4.3 Режим таблиці

Для перегляду, додавання, зміни або знищення даних можна користуватися режимом таблиці. Це найлегший спосіб перегляду даних по рядкам і стовпцям. Перейти в режим таблиці можна, якщо двічі клацнути на імені потрібної таблиці у вікні бази даних. Якщо користувач находитесь в режимі конструктора, то перейти в режим таблиці можна,активізувавши кнопку Представление таблицы на панелі інструментів. За допомогою цієї ж кнопки з режиму таблиці можна повернутися в режим конструктора. Можна також відкрити список Представление Таблицы і вибрати потрібний.

В режимах конструктора і таблиці рухатися від поля до поля можна за допомогою клавіші Tab, а вверх і вниз по записам за допомогою клавіш та . Для переміщення по таблиці можна також використовувати полоси прокрутки, що знаходяться в нижній та правій частині вікна. Для переходу до запису з потрібним номером треба активізувати поле номеру запису, клацнувши по ньому або натиснути клавішу F5; потім ввести з клавіатури номер запису і натиснути клавішу Enter. Для переміщення вверх та вниз на один запис або до першого чи останнього запису таблиці можна використовувати спеціальні кнопки переходу. Щоб почати введення нового запису, потрібно використати крайню праву кнопку переходу.

4.4 Типи та властивості полів

У системі Access як і в інших базах даних реляційного типу рядок таблиці ототожнюється з терміном «запис», а стовпець -- з терміном «поле». Кожне поле має ім'я, тип і властивості. Властивості полів можуть прийматись за замовчуванням. Одне або декілька полів необхідно визначити як ключові. В СКБД Access можна використовувати такі типи полів:

1. Текстове поле. У ньому полі можуть записуватись літери, цифри та інші допустимі символи. Текстові поля мають певні властивості.

Коротко розглянемо суть цих властивостей.

* Размер поля. Він має межі від 1 до 255 символів.

* Формат поля. За допомогою спеціальних символів можна задавати вигляд та розмір рядків, що вводяться. Для того щоб задати формат текстових полів, використовують такі кодові символи: @ -- текстовий символ або пропуск; & -- текстовий символ; < -- перетворення символів у нижній регістр; > -- перетворення символів у верхній регістр.

* Маска ввода. За допомогою спеціальних символів можна визначити тип символу (літера, цифра, пропуск та ін.) у кожній позиції введення. У масці введення можуть використовуватись такі основні кодові символи: 0 -- цифра від 0 до 9; 9 -- цифра чи пропуск; # -- цифра, пропуск, плюс або мінус; L -- буква від А до Z чи від А до Я; ?-- буква; А -- буква або цифра; а -- буква або цифра; &-- будь-який символ чи пропуск; С-- довільний символ; < -- перетворення символів у нихній регістр; > -- перетворення символів у верхній регістр; ! -- маска має заповнюватися справа наліво, тощо.

* Значение по умолчанию. Дозволяє автоматично вставляти дані, які часто повторюються, у новостворені полях.

* Условие на значение. Дозволяє створювати фільтр, який забезпечує введення у дане поле тільки тих значень, які відповідають заданій умові.

* Обязательное поле. Набуває тільки двох значень: "так" або "ні". "Так" означає, що у дане поле обов'язково мають бути введені дані, які відповідають раніше визначеним властивостям.

* Пустые строки. Набувають двох значень: "так" або "ні". "Так" означає, що порожні рядки дозволені. Тут над порожнім рядком починається рядок, який має пропуски.

· Индексированное поле. Набуває двох значень: "так" або "ні".

"Так" означає, що поле індексоване.

2.Числове поле. У числове поле можуть записуватися цілі числа і числа з фіксованою та плаваючою крапкою. Числові поля мають властивості які багато в чому збігаються з переліком властивостей текстових полів.

Розглянемо більш детально тільки властивість Размер поля. Воно може набирати таких значень:

* Байт -- цілі числа у межах від 0 до 255.

* Целое -- цілі числа від -32 768 до 32 767.

* Длинное целое -- цілі числа від -2 147 483 648 до 2 147 483 647.

*С плавающей точкой (4 байт)-числа у межах від -3.402823 Е38 до

3.402823 Е38.

* С плавающей точкой (8 байт) - числа у межах від - 1.79769313486232

Е308 до 1.79769313486232 Е308.

* Код репликации -- глобально унікальний ідентифікатор (GUID)

довжиною 16 байт.

3. Поле Дата/время. Це поле використовують для запису дати та часу.

Багато із властивостей цього поля такі самі, як і текстового поля.

Властивість Формат поля може набирати таких значень:

* Полный формат дати (наприклад, 12.05.97 15:20:21).

* Длинный формат дати (наприклад, ІЗ серпня 1997 р.).

* Средний формат дати (наприклад, ІЗ серп. 97 р.).

* Короткий формат дати (наприклад, 13.08.97).

* Длинный формат времени (наприклад, 15:20:21).

* Средний формат времени (наприклад, 03:21 РМ).

* Короткий формат времени (наприклад, 15:20).

4. Логічне поле. У логічному полі може записуватись одне з таких двох значень: "так" або "ні", "хибне" чи "істинне", "ввімкнен" чи "вимкнен". Логічні поля можуть використовуватися з різною метою.

Але найчастіше їх використовують в анкетних даних, де є тільки дві можливі відповіді.

5. Поле типу лічильник. Виконують як лічильник записів, його також часто використовують як ключове поле.

6. Поле типу Меmо. Це довге поле. У ньому може вміщуватися текст або комбінація тексту та чисел, яка містить 64000 символів.

7. Поле об'єкта OLE. Це поле вміщує безпосередньо не інформацію про об'єкт, а посилання на ім'я об'єкта. Як ім'я об'єкта може бути ім'я додатку, наприклад електронна таблиця Excel, редактор Word, засобами яких можуть бути створені об'єкти для впровадження їх у таблицю Access. Крім того, об'єктами можуть бути малюнки, звукозаписи та інші дані у двійковому форматі.

5. Робота з таблицями

СКБД Access дозволяє виконувати різні операції над даними, які зберігаються у таблицях. При цьому одні і ті самі операції можна виконувати різними способами.

Розглянемо тільки один спосіб роботи з таблицями, заснований на використанні контекстного меню. Це один з найпростіших способів роботи з таблицями. При цьому спочатку розглянемо операції тільки в межах однієї таблиці.

Контекстне меню має ряд об'єктів бази даних. Кожна таблиця також має декілька контекстних меню. Розглядатимемо такі з них:

* контекстне меню стовпців;

* контекстне меню рядків;

* контекстне меню окремої комірки таблиці;

Для введення на екран будь-якого з цих меню потрібно виділити відповідний об'єкті викликати його контекстне меню.

Редагування даних у будь-якій відкритій таблиці здійснюється відповідно до загальноприйнятих правил роботи в системі Windows.

У кінець відкритої таблиці можна додати будь-який запис. Якщо потрібно змінити структуру таблиці, то для цього треба її відкрити у режимі конструктора. Після цього можна змінювати імена полів та типи даних, додавати нові поля тощо.

5.1 Роботи з таблицями за допомогою контекстних меню

Контекстне меню стовпців.

Перш за все потрібно активізувати поле таблиці, установивши курсор миші на його ім'я і клацнувши її лівою клавішею (для виділення кількох стовпців ця операція виконується аналогічно при натискуванні клавіші Shift). Після цього треба викликати контекстне меню поля.

Команди контекстне меню Сортировка по возрастанию і Сортировка по убыванию використовують для сортування записів у таблиці відповідно до зростання чи зменшення тих даних, які вміщує вибране поле.

Команда Ширина столбца... дозволяє установити на екрані необхідну ширину вибраного стовпця.

Команда Скрыть столбцы ховає виділені стовпці. На екрані вони стають невидимими. Для відновлення на екрані схованих стовпців уконтекстному меню заголовка таблиці необхідно виконати команду

Показать столбцы ....Команда Закрепить столбцы закріплює виділені стовпці з лівого боку екрана, перешкоджаючи їм вийти за край екрана при прокручуванні.

При виконанні команди Вставить столбец всі стовпці таблиці, починаючи з виділеного, зсуваються праворуч, а на місце виділеного вставляється порожній стовпець з іменем Поле 1. Потім йому можна надати конкретне ім'я і заповнити відповідними даними.

Команду Удалить столбец використовують для знищення в таблиці виділеного стовпця. Команда потребує підтвердження знищення.

Команду Вставить столбец подстановок... використовують для виклику програми Мастер подстановок. Вона буде розглянута пізніше.

Команда Переименовать столбец дозволяє змінити ім'я виділеного поля безпосередньо у відкритій таблиці. Цю команду потрібно зстосовувати дуже акуратно, оскільки це може вимагати зміни тих дій, які мали посилання на старе ім'я поля.

Контекстне меню рядків.

Для виділення рядка курсор миші встановлюють в її крайнє ліве поле клацають клавішею. Для виділення кількох записів клавіша миші клацається при натиснутій клавіші Shift. Після цього викликають контекстне меню:

Команда Новая запись зсуває всі рядки, починаючи з виділеного, на один вниз, і вставляє на місце виділеного новий пустий рядок.

Команду Удалить запись використовують для знищення в таблиці виділеного рядка. Команда потребує підтвердження знищення.

Команда Высота строки... дозволяє встановити необхідну висоту не тільки вибраних, але й усіх рядків таблиці.

Команду Вырезать використовують для розміщення у спеціальній області пам'яті, яку називають буфером обміну, виділених рядків. Команда потребує підтвердження знищення рядків в таблиці.

За допомогою команди Копировать виділені записи розміщуються в буфері обміну. При цьому у самій таблиці ці записи залишаються.

За допомогою команди Вставить вставляється зміст буфера обміну в активну область таблиці.

Контекстне меню окремої комірки таблиці.

Для його виклику курсор миші повинен знаходитись в комірці таблиці..

Команда Фильтр по выделенному відбирає записи на основі поточного виділеного блоку.

Команда Исключить выделенное використовує фільтр стосовно всіх записів, за винятком виділених.

Команда Фильтр для … дозволяє втсановити фільтр для будь-яких символів.

Виконання команди Удалить фильтр дозволяє відновити вмістиме всієї таблиці.

Крім розглянутих операцій з даними всередині однієї таблиці СКБД

Access має широкий набір засобів для роботи з даними, які зберігаються у кількох таблицях. Можна, наприклад, копіювати рядки і стовпці однієї таблиці в іншу, переносити прямокутні ділянки з однієї таблиці до іншої, створювати копії таблиць чи їх структур тощо.

Розглянемо порядок створення копій таблиць. У відкритому вікні База данных викликаємо контекстне меню таблиці. У цьому меню виконуємо команду Копировать. Підводимо курсор миші в область вікна бази даних і клацаємо правою клавішею. У контекстному меню, що з'явилося, виконуємо команду Вставить. У результаті з'явиться вікно Вставка таблицы. Далі вводимо ім'я таблиці, в якій будемо створювати копію. Якщо потрібно копіювати всю структуру, то необхідно ввімкнути перемикач Структура и данные. Якщо необхідно копіювати тільки структуру таблиці, то вмикається перемикач Только структура. Після цього слід активізувати кнопку ОК.

5.2 Зв'язування таблиць бази даних

Дві або більше таблиці, які мають поля з однотипними даними, між якими встановлено зв'язок, називають реляційними. Реляційні зв'язки дають змогу звести до мінімуму дублювання одних і тих же даних(полів) у різних таблицях.

Для реляційного зв'язку зазвичай використовують поле таблиці, значення в якому не повторюються, наприклад, поле типу лічильник, числове поле з персональними номерами співробітників тощо( поле з прізвищами не підходить. Бо в базі даних можуть бути однофамільці).

У конструкторі таблиці такому полю присвоюють ключ(командою головного меню Редагувати/Ключове поле або командою з головного меню поля). Відповідне поле другої таблиці може бути не ключовим- воно має назву поля зовнішнього ключа.

Задавши ключове поле в першій таблиці, можна налагоджувати зв'язки між таблицями командою Сервіс/ Схема даних.

За допомогою вікна Додати таблиці вибирають і долучають потрібні таблиці у вікно Схема даних. Зв'язок налагоджують методом перетягування і накладання назви поля з однієї таблиці на назву однотипного поля в іншій, між якими встановлюється відповідність один до одного, один до багатьох чи багато до багатьох. У вікні Зв'язки потрібно увімкнути перший перемикач Забезпечити цілісність даних/ОК. Після натискання на кнопку ОК зв'язок між таблицями буде відображений графічно.

Зв'язок можна анулювати, клацнувши на лінії зв'язку і натиснувши на клавішу Delete на клавіатурі. Після цього можна встановити інший тип зв'язку між таблицями. Вікно схеми даних закривають зі збереженням зв'язків, давши відповідь Так на відповідний запит програми.

6. Запити

Запити дозволяють робити виборку даних не з усіх, а тільки певних полів і по певних умовах. Для їх створення використовують закладку Запросы. Активізувавши закладку Запросы у вікні бази даних, ми побачимо список запитів.

В правій частині вікна розміщені три командні кнопки

Якщо потрібно змінити визначення запиту (структуру або конструкцію, а не власне дані), відкрийте його в режимі конструктора.

У верхній частині вікна запиту можна побачити список полів таблиці або запитів, які використовуються запитом. Лінії, що з'єднують списки полів, показують, яким чином зв'язані ці таблиці в цьому запиті. Якщо задані зв'язки між таблицями бази даних, то вони відобразяться на екрані автоматично. Також можна задати зв'язки під час створення запиту, перетягнувши деяке поле з одного списку в інший.

В нижній частині вікна ви побачите поля, які використовуються в цьому запиті, таблиці або запити, з яких ці поля беруться (якщо в меню Вид команда Имена таблиц відмічена позначкою ), порядок сортування, умови відбору та прапорці виводу полів на екран в результуючій таблиці.

Внизу вікна знаходиться полоса прокрутки полів запиту. Для переходу з верхньої в нижню частину вікна можна викорстовувати клавішу F6 -- аналогічно до конструктора таблиць.

6.1 Створення та використання запитів

Розглянемо спочатку спосіб реалізації запитів, який в даній системі називається Простой запрос. Хоч цей спосіб і має назву простого, він, з одного боку, найуживаніший, а з другого -- знаючи принципи його реалізації, можна досить легко самостійно розібратися і в інших способах. Цей спосіб реалізується майстром Простой запрос.

Майстер Простой запрос дозволяє із зв'язаних таблиць бази даних отримати нову таблицю, в яку включені окремі поля різних таблиць.

Використання майстра Простой запрос вимагає виконання ї нступної послідовності дій:

1. Запустити майстер простих запитів. Для цього у вікні База данных необхідно закладку Запросы, вибрати значок Запроси і активізувати кнопку Создать, вибрати Простой запрос і активізувати кнопку ОК. На екрані з'явиться вікно Создание простих запросов.

2. Відкрити список таблиць у вікні таблиці Запросы і виділити ту з них, у якій необхідно вибирати відповідні поля. Потім ці поля потрібно перенести в область вибраних. Аналогічні операції виконують і з іншими таблицями.

У системі Access є також можливість пошуку інформації, використовуючи логічні вирази. Створення цих виразів здійснюється за допомогою програми, яку називають Построитель виражений. Ця програма створює нову таблицю, зміст якої відповідає заданому виразу.

Окрім розглянутих способів пошуку інформації в базі даних може використовуватися Мастер перекрестных запросов для побудови таблиць з підрахованими підсумковими значеннями і Мастер повторяющихся записей для групування записів з однаковими значеннями полів.

7. Форми

Таблиці - корисний засіб для перегляду та зміни даних, але працювати з ними не завжди , зручно представлення даних в них не зовсім наглядне.

Якщо ви бажаєте задавати спеціальні формати або автоматизувати роботу з даними, краще використовувати форми.

По-перше, ви можете управляти представленням даних на екрані та легко його змінювати. Наприклад, можна задати деяке кольорове вирішення, змінити формати виводу даних тощо. Ви можете включити в форми такі елементи управління, як списки та прапорці. Форма може містити об'єкти OLE, наприклад, картинки та діаграми. Безпосередньо в формі можна виконувати обчислення над даними таблиць та запитів.

По друге, використовуючи макроси та процедури VBA, в формі можна виконувати різноманітне редагування даних.

І, нарешті, можна зв'язати кілька форм або звітів за допомогою макросів або процедур VBA, які запускаютьcя простим клацанням по командним кнопкам в формах. Можна також змінити основне меню Access за допомогою макросів, зв'язаних з формами.

Щоб вивести на екран список форм, активізуйте по закладці Формы у вікні бази даних.

В правій частині вікна розміщені три командні кнопки:

Якщо ви бажаєте змінити визначення форми, відкрийте форму в режимі конструктора.

Вперше відкривши форму в режимі конструктора, біля лівого краю ви побачите панель елементів. Якщо її не видно, виконайте команду Вид Панель элементов. При створенні форм ця панель використовується найчастіше і вона дозволяє додавати елементи управління, призначені для виводу даних та запуску макросів.

Після розміщення у формі потрібних елементів управління їх можна налагодити за допомогою вікна властивостей . Щоб відкрити вікно властивостей, виконайте команду Вид Свойства або активізуйте кнопку Свойства. Тут виводяться значення властивостей виділеного елемента управління. Закладки цього вікна дозволяють вивести на екран всі властивості або тільки потрібну категорію: властивості даних, макету, подій або інші властивості.

В кінці всього списку або на закладці События знаходиться ряд властивостей, за допомогою яких можна запускати задані макроси у відповідь на події, що проходять з виділеним елементом управління. Наприклад, можна використати властивість події До обновления для виконання перевірки додаткової умови на значення перед зберіганням змін, проведених з цим елементом управління. Властивості Нажатие кнопки та Двойное нажатие кнопки дозволяють задати різноманітні дії, які буде виконувати Access у відповідь на одинарне та подвійне клацання по елементу управління. З допомогою властивостей Клавиша вверх, Клавиша вниз, Нажатие клавиши и Перехват Ви можете опрацьовувати навіть введення окремих символів в полі форми. Взагалі Access пропонує великий набір подій форм та елементів управління, які можна відслідковувати.

7.2 Вікно режиму форми

Режим форми використовується для перегляду, зміни, додавання та з нищення даних. Він надає дружнє середовище для роботи з даними та ручний дизайн їх представлення на екрані. Крім того, форму можна використати для перевірки даних, що вводяться, або для управління роботою інших форм чи звітів. Щоб відкрити форму в цьому режимі, виділіть її ім'я у вікні бази даних і активізуйте кнопку Открыть.

7.3 Створення та використання форм

Система Access може автоматично створювати три види форм: стовпцеву, стрічкову та табличну.

У відкритому вікні бази даних відкриваємо вкладинку Форми і активізувати кнопку Создать. У результаті відкривається вікно Новая форма. В цьому вікні відкриваємо список таблиць і вибираємо одну з них, а саме ту, з якої будемо створювати форму.

Створимо першу стандартну форму - у стовпчик. Для цього виконаємо команду Автоформа: в столбец. У результаті буде створена форма, в якій всі поля розташовані у стовпець і виведено тільки один запис. Перегляд послідовних записів таблиці здійснюється за допомогою кнопок прокрутки.

При спробі закрити створену форму система робить запит про необхідність її збереження. Якщо форма зберігається, то видається ще один запит про збереження форми з означеним іменем. Можна ввести нове ім'я чи погодитися з тим, яке пропонує система, і після цього активізувати кнопку ОK.

Створимо тепер другу стандартну форму (стрічкову). Порядок її створення аналогічний попередньому, з тією лише різницею, що замість команди Автоформа: в столбец виконується команда Автоформа: ленточная. У цій формі кожний запис займає окремий рядок-стрічку. Розміри форм стрічкової і в стовпчик можна змінювати. Для цього спочатку потрібно встановити приблизний розмір вікна , а потім розкрити меню Окно і виконати команду По размеру формы.

Третя стандартна форма звіту - таблична. Вона створюється аналогічно тому, як і дві попередні. У цьому випадку у вікні Новая форма виконується команда Автоформа: табличная. Для цього потрібно відкрити список Представление формы, значок якого знаходиться на панелі інструментів поряд з однойменною кнопкою (кнопка має позначення трикутника з олівцем). У списку, що відкривається, необхідно вибрати Режим формы.

Крім розглянутих трьох видів стандартних форм, користувач може сам створювати довільну форму. Для цього використовують програму Мастер форм.

У вікні Новая форма виберемо Мастер форм, відкриємо список таблиць і запитів, з якого виберемо потрібну таблицю і активізуємо кнопку ОК. З'явиться вікно Создание форм. Перенесемо в область вибраних всі доступні поля і натиснемо кнопку Далее. У вікні, що з'явилося, виберемо зовнішній вигляд форми. У даному випадку виберемо вигляд В один столбец і активізуємо кнопку Далее. Наступне вікно використовують для вибору стилю форми. Список можливих стилів перерахований праворуч.Виділяючи один за одним різні імена стилів ви побачите, що кодному імені відповідає відповідне оформлення звіту. Виберемо звичайний стиль і натиснемо кнопку Далее. З'явиться вікно, у яке треба ввести ім'я форми і після цього активізувати кнопку Готово.

Форму можна редагувати у режимі Конструктор. Зверніть увагу, що на екрані в панелі інструментів з'явиться кнопка Панель злементов (на ній зображено ключ з молотком). Установіть курсор миші на цю кнопку, активізуйте по кнопці миші. Ви побачите, що ліворуч на екрані з'явиться сама панель, на якій вміщуються різні кнопки для створення елементів управління. Права верхня кнопка -- це Мастер элементов. Він визначає, яким способом створюються нові елементи управління. При бажанні спробуйте самостійно розібратися з елементами управління форми.

У формі, як і в запиті, також можна здійснити пошук необхідних даних. При цьому методика роботи щодо пошуку даних близька до аналогічної методики у запитах.

Близькими до форми є звіти. Структури і тих і інших багато в чому подібні, але формати звітів відповідають стандартам паперу. Багато з того, що викладено для форм, справедливе і для звітів. Для роботи зі звітами найчастіше використовують режим конструктора.

8. Звіти

Хоч можна вивести на друк таблицю або форму, але створити дійсно повноцінний вихідний документ з використанням всіх засобів форматування тексту та додаткової обробки всіх даних (наприклад, з включенням в документ проміжних та загальних підсумків) можна тільки за допомогою звіту. Це зумовлено тим, що форматування таблиць обмежене зміною розмірів рядків та стовпців та використанням шрифтів.

Велика частина того, що було сказано про Форми, відноситься і до звітів. Вибравши в діалоговому вікні База даных вкладку Отчеты і активізувавши кнопку Создать, ми отримаємо діалогове вікно Новый отчет, що дозволяє створювати звіт автоматично, з допомогою Майстра чи вручну.

Контрольні запитання

1. Що таке база даних?

2. Наведіть приклади побутових баз даних?

3. Що являє собою Microsoft Access ?

4. Які задачі можна розвязувати в Microsoft Access?

5. Які способи відкриття баз даних у Access ви знаєте?

6. Якими способами можна зкрити поточну базу даних ?

7. Як можна закінчити роботу з Access ?

8. Зі скількома базами даних можна працювати в Microsoft Access одночасно ?