Размещено на http://www.allbest.ru/

• Содержание
• Введение
• 1. Структура ИПС «Кодекс»
• 2. Виды поиска документов: интеллектуальный, атрибутный, быстрый
• 3. Работа со списком документов
• 4. Печать документов и списков, сохранение и передача в MS Word
• 5. Папки пользователя
• 6. Закладки в текстах документов
• 7. Особенности поиска нормативно-технических документов в базах данных «Техэксперт»
• Заключение

Литература



Введение

Значение эффективной системы распространения правовой информации для современного гражданского общества трудно переоценить. Становится очевидным, что никакая реформа экономического уклада и политического устройства в стране в принципе невозможна без доступа миллионов граждан и сотен тысяч предприятий к правовой информации. Можно выделить три основные проблемы, которые обычно приходится решать при создании эффективных механизмов распространения этого вида информации.

Первая проблема обусловлена тем, что государственные структуры, выпускающие правовые документы, недостаточно открыты. Как правило, эта проблема наиболее остро стоит в странах с недостаточно развитыми демократическими традициями. В России эта проблема постепенно решается, и шаг за шагом преодолевается информационная закрытость органов государственной власти и управления. Этому во многом способствуют средства массовой информации, и в немалой степени такие специализированные электронные средства массовой информации, как информационно-правовые системы.

Вторая проблема связана с созданием действительно эффективных и доступных для массового потребителя каналов распространения правовой информации. И здесь важно, какими средствами решается данная задача. Всего несколько лет назад в России бытовало глубокое убеждение, что распространением правовой информации могут заниматься только государственные организации и средства массовой информации, находящиеся на полном бюджетном финансировании. Несомненно, профессионально работающие государственные средства массовой информации будут и дальше играть важную роль в распространении правовой информации, но реальная доступность правовой информации широкому кругу потребителей сегодня достигнута, прежде всего, благодаря массовости тиражей независимых специализированных изданий. При этом определяющее значение для решения проблемы доступа к правовой информации в последнее время приобретает распространение компьютерных, электронных средств массовой информации.

Третья проблема касается создания эффективных инструментов для работы с огромным массивом самой разнообразной правовой информации. Такие инструменты могут быть созданы только на основе компьютерных технологий. Этими инструментами являются компьютерные информационно-правовые системы.

Целью данной работы является изучение информационно-правовых систем на примере системы «Кодекс».



1. Структура ИПС «Кодекс»

кодекс правовой документ техэксперт

Информационно-правовые системы -- класс компьютерных баз данных, содержащих тексты указов, постановлений и решений различных государственных органов. Подкрепленные нормативными документами, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учёту, судебные решения, типовые формы деловых документов и др.

Существенно повышают производительность юристов, бухгалтеров, аудиторов, руководителей организаций при решении правовых вопросов.

Информационная система (ИС) «Кодекс» представляет собой обширную электронную библиотеку правовой и экономической информации, содержащую полные тексты законодательных и нормативных актов Российской Федерации, документов региональных органов государственной власти, международных соглашений, юридические комментарии, образцы договоров и деловых документов, консультации, справочники, наиболее популярные экономические и юридические периодические издания.

На сегодняшний день база данных «Кодекс» является одним из крупнейших в России компьютерных банков правовой и экономической информации. Общее количество содержащихся в информационных разделах нормативных актов, тематических комментариев, консультаций, примерных форм деловых и правовых документов и других информационных материалов превышает миллион.

Современные сервисные возможности программного комплекса «Кодекс» по достоинству оценены его многочисленными пользователями. Начиная с версии 4.5 программный комплекс «Кодекс» является полностью 32-битным приложением и позволяет реализовать все возможности современных 32-битных операционных систем -- Windows 9x/Me или Windows NT 4/2000/XP и выше. Программный комплекс является полнофункциональным приложением среды Windows, полностью поддерживающим стандартные средства работы с интерфейсом Windows.

Подключаемые к программному комплексу информационные разделы базы данных «Кодекс» образуют единое информационное гипертекстовое пространство. В системе реализованы: мощные средства поиска (универсальный атрибутный, интеллектуальный поиск -- возможность запроса к системе на естественном языке); сортировка и фильтрация выборок, полученных в результате поиска; возможность помещать выборки и отдельные информационные материалы в пользовательские папки и делать закладки в текстах документов, что позволяет эффективно и творчески работать с базой данных.

В системе реализован механизм защиты от несанкционированного доступа, позволяющий защитить некоторые информационные продукты (том или набор томов базы данных). Механизм реализуется в драйвере защиты, который может инициализироваться при установке системы. Возможна защита 4 либо с привязкой к аппаратной конфигурации компьютера, либо с электронным ключом.

ИС «Кодекс» позволяет пользователям реализовать полный комплекс сервисных возможностей современных компьютеров, использовать новейшие технологические решения в области телекоммуникаций, а состав и содержание документов, находящихся в базе данных, -- обеспечить профессиональные потребности различных специалистов. Для этого разработчики предлагают разнообразные наборы информационных разделов, содержащие различное количество документов, сгруппированных, например, по тематическому критерию.

Разделы базы данных «Кодекс» обновляются еженедельно и ежедневно. Пакеты обновления могут быть переданы пользователю на любом компьютерном носителе или по Internet.

ИС «Кодекс» состоит из двух самостоятельных частей: программного комплекса и информационного хранилища документов и материалов. Программный комплекс позволяет с максимальным удобством оперировать содержащейся в базе данных информацией. Информационное хранилище состоит из пяти основных блоков, соответствующих видам правовой информации. В каждом блоке содержатся информационные разделы (базы данных) с массивами документов и материалов по той или иной проблеме:

- Законодательство - разделы, содержащие нормативные документы России, регионов России и международные акты;

- Судебная и иная правоприменительная практика - судебные решения и иные документы правоприменительной практики;

- Юридические комментарии и консультации - комментарии законодательства, статьи, консультации, образцы договоров, справочно-консультационные материалы;

- Нормативы и стандарты - нормативно-технические документы (ГОСТы, СНиПы, СанПиНы и др.), классификаторы России;

- Справочная информация - курсы валют и др.

Для обеспечения профессиональных потребностей различных специалистов в ИС «Кодекс» сформированы информационные продукты - комплексные системы, сочетающие различные виды правовой информации. Например, «Помощник бухгалтера» - это информационный продукт для бухгалтера, финансового директора; «Стройэксперт» - информационный продукт для специалистов в области строительства. В нашей терминологии информационный продукт - это отдельный «шкаф», в который переложены (скопированы) документы и материалы из пяти основных «шкафов». Процесс образования информационного продукта

Полнота электронной библиотеки на компьютере конкретного пользователя зависит от количества установленных (подключенных) разделов базы данных «Кодекс». То есть у всех пользователей могут присутствовать все пять «шкафов», а заполнены они у каждого пользователя могут быть по-разному.

Главная особенность системы «Кодекс» состоит в том, что все тематические разделы базы данных образуют единое информационное пространство, что определяет возможность сквозного поиска по всем разделам и быстрого перехода из раздела в раздел по гипертекстовым ссылкам. Каждый раздел имеет в своем составе область (библиотеку) документов и область тематического справочника. Тематический справочник представляет собой расширенный тематический классификатор предметной области, в котором каждая тематическая рубрика снабжена комментарием юриста. Знакомство с комментарием позволяет даже неподготовленному пользователю быстро сориентироваться в конкретной области права и сразу приступить к работе с ключевыми (наиболее важными) документами.

Каждый документ, помещенный в библиотеку, характеризуется набором атрибутов: видом, датой принятия, наименованием, номером, принявшим органом и т.п. Однако, разделы базы данных «Кодекс» могут хранить информацию не только о документах, но и о предприятиях, людях, книгах и других информационных объектах (например, телефонную книгу предприятия, словарь терминов, библиографический справочник, электронную версию журнала или газеты). В этом случае библиотека документов превращается в библиотеку объектов, а объект характеризуется своим специфическим набором атрибутов. Тематический справочник в этом случае хранит информацию о данной предметной области. Особой частью базы данных является область папок пользователя, куда можно складывать необходимые выборки информационных материалов, помещать закладки, сделанные пользователем в текстах документов, тематических комментариев и других справочных материалов.



2. Виды поиска документов: интеллектуальный, атрибутный, быстрый

1) Интеллектуальный поиск:

Это мощное средство поиска в условиях, когда вы затрудняетесь точно сформулировать контекстный запрос, не знаете конкретных значений атрибутов или вас просто интересует вся содержащаяся в базе данных информация по какой-либо проблеме.

Интеллектуальный поиск может быть рекомендован в следующих случаях:

-пользователь затрудняется в точной формулировке запроса;

-пользователь точно не помнит термины, которыми характеризуется интересующая его проблема;

-пользователь хочет получить в результате поиска максимум документов (материалов), пусть даже отдаленно относящихся к интересующей его проблеме;

-сама проблема недостаточно конкретна.

В результате этого вида поиска формируется выборка материалов, где каждому элементу присвоен "вес", определяющий близость (соответствие) контексту искомого запроса, причем выборка отсортирована в порядке убывания "веса".

Для проведения данного вида поиска необходимо ввести запрос на поиск в виде интересующей вас фразы или совокупности словосочетаний. В запросе можно не использовать знаки препинания. Например, если вас интересует вопрос о льготном налогообложении вашего малого предприятия, введите в строке запроса поисковую фразу "льготное налогообложение предприятий малого бизнеса".

Работать с данным видом поиска исключительно просто. Достаточно выбрать команду "Приблизительный поиск" в меню "Поиск" либо нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. После выполнения команды появится уже знакомое окно-диалог "Где искать". После выбора области поиска и нажатия кнопки команды "ОК" появится окно-диалог "Приблизительный контекстный поиск", в котором надо ввести поисковую фразу. При этом не надо задумываться о том, является ли какое-либо слово в данной фразе "шумовым" и содержится ли оно в базе данных. Система автоматически отбросит "шумовые" слова и те, которые не встречаются в базе данных.

Например, если вас интересует вопрос: "Как определяется выслуга лет для офицеров вооруженных сил, увольняющихся в запас", введите в строке запроса поисковую фразу "выслуга лет офицеров Вооруженных сил, увольняющихся в запас".

Для начала процесса поиска нажмите кнопку команды "Поиск", и через некоторое время в текущее информационное окно будет выведен список документов, удовлетворяющих поисковому запросу и отсортированных в порядке убывания "веса".

Документы с наибольшим "весом" имеют большую вероятность содержать полезную для вас информацию, поэтому прежде всего обратите внимание именно на них. При просмотре документов из списка обратите внимание, что термины, которые входят в поисковый запрос, выделены в тексте.

Для получения наилучших результатов в данном виде поиска следует воспользоваться следующими рекомендациями:

1. Запрос должен быть направлен на смысловое содержание документа. Система не поймет, если попытаться задать вопрос о самом документе.

Например, запрос "документы, принятые налоговой инспекцией по Санкт-Петербургу" составлен неверно. Получить подборку документов Налоговой инспекции по Санкт-Петербургу можно, воспользовавшись универсальным поиском по атрибуту "Принявший орган".

2. Система не понимает запросов, построенных на отрицании (например, "льготы по налогам, кроме подоходного"). В этом случае, скорее всего, вы получите результат, противоположный ожидаемому.

Помните, что система при поиске ориентируется на те слова, которые были указаны в запросе, а не на те, которые пользователь "держит" в уме.

3.Результаты запроса, как правило, получаются лучше, если правильно выбраны разделы базы данных, в которых производится поиск. Поэтому желательно отключить при поиске разделы, заведомо не содержащие интересующих вас документов.

4.Вряд ли целесообразно использовать приблизительный поиск для поиска документов по общей (неконкретной) теме.

Например, для поиска по запросу "налог на прибыль" лучше воспользоваться тематическим поиском. В то же время приблизительный поиск по запросу "льготы по налогу на прибыль для малых предприятий" будет достаточно эффективен.

5.Работая со списком документов, полученных по результатам приблизительного поиска, надо отдавать отчет в том, что список не является абсолютно правильным: среди важных документов в нем будут представлены несущественные и случайные документы. Но даже несущественный документ может вывести вас на основные (главные) документы, соответствующие вашему запросу (например, при переходе по гипертекстовой ссылке).

6.Зачастую бывает полезно строить стратегию поиска в два этапа. Поскольку первоначально бывает трудно правильно сформулировать запрос на поиск, надо формулировать его так, как приходит в голову. Просматривая документы, полученные в результате поиска по такому запросу, вы почти наверняка сообразите, как лучше составить запрос на поиск и уточните его, используя ту терминологию, которую найдете в самих документах.

Например, первоначальный запрос может быть составлен так: "акциз на водку". Однако после просмотра нескольких документов, полученных в результате поиска по такому запросу, Вы убедитесь, что правильнее было бы составить его так: "акциз на алкогольные напитки", поскольку слово "водка" редко встречается в нормативных документах.

2) Атрибутный поиск:

В основе атрибутного поиска лежит возможность приписать документам, помещаемым в информационный банк, некие атрибуты. При этом каждый документ имеет несколько независимых друг от друга атрибутов. Это позволяет эффективно находить документы даже при отрывочных сведениях о них. Все атрибуты, приписанные документам, можно разделить на обязательные и специальные, постоянные и временные. Например, к обязательным атрибутам относятся тип документа, принявший орган, дата принятия и т.д. Специальные атрибуты - это те, которые либо необязательны, либо свойственны только некоторым документам из всего массива информации, либо присваиваются разработчиком с известной долей субъективизма. Например, присвоение тому или иному документу атрибута "тематика".

Универсальный атрибутный поиск рекомендуется применять в следующих случаях:- более или менее точно известно, какие документы или материалы требуется найти, т.е. известны значения некоторых атрибутов документов или достаточно определенно можно воспроизвести содержимое документа (контекст); - требуется осуществить поиск по комбинации различных атрибутов документа.

Главная особенность универсального атрибутного поиска - возможность гибко комбинировать признаки поиска и границы поиска (область документов или тематические комментарии).

Если в системе подключено несколько информационных разделов, то перед началом процедуры формирования поискового запроса рекомендуется задать границы поиска при помощи специального диалога "Где искать". Затем можно формировать сам запрос на поиск. Наиболее эффективен атрибутный поиск, если точно известно, какие документы и материалы нужны и где они находятся. Перечислим атрибуты документов, по которым проводится поиск.

Поисковая карточка содержит 18 параметров для задания условий:

1. вид документа,

2. принявший орган,

3. номер документа,

4. дата принятия,

5. тематика,

6. дата редакции,

7. дата изменения,

8. статус (действующий/недействующий),

9. дата начала,

10. дата окончания,

11. опубликование,

12. номер регистрации в Минюсте,

13. дата регистрации в Минюсте,

14. дата внесения в БД,

15. тип документа,

16. ситуация,

17. название,

18. текст.

Почти во всех атрибутах пользователю предлагается выбирать значение из справочника-словаря (классификатора), в котором приведен исчерпывающий перечень возможных значений данного атрибута. Однако иногда разработчик тем самым заставляет пользователя долго работать в больших списках (особенно если в таком виде представлены атрибуты даты или номера).

Для ввода значений атрибутов "Вид документа" и "Принявший орган", как правило, используются специальные классификаторы. Однако наличие таких списков-словарей требует от разработчика постоянного пристального внимания к изменениям, происходящим в наименованиях органов власти и в структуре органов власти. Одной из существенных проблем при поиске с использованием атрибута "Принявший орган" является тот аспект, что достаточно часто с изменением структуры Правительства РФ изменяется спектр полномочий того или иного государственного органа. В результате для неискушенного пользователя не всегда очевидно, что те или иные документы, относящиеся к полномочиям конкретного органа власти, могут иметь другое значение атрибута "Принявший орган".

Списки значений данных атрибутов достаточно велики (за исключением атрибута "Действующий/недействующий"), но для выбора нужного значения можно воспользоваться быстрым контекстным поиском по списку атрибутов. Для этого, находясь в окне списка значений атрибутов, нажмите первую букву наименования атрибута, и курсор выбора тут же встанет на первое значение, начинающееся с этой буквы, введите следующую букву и т.д., первая отсутствующая в названии буква исчезнет из поисковой цепочки и прозвучит сигнал ошибки.

Для удобства выбора значений можно провести сортировку классификаторов. Для этого нажмите правую кнопку мыши в области списка или “горячую” клавишу <Shift+F10>, а в появившемся контекстно-зависимом меню выберите команду "Сортировка" (“горячая” клавиша команды - <F5>), и список будет отсортирован. Если выбрать команду "Сортировать всегда", то список значений данного классификатора будет сортироваться каждый раз, как он будет выбран в качестве условия поиска. Выполняя команду "Сортировать всегда", следует помнить, что данная операция увеличит время подготовки процедуры поиска.

По атрибуту "Дата принятия" существует возможность задавать дату и точно, и как диапазон, в произвольном виде. Например, принятые в конкретный срок, а также до и/или после определенной даты.

Значение атрибута "Номер документа" может задаваться в качестве символьной строки или из списка. В первом случае можно ввести известный номер документа (поиск на точное совпадение) или воспользоваться служебным символом "*" в поисковом запросе (поиск по шаблону). Во втором - ввести произвольный номер документа нельзя, существует словарь номеров, куда вносятся автоматически все номера поступающих документов. Такой способ ускоряет поиск, сразу после выбора конкретного номера документы уже найдены. В то же время, если пользователь неточно помнит номер документа (особенно его начало), найти таковой практически невозможно.

При использовании значений атрибута "Тематика" необходимо быть юридически грамотным. Классификатор может быть представлен в иерархическом, с возможностью раскрытия подчиненных тематик, или в линейном виде. Опции фильтрации, сортировки, как правило, в классификаторах не предусмотрены (но виды и органы автоматически упорядочены по алфавиту). В классификаторах возможен поиск фразы или слова, входящего в название тематики, вида, органа, по умолчанию окончания не отбрасываются, нужно догадаться набирать слова без них.

Особо необходимо отметить, что ввод значений атрибута "Тематика" в запрос на поиск возможен из буфера временного хранения, куда предварительно был скопирован список тематик. Для этого поставьте курсор мыши в окно запроса на поиск и нажмите правую кнопку мыши или "горячую" клавишу <Shift+F10>. Появится контекстно-зависимое меню, в котором выберите команду "Вставить". В результате в окне запроса появится список значений атрибута "Тематика", а в верхнем окне эти тематики будут выделены цветом.

Эта возможность может быть полезна, если вы захотите результаты тематического (проблемного) поиска дополнить поиском документов.

ПРИМЕР поиска по атрибуту "Тематика":

Если вам нужно просмотреть нормативные документы о валютном регулировании и валютном контроле, то в окне-диалоге "Новая выборка" выберите атрибут "Тематика" двойным щелчком мыши.

Теперь в окне со списком значений атрибута необходимо найти нужную тематику. Для быстрой прокрутки списка значений наберите на клавиатуре последовательность букв "вал", и пометка в списке (пунктирная рамка) встанет на тематику "Валютное регулирование и валютный контроль в сфере внешнеэкономической деятельности", а следующее значение в списке - "Валютное регулирование и валютный контроль".

Выберите необходимое вам значение тематики двойным щелчком мыши или нажатием клавиши <Enter>. Выбранная тематика (тематики) будет перенесена в окно формирования запроса на поиск.

Нажмите кнопку команды "Поиск", а затем, в случае положительного результата поиска, кнопку команды "Список" для получения на экране информационного окна с выборкой найденных документов.

При поиске по слову в названии или в тексте также существуют различные подходы. В одном случае задать произвольное слово невозможно, можно только выбрать из предлагаемого словаря. В него включены даже весьма редкие фамилии, употребляющиеся в документах. Другие разработчики разрешают ввод любых слов, при этом для поисковых слов автоматически подключается словарь словоформ и дается "мягкое" предупреждение о шумовых словах, которые не будут участвовать в поиске.

Атрибутный поиск позволяет составлять сложные контекстные запросы с использованием в поисковой фразе логических операторов и операторов расстояния, гибко комбинировать поисковые атрибуты, вводить в запрос несколько значений атрибутов, устанавливая логическое условие поиска: "ИЛИ", "И", "Ни одного из выбранных". Для составления более сложных поисковых запросов необходимо активизировать поле в правой части окна запроса и нажать кнопку "Формула". При этом будет вызвано окно-диалог "Помощник", с помощью которого нужно ввести условия контекстного поиска.

При вводе поисковых слов (фраз) контекстного запроса можно использовать автоматически подключаемый словарь для включения в запрос словоформ, заведомо имеющихся в базе данных, использовать специальные символы "*" и "?". Например, запросу "Ми*н*" будут соответствовать слова "Минфин" и "Минобороны". Для составления более сложного запроса с использованием логических операторов и операторов расстояния воспользуйтесь дополнительным окном-диалогом "Помощник" для ввода условия контекстного поиска или примерами, приведенными в электронном справочнике системы.

Закончив составление запроса на поиск, нажмите кнопку команды "Поиск". Начнется процесс поиска, и информация о результате (количество найденных документов (тематик) или сообщение об отсутствии объектов, удовлетворяющих условию поиска) появится на экране.

Вы можете изменить запрос на поиск, если количество найденных документов слишком велико, или нажать кнопку команды "Список" для вывода списка документов (тематик), в информационное окно "Выборка".

Окно с выборкой будет иметь тот заголовок, который вы ввели в поле "Наименование выборки" окна-диалога "Новая выборка", а если оно осталось пустым, то система сама сформирует имя выборки из параметров запроса на поиск.

Выборка будет помещена в текущее или новое информационное окно в зависимости от режима переключателя "Выборка в новое окно".

Процесс поиска всегда можно прервать, нажав кнопку команды "Прервать". При этом параметры запроса сохраняются и вы останетесь в окне-диалоге "Новая выборка".

3. Работа со списком документов

В результате поиска информации пользователю предоставляется возможность работы с тем или иным документом. Однако непосредственно после формирования запроса и осуществления поиска документов в том же диалоговом окне запроса пользователь получит предварительный отчет о количестве найденных документов. Уже на этом этапе можно сделать предварительный анализ сформированного запроса. Например, найдено очень много или очень мало документов. Тогда, не выходя из диалогового окна, можно уточнить запрос на поиск. Если количество найденных документов удовлетворяет пользователя, то нажав на кнопку "Список", он попадет в окно, где представлен список (выборка) документов, соответствующих запросу.

Далее можно открыть любой из документов и приступить к его изучению или продолжить дальнейшую работу с выборкой. Как это ни парадоксально на первый взгляд, работа с выборкой позволяет уже с первых моментов работы сделать несколько важных выводов. Например, если выборка достаточно велика, то это может свидетельствовать или о том, что запрос на поиск не был достаточно корректным, или о том, что данный вопрос действительно урегулирован большим количеством нормативных актов и необходимо более детально разобраться с существом вопроса. Если документов очень мало, то можно предположить, что в запросе использованы очень жесткие ограничения.

Рассмотрим список полученных документов. Каждый из них представлен в списке в следующем виде. Сначала указывается название документа. Если документ изменялся, то в скобках приведена дата редакции документа. Затем вид документа, принявший орган, дата принятия и регистрационный номер. Следует обратить внимание на панель состояния в нижней части окна со списком документов. В ней показаны через косую черту порядковый номер выделенного в списке документа и общее количество документов в списке. Если в списке нет помеченных документов, то показывается только количество документов в списке. В случае, если выделено несколько документов, то их количество отображается в скобках после числа документов в списке.

По списку можно передвигаться, используя полосу прокрутки или клавиши клавиатуры PgUp, PgDn. Нажав клавиши Ctrl+End, мы перейдем к последнему документу в списке, а нажав клавишу Ctrl+Home, мы перейдем к первому документу в списке.

Для эффективной работы с списками (выборками) различные ИПС оснащены различными инструментальными средствами. Например, в системах "Кодекс" окно, отображающее список документов, найденных в результате поиска, является разновидностью информационных окон типа "Список" (к этому типу также относятся окна "Список разделов базы данных", "Список тематик", "Список документов", "Список принимающих органов", "Выборка по результатам поиска"). Для эффективной работы с этим типом информационных окон пользователь может:

1. изменить состав выборки (повторив поиск с изменением условий запроса);

2. отфильтровать список его по некоторому условию;

3. провести сортировку элементов списка;

4. быстро перемещаться по списку;

5. скопировать (удалить) список (часть списка) в буфер, в файл и/или распечатать его на принтере;

6. поместить список (часть) в пользовательскую папку;

7. после того как список (часть списка) скопирован в буфер, над однотипными списками можно произвести логические операции - объединение, пересечение, разность.

Кратко опишем некоторые из этих возможностей:

1. Уточнение (изменение) запроса на поиск. Команда "Поиск/выборка" из меню "Поиск" позволяет просмотреть предыдущий запрос и при необходимости его уточнить или изменить. При этом будет вызвано уже упоминавшееся в предыдущей лекции окно поиска с заполненными атрибутами. В правой части окна-диалога поля с заполненными атрибутами будут отмечены галочками. После удаления или изменения тех или иных атрибутов будет сформирован новый список.

2. Функция "Фильтрация выборки" позволяет уточнить запрос с использованием дополнительных условий. Окно-диалог, вызываемое по этой команде, идентично окну "Поиск", за исключением того, что поиск будет произведен только по документам соответствующей выборки, а не по всему массиву документов в системе. В результате выполнения команды будет сформирован новый список.

3. Все документы в полученном списке отсортированы. В зависимости от сделанной настройки документы сортируются по тому или иному признаку. Для удобства работы со списком он может быть отсортирован в соответствии с запросами пользователя. При этом сортировка может быть осуществлена по одному или нескольким показателям.

После выполнения команды на экране появится окно-диалог "Сортировка". Атрибуты, по которым производится сортировка элементов данного списка, находятся в светлой области, остальные атрибуты, по которым возможна сортировка, - в темной. В списке атрибутов находятся все атрибуты, характеризующие элементы сортируемого списка (т.е. их количество и наименование различно для списков различных типов).

Определите порядок и набор атрибутов при сортировке. Для выбора атрибута сортировки поставьте курсор мыши на имя атрибута, нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши, пока вид курсора не изменится на “кирпичик”. Теперь, не отпуская кнопку, передвиньте “кирпичик” в светлую область списка и отпустите кнопку мыши. Необходимый вам атрибут будет открыт для сортировки.

Выберите следующий атрибут, если вы хотите провести сортировку по нескольким параметрам, и повторите действия по перетаскиванию атрибута в светлую область и т.д.

Аналогичным образом изменяется порядок атрибутов в списке на сортировку.

Атрибуты, характеризующие элементы сортируемого списка, могут быть пустыми, например, документ может быть не зарегистрирован в Минюсте (атрибут “N рег. Минюста” - пуст). При сортировке по данному атрибуту документы с пустым значением атрибута попадут в конец списка.

Закончив формирование списка атрибутов, участвующих в сортировке, нажмите кнопку команды “Сортировка”, и результатом выполнения команды будет изменившийся порядок элементов списка.

Если вы хотите сохранить настройку сортировки для работы с другими списками впоследствии, сначала нажмите кнопку команды “По умолчанию”, а только затем “Сортировка” (параметры сортировки будут сохранены до следующих изменений).

При выполнении этой операции над списками возможно возникновение ситуаций, когда после сортировки количество документов в списке изменится. Это возможно в том случае, когда один или несколько документов имеют множественное значение атрибута, по которому проводится сортировка. Поясним это на следующем примере.

В разделе "Российское законодательство" есть документ "О налоге на добавленную стоимость" письмо ГНС России от 25.09.96 N ВЗ-4-03/58н, письмо Минфина России от 25.09.96, 16.06.94, 10.04.96 N 04-03-07, 16-30-65, б/н.

Этот документ принят двумя органами и имеет несколько номеров. Если этот документ попадает в список, который необходимо отсортировать, например, по номеру документа, то он будет указан в списке ДВАЖДЫ. Каждый раз в соответствии с одним из номеров.

4. Быстрое перемещение по списку возможно за счет использования контекстного поиска из строки состояния информационного окна системы. Контекстный поиск дает возможность найти в текущем окне нужное слово или словосочетание. Для этого достаточно начать набирать на клавиатуре необходимое слово, курсор автоматически будет перемещаться на слово, соответствующее набранному.

5. Копирование (удаление) списка (части списка) в буфер обмена, копирование в файл, вывод списка на печать.

Эти команды позволяют сохранить или перенести в другое место списки (их части), полученные в результате поиска. Для выполнения всех этих команд требуется предварительно выделить необходимые для последующей работы элементы списка (документы). Для этого существует несколько стандартных для Windows-приложений способов. Например, щелкнуть мышью на первом элементе списка (первом элементе группы) и, удерживая кнопку, вести курсор вниз по списку до последнего элемента списка (группы элементов). При этом выделенная часть списка меняет свой цвет. После этого выполнить команду копирования помеченной области в буфер временного хранения можно четырьмя способами:

I. Нажать правую кнопку мыши в области списка и в открывшемся контекстно-зависимом меню выбрать команду "Копировать";

II. Нажать горячую клавишу <Ctrl+Ins>;

III. Выполнить команду "Копировать" в меню "Редактирование";

IV. Нажать кнопку "Копировать" панели инструментов.

Кроме того, для удаления документов из списка с переносом их в буфер можно воспользоваться командой "Вырезать".

Отличия при сохранении в файл от распечатки списка касаются только выбора соответствующей команды из контекстно-зависимого меню, системного меню или панели инструментов.

6. Перенос списка (его части) в пользовательскую папку.

Специальная команда позволяет положить всю выборку или помеченную группу элементов в папку материалов пользователя. Назначение папок пользователя и порядок работы с ними мы изучим позже.

7. Для удобства анализа результатов поиска по нескольким различным поисковым запросам в системах "Кодекс" имеется возможность выполнения логических операций над выборками. Такими операциями являются объединение, пересечение, разность. В результате выполнения команды "Объединение" элементы списка, предварительно скопированного в буфер, объединяются с элементами списка текущего окна выборки. Если в списках не присутствовало ни одного совпадающего документа, то суммарное количество документов после выполнения операции будет равно сумме документов в списках. Если списки были абсолютно одинаковыми, то результатом будет тот же список. И наконец, если в списках присутствовало некоторое количество одинаковых документов, то количество документов в результирующей выборке будет не более чем сумма документов из исходных списков, но не менее, чем документов в самом большом списке.

После выполнения команды "Пересечение" в списке текущего окна с выборкой остаются элементы, которые одновременно присутствуют в обоих списках (выборка и буфер временного хранения). Т.е. количество документов в результирующем списке может изменяться от нуля (пустой список) до числа, соответствующего количеству документов в меньшем списке.

Команда "Разность" позволяет оставить в текущей выборке все элементы, кроме тех, которые содержал список, ранее скопированный в буфер.

Следует отметить, что команды операций со списками будут открыты для использования только после выполнения команд "Вырезать" или "Копировать".

Кроме того, действия, которые можно производить над списком, находясь в списке, описаны в локальном контекстно-зависимом меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши.

4.Печать документов и списков, сохранение и передача в MS Word:

Как правило, конечным этапом работы пользователя в системе является работа с текстом документа, тематическим комментарием, примечанием к документу, примечаниями, сделанными к закладкам в текстах документов.

Обычно любой документ, находящийся в базе данных, имеет "историю" возникновения и создан на основе уже имеющихся в базе данных документов. Бывает и наоборот, когда на основе существующего создаются новые документы. Это особенно контрастно подчеркивается наличием бланкетных статей в законодательных актах. Следует отметить, что в отечественном законодательстве есть большое количество документов, которые одновременно являются "наследниками" и имеют "последователей". Эти юридические связи между документами, а также комментарии специалистов, принимающих участие в юридической обработке документов, представляют существенный интерес при детальном анализе документа. Поэтому практически все разработчики ИПС поддерживают механизм, в соответствии с которым для каждого документа создаются комментарии и примечания, списки корреспондентов и респондентов, а также другая полезная информация. Внимательный анализ информации, приведенной в этих приложениях, позволяет более четко представить место документа в правовой системе и отграничить одни общественные отношения от других.

Различные производители ИПС имеют различные подходы к составу, порядку подготовки и объему этих вспомогательных материалов. И тем не менее с известной долей условности все материалы можно разделить на объективные и субъективные. К объективным относятся такие, как дата и место опубликования, вид документа, дата вступления в силу и т.п. Более сложная картина с материалами, помещаемыми в документ в процессе экспертного уровня юридической обработки. Хотя по формальным признакам в различных ИПС эти комментарии должны совпадать, тем не менее их состав и качество определяются субъективным мнением юристов, фирмы-разработчика.

Рассмотрим порядок представления документов и дополнительной информации в ИПС на примере систем "Кодекс".

Документ базы данных "Кодекс" может быть загружен в информационное окно следующим образом:

- из выборки документов, полученной в результате поиска;

- из списка документов текущей тематики;

- из выборки, лежащей в папке пользователя;

- при выборе закладки из списка, лежащего в папке пользователя;

- в результате гипертекстового перехода по ссылке из текста другого документа;

- из списка, лежащего в ярлыках документа.

Работая в информационном окне с текстом документа, пользователь имеет возможность:

1. просмотреть текст и приложения к нему (статус, оглавление документа, примечания к документу и т.п.);

2. осуществить переход по ссылкам, расположенным в тексте;

3. организовать поиск подстроки в тексте;

4. быстро перемещаться по тексту, используя быстрый контекстный поиск;

5. быстро перемещаться между текстами документов без возврата в список документов;

6. установить закладку;

7. скопировать выделенную в тексте область в буфер обмена, распечатать или записать в файл текст документа со всеми его приложениями (только текст или, наконец, выделенную часть текста);

8. использовать встроенный текстовый редактор для создания и/или редактирования документа;

9. передать текст в другие приложения (в текстовый редактор MS Word).

Возможности работы с текстами комментариев, примечаний и внешних файлов аналогичны возможностям работы с текстом документа.

Строго говоря, основные возможности работы с текстами определены командами контекстно-зависимого меню, которое пользователь может открыть в области текста, нажав правую кнопку мыши, и командами меню "Редактирование" основного меню системы.

5. Папки пользователя

При работе с бумажными документами опытные юристы обычно собирают определенные подборки документов для постоянной работы или для облегчения поиска нужного документа. Документы раскладываются в папки, папки надписываются в соответствии с содержанием документов и размещаются в определенной последовательности. В дальнейшем, взяв ту или иную папку, легко найти соответствующие документы.

Аналогом таких папок в ИПС служат электронные папки документов, которые создает и которым дает название сам пользователь по своему усмотрению.

Электронные папки пользователя - это особые информационные разделы баз данных, формируемые пользователями в процессе работы с системой. В папках могут храниться документы и другие информационные материалы базы данных, чтобы всегда можно было вернуться к определенной тематической подборке, не производя каждый раз поиск в базе данных для получения выборки. Закладки, сделанные пользователями в текстах комментариев и справочных материалов, также вкладываются в папки пользователя.

Структура разделов с "Папками пользователя" может отличаться у различных разработчиков, но тем не менее доступна, проста и понятна. Представьте себе одну большую толстую папку с внутренними отделениями. В ней могут находиться соответственно другие (внутренние) папки, документы, закладки, сделанные в текстах документов и других информационных материалах базы данных. В ряде систем каждая внутренняя папка, в свою очередь, может содержать такой же набор: внутренние папки, документы и закладки. И так далее, как в наборе русских матрешек. В многоуровневой системе папок удобно хранить подборки документов и списки, так что информация по любому вопросу всегда будет под рукой.

Все папки сохраняются после выхода из системы, а наполнять их документами можно постепенно, по мере поиска документов, в том числе и за несколько сеансов работы. Ненужные документы из папок можно удалить, также можно удалить и папку целиком.

В системе предусмотрена возможность сохранения созданных папок документов в виде специальных файлов. Это позволяет осуществлять обмен папками между пользователями или компьютерами.

Работа с папками проста и логична. Чтобы открыть страничку раздела "Папки пользователя", необходимо выполнить команду "Папки пользователя" в меню "Поиск" или нажать соответствующую кнопку панели инструментов.

Информационное окно страницы данного раздела имеет заголовок "Главная папка", а далее следует список папок, созданных ранее. Данное информационное окно будет иметь ярлычки в нижней части в том случае, если в папку помещены выборка документов (ярлычок "Документы"), закладки в текстах информационных материалов (ярлычок "Закладки"), список тематик какого-либо информационного раздела базы данных (ярлычок "Тематики") и т.п.

Для работы с необходимой областью папок требуется выбрать необходимый ярлычок. Внутренние папки из списка открываются двойным щелчком мыши на ее наименовании, точно так же, как выбираются тематики в списке раздела базы данных.

Информационное окно любой папки может иметь вложенные внутрь папки и такие же ярлычки, как это было описано выше.

Открыв любой ярлычок папки, можно работать с расположенными под ним списками так же, как с любым списком документов (тематик) информационного раздела базы данных.

Для создания новой папки необходимо нажать соответствующую кнопку панели инструментов или в информационном окне со списком (выборкой) нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстно-зависимом меню выбрать команду "Положить в папку".

В первом случае появится окно-диалог “Создать папку”, которое имеет поле ввода наименования папки, поле “Вложить в папку” и переключатель “Открыть папку в новом окне”. Введите имя новой папки, затем в поле “Вложить в папку” выберите папку, в которую будет вложена новая папка, включите переключатель, если требуется увидеть вновь созданную папку в новом информационном окне, и нажмите кнопку команды “Создать”. Таким образом, заранее можно создать ряд папок, которые затем будут заполняться списками (выборками) и закладками в текстах документов.

Если перед вами информационное окно со списком (выборкой) документов (тематик), то вы можете сразу положить его в новую папку. Как это сделать?

1. Например, проведен тематический (проблемный) поиск в разделе базы данных и в результате пройден путь до интересующей тематики, открыт список документов для этой тематики и есть необходимость положить в папку этот список.

Щелчком правой кнопки мыши в области списка вы открываете контекстно-зависимое меню и выбираете в нем команду "Положить в папку", после выполнения которой на экране появится окно-диалог "Положить в папку".

Окно-диалог имеет поле, куда необходимо ввести наименование папки. Если вы введете новое имя, то такая папка будет создана.

В окне-диалоге "Положить в папку" имеются три переключателя, два из которых ("Весь список" и "Только выделенные") определяют: весь список кладется в папку или только выделенные элементы списка (по умолчанию в папку будут помещены только помеченные элементы списка).

Если вы включите режим "Показать в новом окне", то результат выполнения команды "Положить в папку" будет показан в новом информационном окне, созданном в поле основного окна "Кодекс".

Выбрав (создав) папку, в которую вы будете помещать список (часть списка), нажмите кнопку команды "Положить".

Если вы хотите отказаться от выполнения команды "Положить в папку", нажмите кнопку команды "Отменить", и вы вернетесь в информационное окно со списком документов.

Если выборка получена в результате универсального атрибутного поиска, материалы можно сохранить в папке аналогично изложенному выше. Отличие от вкладывания в папку списка состоит в том, что выборку (часть выборки) можно переместить в папку. В этом случае, выбрав (создав) папку, вы нажимаете в окне-диалоге "Положить в папку" кнопку команды "Переместить", а не “Положить". После этого выборка уменьшится на количество перемещенных элементов или останется пустой, если вы перенесли в папку всю выборку.

Аналогичным способом вы можете положить (переместить) в папку выборку (часть выборки), полученную в результате приблизительного контекстного поиска. В этом случае окно-диалог "Положить в папку" будет иметь флажок "Положить веса документов", который сброшен по умолчанию. Установив данный флажок, вы положите (переместите) в папку элементы выборки (всю выборку) вместе с "весами", которые присваиваются материалам, найденным в результате приблизительного контекстного поиска.

В папку можно положить отдельный документ (материал), т. е. поместить в папку ссылку на него. Для этого необходимо выполнить команду "Положить в папку", находясь в информационном окне с текстом документа (материала). В этом случае перед вами раскроется окно-диалог "Положить документ в папку", работа в котором аналогична описанной выше.

Имя папки можно корректировать. Для этого откройте информационное окно "Главная папка", выберите необходимую папку (войдите в нее), перейдите в режим редактирования, сделайте двойной щелчок мышью на наименовании папки, а затем в специальном окне-диалоге меняйте имя папки или дайте ей тройное имя, заполнив все три поля ввода.



6. Закладки в текстах документов

Во время работы с документами предусмотрена возможность, как при чтении обычной книги, устанавливать закладки. Эта возможность позволяет создать список нужных в работе документов, а затем мгновенно обращаться к ним.

Особенно удобно использовать закладки в случае, когда в текст нужного документа мы попали по нескольким гипертекстовым переходам и поэтому нет уверенности, что в следующий сеанс работы этот путь удастся повторить.

Наиболее часто закладки используются при работе с документами большого объема. Установленная на нужной статье закладка существенно упрощает и ускоряет работу с документами.

Выбрав необходимую вам закладку из списка, вы можете:

- загрузить текст информационного материала, где была сделана закладка (двойной щелчок мышью на наименовании закладки);

- просмотреть комментарий к закладке, выбрав команду КОММЕНТАРИЙ в меню правой кнопки мыши, открытом на наименовании закладки.

Кроме того, с элементами списка закладок можно производить те же действия, что и с элементами любого списка (выборки).

Установление закладки означает, что отмеченный фрагмент текста копируется (помещается) в одну из папок пользователя и между закладкой в папке и текстом документа устанавливается ссылочная связь.

Как установить закладку?

Работая с текстом документа или текстом комментария к тематике, выделите ту часть текста (слово, фразу, абзац), где вы хотели бы установить закладку. Находясь в помеченной области текста, необходимо нажать правую кнопку мыши, а в появившемся контекстно-зависимом меню выбрать команду "Установить закладку".

После выполнения команды на экране появится окно-диалог "Установить закладку", в котором находятся три поля ввода: "Наименование", "Комментарий" и "Положить в папку".

По умолчанию наименование закладки - это часть текста, которая выделена в тексте при установке закладки. Можно изменить это наименование на новое. В поле "Комментарий" можно ввести текст, характеризующий данную закладку. А в поле "Положить в папку" следует указать имя папки, в которую будет положена данная закладка. Это может быть "главная папка" или любая из выбранных вами папок. Папку можно выбрать из списка в окне-диалоге "Выберите папку", если нажать кнопку справа от поля ввода.

Выполнив все установки в окне-диалоге "Установить закладку" и нажав кнопку команды "Установить", можно увидеть имя закладки в списке закладок выбранной папки.

Как работать с закладками?

Откройте информационное окно "Главная папка", выполнив команду "Папки пользователя" в меню "Поиск" или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов. Выберите ярлычок "Закладки" в нижней части информационного окна или откройте нужную папку из списка и затем выбирайте закладки в данной папке.

Выбрав нужную закладку и открыв её двойным щелчком мыши, загрузите текст документа или тематического комментария, в котором была установлена выбранная закладка.

Имеется возможность просмотреть комментарий к закладке, не входя в текст документа. Выбрав какую-либо закладку из списка, откройте меню правой кнопки мыши и выберите команду "Комментарий". Если вы работаете с текстом, где сделана закладка, двойным щелчком мыши в области закладки текст комментария к ней будет открыт в специальном окне.

При завершении работы с системой список закладок автоматически сохраняется.

7. Особенности поиска нормативно-технических документов в базах данных «Техэксперт»

«Техэксперт» -- это совокупность продуктов -- электронных систем нормативно-технической документации, услуг, информационного канала «Техэксперт» (электронных, печатных , информационно-поисковых ресурсов в области технического регулирования и стандартизации) и Сети «Техэксперт» -- компаний-дистрибьюторов, занимающихся распространением и продвижением торговой марки «Техэксперт».

...