Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАДАЧИ

3.1 Инфологическая модель

3.1.1 Структурная схема предметной области

3.2 Построение концептуальной модели данных

3.3 Выделение связей

3.4 Построение предварительного набора реляционных отношений

3.5 Выбор системы проектирования и реализации

4. РАЗРАБОТКА ДИАЛОГОВОГО ПРИЛОЖЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

5. РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ



ВВЕДЕНИЕ

автоматизация учет материальный документирование

Развитие электронной промышленности привело к появлению нового класса вычислительных машин - персональных компьютеров (ПК). Главное достоинство персональных компьютеров - сравнительно низкая стоимость и в тоже время высокая производительность. Низкая стоимость, надёжность, простота обслуживания и эксплуатации расширяет сферу применения персональных компьютеров, прежде всего за счёт тех областей человеческой деятельности, в которых раньше вычислительная техника не использовалась из-за высокой стоимости, сложности обслуживания и взаимодействия.

Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных с всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера. В последние годы возникает концепция распределённых систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации.

Для реализации идеи распределённого управления необходимо создание для каждого уровня и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе персональных электронных вычислительных машин.

Первыми появились программные средства для автоматизации труда технического персонала, что обусловлено, вероятно, большой формализацией выполняемых функций. Они позволяют быстро вводить информацию, редактировать информацию, вести поиск ошибок, осуществляют подготовку текста к распечатке. Применение текстовых редакторов позволяет значительно повысить производительность труда машинисток и секретарей различных учреждений.

Широкое внедрение вычислительной техники во все отрасли промышленности требует совершенствования проектирования машинной обработки учётно-экономической информации. При проектировании нужно учитывать все возможности имеющихся пакетов прикладных программ, предназначенных для автоматизации бухгалтерского учёта.

Целью данной работы является информационная поддержка учебного процесса организационной деятельности на кафедре МиИТ, которая предусматривает автоматизировать процесс ввода данных, повышение качества расчётов, сокращение расчётных работ. Машинная обработка информации учёта материальных ценностей с применением вычислительной техники устраняет недостатки, возникающие при ручной технике учёта, улучшает его организацию, снижает трудовые затраты.

Основой автоматизации являются: высокая трудоёмкость сбора, регистрации и обработки информации, трудоёмкость заполнения большого количества документации.



1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Производственные запасы, являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс организации, в котором они используются однократно.

Основные задачи учёта материалов состоят в:

· контроле за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения;

· правильном и своевременном документировании всех операций по движению материальных ценностей; расчёте фактической себестоимости израсходованных ценностей и их остатков по местам хранения и статьям баланса;

· систематическом контроле за соблюдением установленных норм, выявлении излишних и неиспользуемых материалов и их реализации.

Для правильной организации учета материальных ценностей в организации разработана номенклатура - систематизированный перечень наименований материалов, оборудования и других материалов, используемых на данной кафедре.

Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации.

Накладные применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или другим подразделениям своей организации.

Обработка информации учёта движения материалов основана на документах, в которых отражается информация по операциям прихода и расхода. Для получения всех необходимых результатных показателей применяются первичные документы. Учёт прихода материалов оформляется таким первичными документами, как номенклатура, акт о приемке материалов, накладная.

В качестве объекта исследования рассматривается структурное подразделение (кафедра) высшего учебного заведения ФГБОУ ВПО БрГУ.

В соответствии с должностными инструкциями учебно-воспитательного персонала функциями заведующего лабораторией структурного подразделения являются:

1. Обеспечение материально-технического снабжения структурного подразделения;

2. Определение потребности в необходимых материально-технических средствах;

3. Периодическая инвентаризация и списание по актам неисправного и морально устаревшего оборудование;

4. Организация проведения и ведение учета приема-сдачи материально-технических средств:

5. Организация проведения ремонта оборудования:

6. Составление заказов на комплектующие;

7. Осуществление контроля за состоянием лабораторного оборудования и принятие мер по устранению недостатков.

Входные и выходные документы, составляющие исследуемую предметную область, представляют собой типовые формы документов а печатном и электронном виде:

1. Инвентаризационная опись;

2. Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств;

3. Заявка/акт на ремонт и техническое обслуживание электронной аппаратуры.

Указанные документы приведены в Приложении Б.

Задачи разрабатываемой ИС является автоматизация указанных функций и процессов управления и документооборота, в том числе:

1. Ведение автоматизированного учета документов (акты инвентаризации, описи, передачи, получение расходных материалов, ремонта);

2. Поддержка архива документов

При перемещении материалов от одного подразделения к другому оформляется накладная на внутреннее перемещение материалов.

При поломке оборудования составляется заявка на ремонт и техническое обслуживание.

Документ заявка/акт является сопроводительным документом и поступает от кафедры, которая предоставляет оборудование на ремонт. Заявка/акт применяется для оформления поступившего на ремонт оборудования. Требование на материалы, необходимые в процессе выполнения работ выписываются бригадами, которые ремонтируют данное оборудование.

Накладные на внутреннее перемещение материалов выписываются материально ответственным лицом.

На основе данных входных документов оформляются выходные документы, необходимые для бухгалтерского учета материалов.

Основное целевое назначение выходных документов по учёту движения материалов - отразить информацию, позволяющую контролировать сохранность материальных ценностей в местах хранения и эксплуатации и получать точные данные о поступлении и отпуске этих материалов, а также об их остатках.



2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Организация учета материальных ценностей призвана обеспечить:

· систематический контроль за сохранностью материальных ценностей в местах хранения и эксплуатации;

· правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций;

· получение точных сведений об остатках и движении материальных ценностей, в местах эксплуатации и в других местах хранения;

· систематическое наблюдение за наличием материальных ценностей в местах хранения в соответствии с установленными нормами запаса;

· определение фактического расхода материалов.

Автоматизированная информационная система (АИС) обработки экономической информации по учету материальных ценностей включает следующие функциональные задачи:

1. Учет материальных ценностей в номенклатурном разрезе по местам хранения и эксплуатации.

2. Определение излишек и недостач материальных ценностей.

3. Сводный учет материальных ценностей.

4. Контроль за достоверностью данных статистической отчетности по материально-техническому снабжению.

Основные функциональное назначение задачи учета материальных ценностей по номенклатурным номерам, по местам хранения и эксплуатации это контроль за сохранностью материальных ценностей, получение данных о наличии и движении в количественно-суммовом выражении, определение фактического расхода. Периодичность решения задачи может быть ежемесячной, ежегодной, а также по запросу.

Основное функциональное задачи учет наличия и движения материальных ценностей в целом это получение данных в стоимостном выражении о наличии и движении материальных ценностей по субсчетам.

Задача сводного учета материальных ценностей предназначена для формирования информации по движению материальных ценностей в суммовом выражении.

Для учета материалов применяется учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации.

Учет прихода и расхода материалов представлен входной информацией: акт о списании, накладная на внутреннее перемещение.

Первичные данные вводятся и хранятся в массиве входной информации, отражающей движение материальных ценностей.

Нормативно-справочная информация хранится и корректируется в массивах: наименований материалов, документов, наименований операций, единиц измерений, поставщиков, материально ответственных лиц.

Выходная информация представлена в виде форм выходных документов: инвентаризационная опись, заявка/акт на ремонт и техническое обслуживание.



3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАДАЧИ

Все множество средств проектирования с использованием ЭВМ делят на четыре подкласса. В данной работе будет использоваться третий, к нему относятся средства поддерживающие проектирование разделов проекта ЭИС. В этом подклассе выделяют функциональные средства проектирования. Функциональные средства направлены на разработку автоматизированных систем, реализующих функции, комплексы задач и задачи управления. Разнообразие предметной области порождает многообразие средств данного подкласса, ориентированных на организационные системы, уровень управления.

Для разработки информационного обеспечения задачи необходимо ввести понятия модели и концептуальной модели.

Модель - это копия реального объекта (процесса, явления), воспроизводящая, наиболее существенные черты оригинала объекта, характеристики и свойства, которые являются определяющими по отношению к результатам, интересующим пользователям.

Концептуальная модель - это модель описания функционирования организационной системы на основе формализованного языка, т.е. совокупности таких знаков (символов),операции с которыми определяются правилами, заложенными некоторыми формулами, составленными из символов. Концептуальная модель достаточно полно и точно отражает систему состояний предметной области.

3.1 Инфологическая модель

Для создания модели данных часто используются диаграммы <<сущность-связь>> (ER- диаграммы). Для построения таких моделей используется множество подходов, однако общим для всех подходов является использование трех основных конструктивных элементов для представления составляющих предметной области:

1. Сущность - это реальный или представляемый объект, информация о котором должна сохраняться и быть доступна. Различают тип и экземпляр сущности. Тип сущности - это набор однородных объектов, выступающих как целое. Экземпляр - это конкретный объект в наборе.

Ключом или возможным ключом называют минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключений из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся. Каждая сущность обладает хотя бы одним возможным ключом. Одни из них принимается за первичный ключ.

Первичный ключ сущности - это совокупность минимального числа атрибутов сущности, однозначно идентифицирующих каждый экземпляр данного типа сущности.

При выборе первичного ключа следует отдавать предпочтение не составным ключам, или ключам, составленным из минимального числа атрибутов.

Нецелесообразно так же использовать ключи с длинными текстовыми значениями (предпочтительно использовать целочисленные атрибуты).

2. Атрибутом сущности является любая деталь, которая служит для уточнения, идентификации, числовой характеристики или выражения состояния сущности. Различают тип, определяющий свойство сущности и экземпляр атрибута, отражающий различные значения этого свойства. Типу атрибута соответствуют экземпляры- атрибута, принимающие значения в зависимости от принадлежности к экземпляру сущности.

Для задания атрибутов модели необходимо:

· присвоить ему наименование;

· дать ему смысловое описание;

· наложить ограничения на допустимые значения;

· указать его значение в модели.

Основное назначение атрибута - это описание свойств сущности, а так же идентификация экземпляров сущности.

3. Связь - это графически изображаемая ассоциация, устанавливаемая между двумя сущностями. Различают бинарные связи, т.е. связи между двумя сущностями, тернарные - между тремя сущностями, и в общем случае n-арные связи. Наиболее часто встречаются бинарные связи.

Посредством анализа предметной области выделены следующие сущности и их атрибуты, представленные в таб.3.1.

Пометка РК рядом с атрибутом значит, что атрибут является первичным ключом.

Таблица 3.1 Атрибуты сущностей

Сущность	Атрибуты сущности	Сокращенное название атрибута
1	2	3
1. Опись	1. номер инвентаризационной описи(РК)	номер_опись
	2. Дата составления	Дата_опись
	3. ОКУД	ОКУД
	4. Дата начала инвентаризации	Дата_нач_опись
	5. Дата окончание инвентаризации	Дата_окон_опись
	6. Вид операции	Операция_опись
	7. Основание	Основание_опись
	8. Вид основных средств	Вид_ОС
	9. Местонахождение	Местонахождение
	10. Арендодатель	Арендодат
2. Объект	1. Наименование объекта ОС(РК)	Наим_объект
	2.Подтверждающий документ	Документ_подтв
	3. Дата подтверждающего документа	Дата_документ
	4. Номер подтверждающего документа	номер_документ
	5. Год выпуска	Год_объект
	6.Инвентарный номер	номер_инв
	7. Заводской номер	номер_завод
	8. Номер паспорта	номер_паспорт
	9. Фактическое количество	Факт_кол_объект
	10. Фактическая сумма	Факт_сумм_объект
1	2	3
	11. Количество по данным бухг. учет	Бухг_кол_объект
	12. Сумма по данным бухг. учета	Бухг_сумм_объект
	13. Аудитория	Ауд_объект
3. Сотрудники	1. Табельный номер(РК)	номер_таб
	2. ФИО	ФИО
	3. Должность	Долж
4.Структурное подразделение	1. Наименование типа(РК)	Наим_подразд
	2. Телефон	Тел_подразд
5.Накладная	1. Номер накладной(РК)	номер_наклад
	2. Дата составления	Дата_наклад
	3. ОКУД	ОКУД
	4. Примечание	Примеч_наклад
	5. Дата подписи лица, сдающего объекты	Дата_сдал
	6. Дата подписи лица, принимающего объекты	Дата_принял
6. Заявка/акт	1. Номер заявки(РК)	номер_заявки
	2. Дата составления заявки	Дата_заявки
	3.Дата согласования	Дата_согл
	4. Дата утверждения	Дата_утв
7. Регистрация заявки	1. Номер регистрации(РК)	номер_регистр
	2. Дата регистрации	Дата_рег
	3. Дата принятия НИЛ ЭИМУ	Дата_принят_НИЛ
	4. Дата окончания работ	Дата_окон_раб
8. Выполнение заявки	1. Номер выполнения(РК)	номер_выпол
	2. Дата выполнения	Дата_выполн
	3. Дата передачи	Дата_перед_заяв
	4. Дата принятия зав. сектором СВТ	Дата_принят_СВТ
	5. Дата принятия матер. ответ. лицом	Дата_м/о_лицо
9.Выполненные работы	1. Номер работы(РК)	номер_работы
	2. Вид работы	Вид_работ
	3. ФИО	ФИО_работ
10.Неисправное оборудование	1. Идентификационный номер(РК)	номер_н/оборуд
	2.Неисправность	Неиспр
11.Расходные материалы	1. Серийный номер расходного материала(РК)	С/Н_расх/м
	2.Наименование	Наим_расх/м

1	2	3
	3. Стоимость	Стоимость_расх/м
	4.Счет-фактура	Счет/ф_расх/м
	5. Дата	Дата_расх/м

База состоит из одиннадцати таблиц, в которых отражается входная информация.

Выходная информация представлена в виде отчетов:

1. накладная на перемещение;

2. заявка/акт;

3. инвентаризационная опись.

3.1.1 Структурная схема предметной области

Предметная область - элементы материальной системы, информация о которых хранится и обрабатывается в информационных системах.

Концептуальная модель достаточно полно и точно отражает систему состояний предметной области. Главными элементами концептуальной модели являются объекты, свойства и отношения.

Объекты - это то, о чем в системе должна накапливаться информация. Синонимом термина «объект» служит слово «сущность».

Свойства - это некоторые характеристики объекта, позволяющие установить его сходства и различия по отношению к другим объектам.

Отношения - это форма связи между объектами.

Структура предметной области изображена на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Структура предметной области.

3.2 Построение концептуальной модели данных

Прежде чем построить ER-модель, необходимо выбрать первичные ключи и наложить ограничения на атрибуты каждой сущности.

1). Сущность Опись

· номер инвентаризационной описи - является уникальным, т.к. каждой проведенной описи присваивается свой регистрационный номер, и этот номер может принадлежать только одной инвентаризационной описи;

· Дата составления - в каждой описи ставится дата ее проведения. Каждая опись может иметь только одну дату заполнения, но несколько инвентаризационных описей могут заполняться в одну дату;

· ОКУД - каждой описи соответствует свой код по форме ОКУД;

· Дата начала инвентаризации - в каждой описи ставится дата начала ее проведения. Каждая опись может иметь только одну дату начала, но несколько инвентаризационных описей могут заполняться в одну дату;

· Дата окончания инвентаризации - в каждой описи ставится дата окончания ее проведения. Каждая опись может иметь только одну дату окончания, но несколько инвентаризационных описей могут заполняться в одну дату;

· Вид операции - каждой инвентаризационной описи соответствует свой вид операции, несколько описей могут иметь один и тот же вид операции;

· Основание - каждой инвентаризационной описи соответствует свое основание проведения, несколько описей могут иметь одно и то же основание проведения;

· Вид основных средств - каждой инвентаризационной описи соответствует свой вид основных средств, несколько описей могут составляться по одним и тем же видам основных средств;

· Местонахождение - каждой описи соответствует одно местонахождение основных средств, основные средства в разных описях могут находиться в одном и том же месте;

· Арендодатель - каждой инвентаризационной описи соответствует свой арендодатель, несколько описей могут составляться по помещениям с одним и тем же арендодателем.

2). Сущность Объект

· Наименование объекта ОС - является уникальным, т.к. наименования объектов не повторяются;

· Подтверждающий документ - каждому наименованию объекта соответствует свое наименование документа, подтверждающий принятие объекта на ответственное хранение, могут быть несколько объектов с одинаковым наименованием документа;

· Дата подтверждающего документа - каждому документу, подтверждающему принятие объекта на ответственное хранение, соответствует своя дата, могу быть несколько документов с одинаковыми датами;

· Номер подтверждающего документа - каждому документу, подтверждающему принятие объекта на ответственное хранение, соответствует свой номер, нет документов с одинаковыми номерами;

· Год выпуска - каждому объекту соответствует один год выпуска, может быть несколько объектов выпущенных в один и тот же год;

· Инвентарный номер - каждому объекту соответствует свой номер, нет объектов с одинаковыми номерами;

· Заводской номер - каждому объекту соответствует свой номер, нет объектов с одинаковыми номерами;

· Номер паспорта - каждому объекту соответствует свой номер паспорта, нет объектов с одинаковыми номерами;

· Фактическое количество - могут быть объекты, имеющиеся в наличии в одинаковом количестве;

· Фактическая сумма - могут быть объекты на одну и ту же сумму;

· Количество по данным бухг.учета - могут быть объекты, имеющиеся в наличии по данным бухг.учета в одинаковом количестве;

· Сумма по данным бухг.учета - могут быть объекты, на одну и ту же сумму по данным бухг.учета в одинаковом количестве;

· Аудитория - каждый объект находится в одной аудитории, могут быть объекты находящиеся в одной и той же аудитории.

3). Сущность Сотрудники

· Табельный номер - является уникальным, т.к. каждому сотруднику присваивается свой табельный номер, и этот номер может принадлежать только одному сотруднику;

· ФИО - каждому сотруднику соответствует одно ФИО, могут быть сотрудники с одинаковыми ФИО;

· Должность - каждому сотруднику соответствует одна должность, могут быть сотрудники с одинаковыми должностями.

4). Сущность Структурное подразделение

· Наименование типа - является уникальным, т.к. каждому структурному подразделению соответствует одно наименование, и это наименование может принадлежать только одному структурному подразделению;

· Телефон - одному структурному подразделению соответствует один номер телефона, могут быть структурные подразделения с одинаковыми номерами телефонов.

5). Сущность Накладная

· Номер накладной - является уникальным, т.к. каждой накладной присваивается свой регистрационный номер, и этот номер может принадлежать только одной накладной;

· Дата составления - в каждой накладной ставится дата ее заполнения. Каждая накладная может иметь только одну дату заполнения, но несколько накладных могут заполняться в одну дату;

· ОКУД - каждой накладной соответствует свой код по форме ОКУД;

· Примечание - каждой накладной соответствует свое примечание, могут быть накладные с одинаковыми примечаниями;

· Дата подписи, сдающего объекты - в каждой накладной ставится дата подписи, сдающего объекты. Каждая накладная может иметь только одну дату подписи, сдающего объекты, но несколько накладных могут иметь одну дату ту же дату;

· Дата подписи, принимающего объекты - в каждой накладной ставится дата подписи, принимающего объекты. Каждая накладная может иметь только одну дату подписи, принимающего объекты, но несколько накладных могут иметь одну дату ту же дату.

6) Сущность Заявка/акт

· Номер заявки - является уникальным, т.к. каждой заявке присваивается свой регистрационный номер, и этот номер может принадлежать только одной заявке;

· Дата составления заявки - в каждой заявке ставится дата ее заполнения. Каждая заявка может иметь только одну дату заполнения, но несколько заявок могут заполняться в одну дату;

· Дата согласования - в каждой заявке ставится дата ее согласования. Каждая заявка может иметь только одну дату согласования, но несколько заявок могут согласовываться в одну дату;

· Дата утверждения - в каждой заявке ставится дата ее утверждения. Каждая заявка может иметь только одну дату утверждения, но несколько заявок могут утверждаться в одну дату.

7). Сущность Регистрация заявки

· Номер регистрации - является уникальным, т.к. каждой заявке присваивается свой номер регистрации, и этот номер может принадлежать только одной заявке;

· Дата регистрации - в каждой регистрации заявки ставится дата ее заполнения. Каждая регистрация заявки может иметь только одну дату заполнения, но несколько регистраций заявок могут заполняться в одну дату;

· Дата принятия НИЛ ЭИМУ - в каждой регистрации заявки ставится дата ее принятия. Каждая регистрация заявки может иметь только одну дату принятия, но несколько регистраций заявок могут приниматься в одну дату;

· Дата окончания работ - в каждой регистрации заявки ставится дата окончания работ. Каждая регистрация заявки может иметь только одну дату окончания работ, но несколько работ могут заканчиваться в одну дату.

8). Сущность Выполнение заявки

· Номер выполнения - является уникальным, т.к. каждой заявке присваивается свой номер выполнения, и этот номер может принадлежать только одной заявке;

· Дата выполнения - в каждой заявке ставится дата ее выполнения. Каждая заявка может иметь только одну дату выполнения, но несколько заявок могут выполняться в одну дату;

· Дата передачи - в каждой заявке ставится дата ее передачи. Каждая заявка может иметь только одну дату передачи, но несколько заявок могут передаваться в одну дату;

· Дата принятия зав.сектором СВТ - в каждой заявке ставится дата ее принятия зав.сектором СВТ. Каждая заявка может иметь только одну дату принятия зав.сектором СВТ, но несколько заявок могут приниматься в одну дату;

· Дата принятия матер.ответ.лицом - в каждой заявке ставится дата ее принятия матер.ответ.лицом. Каждая заявка может иметь только одну дату принятия матер.ответ.лицом, но несколько заявок могут приниматься в одну дату.

9) Сущность Выполненные работы

· Номер работы - является уникальным, т.к. номер работы не повторяется;

· Вид работы - каждому номеру работу соответствует один вид работы, могут быть номера с одинаковыми видами работ;

· ФИО - каждому исполнителю работ соответствует одно ФИО, могут быть исполнители с одинаковыми ФИО.

10) Сущность Неисправное оборудование

· Идентификационный номер - является уникальным, т.к. номер не повторяется;

· Неисправность - каждому номеру соответствует одна неисправность, могут быть номера с одинаковыми видами неисправностей.

11) Сущность Расходные материалы

· Серийный номер расходного материала - является уникальным, т.к. номер не повторяется;

· Наименование - каждому номеру соответствует одно наименование, могут быть номера с одинаковыми наименованиями;

· Стоимость - каждому наименованию соответствует одна стоимость, могут быть наименования с одинаковыми стоимостями;

· Счет-фактура - каждому наименованию соответствует одна счет фактура, могут быть наименования с одинаковыми счет-фактурами;

· Дата - каждому расходу соответствует одна дата, существуют расходы с одинаковыми датами.

3.3 Выделение связей

1) Только один объект может содержаться в данной накладной. В нескольких накладных может содержаться один и тот же объект.

2) Только один объект может содержаться в данной описи. В нескольких описях может содержаться один и тот же объект.

3) Только один объект может содержаться в данном списке неисправного оборудования. В нескольких списках может содержаться один и тот же объект.

4) Только одна данная заявка может быть выполнена. Выполненными могут быть несколько заявок.

5) Только в одной данной заявка может быть список выполненных работ. Одни и те же выполненные работы могут содержаться в разных заявках.

6) Только одна данная заявка может быть зарегистрирована. Зарегистрированными могут быть несколько заявок.

7) Только в одной данной заявка может быть список расходных материалов. Одни и те же расходные материалы могут содержаться в разных заявках.

8) Только в одной данная заявка может быть список выполненных работ. Одни и те же выполненные работы могут содержаться в разных заявках.

9) Только в одной данная заявка может быть список неисправного оборудования. Одно и то же неисправное оборудование может содержаться в разных заявках.

10) Только одно структурное подразделение может содержаться в данной описи. Одно и то же структурное подразделение может содержаться в разных описях.

11) Только одно структурное подразделение может соответствовать одному сотруднику. Одно и то же структурное подразделение может соответствовать разным сотрудникам.

Таблица 3.2

Описание связей между сущностями

Сущность 1	Связь	Сущность 2
Название	Класс принадлежности	Название	Степень связи	Название	Класс принадлежности
Объект	обязательный	Содержится	1:n	Накладная	обязательный
Объект	обязательный	Содержится	1:n	Опись	необязательный
Объект	обязательный	Содержится	1:n	Неисправное оборудование	необязательный
Заявка/акт	обязательный	Содержит	1:n	Выполнение заявки	обязательный
Заявка/акт	обязательный	Содержит	1:n	Выполненные работы	обязательный
Заявка/акт	обязательный	Содержит	1:n	Регистрация заявки	обязательный
Заявка/акт	обязательный	Содержит	1:n	Расходные материалы	обязательный
Заявка/акт	обязательный	Содержит	1:n	Неисправное оборудование	обязательный
Структурное подразделение	обязательный	Содержится	1:n	Накладная	обязательный
Структурное подразделение	обязательный	Содержится	1:n	Опись	обязательный
Структурное подразделение	обязательный	Содержится	1:n	Сотрудники	обязательный

3.4 Построение предварительного набора реляционных отношений

Основные правила генераций отношений:

1) Если степень свиязи равна 1:1 и класс принадлежности обеих сущностей является обязательным, то требуется только одно отношение, первичным ключом которого может служить первичный ключ любой из двух сущностей.

2) Если степень связи равна 1:1 и класс принадлежности одной сущности является обязательным, а другие не обязательным, то необходимым является построение двух отношений. Для каждой из сущностей по одному. При этом первичный ключ сущности должен служить первичным ключом и для соответствующего соотношения. Кроме того, первичный ключ сущности, для которого класс принадлежности является не обязательным, добавляется в отношение, выделенное с обязательным классом принадлежности.

3) Если степень связи равна 1:1 и класс принадлежности обеих сущностей является не обязательным, то необходимым является использование трех отношений - по одному для каждой сущности, причем первичный ключ сущности служит первичным ключом отношения, а также одно отношение для связи, которое среди своих атрибутов должно иметь первичные ключи от каждой из двух сущностей.

4) Если степень связи равна 1:n и класс принадлежности n-связной сущности является обязательным, то достаточным является использование двух отношений (по одному на каждую сущность), при условии, что первичный ключ каждой сущности служит в качестве первичного ключа, для соответствующего отношения. Дополнительно первичный ключ односвязной сущности должен быть добавлен как атрибут в отношения, отводимой для n-связной сущности.

5) Если степень связи равна 1:n и класс принадлежности n-связной сущности является не обязательным, то необходимым является использование трех отношений, по одному для каждой сущности. При чем, первичный ключ каждой сущности служит первичным ключом соответствующего отношения и одного отношения для связи, которая среди своих атрибутов должна иметь первичные ключи от каждого из двух сущностей.

6) Если степень связи равна n:n, то для хранения данных необходимым является использование трех отношений, по одному для каждой сущности. Причем, первичный ключ каждой сущности служит первичным ключом соответствующего отношения и одного отношения для связи, которое среди своих атрибутов должно иметь первичные ключи от каждого из двух отношений.

С использованием правил генерации отношений получаем предварительный набор реляционных отношений:



1)

(Наим_объект, Докум_подтв, Дата_документ, номер_документ, Год выпуска, номер_инв, номер_завод, номер_паспорт, Факт_кол_объект, Факт_сумма, Бухг_кол_объект, Бухг_сумм_объект, Аудитория)

(номер_наклад, Дата_наклад, ОКУД, Примеч_наклад, Дата_сдал, Дата_принял)

По правилу генерации 4 формируются два отношения:

(Наим_объект, Докум_подтв, Дата_документ, номер_документ, Год выпуска, номер_инв, номер_завод, номер_паспорт, Факт_кол_объект, Факт_сумма, Бухг_кол_объект, Бухг_сумм_объект, Аудитория)

(номер_наклад, Дата_наклад, ОКУД, Примеч_наклад, Дата_сдал, Дата_принял, Наим_объект)

2)

(Наим_объект, Докум_подтв, Дата_документ, номер_документ, Год выпуска, номер_инв, номер_завод, номер_паспорт, Факт_кол_объект, Факт_сумма, Бухг_кол_объект, Бухг_сумм_объект, Аудитория)

(номер_опись, Дата_опись, ОКУД, Дата_нач_опись, Дата_окон_опись, Операция_опись, Основание_опись, Вид_ОС, Местонахождение, Арендодат)

По правилу генерации 4 формируются два отношения:

(Наим_объект, Докум_подтв, Дата_документ, номер_документ, Год выпуска, номер_инв, номер_завод, номер_паспорт, Факт_кол_объект, Факт_сумма, Бухг_кол_объект, Бухг_сумм_объект, Аудитория)

(номер_опись, Наим_объект, Дата_опись, ОКУД, Дата_нач_опись, Дата_окон_опись, Операция_опись, Основание_опись, Вид_ОС, Местонахождение, Арендодат)

3)

(Наим_объект, Докум_подтв, Дата_документ, номер_документ, Год выпуска, номер_инв, номер_завод, номер_паспорт, Факт_кол_объект, Факт_сумма, Бухг_кол_объект, Бухг_сумм_объект, Аудитория)

(номер_н/оборуд, Неиспр)

По правилу генерации 4 формируются два отношения:

(Наим_объект, Докум_подтв, Дата_документ, номер_документ, Год выпуска, номер_инв, номер_завод, номер_паспорт, Факт_кол_объект, Факт_сумма, Бухг_кол_объект, Бухг_сумм_объект, Аудитория)

(номер_н/оборуд, Неиспр, Наим_объект)

4)

(номер_заявки, Дата_заявки, Дата_согл, Дата_утв)

(номер_выпол, Дата_выполн, Дата_перед_заяв, Дата_принят_СВТ, Дата_м/о_лицо)

По правилу генерации 4 формируются два отношения:

(номер_заявки, Дата_заявки, Дата_согл, Дата_утв)

(номер_выпол, Дата_выполн, Дата_перед_заяв, Дата_принят_СВТ, Дата_м/о_лицо, номер_заявки)



5)

(номер_заявки, Дата_заявки, Дата_согл, Дата_утв)

(номер_работы, Вид_работ, ФИО_работ)

По правилу генерации 4 формируются два отношения:

(номер_заявки, Дата_заявки, Дата_согл, Дата_утв)

(номер_работы, Вид_работ, ФИО_работ, номер_заявки)

6)

(номер_заявки, Дата_заявки, Дата_согл, Дата_утв)

(номер_регистр, Дата_рег, Дата_принят_НИЛ, Дата_окон_раб)

По правилу генерации 4 формируются два отношения:

(номер_заявки, Дата_заявки, Дата_согл, Дата_утв)

(номер_регистр, Дата_рег, Дата_принят_НИЛ, Дата_окон_раб, номер_заявки)

7)

(номер_заявки, Дата_заявки, Дата_согл, Дата_утв)

(С/Н_расх/м, Наим_расх/м, Стоимость_расх/м, Счет/ф_расх/м, Дата_расх/м)

По правилу генерации 4 формируются два отношения:

(номер_заявки, Дата_заявки, Дата_согл, Дата_утв)

(С/Н_расх/м, Наим_расх/м, Стоимость_расх/м, Счет/ф_расх/м, Дата_расх/м, номер_заявки)

8)

(номер_заявки, Дата_заявки, Дата_согл, Дата_утв)

(номер_н/оборуд, Неиспр, Наим_объект)

По правилу генерации 4 формируются два отношения:

(номер_заявки, Дата_заявки, Дата_согл, Дата_утв)

(номер_н/оборуд, Неиспр, номер_заявки, Наим_объект)

9)

(Наим_подразд, Тел_подразд)

(номер_опись, Наим_объект, Дата_опись, ОКУД, Дата_нач_опись, Дата_окон_опись, Операция_опись, Основание_опись, Вид_ОС, Местонахождение, Арендодат)

По правилу генерации 4 формируются два отношения:

(Наим_подразд, Тел_подразд)

(номер_опись, Наим_объект, Дата_опись, ОКУД, Дата_нач_опись, Дата_окон_опись, Операция_опись, Основание_опись, Вид_ОС, Местонахождение, Арендодат, Наим_подразд)



10)

(Наим_подразд, Тел_подразд)

(номер_наклад, Дата_наклад, ОКУД, Примеч_наклад, Дата_сдал, Дата_принял, Наим_объект)

По правилу генерации 4 формируются два отношения:

(Наим_подразд, Тел_подразд)

(номер_наклад, Дата_наклад, ОКУД, Примеч_наклад, Дата_сдал, Дата_принял, Наим_объект, Наим_подразд)

11)

(Наим_подразд, Тел_подразд)

(номер_таб, ФИО, Долж)

По правилу генерации 4 формируются два отношения:

(Наим_подразд, Тел_подразд)

(номер_таб, ФИО, Долж, Наим_подразд)

Предварительный набор реляционных отношений после избавления от избыточности:

1) Объект (Наим_объект, Докум_подтв, Дата_документ, номер_документ, Год выпуска, номер_инв, номер_завод, номер_паспорт, Факт_кол_объект, Факт_сумма, Бухг_кол_объект, Бухг_сумм_объект, Аудитория)

2) Опись (номер_опись, Наим_объект, Дата_опись, ОКУД, Дата_нач_опись, Дата_окон_опись, Операция_опись, Основание_опись, Вид_ОС, Местонахождение, Арендодат, Наим_подразд)

3) Накладная (номер_наклад, Дата_наклад, ОКУД, Примеч_наклад, Дата_сдал, Дата_принял, Наим_объект, Наим_подразд)

4) Сотрудники (номер_таб, ФИО, Долж, Наим_подразд)

5) Структурное подразделение (Наим_подразд, Тел_подразд)

6) Заявка/акт (номер_заявки, Дата_заявки, Дата_согл, Дата_утв)

7) Выполненные заявки (номер_выпол, Дата_выполн, Дата_перед_заяв, Дата_принят_СВТ, Дата_м/о_лицо, номер_заявки)

8) Выполненные работы (номер_работы, Вид_работ, ФИО_работ, номер_заявки)

9) Регистрация заявки (номер_регистр, Дата_рег, Дата_принят_НИЛ, Дата_окон_раб, номер_заявки)

10) Расходные материалы (С/Н_расх/м, Наим_расх/м, Стоимость_расх/м, Счет/ф_расх/м, Дата_расх/м, номер_заявки)

11) Неисправное оборудование (номер_н/оборуд, Неиспр, номер_заявки, Наим_объект)

В соответствии с выделенными связями и составленным ранее предварительным набором реляционных отношений составлена схема данных, представленная на рис. 3.2.

Рисунок 3.2 -Схема данных

3.5 Выбор системы проектирования и реализации

В работе приложения используется система управления базами данных Microsoft Access.

СУБД Microsoft Access - функционально полная система управления реляционными БД, предназначенная для работы на автономном компьютере или в локальных сетях под управлением Windows XP.

Средствами MS Access можно проводить следующие операции:

1. проектирование базовых объектов информационной системы двумерных таблиц с разными типами данных, включая поля объекты типа OLE;

2. установление связей между таблицами с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления данных;

3. ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры;

4. создание, модификация и использование производных объектов информационной системы (форм, запросов, отчетов).



4. РАЗРАБОТКА ДИАЛОГОВОГО ПРИЛОЖЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Последовательность действий:

- в окне базы данных активизируем объект «Таблицы»;

- выбираем «Создание таблицы в режиме конструктора»;

- в открывшемся окне конструктора вводим поля таблиц, их тип данных и свойства; устанавливаем ключевые поля.

В режиме конструктора создаём таблицы на основании предварительно созданных структур данных. Таблицы создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику информационного объекта предметной области.

В БД «Информационная поддержка учебного процесса организационной деятельности на кафедре МиИТ» информация хранится в одиннадцати таблицах.

В таблицу «Объект» заносится информация обо всем имеющемся на кафедре оборудовании:

Рисунок 4.1 - Таблица «Объект» в режиме конструктора

Данные об оборудовании подлежащем инвентаризационной описи заносятся в таблицу «Опись»:

Рисунок 4.2 - Таблица «Опись» в режиме конструктора

Для поля «Наим_объект» предусмотрена подстановка значений из соответствующего поля таблицы «Объект» при помощи Мастера подстановок».

Рисунок 4.3 - Подстановка значений для поля «Наим_объект»

Подобным образом создаются остальные таблицы.

После создания таблиц и установления связей между ними приступаем к созданию форм. Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных.

Рисунок 4.4 - Создание формы

Дорабатываем формы в режиме конструктора, добавляя заголовок формы и кнопки для перехода от формы к соответствующему ей отчету.

Рисунок 4.5 - Доработка формы в режиме конструктора

После создания основных компонентов (таблиц, отчетов) генерируется главная кнопочная форма:

Рисунок 4.6 - Создание кнопочной формы



5. РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Работа с БД начинается с отображения главной формы, на которой расположены кнопки при нажатии на которые происходит переход к соответствующей форме позволяющей вводить новые записи в таблицы, а также просматривать имеющиеся.

Рисунок 5.1 - Внешний вид главной формы

На каждой форме имеется кнопка для просмотра отчета, который автоматически формируется на основе запроса или таблицы.

Рисунок 5.2 - Внешний вид формы с кнопкой для просмотра отчета

Например, отчет формирующий Накладную на внутреннее перемещение объектов основных средств, создан на основе запроса для выполнения которого нужно ввести номер накладной и выбрать материально ответственное лицо кафедры МиИТ.

Рисунок 5.3 - Запрос на выборку по номеру накладной

При выполнении запроса появляется диалоговое окно, в котором имеется поле для ввода номера накладной.

Рисунок 5.4 - Форма для ввода номера накладной

После ввода автоматически формируется отчет.

Рисунок 5.5 - Внешний вид отчета

В отчете имеется вычисляемое поле «Итого».

Аналогичным образом происходит работа со всеми остальными формами и отчетами.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Широкое использование на практике автоматизированного учета движения материалов повышает эффективность существующего способа решения задачи учета движения материальных ценностей, способствуют ускоренному документообороту, рациональному использованию материальных ценностей, выявление излишних и неиспользованных материальных ценностей.

Основной задачей учета движения материальных запасов является контроль за сохранностью и правильное документирование всех операций по их движению.

В представленной работе решается задача по автоматизации учета движения материальных ценностей. Данная разработка этого программного обеспечения ориентирована на широкий круг специалистов учета, имеющих элементарные навыки работы на персональном компьютере.

Автоматизированная система учета движения материалов обеспечит: систематический контроль за сохранностью материальных ценностей, правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций по движению материальных ценностей, получение точных сведений об остатках и движении материальных ценностей.

Реализация поставленных задач будет способствовать повышению качества и оперативного учета материалов и обеспечения достоверности отчетных данных.

По мере развития предприятия рекомендуется переходить к передаче информации о поступлении материальных ценностей по каналу связи непосредственно в электронно-вычислительную машину и выдаче ее на дисплей в соответствующих отделах.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учебник/ Под ред.проф.Г.А.Титоренко - М.:ЮНИТИ, 2003-399с.

2. Теория экономических информационных систем: Учебник. А.И. Мишенин - М.: Финансы и статистика, 2001 - 240с.

3. Проектирование информационных систем: Учебное пособие./ Н.Н.Заботина. - Братск: ГОУВПО «БрГТУ», - 2004. - Ч 1: 146с.

4. Проектирование информационных систем: Учебное пособие./ Н.Н.Заботина. - Братск: ГОУВПО «БрГТУ», - 2004. - Ч 2: 119с.

5. Дейт К.Дж.- Введение в системы баз данных.:Пер. с англ. - 6-еизд. - К.:Диалектика, 1998. - 784с.

6. Компьютерные системы и сети: Учебное пособие/ Под ред. В.П.Косарева и Л.В. Еремина. - М.: Финансы и статистика, 1999 - 464с.

7. Информационные системы: Учебник для вузов / В.Н.Петров.- СПб.: Питер, 2003 - 687с.

8. Бекаревич Ю.Б. Microsoft Access 2000. - СПб.: БХВ-Петербург, 1999 - 202с.

9. Гудков М.И., Шаров С.В. Проектирование информационных систем.: Методические указания. - Братск: ГОУ ВПО «Братский государственный университет», 2004 - 76с.

10. Самохина М.И. Базы данных. MS Access.: Учебное пособие. - Братск: ГОУ ВПО «Братский государственный университет», 2005 - 36с.

Размещено на Allbest.ru

...