Программно-технические решения обеспечения управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Сибирская академия государственной службы»

Институт переподготовки специалистов

Кафедра Финансы и кредит

Дисциплина Информационные системы в экономике

Письменное контрольное задание

для студентов дистанционного обучения

Студент Подоляк Татьяна Гариевна

Группа 09410

Новосибирск 2011

1. Опишите основные параметры информационных систем управления и экономики, использующиеся в Вашей организации; опишите сферу их применения (ориентируйтесь на перечень систем, упоминающихся в УМК или использующихся в Вашей организации). Предложите способы повышения эффективности работы Вашей организации по управлению производством и финансами, если бы Вас не ограничивали в выборе программных и технических решений

На нашем предприятии используется система автоматизации делопроизводства «1С: Документооборот». Эта система позволяет работать с большим объемом документооборота: создание, копирование, ведение архива, получение, отправление, визирование, настройка, хранение и поиск документов.

Главная цель системы - создание единого информационного пространства предприятия, документы легкодоступны и уменьшает количество операций по ручной обработке документов. «1С: Документооборот» классифицируется по автоматизации как система обмена электронными документами, перевод документов из бумажного вида в электронный.

Задача автоматизации документооборота:

распознание текста и содержимого печатных форм;

оптимизация стоимости хранения больших объемов данных;

обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы.

Система «1С: Предприятие»: комплексная конфигурация «Бухгалтерия; Торговля; Склад; Зарплата; Кадры» представляет собой универсальную программу - конструктор, которая позволяет вести учет в одной информационной базе от имени нескольких организаций.

Бухгалтерский учет реализует стандартную методологию учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством России.

План счетов и настройка аналитического учета реализованы практически во всех разделах учета. Набор документов, автоматизированный ввод бухгалтерских операций рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета:

операции по кассе и банку, учет основных средств и нематериальных активов, учет материалов и МБП, учет производства продукции, учет валютных операций, расчеты с организациями, дебиторы и кредиторы, расчеты с подотчетными лицами, расчет заработной платы, учет расчетов с бюджетом, формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.

Система позволяет вести одновременно два вида учета торговой деятельности:

а) Управленческий учет ведется с целью формирования информации о деятельности компании для внутреннего использования;

б) Финансовый учет ведется для правильного отражения деятельности всех фирм составляющих компанию в бухгалтерском учете.

Система позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещение сотрудников, вести штатное расписание предприятия, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и генерировать отчеты по кадровым данным сотрудников.

Начисление заработной платы производится по повременной или сдельной оплате труда в соответствии с табель - календарями работников и отклонениями от обычного графика работы, происшедшими на текущий расчетный период.

Для повышения эффективности работы по управлению производством и финансами нашего предприятия я бы предложила систему БОСС - Референт. Которая предназначена для создания полноценной системы управления процессами обработки документов, а также для организации контроля за этими процессами. Эта система охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, хранения документов, автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства, а также позволяет обрабатывать и хранить информацию любого типа (текстовые файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы).

Основной задачей БОСС - Референт является автоматизация процессов работы с документами. БОСС - Референт включает в себя общекорпоративную электронную почту и обеспечивает пересылку документов и информации между сотрудниками предприятия. Система БОСС - Референт позволяет использовать встроенные средства календарного планирования, которые незаменимы при организации деятельности рабочих групп, подготовки совместных мероприятий и встреч.

2. Перечислите программно-технические решения обеспечения управленческой деятельности, использующиеся в Вашей организации, и укажите уровень их применения (персональное место, руководитель, групповая работа и др.)

Программно-технические решения обеспечения управленческой деятельности, использующиеся на моем предприятии построена на компоненте «Бухгалтерский учет» системы 1С: Предприятие в виде специализированной конфигурации «Упрощенная система налогообложения». В конфигурации поддерживается учет для объекта налогообложения, выбранного пользователем:

доходы;

доходы, уменьшенные на величину расходов.

В системе 1С: Предприятие регистрируются отдельные факты хозяйственной деятельности, которые автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете. Бухгалтерский учет ведется методом начисления, а налоговый кассовым методом. Это позволяет получить сведения о реальных размерах активов и обязательств организации, его финансовом состоянии и выполнить требования Налогового кодекса.

В случае перехода предприятия с общего режима налогообложения на упрощенную систему налогообложения в налоговом учете автоматически соблюдаются правила переходного периода.

Набор документов, автоматизирующих учет хозяйственных операций:

учет операций по кассе;

учет операций по банку;

учет основных средств;

учет нематериальных активов;

учет материалов;

учет товаров;

учет затрат на производство;

учет издержек обращения;

учет выпуска продукции;

учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;

учет оплаты труда;

учет расчетов с подотчетными лицами.

Также здесь можно настроить рабочий план счетов, реализован учет материально производственных запасов, обособленный учет дополнительных расходов на их приобретение. Организация учета позволяет автоматически определить, в какой сумме следует признавать материальные расходы при списании материалов в производство и при оплате приобретенных ценностей.

В состав программы входят подсистемы, которые на уровне пользователя можно разделить на две части:

1) объекты метаданных: План счетов, Журнал проводок, Журнал операций, Константы, Справочники, Отчеты и Обработки, Журналы документов.

План счетов - базируется на плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ. Предназначен для хранения списка типа Счет и представляет собой таблицу, каждая строка которой отражает определенный счет или субсчет бухгалтерского учета. Он обеспечивает визуальное представление реквизитов счетов и возможность их коррекции конечным пользователем.

Журнал проводок - предназначен для просмотра списка проводок, принадлежащих разным операциям. В этом журнале для каждой проводки приводятся следующие характеристики: дата и время формирования проводки, номер документа, сформировавшего данную проводку, название этого документа, юридическое лицо, содержание операции, счет дебета, счет кредита, субконто кредита.

Журнал операций - предназначен для просмотра списка введенных операций, для работы с операциями. В журнале операций операции можно вводить тремя способами: вручную, с помощью шаблонов типовых операций и с помощью документов.

Константы - предназначены для хранения информации общего характера, которая либо совсем не изменяется в процессе эксплуатации программы, либо изменяется очень редко. Значения констант используются в конфигурации при вводе документов и при формировании различных отчетов. Часть констант является периодическими, их значения задаются на разные даты, то есть эти константы хранят историю изменений свих значений.

Справочники - в них хранится нормативная и справочная информация, которая используется при работе с программой.

Отчеты и Обработки - предназначены для получения хранящейся в информационной базе информации в удобном для пользователя виде.

Журналы документов - используются для ввода новых документов, просмотра и редактирования введенных ранее документов. Каждый журнал позволяет работать с документами, относящимися к одной группе функционального предназначения.

2) объекты сервиса: калькулятор, календарь, табло счетов, редактор таблиц, текстовый редактор, справочная подсистема.

Калькулятор - для выполнения несложных текущих расчетов. Имеется два вида встроенных калькуляторов: числовой и формульный.

Календарь - при работе с документами и при формировании отчетов в программе указывает дату встроенный календарь.

Табло счетов - для оперативного получения наиболее важной информации из бухгалтерских итогов. Позволяет просматривать остатки и обороты по выбранным бухгалтерским счетам за любой рассчитанный период с детализацией до месяца.

Редактор таблиц - разработка и отладка совместно с текстовым редактором алгоритма функционирования подсистем программы с использованием встроенного языка программирования на стадии создания или настройки различных конфигураций.

Текстовый редактор - разработка и отладка алгоритма функционирования подсистем с использованием встроенного языка программирования на стадии создания или настройки различных конфигураций.

Справочная подсистема - содержит только наиболее общую информацию о работе с различными объектами и функциями программы.

3. Опишите программно-технические пакеты автоматизации Вашего рабочего места (или работы Вашего отдела), относящиеся к классу программ управления электронными документами или поддержки принятия решений

К программам управления электронными документами моего рабочего места является система обмена электронными документами «1С: Документооборот». Эта система позволяет многократно копировать какие-либо документы, хранить их и поэтому документы стали легко доступны. Также значительно уменьшилось количество операций по ручной обработке документов. Автоматизация перевода документов из бумажного вида в электронный, а также связанная с ней задача распознания текста и содержимого печатных форм, задача оптимизации стоимости хранения больших объемов данных - это смежные темы, связанные с автоматизацией документооборота. Одной из самостоятельных функций системы является ввод документов в Архив, то есть перевод документов из бумажного вида в электронный. Вводить, хранить и получать информацию позволяет справочник (объект программы) в виде записей. Большинство операций с документами выполняются в специализированных журналах: журнал операций - используется для записи информации о каждой операции и для осмотра списка всех операций; журнал проводок - позволяет просмотреть проводки всех операций в хронологическом порядке ввода; журнал документов - дают возможность просмотреть списки документов определенного вида. Общий журнал документов содержит информацию обо всех документах, которые были сохранены в информационной базе программы в течение всего периода работы с программой. Из журналов операций или проводок с помощью команд документы создаются документы:

платежные поручения в определенной форме;

доверенность, счет;

счет-фактура выданный;

выписка, выпуск готовой продукции;

приходный кассовый ордер;

расходный кассовый ордер;

авансовый отчет;

зачет взаимных требований;

поступление основных средств;

списание основных средств;

приказ об увольнении;

приказ об изменении окладов;

приказ о кадровых изменениях закрытие месяца.

На основании операций и документов, созданных за определенный период работы, программа формирует проводки, вычисляет и сохраняет все данные об остатках и оборотах по каждому счету и субчету. Все множество упомянутых данных образуют результаты бухгалтерского учета за определенный промежуток времени, а полученные результаты называют бухгалтерскими итогами. В бухгалтерском учете учет выручки от реализации товаров, работ и услуг признается методом начисления, а для налогообложения - кассовым методом. Датой получения доходов признается день поступления средств на счета в банках и в кассу, получения иного имущества (работ, услуг) и имущественных прав. Под расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Экономически оправданные считаются затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота. Необходимым условием признания затрат для целей налогообложения является подтверждение производственных расходов первичными документами (оформленные в соответствии с законодательством РФ).

4. Используя обзоры систем управления производством и финансами учебно-методического комплекса, составьте перечень необходимых на Ваш взгляд программных продуктов для Вашего рабочего места и работы Вашего отдела (подразделения). Напишите подробное обоснование целесообразности их применения в виде служебной записки Вашему руководителю. Обоснуйте отдельно приобретение каждого программного пакета. Как Вы их будете применять? Действительно ли они необходимы?

Служебная записка

В связи с производственной необходимостью прошу Вас автоматизировать мое рабочее место. Для этого необходимо разрешить приобрести компьютер и программные средства к нему:

Процессор AMD Athlon 64 3000+VeniceSocket 939 (ADA3000DAABx) дешевый и очень выгоден, славились высоким разгонным потенциалом и материнская плата работает стабильно.

Материнская плата 128Мb 6600 GT TV DVI (Gigabyte GV-N66T128D) OEM- главный узел, определяющий возможности компьютера.

Оперативная память DIMM DDR400 PC3200 0512Mb Hyundai/Hynix- для хранения данных во время работы компьютера.

Дисковод FDD3,5 SONY- устройство для чтения программ и данных, поставляемых на лазерных носителях (компакт-дисках).

Винчестер 80000Мb SATA 150WD- внешняя память.

Видеокарта ECS NFORCE3-A939 Socket939, nForce3 250, DDR400+, FSB1600, AGP 8x, SATA Raid, Sound, USB 2.0, LAN- дополнительная сменная плата, обеспечивающая физическую связь между процессором и монитором, а также служит для вывода графической информации на экран монитора.

Корпус Microlab ST4002 Biege, Middle Tower, ATX, 360W, USB, AUDIO, 5.25x3, 3,5х3- так как подбор производится из различных комплектующих.

Монитор LG L1717S (BN) bleck 1280x1024, 550:1, 250cd/m^2, 12ms- устройство для вывода информации в визуальном виде на экран.

Клавиатура DF E KS-940, USB- предназначена для ввода информации от пользователя.

Мышь DEFENDER 3530 White Wheel Opticsl PS/2-для выполнения операций, команд.

Принтер Canon LASER SHOT LBP-1120- для вывода информации на бумагу. Этот принтер хорош тем, что быстро печатает, не шумит, отличное качество, не очень чувствителен к бумаге.

Microsoft MS730-01008 Windows 98 Russian CD Second Edtn - программа для работы на компьютере, легкость использования, поддержка популярных программ и устройств, совместимость с 32 разрядными приложениями позволяют пользователям персональных компьютеров существенно увеличить производительность своей работы.

ABBYY FineReader 9.0 Home Edition - это сбалансированная по цене и возможностям программа, входящая в линейку продуктов ABBYY для распознавания текстов, которыми пользуются десятки миллионов людей во всем мире. Позволяет редактировать полученный электронный документ в популярных офисных приложениях, отправлять по электронной почте, публиковать в интернете, а также сохранять в форматах HTML, RTF, DOC, XLS, TXTи PDF.

Программа «1С: Предприятие» - это система программ, которая предоставляет широкие возможности ведения автоматизированного учета на предприятиях, в организациях и учреждениях, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета. Позволяет организовать эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый, складской и производственный учет, а также расчет заработной платы и налогообложение.

Symantec AntiVirus - этот антивирус представляет собой быстродействующее надежное средство антивирусного осмотра и лечения, оптимизированные для достижения высоких скоростных характеристик и потребляющие минимум ресурсов существующей сетевой инфраструктуры. Может обновляться каждый день в заданный час.

Audit Expert- фирма производитель Про-Инвест, Россия. С помощью этой программы можно выполнять адаптацию методов финансового анализа, вводить дополнительные показатели, разрабатывать собственные методы анализа. Эта программа выполняет преобразование российской финансовой отчетности в отчеты, соответствующие международным стандартам финансовой отчетности. С помощью программы можно провести переоценку статей баланса, рассчитать множество финансовых показателей и получить автоматическое заключение о финансовом состоянии предприятия. Программа предлагает широкий набор инструментов для разработки собственных методик анализа, аналитических таблиц, отчетов, графиков. Преимущество программы - возможность динамического обмена данными с любыми приложениями Windows, что позволит использовать программу в качестве аналитического модуля в различных системах управления предприятием.

Forecast Expert - прикладной пакет прогнозирования, с которым могут работать специалисты- практики, не имеющие глубокий математической подготовки. Фирма производитель Про - Инвест, Россия. Программа предназначена для разработки стратегического и тактического планов маркетинга и контроля их выполнения. Особенности программы состоят в том, что встроенный интеллектуальный модуль автоматически анализирует числовой ряд и выбирает наиболее адекватные параметры для прогноза.

5. Дайте краткую характеристику использующихся в Вашей организации локальных или сетевых баз данных и опишите их применение в Вашей конкретной деятельности

На моем предприятии используется информационная база системы 1С: Предприятие. Мониторинг может осуществляться как при сетевой базе данных, так и при работе пользователя в локальных базах данных.

В системе 1С бухгалтер выполняет свои задачи, связанные с ведением бухгалтерского учета. Основное предназначение данного режима - оперативный контроль за действиями пользователей, работающих с информационной базой системы 1С: Предприятие.. Одной из основных функций компонента является ведение журнала регистрации, который позволяет восстановить последовательность действий пользователя в течение заданного промежутка времени.

Базы данных системы 1С: Предприятие на нашем предприятии:

1С: Бухгалтерский учет - это демонстрационная база данных, которую можно использовать и для обучения.

1С: Бухгалтерский учет - в этой базе данных хранятся данные по всем разделам налогового учета на предприятии.

1С позволяет создать копии информационной базы для того, чтобы у каждой бухгалтерии была своя индивидуальная копия. Это важно для учебных целей, то есть за одним компьютером в разное время могут осваивать практические навыки работы с помощью данного самоучителя разные пользователи, причем каждый с использованием своих копий информационных баз, не мешая друг другу и не внося искажений в исходные информационные базы, которые хранятся.

1С: Бухгалтерия автоматизирует процесс ручного труда бухгалтера в составлении сложных отчетов и корректировки документов по их ведению.

6. Выберите один программный пакет, упомянутый Вами при выполнении п.4 и напишите, какие преимущества Вам даст его постоянное использование в повседневной работе. При необходимости дополните свой текст перечнем технических средств, обеспечивающих работу выбранного пакета

Я считаю, что программный пакет Forecast Expert даст ряд преимуществ в повседневной работе нашего предприятия:

а) эта программа позволяет даже не профессионалам в области математической статистики пользователям быстро получать достоверные прогнозы в области финансов, производства и маркетинга (изменение курсов акций, цены на различные товары) с учетом сезонных колебаний и влияния других факторов.

б) позволяет проанализировать зависимость прогнозируемого временного ряда от другого временного ряда, называемого базовым, и позволит построить прогноз с учетом вышеуказанной зависимости, это оказывает незаменимую услугу при анализе и прогнозе стоимости изделия, в ценообразовании которого один фактор играет главенствующую роль.

в) программа представляет результаты в табличном и графическом виде, а также сохраняет их в файл. При помощи специального модуля Project Chart программа строит графики исходных данных, построенного прогноза и доверительного интервала. Результаты расчетов могут быть включены в отчет, а также экспортированы в электронные таблицы, текстовые файлы или файлы DBF - формата.

г) можно построить прогноз ряда, который имеет ограничения сверху или снизу (ряд «пороговых значений»).

информационный автоматизация программный

Размещено на Allbest.ru