Работа в Microsoft Access

Прежде чем вывести готовый отчет на печать, его необходимо предварительно просмотреть. Для этого нужно перейти из режима конструктора отчетов в режим предварительного просмотра, нажав кнопку Предварительный просмотр. Для просмотра ранее созданного отчета нужно в окне базы данных выбрать нужный отчет на вкладке Отчеты и нажать кнопку Просмотр. Отчет при просмотре отобразится таким, каким он будет напечатан. В режиме предварительного просмотра имеется своя панель инструментов. Для просмотра нужных страниц отчета можно использовать стандартное поле номера страниц в нижнем левом углу окна отчета.

Вывод отчета на печать осуществляется с помощью кнопки Печать панели инструментов. С помощью команды кнопка Office- Печать выбирают принтер, задают формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию, распечатать заданное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечататься в другое время.



ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

Задание.1 Access. Создание структуры базы данных. Ввод данных

Запустите приложение Access.

Запустите приложение через Пуск-Программы-Access либо щелчком на значке приложения, находящегося на рабочем столе.

Создание новой базы данных

На панели Область задач выберите Создание-Новая база данных. В диалоговом окне Файл новой базы данных выберите диск, на котором будет записана база данных, папку, дайте имя базы данных.

Создание структуры таблиц базы данных

Создание структуры таблицы таблицы сводится к вводу имени поля и ее типа. Причем тип выбирается из предложенного списка в столбце Тип данных, а затем в зависимости от типа устанавливаются свойства этого поля, которые расположены во второй половине окна.

1. Создание таблицы в режиме конструктора

В открывшемся окне Б.Д. выберите режим Создание- Таблицы таблицы в режиме конструктора.

Создайте структуру таблицы Клиенты

Имена полей по порядку:

Код клиента (тип поля - счетчик),

Название, Имя, Фамилия, Город (тип этих полей текстовый). Установите указатель на поле Код клиента и сделайте его ключевым (пункт из контекстного меню) Закройте окно создания структуры. При закрытии окна задайте имя таблицы. В списке вкладки Таблицы появится первая таблица с именем Клиенты.

Создайте структуру таблицы Сотрудники

Имена полей по порядку:

Код сотрудника (тип поля - счетчик),

Табельный номер (тип поля числовой),

Имя, Фамилия, Должность -эти поля текстовые,

Ставка - денежный тип. Для данного поля установите свойства: Формат поля - Фиксированный, Число десятичных знаков - 2.

Поле Табельный номер сделайте ключевым.

Создайте структуру таблицы Оборудование

Имена полей по порядку:

Код оборудования (тип поля -числовой),

Название (текстовый),

Цена (денежный).

Поле Код оборудования сделайте ключевым.

Создайте структуру таблицы Необходимые ресурсы

Имена полей по порядку:

Номер по П/П (тип поля - счетчик),

Код заказа (числовой),

Фамилия сотрудника (текстовый),

Часы (формат поля - числовой с плавающей точкой и числом знаков после точки - 2)), Ставка (денежный). Ключевое поле - Номер по П/П.

Создайте структуру таблицы Необходимое оборудование

Имена полей по порядку:

Порядковый номер (счетчик),

Код заказа (числовой),

Код оборудования (текстовый),

Количество (числовой),

Цена (денежный).

Ключевое поле Порядковый номер.

Создайте структуру таблицы Заказы на работы

Имена полей по порядку:

Номер заказа (счетчик),

Код клиента (текстовый),

Код сотрудника (текстовый),

Код заказа (числовой),

Дата размещения заказа (дата/время),

Дата завершения заказа (дата/время),

Дата выдачи (дата/время),

Ставка налога (числовой).

Ключевое поле Номер заказа.

2. Создание структуры таблицы с установкой условия на вводимое значение в режиме конструктора

Добавить в базу данных новую таблицу Сведения о предприятии.

Имена таблицы по порядку:

Порядковый номер(тип поля - счетчик),

Ставка налога (тип поля - числовой, размер поля - одинарное с плавающей точкой, формат поля - процентный. При установке процентного формата вы наверное заметили, что число, которое там стоит больше 100. Поэтому, что- бы в поле отражалось число < 100 нужно установить дополнительное свойство этого поля. Для этого щелкните левой кнопкой мыши на свойстве поля Условие на значение и нажмите кнопочку с тремя точками. Откроется окно Построитель выражений. В верхнем поле введите значок <, используя соответствующую кнопку в строке операторов, а 1 введите с клавиатуры, затем нажмите кнопку ОК),

Название (тип - текстовый),

Адрес (текстовый),

Город (текстовый),

Индекс (числовой),

Страна (текстовый),

Телефон (числовой),

Факс (числовой).

Ключевое поле Порядковый номер.

Ввести данные в таблицу Сведения о предприятии. При вводе значения в поле Ставка налога учтите, что вводимое значение должно быть меньше 1, чтобы при умножении на 100 получить 8.

Ввод данных в таблицы

Осуществите ввод данных в таблицы. Для этого нужно во вкладке Таблицы выделить имя таблицы, в которую будете вводить данные и нажмите кнопку Открыть. При вводе данных в поля предварительно устанавливайте курсор в них. Ввод данных осуществляйте по строке (записи).

1. Простой ввод данных

Осуществите простой ввод данных в таблицы Клиенты,Сотрудники,Методы оплаты, Оборудование.

2. Ввод данных с использованием подстановки

Осуществите ввод данных в таблицу Необходимые ресурсы.

Для этого осуществите следующую последовательность действий. Начинайте ввод со второго поля Код заказа. При вводе значения в поле Фамилия сотрудника используйте Мастер подстановок. Для этого в меню выберите Вид-Конструктор (либо одноименную кнопку на панели инструментов). Откроется окно структуры таблицы. Установите курсор на типе поля Фамилия, откройте содержимое типов полей и выберите Мастер подстановок. В окне Создание подстановки должен быть установлен переключатель "столбец подстановки использует значения из таблицы…". Нажмите кнопку Далее. Откроется список таблиц базы данных. Выделите таблицу Сотрудники, установите переключатель Таблицы и нажмите кнопку Далее. Откроется список доступных полей. Выделите Фамилия и нажмите клавишу со стрелкой >. Наименование этого поля перенесется в Выбранные поля и нажмите кнопку Далее и еще раз Далее и кнопку Готово. Завершите создание подстановки согласием на сохранение таблицы. Вернитесь в режим таблиц, нажав в меню Вид-Таблица. При щелчке мыши в поле Фамилия сотрудника откройте кнопку со стрелкой вниз и выберите нужное данное. Поля Часы и Ставка введите вручную. По окончании ввода данных закройте таблицу.

Осуществите ввод данных в таблицу Необходимое оборудование

При вводе данных в поля Код заказа и Название используйте Мастер подстановок. Для поля Код заказа установите связь с таблицей Необходимые ресурсы и выберите поле Код заказа. Для поля Название установите связь с таблицей Оборудование и выберите поле Название. Данные в остальные поля введите вручную.

Осуществите ввод данных в таблицу Заказы на работу

Установите указатель во второе поле Код клиента и используя Мастер подстановок установите связь с таблицей Клиенты с полем Название. После установки связи вернитесь в режим таблицы и выберите нужный пункт, предварительно открыв список копкой со стрелочкой вниз.

Установите указатель в третье поле Код сотрудника и установите связь с таблицей Сотрудники и выберите поля для подстановки Фамилия и остальное выполните, как вы делали выше. Установите указатель в поле Номер заказа и установите связь с таблицей Необходимые ресурсы и выберите поля для подстановки Код заказа.

Данные в поля Дата размещения, Дата завершения, Дата выдачи введите вручную.

Добавьте новое поле Ставка налога в таблицу Заказы на работу. Для этого на панели инструментов нажмите кнопку конструктора (с изображением треугольника, линейки и карандаша) и вы войдете в режим конструктора. Установите указатель в списке имена полей на пустое поле и введите его имя и тип (числовой, размер - одинарный с плавающей точкой, формат - процентный, условие на значение - <1). Затем вернитесь в режим таблицы, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов (на месте кнопки конструктора).

Установите указатель в поле Ставка налога и введите значение 0,08 туда, где должно быть 8% и значение 0, где должно быть 0%.

Завершение работы

Сохраните базу данных в текущем файле, имя которого вы задали при создании базы данных. Сделайте на всякий случай копию на свой носитель и завершите работу с базой данных.



Контрольные вопросы

1. Дайте понятие базы данных

2. Дайте понятие Системы Управления Базой Данных.

3. Какая классификация Б.Д. существует?.

4. Какие структурные элементы имеются в Б.Д.?

5. Какие основные виды моделей данных вы знаете и можете назвать

их основные понятия?

6. Назовите основные свойства полей.

7. Какие типы полей используются в Б.Д.?.

8. Дайте понятие ключевого поля.

9. Дайте понятие поля базы данных.

10. От чего зависят свойства полей?

11. От чего зависит размер поля?

12. На что влияет формат поля?

13. Что такое Подпись и на что она влияет?

14. Как устанавливается условие на значение и что при этом ис-

пользуется?

15. При использовании мастера подстановок что происходит с

таблицами?

16. Как произвести изменение структуры таблицы?

17. Как поменять тип поля?



Задание 2. Access. Формы и основные операции в таблице

Запустите Access и откройте вашу базу данных, которую вы создали в лабораторной работе 1.

Работа с формами

Access позволяет организовать удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя для работы с данными с помощью форм. Формами называются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Формы представляют более удобный способ просмотра и правки, чем режим Таблицы. В форме отображается одна запись, что позволяет сосредоточиться на ней и предотвратить ошибки ввода.

1. Автоматическое создание формы

Самым простым способом создания формы является автоматический. Автоматически созданная форма включает все поля в выбранном источнике данных.

Перейдите на вкладку Формы и выберите режим Создать. В диалоговом окне Новая форма, в открывающемся списке выделите один из элементов Автоформа в столбец, Автоформа ленточная или Автоформа табличная. Ниже откройте поле со списком и выберите таблицу Сотрудники, и нажмите кнопку ОК. Созданную форму сохраните на диске под определенным именем соответствующей таблицы командами Файл-Сохранить или при закрытии диалогового окна.

2. Создание формы при помощи Мастера форм

С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы. Намного проще и быстрее создавать формы с помощью Мастера, а затем усовершенствовать их с помощью Конструктора.

Для создания формы при помощи мастера должна быть нажата кнопка Формы. В списке форм выберите режим Создание формы с помощью мастера.

В диалоговом окне Создание форм в списке Таблицы и запросы выберите таблицу Оборудование. Из списка Доступные поля переместите все поля в список Выбранные поля кнопкой >> и нажмите кнопку Далее. В следующем окне диалога выберите для формы стиль Ленточный и щелкните на кнопке Далее. В списке третьего окна выберите понравившийся вам вариант оформления и нажмите кнопку Далее. В последнем окне мастера введите название формы, установите переключатель на Открытие формы для просмотра и ввода данных, если он не был установлен, и нажмите кнопку Готово. Откроется форма, которую вы создавали. Так как в таблице Оборудование уже были сделаны записи, то вы сразу же их увидите в форме. Просмотрите все записи через форму, которые есть в таблице. Установите 6 запись и внесите данные (свои), используя уже эту форму, а затем закройте форму.

Создайте самостоятельно форму с использованием режима Мастер на основе таблицы Клиенты, только форму выберите Табличную.

3. Создание формы при помощи режима Конструктор

Недостаток форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных записей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.

Для создание формы в режиме Конструктор при нажатой кнопке Формы выберите режим Создание формы в режиме конструктора. В окне конструктора присутствует пустая форма с разметочной сеткой (Область данных), вертикальные и горизонтальные линейки, помогающие позиционировать объекты.

В окне конструктора форм присутствует также панель инструментов Панель элементов (Toolbox), необходимая для добавления элементов на форму. Для связывания формы с источником данных вызовите команду Свойства. В открывшемся новом диалоговом окне Свойства формы выберите вкладку Данные и щелкните на стрелке поля Источник записей. Откроется список таблиц, выберите из него таблицу Клиенты. Откроется небольшое окно со списком полей этой таблицы. Используя технологию Drag & Drop, перетащите названия полей в область данных формы. При этой операции Access создает элемент управления поле, а также подпись для каждого названия. Поле и подпись связаны между собой, для их перемещения по полю их предварительно выделяют двойным щелчком мыши. Если необходимо перемещать эту связку вместе, то наводят курсор на этот объект, курсор становится в виде открытой ладони руки, если необходимо перемещать их по отдельности, то курсор устанавливают на верхний черный прямоугольник и указатель принимает вид сжатой ладони в кулак с указательным пальцем.

Разместите поля на поле как вы найдете нужным. Увеличьте размеры присоединенной надписи и связанного поля (выделите и растащите, предварительно установив указатель на один из маркеров выделения).

Проведите оформление новой формы: выделите созданные объекты и установите для них цвет заливки, цвет текста, цвет линии, толщину линии, используя соответствующие кнопки на панели инструментов, щелкните в области данных, выведите контекстное меню и выберите цвет фона. Изменение формата формы можно также выполнить кнопкой Автоформат на панели инструментов.

Добавьте в форму заголовок и примечание, для этого выберите в меню Конструктор- Колонтитулы- Заголовок. Щелкните на кнопке Надпись панели инструментов. Растяните прямоугольник мышью в разделе Заголовок формы и введите название формы Список клиентов.

Отформатируйте заголовок формы, для этого выделите надпись в области заголовка, откройте контекстное меню выделенного объекта, выберите пункт Свойства, выберите вкладку Все, далее выберите тип фона и цвет, оформление, цвет текста, размер шрифта, насыщенность и курсив. После выбранных свойств закройте диалоговое окно. Если текст в надписи не виден, то увеличьте рамку надписи. Выберите цвет фона в области заголовка.

Выделите область примечания. Вставьте в область примечания рисунок

(Конструктор- Вставка изображения- Microsoft Clip gallery). Выделите объект рисунка, откройте его контекстное меню, выберите пункт Свойства. В открывшемся окне Свободная рамка объекта и вкладка Все выберите пункт Установка размеров, откройте его список и выберите пункт Вписать в рамку. Установите: тип фона прозрачный, тип границы - отсутствует, цвет границы подберите равный цвету фона.

Используйте режим Вид (кнопка на панели инструментов) для временного выхода из режима конструктора и просмотрите форму, если что-то вас не устраивает в ней, то вернитесь обратно в режим конструктора и исправьте, а затем закройте окно формы с сохранением ее под именем Клиенты.

Работа с таблицами

Работа с таблицей предусматривает редактирование и форматирование самой таблицы, а также ее данных, осуществление поиска данных, сортировки, установку связей между таблицами и фильтрацию данных.

1. Вставка, удаление и переименование полей таблицы в режиме Конструктор

Откройте таблицу Оборудование в режиме Конструктор. Перед полем Цена вставьте новое поле командами Вставка-Строка. Введите название поля Название фирмы поставщика и тип этого поля - текстовый. Затем переименуйте название этого поля на Фирма-поставщик. Для этого установите курсор на имени этого поля и введите новое имя или отредактируйте старое.

Для удаления поля в таблице выделите строку с этим полем и нажмите клавишу Delete или используйте контекстное меню или команду Удалить. Удалите вновь вставленное поле в этой таблице. Закройте таблицу с сохранением изменения.

2. Вставка, удаление и переименование полей таблицы в режиме Таблица

Откройте таблицу Оборудование в режиме Таблица. Выделите столбец Название (щелчок левой кнопкой мыши на имени поля), выведите контекстное меню этого столбца и выбрать команду Переименовать и введите новое имя Наименование.

Выделите тот столбец в таблице, перед которым нужно вставить новый, т. е. Цена и из контекстного меню выбрать команду Добавить столбец или из меню выбрать команду Вставка-Столбец. Удалите вновь вставленый столбец, для этого его выделите и в контекстном меню выберите команду Удалить столбец.

3. Операции с записями таблицы

Находясь в режиме Таблицы осуществлять перемещение по записям можно используя кнопки, расположенные на нижней границы окна таблицы.

Назначение этих кнопок следующее: |< - перемещение на первую запись, < -на предыдущую запись, > - на следующую запись, >| - на последнюю запись, >* - создание новой записи.

Используя эти кнопки перейдите с 1-ой записи на последнюю, с последней на предпоследнюю и так до первой, а затем на вторую.

Существую три операции с записями: добавление, изменение и удаление. Существует несколько вариантов добавления записи в таблицу:

* панель инструментов Таблица и кнопка Новая запись;

* кнопка добавления новой записи >* в нижней части окна таблицы;

* переместить указатель на запись в таблице, отмеченную в области выделения звездочкой;

* пункты в строке меню Вставка-Новая запись;

* из контекстного меню выбрать команду Новая запись.

Откройте таблицу Сотрудники и добавьте несколько записей, используя три из приведенных способов.

Измените одну из вновь введенных записей, предварительно установив на нее указатель и ввести новы данные. Для перехода на следующее поле нажимают клавишу Tab.

Удалите те записи в таблице Сотрудники, которые вы вновь ввели, используя один из способов: кнопка Удалить на панели инструментов или одноименная команда в контекстном меню, а также команда Удалить из пункта меню Правка или кнопка Delete.

4. Сортировка данных в таблице

Откройте таблицу Необходимое оборудование и произведите сортировку записей по полю Название. Для этого вам необходимо выделить данный столбец, щелкнув левой кнопкой мыши на его названии. И далее, используя контекстное меню или соответствующую кнопку на панели инструментов выберите тип сортировки (по возрастанию или убыванию) - по возрастанию. Произведите сортировку и для столбцов с именами Цена и Код заказа.

5. Поиск данных в таблице

Осуществите поиск соответствующих записей в таблице Необходимое оборудование, в одном из полей которой введено название оборудования Задвижка. Для этого в строке главного меню откройте пункт Правка и выберите режим Найти. В открывшемся диалоговом окне Поиск введите образец поиска и включите или уберите нужные флажки. Нажмите кнопку Найти. После первой найденной записи, нажмите кнопку Найти далее. Завершите операцию поиска.

6. Организация связи таблиц с использованием Схемы данных

Когда вы осуществляли ввод данных, используя Мастер подстановок, то в ваших таблицах автоматически устанавливалась связь по соответствующим полям. Посмотреть установившуюся связь можно, нажав на панели инструментов кнопку Схема данных. В открывшемся окне показаны все таблицы, между которыми установлена связь. Таблицы можно перемещать по полю мышкой для более удобного способа расположения связей. Удалите таблицу Оборудование из схемы. Для этого первоначально удалите линию связи между полями Код оборудования таблицы Оборудование и Название оборудования в таблице Необходимое оборудование. Затем выделите таблицу Оборудование и удалите эту таблицу, используя команду Удалить.

Затем снова добавьте эту таблицу в схему, используя пункт Добавить контекстного меню окна схемы. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы во вкладке Таблицы выберите таблицу Оборудование и нажмите кнопку Добавить и закройте окно. Установите связь между полями Код оборудования (табл. Оборудование) и Название оборудования (табл. Необходимое оборудование), перетащив мышкой одно поле на другое. В момент отпускания кнопки мыши создается связь.

7. Изменение макета таблицы

Изменение порядка расположения столбцов

Чтобы изменить порядок расположения столбцов, его необходимо выделить и перетащить левой кнопкой мыши в нужное место и опустить кнопку. Осуществите эту операцию на любой таблице.

Оформление таблицы

Для оформление вашей таблицы можно по желанию использовать сетку или нет. Для этого в режиме Список Таблиц выделите название таблицы (например Сотрудники) и выберите на панели горизонтального меню Главная и установите цвета для фона, сетки и шрифта, а также линии сетки (установите или уберите флажки по вертикали и горизонтали).

После этого откройте таблицу и вы увидите те изменения, которые вы совершили. Установите нужные параметры для любой другой таблицы.

Скрытие столбцов таблицы

Скройте несколько столбцов таблицы Сведения о предприятии. Для этого используйте либо перетаскивание правой границы поля до совмещения с левой, либо команды Формат-Скрыть столбцы, причем скрываемые столбы должны быть предварительно выделены. Для отображения скрытых столбцов используйте комады Формат-Отобразить столбцы и в открывшемся диалоговом окне установите флажки на именах столбцов, которые были скрыты.

8. Отбор данных с использованием фильтра

В Access используется четыре способа отбора записей: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту

В таблице Заказы на работы осуществите отбор записей, код клиента которых начинается на букву С. Для этого в поле Код клиенты третьей записи выделите первую букву С. Затем выполните команды Записи- Фильтр- Фильтр по выделенному. В результате этого получите таблицу, в которой будут записи, название кода клиента которых начинается на букву С. Для последующей работы со всем записями таблицы - отмените фильтр.

Для этого выполните команды Записи-Фильтр-Удалить фильтр или одноименная команда на панели инструментов.

Использование Фильтра для

Используйте этот тип фильтра для таблицы Заказы на работы. Для этого таблица должна быть открыта в режиме Таблицы. Зетем щелкните правой кнопкой мыши на значении поля, для которого нужно указать условие отбора, в частности на поле Белова. Откроется контекстное меню, в котором щелкните левой кнопкой мыши на пункте Фильтр для и введите вручную значение условия отбора. В данном случае фамилию Белова и нажмите клавишу Enter (для закрытия контекстного меню) или клавишу Tab (контекстное меню остается открытым). При открытом контекстном меню можно вводить в поле Фильтр для новые значения и по нажатию клавиши Tab обновлять содержимое выборки.

Использование обычного фильтра

В таблице Заказы на работы выберите те номера заказов, которые выполняла Белова. Для этого выполните Записи-Фильтр-Изменить фильтр.

Откроется диалоговое окно, в котором представлена линейка наименований полей таблицы. В поле Код сотрудника откройте список и выберите пункт Белова. Затем выполните команды Фильтр-Применить фильтр. Получите результирующую таблицу. Удалите фильтр.

Выполните еще раз обычный фильтр для поля Код сотрудника. Результатом отбора должы быть фамилии Белова и Новиков. Здесь будет применена логическая операция Или, т. е. все повторяете точно также как и с Беловой (в предыдущем случае), но после выбора этой фамилии щелкаете на Или внизу окна и в списке этого же поля выбираете еще и фамилию Новиков.

Затем применяете фильтр. Получаете результирующую таблицу с отобранными этими двумя фамилиями. Удалите фильтр.

Использование расширенного фильтра

В таблице Оборудование выберите те элементы, цена которых > 10 рублей. Для этого выберите команду Записи- Фильтр- Расширенный фильтр.

Перенесите название поля Цена в строку Поле во второй половине окна. В строке Условие отбора введите >10. Затем выполните команду Фильтр- Применить. Получите результирующую таблицу. Сохраните ее в виде запроса. Для этого выполните еще раз Записи- Фильтр- Расширенный фильтр. В открывшемся окне файлов выберите команды Файл- Сохранить как запрос и введите имя запроса. Закройте окно фильтра без перезаписи таблицы и в окне базы данных в режиме Запросы просмотрите сохраненный запрос.

При использовании расширенного фильтра часто используются логические операции (And - логическое И, Or - логическое Или, Not - логическое отрицание). В этой же таблице Оборудование выберите только то оборудование, цена которого >10, но <20 рублей. Для этого при открытой таблице вызовите Расширенный фильтр (Записи-Фильтр- Расширенный фильтр), перенесите поле цена в строку Поле. В строке условия отбора введите запись >10 And <20. Сохраните этот фильтр как запрос (Файл-Сохранить как запрос).Позакрывайте окна фильтра и таблицы, а на вкладке Запросы откройте и просмотрите только что созданный запрос.

Завершение работы с базой данных

Завершите работу с Access. Копию файла базы данных сделайте на свою флэш-карту.



Контрольные вопросы

1. Дайте понятие формы и ее предназначения.

2. Какие способы создания форм вам известны?

3. Как создать автоматическую форму?

4. Как создать форму при помощи мастера?

5. Как создать форму при помощи конструктора?

6. Какие операции включает в себя процесс редактирования?

7. Как вставить, удалить или переименовать поля в режиме Конструктор?

8. Какие операции можно осуществить с записями таблицы?

9. Как вставить , удалить или переименовать поля в режиме Таблица?

10.Как осуществляется сортировка данных в таблице и по каким критериям?

11.Как произвести операции выделения, копирования, вставки данных в поля таблицы?

12.Как осуществляется поиск в базе данных?

13.Что такое связь в таблицах, как она устанавливается и для чего нужна?

14.Как осуществляется установка связи в таблице с использованием схемы таблиц?

15.Что включает в себя операция изменения макета таблицы?

16.Как осуществить изменение размеров поля, изменение порядка расположения столбцов?

17.Как скрывать и обратно восстанавливать скрытые столбцы?

18.Как скрыть или установить разновидности сетки в таблице базы данных?

19.Дайте понятие фильтра и какие виды фильтров существуют?

20.Как установить Фильтр по выделенному?

21.Как установить Фильтр для?

22.Как установить Обычный фильтр?

23.Как установить расширенный фильтр?

24.Как строится выражения для расширенного фильтра?

25.Как сохранить расширенный фильтр в виде запроса?



Задание 3.3. Access. Запросы и отчеты

Запустите Access и откройте вашу базу данных из предыдущей лабораторной работы.

Работа с запросами

Запрос представляет собой способ описать группу записей, произвести над ними определенные действия и отобразить результат. В Access испльзуются следующие виды запросов: запрос на выборку, запрос с параметром, запрос на изменения, перекрестный запрос, запрос SQL. Запрос можно сравнить с фильтрами, но в отличие от них запрос может быть создан на основе нескольких таблиц, а фильтр только для одной. Запрос также можно сохранять и делать запрос на основе другого запроса. Запрос можно создавать при помощи Мастера запроса и при помощи Конструктора.

Запрос на выборку

Запрос на выборку является самым распространенным типом запроса. Он извлекает данные из одной или нескольких таблиц и используется для группировки записей, вычисление сумм, средних значений, подсчета количества записей и расчетов итоговых значений других типов.

1. Создание простого запроса с помощью Мастера

Сделайте запрос на основе таблицы Необходимые ресурсы. Для этого в окне Б.Д. выберите ярлык Запросы и выберите значок Создание запроса с помощью мастера или нажмите кнопку Создание в окне базы данных, и в появившемся диалоговом окне Новый запрос выбрать Простой запрос. В появившемся окне Создание простых запросов в поле со списком Таблицы и запросы выберите название таблицы Ресурсы. С помощью стрелок вправо и влево переместите из списка Доступные поля в список Выбранные поля следующие названия полей: Номер по П/П, Код заказа, Фамилия сотрудника, Часы, Ставка.

Нажмите кнопку Далее. Установите переключатель на режим Подробный (вывод каждого поля каждой записи) и нажмите кнопку Далее. Задайте имя запроса Необходимые ресурсы и выберите способ открытия запроса Открыть запрос для просмотра данных и кнопку Готово. Установите сортировку по возрастанию в поле Код заказа, используя кнопки сортировки на панели инструментов, либо команды Главная-Сортировка-Сортировка по возрастанию (Сортировка по убыванию). Переместите поле Фамилия сотрудника на первое место в структуре запроса (выделите столбец и при нажатой левой кнопкой мыши осуществите перемещение). Скройте столбец Номер по П/П (переместите правую границу столбца на левую с помощью мыши). Закройте окно запроса. В вашем списке запросов появился первый запрос с именем Ресурсы. Просмотреть содержимое этого запроса можно двойным щелчком мыши.

2. Создание запроса с помощью Конструктора

Мастер запросов умеет конструировать только простые условия отбора.

Чтобы наложить дополнительные ограничения, следует пользоваться Конструктором запросов, обеспечивающим полное управление параметрами запроса и построение сложных условий отбора данных.

Сделайте запрос на выборку на основе таблицы Необходимое оборудование под именем Оборудование на заказы. Для этого необходимо чтобы была нажата кнопка Запросы, и нужно выбрать режим Создание запроса в режиме конструктора. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку Таблицы и выберите название таблицы Необходимое оборудование и нажать кнопку Добавить, а затем кнопку Закрыть. В окне конструктора Запрос на выборку в его верхней части отображаются списки полей таблицы. Нижняя область содержит бланк выбора полей таблиц, условий отбора и режимов сортировки.

Переместите указатель на пункт имя таблицы Необходимое оборудование. Затем щелкните в первой ячейки строки Поле на стрелочке и из списка выберите поле Порядковый номер. Далее в последующих ячейках выберите следующие поля: Название оборудования, Количество, Цена. Сортировку по возрастанию установите по полю Название оборудования (в строке Сортировка в поле Название оборудования из списка выберите режим сортировки По возрастанию). Далее просмотрите, как будет выглядеть ваш запрос, для этого нажмите кнопку с восклицательным знаком на панели инструментов. Если все в запросе вас устраивает то закройте окно с сохранением запроса под именем Оборудование на заказы. Если нет - вернитесь обратно в режим конструктора.

3. Запрос на выборку с условием отбора

Сделайте запрос на выборку с применением условия отбора на основе таблицы Заказы на работы и дайте ему имя Выполняемые заказы. В структуру запроса включите следующие поля: Номер заказа, Код клиента, Код сотрудника, Дата завершения. В столбце Дата завершения и в строке Условие отбора введите условие, по которому будут отбираться записи, дата исполнения которых назначена после 30.09.03 Условие отбора будет иметь вид >#30.09.03#.

Сделайте запрос на выборку с применением условия отбора на основе таблицы Сотрудники и дайте ему имя Выбранные сотрудники. Структура запроса такая же, как и в таблице. Условие отбора Like “Б*” сформируйте при помощи построителя выражения. Для этого в поле Фамилия на строке Условие отбора щелкните правой кнопкой мыши для вывода контекстного меню и выберите пункт Построить. В открывшемся диалоговом окне Построитель выражений используйте кнопку Like и с клавиатуры введите “Б*”. Закройте окно и сохраните запрос.

4. Запрос на выборку с вычисляемыми полями

Создайте запрос на выборку с вычисляемым полем на основе таблицы

Необходимые ресурсы и дайте ему имя Сумма исполнителям. В структуру запроса включите следующие поля: Код заказа, Фамилия сотрудника, Часы, Ставка. Следующее поле сделайте вычисляемым. Установите указатель в это поле и нажмите SHIFT+F2, откроется диалоговое окно Область ввода. Введите следующее выражение: Стоимость:[Часы]*[Ставка].

Получите результирующую таблицу запроса и сохраните его.

5. Запрос на выборку с вычислением итоговых данных

Создание итогового запроса на основе запроса

Сделайте итоговый запрос на основе запроса Сумма исполнителям и дайте ему имя Общая сумма исполнителям. Структура этого запроса полностью соответствует исходному запросу. Дополните этот запрос итоговыми вычислениями. Предварительно добавьте в структуру запроса строку Групповая операция (клавиша суммы на панели инструментов). В поле Фамилия сотрудника установите операцию Группировка, а в поля Код заказа, Часы, Ставка и Стоимость установите функцию Sum. Просмотрите результирующую таблицу клавишей Запуск (клавиша в виде восклицательного знака). В данной таблице первый столбец выдает информацию, которая не несет смысловой нагрузки для нас. Поэтому, вернитесь в структуру запроса и отмените вывод данного поля на экран. А также отмените вывод поля Ставка. Получите итоговую таблицу запроса. Сохраните ее под именем Общая сумма исполнителям.

Создание итогового запроса на основе таблицы.

Сделайте итоговый запрос на основе таблицы Необходимое оборудование и дайте ему имя Сумма оборудования на заказ. Структура запроса: Код заказа,

Название оборудования, Количество, Цена. Введите новое вычисляемое поле Стоимость оборудования, результат которого есть произведение Количество на Цену. Установите групповые операции: Группировка в поля Название оборудования и Цена, Sum - во все остальные. Просмотрите результирующую таблицу кнопкой Запуск(!), затем вернитесь в режим конструктора и отмените вывод на экран поля Код заказа. Запишите результирующую таблицу запроса.

Запрос на изменения

Запрос на изменения позволяет, выполнив одну операцию, внести изменения во многие записи. Существует четыре типа запросов на изменения: запрос на создание таблицы, запрос на удаление записей, запрос на добавление и обновление записей.

Сделайте запрос на изменение с созданием новой таблицы. Исходными данными для этого запроса будет запрос, который вы создадите на основе таблицы Оборудование с этой же самой структурой. В условие отбора по полю Цена введите >10. Находясь в режиме конструктора, выберите режим создания таблицы.

Дайте имя таблице - Цена оборудования >10. Сохраните запрос под именем Цена оборудования. В ярлыке Запросы появится новый значок запроса, перед которым будет стоять восклицательный знак. Выделите этот запрос и нажмите кнопку Открыть. После этого во вкладке Таблицы создастся новая таблица. Перейдите во вкладку Таблицы, выделите вновь созданную таблицу и откройте и просмотрите ее.

Запрос с параметром

Сделайте запрос с параметром на основе таблицы Необходимое оборудование. Структура запроса такая же, как и в этой таблице. Введите параметр отбора [Код оборудования] в столбце Код оборудования и в строке Условие отбора. Далее выберите пункт меню Создание- Запросы. Откроется диалоговое окно Конструктор Запроса. Ведите в поле Параметр номер заказа дайте ему тип Целый. Сохраните запрос под именем Параметр и запустите его, введите номер заказа. В данный запрос будут отобраны записи принадлежащие к этому коду заказа.

Работа с отчетами

Отчет позволяет выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и распечатать. Отчет, как и форма, может быть создан следующими способами: Автоматическим, с помощью Мастера, с помощью Конструктора.

1. Автоматическое создание отчета

Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Создайте автоотчет на основе таблицы Сотрудники и сохраните его под именем Список сотрудников. Для этого необходимо нажать кнопку Отчеты, в окне базы данных и затем нажать кнопку Создать. В открывшемся диалоговом окне Новый отчет выбрать Автоотчет в столбец. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна выберите название таблицы Сотрудники и нажмите кнопку ОК. Закройте окно отчета и сохраните его под именем Список сотрудников. Просмотрите данный отчет, нажав кнопку Просмотр.

2. Создание отчета с помощью Мастера отчетов

Еще одним и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (включающие или не включающие подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов.

Создайте отчет на основе таблицы Клиенты и сохраните его под именем Список клиентов. Для этого находясь во вкладке Отчеты выберите режим Создание отчета с помощью мастера. В открывшемся диалоговом окне Отчетов в списке поля Таблицы и запросы выберите таблицу Клиенты. В списке Доступные поля выделите все поля и переместите их в список Выбранные поля и нажмите кнопку Далее. В следующем окне в списке Добавить уровни группировки выберите поле Название и стрелкой > переместите в правую часть окна на лист и нажмите кнопку Далее. В следующем окне выберите порядок сортировки По возрастанию и нажмите кнопку Далее. В следующем окне выберите вид макета для отчета По левому краю 1 и нажмите кнопку Далее. Выберите требуемый стиль Деловой и нажмите Далее. Введите название отчета Список клиентов и нажмите кнопку Готово. Просмотрите отчет и закройте его окно.

3. Создание отчета при помощи Конструктора

При создании и модификации отчетов можно удалять, добавлять, перемещать области вместе с расположенной в них объектами, устанавливать цвета и управлять параметрами отображения любых элементов и областей отчетов.

Создайте отчет при помощи конструктора на основе запроса Общая сумма исполнителям. Для этого нажмите вкладку Отчеты и, используя команды Вставка-Отчет в диалоговом окне Отчеты выберите режим Конструктор, а внизу окна из списка выберите название запроса Общая сумма исполнителям и нажмите кнопку ОК. Откроется окно отчета, панель элементов управления и небольшое окно списка полей запроса. Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул. Размер каждого раздела можно менять, перетаскивая границы левой кнопкой мыши.

Кроме этих разделов отчет должен еще содержать Заголовок и Примечание. Для их вывода в отчете используйте команды Отчет- Заголовок.

Перетащите поля Фамилия сотрудника и Стоимость на отчет в область данных из окна списка. Удалите надписи для этих полей. Разместите эти два поля напротив друг друга в строке. Уменьшите область данных так, чтобы в ней была видна только эта строка с полями. В область верхнего колонтитула поместите две надписи, используя кнопку Надпись на Панели элементов управления.

Надписи поместите так, чтобы они находились над полями в области данных.

В левую надпись введите текст Фамилия, а в правую - Сумма на руки. В область заголовка, используя тоже надпись, введите название Ведомость начисления заработной платы. А область примечаний используйте для вычисления итоговых данных. Для этого в область Примечаний поместите элемент управления Поле. Измените надпись в подписи на Общая сумма, а в пустое поле введите формулу =Sum([Sum-Стоимость]). Просмотрите отчет кнопкой Предварительный просмотр. Отчет должен представлять собой список сотрудников с причитающимися каждому определенной суммы денег и в конце отчета должна быть выведена общая сумма. Задайте вашему отчету цвет, шрифт, введите рисунок. Сохраните отчет под именем Ведомость.

Завершите работу с Access



Контрольные вопросы

1. Дайте понятие запроса.

2. Какие типы запросов используются в Access?

3. Какие пособы создания запросов вам известны?

4. Понятие запроса на выборку.

5. Как создается простейший запрос с помощью мастера?

6. Как создать запрос на выборку с помощью конструктора?

7. Какова структура запроса и каков порядок ее заполнения?

8. Как задается условие отбора в запросе на выборку?

9. Как создается вычисляемое поле в запросе?

10.Как создается запрос с вычислением итоговых данных, в чем его особенность?

11.Понятие запроса на изменение.

12.Какие типы запросов на изменение вам известны?

13.Как создается запрос на изменение с созданием новой таблицы?

14.Понятие запроса с параметром и чем он отличается от запроса на выборку?

15.Правило построения выражения в вычисляемых запросах?

16.Понятие отчета.

17.Какие виды отчетов можно создать в Access?

18.Какие способы создания отчетов применяются в Access?

19.Как создать отчет автоматически?

20.Как создать отчет при помощи мастера?

21.Что собой представляет структура отчета?

22.Как создать отчет при помощи конструктора?

23.Понятие связанного поля и присоединенной надписи.

24.В чем состоит назначение заголовка и примечания, верхнего и нижнего колонтитулов?

25.Как произвести итоговые вычисления в отчетах?

26.Как осуществить предварительный просмотр созданного отчета?

27.Как вывести отчет на печать?

Размещено на Allbest.ru

...