Информационные технологии в бухгалтерском учете

Размещено на http://www.allbest.ru/

Информационные технологии в бухгалтерском учете

Бухгалтерский учет является центральным компонентом системы управления любым объектом. Бухгалтерскую информацию используют различные категории персонала предприятия для принятия управленческих решений: менеджеры, экономисты, финансисты, организаторы производства и т. п. Бухгалтерская информация в виде отчетов - бухгалтерский баланс, приложения к бухгалтерскому анализу - необходима также внешним пользователям - сторонним организациям и предприятиям, налоговым органам, органам власти, инвесторам и т. п. От бухгалтерской информации зависят многие управленческие решения, и информационная система бухгалтерского учета оказывает наиболее существенное влияние на эффективность автоматизации управления.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, наблюдения, измерения, регистрации, обработки и получения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета.

Данное определение раскрывает:

* сферу учета - экономическая деятельность хозяйствующего субъекта, бухгалтерский учет ограничен рамками внутренних хозяйственных процессов;

* объекты учета - имущество, собственный капитал, обязательства, задолженности со стороны других организаций, хозяйственные операции;

* самостоятельное значение бухгалтерского учета по отношению к статистическому и оперативному;

* основные этапы учетного процесса - наблюдение, измерение, регистрация, хранение, обработка, передача данных;

* формат представления информации - денежный, натурально-вещественный;

* методы учета - сплошной (учитываются все хозяйственные операции), непрерывный (учет ведется с момента регистрации организации и до ее реорганизации или ликвидации в соответствии с законодательством Российской Федерации), документальный (на основе документов).

Спецификой бухгалтерского учета является его обязательность для всех юридических лиц на территории страны (для обществ и граждан, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, обязательно ведение учета доходов и расходов и составление отчетности - налоговой декларации).

Информационная система бухгалтерского учета должна удовлетворять следующим требованиям:

* правильная методическая основа построения планируемых и учетных показателей;

* охват учетом всех хозяйственных процессов и операций;

* достоверность, полнота, точность учетных данных, оперативность выполнения учетных операций;

* эффективность организации бухгалтерского учета.

Несмотря на некоторые различия в программных продуктах отдельных корпораций (фирм), реализующих функции бухгалтерского учета, можно выделить следующий состав комплексов бухгалтерских задач для промышленных предприятий.

1. Кассовые и расчетно-финансовые операции (операции по кассе, операции с банком, расчеты с подотчетными лицами, многовалютный учет, расчеты с дебиторами и кредиторами, депоненты, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджетным платежам, расчеты с бюджетом, расчеты за кредит).

2. Учет материальных ценностей (интеграция с задачей «складской учет», приход материалов на склад, учет выдачи материалов в производство, отпуск материалов на сторону, переоценка материальных ценностей, учет материалов по разным ценам; составление аналитических ведомостей движения материальных ценностей, инвентаризация материалов).

3. Учет труда и заработной платы (интеграция с функциональной подсистемой «Кадры», автоматические начисления заработной платы по различным системам оплаты и удержания из нее; составление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет).

4. Учет основных средств и нематериальных актов (создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и нематериальных активов (НМА); начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМА, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию).

5. Учет выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции. Этот комплекс связан с функциями управления производством, договорами на поставку готовой продукции, маркетинговыми операциями и финансовыми расчетами с покупателями.

6. Учет затрат на производство, информационно связанный с функцией управления производством, а также с такими комплексами учетных задач, как учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей, учет основных средств и др. Комплексом обеспечивается подсчет затрат на производство, учет затрат на изделия основного и вспомогательного производства по статьям расхода и др.

7. Финансовая отчетность; в этом комплексе формируются ведомости синтетического учета и составляется бухгалтерская отчетность; имеет тесные информационные связи со всеми комплексами учетных задач.

Технология электронной обработки учетных задач - совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций выполняемых в определенной последовательности - от момента создания первичного бухгалтерского документа и до составления сводной финансовой отчетности.

На современном этапе получила развитие компьютерная информационная технология, созданная на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач. К ее особенностям относятся:

* применение персональных компьютеров; решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте;

* формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);

* существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой;

* создание единой распределенной базы данных предприятия (организации) для различных подразделений;

* возможность формирования ПК первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;

* интеграция решения комплексов бухгалтерских задач;

* возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера.

Все операции технологического процесса выполняются на ПК последовательно, на одном рабочем месте, в соответствии с блоками меню программ.

Основой обработки учетных задач являются внемашинные и внутримашинные информационные массивы.

Внемашинные информационные массивы связаны с процессами сбора и регистрации информации в первичных документах. При использовании ПК появляется возможность автоматизации процесса создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ПК и первичных документов, заполненных ручным способом.

Внутримашинное информационное обеспечение - это файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти системы в виде баз данных. Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются при решении экономической задачи в определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).

Файлы условно-постоянной информации создаются однократно при внедрении проекта, используются многократно и систематически корректируются. К ним относятся массивы различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, личные карточки работающих и др.

Возможный перечень решаемых бухгалтерских задач определяет меню программы, которое выводится на экран после включения компьютера. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.

Программные продукты ИС бухгалтерского учета

Разработка и создание ИС бухгалтерского учета является первоочередной задачей автоматизации управления любого предприятия. Характеристики объекта управления, особенности формы организации бухгалтерского учета и учетной политики, масштаб предприятия и другие факторы оказывают решающее влияние на разработку ИС, с одной стороны, и выбор и поддержку информационных технологий бухгалтерского учета, с другой. бухгалтерский учет отчетность программное обеспечение

Перед разработчиками ИС бухгалтерского учета возникают следующие проблемы:

* выбор методологии разработки ИС бухгалтерского учета:

Ш вариант 1 - адаптация типового программного комплекса к условиям конкретного применения;

Ш вариант 2 - разработка «заказной» ИС («с нуля»);

* выбор программного продукта (вариант 1) или выбор программных средств и технологий проектирования ИС бухгалтерского учета (вариант 2);

* обоснование конфигурации ИС бухгалтерского учета (состава автоматизированных функций и рабочих мест бухгалтеров);

* обоснование информационно-технологической архитектуры ИС бух. учета;

* уровень интеграции ИС бухгалтерского учета с другими функциональными подсистемами - независимая ИС бухгалтерского учета, подсистема в составе интегрированной ИС предприятия, компонент корпоративной ИС;

* ограничения на стоимость ИС и время ее создания. Информационные системы бухгалтерского учета и используемые программные продукты автоматизации бухгалтерского учета постоянно совершенствовались из-за появления новых машин, развития информационных технологий, изменений законодательной базы бухгалтерского учета. Рынок бухгалтерских программ для персональных компьютеров начал формироваться в конце 1980-х гг., но не прекращает пополняться новыми программными продуктами (замена версий, конфигураций, расширение доступных информационных технологий и т. п.) и сейчас.

Это наиболее представительный класс прикладного программного обеспечения функционального назначения, которым охвачено несколько тысяч фирм, осуществляющих:

1) разработку и распространение (продажу) новых программных продуктов для ИС бухгалтерского учета;

2) адаптацию (настройку) типовых бухгалтерских программ для бухгалтерского учета Российской Федерации;

3) собственно создание ИС бухгалтерского учета (внедрение);

4) консалтинговые услуги по проектированию компьютерных систем бухгалтерского учета (КСБУ), выбору программных средств, поддержке «горячей линии»;

5) создание учебно-методической литературы, обучающих и демонстрационных программ.

Рейтинг фирм, связанных с программными продуктами для ИС бухгалтерского учета.

Бесспорным лидером среди разработчиков является фирма «1С: Предприятие».

При выборе программ для создания ИС бухгалтерского учета выполняется их анализ и сравнение по ряду параметров, влияющих на реализацию компьютерного варианта модели бухгалтерского учета и определяющих информационно-технологическую основу построения ИС.

1. Методология ИС бухгалтерского учета:

1) методическое обеспечение реализации и учета правил нормативного регулирования системы бухгалтерского учета в Российской Федерации в ИС;

2) настройка учетной политики предприятия:

* выбор признаков счетов;

* формирование рабочего плана счетов;

* выбор формы бухгалтерского учета;

* выбор методов расчета износа по основным средствам и амортизации нематериальных активов;

* выбор методов учета производственных запасов - по фактической себестоимости, по учетным ценам; методы списания затрат на производство;

* выбор методов оценки потребленных производственных запасов, готовой продукции, незавершенного производства; и т. п.;

3) настройка справочников аналитического учета;

4) настройка типовых операций и шаблонов бухгалтерских проводок;

5) настройка типовых форм первичных учетных документов;

6) настройка стандартных отчетов (внешних и внутренних);

7) реализация требований международных стандартов бухгалтерского учета; и др.

2. Информационные технологии:

1) аппаратная и программная платформа ИС бухгалтерского учета;

2) информационно-технологическая архитектура программного комплекса;

3) модульная архитектура программного комплекса;

4) возможность автономного использования программных модулей;

5) конфигуратор функциональной структуры ИС бухгалтерского учета;

6) структура базы данных, характеристика СУБД;

7) защита функций ИС и базы данных;

8) средства администрирования БД;

9) инструментальные средства разработки пользовательского интерфейса, развития функциональности ИС;

10) информационное взаимодействие с другими ИС масштаба предприятия, внешними ИС (технологии и форматы обмена данными);

11) технология проектирования, внедрения и сопровождения ИС;

12) требования к квалификации персонала ИС.

В компьютерной ИС обеспечивается реализация стандартных информационных технологий бухгалтерского учета.

1. Создание типовых хозяйственных операций, содержащих шаблоны бухгалтерских проводок. Настройка корреспонденции бухгалтерских проводок на рабочий план счетов.

2. Увязка дополнительных реквизитов проводки со справочниками аналитических счетов.

3. Формирование стандартных текстов комментариев для бухгалтерских проводок.

4. Представление информации первичных учетных документов в электронном виде с использованием экранных форм ввода и редактирования.

5. Поддержка валютного учета (шаблон проводки содержит реквизиты кода вида валюты, валютного курса, на основании которых выполняется расчет валютной суммы проводки).

6. Формирование реестров первичных учетных данных различных классов:

* «Проводки» - является основным учетным регистром, содержит бухгалтерские проводки, корреспонденцию счетов, сумму проводки;

* «Операции» - содержит сведения о хозяйственных операциях, зарегистрированных в учете (операции соответствует типовая операция, благодаря которой автоматически формируются бухгалтерские проводки в реестре «Проводки»; таким образом, обеспечен групповой ввод и редактирование проводок операции). Установлен запрет непосредственного редактирования бухгалтерских проводок, кроме как через редактирование самой операции. Это гарантирует минимальные затраты и правильность корректировки учетных данных. Типовые операции обычно группируются по участкам бухгалтерского учета, связаны с определенными функциональными АРМ бухгалтера;

* «Документы» - содержит оформленные в соответствии с типовыми формами сведения первичных документов (каждая типовая форма документа предполагает связь с типовой операцией, поэтому при регистрации документов автоматически формируется запись в реестрах «Операции» и «Проводки»). Данный вариант ввода учетных данных является наиболее предпочтительным, поскольку документальное оформление хозяйственной операции и отработка проводок в учет осуществляются практически одновременно, но можно также разделить их во времени: сначала подготовить документ, а затем отработать его в учет. Редактирование бухгалтерских проводок или операций непосредственно, минуя редактирование подготовленного первичного документа, запрещено; редактирование выполняется не «красным сторно», а путем оформления документа на изменение.

7. Программный контроль достоверности и полноты ввода первичных учетных данных, в том числе проверка корреспонденции счетов с помощью «корректных бухгалтерских проводок».

8. Санкционированный доступ к базе данных при вводе и редактировании учетных данных.

9. Агрегирование и фильтрация бухгалтерских проводок, операций и документов в целях их выборки, анализа, редактирования, копирования и

т. п.

10. Автоматическое заполнение стандартных форм внешней отчетности (баланс, приложения к балансу, налоговые карточки, декларации о доходах, справки в Пенсионный фонд РФ, формы статистической отчетности и др.).

11. Импорт и экспорт данных базы данных, отдельных форм документов, в том числе отчетных.

12. Доступ к офисным программным продуктам (текстовый редактор, электронная таблица, браузер, электронная почта, органайзер ц т. п.).

Существует зависимость между масштабом предприятия и типом информационно-технологической архитектуры ИС бухгалтерского учета. Эта зависимость обусловлена как потребностями в информационных технологиях для реализации функций ИС, так и целесообразным уровнем затрат на ее создание и сопровождение, эффектом от автоматизации управления.

Чем меньше масштаб предприятия, тем меньше интенсивность информационных потоков, относительно проще бухгалтерский учет (меньше физических объектов учета, нет необходимости в развитом аналитическом учете, расширении плана счетов и т. п.), хотя возможны и отклонения от этой закономерности. Для данного класса предприятий применяют стандартные и недорогие информационные технологии.

Для крупных предприятий ИС бухгалтерского учета должна быть согласована с решениями в области информационных технологий в целом ИС предприятия. С другой стороны, масштаб предприятия обусловливает объективные требования к ИС бухгалтерского учета, а именно: поддержка сетевой технологии, одновременная работа с ИС большого коллектива бухгалтеров, создание крупномасштабной базы данных, реализация развитой модели бухгалтерского учета и т. п.

Наибольший простор для выбора информационных технологий существует при создании ИС бухгалтерского учета для средних и некоторых крупных предприятий.

Программные продукты для создания ИС бухгалтерского учета различаются по полноте учетных функций, их интеграции:

1) программные продукты для локальной автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета;

2) программные продукты для комплексной автоматизации бухгалтерского учета;

3) программные продукты, поддерживающие ИС бухгалтерского учета во взаимосвязи с другими ИС, - комбинированные функциональные ИС (бухгалтерский учет + торговая ИС, бухгалтерский учет + ИС склада, бухгалтерский учет + системы управления продажами, бухгалтерский учет + ИС учета кадров и т. п.);

4) полностью интегрированные ИС бухгалтерского учета со всеми функциями управления предприятием.

Программные продукты для создания ИС бухгалтерского учета, как правило, имеют модульную архитектуру, возможно автономное использование отдельных модулей (блоков, контуров управления).

Информационная система бухгалтерского учета реализуется в виде АРМ бухгалтеров. Отдельный АРМ поддерживается с помощью программных модулей, может работать как изолированно, так и в интеграции с другими АРМ.

Характерная особенность программных продуктов для создания ИС бухгалтерского учета - «степени» свободы в выборе компонентов информационных технологий (типа СУБД, архитектуры сети, инструментальных средств проектирования и т. п.). В некоторых программных комплексах методологические и информационно-технологические решения не подлежат модификации. Наиболее перспективны программные продукты ИС бухгалтерского учета, ориентированные на многоплатформенность, допускающие замену компонентов базового и общего программного обеспечения, модернизацию функциональных модулей.

Размещено на Allbest.ru