Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Проектирование базы данных

1.1 Анализ и постановка задач

2. Разработка информационно-логической схемы базы данных

2.1 Выделение объектов и информационных процессов в данной области

2.2 Режимы создания таблиц

2.3 Формы

2.3.1 Создание форм

2.3.2 Редактирование формы

2.3.3 Форматирование элементов управления формы

2.4 Запросы

2.4.1 Формирование запросов на выборку

2.4.2 Итоговые запросы

2.4.3 Редактирование запросов

2.4.4 Определение даты годности лекарств

2.4.5 Вывод списка лекарств , которые изготовлены 6 числа

2.5 Отчёты

2.5.1 Создание отчётов

2.5.2 Изменение структуры отчёта

2.5.3 Отчеты базы данных «Аптека»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ



ВВЕДЕНИЕ

В состав пакета Microsoft Office Professional входит приложение Microsoft Access, предназначенное для работы с базами данных. Под базой данных Microsoft Access понимает совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. База данных Microsoft Access может содержать таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Ядро базы данных Microsoft Jet управляет данными, которые содержатся в таблицах, находящихся в базе данных. Данные в связанных таблицах могут содержаться в другой базе данных Access, во внешнем источнике данных, таком как базы данных dBASE или электронная таблица Microsoft Excel, а также в источнике данных ODBC, таком как Microsoft SQL Server. информационный база лекарство отчёт

Microsoft Access позволяет управлять информацией из одного файла базы данных. В рамках этого файла данные можно разделить на отдельные контейнеры, называемые таблицами; просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм; находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов; а также анализировать или печатать данные в заданном макете с помощью отчетов. Создание страниц доступа к данным позволяет пользователям просматривать, обновлять или анализировать данные из базы данных через Интернет или интрасеть.

Задачами данной курсовой работы является обучение методам концептуального, логического и физического проектирования баз данных, углубление знаний по исследованию систем управления базам данных (СУБД) для реализации концептуальной, логической и физической моделей.

Данная работа выполняется средой разработки Microsoft Access 2007. Программа Access позволяет обеспечить ввод данных в таблицы базы данных, их хранение и сопровождение, а также получать из совокупности этой информации нужные данные.

В базу данных программы внесены данные о лекарствах аптеки;название лекарств, цена упаковки, дата выпуска, срок годности, необходимость наличие рецепта, завод-изготовитель.. Программа дает возможность просматривать и добавлять данные о сроках годности лекарств.рмационная пользователь программный

Цель работы: создать средствами Microsoft Access базу данных лекарства аптеки, предусмотреть реализацию следующих возможностей: добавление данных в записную книжку; удаление данных из записной книжки; поиск данных по конкретным признакам; изменение каких-либо данных

Во время выполнения работы была выучена предметная область: ”Лекарства аптеки" и построено правило, которым должна соответствовать информационная система. На основании этой информации была построена концептуальная модель данных, которая путем логического проектирования приведена к соответствию реляционной базы данных. Разработан дизайн информационной системы. Требуемая функциональность реализована программными средствами СУБД Access и языком запросов SQL.

1. Проектирование базы данных

1.1 Анализ и постановка задач

Программная система так же должна содержать то количество информации, которое является необходимым достаточным для ее работы. Для этого база должна быть грамотно спроектирована. В результате разработки в моей системе выполняются следующие операций над информацией:

добавление новой информации

изменение информации

сохранение информации.

Моя база данных состоит из данных о лекарствах аптеки;название лекарств, цена упаковки, дата выпуска, срок годности, необходимость наличие рецепта, завод-изготовитель.

Мне нужно для каждого лекарства определить дату , до которой оно годно, вывести список лекарств, которые будут годны в течении 2-х следующих лет, вывести список лекарств , которые изготовлены до определенного числа, вывести список лекарств , которые изготовлены в в определенном месяце, вывести список лекарств , которые изготовлены в в определенный день и , для которых срок годности не закончился.

Данная курсовая работа выполнена в среде Microsoft Office Access. Эта информационная система столь удобна, что с ней смогут работать в дальнейшем пользователи-непрограммисты. Эта база данных облегчит работу сотрудников аптеки, они смогут получать необходимую информацию, редактировать ее, вести необходимый учет и составлять отчеты, что также сэкономит их время .



2. Разработка информационно-логической схемы базы данных

2.1 Выделение объектов и информационных процессов в данной области

Модель базы данных состоит из одной таблицы(лекарства).Таблица включает в себя такие поля как (название лекарств, цена упаковки, дата выпуска, срок годности, необходимость наличие рецепта, завод-изготовитель).

Данная таблица представлены на рисунке 1.

Рис 1.



Проиллюстрируем таблицу в режиме конструктора:

Рис.2

2.2 Режимы создания таблиц

Создание таблиц, как и других объектов БД, начинается с активизации окна базы данных (см. рис. 3). В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

Таблица БД создаётся в два этапа. На первом этапе определяется её структура: состав полей, их имена, тип каждого поля, его размер и другие свойства полей. На втором этапе таблица заполняется данными, т. е. формируются записи.

Для создания новой таблицы необходимо в окне базы данных выполнить щелчок на значке любого из трёх элементов управления (для создания новой таблицы) или щёлкнуть на кнопке Создать, расположенной на верхней панели окна. В открывшемся окне Новая таблица (после щелчка на кнопке Создатьвыбирается один из режимов создания таблиц: Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Режим таблицы.

Основным является режим создания таблиц с помощью Конструктора. В этом режиме пользователь сам может устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы.

Мастер таблиц автоматически формирует таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 40 образцов таблиц. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которого можно выбрать нужные поля для включения их в создаваемую таблицу.

Режим Импорт таблиц позволяет переносить таблицы, созданные в других приложениях Windows, в базы данных Access. При импорте таблиц следует помнить, что импортируемые таблицы, например электронные таблицы, созданные в Excel, должны иметь стандартный формат баз данных, когда каждая строка представляет собой отдельную запись, а столбцы являются полями.

В Режиме таблицы пользователь может создать новую таблицу, не определяя предварительно её структуру. При выборе этого режима открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные. Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя. Этот способ целесообразно применять для создания небольших таблиц, структура которых будет настраиваться позже. Возможности создания таблиц в этом режиме ограничены, и они, как правило, требуют доработки в режиме конструктора.



2.3 Создание таблиц в режиме конструктора

Выбор режима осуществляется щелчком на значке Создание таблицы в режиме конструктора, размещённом в окне базы данных, или режим Конструктор выбирается в окне Новая таблица, которое открывается после выполнения щелчка на кнопке Создать окна базы данных.

После выбора режима на экран выводится окно конструктора таблиц. Оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных. Третья колонка Описание может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. Этот раздел, как правило, заполняется редко. Окно конструктора таблиц после введения в него всех данных, необходимых для формирования структуры таблицы).

В нижней части окна отображаются свойства текущего поля. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Эти свойства можно изменять по желанию пользователя.

Имя поля является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов « . », « ! », « ` », « [ », « ] ». Имя не может начинаться с пробела, его максимальная длина составляет 64 символа.

Тип данных показывает, какая информация может быть внесена в поле, и определяет правила обработки этой информации. Возможные типы данных рассмотрены в разд. 1. Тип для каждого поля выбирается из раскрывающегося списка с помощью кнопки выбора данных из списка (см. рис. 5). Она отображается только после щелчка на соответствующей ячейке. По умолчанию Access предлагает текстовый тип данных.

Определив имя поля и выбрав его тип, пользователь при необходимости может задать его свойства. Некоторые из свойств уже определены по умолчанию. По желанию пользователя их можно изменить.

Размер поля - свойство, определяющее максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Размеры полей для различных типов данных Рекомендуется задавать минимально допустимые размеры поля.

Формат поля - свойство, позволяющее определять, в каком виде будут представлены выводимые данные. В Access определены встроенные стандартные формы отображения для полей с типом данных Числовой, Дата/время, Денежный, Логический.

Свойство Число десятичных знаков задаёт для числового и денежного типов данных число знаков после запятой.

Свойство поля Маска ввода позволяет задавать шаблон, контролирующий правильность ввода данных. Например, для поля Табельный номер (тип поля Текстовый) целесообразно задать маску типа 0000. Это будет означать, что в данное поле должны быть введены четыре цифровых символа (от 0 до 9). Для заполнения данными поля, допустим, Номер телефона имеет смысл задать шаблон вида 000-00-00. В этом случае при вводе данных пользователю не нужно будет набирать символ « - ». Символ «0» в шаблоне означает ввод цифр от 0 до 9 (ввод обязателен), символ « 9 » - ввод цифры или пробела (ввод не обязателен), символ « L » - ввод букв от A до Z или от А до Я (ввод обязателен), символ « ? » - ввод букв от A до Z или от А до Я (ввод не обязателен). Назначение других символов в шаблоне пользователь может узнать из справки, предварительно установив курсор в строку Маска ввода и затем нажав клавишу [F1].

Подпись - свойство, задающее заголовок поля (столбца), который отображается в режиме таблицы. Подпись может как совпадать с именем поля, так и отличаться от него. Если подпись поля не задана, то Access по умолчанию использует в этом качестве название поля.

Значение по умолчанию - это свойство поля, определяющее значение, которое Access вставит в таблицу автоматически.

Свойство Условие на значение позволяет осуществлять контроль ввода, задаёт ограничения на вводимые значения. При нарушении заданного условия ввод будет запрещён и Access выведет текст, заданный свойством Сообщение об ошибке. Например, для поля Оклад в строку Условие на значение будет введено выражение >=3000 AND <=8000, где ключевое слово AND указывает на логическую операцию И. Выражение можно ввести непосредственно с клавиатуры или с помощью Построителя выражений, вызываемого на экран щелчком на кнопке с тремя точками. При вводе данных в поле Оклад, которые не удовлетворяют заданному ограничению, на экран выводится сообщение, допустим, Введите правильно оклад. Это сообщение пользователь заносит в строку Сообщение об ошибке.

Чтобы при вводе данных случайно не пропустить (т.е. не заполнить) некоторое поле, оно объявляется обязательным. Для этого надо установить курсор в строку свойства Обязательное поле, щёлкнуть на кнопке выбора данных из списка и выбрать значение Да.

Поле может быть индексировано. С этой целью в строке свойства Индексированное поле указывается вариант Да (Совпадения не допускаются). Это позволит сократить время, необходимое для поиска записи по содержимому индексированного поля.

Таким образом, формирование структуры таблицы может считаться завершённым, если будут заданы имена всех полей, определены их типы и заданы необходимые свойства полей. При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Допустим, необходимо сделать ключевым поле Табельный номер. Для этого выполняется щелчок правой клавишей мыши на имени поля и в открывшемся контекстном меню выбирается пункт Ключевое поле. При создании простейшей базы данных, состоящей из одной таблицы, задание ключевого поля не обязательно.

Закончив создание структуры таблицы, пользователь закрывает окно конструктора таблиц. При этом Access выдаёт запрос на сохранение таблицы, и пользователь может задать имя таблицы, после чего на экране появляется окно базы данных.

Ввод данных в таблицу

После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы - вводу в неё данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке Открыть при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.

Новая таблица не имеет записей, а содержит только наименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор устанавливается в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить с помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш [Shift + Tab]. После заполнения последней ячейки и нажатия клавиши [Tab] курсор переместится в первую ячейку следующей строки и Access автоматически сохранит только что введённую запись. Таким образом, после заполнения таблицы данными сохранять их не надо - Access все введённые данные сохраняет автоматически. Однако если при работе с таблицей происходит изменение её структуры (например, менялась ширина столбцов), то Access попросит подтвердить эти изменения. Для увеличения или уменьшения ширины столбцов в таблице (в режиме ввода данных) необходимо указатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу между столбцами, и перетащить мышь вправо или влево

При открытии уже заполненной таблицы пользователь может добавить в неё записи, удалить или исправить их. Для удаления записей их предварительно необходимо промаркировать с помощью селекторной колонки (см. рис. 6), а затем нажать на клавишу [Delete] или выполнить команду Правка Удалить (команда Удалить из меню Правка). Данные, занесённые в таблицу, можно копировать в буфер обмена, сортировать по возрастанию или убыванию, проверять орфографию всех текстовых значений полей таблицы и т. д. Эти операции можно выполнить, используя кнопки инструментальной панели Таблица в режиме таблицы.

Изменение структуры таблицы

Для изменения структуры таблицы (добавления нового поля, его удаления, изменения последовательности полей, а также изменения типа данных, размера поля и других его свойств) необходимо открыть таблицу в режиме Конструктор. С этой целью маркируют таблицу в окне базы данных и выполняют щелчок на кнопке Конструктор, что приводит к появлению на экране окна конструктора таблиц

Чтобы вставить в таблицу новое поле, необходимо предварительно выделить строку (с именем поля), выше которой будет добавлена новая пустая строка, и выполнить команду Вставка Строки. В появившуюся пустую строку вводят имя нового поля и его тип. Выделение строк с именами полей происходит с помощью селекторной колонки, расположенной левее столбца с перечнем имён полей.

Для удаления полей необходимо промаркировать строки с именами этих полей и нажать клавишу [Delete] или выполнить команду Правка Удалить.

Следует помнить, что некорректное изменение типа данных или какого-либо свойства поля может привести к потере данных, о чём система предупреждает пользователя.

2.3 Формы

2.3.1 Создание форм

Access предоставляет возможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотрено ранее, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями. Если данные вводятся непосредственно с бланков, то графическими средствами форму можно представить так, чтобы она повторяла оформление бланка, что заметно облегчает работу пользователя.

С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать в удобном для пользователя виде.

Формы можно создавать в режиме Конструктор или с помощью Мастера форм, или использовать автоформы. В отличие от таблиц и запросов, которые рекомендуется формировать с помощью Конструктора, формы удобнее создавать, используя автоформы или Мастер форм, а Конструктор применять при редактировании и форматировании форм.

Автоформы бывают трех видов: «в столбец» ленточные и табличные. Табличные формы имеют вид таблиц Автоформа «в столбец» может отображать только одну запись.

Для создания автоформы в окне базы данных надо щелкнуть на значке элемента Формы и затем щелкнуть на кнопке Создать. В диалоговом окне Новая форма выбирается вид автоформы и источник данных: таблица или запрос. После щелчка на кнопке OK автоформа выводится на экран.

Использование Мастера форм позволяет отображать в форме не все поля источника данных, а выборочно, по желанию пользователя. Для выбора поля в окне Доступные поля маркируется имя требуемого поля, а затем выполняется щелчок на кнопке переноса . Для «переноса» всех полей источника данных в окно Выбранные поля используется кнопка .

Создавая форму с помощью Мастера, можно выбрать внешний вид формы: в один столбец (на экране отображается только одна запись), ленточный или табличный. Можно также задать требуемый стиль и имя формы.

2.3.2 Редактирование формы

Под редактированием формы понимаются такие изменения, как удаление поля и добавление нового, добавление новых текстовых записей и изменение существующих и т. п. Для отображения структуры формы на экране необходимо в окне базы данных выделить имя требуемой формы и щелкнуть на кнопке Конструктор. Структура формы

(ленточной), содержит три основных раздела: область заголовка, область данных и область примечаний.

Размеры разделов можно изменять, перетаскивая по вертикали линии, разделяющие эти зоны. Разделы заголовка и примечаний содержат в основном такие элементы оформления формы, как текстовые надписи и рисунки. Основными элементами области данных являются поля, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод.

Элементы управления представлены на Панели элементов вызываемой командой Вид Панель элементов или щелчком на соответствующей кнопке панели инструментов. Выбор элемента управления осуществляется щелчком на его значке в Панели элементов, после чего указатель мыши устанавливается в то место структуры формы, куда должен быть вставлен элемент, и мышь протаскивается в требуемом направлении.

Наиболее часто при редактировании форм или создания форм в режиме Конструктор используются элементы управления Надпись, Поле, Рисунок, Сводная рамка объекта. Рисунок выбирается из графического файла и вставляется в объект. Элемент Сводная рамка объекта может быть представлен не только в виде рисунка, созданного, допустим, в графическом редакторе Paintbrush, но и в виде другого объекта, например мультимедийного.

Вместе с элементом Поле автоматически вставляется его присоединённая надпись. По умолчанию эта надпись стандартная: Поле 1, Поле 2 и т.д. Если новое поле не содержит данных, то в нём отображается слово Свободный. Поле можно сделать вычисляемым. В этом случае в присоединённую надпись вводится поясняющее сообщение, например Средний оклад, а в поле записывается выражение =Avg([Оклад]). С помощью такого поля можно подводить итоги, если оно будет вставлено в область примечаний формы.

Выражение в поле можно не только вводить с клавиатуры, но и форматировать его автоматически. С этой целью выделяется поле, куда будет введено выражение, а из контекстного меню (вызывается щелчком правой клавиши мыши) выбирается команда Свойство. Затем в диалоговом окне Поле курсор необходимо перевести в строку Данные и щелкнуть на кнопке с тремя точками; на экране появится диалоговое окно Построитель выражения. В этом окне щелчком на соответствующей кнопке вставляется знак равенства (=), двойным щелчком раскрывается папка Функции, затем щелчком раскрывается папка Встроенные функции. Функция Avg (среднее значение), входящая в список встроенных функций, вставляется в выражение либо двойным щелчком, либо щелчком на кнопке Вставить. В выражении эта функция отображается с аргументом «expr», который необходимо удалить, после чего выделить имя формы (в нижнем левом окне), а затем из появившегося списка полей (в нижнем среднем окне) выбрать поле Оклад.

2.3.3 Форматирование элементов управления формы

Под форматированием элементов управления понимается их перемещение, изменение размера, изменение шрифта текста и т.п. Эти операции можно выполнить с помощью кнопок панели форматирования либо с помощью команд меню Формат. Для этой цели можно также использовать команды контекстного меню, такие как Свойства, Выровнять.

К формам предъявляются повышенные требования по дизайну. Поэтому все элементы формы должны быть выровнены. Для этого элементы выделяются протаскиванием мыши по вертикальной линейке, а затем выполняется команда Формат Выровнять (или команда Выровнять из контекстного меню) либо по левому краю, либо по верхнему и т. д.

При перемещении элемента с помощью мыши необходимо указатель мыши установить на маркёр верхнего левого угла выделенного элемента, чтобы указатель принял форму указательного пальца. Если указатель имеет форму ладони, то поле перетаскивается одновременно с присоединённой надписью либо одновременно перемещаются все выделенные элементы.



Разработаны формы для заполнения таблицы базы данных.



2.4 Запросы

2.4.1 Формирование запросов на выборку

Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска. Принципы формирования запросов можно рассмотреть на примере создания запроса, позволяющего выбрать из таблицы Сотрудник только работников определенной должности, например мастеров. В этом случае критерием поиска является наименование должности мастер поля Должность. Результатом поиска будут записи, у которых содержимое поля Должность соответствует критерию поиска. Причем по желанию пользователя в эти записи могут входить не все поля, содержащиеся в записях таблицы Сотрудник. Допустим, в них будут отсутствовать поля Табельный номер и Зарплата.

Как и при создании таблиц, пользователям, имеющим малый опыт работы с Access, рекомендуется форматировать запросы с помощью Конструктора. Для этого в окне базы данных необходимо выбрать объект Запросы и дважды щелкнуть на значке Создание запроса в режиме конструктора (или щелкнуть на кнопке Создать, а затем выбрать команду Конструктор). Эти действия вызовут открытие окна Запрос на выборку; чаще всего это окно называется бланком запроса по образцу.

Одновременно с бланком запроса по образцу открывается диалоговое окно Добавление таблицы, в котором в качестве источника данных для запроса выбирается таблица, например Сотрудник, а затем выполняется щелчок на кнопке Добавить. Имя таблицы с перечнем содержащихся в ней полей появится в верхней части бланка запроса. Выбрав источник данных, нужно щелкнуть на кнопке Закрыть, и окно Добавление таблицы закроется.

В тех случаях, когда запрос формируется на основании не одной, а нескольких таблиц, необходимо последовательно выбирать таблицы из списка и щелкать на кнопке Добавить, а по окончании процесса выбора таблиц из списка щелкнуть на кнопке Закрыть. Следует помнить, что формировать запросы с использованием нескольких таблиц можно только при наличии связей между выбранными таблицами. Эти связи отображаются в верхней части бланка запроса на выборку.

Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку Поле), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Это можно проделать несколькими способами:

в нижней части бланка запроса в строке Поле выполнить щелчок на пустой ячейке, а затем из списка полей, раскрываемого щелчком на кнопке выбора данных из списка, выбрать требуемое поле;

в верхней части бланка запроса осуществить двойной щелчок на имени поля требуемой таблицы;

в верхней части запроса выделить одно или несколько полей таблицы (при нажатой клавише Ctrl), которые затем перетащить в строку Поле нижней части бланка;

для включения в запрос всех полей таблицы последние выделить двойным щелчком на строке заголовка таблицы, а затем перетащить в строку Поле.

В нижней части бланка запроса имеется также строка Сортировка. При необходимости упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либо полю необходимо щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся в строке Сортировка, затем выполнить щелчок на появившейся в этой ячейке кнопке выбора данных из списка и выбрать метод сортировки - по возрастанию или убыванию. Для многоуровневой сортировки, осуществляемой сразу по нескольким полям, предварительно требуется расположить поля в нижней части бланка запроса в определенном порядке. Данные сортируются сначала по полю, расположенному левее в бланке запроса, затем по другому полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Перемещать поля можно обычным перетаскиванием, предварительно выделив требуемый столбец щелчком над ячейкой с наименованием поля (указатель мыши при этом должен принять форму стрелки, направленной вниз).

В каждой ячейке строки Вывод на экран проставлен флажок, т. е. по умолчанию опция Вывод на экран активна для всех полей. При этом предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, что не всегда необходимо. Например, надо отсортировать данные по возрасту сотрудников, а поле Дата рождения не должно отображаться в результирующей таблице. В этом случае флажок поля Дата рождения сбрасывается щелчком по значку .

Критерии поиска задаются в строке Условие отбора. Для вывода в результирующей таблице списка сотрудников определенной должности необходимо в ячейку строки Условие отбора поля Должность ввести какое-либо значение, например мастер. Если необходимо вывести список работников нескольких должностей, например мастеров и инженеров, то в строке Условие отбора указывается одно из значений поля Должность - мастер, а в строке или - другое значение этого поля - инженер. Этот критерий поиска можно задавать и в одной строке Условие отбора, введя в ячейку поля Должность выражение: мастер OR инженер, в котором ключевое слово OR указывает на использование в выражении логической операции ИЛИ.

Данные можно отбирать не только по значениям текстовых полей, но и по значениям полей других типов. Например, для вывода списка сотрудников, родившихся позже определенной даты, допустим позже 01.01.70, необходимо ввести в ячейку поля Дата рождения выражение > 01.01.70 (после запуска запроса Access преобразует это выражение: > #01.01.70#).

Для того чтобы вывести список сотрудников, оклад которых больше или равен 3000 рублей, но меньше или равен 8000 рублей, в ячейку поля Оклад вводится выражение >=3000 And <=8000. Заполнив бланк запроса, можно просмотреть результирующую таблицу, щелкнув на кнопке (Запуск), расположенной на инструментальной панели, или выполнив команду Запрос Запуск.

При закрытии диалогового окна Запрос на выборку необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Запрос можно сохранить и до закрытия диалогового окна с помощью команды Файл Сохранить.

Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса его имя маркируют в окне базы данных и щелкают на кнопке Открыть. Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.

Иногда бывает затруднительно вводить с клавиатуры имена полей, используемых в выражениях, особенно если эти имена длинные. В этом случае целесообразно скопировать их в буфер обмена, предварительно выделив имена этих полей в строке Поле бланка запроса.

При запуске запроса на обновление (щелчок на кнопке Запуск ) или его открытии в окне базы данных Access предупредит, что будут обновлены значения такого-то количества записей.

Для просмотра результатов расчета после выполнения запроса необходимо в окне базы данных щелкнуть на значке объекта Таблицы, выделить имя таблицы (в данном случае таблицы Сотрудник) и открыть ее щелчком на кнопке Открыть.

2.4.2 Итоговые запросы

Итоговые запросы позволяют выполнять вычисления (сумму, среднее значение и др.) по всем записям для какого-либо числового поля, определять количество записей. Итоговые запросы формируются, как и ранее рассмотренные виды запросов, с помощью бланка запроса по образцу. В нижнюю часть бланка запроса включаются поля, для которых рассчитываются итоговые значения, а также поля, по которым производится группировка записей. Например, необходимо определить для каждого подразделения (см. таблицу Сотрудник) количество сотрудников, занимающих определенную должность, а также сумму окладов и среднее значение зарплаты по каждой должности. Для этого в запрос включаются поля Подразделение и Должность, по которым группируются записи, а также поля Должность (т.е. в нижнюю часть бланка запроса это поле вставляется дважды), Оклад и Зарплата, чтобы подсчитать соответственно количество сотрудников, сумму окладов и среднюю зарплату для каждого наименования должности.

После включения требуемых полей в запрос необходимо щелкнуть на кнопке (Групповые операции), расположенной на инструментальной панели, после чего появится строка Групповые операции. В каждой ячейке этой строки отобразится слово Группировка. Для полей Подразделение и Должность значение Группировка в строке Групповая операция должно быть оставлено. Щелчок на ячейках остальных полей со значением Группировка вызывает появление кнопки выбора данных из списка, из которого выбирается требуемая операция: для поля Должность - Count (количество), для поля Оклад - Sum (сумма), для поля Зарплата - Avg (среднее значение). Кроме указанных функций, также часто используются функции Max (максимальное значение) и Min (минимальное значение). Для полей Подразделение и Должность целесообразно включить сортировку по возрастанию.

2.4.3 Редактирование запросов

Для внесения необходимых изменений в запрос любого вида его имя следует маркировать в окне базы данных и щелкнуть на кнопке Конструктор. На экране появляется бланк запроса, в который можно вносить изменения: вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия отбора, тип сортировки и др.

Чтобы удалить поле, необходимо щёлкнуть на любой ячейке этого поля, а затем выполнить команду Правка Удалить.

Для перемещения поля его выделяют щелчком над его заголовком и перетаскивают в соответствующее место бланка запроса.

Добавление нового поля осуществляется таким же образом, как вставка поля при формировании запроса.

2.4.4 Определение даты годности лекарств

В моей работе я должен был создать следующий запрос:

Определить дату до которого годно лекарство. Показано на рис.3

Рис3.



Проиллюстрируем таблицу в режиме конструктора:

Рис4.

2.4.5 Вывод списока лекарств , которые изготовлены 6 числа

Рис 5.



В режиме конструктора:

Рис.6

2.5 Отчёты

2.5.1 Создание отчётов

Основное назначение отчётов - это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля, т. е. вначале будут выводиться на экран бригадиры, затем инженеры, потом мастера и т. д. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка Итоги становится недоступной.

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке Связи с Office, расположенной на панели инструментов Предварительный просмотр.

2.5.2 Изменение структуры отчёта

Структура отчёта отличается от структуры формы только большим количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов, которые необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.

Для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула номера страницы выполняется команда Вставка Номера страниц. Этот элемент можно перемещать из области колонтитула в другие области, например в область заголовка отчёта, если указатель мыши принимает форму ладони.

Редактирование структуры отчёта выполняется в режиме Конструктор. Для запуска режима в окне базы данных маркируется имя созданного отчёта и выполняется щелчок на кнопке Конструктора.

2.5.3 Отчеты базы данных «Аптека»

В работе были созданы следующие отчеты:

1.Вывести список лекарств, которые будут годны в течениидвух следующих лет.

Для построения отчета использовались дополнительное поле.

В поле годно2 года использовано следующее выражение:

годно 2 года: [дата выпуска]+365+365

В графе условия отбора написоно выражение: >=Date().



2.Вывести список лекарств, которые изготовлены в мае.

3.Вывести список лекарств, изготовленных в пятницу, для которыхсрок годности не закончился.



Для построения отчета использовались дополнительные поля.

В поле годен до использовано следующее выражение:

Годен до: DateAdd("yyyy";[лекарства]![срок годности (вгодах)];[лекарства]![дата выпуска]).В графе условия отбора написоно выражение: >=Date().

В поле выражение использовалось выражение:

Выражение1: Weekday([лекарства]![дата выпуска])

В графе условие отбора поставлено число 6.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проделав работу по созданию базы данных, можно подвести итог, что данная область IT - индустрии просто незаменима в создании серьезных проектов в любой сфере деятельности современных предприятий, фирм, заводов. Владея таким мощным средством как проектирование баз данных, языком запросов SQL, можно создавать гибкие, а самое главное, надежные информационные системы.

Созданная база данных позволяет частично продемонстрировать работу: заполнение базы данных, получение информации в виде отчетов , запросов и с помощью форм.

При подготовке данной курсовой работы мною были получены и углублены знания по технологии создания базы данных с помощью программы MS Access.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные

В ходе данной курсовой работы была разработана информационно-справочная система хранения и обработки информации по лекарствам аптеки, которая способствует быстрому поиску необходимых данных при минимальных затратах времени.

Разработанная база данных может быть легко расширена при изменении информационных потребностей пользователя без потери ранее занесенной информации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Вейкас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2/ Перев. с англ. - СПб.: Питер, 1995. - 864 с.: ил.

2. Манфред Хоффбауер, Кристоф Шпильман Access: сотни полезных рецептов: пер. с нем. - К.: BHV, 1997 - 400 с

3. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.- СПб.: Питер, 2001. - 640 с.

4. Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: Краткий курс. - СПб.: Питер, 2001. - 288 с.

5. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2000. - СПб.: БХВ-Петербург, 2001. - 468 с.

6. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002. - 720 с.

7. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. - СПб.: БХВ-Петербург, 2001. - 510 с.

8. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. - М.: ЭКОМ, 2000. - 352 с.

9. Винтер Р. Microsoft Access 97: Справочник. - СПб.: Питер, 1998. - 416 с.

10. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.- СПб.: Питер, 2001. - 640 с.

11. Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: Краткий курс. - СПб.: Питер, 2001. - 288 с.

12. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2000. - СПб.: БХВ-Петербург, 2001. - 468 с.

13. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002. - 720 с.

14. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. - СПб.: БХВ-Петербург, 2001. - 510 с.

15. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. - М.: ЭКОМ, 2000. - 352 с.

16. Винтер Р. Microsoft Access 97: Справочник. - СПб.: Питер, 1998. - 416 с.

Размещено на Allbest.ru

...