Спортивный комплекс АлтГУ - это современное универсальное спортивное сооружение, по своим объёмным показателям и оснащению профессиональным спортивным оборудованием отвечающее соответствующим стандартам для проведения на его площадях полноценных академических занятий спортивных кафедр, студенческих спортивно-массовых и культурных мероприятий, занятий спортивных секций и соревнований российского и международного уровней по разным видам спорта.

Спортивный комплекс «Университет» организован с целью создания благоприятных условий для успешной работы физкультурно-спортивных кафедр по физическому воспитанию, подготовки квалифицированных преподавательских кадров и специалистов-организаторов физической культуры и спорта. Работа СК «Университет» также заключается в привлечение значительного числа студентов, преподавателей и сотрудников Университета к активным занятиям по укреплению здоровья и повышению жизненного тонуса, поддержке общественных инициатив, направленных на развитие физкультурно-оздоровительного движения.

В СК "Университет" работают 23 секции, в которых регулярно занимаются около 600 человек.

Основные задачи СК:

o организация физкультурно-массовых, оздоровительных и спортивных мероприятий для работников и студентов АлтГУ;

o организация работы групп общефизической подготовки и секций по видам спорта;

o организация подготовки и выступления сборных команд АлтГУ в районных, городских, краевых, республиканских соревнованиях;

o совместная работа с кафедрой физического воспитания АлтГУ, Профкомом АлтГУ и Лигой студентов АлтГУ по организации физкультурно-массовых и спортивных мероприятий для преподавателей, сотрудников и обучающихся в АлтГУ в виде комплексных Спартакиад;

o воспитательная работа со студентами АлтГУ совместно с отделом внеучебной и воспитательной работы (ВиВР);

o пропаганда здорового образа жизни;

o организация дополнительных образовательных услуг;

o организация сбора средств и целевое финансирование мероприятий по решению задач, стоящих перед СК.

Непосредственное руководство Спортивным клубом осуществляет председатель Спортивного клуба, назначаемый на должность ректором высшего учебного заведения по представлению кафедры физического воспитания высшего учебного заведения.

В Спортивном клубе имеются отделы: учебно-спортивный и организационно-массовый, а также учебный Совет, как совещательный орган. В состав Совета входит заведующий кафедрой физического воспитания и спорта, представители факультетов, секций.

Совет заслушивает отчеты организации работы в сборных командах, секциях, группах, любительских объединениях и т.д. Рассматривает планы работы, календарные планы спортивно-массовых мероприятий, сметы расходов, нормативные документы Спортивного клуба и в установленном порядке вносит их на утверждение администрации высшего учебного заведения. Рассматривает и утверждает документы на присвоение спортивных разрядов, вносит в установленном порядке представления на присвоение почетных званий и других форм поощрений.

СК осуществляет свою деятельность согласно календарному плану работы, составленному директором СК в соответствии с целями и задачами СК на год, и согласованному с Советом СК.

Деятельность спортивного комплекса регулируется действующим законодательством, нормативными правовыми актами органов исполнительной власти, осуществляющим функции в сфере физической культуры и спорта, Уставом Университета, Положением об СК, приказами ректора Университета и иными локальными актами Университета.

Организационная структура СК «Университет» представлена на Рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Организационная структура СК «Университет»

СК представляет ежегодные отчеты о своей деятельности администрации АлтГУ, докладывает на собрании трудового коллектива, освещает свою деятельность в печати.

Объем информации, который используется в процессе функционирования СК, постоянно увеличивается, а текущая информация часто изменяется. Персоналу организации, ответственному за ведение документооборота приходится вносить и изменять новые данные в соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени, что негативно сказывается на эффективности работы СК, ухудшая ее. Кроме того, ведение документооборота традиционным способом приводит к ряду проблем:

o документы теряются;

o накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

o документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

o тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

o создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

o на подготовку и согласование документов тратится много времени.

В связи с вышеизложенным очевидно, что назрела необходимость модернизации системы ведения документооборота СК «Университет», посредством перевода ее на электронную основу, что в дальнейшем позволит полностью отказаться от традиционной формы документооборота. Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все вышеперечисленные проблемы, а также:

o обеспечит слаженную работу всех подразделений;

o упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

o повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

o повысит оперативность доступа к информации;

o позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

2.2 Концептуальная модель данных в BPWin

На основании информации, полученной в результате анализа предметной области можно построить модель процессов документооборота, протекающих в данной предметной области.

Контекстная диаграмма отражает интерфейс системы с внешним миром, а именно, информационные потоки между системой и внешними сущностями, с которыми она должна быть связана. Она идентифицирует эти внешние сущности, а также, единственный процесс, отражающий главную цель или природу системы насколько это возможно (Рисунок 2.2).

Документооборот в СК «Университет» осуществляется с помощью правил и ограничений, согласно которым выполняется работа. Например, Устав университета, Законодательство РФ, нормативно-правовые акты. Также работа выполняется за счет механизмов и ресурсов, необходимые для выполнения работы, но не изменяющиеся в процессе работы (например, оборудование, людские ресурсы). На вход документооборота поступают различная корреспонденция. На выходе получаем данные или объекты, появившиеся в результате выполнения работы.

Рисунок 2.2 - Контекстная диаграмма Документооборот «Doc_Univer»

Рассмотрим логическую модель управления документооборотом более подробно. Выделяют входящий, исходящий и внутренний документопоток.

· Входящий документопоток складывается из:

Ш документов вышестоящих организаций. В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации управленческой деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

Ш документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров об оплате за обучение (счет-фактура, платежные поручения и др.).

Ш документы от сотрудников и учащихся АлтГУ (жалобы, заявления, справки и т.д).

· Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в учреждении и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. К исходящим документам можно отнести: конкурсные заявки, письма, положения о соревнованиях, отчеты, графики мероприятий

· Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в организации, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах предприятия. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности -- положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, графики мероприятий, выписки из приказов, представления (на получение спортивной стипендии), календарный план и др.

Основные принципы организации документооборота:

o прохождение документов должно быть оперативным;

o каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

o порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота -- прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

Бизнес-процессы документооборота СК можно разделить на три категории (Рисунок 2.3):

o Прием и учет входящей документации.

o Обработка внутренних документов.

o Формирование исходящей информации.

В процессе обработки входящих документов образуется ряд внутренних, а также исходящих документов, которые подвергаются дальнейшей обработке в следующих блоках.

Рисунок 2.3 - Логическая модель документооборота «Doc_Univer»

На этапе обработки входящих документов сотрудник выполняет следующие действия (Рисунок 2.4):

o проводит идентификацию личности, представившей документы;

o проверяет правильность и полноту заполнения прилагаемых документов в соответствии с требованиями законодательства РФ;

o проверяет наличие всех необходимых документов для данного вида распоряжения или запроса;

o назначается срок исполнения документа.

При поступлении документы регистрируются и поступают на рассмотрение одному из руководителей организации или непосредственно адресату. Руководитель рассматривает документ, накладывает резолюцию, определяет исполнителя (исполнителей) и сроки исполнения и при необходимости назначает ответственного за контроль. Далее документ поступает каждому из исполнителей, которые, исходя из своей компетенции, могут назначать дополнительных исполнителей. После исполнения документа, исполнитель проставляет отметку об исполнении и направлении документа в дело.

Рассмотрим потоки данных при получении входящих документов (Рисунок 2.5). Корреспондент отправляет адресату необходимую документацию. Далее сотрудник спортивного комплекса принимает документ и смотрит, существует ли такой корреспондент в справочнике, если нет, то заводит новую запись. Рассмотрение входящего документа получателем происходит следующим способом: формируется резолюция, документ отправляется в работу. Исполнителям, указанным в резолюциях доставляются уведомления и поручения. Документ может быть поставлен на контроль. После этого сотрудник анализирует полученный документ и регистрирует его. Этапы регистрация: создаётся карточка, формируется номер, записывается дата регистрации, указывается дело и другие атрибуты. Карточка сохраняется в базе данных. Документ отправляется в системе на рассмотрение.

Рисунок 2.4 - Декомпозиция процесса «Прием и учет входящих документов»

Рисунок 2.5 - Модель потока данных «Учет входящей корреспонденции»

Процесс обработки внутренних документов (Рисунок 2.6):

Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).

Этап подготовки и оформления внутреннего документа осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:

o составление проекта документа;

o согласование;

o проверка правильности оформления;

o подписание документа руководителем;

o регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы:

o передача документа секретарю;

o контроль его исполнения;

o исполнение;

o подшивка исполненного документа в дело.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

Рисунок 2.6 - Декомпозиция процесса «Обработка внутренних документов»

Процесс формирования исходящей документации.

Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры (Рисунок 2.7):

o разработку проекта документа в структурном подразделении;

o согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

o утверждение документа руководством;

o регистрацию документа;

o подшивка в дело.

Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера.

Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.

Рисунок 2.7 - Декомпозиция процесса «Формирование исходящей информации»

Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ-службы и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: "от документов" и "от процессов".

Маршрут документа -- это последовательность стадий обработки документа, которая настраивается для типов документов администратором системы. Маршрут может включать следующие стадии обработки документов:

· подготовка документа;

· анализ документа;

· согласование;

· утверждение;

· подпись.

Описание документооборота "от документов" исторически является наиболее распространенным и широко используется при внедрении СЭД. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями.

Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: На начальной стадии документ подготавливается и анализируется, после чего согласуется с руководством. Если нет замечаний по документу, то его приводят к исполнению и отправляют к нужному корреспонденту, если есть недочеты, то документ возвращается на стадию анализа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор, пока не будут устранены все замечания (Рисунок 2.8).

Стадия «согласование» может состоять из одного или нескольких этапов. Каждый этап создается с помощью одного из следующих блоков согласования:

· параллельное;

· последовательное;

· с переходами по условиям.

Главное требование к маршруту документа в организации - это прохождение документа до потребителя информации (исполнителя) кратчайшим путем через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документа.

Рисунок 2.8 - IDEF3 диаграмма «Маршрут движение документа»

2.3 Построение инфологической модели системы электронного документооборота «Doc_Univer»