Организация поиска в справочно-правовых информационных системах

Размещено на http://allbest.ru

Организация поиска в справочно-правовых информационных системах

Информационно-поисковая система (ИПС) - это прикладная компьютерная среда для обработки, хранения, сортировки, фильтрации и поиска больших массивов структурированной информации.

ИПС состоит из двух частей: базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).

База данных - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

Каждая ИПС предназначена для решения определенного класса задач, для которых характерен свой набор объектов и их признаков.

В работе поисковый процесс представлен четырьмя стадиями:

1. формулировка (происходит до начала поиска);

2. действие (начинающийся поиск);

3. обзор результатов (результат, который пользователь видит после поиска);

4. усовершенствование (после обзора результатов и перед возвращением к поиску с иной формулировкой той же потребности).

1. Информационный поиск

информационный поиск компьютерный справочный

Основу информационного обслуживания составляет информационный поиск, то есть поиск необходимых документов, сведений или иных фактов, соответствующих информационному запросу. Для того, чтобы сделать поиск оперативным и рациональным, создаются информационно-поисковые системы (ИПС) - совокупность информационно-поискового массива, информационно-поискового языка (ИПЯ), документации, технических средств и людей, взаимодействующих с системой.

Под информационно-поисковым массивом понимается упорядоченная совокупность документов или фактов, предназначенных для поиска, то есть конкретная информация, записанная на информационно-поисковом языке.

С помощью информационно-поискового языка выражается содержание документов или описываются факты, иначе говоря - это средство систематизации информации. Основное назначение ИПЯ в том, чтобы устанавливать отношение каких-либо сведений к определенным понятиям.

Поисковый образ - это смысловая характеристика объекта информации (факта, документа или предмета), выраженная на информационно-поисковом языке. В отличие от естественного языка, ИПЯ свойственна формальная однозначность многообразие понятий и их выражений сводится к регламентированному набору дескрипторов - ключевых слов.

Любой объект можно описать при помощи ряда понятий-признаков, указывающих на некоторые присущие объекту свойства или на особенности, связанные с его существованием. Таким образом, лексику ИПЯ составляет пара связанных элементов - признак и соответствующие ему значения.

Когда заранее возможно перечислить все значения, используются наборы дескрипторов - ключевых слов; в других, если такой возможности нет, употребляется свободный - без использования дескрипторов - текст.

Названия объектов, признаков и их значений, выраженные нормативными словами, являются лексическими единицами ИПЯ, основным его смысловыражающим средством.

Помимо словарного состава, любой язык, в том числе и информационный, предполагает свой "синтаксис" - способ соединения слов в словосочетания и предложения. Синтаксис ИПЯ реализуется в структуре поискового образа. Поисковый образ составляют признаки, характеризующие различные свойства или особенности объекта поиска - документа, факта или предмета. Многозначность поискового образа определяется содержательностью набора признаков. Из этого следует обязательное требование унификации - отбор основных, универсальных признаков, которые могут быть использованы при описании различных объектов.

Информационные возможности любой ИПС закладываются на этапе создания ИПЯ, то есть при разработке структуры (дерева) описания данных и лексики. Возможности языка определяются количеством, значимостью и универсальностью задействованных в нем понятий. При моделировании поискового образа формируется набор признаков, которыми могут описываться объекты в системе, или, иначе говоря, круг вопросов, на которые будет отвечать данная ИПС. Если, к примеру, предмет характеризуется только двумя позициями - автор и дата, то ответ, естественно, возможен только по ним.

Массив сведений, предназначенных для информационного поиска и зафиксированных на ИПЯ в виде поисковых образов, представляет собой банк данных (информационно-поисковый массив) поисковой системы. ИПЯ определяет логическую структуру и лексику базы данных, а информационно-поисковый массив заключает в себе конкретную информацию.

Тип искомых сведений, которые зафиксированы в документах - носителях информации в системе, определяет вид информационного поиска и характер базы данных, то есть вид ИПС. Различают документальные и фактографические поисковые системы. В документальных осуществляется поиск документов источников информации (но не самой информации), а в фактографических - поиск конкретных фактов. Примером простейшей документальной ИПС может служить библиотечный каталог, примером фактографической - инвентарная книга музея.

В условиях ведения современного бизнеса популярность ИПС обусловлена скоростью предоставления и актуальностью информации.

2. Проект КонсультантПлюс

Компания "КонсультантПлюс", являющаяся разработчиком одноименной справочной правовой системы, образована в 1992 г. (старт проекта КонсультантПлюс - выпуск первой системы по федеральному законодательству).

Проект КонсультантПлюс рассчитан на пользователей различных экономических, юридических, технических, строительных специальностей, работников медицины и фармакологии, руководителей государственных и частных организаций, менеджеров разных уровней, учащихся.

По информации, размещенной на официальном сайте, КонсультантПлюс содержит более 65 млн. документов: законодательство, судебную практику, комментарии, консультации и другую необходимую информацию.

Состав системы:

Документы каждого типа имеют специфические особенности, с учетом которых они объединяются в разделы единого информационного массива системы КонсультантПлюс.

Названия разделов точно указывают на то, какого вида документы содержатся в данном разделе.

Раздел, в свою очередь, состоит из информационных банков.

В работе системы предусмотрены периодические обновления информационных банков; разработана система сервисной поддержки и обслуживания пользователей.

В зависимости от направления деятельности пользователя, существуют различные установочные комплекты КонсультантПлюс с возможностью интеграции в MS Word и MS Outlook.

Для ознакомления с программой, на официальном сайте предусмотрена демо-версия, на определенных условиях организован бесплатный доступ к онлайн-версии системы.

Описание работы КонсультантПлюс на примере поискового запроса «Агентский договор»

Поиск документов в системе КонсультантПлюс организован тремя поисковыми средствами: «Быстрый поиск», «Карточка поиска», «Правовой навигатор». «Быстрый поиск» наиболее эффективен: - когда необходимо найти конкретный документ по известным реквизитам или быстро попасть в необходимую главу, статью и т.д. конкретного документа; - когда необходимо быстро войти в курс дела по какой-то ситуации - получить список материалов (правовых актов, консультаций и т.д.), с которых можно начать изучение темы. Принцип работы с Быстрым поиском аналогичен работе в Интернете -- вы набираете запрос простыми словами, а программа подбирает для вас 50 наиболее подходящих запросу документов из разных информационных банков. Исходная ситуация - поиск документов, регламентирующих условия заключения агентского договора.

За основу поиска приняты ключевые слова - «Агентский договор».

Поиск документа, по ключевым словам при помощи инструмента «Быстрый поиск»:

Системой предложен список документов и статей, содержащих сведения по запросу (50 наиболее подходящих запросу документов из разных информационных банков):

Так как правовая база по заданной теме раскрывается в документе "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 21.07.2014) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.10.2014), открываем его:

В текстах запрашиваемая фраза выделена цветом.

Инструмент «Карточка поиска» рекомендуется применять в том случае, если: - необходимо провести расширенный поиск по названию и тексту документа (например, когда требуется найти документы, в которых нужные слова идут в строго определенном порядке); - необходимо заранее ограничить область поиска. Например, искать документы внутри конкретного раздела системы ("Законодательство", "Финансовые консультации" и др.) или за определенный период времени, документы определенного вида (указ, закон и др.) или принявшего их органа; - требуется совместить несколько условий поиска.

В поле «Тематика» вводим ключевую фразу. Выводится диалоговое окно, в котором выбираем:

Так как отношения хозяйствующих субъектов регулируются кодексами, в поле «Вид документа» вводим «кодекс». Остальные реквизиты искомого документа неизвестны:

При нажатии клавиши F9 система выдает список документов по запросу:

Выбираем соответствующий документ:

К помощи Правового навигатора лучше всего обращаться, если неизвестно, какими словами может быть описана ситуация и в каких документах искать информацию о ней. В Правовом навигаторе достаточно ввести одно-два слова, описывающие ситуацию. В результате система отберет ключевые понятия - можно выбрать те из них, которые наиболее точно подходят к ситуации.

Вводим ключевую фразу «агентский договор»:

Отмечаем подходящее ключевое понятие:

При нажатии клавиши F9 система выдает список документов по запросу:

Документ открывается на ключевой фразе:

На основании использования различных инструментов при поиске документов, регламентирующих заключение и условия исполнения агентского договора, наиболее эффективным является инструмент «Быстрый поиск»: системой предоставляется обширный список наиболее релевантных документов (официальных, форм договоров, путеводителей, статей).

В числе первых показаны официальные правовые документы.

Так как при подготовке текстов и исполнении условий агентских договоров необходимо руководствоваться официальными документами, основой информации служит "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 21.07.2014) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.10.2014).

При открытии документа в системе, фрагменты документа по условиям запроса выделены:

Выделенные 30 фрагментов текстов статей документа "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 21.07.2014) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.10.2014) соответствуют основным понятиям заключения агентских договоров.

На основании результатов поиска при помощи разных инструментов системы КонсультантПлюс можно сделать вывод об удобстве использования данного продукта, выраженном в исчерпывающем количестве связанных гиперссылками официальных документов, справочной информации, комментариев, форм документов и образцов их заполнения, возможности интеграции с продуктами MS Office.

Размещено на Allbest.ru