Размещено на http://www.allbest.ru/

Санкт-Петербургский Государственный Политехнический Университет

Факультет Инноватики

Курсовая работа

Дисциплина: «Информатика»

На тему: «База данных «Прокат и продажа аудио/видео диcков»»

Выполнила: студентка 2 курса, 2221\3 группы

Стихова М. А.

Преподаватель: доц., к.т.н.

Аблязов В.И.

Санкт-Петербург

2012 г

Оглавление

Введение

1. Функционирование объекта и анализ его влияния на структуру БД

2. Логическая структура базы данных

3. Разработка запросов, форм и отчетов

4. Детальное описание (определенного раздела) работы в среде Microsoft Office Access 2007

5. Разработка руководства для пользователей БД

6. Перспективы развития БД

Выводы

Литература

Введение

В деловой и личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем выдвинуло требование создания удобных средств интеграции хранимых данных и управления ими.

База данных, как основная часть информационной системы, дает нам возможность выполнить все необходимые манипуляции с информацией.

Применение информационной системы «Продажа и прокат видео/аудио дисков» необходимо при организации деятельности таких учреждений, как точки торговли аудио и видео продукцией. Так как ассортимент товара постоянно увеличивается, то организацию учета поступлений и наличия товара удобно вести в базе данных, что обуславливает актуальность применения данной информационной системы.

Разрабатываемая база данных предназначена для того, чтобы знать, кто какой диск взял, когда должен возвратить, сколько дисков каждого наименования осталось на складе и каким образом осуществляется заказ и поставка дисков.

1. Функционирования объекта и анализ его влияние на структуру БД

В проекте представлено описание БД для пунктов проката и продажи аудио/видео дисков. Она ведет учет продаваемых и выдаваемых видео/аудио продуктов клиентам, учёт клиентов и сотрудников, учет поставок.

Нам поставляют аудио и видео продукцию поставщики ежемесячно. Есть постоянные поставщики, но список их не ограничен. В БД имеется информация о поставщиках. В ней указаны название организации поставщика, его ФИО, адрес, телефон, и сайт. Также в БД содержится информация о складах, на которые и поставляют продукцию. Когда склад обновляется новой поставкой, вся информация о поступлении фиксируется в БД, т.е. создается учетная запись, в которой менеджер указывает поставщика, дату поступления, количество дисков, на какой склад поставили продукцию, и кто принимал. Ведется полный учет и анализ всей поставляемой продукции.

В пункте «Прокат и продажа аудио/видео дисков» стоят несколько компьютеров. Один для работников, который находится у кассы. Другие для клиентов, с запущенной БД.

Когда клиент знает какой диск хочет приобрести для проката или для покупки, то он может обратится к менеджеру, и тот посмотрит по БД имеется ли в наличии конкретная продукция. Если же клиент хочет самостоятельно найти необходимый ему диск, то он может воспользоваться одним из компьютеров для клиентов, стоящих в зале. Также с помощью компьютера может посмотреть клиент, еще не знающий какой диск ему нужен. Для этого он должен выбрать желаемую категорию диска, например видео. Далее клиент может осуществить поиск фильма по жанру, или актеру, или режиссеру. С выбранным товаром клиент обращается к менеждеру, для осуществления проката или покупки.

Менеджер, в свою очередь, регистрирует нового клиента, записывает ФИО, паспортные данные, и телефон. Необходима также регистрация факта выдачи или продажи диска, т.е. создание учетной записи с указанием ФИО клиента, названия диска. При продажи записывается дата продажи. В случаи проката фиксируются дата выдачи и дата возврата. Затем клиент должен внести залог и оплатить стоимость проката. После чего менеджер сообщает срок его возврата и условия в случаи просрочки. Если клиент возвращает диск вовремя и, при этом, на диске не обнаруживаются какие-либо повреждения, то ему возвращается весь залог. Если же клиент вернул диск позднее назначенной даты выдачи, то ему полагается заплатить штраф.

В БД содержится информация о сотрудниках: ФИО, дата приема на работу, номер телефона по которому можно связаться с сотрудником.

Данная БД полностью автоматизирует деятельность пункт «Прокат и продажа аудио/видео диков». Создаваемый программный продукт позволяет оптимизировать все процессы, связанные с обслуживанием клиентов.

2. Логическая структура базы данных

Система БД «Прокат и продажа аудио/видео дисков» предназначена для того, чтобы знать, кто какой диск взял, когда должен возвратить, сколько дисков каждого наименования осталось на складе и каким образом осуществляется поставка дисков.

Подсистема Поступление

В основной таблице подсистемы Поступление в каждой строке фиксируется факт осуществления одной партии поставляемой продукции. Этой операции присваивается уникальный код, который является первичным ключом основной таблицы подсистемы Поступление. В каждой строке записывается код поставщика (Поставщик_), совершивший данную поставку, код сотрудника (Сотрудник_), принявший поставку, код склада (Склад_), на который послупила продукция, код диска (Диск_), вид поступившего диска (аудио, видео), дата поступления, количество поставленных дисков.

В подсистему Поступление входит вспомогательная таблица Поставщики. В таблице Поставщики фиксируются все данные о поставщиках. В каждой строке фиксируется организация, ФИО поставщика, адрес, телефон, сайт.

Также в подсистему Поступление входит вспомогательная таблица Склады. В таблице Склады имеется информация о складе, его адрес.

Подсистема Продажа

В основной таблице подсистемы Продажа в каждой строке фиксируется факт осуществления одной продажи продукции. Этой операции присваивается уникальный код, который является первичным ключом основной таблицы подсистемы Продажа. В каждой строке записывается код продаваемого диска (Диск_), код сотрудника (Сотрудник_), который осуществил продажу, код клиента (Клиент_), который приобрел желаемый товар, дата продажи.

Таблица Диски_А является вспомогательной для всех трех Подсистем. В таблице Диски_А фиксируются все данные о аудио дисках. В каждой строке фиксируется код диска, вид диска (аудио), жанр (джаз, рок..), наименование диска, описание, в которой имеется информация о исполнителе и о самом диске, цены проката и продажи.

Таблица Диски_В также является вспомогательной для всех трех Подсистем. В таблице Диски_В фиксируются все данные о видео дисках. В каждой строке фиксируется код диска, вид диска (видео), жанр (боевик, комедия..), наименование диска, описание фильма, где указан режиссер, актеры, играющие в нем, цены проката и продажи.

Подсистема Прокат

В основной таблице подсистемы Прокат в каждой строке фиксируется факт осуществления одного проката. Этой операции присваивается уникальный код, который является первичным ключом основной таблицы подсистемы Прокат. В каждой строке записывается код выдаваемого в прокат диска (Диск_), код сотрудника (Сотрудник_), который выдает диск, код клиента (Клиент_), который берет в прокат желаемый диск, дата выдачи, дата возврата (теоритическая), и дата, когда диск вернули. Также в подсистеме Прокат записывается число просроченных дней, штраф, и залог.

В подсистему Прокат входит вспомогательная таблица Клиенты. Данная таблица также является вспомогательной для Подсистемы Продажа. В таблице Клиенты фиксируются все данные о клиентах. Первичный ключ данной таблицы-уникальный код (Код клиента). В каждой строке фиксируются ФИО клиента, паспортные данные, номер телефона.

Также в подсистему Прокат входит вспомогательная таблица Сотрудники. Эта таблица является вспомогательной и для Подсистем Продажа и Поступление. В таблице Сотрудники фиксируются все данные о сотрудниках. Первичный ключ данной таблицы-уникальный код (Код сотрудника). В каждой строке фиксируются ФИО сотрудника, дата приема на работу, номер телефона.

3. Разработка запросов, форм и отчетов

Для того чтобы выбирать конкретные данные, получать необходимую информауцию из БД, осуществлять расчеты используют запросы. В БД «Прокат и продажа аудио/видео диков» имеются следующие виды запросов: запрос на выборку, т.е. выбирающий данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, запрос с параметром, перекрестныйзапрос, запрос на добавление, в результате выполнения которого изменяются данные в таблицах.

Перекрестный запрос

Запрос Количество дисков на складах основывается на двух таблицах: Поступление и Склад. Для полей Код склада (Склад1, Склад2) и Вид диска (аудио, видео) применяется группировка.

В результате вычисляется количество и аудио, и видео дисков на каждом складе. Таким образом можно контролировать сколько, например, аудио дисков находиться на Складе1.

Запрос с параметром

В БД имеется два запроса с параметром. Для работодателя важно вести учет продаж каждого менеджера. Например, лучшего работника можно в конце месяца поощрить премией. Запрос Личные продажи сотрудников позволяет учитывать все продажи конкретного сотрудника. Когда и кому был продан товар. Окно конструктора запроса выглядит так:

запрос база руководство пользователь



Выполним запрос. Для этого введем код сотрудника, например Сотрудник2.

И получаем данные о продажах Струдника2:

Второй запрос с параметром -- Даты поставок конкретного поставщика. С помощью этого запроса можно просмотреть когда было поступление товара от определенного поставщика. А также сколько от него поставок принято.

Запрос на добавление

В БД имеется два запроса на добавление. Запрос Добавить продажу позволяет в БД добавлять новые данные о продажи.

Запрос Добавить поступление -- это второй запрос на добавление. Необходим данный запрос, для того чтобы в БД можно было добавить информацию о новом поступлении.

Запрос на выборку

Для любого пункта, осуществляющего деятельность связанную с прокатом, необходимо знать кому из клиентов выдан товар в прокат, и когда он должен его вернуть. Запрос Диски на руках позволяет контролировать этот процесс.

Для создания интерфейса пользователя для БД используются формы. Формы напрямую связаны с источником данных, например с таблицей или запросом, и могут использоваться для изменения, удаления, и ввода данных в БД. Есть и формы, не связанные с источником данных. В них могут содержаться надписи, кнопки, и другие элементы управления.

В БД «Прокат и продажа аудио/видео дисков» имеются две главные кнопочные формы, которые создаются с целью навигации по БД.

Кнопочная форма Для сотрудников предназначена только для менеджеров и руководства, в ней содержится вся необходимая информация, позволяющая сотрудникам легко и удобно выполнять нужные операции.

Для создания кнопок на кнопочной форме используются макросы. В форме присутствуют шесть кнопок - Прокат, Продажа, Поступление, Поставщики, Клиенты, Сотрудники. Каждая из них используется для перехода на определенную форму. Для того чтобы формы открывались необходимо также использовать макросы. Итак, в форме Для сотрудников содержаться следующие формы: Прокат, Продажа, Поступление, Поставщики, Клиенты, Сотрудники. В каждой из этих форм имеются кнопки позволяющие просмотреть данные формы. Это кнопки Предыдущая запись и Следующая запись. Также в каждой форме имеются кнопка Назад, чтобы вернуться в главную кнопочную Для сотрудников, и кнопки Добавить и Сохранить, с помощью которых можно добавлять новую информацию в БД. Рассмотрим каждую из выше перечисленых форм.

Форма Продажи. Перейти на нее можно при помощи кнопки Продажи, которая находится на главной кнопойной форме Для сотрудников. В форме контролируется вся проданная продукция. Таблица Продажи является источником данных для формы Продажи.

Форма Прокат. Ведется контроль за выдаваемыми в прокат дисками. Форма напрямую связана с таблицей Прокат.

Для того чтобы вести учет за поступаемым товаром используется форма Поступление. Она соединена с источником данных - таблицей Поступление. Чтобы перейти на форму Поступление, необходимо воспользоваться кнопкой Поступление.

Форма Поставщики. Она напрямую соединена с таблицей Поставщики. В форме содержится вся информация о поставщиках, поставлявших продукцию в пункт «Прокат и продажа аудио/видео дисков».

Информация о клиентах находится в форме Клиенты. Она связана с таблицей Клиенты. Перейти на форму можно с помощью кнопки Клиенты, которая находится на главной кнопочной форме Для сотрудников.

Форма Сотрудники. В ней находится вся необходимая информация о менеджерах пункта «Прокат и продажа аудио/видео дисков». Эта форма соединена с таблицей Сотрудники.

Форма Для клиентов Какой диск? - вторая главная кнопочная форма. Она предназначена для клиентов. Чтобы они с легкостью находили интересующий их диск. Форма создавалась на основе макроса, также как и имеющиеся в ней следующие формы: Аудио и Видео. Эти формы разделяют всю продукцию в пункте «Прокат и продажа аудио/видео дисков» на две категирии: аудио и видео диски.

Форма Аудио является кнопочной. Благодаря этой формы клиент может найти интересующий его аудио диск, совершив поиск по жанру или по исполнителю. Искать по жанру позволяет форма Поиск аудио по жанру, а найти нужного исполнителя помогает форма Поиск по исполнителю.

В этих двух формах содержится информация о аудио диске: наименование диска, его описание, цены проката и продажи.

Форма Видео также является кнопочной. Клиент, ищущий фильм может осуществлять поиск по жанру, с помощью формы Поиск видео по жанру, по актеру и режиссеру, благодаря фармам Поиск по актеру и Поиск по режиссеру соответственно.

В этих двух формах содержится информация о видео диске: название фильма, его описание, цены проката и продажи.

В каждой из перечисленных форм содержаться кнопки, позволяющие закрыть форму -- кнопка Назад, и вернуться на предыдущую форму. Для создания кнопок использовались макросы.

Для любой отчетности БД существуют отчеты. Их используют чтобы извлечь из БД нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. Также отчеты используют для распечатки документов. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса.

В БД «Прокат и продажа аудио/видео диков» имеются следующие отчеты.

Всю информацию о клиентах, такую как номер телефона, паспортные данные можно просмотреть в отчете Клиенты. И принеобходимости связаться с клиентом.

Отчет Даты поставок. Этот отчет с параметром. Вводя определенного поставщика мы можем просмотреть когда были совершены поступления от данного поставщика. Например, для отчетности необходимо узнать, когда мы получали поставки от поставщика «ИП Голощапов». Вводим наименование организации.

И получаем все даты поступления:

Отчет Поступление. Этот отчет содержит все данные о поступившей продукции. По этому отчету можно проанализировать когда и какой поставщик сделал конкретную поставку. В каком количестве поступила продукция, и на какой склад.



Вся информация о выдаваемых дисках в прокат представлена в отчете Прокат. Этот отчет можно распечатать и в случае необходимости показать данные руководству.

Отчет Продажи. Предоставляет всю информацию о проданом товаре: кто из менеджеров совершил данную операцию, кто из клиентов преобрел диск, дата продажи.

4. Детальное описание (определенного раздела) работы в среде Microsoft Office Access 2007

Удобно разрабатывать макросы для автоматизации несложных процессов, таких как открытие и закрытие форм и отчетов, вывод на экран или печать документов и т.д. Окно макросов включает четыре столбца: Имя макроса, Условие, Макрокоманда, Аргументы, Примечание.

При создании нового макроса по умолчанию отображается только столбцы Макрокоманда, Аргументы, Примечание. Показ остальных столбцов устанавливается посредством опций Имена макросов и Условия из меню Конструктор. В столбце Имя макроса указываются имя макроса, которое надлежит задавать, если окно содержит несколько макросов. В столбце Условие осуществляется ввод условия для выполнения только части макроса. В столбце Макрокоманда перечисляются подлежащие выполнению действия в нужной последовательности. Столбец Примечание содержит комментарий к программе и делает текст макроса понятнее.

Рассмотрим написание макроса при формирование главной кнопочной формы Для сотрудников.

Чтобы эта форма открывалась используется макрос Для сотрудников.

В столбце Аргументы макрокоманды через точку с запятой записываются: Имя формы, Режим, Имя фильтра, Условие отбора, Режим данных, Режим окна. При написании макроса Для сотрудников в столбце Аргументы использовались только Имя формы, Режим, Режим окна.

В форме Для сотрудников содержится шесть кнопок, при нажатии на каждую из них открывается определенная форма. Это происходит благодаря макросам. При конструировании каждой кнопки создавался макрос. Например, макрос Прокат.

5. Разработка руководства для пользователей БД

Запустите программу. Появиться окно Добро пожаловать.

В поле со списком выберите к которому пользователю вы относитесь, и нажмите на кнопку Войти. Если вы передумали входить в программу, нажмите кнопку Выйти.

Если вы пользователь сотрудник, то появится окно Введите пароль.

В поле со списком введите пароль, и нажмите Войти. Появится окно программы Для сотрудников. Если вы передумали заходить в программу за сотрудника, или не знаете пароля, то нажмите кнопку Выход.

Итак, вы зашли за сотрудника, и появилось окно Для сотрудников.

Данное окно содержит шесть кнопок.

Кнопка Продажа открывает окно программы, с информацией о всех продажах. В нем можно редактировать и вводить новые данные.

Нажав на кнопку Прокат вы перейдете в окно с информацией выданных в прокат дисках .

Кнопка Клиенты открывает окно, где содержаться данные о обслуживаемых клиентах.

Чтобы просмотреть всю информацию о сотрудниках, необходимо нажать кнопку Сотрудники.

Нажав на кнопку Поступления вы перейдете к окну, которое содержит данные о поставках.

Кнопка Поставщики открувает окно программы, с информайией о поставщиках.

Также во всех выше перечисленных окнах содержится кнопки для ввода новых данных - Добавить и Сохранить, и кнопка Назад, чтобы вернуться окну Для сотрудников.

Если вы зашли за клиента, то должно появиться окно Для клиентов Какой диск.

Здесь вы должны выбрать вид диска.

Нажав на кнопку Аудио вы перейдете в окно, где сможите осуществить поиск желаемого диска по жанру, или по исполнителю.

А кнопка Видео открывает окно, в коротом можно подобрать фильм по жанру, по режиссеру, или по исполнителю.

По кнопке Назад, осуществляется выход из данного окна.

6. Перспективы развития БД

Перспективы развития БД «Прокат и продажа аудио/видео дисков» не большие, но есть.

Во-первых, одна из перспектив - это возможность сетевого пользования. Для развития пункта «Прокат и продажа аудио/видео дисков» необходимо создание собственного сайта. На сайте можно будет просмотреть каталог аудио и видео продукции, узнать есть ли интересующий вас диск в наличии. Если есть, то можно зарезервировать диск, и в течение дня его выкупить, или взять в прокат. Также на сайте клиенты смогут оставлять комментарии и свои пожелания, заказывать тот аудио или видео диск, который они хотели бы приобрести. И в течение трех дней пункт «Прокат и продажа аудио/видео дисков» обязуется предоставить нужный диск для покупки или проката. Для клиентов, взявших в прокат диск будет открыт доступ к информации о прокате. В ней можно будет посмотреть когда истекает срок проката, когда клиент должен вернуть диск. Клиенты, которые взяли, но не вернули диск, также могут просмотреть на сайте сколько они уже просрочили дней, и какой штраф им придеться заплатить при возврате.

Во-вторых, для ускорения обслуживания, работа может вестись с применением персональных карточек клиентов. С помощью персональных карточек клиент может получить скидку.

В планах развития малой компании - расширение видов товара. В наличии появятся диски для игровык приставок. У этих дисков несколько видов, а каждый вид будет делиться на разные категории. Вследствие чего расшириться сама БД.

Выводы

Данный курсовой проект реализован в СУБД Access 2007. Предназначен, чтобы автоматизировать процесс купле-продажи и проката аудио и видео дисков. Созданное приложения, представляющего собой магазин по продаже и покате аудио/видео дисков, которое позволит менеджеру размещать информацию о продукции и принимать заказы покупателей. А покупатели соответственно смогут просматривать каталог дисков, покупать и брать на прокат диски.

В рамках этого файла используются следующие объекты:

- таблицы для сохранения данных;

- запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

- формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

- отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

В ходе проделанной работы были созданы:

- 13 таблиц;

- 8 запросов;

- 18 форм;

- 5 отчетов.

Интерфейс программы нагляден и удобен для использования.

Существует защита информации путем ввода пароля.

Навигация по приложению осуществляется с помощью форм. Каждая кнопка и вводимое поле содержит всплывающую подсказку. Также с помощью кнопок осуществляется переходы по записям, поиск записей, печать информации о дисках, клиентах, операциях.

Данная система может быть доработана для выполнения других задач по дальнейшей автоматизации предметной области «Прокат и продажа аудио/видео дисков».

Литература

1. Ламберт С., М.Доу Ламберт III. Microsoft Office Access 2007. Шаг за шагом, 2007

2. Аблязов В.И., Редько С.Г. Проектирование баз данных в среде Microsoft Office Access 2003. Методические указания по выполнению лабораторных работ. 2010г. 49 с.

3. Аблязов В.И., Тисенко В.Н. Методология разработки документов в технических проектах. Учебное пособие. СПб, Изд. Политехнического ун-та, 2008 г. 135 с.

Размещено на Allbest.ru

...