Робота в СУБД. Створення запитів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Робота в СУБД. Створення запитів

СУБД означає " система керування базами даних". Це спеціальна програма або комплекс програм, за допомогою яких можна адмініструвати або займатися моніторингом яких-небудь даних. Фактично, СУБД покликано маніпулювати даними. СУБД можуть бути: мережними, ієрархічними, реляційними - усе залежить від типу бази даних.

Таблиця - основний структурний елемент MS Access для введення і збереження інформації. Поле визначає класифікаційну характеристику даних, а запис містить дані про конкретну об'єкт.

Створення таблиці бази даних складається з двох етапів:

* на першому етапі визначається структура: склад полів, їхні імена, послідовність розміщення в таблиці, тип даних, розмір, ключові поля та інші властивості полів;

* на другому етапі проводиться створення записів таблиці та заповнення її даними.

Для створення таблиці необхідно у вікні бази даних вибрати вкладку Таблицы і натиснути кнопку Создать.

Створення таблиці в режимі таблиці.

У цьому режимі користувач має доступ до заготовки таблиці. Удосконалюючи її, він визначає необхідні властивості і заповнює таблицю даними. Наприклад, поля можуть мати імена (Поле 1, Поле 2, Поле З і т. д.), але полям можна надати нові імена, які нестимуть смислове навантаження.

Тип полів визначатиметься автоматично залежно від внесених до них даних.

Створення таблиці в режимі конструктора. У цьому режимі структури таблиці повністю задає користувач. Поля бази даних не просто визначають структуру бази - вони визначають групові властивості даних, які записуються у комірки, кожного з полів. Створення таблиці за допомогою майстра таблиць.

Усі заготовки розподілені на дві великі групи: для ділового застосування і для особистого застосування. З існуючих полів потрібно вибрати ті, які входитимуть до нової таблиці. Імпорт таблиць. Програма MS Access може імпортувати дані з файлів різних форматів. Користувач повинен визначити тип файла, який слугуватиме джерелом даних, і вказати необхідний файл.

Типи даних

Дані в полі можуть бути одним з десяти типів:

Текстовий (Text) - використовується для зберігання звичайного (неформатованого) тексту обмеженого розміру (за замовчуванням до 50 символів). Поле MEMO (MEMO) - спеціальний тип даних для зберігання великих обсягів тексту (фізично текст зберігається не в полі, а в іншому місці бази даних, у полі зберігається лише покажчик на нього).

Числовий (Number) - тип даних для зберігання чисел різноманітних форматів (за замовчуванням Ї дійсних).

Дата/час (Date/Time) - тип числових даних для зберігання відомостей про календарні дати і поточний час;

Грошовий (Currency) - тип числових даних для зберігання відомостей про грошові суми;

Лічильник (AutoNumber) - спеціальний тип даних, що складається з натуральних чисел з автоматичним нарощуванням;

Логічний (Yes/No) - тип даних логічного типу для зберігання даних, що можуть набувати тільки два значення;

Поле об'єкта OLE (OLE Object) - спеціальний тип даних для зберігання об'єктів OLE, наприклад мультимедійних (фізично об'єкт зберігається в іншому місці бази даних, а в полі зберігається тільки покажчик на нього);

Гіперпосилання (Hiperlink) - спеціальне поле для зберігання URL-адрес веб-об'єктів;

Майстер підстановок (Lookup Wizard) - використовується для задання списку значень, які можуть набувати дані поля.

Зв'язок з таблицями. Є кілька форматів баз даних, які підтримуються програмою MS Access, тому немає необхідності імпортувати базу даних, а досить встановити зв'язок із зазначеним файлом.

Запити - спеціальні об'єкти, призначені для вибірки даних з таблиць бази, а також для виконання обчислень та інших операцій з базовими таблицями, включаючи їхнє перетворення. Однак, на відміну від реальної таблиці, цей набір записів реально не існує в базі даних. У результаті запиту утвориться таблиця. Інформація є актуальною, відбиває останні зміни даних.

Види запитів: запити на вибірку; запити на вибірку з полем, що обчислюється; підсумкові запити; запити з параметром; перехресні запити; запити на зміни (активні запити) (на оновлення, на створення таблиці, на знищення, на додавання). програма таблиця адміністрування

Запити на вибірку використовуються для відбору потрібної користувачеві інформації, що міститься в таблицях. Вони створюються тільки для зв'язаних таблиць.

У запитах на вибірку можна задавати умови. Для цього у відповідному стовпці потрібно вказати в рядку Условие отбора потрібне значення. При завданні умови відбору можна використовувати оператори >, <, =, >= (більше або рівно),<= (менше або рівно), <> (не рівно).

Якщо потрібно задати кілька умов, то умови для оператора "И" записуються в одному рядку, а для оператора "ИЛИ" в одному стовпці один під одним. Складні умови відбору також можна писати в одну чарунку, використовуючи оператори Or, And.

При створенні запитів часто виникає необхідність не тільки використовувати наявні поля таблиць, але й створювати на їхній основі інші поля, які обчислюються.

Наприклад, якщо в таблиці якого-небудь магазину є поле ціни на товар і поле кількості цього товару, то можна створити поле, що обчислюється, у якому буде підраховуватися загальна вартість для кожного товару шляхом перемножування значень ціни й кількості. Інакше кажучи, у полі, що обчислюється, можуть використовуватися арифметичні оператори.

При створенні такого поля на основі вмісту текстових полів, як правило, використовується операція об'єднання текстових значень, що називається конкатенацією.

Запит з параметрами

Спеціальний тип запитів, що називається запитом з параметрами, дозволяє користувачеві самому ввести критерій відбору даних на етапі запуску запиту. Цим прийомом забезпечується гнучкість роботи з базою.

Підсумкові запити значно відрізняються від звичайних. У них поля діляться на 2 типи:

· поля, по яких здійснюється групування даних;

· поля, для яких проводяться обчислення.

Запит, що виконує обчислення по всіх записах для якого-небудь числового поля, називається підсумковим запитом. У підсумковому запиті може розраховуватися сума значень або величина середнього значення по всіх чарунках поля, може вибиратися максимальне або мінімальне значення даних у полі, може, так само здійснюватися й інша підсумкова функція.

Перехресні запити - це запити, у яких відбувається статистична обробка даних, результати якої виводяться у вигляді таблиці, дуже схожої на зведену таблицю Excel. Перехресні запити мають наступні переваги:

· можливість обробки значного обсягу даних і виводу їх у форматі, який дуже добре підходить для автоматичного створення графіків і діаграм;

· простота й швидкість розробки складних запитів з декількома рівнями деталізації.

Однак вони мають і недоліки - наприклад, не можна сортувати таблицю результатів за значеннями, що втримуються в стовпцях, тому що в переважній більшості випадків одночасне упорядкування даних у стовпцях по всіх рядках неможливе. При цьому можна задати сортування по зростанню або по убуванню для заголовків рядків.

Перехресні запити зручні для представлення даних у вигляді таблиці.

Запит на видалення

Видаляє групу записів з однієї або декількох таблиць. Наприклад, запит на видалення дозволяє вилучити записи про товари, поставки яких припинені або на які немає замовлень. За допомогою запиту на видалення можна видаляти тільки весь запис, а не окремі поля усередині нього.

Запит на оновлення записів

Вносить загальні зміни в групу записів однієї або декількох таблиць. Наприклад, на 10 відсотків піднімаються ціни на всі молочні продукти або на 5 відсотків збільшується зарплата співробітників певної категорії. Запит на відновлення записів дозволяє змінювати дані в існуючих таблицях.

Запит на додавання

Додає групу записів з однієї або декількох таблиць у кінець однієї або декількох таблиць. Наприклад, з'явилися нові клієнти, а також база даних, що містить відомості про них. Щоб не вводити всі дані вручну, їх можна додати в таблицю "Клієнти".

Запит на створення таблиці

Створює нову таблицю на основі всіх або частини даних з однієї або декількох таблиць. Запит на створення таблиці корисний для: створення таблиці для експорту в іншу базу даних Microsoft Access; створення резервної копії таблиці; створення архівної таблиці, що містить старі записи.

Размещено на Allbest.ru