Главная
Коллекция "Revolution"
Программирование, компьютеры и кибернетика
Информационные системы и технологии
Информационные системы и технологии
Понятие системы кодирования как совокупности правил кодового обозначения объектов. Признаки классификации информации. Этапы развития информационных систем и технологий, их основные типы. Выбор вариантов внедрения информационной технологии в организации.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | курс лекций |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 10.11.2014 |
| Размер файла | 5,1 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
5 й этап (середина 80-х гг.) - "компьютерная" ("новая") технология, основным инструментарием которой является персональный компьютер с широким спектром стандартных программных продуктов разного назначения. На этом этапе происходит процесс персонализации АСУ, который проявляется в создании систем поддержки принятия решений определёнными специалистами. Подобные системы имеют встроенные элементы анализа и интеллекта для разных уровней управления, реализуются на персональном компьютере и используют телекоммуникации. В связи с переходом на микропроцессорную базу с существенным изменением подвергаются и технические средства бытового, культурного и прочего назначений. Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерные сети.
8. Проблемы использования ИТ
Устаревание ИТ
Для ИТ является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новым.
Пример 3.24 На смену технологии пакетной обработки программ на большой ЭВМ в вычислительном центре пришла технология работы на персональном компьютере на рабочем месте пользователя. Телеграф передал все свои функции телефону. Телефон постепенно вытесняется службой экспресс - доставки. Телекс передал большинство своих функций факсу и электронной почте.
При внедрении новой ИТ в организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате её неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от нескольких месяцев до одного года.
Если в процессе внедрения новой ИТ этому фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую ИТ - она уже устареет и придётся принимать меры к её модернизации. Такие неудачи с внедрением ИТ обычно связывают с несовершенством технических средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования ИТ.
Методология использования ИТ
Централизованная обработка информации на ЭВМ вычислительных центров была первой исторически сложившейся технологией. Создавались крупные вычислительные центры (ВЦ) коллективного использования, оснащённые большими ЭВМ (в нашей стране - ЭВМ ЕС). Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям. Такой технологический процесс был обусловлен недостаточным оснащением вычислительной техникой предприятий и организаций в 60-70 - е гг.
Достоинства методологии централизованной технологии:
• возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных к информационной продукции широкой номенклатуры;
• сравнительная лёгкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию ИТ благодаря централизованному их принятию.
Недостатки такой методологии очевидны:
• ограниченная ответственность низшего персонала, который не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;
• ограничения возможностей пользователя в процессе получения и использования информации.
Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-е гг. персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Она весьма сущ-венно потеснила предыдущую технологию, поскольку даёт пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив.
Достоинствами такой методологии являются:
• гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя;
• усиление ответственности низшего звена сотрудников;
• уменьшение потребности в пользовании центральным компьютером и соответственно контроля со стороны ВЧ;
• более полная реализация творческого потенциала пользователя благодаря использованию средств компьютерной связи.
Однако эта методология имеет свои недостатки:
• сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок;
• психологическое неприятие пользователями рекомендуемых ВЧ стандартов и готовых программных продуктов;
• неравномерность развития уровня ИТ на локальных местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретного работника.
Описанные достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной ИТ привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того, и др. подхода. Такой подход назовём рациональной методологией и покажем, как в этом случае будут распределяться обязанности:
• ВЧ должен отвечать за выработку общей стратегии использования ИТ, помогать пользователям как в работе, так и в обучении, устанавливать стандарты и определять политику применения программных и технических средств;
• Персонал, использующий ИТ, должен придерживаться указаний ВЧ, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом организации.
Рациональная методология использования ИТ позволит достичь больше гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществить совместимость информационных локальных продуктов, снизить дублирование деятельности и др.
Выбор вариантов внедрения ИТ в фирме
При внедрении ИТ в фирму необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.
Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы. ИТ приспосабливается к организационной структуре, и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой ИТ минимальна, т.к. затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется.
Основной недостаток такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленных к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах ИТ.
К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.
Вторая концепция ориентируется на будущую структуры фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.
Данная стратегия предлагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, т.к. рационально распределяются архивы данных, снижается объём циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.
К основным её недостаткам относятся:
• существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общих концепций и обследованием всех подразделений фирмы;
• наличие психологической напряжённости, вызванной предлагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.
Достоинствами данной стратегии являются:
• рационализация организационной структуры фирмы;
• максимальная занятость всех работников;
• высокий профессиональный уровень;
• интеграция профессиональных функций за счёт использования компьютерных сетей.
Новая ИТ в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.
9. Информационная технология обработки данных
Характеристика и назначение
ИТ обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач,
По которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительной) деятельности (см. рис. 3.3) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение ИТ и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведёт к необходимости сокращения численности работников.
На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:
• обработка данных об операция, производимых фирмой;
• создание периодических контрольных отчётов о состоянии дел в фирме;
• получение отчётов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчётов.
Пример 3.25 Примеры рутинных операций:
• операция проверки на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе. При уменьшении уровня запаса выдаётся заказ поставщику с указанием потребного кол-ва товара и сроков поставки;
• операция поддержки товаров фирмой, в результате которой формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции. Пример контрольного отчёта: ежедневный отчёт о поступлениях и выдача наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств.
Пример запроса: запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определённой должности.
Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:
• выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержки контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть ИС обработки данных и разработана соответствующая ИТ;
• решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
• выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;
• выполнение основного объёма работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
• использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;
• акцент на хронологию событий;
• требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.
Основные компоненты
Представим основные компоненты ИТ обработки данных (рис. 3.12) и переведём их характеристики.
Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое её действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.
Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:
• классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определённые признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.
Пример 3.26 При расчёте зарплаты каждая запись включает в себя код (табельный номер) работника, код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т.п. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки.
• сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;
• вычисление, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;
• укрепление или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчётов итоговых или средних значений.
Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.
Создание отчётов (документов). В ИТ обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнёров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведённой фирмой операцией. Так и периодически в конце каждого месяца. Квартала или года.
10. Информационная технология управления
Характеристика и назначение
Целью ИТ управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы. имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.
Эта технология ориентирована на работу в среде ИС управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью ИТ обработки данных.
ИС управления идеально подходит для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем или вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчётов.
Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так. Чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:
• оценка планируемого состояния объекта управления;
• оценка отклонений от планируемого состояния;
• выявление причин отклонения;
• анализ возможных решений и действий.
ИТ управления направлена на создание различных видов отчётов.
Регулярные отчёты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.
Специальные отчёты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.
И те, и другие виды отчётов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчётов.
В суммирующих отчётах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.
Сравнительные отчёты содержат данные, полученные из различных источников, или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.
Чрезвычайные отчёты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.
Использование отчётов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонения.
Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемым менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчётам предъявляются следующие требования:
• отчёт должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;
• сведения в отчёте должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;
• все отклонения желательно показать вместе. Чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;
• в отчёте необходимо показать количественное отклонение от нормы.
Основные компоненты
Основные компоненты ИТ управления показаны на рис. 3.13
Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчётов в удобном для принятия решений виде.
Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчёты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:
1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы)
11. Автоматизация офиса
Характеристика и назначение
Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.
Автоматизация офиса (рис 3.14.) призвана не существующую традиционную систему коммуникаций персонала (с её совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить её. Используясь совместно, обе эти системы обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.
Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что представляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объёмом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовые процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телекоммуникации, видеотекст, хранение изображения, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.
Так широко используются некомпьютерные средства: аудио - и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.
Основные компоненты
База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
Пример 3.27 В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в т. ч. и акции этой фирмы, которые ежедневно корректируются соответствующим массиве базы данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом или др. фирмами.
Полученная из баз данных информация может быть использована и внекомпьютерных технологических средствах для передачи, тиражирования, хранения.
Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передаёт по компьютерной сети. Т. обр., в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов даёт возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Электронная почта. Она (E - mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, даёт возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнёрам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в 50-ти случаях из 100 служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двусторонней связи придётся многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться др. способами коммуникаций.
Эл. почта может представлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.
Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у неё имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая представляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.
Аудиопочта. Эта почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаёте его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.
Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.
Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной почтой является то, что она проще - при её использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.
Табличный процессор. Он также, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нём возможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных средств табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:
• ввод данных как с клавиатуры, так и с баз данных;
• обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);
• вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов и др. системы, непосредственно в базу данных;
• качественное оформление табличных форм представления данных;
• многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
• проведение инженерных, финансовых, статистических расчётов;
• проведение математического моделирования и ряд др. вспомогательных операций.
• Любая современная среда табличного процессора имеет средство пересылки данных по сети.
Электронный календарь. Он представляет ещё одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и др. работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или др. мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.
Система дополнительно даёт возможность получить доступ также и к календарям др. менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.
Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперёд.
Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определённую проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии ограничен. Кол-во участников компьютерной конференции м. б. во много раз больше, чем аудио - и видеоконференций.
В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Она включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:
• создавать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;
• заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к распродажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;
• заключить договоры с др. компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.
Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас всё большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое кол-во документов. Их число м. б. так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьёзные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причём хранить в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образа, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохранённое в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными ёмкостями. Так, на 5-тидюймовый диск можно записать 200 тыс. страниц.
Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения - оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.
Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удалёнными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащённая дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двусторонней аудиосвязи между её участниками.
Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дёшево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:
• работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;
• кол-во участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более 6), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;
• программа д. б. сообщена её участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;
• перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;
• должны быть организованы записи конференции и их хранения;
• запись д. б. распечатана и отправлена всем её участникам.
Видеоконференции
Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции её участники, удалённые друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передаётся звуковое сопровождение.
Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное кол-во менеджеров и других работников, территориально удалённых от главного офиса.
Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:
• односторонняя видео - и аудиосвязь. Здесь видео - и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;
• односторонняя видео - и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь даёт возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;
• двухсторонняя видео - и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео - и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.
Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счёт быстрой и лёгкой рассылки документов участникам группы, решающей определённую проблему, независимо от их географического положения.
12. Информационная технология поддержки принятия решений
Характеристика и назначение
Системы поддержки принятия решений и соответствующая им ИТ появились усилиями в основном американских учёных в к 70-х - начале 80-х гг., чему способствовали широкое распространение персональных компьютеров, стандартных пакетов прикладных программ, а также успехи в создании систем искусственного интеллекта.
Главной особенностью ИТ поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационального процесса (рис.3.15), в котором участвуют:
• система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объектов управления;
• человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.
Окончание итерационального процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности ИС совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.
Дополнительно к этой особенности ИТ поддержки принятия решений можно указать ещё ряд её отличительных характеристик:
• ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;
• сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;
• направленность на непрофессионального пользователя компьютера;
• высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.
ИТ поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем, и технологий является координация лиц, принимающих решения как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.
Основные компоненты
Рассмотрим структуру системы поддержки принятия решений (рис. 3.16), а также функции составляющих её блоков, которые определяют основные технологические операции.
В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системой управления интерфейсом между пользователем и компьютером.
База данных. Она играет в ИТ поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчётов при помощи математических моделей. Рассмотрим источники данных и их особенности.
1. Часть данных поступает от ИС операционного уровня. Чтобы использовать их эффективность, эти данные должны быть предварительно обработаны. Для этого имеются две возможности:
• использовать для обработки данных об операциях фирмы систему управления базой данных, входящую в состав системы поддержки принятия решений;
• сделать обработку за пределами системы поддержки принятия решений, создав для этого специальную базу данных. Этот вариант более предпочтителен для фирм, производящих большое кол-во коммерческих операций. Обработанные данные об операциях фирмы образуют файлы, которые для повышения надёжности и быстроты доступа хранятся за пределами системы поддержки принятия решений.
2. Помимо данных об операциях фирмы для функционирования системы поддержки принятия решений требуются и др. внутренние данные, например данные о движении персонала, инженерные данные и т.п., которые должны быть своевременно собраны, введены и поддержаны.
3. Важное значение, особенно для поддержки принятия решений на верхнем уровне управления, имеют данные из внешних источников. В числе необходимых внешних данных следует указать данные о конкурентах, национальной и мировой экономике. В отличие от внутренних данных внешние данные обычно приобретают у специализирующихся на их сборе организациях.
4. В настоящее время широко исследуется вопрос о включении в базу данных ещё одного источника данных - документов, включающих себя записи, письма, контракты, приказы и т.п. Если в содержание этих документов будет записано в памяти и затем обработано по некоторым ключевым характеристикам (поставщикам, потребителям, датам, видам услуг и др.), то система получит новый мощный источник информации.
Система управления данными должна обладать следующими возможностями:
• составление комбинаций данных, получаемых из различных источников, посредством использования процедур агрегирования и фильтрации;
• быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;
• построение логической структуры данных в терминах пользователя;
• использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;
• обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.
База моделей. Целью создания моделей являются описание и оптимизация некоторого объекта или процесса. Использование моделей обеспечивает проведение анализа в системах поддержки принятия решений. Модели, базируясь на математической интерпретации проблемы, при помощи определённых алгоритмов способствует нахождению информации, полезной для принятия правильных решений.
Пример 3.28 Модель линейного программирования даёт возможность определить наиболее выгодную производственную программу выпуска нескольких видов продукции при заданных ограничениях на ресурсы.
Использование моделей в составе ИС началось с применения статистических методов и методов финансового анализа, которые реализовывались командами обычных алгоритмических языков. Позже были созданы специальные языки, позволяющие моделировать ситуацию типа "что будет, если?" или "как сделать, чтобы?". Такие языки, созданные специально для построения моделей, дают возможность построения моделей определённого типа, обеспечивающих нахождение решения при гибком изменении переменных.
Существует множество типов моделей и способов их классификации, например по цели использования, области возможных приложений, способы оценки переменных и т.п.
По цели использования модели подразделяются на оптимизационные, связанные с нахождением точек минимума или максимума некоторых показателей (например, управляющие часто хотят знать, какие их действия ведут к максимизации прибыли или минимизации затрат), и описательные, описывающие поведение некоторых систем и не предназначенные для целей управления (оптимизации).
По способу оценки модели классифицируются на детерминистские, использующие оценку переменных одним числом при конкретных значениях исходных данных, и стохастические, оценивающие переменные несколькими параметрами, т.к. исходные данные заданы вероятностными характеристиками.
Детерминистские модели более популярны, чем стохастические, т.к. они менее дорогие, их легче строить и использовать. К тому же часто с их помощью получается вполне достаточная информация для принятия решения.
По области возможных приложений модели разбиваются на специализированные, предназначенные для использования только одной системой, и универсальные - для использования несколькими системами.
Специализированные модели более дорогие, они обычно применяются для описания уникальных систем и обладают большей точностью.
В системах поддержки принятия решений база моделей состоит из стратегических, тактических и оперативных моделей, а также математических моделей в виде совокупности модельных блоков, модулей и процедур, используемых как элементы для их построения (см. рис.3.16).
Стратегические модели используются на высших уровнях управления для установления целей организации, объёмов ресурсов, необходимых для их достижения, а также политики приобретения и использования этих ресурсов. Они могут быть также полезными при выборе вариантов размещения предприятий, прогнозировании политики конкурентов и т.п. Для этих моделей характерны значительная широта охвата, множество переменных, представления данных в сжатой агрегированной форме. Часто эти данные базируются на внешних источниках и могут иметь субъективный характер. Горизонт планирования в этих моделях, как правило, измеряется в годах. Эти модели обычно детерминистские, описательные, специализированные для использования на одной определённой фирме.
Тактические модели применяются управляющими среднего уровня для распределения и контроля использования имеющихся ресурсов среди возможных сфер их использования следует указать: финансовое планирование, планирование требований к работникам, планирование увеличения продаж, построения схем компоновки предприятий. Эти модели применимы обычно лишь к отдельным частям фирмы и могут также включать в себя агрегированные показатели. Временной горизонт, охватываемый этими моделями, - от одного месяца до двух лет. Здесь также могут потребоваться данные из внешних источников, но основное внимание при реализации данных моделей д. б. уделено внутренним данным фирмы. Обычно тактические модели реализуются как детерминистские, оптимизационные и универсальные.
Оперативные модели используются на низших уровнях управления для поддержки принятия оперативных решений с горизонтом, измеряемым днями и неделями. Возможные применения этих моделей включают в себя ведение дебиторских счетов и кредитных расчётов, календарное производственное планирование, управления запасами и т.д. Оперативные модели обычно используют для расчётов внутрифирменные данные. Они, как правило, детерминистские, оптимизационные и универсальные.
Математические модели состоят из совокупности модельных блоков, модулей и процедур, реализующих математические методы. Сюда могут входить процедуры линейного программирования, статистического анализа временных рядов, регрессионного анализа и т.п. - от простейших процедур до сложных ППП. Модельные блоки, модулей и процедуры могут использоваться как поодиночке, так и комплексно для построения и поддержания моделей.
Система управления базой моделей должна обладать следующими возможностями: создавать новые модели или изменять существующие, поддерживать и обновлять параметры моделей, манипулировать моделями.
Система управления интерфейсом. Эффективность и гибкость ИТ во многом зависят
от характеристики интерфейса системы поддержки принятия решений. Интерфейс определяет: язык пользователя; язык сообщений компьютера, организующий диалог на экране дисплея; знание пользователя.
Язык пользователя - это те действия, которые пользователь производит в отношении системы путем использования возможностей клавиатуры; электронных карандашей, пишущих на экране; джойстика; "мыши'; команд, подаваемых голосом, и т.п. наиболее простой формой языка пользователя является создание форм входных и выходных документов. Получив входную форму (документ), пользователь заполняет его необходимыми данными и выводит в компьютер. Система поддержки принятия решений производит необходимый анализ и выдает результаты в виде выходного документа установленной формы.
Значительно возросла за последнее время популярность визуального интерфейса. С помощью манипулятора "мышь" пользователь выбирает представленные ему на экране в форме картинок объекты и команды, реализуя таким образом свои действия
Управление компьютером при помощи человеческого голоса - самая простая и поэтому самая желанная форма языка пользователя. Она еще недостаточно разработана и поэтому малопопулярна. Существующие разработки требуют от пользователя серьезных ограничений: определенного набора слов и выражений; специальной настройки, учитывающей особенности голоса пользователя; управления в виде дискретных команд, а не в виде обычной гладкой речи. Технология этого подхода интенсивно совершенствуется, и в ближайшем будущем можно ожидать появления систем поддержки принятия решений, использующих речевой ввод информации.
Язык сообщений - это то, что пользователь видит на экране дисплея (символы, графика, цвет), данные, полученные на принтере, звуковые выходные сигналы и т.п. важным измерителем эффективности используемого интерфейса является выбранная форма диалога между пользователем и системой. В настоящее время наиболее распространены следующие формы диалога: запросно-ответный режим, командный режим, режим меню, режим заполнения пропусков в выражениях, предлагаемых компьютером.
Каждая форма в зависимости от типа задачи, особенностей пользователя и принимаемого решения может иметь свои достоинства и недостатки.
Долгое время единственной реализацией языка сообщений был отпечатанный или выведенный на экран дисплея отчет или сообщение. Теперь появилась новая возможность представления выходных данных - машинная графика. Она дает возможность создавать на экране и бумаге цветные графические изображения в трехмерном виде. Использование машинной графики, значительно повышающее наглядность и интерпретируемость выходных данных, становится все более популярным в информационной технологии поддержки принятия решений.
За последние несколько лет наметилось новое направление, развивающее машинную графику, - мультипликация. Мультипликация оказывается особенно эффективной для интерпретации выходных данных систем поддержки принятия решений, связанных с моделированием физических систем и объектов.
Пример 3.29. система поддержки принятия решений, предназначенная для обслуживания клиентов в банке, с помощью мультипликационных моделей может реально просмотреть различные варианты организации обслуживания в зависимости от потока посетителей, допустимой длины очереди, количества пунктов обслуживания и т.п.
В ближайшие следует ожидать использования в качестве языка сообщений человеческого голоса. Сейчас эта форма используется в системе поддержки принятия решений сферы финансов, где в процессе генерации чрезвычайных отчетов голосом поясняются причины исключительности той или иной позиции.
Знания пользователя - это то, что пользователь должен знать, работая с системой. К ним относятся не только план действий, находящийся в голове у пользователя, но и учебники, инструкции, справочные данные, выдаваемые компьютером.
Совершенствование интерфейса системы поддержки принятия решений определяется успехами в развитии каждого из трех указанных компонентов. Интерфейс должен обладать следующими возможностями:
• манипулировать различными формами диалога, изменяя их в процессе принятия решений по выбору пользователя;
• передавать данные системе различными способами;
• получать данные от различных устройств системы в различном формате;
• гибко поддерживать (оказывать помощь по запросу, подсказывать) знания пользователя.
13. Информационная технология экспертных систем
Характеристика и назначение
Наибольший прогресс среди компьютерных ИС отмечен в области разработки экспертных систем, основанных на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания.
Под искусственным интеллектом обычно понимают способности компьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека. Чаще всего здесь имеются в виду способности, связанные с человеческим мышлением. Работы в области искусственного интеллекта не ограничиваются экспертными системами. Они также включают в себя создание роботов, систем, моделирующих нервную систему человека, его слух, зрение, обоняние, способность к обучению.
Решение специальных задач требует специальных знаний. Однако не каждая компания может себе позволить держать в своем штате экспертов по всем связанным с ее работой проблемам или даже приглашать их каждый раз, когда проблема возникла. главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и, загрузив их память компьютера, использовать всякий раз, когда в этом возникает необходимость. Являясь одним из основных положений искусственного интеллекта, экспертные системы представляют собой компьютерные программы, трансформирующие опыт экспертов в какой - либо области знаний в форму эвристических правил (эвристик). Эвристики не гарантируют получения оптимального результата с такой же уверенностью, как обычные алгоритмы, используемые для решения задач в рамках технологии поддержки принятия решений. Однако часто они дают в достаточной степени приемлемые решения для их практического использования. Все это делает возможным использовать технологию экспертных систем в качестве советующих систем.
Сходство ИС, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако имеются три существенных различия. Первое связано с тем, что решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности. Второе отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение. Третье отличие связано с использованием нового компонента информационной технологии - знаний.
Основные компоненты
Основными компонентами информационной технологии, в экспертной системе, являются (рис. 3.17): интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы.
...Подобные документы
Роль структуры управления в информационной системе. Примеры информационных систем. Структура и классификация информационных систем. Информационные технологии. Этапы развития информационных технологий. Виды информационных технологий.
курсовая работа [578,4 K], добавлен 17.06.2003Понятие экономической информации, ее классификаторы. Системы классификации и кодирования информации. Документация и технологии её формирования. Применение технологий Workflow, их функции. Виды носителей информации, современные технологии ее хранения.
курсовая работа [2,0 M], добавлен 27.09.2013Этапы развития информационной системы и происходящие в ней процессы. Виды, инструментарий, составляющие информационных технологий. Производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения как цель информационной технологии.
контрольная работа [2,7 M], добавлен 18.12.2009Формирование и развитие системы непрерывного образования. Понятие информационной технологии. Роль средств новых информационных технологий в образовании. Направления внедрения средств новых информационных технологий в образование.
реферат [28,9 K], добавлен 21.11.2005Информационные связи в корпоративных системах. Банк данных, его состав, модели баз данных. Системы классификации и кодирования. Интегрированные информационные технологии. Задачи управления и их реализация на базе информационной технологии фирмы.
практическая работа [31,0 K], добавлен 25.07.2012Основные характеристики и принцип новой информационной технологии. Соотношение информационных технологий и информационных систем. Назначение и характеристика процесса накопления данных, состав моделей. Виды базовых информационных технологий, их структура.
курс лекций [410,5 K], добавлен 28.05.2010Понятие информационных технологий, этапы их развития, составляющие и основные виды. Особенности информационных технологий обработки данных и экспертных систем. Методология использования информационной технологии. Преимущества компьютерных технологий.
курсовая работа [46,4 K], добавлен 16.09.2011Соотношение информационной системы и информационной технологии. Этапы развития информационных систем. Общие приемы работы со справочниками, документами и журналами документов системы 1С: Предприятие. Документы, компьютерный анализ торговых операций.
контрольная работа [230,9 K], добавлен 03.06.2010Информационное обеспечение, система показателей, классификации и кодирования. Классификация и типы информационных систем, оценка роли и значение в процессе управления предприятием. Теоретические основы фармацевтической информации, источники ее получения.
курсовая работа [57,7 K], добавлен 14.06.2014Технологические процессы обработки информации в информационных технологиях. Способы доступа к Internet. Информационные технологии в локальных и корпоративных компьютерных сетях. Средства обработки графической информации. Понятие информационной технологии.
учебное пособие [1,4 M], добавлен 23.03.2010Анализ автоматизированных информационных технологий, применяемых в экономике. Особенности экономической информационной системы, предназначенной для поиска, хранения и выдачи информации по запросам пользователей. Поиск информации с помощью баз данных.
курс лекций [1,4 M], добавлен 27.01.2010Понятие автоматизированных информационных технологий, их значение и классификация. История развития технологии, основные типы и решаемые задачи. Особенности электронного и виртуального офиса, роль экспертной поддержки и интерактивной машинной графики.
презентация [51,0 K], добавлен 25.06.2013Информационные технологии: этапы становления и развития, место и роль в современном мире. Интернет как разновидность информационных технологий. Развитие системы научно-технической информации в Республике Беларусь в программе "Электронная Беларусь".
курсовая работа [62,4 K], добавлен 20.05.2008Понятие информационной технологии и ее принципы: интерактивный режим работы, интегрированность с другими программными продуктами, гибкость процесса измерения данных. Цели применения автоматизированных информационных систем в следственной деятельности.
реферат [23,4 K], добавлен 15.03.2015Теоритические аспекты информационных технологий на предприятиях. Системы, используемые в информационных технологиях. Особенности применения информационных технологий в маркетинговой деятельности. Влияние информационных технологий на туристическую отрасль.
курсовая работа [498,9 K], добавлен 29.10.2014Классификация автоматизированных информационных систем. Классические примеры систем класса А, B и С. Основные задачи и функции информационных систем (подсистем). Информационные технологии для управления предприятием: понятие, компоненты и их назначение.
контрольная работа [22,9 K], добавлен 30.11.2010Классификация информационных систем и технологий в организационном управлении. Методы и организация создания ИС и ИТ. Состав, структура, внутримашинного информационного обеспечения. Информационные технологии и процедуры обработки экономической информации.
контрольная работа [28,9 K], добавлен 25.07.2012Информационные системы и технологии в экономике: основные понятия и определения. Составляющие информационных технологий, их классификация. Особенности систем ведения картотек, обработки текстовой информации, машинной графики, электронной почты и связи.
реферат [14,7 K], добавлен 06.10.2011Сущность и этапы развития информационных технологий, их функции и составляющие. Характеристика информационных технологий управления и экспертных систем. Использование компьютерных и мультимедийных технологий, телекоммуникаций в обучении специалистов.
курсовая работа [48,6 K], добавлен 03.03.2013Условия повышения эффективности управленческого труда. Основные свойства информационных технологий. Системные и инструментальные средства. Классификация информационных технологий по типу информации. Главные тенденции развития информационных технологий.
реферат [15,4 K], добавлен 01.04.2010
