Методы компьютерной автоматизации

Размещено на http://allbest.ru

Введение

компьютерный word excel access

Любое предприятие сталкивается с проблемой автоматизации работы отдельных сотрудников и подразделений в целом. Первая проблема при этом - как выбрать подходящие программные продукты? Желательные свойства информационной системы сильно зависят от размеров предприятия и специфики его бизнеса, но есть и универсальные требования.

Конечно, любое предприятие нуждается в инструментах для работы с текстами (создание, редактирование, оформление документов), а также для обработки данных (электронные таблицы, средства анализа и планирования, СУБД). Но этого, как правило недостаточно. Ведь с документами работают разные люди, и документы часто состоят из различных частей, включая тексты, числа, таблицы, графики, диаграммы, рисунки, даже звук или видео.

Сегодня все это возможно благодаря созданному компанией Microsoft семейству программ для поддержки офисной деятельности Microsoft Office.

Комплект программных продуктов Microsoft Office включает несколько приложений, образующих единую среду для обработки самой различной информации. В состав Microsoft Office входит мощный текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство для подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint а также инструмент организации и планирования работы Microsoft Outlook. Кроме того, существует профессиональная версия Microsoft Office, в которую помимо перечисленных приложений входит система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.



1. Взаимодействие приложений

Microsoft Office отличается тесной интеграцией приложений. Это означает, что все программы, входящие в состав Microsoft Office, "умеют" обмениваться информацией и позволяют делать это достаточно просто.

Например, если необходимо подготовить отчет по результатам финансового периода, содержащий иллюстрации, то данные можно обработать в Microsoft Excel, построить на их основе графики и диаграммы и затем поместить их в текст документа, который создан в Microsoft Word. Перемещение диаграммы производится с помощью операций копирования в буфер обмена Microsoft Windows и вставки в документ, которые доступны через основное меню приложения, через панели инструментов, через горячие клавиши или через контекстное меню, которое появляется при нажатии на правую кнопку мыши. Наконец иллюстрацию, как и любой другой объект, можно "связать" с документом, просто "захватив" мышью в одном приложении и "перетащив" на подходящее место в другом (режим "Drag and Drop").

Приложения Microsoft Office допускают обмен любыми данными между любыми приложениями. Например, можно использовать диаграммы из Microsoft Excel для оформления отчетов в Microsoft Word или для иллюстрации презентации в Microsoft PowerPoint. Можно поместить кусок таблицы из Excel в текст документа Word или в слайд PowerPoint, а можно импортировать в базу данных Microsoft Access. Кроме того, любое приложение Microsoft Office позволяет поместить в документ (будь это текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок в любом формате, а также видеофрагмент или просто звуковой ролик.

При перенесении отдельных объектов из одного приложения в другое помимо обычной операции копирования/вставки возможно использование механизма связывания оригинального объекта и его копии. В этом случае при изменении исходных данных в таблице Excel меняется построенная на их основе диаграмма, а вместе с ней и та копия диаграммы, которая содержится в документе Microsoft Word.

Это дает возможность эффективной работы с составными документами, в которых используются различные источники. Например, данные можно взять из базы данных Access. Они будут обновляться автоматически и любой, кто захочет ознакомиться с таким документом, увидит самые последние цифры.

Семейство Microsoft Office содержит набор инструментов, общих для всех приложений. К ним относятся механизмы проверки правописания и грамматики, средство для рисования, инструмент для создания красочных заголовков, редактор организационных диаграмм, инструмент для редактирования математических формул, редактор фотоизображений, библиотека картинок, и т. д. Сюда же относятся и панели инструментов, и даже меню, которые являются стандартными элементами любого приложения Microsoft Office.

Эти инструменты устанавливаются на диске один раз, а затем используются всеми приложениями Microsoft Office. Эта особенность позволяет сэкономить место на диске, обеспечивает высокую скорость работы приложений и единый интерфейс. Можно легко начать работу с любым приложением Microsoft Office, изучив лишь одно из них.

Начиная с версии 97, в Microsoft Office входит новое приложение - Microsoft Outlook. Это приложение представляет собой инструмент для организации и планирования персональной деятельности. Microsoft Outlook включает электронную почту, базу по контактам, календарь и т.д. Но главное, - он связывает все приложения, выступая как средство организации работы с ними.

С помощью Microsoft Outlook можно назначить встречу, добавив в ее описание сопроводительный документ. Это может быть список вопросов, которые планируется обсудить, в формате Microsoft Word, или отчет о результатах года по продажам в формате Microsoft Excel. Можно переслать составленный документ по электронной почте или в виде факс-сообщения.

2. Общие положения Microsoft Word

Программа Microsoft Word является многофункциональной системой обработки текстов. Поскольку текстовый процессор Word работает в среде Windows то на первом месте среди ее достоинств стоит исключительная дружественность пользователю.

Управление всеми пунктами менюи командами может выполняться как с помощью мыши, так и с помощью горячих клавиш (Short-Cuts), для экономии времени пользователя на выполнение определенного набора операций. Представление WYSIWYG (Wat You See Is What You Get) позволяет просмотреть на экране готовый к печати документ не затрачивая время и бумагу на распечатку пробных страниц. Форматирование символов, например курсивное или жирное имеет адекватное представление на экране. И это справедливо для любых гарнитур и кеглей.

Редактор Microsoft Word так же как и Microsoft Wondows разработаны одной корпорацией. Это позволяет обеспечить максимальную согласованность этих систем друг с другом, а так же с другими программами совместимыми с Microsoft Windows. Тексты и иллюстрации многих форматов могут быть импортированы в Word непосредственно из других программ и встроены в текст документа. В результате такой процедуры они становятся частью текстового файла WinWord или продолжают при этом существовать отдельно благодаря механизму объективного связывания и встраивания (Objekt Linking And Embeding). Так же присутствует ряд хорошо зарекомендовавших себя функций, такие как возможность не прерывая работу с документом распечатать некоторые страницы. В этом случае программа управления печатью с буферизацией берет на себя наблюдение за печатью на заднем плане. Письма и факсы, записки и отчеты, публикации и web страницы - вот далеко не полный перечень документов с над которыми пользователь имеет возможность работать используя текстовый процессор Word.

В Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач.

Копирование текста

Способы копирования текста:

1 способ: выделить фрагмент текста; использовать команды Вырезать, Копировать, Вставить в меню Правка;

2 способ: выделить фрагмент; нажать Ctrl при перемещении, Ctrl + Shift при копировании; установить курсор в место вставки, нажать правую клавишу мыши;

3 способ (с помощью клавиатуры): выделить фрагмент; нажать F2 при перемещении, Shift + F2 при копировании; перейти в место вставки клавишами управления курсором, нажать Enter;

4 способ: выделить фрагмент; перетащить мышкой в нужное место при нажатой левой клавише, при копировании удерживать клавишу Ctrl.

Сохранение документа во время работы. Использование свойств документа

Способы сохранения документа:

- Кнопка Сохранить на панели инструментов - сохраняет файл под имеющимся именем в той же папке;

- Команда в окне редактора Файл/Сохранить - сохраняет файл под имеющимся именем в той же папке;

- Команда в окне редактора Файл/Сохранить как - позволяет изменить имя файла, тип файла, выбрать другую папку; затем следует нажать кнопку Сохранить.

- Редактор позволяет сохранить документы в форматах: dot(шаблоны), rtf(форматированный текст), txt(текстовый без форматирования), HTML(текст с гиперссылками), в формате MS-DOS, doc(предыдущей версии Word 6.0/95), xls(электронные таблицы) и др.

Автозамена

Ниже перечислены некоторые типы ошибок, которые могут быть исправлены автоматически при вводе:

- Последствия случайного нажатия клавиши CAPS LOCK (впервые появилась в Word 95). Например, в начале предложения слово автоматически заменяется на Этот режим ввода прописных букв (соответствующий нажатой клавише CAPS LOCK) автоматически отключается.

- Типичные опечатки в словосочетаниях. Например, слова почтовы йадрес автоматически заменяются словами почтовый адрес.

- Грамматически не сочетаемые пары слов. Например, слова этот слово автоматически заменяются словами это слово.

Автоформат при вводе

В Word предусмотрена возможность автоматического форматирования текста при вводе.

- Автоматическое создание нумерованных и маркированных списков (впервые появилось в Word 95). Например, если в начале первого элемента списка ввести звездочку, будет создан маркированный список.

- Автоматическое создание границ (впервые появилось в Word 95). Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или знаков равенства (=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически создана одинарная или двойная граница.

- Автоматическое присвоение тексту встроенных стилей (впервые появилось в Word 95). Например, если завершить строку текста не знаком препинания, а двойным нажатием клавиши ENTER, ей будет автоматически присвоен стиль «Заголовок 1».

- Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей (впервые появилось в Word 95; применимо только к английскому тексту). Например, сочетание «1st» автоматически заменяется сочетанием , а дробь «1/4» -- символом ј.

- Автоматическое оформление сетевых путей и адресов Интернета как гиперссылок. При выборе гиперссылки на адрес Интернета автоматически запускается имеющееся средство просмотра Web и открывается указанная Web-страница. При выборе гиперссылки на сетевой путь автоматически запускается программа, необходимая для открытия файла назначения, и открывается указанный файл.

- Автоматическое применение форматирования, используемого для оформления начала первого элемента списка, к началу последующих элементов этого списка. Например:

1. Word выполнит всю работу за вас.

2. Word сделает ваши документы красивыми.

- Автоматическое преобразование последовательности плюсов и дефисов (+-+-+) в таблицу. Каждой паре плюсов (+) соответствует один столбец.

- Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом слева.

Автозаполнение

Автоматическое предложение полного варианта слова или фразы после ввода нескольких первых букв. Чтобы принять предложенный вариант, нажмите клавишу ENTER. Ниже перечислены некоторые элементы, к которым применимо автозаполнение:

- текущая дата;

- дни недели;

- названия месяцев;

- имя автора и название организации;

- элементы списка автотекста.

Автореферат

В Word появилась возможность выполнения статистического и лингвистического анализа документа с целью выделения его ключевых положений. На основании этого анализа составляется реферат. Таким образом можно выделить ключевые положения в электронном документе и просматривать его с разной степенью детализации или поместить автоматически составленный реферат в отдельный документ. Размер реферата устанавливается пользователем и может варьироваться.

При составлении рефератов необходимо соблюдать законы об авторском праве. Ответственность за точность реферата возлагается не на программу, а на пользователя.

Автоматическое создание и предварительный просмотр стилей

При работе со стилями в Word используйте следующие новые возможности:

- В случае применения нового форматирования к тексту автоматически создается новый стиль.

- В случае изменения форматирования текста соответствующие изменения автоматически вносятся в определение стиля.

- Список стилей на панели форматирования содержит образцы стилей.

Мастер писем

Мастер писем позволяет легко и быстро создать нужное письмо путем выбора готовых элементов письма. Кроме того, раз введенные сведения об адресате (имя, фамилия, адрес, должность и т. п.) автоматически сохраняются. При создании следующего письма этому адресату достаточно будет выбрать его имя из списка; все остальные данные будут добавлены автоматически.

Помощник

Новое средство Office -- помощник -- использует технологию IntelliSense™. Его основное назначение -- автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи. Например, если помощник решит, что вы собираетесь приступить к созданию письма, то предложит запустить мастера писем. Помощник является основным средством получения справочных сведений о работе в Word, а также советов по повышению эффективности работы, наглядных примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.

Проверка правописания

Ниже перечислены основные средства проверки правописания и правки текста, используемые в Word.

1. Проверка орфографии при вводе

Проверка на наличие орфографических ошибок по ходу ввода текста и выделение возможных ошибок прямо в документе (впервые появилось в Word 95).

2. Проверка грамматики при вводе

Проверка на наличие грамматических ошибок по ходу ввода текста и выделение возможных ошибок прямо в документе. Как и при автоматической проверке орфографии, при проверке грамматики автоматически предлагаются возможные варианты правильного написания. Для вывода списка вариантов следует щелкнуть выделенный текст правой кнопкой мыши.

3. Пропуск определенных элементов текста при проверке правописания

- По желанию пользователя при проверке орфографии пропускаются слова, состоящие из прописных букв и/или содержащие цифры.

- Пропуск имен файлов и адресов Интернета.

4. Проверка грамматики

Выделение ошибок и автоматическое предложение вариантов правильного написания позволяет существенно сократить время правки. По сравнению с предыдущими версиями улучшен синтаксический анализ, более точными стали предлагаемые варианты правильного написания, а также расширен набор грамматических и стилистических правил.

5. Совместная проверка орфографии и грамматики

В тексте одновременно выполняется поиск и орфографических, и грамматических ошибок. Все ошибки устраняются за один сеанс проверки.

Таблицы, границы и заливка

В Word появились следующие средства, упрощающие работу с таблицами, границами и заливкой.

Таблицы

1. Рисование таблиц

Позволяет создавать таблицы -- столбцы, строки и ячейки, -- рисуя их с помощью мыши, как карандашом. Теперь отдельные ячейки таблицы могут иметь любую ширину и высоту.

2. Ластик

Позволяет легко удалить границу любой ячейки, строки или столбца таблицы, что дает тот же эффект, что и объединение ячеек. В предыдущих версиях Word можно было объединять только ячейки, находящиеся в одной строке. В Word 97 можно объединять любые соседние ячейки -- как по вертикали, так и по горизонтали.

3. Выравнивание по вертикали

Позволяет быстро выровнять содержимое выделенных ячеек таблицы по верхнему или нижнему краю либо по середине ячейки, используя кнопки выравнивания, расположенные на панели инструментов. Если текст в ячейках ориентирован вертикально, назначение этих кнопок меняется автоматически: используйте их для выравнивания по верхнему или нижнему краю либо по центру ячейки.

4. Вертикальная ориентация текста

Позволяет расположить вертикально (с поворотом на 90 градусов) текст в ячейках таблиц, надписях и рамках. Это средство может оказаться очень полезным при создании наклеек, а также печатных документов, содержащих сведения об авторских правах и т. п., расположенные вертикально.

5. Изменение размера строки таблицы

Позволяет регулировать высоту любой строки непосредственно в таблице посредством перетаскивания границы строки вверх или вниз подобно тому, как можно изменить ширину столбца. Если при перетаскивании удерживать нажатой клавишу ALT, на вертикальной линейке будет показана фактическая высота строки.

Границы

1. Новые типы границ

Для оформления документов предлагается более 150 различных типов границ, в том числе объемные границы и границы, состоящие из нескольких линий, которые особенно популярны в профессиональных документах.

2. Границы страниц

Позволяет создать границу вокруг каждой страницы. В дополнение к 150 новым типам границ предлагаются более 160 типов графических границ страницы. Также существует возможность настройки границ страниц. Например, можно:

- задать свой тип границы для каждого края страницы;

- поместить колонтитулы внутрь границы;

- оформить первую страницу не так, как остальные.

3. Границы текста

Позволяет применить границы к отдельным словам и символам внутри абзаца. При этом можно использовать любые имеющиеся типы границ. Например, это существенно упрощает создание границ вокруг заголовков.

Заливка

Позволяет выделить наиболее важные фрагменты документа, к которым следует привлечь внимание других пользователей. В Word заливку можно применить не только ко всему абзацу, но и к отдельным словам и символам внутри абзаца. При этом можно использовать любые имеющиеся типы заливки.

Совместная работа нескольких пользователей

В Word появились новые возможности и средства, повышающие производительность и эффективность работы членов рабочих групп.

1. Создание версий

Ведение истории работы над документом. Это дает возможность точно определить время, характер и автора изменений, внесенных в документ. Кроме того, к каждой версии документа могут быть добавлены произвольные заметки. Все сведения о версиях документа хранятся в самом документе, что избавляет от необходимости хранить несколько копий документа. Кроме того, можно установить режим автоматического сохранения текущей версии документа в конце каждого сеанса работы с ним. Это позволяет определить автора любой версии документа.

2. Слияние документов

Объединение всех изменений и примечаний, внесенных несколькими рецензентами, в один документ с помощью одной простой операции. Нескольким рецензентам можно предоставить для проверки отдельные копии документа, после чего все исправленные копии объединяются в итоговый документ. Или, например, можно унести домой копию документа, исправить ее там, а затем вернуть исправленную копию и автоматически объединить внесенные изменения с исходным документом.

3. Примечания и всплывающие подсказки

Быстрый просмотр на экране примечаний любых рецензентов непосредственно в документе без открытия отдельной области. Примечания легко обнаружить в документе -- текст, снабженный примечанием, выделяется желтым цветом. При установке указателя на этот текст над ним появляется всплывающая подсказка, содержащая текст примечания и имя рецензента.

4. Панель рецензирования

Теперь все обычные средства рецензирования документа находятся на одной панели инструментов: запись и просмотр изменений, вставка и просмотр примечаний, выделение текста цветом, сохранение версий и отправка документа по электронной почте.

Многоязыковая поддержка

В Word 95 было реализовано автоматическое переключение шрифта и языка при переключении клавиатуры, что сделало возможным использование текста на нескольких языках в документе и некоторых диалоговых окнах. В Word 97 еще более упростились создание и просмотр документов, содержащих текст на различных европейских языках. Кроме того, предусмотрена возможность просмотра документов, созданных с помощью дальневосточных версий Word, в американской версии Word.

1. Переключение клавиатуры

Автоматическое переключение шрифтов в документе при переключении клавиатуры (набор используемых шрифтов определяется текущей раскладкой клавиатуры). Переключение клавиатуры вызывает также переключение языка и, следовательно, обеспечивает проверку текста на другом языке, например, греческом, средствами проверки именно этого языка.

2. Поддержка текстов на нескольких языках в диалоговых окнах

Стали возможными редактирование и просмотр текста на нескольких языках в локализованных версиях Word. Например, в качестве условия поиска файлов в диалоговом окне Поиск файлов можно указать греческое имя автора.

3. Открытие документов с текстом на нескольких языках в локализованной версии Word

Правильное отображение текста документа, созданного в локализованной версии Word, при наличии в системе соответствующих шрифтов. Например, документы, созданные в японской версии Word, можно открывать и просматривать в американской версии Word. Следует отметить, что эта возможность не распространяется на языки, в которых направление письма может меняться (иврит, арабский и т. п.).

4. Копирование и вставка текста в формате Unicode

Существует возможность копирования текста на греческом, русском или любом другом европейском языке из американской версии Word и вставка его в лист Microsoft Excel. Кроме того, допускается копирование и вставка текста в формате Unicode в поля некоторых диалоговых окон (Найти, Заменить и т. п.).

5. Сортировка

Существует возможность указать язык и, тем самым, порядок сортировки, который следует использовать при сортировке текста в документе. Например, двойные буквы венгерского языка, такие как «cz», правильно сортируются в американской версии Word, если в качестве языка сортировки указан венгерский.

6. Вставка символов

Для получения возможности вставки символов и букв, используемых в конкретном языке, достаточно выбрать соответствующий набор символов шрифта Unicode в диалоговом окне Символ (меню Вставка). Например, чтобы вставить в текст русские буквы, следует выбрать набор «Кириллица».

3. Характеристика табличного процессора Microsoft Excel

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода, хранения, обработки и выдачи больших объемов данных в виде, удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляют рабочую книгу, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls». Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. На современном рынке завоевала популярность версия 7.0, которая содержит много улучшений и приятных неожиданностей. Основной программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется обработка текстовых и числовых данных. В данной версии программы у этого модуля появилось множество интересных функций: контроль допустимости вводимых значений, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок, вычисление полей в свободных таблицах и другие. Удобная панель формул и возможность уменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно упрощают ввод и редактирование формул. Имеются возможности для создания презентационной графики, для чего используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычислительного модуля, строить диаграммы различных типов. Появились новые типы диаграмм. Теперь рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными. Немаловажным является то, что стал возможным предварительный просмотр диаграммы на любом этапе ее создания. В Excel можно создавать макросы и приложения с помощью Visual Basic for Applications (VBA). Язык Visual Basic for Applications теперь доступен во всех программах пакета, что позволяет на его основе более гибкие приложения.

Одно из главных достоинств этого языка заключается в том, что созданные средствами Excel VBA - макросы можно без особых проблем использовать в других программах фирмы Microsoft. Excel располагает и мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы, в первую очередь, на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде. Высокая степень совместимости приложений, включенных в пакет Microsoft Office, обусловлена поддержкой технологии связывания и внедрения OLE. Примером применения этой технологии может служить внедрение Excel - таблиц в документ, созданный средствами редактора Word. При использовании этой технологии между объектами устанавливается динамическая связь.

Управление файлами

С помощью программы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Excel может создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.

Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый многомерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью многомерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки.

Имеются возможности настройки режима автосохранения файлов через определенные промежутки времени, режима резервного копирования и режима защиты данных (сохранение документа с паролем).

Структура документов

Многомерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших новшеств программы Excel, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Лист 1, Лист 2 и т.д.

Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:

- рабочие листы для создания таблиц;

- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);

- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля;

- рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.

Коррекция высоты строк и ширины столбцов

Прежде всего, корректируемая строка или столбец таблицы должны быть промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В меню Формат находятся подменю Строка и Столбец. При выборе одного из этих подменю открывается меню следующего уровня. В подменю Столбец вызовите директиву Ширина, тогда откроется диалоговое окно, в котором пользователь может указать ширину столбца. В качестве единицы измерения можно использовать один символ. Команда Автоподбор ширины из меню Столбец автоматически корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым.

Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк или адресами столбцов.

Ячейки таблицы и их свойства

Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызвать на панели форматирования (вторая строка пиктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.

Маркирование ячеек. Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол).

Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

Копирование данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать команду Копировать из меню Правка. После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода Enter. Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое место в таблице, то следует использовать директиву Вырезать из меню Правка.

Удаление данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных.

Форматирование чисел. Прежде всего, нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Формат Ячеек, либо вызвать директиву Ячейка из меню Формат. В любом случае на экране появится диалоговое окно Формат Ячеек. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция Число, которая предназначена для форматирования чисел.

Выравнивание данных. Для выравнивания содержимого ячеек прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее следует вызвать диалог: Формат - Ячейки - и в верхнем поле этого окна выбрать закладку Выравнивание.

Установка шрифтов. Необходимо промаркировать ячейки, в которых нужно изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Формат Ячеек. В верхнем поле открывшегося окна Формат Ячеек нужно выбрать опцию Шрифт. В окне появится поле Шрифт, в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержание этого списка зависит от установок, сделанных в среде Windows.

В правом поле Размер устанавливается размер (кегль) шрифта. В списке шрифтовых стилей Начертание можно выбрать обычный стиль (Regular), курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic). В поле Подчеркивание можно выбрать тип подчеркивания текста (одной или двумя линиями) и т.д.

Табличные вычисления

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение), - (вычитание), * (умножение), / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована.

Ввод формул. Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=).

Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать Enter.

Ввод формул можно существенно упростить, используя небольшой трюк. После ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

Редактирование формул. Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу F2 или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.

Информационные связи. В программе Excel довольно легко ввести ссылку на ячейку, расположенную в другой таблице. После установления ссылки значения, находящиеся в ячейках, будут автоматически обновляться.

Для обращения к значению ячейки, расположенной на другом рабочем листе, нужно указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, для обращения к ячейке В3 на рабочем листе Лист2 необходимо ввести формулу: =Лист2!B3. Адреса ячеек должны быть указаны латинскими буквами.

Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм. В Excel включен новый Конструктор диаграмм, который позволяет создавать диаграммы "презентационного качества".

Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel появился новый тип трехмерных диаграмм - так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.

Диаграмму можно расположить рядом с таблицей или разместить ее на отдельном рабочем листе. Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel . Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм.

Построение диаграмм. Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите Конструктор диаграмм. Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма.

После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за четыре шага нужно построить диаграмму. Работа с Конструктором настолько интуитивно понятна, что не требует каких - либо пояснений.

Дополнительные объекты. В меню Вставка расположены директивы, которые позволяют придать диаграмме более привлекательный вид. В частности, здесь есть директива Рисунок, которая импортирует рисунки в стандартных графических форматах (BMP, PCX и т.д.). После вызова этой директивы открывается окно загрузки графического файла. На диаграмме появляется выбранный рисунок, заключенный в рамку. Эту рамку можно перемещать по диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер.

Кроме этого, Конструктор диаграмм предоставляет возможность вставить в диаграмму дополнительный текст, который будет привлекать внимание к отдельным частям диаграммы. Для вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку и нажать клавишу ввода Enter. Тогда в центре диаграммы появится текстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на диаграмме.

Актуализация диаграмм. Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, то программа Excel автоматически модифицирует диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу новую строку или столбец, то действуйте следующим образом. Промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью мыши на диаграмму. Для этого поставьте указатель мыши на границу маркированной области и, не отпуская левой кнопки мыши, переместите ее на диаграмму. Как только Вы отпустите кнопку мыши, диаграмма будет изменена (актуализирована). Эта техника получила в корпорации Microsoft название Drag & Drop.

Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.

Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции. Он позволяет построить и вычислить большинство функций за два шага.

В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

Конструктор функций. Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме Конструктора функций откройте диалоговое окно Конструктора. В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в правом - функции, соответствующие выбранной категории. Для того чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции Все в поле категорий.

Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке ОK.

На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции. Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора. Щелкните по командной кнопке ОК, чтобы закрыть окно Конструктора функций. После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.

Автосумма. Промаркируйте ячейку, где должна располагаться сумма, и щелкните мышью по пиктограмме сложения .

В наборной строке появится знак равенства и слово "СУММ", за которым в скобках обычно следует адрес некоторой области, которую программа предлагает после анализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования. Если Excel "угадала" правильно, щелкните по пиктограмме с "галочкой".

В противном случае промаркируйте группу ячеек, которые нужно сложить. Можно промаркировать несколько несмежных групп ячеек, используя клавишу Ctrl. Эту клавишу нужно удерживать в нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не будут промаркированы. Адреса групп можно ввести с клавиатуры.

Обмен данными

Обмен данными позволяет пользователю Excel импортировать в свои таблицы объекты из других прикладных программ и передавать (экспортировать) свои таблицы для встраивания в другие объекты.

Концепция обмена данными является одной из основных концепций среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются различными прикладными программами, создаются информационные связи, например, между таблицами и текстами. Эти информационные связи реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригинал вносятся изменения.

Обработка списков

Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.

Списком будем называть упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. В программе Excel разработчики из фирмы Microsoft значительно упростили работу со списками. С технической точки зрения списки представляют собой обычные таблицы, для которых в программе Excel имеются дополнительные операции обработки: ввод списка данных, поиск элемента в списке, редактирование списков, фильтрация данных, сортировка данных, анализ данных (поиск тенденций и закономерностей)

Базы данных

В комплект поставки Excel входит программа обработки внешних баз данных MS Query. Программа Query (Запрос) может работать с текстовыми файлами и с данными, которые были подготовлены следующими программами управления базами данных: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.

Если в процессе работы с таблицей в программе Excel возникает необходимость обратиться к внешней базе данных, нужно запустить программу Query. Это позволит импортировать данные из базы и обрабатывать их как обычные табличные данные в программе Excel. В некоторых случаях внешние данные можно обработать непосредственно программой Query.

После загрузки набора данных из него можно выбрать часть записей путем включения критериев отбора данных.

Конфигурирование программы

Программу Excel можно настраивать в соответствии с индивидуальными запросами очень широкого круга пользователей. Каждый пользователь программы Excel, определив круг наиболее часто используемых функций, может организовать работу с ними наиболее удобным для себя образом. С другой стороны, те функции программы, которые никогда не используются, можно вообще убрать из конфигурации, чтобы сэкономить ресурсы компьютера и повысить эффективность обработки. Например, каждый пользователь программы может создать пиктографическое меню, изменить вид основного окна, изменить вид рабочего листа, установить желаемые шрифты, создать шаблоны таблиц и т.д.

4. Конфигурация программы Microsoft Access

Microsoft Access - это интерактивная реляционная СУБД(relational database management system - RDBMS ) для WINDOWS . Это программа, которую Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток. Все это благодаря поддержки True-type шрифтов и встраивания OLE-объектов(Object Linking and Embeding) в рамках среды WINDOWS. OLE - объект представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остается в своей первоначальной форме. OLE-объектом может быть EXCEL - таблица, Paintbrush - иллюстрация или Sound - файл.

Новинкой программы Access является Cue Cards - Система суфлирования. Это обучающая система, предоставляющая пользователю рекомендации по выходу из реальных ситуаций при решении прикладных задач. При знании английского языка пользователь всегда сможет получить подсказку о том, что следует делать далее.

Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic ), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных.

База данных это набор данных, который связан с определенной темой или назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы создаете один файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры, отчеты и другие объекты, которые помогают Вам использовать информацию в базе данных.

Таблицы - это набор записей(строк таблицы), состоящих из отдельных полей(колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных.

Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно двумя способами:

1. С помощью Конструктора таблиц.

2. Без помощи Конструктора.

Запросы

Запрос можно представить себе как точку зрения на данные, включенные в таблицу. Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию (условию) и нужна для решения конкретной задачи. Например, Вам может понадобится информация о поставщиках и поставляемых ими товарах. Вы можете создать запрос типа “Какие товары поставляют московские поставщики” или “Кто из петербургских поставщиков сигарет продал за последний квартал наибольшую партию”. Результат обработки программой Access такого запроса представляет собой таблицу называемую Dynaset. В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы(или нескольких таблиц) блоки данных, которые удовлетворяют критериям запроса. Dynaset - динамический, временный набор данных, поэтому при каждом выполнении запроса он строится вновь на основе “свежих” табличных данных.

Microsoft Access дает большие возможности в гибкости проектирования запросов. Вы можете:

Выбрать поля, Вам не надо включать все поля таблицы в запрос.

Выбрать записи, Вы можете специфицировать запрос таким образом что получите данные определенного вида. Например, цены на товары за определенный месяц.

Отсортировать записи, Вы можете просматривать записи в определенном порядке. Например, Вы можете вывести имена клиентов на экран в алфавитном порядке.

Запрашивать данные из нескольких таблиц, данные из нескольких таблиц могут обрабатываться вместе и Вы можете просмотреть совмещенные данные. Также Вы можете запрашивать данные из других баз данных, таких как Microsoft FoxPro, Paradox, dBASE, Btrieve и Microsoft или Sybase SQL-серверы.

Выполнять вычисления, Вы можете создавать новые поля которые будут содержать результаты вычислений.

Использовать запрос в качестве источника данных для формуляров, отчетов и других запросов. Каждый раз когда Вы будете открывать формуляр или печатать отчет, Ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц. Вы также сможете модифицировать существующие данные прямо в формуляре основанном на запросе.

Изменять данные в таблицах, Вы можете обновлять, удалять, добавлять группы записей все сразу. Вы также можете создать новую таблицу на базе существующей таблицы или группы таблиц.

Выделяют два типа запросов:

QBE-запросы (Query by Example -Запрос по образцу). Пользователь дает им определения, специфицируя отдельные параметры в окне проектирования с использованием подсказок(образцов).

SQL - запросы (Structured Query Language -Структурированный язык запросов ). Пользователь формулирует их с использованием инструкций и функций, выстраивая описание. QBE-запрос Access легко транслирует в соответствующий SQL-запрос. Обратная операция тоже не составляет труда. Вообще для Access безразлично, с каким типом запроса работает пользователь.

Запросы можно создавать с помощью Конструктора запросов. Он ускоряет проектирование нескольких специальных типов запросов.

Формуляры

Просмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает пользователю возможность оценить базу как единое целое, сравнить записи и т.п. Часто, однако, возникает необходимость работы с отдельными записями базы. В этом случае присутствие на экране других записей (как это имеет место в режиме заполнения) только мешает и отвлекает. Работа с отдельными записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу информации.

Формуляр представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-формуляр позволяет упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе. Речь здесь также может идти о блокировании индикации служебных или засекреченных полей.

Отчеты

Отчет это информация, которую Вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую Вы можете использовать и распространять. Примерами отчетов могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж или списки телефонов. С помощью Microsoft Access Вы можете спроектировать отчет который представит информацию в том виде в котором Вы пожелаете. Вы можете использовать множество различных элементов проектирования, таких как текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания Вашего отчета.От Вас зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.

...