Номер месяца" и на основе полученной информации формировать следующий выходной документ:

Анализ выполнения плана сдачи готовой продукции на склад цехом (наименование)

2.3 Описание входной информации

На данном этапе проектирования выявляется:

· вся совокупность документов, обеспечивающих человеческую деятельность в анализируемой области;

· алгоритм движения документов и порядок формирования.

Уточняется соответствие описаний реквизитов, встречающихся в выходных документах и входных.

Все используемые в рамках реферата документы и детальные описания их реквизитов представлены в таблице 1.2. Они выверены и уточнялись неоднократно.

Поэтому задачи данного этапа проектирования считаем выполненными.

3. Разработка информационного обеспечения

3.1 Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов

На данном этапе анализируется вся совокупность ИЭ, встречающихся в выходных документах, формируемых информационной системой и из этой совокупности элементов формируются ИО с привлечением математических методов, обеспечивающих оптимальное построение системы.

Оптимальность при формировании ИО обеспечивается соблюдением принципов нормализации:

· каждый ИО объединяет функционально связанную группу ИЭ;

· исключается пересечение ИО по ИЭ;

· исключается дублирование информации о конкретных экземплярах объектов (в реляционных таблицах не должно быть одинаковых строк).

Для обеспечения наглядности процесса формирования ИО и математически строгого выполнения принципов нормализации строятся диаграммы (см.рис.3.1), наглядно обеспечивающие выполнение принципов нормализации:

· Исключение пересечения ИО по ИЭ достигается обеспечением изображения единственной стрелки напротив конкретного ИЭ. Стрелка указывает на принадлежность ИЭ конкретному ИО.

· Исключение дублирования информации о конкретных экземплярах ИО (исключение дублирования строк) достигается правильным выбором ключевых элементов для каждого вида ИО.

С целью минимизации ресурсов будущей информационной системы использован прием, обеспечивающий исключение повторного хранения протяженных информационных элементов (в нашем случае даты). Для этого информация, содержащаяся в документе:

· Цеховая накладная;

разбита для хранения на две функциональные группы, на два ИО (информационных объекта):

· ЦНиСпецификация ЦН;

В этом случае дата документа, требующая для своего хранения 8 байт информационной памяти, хранится только один раз, а не с каждым кодом изделия, упоминаемом в документе.

При выборе ключевых элементов руководствуемся результатами анализа ПО, - ограничениями ПО, т.е. условиями деятельности в рассматриваемой области (см.подраздел 1.3), например:

Для ИО «Изделия» выбираем в качестве ключевого элемента "Код изделия", поскольку согласно раздела 1.3," Каждое изделие имеет свой уникальный код", а это означает, что данный элемент способен исполнить функцию ключа, которая как раз и состоит в обеспечении уникальности каждой строки реляционной таблицы (единственности информации о конкретном экземпляре ИО).

Для ИО ЦН в качестве ключевого элемента выбираем комбинацию реквизитов "номер ЦН" и "номер цеха", поскольку согласно раздела 1.3. "Её (ЦН) номер уникален только для данного цеха".

Для ИО "Спецификация ЦН" к ключевым реквизитам основного ИО добавляется "Код изделия", поскольку для данного документа в разделе 1.3 отмечено, что может содержать несколько наименований изделий".

Для ИО "План выпуска" в качестве ключевого элемента выбираем комбинацию из трёх реквизитов:

· Код изделия;

· Номер цеха;

· Месяц выпуска;

исходя из двух условий раздела 1.3:

· Одно и тоже изделие может быть запланировано к выпуску в разные месяцы.

· Конкретная продукция закреплена за одним складом готовой продукции.

По первому условию необходим двойной ключ, - "код изделия" и "месяц выпуска", а второе условие заставляет к этой комбинации добавить еще и "номер цеха".

На основании подобного анализа определены ключевые элементы для всех ИО. На рис.3.1 они изображены отрезками прямых линий (не стрелками), а в таблице 3.1., в пределах которой представлены текстовые описания ИО, ключевые реквизиты отмечены звездочкой.

Информационные объекты

Рис. 3.1. Формирование информационных объектов

Таблица 3.1. Информационные объекты и их реквизиты

3.2 Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической (ИЛМ) модели

Определение наличия связи между ИО и тип связи осуществляем исходя из анализа предметной области и выявленных там ограничений, например:

· Конкретная продукция закреплена за одним складом готовой продукции, но может выпускаться несколькими цехами. Один цех выпускает несколько наименований продукции.

· На одном складе хранится несколько наименований продукции.

Между ИО "Цеха" и ИО "Изделия" существует связь и эта связь «Один ко Многим», поскольку в разделе 1.3 отмечено, что конкретная продукция закреплена за одним складом готовой продукции, но может выпускаться несколькими цехами, так же один цех выпускает несколько наименований продукции и на одном складе хранится несколько наименований продукции. Это означает, что одно и то же изделие может встречаться в "Плане выпуска" многократно, а в таблице "Изделия" каждое из изделий записано один раз.

Между ИО "Спецификация ЦН" и основным ИО ("ЦН") существует связь и это связь типа "Один ко Многим ", поскольку для документа "Цеховая накладная" в разделе 1.3 отмечено, что цеховая накладная может содержать несколько наименований изделий", а в спецификации помещены элементы, где описывается количество каждого вида изделия, которые содержаться в документе "Цеховая накладная".

Между ИО "Спецификация ЦН" и ИО "Изделия" существует связь и это связь типа "Один ко Многим ", поскольку в разделе 1.3 отмечено, что одно и то же изделие может выпускаться по запланированному плану несколько раз, а это означает, что одно и то же изделие может встречаться в "Спецификации ЦН" многократно.

На основании подобного анализа определено наличие связи и тип связи между всеми выявленными ИО. Построенная в соответствии с этим информационно-логическая модель (ИЛМ) представлена на рис.3.2.

ИЛМ отображает всю совокупность сформированных ИО и связи между ними, что позволяет рассматривать ее в качестве модели единой информационной системы.

Рис.3.2. Информационно-логическая модель системы

3.3 Определение логической структуры базы данных

Логическая структура БД представляет собой более детальное, чем ИЛМ, графическое изображение проектируемой информационной системы.

Каждому ИО ИЛМ ставится в соответствие реляционная таблица, совокупность столбцов которой однозначно соответствует совокупности атрибутов ИО.

В каждой реляционной таблице отмечены ключевые элементы.

Логические связи между реляционными таблицами соответствуют структурным связям ИЛМ, но изображаются с учетом конкретных реквизитов (информационных элементов), чаще всего - ключевых.

Построенная в соответствии с изложенным логическая структура информационной системы, изображена на рис. 3.3.

На основе разработанной логической структуры и ИЛМ достаточно легко выполняется физическая реализация ИС.

Рис.3.3. Логическая структура базы данных (символом * отмечены ключевые реквизиты)

4. Физическая реализация базы данных

Для реализации БД разработанной информационной системы необходимо выбрать СУБД, позволяющую наиболее качественно удовлетворить предъявленные на этапе проектирования к БД требования.

Для реализации БД, разработанной в рамках реферата, выбираем СУБД MS Access, которая лучшим образом адаптирована к возможностям широкого пользователя (т.е. пользователя, не имеющего специальной подготовки по вопросам разработки программного обеспечения).

4.1 Создание таблиц

4.1.1 Разработка структуры таблиц

Структура таблиц проектируемой БД разрабатывается с учетом логической структуры БД и описаний реквизитов (информационных элементов), выявленных при исследовании предметной области.

Названия таблиц реализуемой базы данных соответствуют названиям реляционных таблиц, представленных на логической структуре.

Каждому столбцу реляционной таблицы ставится в соответствие поле физически реализуемой таблицы.

Типы и размеры данных каждого из полей определяются описаниями реквизитов, полученными при исследовании ПО и представленными в таблице 1.2, например:

Поле "Номер ЦН" таблицы "ЦН" в соответствии с данными таблицы 1.2 может содержать числа в диапазоне от 1 до 485. Для хранения такого числа в поле таблицы, реализуемой в СУБД Access, может быть использовано либо текстовое поле размера 3 (3 символа содержит максимальное из хранимых в нем чисел), либо числовое поле формата "Целое" (формат "Байт" обеспечивает хранение чисел в диапазоне от 0 до 255, формат "Целое" обеспечивает хранение чисел в диапазоне от -32767 до +32768). При этом текстовое поле размера 3 занимает в памяти 3 байта емкости, а числовое поле вида "Целое" - 2 байта. С целью экономии ресурса (объема памяти) выбираем поле - "Числовое" вид - "Целое".

Поле "Код изделия" согласно таблице 1.2 может содержать числа в диапазоне от 1 до 9. Для хранения такого числа может быть использовано либо текстовое поле размера 1, либо числовое поле формата "Байт". С точки зрения расхода объема памяти оба варианта равноценны. Для определенности выбираем поле - "Числовое" вид - "Байт".

Поле "Наименование" таблицы "Изделия" согласно таблице 1.2 содержит текст до 16 букв. Для хранения такой информации может быть использовано либо текстовое поле размером 16, либо поле "MEMO". С точки зрения расхода памяти выбираем поле - "Тестовое" размер - 16.

На основании аналогичного анализа определены типы и размеры данных для всех полей и разработана структура всех таблиц проектируемой базы данных. Окончательные результаты представлены в таблице 4.1.

Таблица 4.1. Структура таблиц проектируемой базы данных

Обратите внимание, - в именах полей не должно быть точек. Вместо точек можете указывать нижнюю черту. Access не допускает использование символа точка в именах полей таблицы.

4.1.2 Создание БД и таблиц в MS Access

Физическая реализация таблиц БД осуществляется в полном соответствии с разработанной в предыдущем разделе их структурой.

Сначала создаем БД (базу данных):

· ПУСКПрограммыMicrosoft OfficeMicrosoft Access

· Создать файлНа моём компьютереНовая база данных

· ЩёлкнулиOk

· Указали имя каталогаРефераты

· Указали имя файлаРеферат_по_Информатике

· Щёлкнули Создать.

Для реализации таблиц:

· Открываем вкладку "Таблицы";

· Щелкаем "Создать";

· Выбираем "Конструктор"и [Ok]

В открывшемся окне поочередно в соответствии с табл.4.1:

В верхней части:

· Заполняем "Имя поля";

· Выбираем "Тип данных";

В нижней части:

· Указываем "Размер поля" (см.табл.4.1.);

· Удаляем "0" в строке "Значение по умолчанию" для числовых полей;

· Иные строки можно оставить без изменения;

После чего переходим к следующему полю.

Завершив создание всех полей таблицы определяем ключевые поля, для чего:

· Выделяем поле (либо группу полей), которое должно быть ключевыми

· Щелкаем по кнопке "Ключевое поле" Панели инструментов.

Затем:

· Закрываем окно "Конструктор таблиц", щелкнув по кнопке [x];

· Щелкаем "Да", - "сохранить изменения макета";

· Задаем имя таблицы - "Изделия" (для примера)и[Ok].

Точно так же создаем все таблицы, разработанные нами ранее. Все таблицы, структура которых представлена в таблице 4.1.

4.2 Оформление подстановок

При создании таблиц-справочников (Изделия, Цеха, Склады, Ед.измерения) процедура подстановки данных из других таблиц не реализуется, поскольку эти таблицы содержат исходную информацию.

При создании подчиненных таблиц необходимо реализовать процедуру подстановки данных из таблиц-справочников, что позволит повысить достоверность ввода данных и упростит работу оператора ПК, обеспечивающего ввод данных (ему не нужно будет держать в перед собой листки с распечатками справочной информации).

В столбце "Таблицы для подстановок" таблицы 4.1. указаны имена таблиц, данные из которых можно использовать для заполнения поля подчиненной таблицы.

Для примера рассмотрим подстановку "Кода ед.измерения" из таблицы "Единицы измерения" в таблицу "Изделия":

· Открываем вкладку "Таблицы";

· Выделяем таблицу "Изделия";

· Щелкаем "Конструктор";

· Щелкаем "Мышью" в столбце тип данных поля "Код единицы измерения";

· Открываем список типов данных, щелчком по стрелке;

· Выбираем в списке "Мастер подстановок";

В диалоге с мастером указываем:

· Опцию "Объект - "Столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса;

Щелкаем "Далее";

· Устанавливаем опцию "Таблицы";

· Выделяем таблицу "Единицы измерения" (ту, из которой подставляем);

Щелкаем "Далее";

Из области "Доступные поля"

· щелчками по стрелке переносим в область "Выбранные поля" поле "Код един_измерения" (нужен для подстановки) и поле "Наименование ед_изм_" (облегчает пользователю выбор нужного кода);

Щелкаем "Далее";

Щелкаем "Далее";

· Снимаем опцию "Скрыть ключевой столбец"

· Регулируем, при необходимости, размеры столбцови

Щелкаем "Далее";

· Просмотрев сообщение и убедившись в его верности

Щелкаем "Далее";

· Просмотрев сообщение и убедившись в его верности

· Щелкаем "Готово".

· Щелкаем "Да" - сохранить таблицу перед созданием связи.

· Щёлкаем[x]"Закрыть"таблицу "Изделия".

Связь установлена, подстановка реализована. Аналогичным образом оформляем, при необходимости, все остальные подстановки. В реферате можно обойтись одной подстановкой.

Каждый раз при выборе полей в диалоге выбираем наряду с подставляемым кодом ряд полей, облегчающий пользователю выбор нужной информации.

4.3 Оформление схемы данных

Данные различных таблиц объединяются в единый банк с помощью объекта Access - Схема данных. При построении схемы данных используем ИЛМ и логическую структуру спроектированной БД. По ИЛМ определяем наличие и тип связи, а также старшинство (главенство) ИО. По логической структуре узнаем, по каким именно полям организуется связь.

Для оформления схемы данных необходимо:

Подготовительные операции:

· Щелкнуть по кнопке "Схема данных" (либо "Сервис" - "Схема данных")

· Выбрать двойным щелчком мыши (либо кнопкой "Добавить") все таблицы базы данных из открывшегося списка.

Если список таблиц не открылся:

· Активизируем менюСвязи;

· Щёлкаем по строкеДобавить таблицу….

При оформлении:

· Закрыть список таблиц, из которого выбирали таблицы;

· Выделить мышью ключевое поле главной таблицы, нажать левую клавишу, переместить его в область одноименного поля подчиненной и отпустить клавишу мыши (главная таблица, это та, связь со стороны которой отмечена на ИЛМ одинарной стрелкой). После этого в открывшемся окне установить опцию "Целостность данных" и щелкнуть ОК.

· Если после этого Access пометит связь как один ко многим, связь установлена. Если Access откажется определить связь, следует найти ошибку.

Для пары таблиц«Изделия»и«Единицы измерения», с использованием которых реализовывали подстановку, необходимо:

· Щёлкнуть правой кнопкой «Мыши» по линии связи

· Щелкнуть по строкеИзменить связь

· Установить опциюЦелостность данных

· ЩёлкнутьOk.

В случае, если связь между таблицами по двум полям, выделяем оба поля главной таблицы (используя для выделения клавишу Ctrl), переносим поля главной таблицы в область одноименных полей подчиненной. Указываем, в открывшемся окне, соответствие между полями и ОК. Устанавливаем опцию "Целостность данных" и ОК.

Если Access отметит связь символами 1 и бесконечность, все в порядке, связь установлена, если нет, ищем ошибку. Завершив создание схемы данных, закрываем диалоговое окно.

Схема данных БД по заданию №9 представлена на рис.4.1.

Рис.4.1. Схема данных

4.4 Разработка данных контрольного примера

Данные контрольного примера необходимы для проверки (тестирования) правильности функционирования разработанной ИС.

Данные контрольного примера, строго говоря, предварительно должны быть подготовлены на бумаге и выполнено решение «вручную». При написании реферата данные контрольного примера будем готовить непосредственно на ПК, не тратя время на их подготовку на бумаге.

Для этого, при заполнении таблиц содержащих количественные данные (рис 4.1), сначала заполняем таблицы соответствующие плановым цифрам (для задания №9 это таблица «План выпуска»), а затем, при открытых на экране таблицах плановых цифр, заполняем в полном соответствии с их содержимым таблицы фактических цифр (для задания №9 это ЦН и Спецификация ЦН). При запуске системы с такими данными в этом случае обнаружатся нулевые разногласия.

Далее, в момент проверки, искажаем значение фактических величин в двух точках. Если система обнаружит введенные разногласия, - она работоспособна.

В выходном документе распечатываем обнаруженные системой разногласия.

4.5 Ввод данных

4.5.1 Создание пользовательских форм

Формы предназначены для ввода и просмотра данных.

Целесообразность ввода данных через форму

1) Внешний вид формы соответствует привычному для пользователя виду бумажного документа, что облегчает его адаптацию к информационной системе и снижает вероятность ввода ошибочных данных.

2) Ограниченность каждого из полей формы снижает вероятность ввода ошибочных сведений (глаз пользователя сосредоточен на более ограниченном пространстве).

3) С помощью форм обеспечивается конфиденциальный доступ к информации посредством создания различных форм для различных категорий пользователей.

Формы могут быть:

· Однотабличные (простые)

· Многотабличные, содержащие наряду с главной формой одну или несколько подчинённых, которые могут быть:

§ Постоянно включенными (присоединёнными);

§ Вызываемые нажатием кнопки, созданной пользователем (связанные).

В работе в качестве примера созданы две формы:

· Простая - для таблицы "Изделия" и

· Многотабличная -для совокупности таблиц:

· ЦН (цеховая накладная);

· Спецификация ЦН.

Для создания формы «Изделия»:

· Активизируем вкладкуФормы

· ЩёлкаемСоздать

· ВыделяемАвтоформа в столбец

· Выделяем источник данныхИзделия

· ЩёлкаемOk.

Форма достаточно приличного вида для таблицы «Изделия» готова.

Для создания Многотабличной формы для документа «Цеховая накладная»:

· Активизируем вкладкуФормы

· ЩёлкаемСоздать

· ВыделяемМастер форм

· Выделяем источник данныхЦеховые накладные

· ЩёлкаемOk.

· Щелкаем по двойной стрелкеПереносим все поля таблицы«Цеховые накладные»

· Выделяем таблицуСпецификации ЦН

· Щелкаем по двойной стрелкеПереносим все поля таблицы«Спецификации ЦН»

· ЩёлкаемДалее

· Устанавливаем опциюПодчинённые формы

· ЩёлкаемДалее

· Устанавливаем опциюТабличный

· ЩёлкаемДалее

· ВыделяемСтандартный

· ЩёлкаемДалее

· Устанавливаем опциюОткрыть форму …

· ЩёлкаемГотово.

· Слегка увеличиваем «Мышью» размеры полей подчинённой формы.

Добившись приемлемого вида формы:

· Щёлкаем[x]Закрыть окно формы.

4.5.2 Ввод данных

Ввод данных осуществлен обычным образом непосредственно в таблицы, структура которых разработана и связи между ними установлены.

При заполнении таблиц в первую очередь заполняем таблицы справочники, т.е. никому не подчиненные таблицы (Заказчики, Единицы измерения, Склады, Цеха). Затем - таблицы первого уровня подчиненности (Изделия, ЦН),далее - второго (Спецификации ЦН) и т.д.

При заполнении таблиц с количественной информацией руководствуемся сведениями предыдущего раздела. Содержимое таблиц представлено на рисунках 4.2 и 4.3.

Например, при заполнении таблицы «Изделия»:

· Активизируем вкладку таблицы

· Выделяем таблицуИзделия

· ЩёлкаемОткрыть (в режиме таблицы)

Начинаем вводить данные в открывшуюся таблицу в соответствии с информацией, представленной в таблице 1.1.а реферата. В колонку код изделия вводим поочередно цифры 1,2,3, … 9.

Завершив ввод данных:

· Щёлкаем[x]«Закрыть»таблицу «Изделия».

· Щёлкаем «Да»Сохранить изменения макета таблицы …..

Точно так же вводим данные в таблицы «Единицы измерения», «Цеха». Результат представлен на рис.4.2 и 4.3.

При вводе данных в таблицу «План выпуска» вводим по 7 строк плана для каждого цеха, чтобы в таблице оказалось не менее 21 строки (минимальное заданное количество). При этом номера месяцев перебираем последовательно 7 раз (три указанных для контрольного примера номера). Номера продукции указываем так, чтобы не встречались повторно ключевые комбинации. Результат представлен на рис.4.3.

При вводе данных в таблицу «Цеховые накладные» введены сведения о трёх цеховых накладных для каждого цеха. По одной накладной от цеха в месяц.

Данные в таблицу «Спецификации ЦН» введены при открытой на экране таблице «План выпуска». Данные в обоих таблицах соответствуют друг другу, - какое количество каждого вида изделий запланировано, такое и произведено. Результат представлен на рис.4.3.

Рис. 4.2. Содержимое таблиц базы данных по заданию 9.

Рис. 4.3. Содержимое таблиц базы данных по заданию 9.

5. Анализ выполнения плана отгрузки изделий

5.1 Разработка алгоритма решения задачи

Текстовое описание алгоритма (разработка алгоритма) выполняется исходя из анализа формы заданного выходного документа: пошагово описываем требования выходного документа по содержащим в нем данным.

Алгоритм решения постановленной задачи по заданию 9 следующий:

1. Подсчитать в заданном месяце необходимое количество каждого вида изделия, которое следует произвести заданному цеху в соответствии с общезаводским «Планом выпуска».

2.Подсчитать количество произведённых в том же месяце тем же цехом изделий, в соответствии со «Спецификацией ЦН».

3. Найти разницу между количеством фактически произведённой продукции и плановым количеством в денежном выражении.

4. Оформить выходной документ с данными по заданной форме, указав в нем общие цифры выполнения финансового плана.

Для реализации первых трех пунктов алгоритма необходимо использовать такие объекты БД, как запросы, а для реализации четвертого - отчет.

5.2 Формирование необходимых запросов

5.2.1 Запрос "План"

Должен отбирать данные в полном соответствии с заданным документом (Последовательность полей строго соответствует реквизитам заданного Вам выходного документа):

· Номер цеха (из таблицы «План выпуска»)

· номер месяца (из таблицы «План выпуска» - месяц выпуска)

· наименование изделия (из таблицы изделия)

· код единицы измерения (из таблицы «Изделия»)

· количество (из таблицы «План выпуска»).

В соответствии с этим создан запрос:

· Открываем вкладку "Запросы";

· Щелкаем "Создать";

· Выбираем "Простой запрос" и щелкаем "Ok";

· выделяем таблицу "План выпуска";

· Выделяем поле "Номер цеха";

· Щелкаем по кнопке "Перенести []";

· Выделяем поле "Месяц выпуска";

· Щелкаем по кнопке "Перенести []";

· Выделяем таблицу "Изделия";

· Выделяем поле "Наименование";

· Щелкаем по кнопке "Перенести []";

· Выделяем поле "Код един_измерения";

· Щелкаем по кнопке "Перенести []";

· Выделяем таблицу "План выпуска";

· выделяем поле "Количество";

· Щелкаем по кнопке "Перенести []";

· щелкаем "Далее";

· установливаем опцию "Подробный";

· щелкаем "Далее";

· задаем имя "План";

· устанавливаем опцию "Изменить структуру";

· щелкаем "Готово";

В окне конструктора устанавливаем:

· сортировка по полям, "Номер цеха", "Месяц выпуска" и "Наименование";

· щелкаем по кнопке "Группировка" ();

· в строке "Группировка" поля "Количество" выбираем функцию суммирования, - Sum;

· в строке "Условие отбора" поля "Номер цеха" указываем [введите номер цеха].

· в строке "Условие отбора" поля "Номер месяца" указываем [введите номер месяца].

Конструкция запроса представлена на рис.4.4.

Для проверки функционирования щелкаем по кнопке "Запуск".

Работоспособность проверяем последовательно для 1-го, 2-го и 3-го цеха по 1-му, 2-му и 3-му месяцам.

После проверки функционирования закрываем окно запроса "План".

Рис.4.4 Конструкция запроса "План"

5.2.2 Запрос "Факт"

Создаем аналогично запросу "План". Для запроса отбираем поля в полном соответствии с заданным документом:

· "Номер цеха"(из таблицы "Цеховые накладные");

· "Дата" (из таблицы "Цеховые накладные");

· "Наименование" (из таблицы "Изделия");

· "Код единицы измерения" (из таблицы "Изделия")

· "Количество" (из таблицы "Спецификации ЦН").

Выбрав все это:

· щелкаем "Далее";

· установливаем опцию "Подробный";

· щелкаем "Далее";

· задаем имя "Факт";

· устанавливаем опцию "Изменить структуру";

· щелкаем "Готово";

Для обеспечения соответствия по временным параметрам при доработке запроса "Факт" в режиме конструктора для поля "Дата" с помощью "Построителя выражений" применяем функцию Month(), для того чтобы из даты извлечь номер месяца. Выражение будет иметь вид:

Month([Цеховые накладные]![Дата]).

Далее в окне конструктора:

· сортировка по полям, "Номер цеха", "Выражение 1" и "Наименование";

· щелкаем по кнопке "Группировка" ();

· в строке "Группировка" поля "Количество" выбираем функцию суммирования, - Sum;

· в строке "Условие отбора" поля "Номер цеха" указываем [введите номер цеха].

· в строке "Условие отбора" поля "Выражение1: Month([Цеховые накладные]![Дата])" указываем [введите номер месяца].

Конструкция запроса представлена на рис.4.5.

Для проверки функционирования щелкаем по кнопке "Запуск".

Работоспособность проверяем последовательно для 1-го, 2-го и 3-го цеха по 1-му, 2-му и 3-му месяцам.

После проверки функционирования закрываем окно запроса "Факт".

Рис.4.5 Конструкция запроса «Факт»

5.2.3 Запрос "Отклонение"

Для его оформления выбираем:

· -все поля запроса "План",и

· -поле "Sum-Количество" запроса "Факт".

При доработке запроса:

1.Устанавливаем связи между всеми соответствующими полями запросов "План" и "Факт" (см.рис. 4.6) (кроме, естественно, полей Sum-количество).

2. В свободном поле с помощью построителя формируем выражение:

([План]![Sum-количество])-([Факт]![ Sum-количество]).

После этого запускаем запрос на исполнение и проверяем все девять комбинаций "номер цеха" - "номер месяца". Отклонения при всех девяти комбинациях должны быть нулевыми. Если это так, можно сделать предварительный вывод о работоспособности системы.

Далее:

· Вносим изменения в две точки таблицы "План выпуска" (например для 2-го цеха во 2-м месяце по изделию 4 увеличиваем план на две единицы, по изделию 5, - уменьшаем план на 3 единицы) и

· Запускаем запрос «Отклонение» на исполнение.

Рис.4.6 Конструкция запроса «Отклонение»

Если система сформирует данные в полном соответствии с внесёнными нами измерениями, её можно считать работоспособной.

Реализованная в рамках реферата система подтвердила свою работоспособность. Результат представлен на рис.4.7. Для половины заданий, в которых не требуется формировать денежный результат, этот результат окончательный. Всё.

Рис.4.7 Результат обнаружения системой внесённых изменений

Для задания 21, в котором необходимо получить ответ в денежном выражении, требуется доработать запрос «Отклонение» следующим образом:

Открываем запрос «Отклонение» в режиме «Конструктор»

· Активизируем меню «Запрос»

· Щёлкаем по строке«Отобразить таблицу»

В случае задания 9 все количественные оценки необходимо умножить на значение «Цена», чтобы получать результаты в денежном выражении. Поскольку поле «Цена» в составе таблицы «Изделия», - данную таблицу необходимо добавить в конструкцию запроса.

Далее:

· Выделяем в окне «Добавление таблицы»наименование таблицы «Изделия»

· ЩелкаемДобавить

· Выделяем в окне «Добавление таблицы»наименование таблицы «Месяцы»

· ЩелкаемДобавить

· Выделяем в окне «Добавление таблицы»наименование таблицы «Цеха»

· ЩелкаемДобавить

· ЩёлкаемЗакрытьокно «Добавление таблицы».

Таблицы «Месяцы» и «Цеха» добавлены также в состав конструкции запроса, поскольку в выходном документе требуется указать наименование цеха и наименование месяца.

Затем:

· Указываем связь между таблицей «Изделия» и запросом «Факт» по строке «Наименование» (см.рис.4.8).

· Указываем связь между таблицей "Цеха" и запросом "План" по строке "Номер цеха"

· Указываем связь между полем "Номер месяца" таблицы "Месяцы" и полем "Месяц выпуска" запроса "План".

· Удаляем поля:

§ План_Sum-Количество

§ Факт_Sum-Количество

§ Выражение 2,

из состава запроса и вместо них с помощью построителя формируем следующие соотношения:

· [Изделия]![Цена] * [План]![Sum-Количество]

· [Изделия]![Цена] * [Факт]![Sum-Количество]

· [Изделия]![Цена] * ([План]![Sum-Количество] - [Факт]![Sum-Количество])

Поля «Номер цеха» и «Месяц выпуска» также удаляем, а на их место вносим:

· Поле "Наименование цеха"из таблицы"Цеха"

· Поле "Наименование месяца"из таблицы "Месяцы"

Убедившись в работоспособности запроса "Отклонение" закрываем окно запроса.

5.3 Создание отчетного документа "Анализ выполнения финансового плана заданным цехом"

Для формирования выходного документа используем объект Access "Отчет", который будем конструировать на основе данных, подготовленных запросом "Отклонение" следующим образом:

· Активизируем вкладку "Отчеты"

· Щелкнем по кнопке "Создать"

· Выберем:

· Мастер отчетовв поле Способ создания

· "Отклонение"-имя запроса в строке "Источник данных"

· щелкнем[Ok].

Выберем поля в последовательности, полностью соответствующей выходному документу Задания 9:

· Наименование цеха

· Наименование месяца

· Наименование изделия

· Код един_измер

· Выражение2

· Выражение3

· Выражение4.

и щелкнем по кнопке "Далее".

На следующем шаге:

· Выберем "Наименование цеха" в качестве первого уровня группировки

· Щелкнем "Далее"

· Установим сортировку по возрастанию для поля:

§ Наименование месяца

§ Наименование изделия

· Щелкнем "Далее"

· Выберем макет"По левому краю 1"

· Щелкнем "Далее"

· Выберем требуемый стиль"Строгий"

· Щелкнем "Далее"

· Введем имя"Анализ выполнения плана сдачи готовой продукции на склад цехом " (в соответствии с заданием 9.)

· Установим опцию"Изменить макет отчета"

· Щелкнем "Готово"

В режиме Конструктор изменим структуру отчета:

· Удалим не нужные нам линии в разделе «Заголовок отчёта»

· Дополним раздел "Заголовок отчета"

o Словом цехом ______________

(наименование)

o Полем

§ Наименование цеха

расположив их над чертойпервойи над чертойвторой.

Далее, используя операции Перемещения объектов, Изменения их размеров и директивы "Панели элементов" :

В области "Заголовок группы "Наименование цеха""

· Изменим содержание надписей в разделе отчета "Заголовок группы" и их расположение в соответствии с формой документа, представленной в задании 9;

· Вычертим разделительные линии между надписями и полями с помощью объекта "Линия" Панели элементов.

Подготовленная таким образом конструкция отчёта представлена на рис. 4.10.

Рис.4.10 Конструкция выходного документа по заданию №9

В конструкции отчёта отсутствует итоговая строка, имеющая место в заданной форме документа. Для её формирования в режиме конструктор отчета:

· Открываем менюВид

· Щёлкаем на строкеСортировка и группировка

В открывшемся окне Сортировка и группировка:

· Выделяем полеНаименование цехаи

В области Свойства группы

· В строке «Примечание группы»устанавливаемДа.

· Щёлкаем[x]ЗакрытьокноСортировка и группировка.

Таким образом мы добавили в конструкцию отчёта раздел «Примечание группы». Именно в этом разделе будем формировать итоговую строку. Для ее формирования:

· Щёлкаем по элементуПолеПанели элементов

· Щелкаем в области Примечание группы «Наименование цеха»

· Перемещаем надпись “Поле ii” раздела «Примечание группы» под поле «един_измер» области данных

Аналогичным образом создаем ещё два поля «Свободный» в области «Примечание группы». При этом надписи, создаваемые одновременно с ними удаляем, а поля располагаем в области «Примечание группы» соответственно под полями «План» и «Факт» области данных. Очертим строку полей «Свободный» прямыми линиями так, как это сделано в «Области данных». Полученный вариант конструкции отчёта представлен на рис.4.11.

Рис.4.11 Конструкция отчёта с итоговой строкой

Теперь в поля «Свободный» необходимо ввести расчётные соотношения:

· Sum ( План)

· Sum ( Факт)

Для этого:

· Щёлкнем правой кнопкой на поле «Свободный»

· Щёлкнем левой кнопкой на строке «Свойства»

В открывшемся окне:

· Активизируем вкладку «Данные»

· Щёлкнем в строке данные на кнопке[…]«Построить»

В окне «Построитель выражений»

· ВыберемФункцииВстроенныеСтатистическиеSum

· ЩёлкнемВставить.

Выделим аргумент функцииSum

· ВыделимReportsЗагруженные отчётыАнализ выполнения ….

Далее:

· Выражение 2Значениеи

· Щёлкнем Вставить.

· Щёлкнем[Ok]в окне «Построитель выражений»

· Щёлкнем[x]ЗакрытьокноПоле: Поле ij

Таким образом расчётное соотношение Sum(План) сформировано. Аналогичным образом в двух других полях сформируем Sum(Факт).

Подкорректируем размеры разделов отчета посредством последовательных перемещений границ в режиме "Конструктор" и просмотрим результат в режиме "Вид".

Действуем методом последовательных приближений:

· Вносим изменения в режиме "Конструктор";

· Включаем режим Предварительного просмотра;

· Анализируем увиденное;

· Вновь переходим в режим "Конструктор", чтобы внести необходимые корректировки в структуру документа.

Добившись приемлемого вида выходного документа, выводим его на принтер, воспользовавшись директивой "Печать" меню "Файл". Выходной документ представлен на следующей странице.

Можно отметить полную эквивалентность выходного документа заданию.

Заключение

В результате проделанной работы спроектирована и реализована средствами MS Access автоматизированная информационная система, поддерживающую работу Отдела сбыта предприятия.

Автоматизированная система позволяет провести - анализ выполнения финансового плана заданным цехом за заданный месяц.

В то же время система практически готова к реализации таких операций, как:

· помесячный учет фактического выпуска продукции в натуральном и стоимостном выражении

· помесячный учет фактической сдачи продукции цехами на склады:

· анализ выполнения плана поступления изделий на склады:

· анализ обеспеченности договоров планами выпуска

· анализ выполнения плана сдачи:

· анализ выполнения финансового плана предприятия на Заданный месяц

· и других операций анализа.

Автоматизация указанных задач позволит оперативно вести учет: выпуска продукции цехами изготовителями, поступления продукции на склады, отгрузки продукции в соответствии с Договорами, своевременной оплаты отгруженной продукции и, тем самым, улучшить качество принимаемых решений и обеспечить своевременное выполнение всех обязательств предприятия перед Заказчиками.

Список рекомендуемой литературы

Говядинов Н.Н., Железко Б.А., Морозевич А.Н. Основы экономической информатики: Учебное пособие/под общей редакцией А.Н.Морозевича. - Мн.:ООО “Мисанта”, 2008.

Экономическая информатика, учебник для ВУЗов под ред. Д.э.н. Евдокимова В.В. С.-Петербург, 1997г.

Экономическая информатика / под ред. П.В.Конюховского и Д.Н. Колесова. - СПб: Питер, 2008.-560с.:ил.

Дж.Мартин Организация баз данных в вычислительных системах. С англ. Под ред. А.Л.Щерса. М.: МИР, 1978. - 616с.: ил.

Евстафьев Е.Н., Чернов М.А. Система управления базами данных для Windows, часть 1. Учебное пособие, СПб.:2003г.-38с.

Евстафьев Е.Н., Чернов М.А. Система управления базами данных для Windows, часть 2. Учебное пособие, СПб.:2003г.-46с.

Евстафьев Е.Н., Евстигнеев Ю.Ф. Пилюгина Е.А., Приходченко А.П., Путинцева М.А., Саитова Г.И. Методические указания и задания для выполнения курсовых работ по дисциплине "Информатика" для студентов заочного отделения. Тема: Проектирование информационных баз данных - Спб..: Изд-во СПбГУЭФ. 2007,- 35с.

Евстафьев Е.Н., Евстигнеев Ю.Ф. Пилюгина Е.А., Приходченко А.П., Путинцева М.А., Саитова Г.И. Методические указания и задания для выполнения курсовых работ по дисциплине "Информатика" для студентов заочного отделения. Тема: Основы работы в СУБД Access - Спб..: Изд-во СПбГУЭФ. 2007,- 68с.

Т.Е.Каминская Введение в СУБД Microsoft Access. Учебное пособие.-СПбГУЭФ, СПб.,2004г.

Информационные системы в экономике. Учебное пособие для ВУЗов/под ред.проф.Г.А.Титаренко.-М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2008г.-463с.

Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений/под ред. проф. А.Д.Хомоненко.-СПб.: КОРОНА, 2007.-416с.

Евстигнеев Ю.Ф. Информационные базы данных. Конспект лекций. Великий Новгород, 2012, - 24с.

htpp://www.yandex.ru - поисковая система.

Джон Кауфельд , Microsoft Office Access 2003: Пер. с англ. -- М.: Издательство «Диалектика», 2006. -- 320 стр. с ил.

Размещено на Allbest.ru